Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op dinsdag 6 oktober 2015-20 uur - refter Ter Vesten Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Bart Hendrickx, Bert Jacobs, Anita Morjaen, Diane Scheerders, André Tas, Luc Van Broeck, Mieke Van Hove, Roland Van Kemseke, Eric Van Oevelen, Rita Verhoeven, Gerda Vlegels, Marleen Wymeersch (enkel variaronde) Verontschuldigd: Johan Smet, schepen van Cultuur Hendrik Deckers, Cecile D Hollander 1. Verwelkoming door Kris Deckers, voorzitter De voorzitter verwelkomt de aanwezigen in de refter van Ter Vesten. Omdat dit niet de meest praktische vergaderruimte is, eerder een refter, stelt de voorzitter voor om in dergelijke gevallen op locatie te gaan in een van de deelinfrastructuren. Voor de nieuwjaarsvergadering zal de PCR-Beveren alvast het voortouw nemen. 2. Goedkeuring en opvolging verslag 08/09/2015 door Kris Deckers, voorzitter De voorzitter overloopt het verslag, dat ter vergadering wordt uitgedeeld. Opvolging van de punten die niet meer verder op de agenda staan. Week van de Amateurkunsten 2016 Beveren Voor de WAK worden op dit moment 2 locaties behouden: De Warande en de leegstaande kerk op de Nieuwe Parochie. Aangezien de bestemming van de kerk niet bekend is, is het gevaarlijk om hiervoor toe te zeggen. Er is eventueel nog een nieuwe piste, nl. een dossier dat werd ingediend i.k.v. het omgevingsfonds Havenbedrijf. Hierover zal meer bekend zijn begin november. De PCR-Beveren wacht het antwoord af. Intern wordt al een overleg gepland zodat de eerste praktische afspraken al kunnen worden gemaakt. 3. Stand van zaken website cultuurraad door Bart Hendrickx De nieuwe website van de cultuurraad heeft nu ook een aangepaste domeinnaam: http://www.cultuurraad-beveren.be. Deze site is vanaf nu opnieuw raadpleegbaar. Verenigingen kunnen alvast eens testen of ze de activiteiten van 2015-2016 kunnen registreren. Verenigingen die niet ingelogd raken met het aangepaste paswoord van voor de zomer, kunnen dit opnieuw instellen van de algemene login GCR. Lukt dit niet, of zijn de ingevoerde gegevens van 2014-2015 (bestuur en activiteiten) niet raadpleegbaar, geef dan zo snel mogelijk een seintje aan Hilde. Zij neemt dan contact op met Bart om dit verder te behandelen. Streefdoel om alle gegevens (ook de papieren dossiers) van de verenigingen in te voeren, is eind oktober. Op dit moment zitten we dus in een eindfase. Een volgende stap in het digitale streven is nagaan of er een automatische koppeling kan worden gemaakt tussen adresgegevens en financiële gegevens, zodat er een voorgedrukt formulier kan worden gegenereerd voor de financiële dienst. Aangezien verenigingen zelf moeten instaan voor de aanpassing van hun gegevens op de site van de GCR zouden we telkens gebruik kunnen maken van de meest recente adresgegevens.
verslag RVB 2015-10-06 2. 4. Terugblik op AV van 28 september 2015 in de schouwburg van Ter Vesten De AV is goed verlopen. We telden 115 aanwezigen. De AV keurde de jaarrekening van 2014-2015 goed en de voorgestelde begroting voor 2016. Ook de presentatie van de Beverse Fotoclub werd erg gesmaakt. Opmerkingen: vele verenigingen zitten te wachten op de uitslag van hun punten. Deze werden in het verleden vooraf meegestuurd. Sinds vorig jaar hebben we dit niet meer gedaan. De individuele punten worden ook niet geprojecteerd tijdens de AV. Ook het verslag van de AV van juni (met o.a. voorstelling Streetband Kieldrecht, voorstelling project Levensloop en rondleiding in de Openluchttentoonstelling Beeldig Hof ter Saksen Paviljoenen) was niet meegestuurd en niet beschikbaar. Daar moet aan gewerkt worden. De secretaris licht toe dat de goedgekeurde begroting en de verdeling van de punten na de AV op het college wordt geagendeerd en ingeschreven in de gemeentelijke begroting (toelagen) 2016. Daarna komen de puntenlijsten ook op de gemeentelijke website, op de pagina van de GCR. De RVB vraagt of het mogelijk is om de punten op de website van de GCR te plaatsen. Dit wordt bekeken in functie van de nieuwe website. Na de AV konden de aanwezigen gezellig napraten bij een drankje. De penningmeester vraagt of we niet eerder afspraken om de bonnetjes voor de AV niet te beperken. Nu was er afgesproken 2,20 euro, met opleg voor de meerprijs. Bij het concert van de 11 juliviering werd ook een bepaalde prijs afgesproken (gele bonnetjes), maar hier hebben we een publiek dat niet uitsluitend uit leden van de AV bestaat. De voorzitter stelt voor om eens een grondige prijsvergelijking op te stellen, op basis van de facturen van de afgelopen vergaderingen (vergelijking aanbod 2,20 euro met opleg en vrij bedrag). De penningmeester geeft aan dat het budget voor representatie/vertegenwoordiging gebruikt wordt voor diverse uitgaven van drank en/of hapjes bij RVB en AV, maar ook om de onkosten terug te betalen van hapjes bij een RVB in een van de deelinfrastructuren. We