Beleidsplan 2013-2016 Vereniging Historisch Amstelveen 1 Inleiding Het beleidsplan 2013-2016 is de basis voor de activiteiten van de Vereniging Historisch Amstelveen (VHA) in de komende periode. Dit beleidsplan bestaat uit drie delen. Eerst worden de doelstellingen van de vereniging, de middelen om de doelstellingen te bereiken en de organisatie van de vereniging beschreven. Vervolgens wordt het beleidsplan 2009-2012 geëvalueerd, waarna in het derde deel per onderdeel de actiepunten voor de periode 2013-2016 worden gegeven. Ook het beleidsplan van de redactiecommissie, die conform het Huishoudelijk Reglement voor haar beleid rechtstreeks verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering dient af te leggen, is in dit beleidsplan opgenomen. 1.1 Doelstellingen De doelstellingen, zoals vermeld in artikel 3, lid I van de Statuten, kunnen als uitgangspunt van het beleid van de VHA worden genomen. De doelstellingen zijn: a. de belangstelling voor de lokale geschiedenis van Amstelveen (Nieuwer-Amstel) te stimuleren; b. de plaatselijke geschiedenis te bestuderen en vast te leggen; c. de resultaten van studie en onderzoek voor een groter publiek toegankelijk te maken; d. de bronnen voor de lokale geschiedenis van Amstelveen te inventariseren en eventueel door aankoop of anderszins te verwerven; e. het in eigendom en/of bruikleen verwerven van artefacten, die de geschiedenis van Amstelveen betreffen of raken; f. een trefpunt te zijn van belangstellenden in de geschiedenis van Amstelveen, teneinde elkaar tot wederzijdse steun te zijn en informatie uit te wisselen; g. het historisch aanzien van Amstelveen te bewaren met name door monumentenzorg; en h. een standpunt te formuleren en uit te dragen inzake toekomstig archeologisch onderzoek. 1.2 Middelen Om de doelstellingen te bereiken maakt de VHA gebruik van de volgende middelen: Publicaties en nieuwsbrief Het bestuderen van en publiceren over de geschiedenis van Amstelveen is een belangrijke doelstelling van de VHA. Het draagt bij aan de vergroting van de kennis van de plaatselijke geschiedenis en maakt deze toegankelijk voor een groter publiek. De vereniging heeft drie publicatieorganen: de Amstelveense Historische Reeks, de Historische Cahiers en het verenigingsblad Amstel Mare. De lay-out van Amstel Mare wordt om de kosten laag te houden door de vereniging zelf verzorgd. Voor auteurs van grotere manuscripten, die in de Historische Reeks gepubliceerd worden, zijn richtlijnen beschikbaar voor het plannen van een publicatie. Daarnaast geeft de vereniging drie tot vier keer per jaar een nieuwsbrief uit die aan alle leden en relaties wordt verzonden. De nieuwsbrief verschijnt onder verantwoording van het bestuur. Internet De VHA heeft een eigen website, onder de domeinnaam www.historischamstelveen.nl. De website wordt bijgehouden vanuit het bestuur. 1
Tentoonstellingen Door het houden van tentoonstellingen wordt gepoogd het verleden voor een grote groep geïnteresseerden in beeld te brengen en op die manier de belangstelling voor de geschiedenis van Amstelveen te stimuleren. Tentoonstellingen worden nu georganiseerd door een ad-hoc samengestelde groep van (overwegend) bestuursleden, ondersteund door enkele leden. Lezingen en excursies De VHA organiseert ieder jaar (enkele) lezingen en excursies, om op deze manier een trefpunt te zijn van belangstellenden. Deze activiteiten worden aangekondigd in de nieuwsbrief van de VHA, op de website en in de plaatselijke bladen. Collectievorming De VHA heeft inmiddels een collectie boeken, tijdschriften, prenten, foto's, documentatie en voorwerpen opgebouwd, die deels via schenking, deels via aankoop, is verworven. Deze collectie is toegankelijk voor leden en belangstellenden. Onderzoek De mogelijkheid bestaat om de resultaten van onderzoek in de Historische Reeks of in Amstel Mare te publiceren of via een lezing aan andere belangstellenden kenbaar te maken. Educatie De vereniging streeft ernaar de lokale geschiedenis onder de aandacht te brengen van de jeugd. Het doel hiervan is de jeugd meer belangstelling voor de eigen omgeving bij te brengen en het aantal jeugdleden te doen toenemen. Een van de wegen hiertoe leidt