nemen dit opnieuw op in de volgende vergadering. De penningmeester probeert een vergelijking op te stellen. De eerstvolgende AV zal plaatsvinden in juni 2016. We kijken hiervoor in de richting van Kieldrecht, vermits de schouwburgzaal vanaf dat moment een verbouwingsperiode ingaat. Op de vraag welke vereniging zich zou kunnen voorstellen, wordt gedacht aan Markant Kieldrecht. Aangezien we toch in Kieldrecht bijeenkomen, en Markant haar 50 ste verjaardag heeft gevierd, zou dit een goede combinatie kunnen zijn. Dit wordt nog verder opgevolgd. De PCR-Kieldrecht kijkt alvast na welke data in juni beschikbaar zijn. 5. Stand van zaken en voortgang werkgroepen (beknopt) a. WG Straatnaamgeving De voorzitter vraagt of er nieuws is m.b.t. het laatste dossier straatnaamgeving in Doel (nieuwe weg naast Sigma Dijk). Hilde mailt hiervoor nog naar de betrokken dienst. b. WG 11 juliviering 2016 Aan de WG 11 juliviering wordt gevraagd om bij de voorbereidingen van de volgende editie alvast rekening te houden met de verbouwingswerkzaamheden in de schouwburg van Ter Vesten. Vermoedelijk zal de 11 juliviering in OC Ermenrike in Kieldrecht worden georganiseerd. Dat houdt in dat er voor een concert in elk geval enkele technische beperkingen zijn. Aangezien de zaal in Kieldrecht ook iets minder ruim is, moeten we ook rekening houden met een plaatsbeperking van ca. 300 personen. Het wordt in elk geval een locatieproject. 6. Projectwerking: uitgelichte punten a. Project Levensloop inschrijvingen en tijdsplanning Tijdens het weekend van 17-18 oktober 2015 zal ook de GCR 24 uur in touw zijn tegen kanker. De organisatie heeft voor de GCR een tentje voorzien. Het Levensloopgebeuren zal plaatsvinden in de Klapperstraat (oud zwembad), op het atletiekterrein.
verslag RVB 2015-10-06 3. De voorlopige planning voor zaterdag-zondag werd als volgt ingevuld: 15-19 Marleen / Hilde (Marleen is bij de openingsceremonie, Hilde richt kraampje in) 19-23 Kris 23-03 Hilde / Mieke 24-02 Sandra + Bert wandelen 03-07 Hendrik 07-09 Bert J. (Bert tot 9u) 09-11 Roland + Markant Vrasene Marleen komt ook naar de stand 10-13 Diane wandelt met Markant 11-15 Bart H. / Mieke Sandra + Bert (stand bemannen) Kris en Marleen zijn bij de slotceremonie en de afbouw b. Viering 20 jaar Ter Vesten / feestweekend: inplanning projecten PCR De voorzitter bespreekt de stand van zaken van de werkgroep 20 jaar Ter Vesten. Reeds geruime tijd geleden werd voor het eerst gevraagd wat er rond 20 jaar Ter Vesten zou moeten gebeuren. Hierin werden ook de PCR betrokken. Intussen werden vanuit Ter Vesten alle toneelverenigingen aangesproken om mee te werken. Samen zullen MuzArt / Toekoer, De Kleine Kunst, KET en Kunst Veredelt Kieldrecht acteurs/zangers aanleveren voor de musical Shout, die in Ter Vesten zal worden opgevoerd tijdens het openingsweekend. Het ontwerp van het feestprogramma krijgt stilaan vorm en ziet er voorlopig als volgt uit: Vrijdag 30/09/16 Officiële opening van CC Ter Vesten met academische zitting en muziek i.s.m. academie en KPSK. Hierop zullen de leden van de RVB en de verenigingen ook uitgenodigd worden. Zaterdag 01/10/16 Avondvoorstelling Shout. Zondag 02/10/16 Avondvoorstelling Shout. Maandag 03/10/16 Avondvoorstelling Shout. Oorspronkelijk werd voorgesteld om op zondag een familieprogramma aan te bieden. Momenteel loopt een nieuwe piste waarbij s zondags en s maandags nog een voorstelling van Shout in Ter Vesten zou worden gespeeld, i.p.v. het eerder afgesproken idee om in de zaal Katholieke Kring te spelen. Tijdens het weekend van 16-17/10 speelt Shout op verplaatsing in OC Ermenrike. Het tussenliggende weekend zou dan vrijgehouden worden voor de verenigingen binnen de PCR. Aanvankelijk werd voorgesteld dat de PCR ook tijdens het openingsweekend voor een feestprogramma zouden zorgen. Met een soort weekendticket dat geïnteresseerden zou toelaten om op diverse momenten in dit weekend op verschillende locaties iets mee te pikken. Na de bespreking van het voorstel om in het tussenliggende weekend iets op poten te zetten voor en door de verenigingen binnen de PCR, tijdens het overleg van de PCR-Kieldrecht, bleek dat dit gewijzigde concept praktisch niet zo goed realiseerbaar. De verenigingen hebben in die periode al een drukke agenda en het wordt moeilijk om dat rond te krijgen. Alternatief voorstel: kunnen we met de verenigingen niet elk een wandeling van ca. 10 km organiseren, vertrekkend van verschillende verzamelpunten. Eindpunt = het Gravenplein met als slot een grote BBQ voor alle deelnemende verenigingen. Maar wat gebeurt er dan met het aanbod naar families met kinderen? Die moeten toch ook betrokken worden in het feestaanbod? In het tussenweekend, kan er misschien op zaterdag 08/10 toch ergens een familievoorstelling plaatsvinden. Bv. Vlinders en Co. Of toch iets in Ter Vesten? Of kan het die zondag als namiddagvoorstelling?