via het onderwijs. Monumentenbeleid In Amstelveen is een (gemeentelijke) Monumentencommissie, die zich bezig houdt met de Amstelveense monumentenzorg. Het beleid van de VHA op het gebied van monumenten is gebaseerd op drie functies die de vereniging kan vervullen: - een signalerende rol; - een adviserende rol; - een ondersteunende rol van instellingen of burgers die zich inzetten voor het behoud van een voor Amstelveen belangrijk object. Dit beleid strekt zich mede zoveel mogelijk uit tot historisch belangrijke objecten die thans niet meer binnen de grenzen van de gemeente Amstelveen liggen, maar oorspronkelijk bij het grondgebied van Nieuwer-Amstel hebben behoord. Bij de invulling hiervan zal nauw contact met de Monumentencommissie en indien noodzakelijkoverige instanties worden onderhouden. PR en ledenwerving Het beleid van de VHA is er op gericht het ledenaantal te verhogen en op die manier een bredere basis voor de activiteiten te verkrijgen. Promotie vindt onder andere plaats door het verspreiden van folders en het inrichten van stands tijdens hiertoe geschikte evenementen. De externe communicatie verloopt via persberichten, de nieuwsbrief en de website. Externe relaties De geschiedenis van Amstelveen heeft raakvlakken met die van omliggende gemeenten, zoals bijvoorbeeld Amsterdam, Ouderkerk aan de Amstel en Haarlemmermeer. De contacten met verenigingen uit deze gemeenten hebben in de loop der jaren meer vorm gekregen. Met de AWN is reeds jarenlang een nauw samenwerkingsverband. Een bestuurslid is lid van de Bezoekersraad van het Stadsarchief van Amsterdam, waar het historisch archief van de gemeente Amstelveen is ondergebracht. Met de gemeente Amstelveen is structureel overleg over praktische zaken als financiën, huisvesting en gezamenlijke projecten. Financiële middelen Momenteel ontvangt de VHA een structurele subsidie van de gemeente ten bedrage van 17.460-. Dit bedrag gaat geheel op aan de huur van het verenigingscentrum. Inkomsten komen verder voort uit contributie en extra bijdragen van de leden. Voor speciale projecten 2
en tentoonstellingen worden subsidies gezocht. Voor de uitgaven in de Amstelveense Historische Reeks en de serie Amstelveense Cahiers heeft de vereniging de beschikking over een boekenfonds. Voor Amstel Mare is een apart budget op de begroting beschikbaar gesteld. Tevens zijn in Amstel Mare advertenties opgenomen, die een (klein) deel van de productiekosten compenseren. 1.3 Organisatie De organisatie van de VHA is als volgt. Bestuur Het bestuur bestaat op dit moment uit zeven personen. Binnen het bestuur is een bepaalde taakverdeling vastgesteld. De controle op de uitvoering van bestuursbesluiten vindt plaats via de notulen van de vergadering. De contacten met werkgroepen zijn geregeld door de aanstelling van contactpersonen. Deze bestuursleden zijn tevens het aanspreekpunt voor een bepaalde werkgroep. Redactie Het beleid ten aanzien van publicaties (Amstel Mare en Historische Reeks/Cahiers) berust bij de redactie, in nauw overleg met het bestuur. De redactie legt rechtstreeks verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. Werkgroepen Werkgroepen bepalen zelf de inhoud van hun activiteiten en bepalen de besteding van het beschikbare budget. Over de werkzaamheden vindt terugkoppeling plaats aan het bestuur en via het jaarverslag aan de leden van de vereniging. Er is momenteel een werkgroep, te weten Archeologie. De werkgroep Archeologie werkt nauw samen met de Archeologische Werkgemeenschap voor Nederland (AWN), afdeling Amsterdam en omstreken. Vondstmateriaal dat is opgegraven tijdens enkele opgravingen op het (voormalig) grondgebied van Nieuwer-Amstel en in Ouderkerk aan de Amstel, is opgeslagen in het verenigingscentrum van de VHA. Hier houden leden van de werkgroep Archeologie zich bezig met de verwerking van de vondsten. Accommodatie De vereniging heeft de beschikking over een verenigingscentrum aan Orion 19A, een representatieve ruimte voor activiteiten, zoals het houden van lezingen en tentoonstellingen. Het is echter niet haalbaar om de ruimten te laten voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen op het gebied van klimaatbeheersing. 2 Evaluatie Beleidsplan 2009-2012 2.1 Middelen Publicaties (beleidsplan redactie) Voor de periode 2009-2012 waren er enkele actiepunten voor de redactie geformuleerd, waarvan de volgende zijn gerealiseerd. - De heruitgave van het cahier over molens in de Bovenkerkerpolder in combinatie met het deel over de Bovenkerkerpolder uit de Eeneiige tweeling. - De uitgave van een straatnamenboek, in samenwerking met de gemeente Amstelveen. Daarnaast is een cahier over J. Landwehr verschenen. De samenwerking of afstemming met andere historische tijdschriften (overname artikelen of gezamenlijk uitwerken van een thema) en het zoeken en beschrijven van materiaal over Amstelveen in andere archieven/musea om de diversiteit van de inhoud van het blad te waarborgen, beginnen vorm te krijgen. Ook zijn incidenteel themanummers van Amstel Mare uitgegeven, bijvoorbeeld ter gelegenheid van het jaar van de buitenplaatsen een themanummer over Wester-Amstel, en zijn er incidenteel artikelen van auteurs van buiten de redactie in Amstel Mare gepubliceerd. De hoeveelheid 3
beschikbare artikelen bemoeilijkt soms het maken van een jaarplanning. Om de inhoud van publicaties onder de aandacht te brengen van een groter publiek, worden berichten gestuurd naar de lokale media. Op regionaal gebied vindt dit nog niet plaats. Niet gerealiseerd zijn: - Het aanvullen van het register van Amstel Mare - Het bundelen van biografieën in een cahier - De uitgave van een manuscript over Toneelgroep Tobo Internet De website is vervangen door een andere website, draaiende onder het content management systeem. Een en ander functioneert nog niet naar tevredenheid. Tentoonstellingen Op het gebied van tentoonstellingen is voortgegaan op de ingeslagen weg: samenwerking met partners als de bibliotheek en aanhaken op (landelijke) thema's, zoals de Monumentendagen en de Week van de Geschiedenis. Er is een begin gemaakt met het samenstellen van een vaste tentoonstellingscommissie. Lezingen en excursies Voor de organisatie van lezingen en excursies is een aanvang gemaakt om meer gebruik maken van de banden met zusterverenigingen of aanverwante organisaties. Met de AWN is een nauwe samenwerking op dit gebied, waardoor de leden een gevarieerder programma van lezingen aangeboden kunnen krijgen. Er is nog geen vaste activiteitencommissie gevormd voor de organisatie van lezingen en excursies. Collectievorming De collectie moet nog verder worden ontsloten via de computer. Het programma Adlib is onvoldoende gebruiksvriendelijk bevonden voor bezoekers. Er is nog geen werkgroep collectiebeheer. Het verzamelbeleid, met daarin criteria voor acceptatie van stukken, is toegevoegd aan het nieuwe beleidsplan (2013-2016) als bijlage. Onderzoek Op dit moment lopen er geen onderzoeken naar bepaalde onderwerpen of projecten. Wel is de vereniging op de hoogte van onderzoek van een aantal individuele leden. De vereniging neemt deel aan de Databank Middeleeuwen Amstelland. Educatie Het voornemen om een Educatiecommissie te vormen, in samenwerking met de gemeente en het onderwijs, en een eenvoudige lesbrief te ontwikkelen heeft onvoldoende vorm gekregen, vanwege onvoldoende menskracht. Wel worden op verzoek lezingen over de Amstelveense geschiedenis gegeven op scholen. Monumentenbeleid De doelstellingen omtrent het monumentenbeleid (ontwikkelen kaders op het gebied van monumentenbeleid, verwerven kennis en documentatie op het gebied van gebouwen of historische structuren) zijn niet behaald. Wel wordt contact onderhouden met de secretaris van de Monumentencommissie/Welstandscommissie en neemt de VHA deel aan de organisatie van activiteiten rond de Open Monumentendagen. PR en ledenwerving Activiteiten worden vermeld op de website en in de nieuwsbrief er wordt een persbericht naar de lokale bladen gezonden. De voorgenomen ledenenquête en het communicatieplan zijn niet gerealiseerd. Het aantal leden is in totaal afgenomen. Het verloop van het ledenaantal in de periode 2002-2012 is als volgt. 4
Datum Totaal aantal leden Jeugdleden Gezinslidm aatschappe n 1 januari 2002 385 3 17 1 januari 2003 408 3 20 1 januari 2004 441 28 1 januari 2005 449 29 1 januari 2006 420 28 1 1 januari 2007 425 25 2 1 januari 2008 398 25 2 1 januari 2009 393 29 2 1 januari 2010 381 23 2 1 januari 2011 373 21 2 1 januari 2012 359 21 2 1 januari 2013 347 22 2 Ereleden Externe relaties In deze beleidsperiode is het contact met de bestaande externe relaties voortgezet. Financiën Het laatste jaar (2012) werd met een klein verlies afgesloten. Het jaar daarvoor werd het jaar afgesloten met een kleine winst. Het uigegeven boek "De Bovenkerkerpolder" is in samenwerking met andere stichtingen gefinancierd. Vanaf 2011 is gevraagd aan de leden bij de contributie een eventuele extra bijdrage te leveren. Hierdoor is 600 extra aan inkomsten binnengekomen. 2.2 Organisatie Bestuur Het bestuur is wat betreft aantal leden op orde gebracht. Getracht is de leden meer in te schakelen bij de uitvoering van activiteiten, zoals het verzendklaar maken van Amstel Mare, het bemensen van het verenigingscentrum tijdens de openstelling en het schoonmaken van het verenigingscentrum. Redactie De redactie bestaat momenteel uit drie personen. Dit blijft een relatief smalle basis. Werkgroepen De in het beleidsplan vermelde wens tot uitbreiding van het aantal werkgroepen, bijvoorbeeld met een tentoonstellingscommissie en een werkgroep voor de beschrijving en uitbreiding van de collectie historische voorwerpen, boeken en beeldmateriaal, is niet gerealiseerd. De werkgroepen Verteld Verleden en Reizende Tentoonstelling zijn niet meer actief. De leden van de werkgroep Archeologie ondersteunen bij de organisatie van tentoonstellingen. De werkgroep Archeologie heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het uitbreiden van de materiaalkennis. De vaardigheden van het restaureren van objecten zijn voldoende aanwezig en worden verder ontwikkeld. De kennis van het conserveren van het materiaal is niet optimaal. Er zijn verschillende archeologische objecten gefotografeerd. De leden van de werkgroep werden betrokken bij diverse opgravingen, zowel op Amstelveens grondgebied (Oude Dorp, Tulpenburg) als daarbuiten. 2.3 Conclusie Een belangrijke ontwikkeling in de periode 2009-2012 was het verschijnen van een drietal publicaties. (Landwehr, Straatnamenboek, boek over de Bovenkerkerpolder). Vanwege een gebrek aan menskracht is een aantal acties uit het beleidsplan blijven staan. Deze schuiven door naar de nieuwe beleidsperiode. 5
3 Beleidsplan 2013-2016 3.1 Middelen Publicaties/beleidsplan redactie Een aantal actiepunten vanuit de vorige periode blijft staan, aangezien het vooral actiepunten betreft die doorlopend aan de orde dienen te komen. - Het werven van auteurs van buiten de redactie - Het voorbereiden van thema s voor Amstel Mare - Het opstellen van een jaarplanning voor de inhoud van Amstel Mare - Samenwerking of afstemming met andere historische tijdschriften (overname artikelen of gezamenlijk uitwerken van een thema) - Het zoeken en beschrijven van materiaal over Amstelveen in andere archieven/musea om de diversiteit van de inhoud van het blad te waarborgen - Het aanvullen van het register van Amstel Mare - Het aanleveren van tekst aan lokale en regionale media om de inhoud van publicaties meer onder de aandacht te brengen - Het onderzoeken van de mogelijkheid om Amstel Mare uit te brengen op een groter formaat. Internet Naast het actueel houden van de website, zal in de nieuwe beleidsperiode worden gewerkt aan een andere opzet, waarbij meer informatie op een aantrekkelijke wijze kan worden gepresenteerd. Tentoonstellingen De vaste tentoonstellingscommissie voor het organiseren van tentoonstellingen zal verder worden uitgewerkt. Lezingen en excursies Voor de organisatie van lezingen en excursies wil het bestuur graag meer gebruik maken van de banden met zusterverenigingen of aanverwante organisaties. Het zou wenselijk zijn indien een vaste activiteitencommissie gevormd wordt voor de organisatie van lezingen en excursies. Collectievorming Voortgegaan zal worden met het ontsluiten van de collectie via de computer. Het is wenselijk een werkgroep collectiebeheer op te richten. Onderzoek Op dit moment wordt weinig onderzoek gedaan op initiatief van de vereniging. Mogelijkerwijs zou voor dit onderdeel aansluiting kunnen worden gezocht bij andere historische verenigingen of bij archiefinstanties. Educatie Voor educatie zal een Educatiecommissie worden samengesteld, in samenwerking met de gemeente en het onderwijs. Daarnaast willen wij een eenvoudige lesbrief ontwikkelen, die bijvoorbeeld op de website van de vereniging wordt aangeboden. Monumentenbeleid Om adequaat te kunnen reageren op verzoeken van particulieren aan de vereniging om zich in te zetten voor het behoud van een bepaald gebouw, is het nodig dat kaders ontwikkeld worden, waarbinnen dit plaats kan vinden. Ook is meer kennis en documentatie op het gebied van gebouwen of historische structuren benodigd en dient een goed contact onderhouden te worden met gemeentelijke en provinciale en landelijke organisatieonderdelen, die zich bezig houden met de zorg voor monumenten. 6
PR en ledenwerving Om een duidelijk beeld krijgen wat de doelgroep van de vereniging is en hoe deze het beste bereikt kan worden zal een ledenenquête worden gehouden. Mede aan de hand van de resultaten zal een communicatieplan worden opgesteld, met het doel de activiteiten van de vereniging beter te promoten en het aantal leden te doen toenemen. Externe relaties Het bestuur streeft ernaar in voorkomende gevallen nauwer samen te werken met historische verenigingen uit deze regio. Gedacht wordt aan het gezamenlijk uitbrengen van publicaties of het houden van tentoonstellingen. Ook de samenwerking met verenigingen die hetzelfde werkgebied hebben, zal de aandacht krijgen. Te denken valt hierbij aan: de Archeologische Werkgemeenschap voor Nederland, afdeling Amsterdam e.o., (AWN) de Nederlandse Genealogische Vereniging (NGV), afdeling Amsterdam e.o, de IVN en de Stichting Historische Wandelingen in Ouderkerk aan de Amstel. Financiën Het beleid is erop gericht naast contributie ook inkomsten uit sponsoring te verkrijgen voor specifieke projecten als tentoonstellingen of uitgaven in de Historische Reeks of in de serie Historische Cahiers. Wanneer de vereniging wordt gevraagd bepaalde activiteiten voor bijvoorbeeld een instantie te ontplooien wordt hiervoor een vergoeding gevraagd. Ook worden tijdens tentoonstellingen en lezingen entreegelden geheven om de kosten te dekken. 3.2 Organisatie Bestuur Het bestuur zal trachten de leden vaker in te schakelen bij de uitvoering van activiteiten, zoals het verzendklaar maken van Amstel Mare, het bemensen en schoonmaken van het verenigingscentrum. Ook voor het beheer van het verenigingscentrum wordt een vrijwilliger gezocht. Redactie Op dit moment is de bezetting van de redactie redelijk op peil. Om de continuïteit te waarborgen is het gewenst dat meer personen tot de redactie toetreden. Werkgroepen Vanuit de vorige beleidsperiode blijft een aantal actiepunten voor de werkgroep Archeologie staan: - Het zorgen voor contacten (via AWN) met provincie, RAAP, ROB om bij opgravingen op het grondgebied van Amstelveen betrokken te worden - Het voortzetten van het fotograferen van objecten Getracht zal worden het aantal werkgroepen uit te breiden. 4 Conclusie Het realiseren van de beleidsvoornemens is in sterke mate afhankelijk van het vinden van de benodigde menskracht. Dit kan zowel binnen als buiten de vereniging plaats vinden. Binnen de vereniging is het van belang leden meer te betrekken bij de organisatie van activiteiten en werkgroepen. Hiervoor is het noodzakelijk dat het ledenaantal na een terugloop van de laatste jaren weer gaat stijgen. Veel aandacht zal dan ook uitgaan naar ledenwerving en pr voor de activiteiten van de VHA. Buiten de vereniging is samenwerking met andere instellingen/verenigingen en stichtingen op het gebied van lokale en algemene geschiedenis een belangrijk speerpunt voor de komende periode. Te denken valt hierbij vooral aan zusterverenigingen uit de omringende gemeenten, de archeologische vereniging (AWN) en de genealogische vereniging (NGV), de IVN maar ook met regionale instanties en de gemeente is het van belang dat een goede samenwerking vorm krijgt of houdt. Een ander speerpunt zal educatie zijn, om meer jongeren bij de vereniging te betrekken en deze doelgroep interesse voor de lokale geschiedenis bij te brengen. Bijlage: collectiebeleid en collectievorming 7