verslag RVB 2015-10-06 4. We doen een rondvraag om even de reacties van de PCR te horen: PCR-Haasdonk: Wat moet er met de eerdere voorstellen gebeuren? Is het niet krachtiger om alles in 1 weekend te plaatsen? Het is een prachtig idee om met 1 kaart in alle PCR terecht te kunnen. Haasdonk pikt graag in op het programma van het feestweekend. Het is dan ook net 40 jaar PCR-Haasdonk. PCR-Beveren: Hier leefde het idee om iets met de koren samen te doen. Kan nog wel lukken. PCR-Kallo: Niet haalbaar om een eigen programma uit te werken tijdens het feestweekend. PCR-Vrasene: Nog geen concrete voorstellen voor het feestweekend. PCR-Melsele: De voorstellen worden besproken op de RVB van oktober. PCR-Verrebroek: Nog geen concrete voorstellen voor het feestweekend. Kunnen de voorstellen worden gebundeld? Neerslag van de diverse voorstellen, zie hieronder: Bv. grote apotheose met wandeling en muziek en koor. Alles verschuiven naar het weekend van 1/10? En dan BBQ op 2/10? Kunnen niet alle koepelverenigingen iets samen doen in de deelgemeenten? Bv. alle KWB s in een bepaalde PCR, alle Femma s, alle Landelijke Gilden, Gezinsbonden, Op die manier verbondenheid creëren. Of vanuit 2 hoeken vertrekken? Bv. Haasdonk waar al een programma is en ergens tussen Verrebroek en Kieldrecht? Ander voorstel vanuit Kieldrecht: kan er niet in de maanden oktober-november-december wat gespreid gewerkt worden? Bv. met 1 kaart kan je kiezen waar je naartoe gaat. Met de bon moet je vooraf dan wel de kaarten reserveren. Kan dit ook voor de andere gemeenten? Bv. wie een kaart koopt van Shout mag met een kortingsbon (cf. Wacco-formule) naar een andere voorstelling uit het pakketaanbod (muziek, dans, theater). Deze podiumverenigingen zeker betrekken en vragen of ze meewerken. Kaarten worden uitgekocht via het budget van de GCR en 20 jaar TV. Als we alle verenigingen willen betrekken is het best om dit per PCR te organiseren. Keuze voor de wandeling is het minst moeilijk en het meest vrijblijvende te organiseren voor de verenigingen. Animatie / omkadering ter plaatse als extra aanbod. Combinatie van een aantal wandelingen. Weekend van 1 oktober: tapijt in Haasdonk. Formule van extra aanbod kaarten in PCR. Nieuw voorstel feestweekend 30/09 academische zitting 01/10 voorstelling Shout Bloementapijt en feestmoment in PCR-Haasdonk 02/10 wandelen + koren op de markt (kerk) + bbq + voorstelling Shout Bloementapijt en feestmoment in PCR-Haasdonk 03/10 voorstelling Shout Weekend 8-9/10: niets of familievoorstelling op zondag 9/10 of zelfs 2 voorstellingen, bv. Kapitein Winokkio Voorstel vanuit RVB: grotere voorstelling in TV Indien niet mogelijk: dan uitwijk naar OC t Klooster in Vrasene en OC Boerenpoort in Melsele. 7. Briefwisseling / mededelingen (cultuurbeleid / vzw GCC / Bib) a. Werkgroepen vzw: Infrastructuur / Kunsten / Erfgoed Geen nieuwe punten. b. ArtuBe 4 brief oproep deelname zondag 22 mei 2016 (Hilde) Wordt verder besproken op de volgende vergadering. c. Overleg Beverse Adviesraden G7 De vergadering zal plaatsvinden op 13/10 in Ter Vesten. Andere correspondentie m.b.t. verenigingsleven PCR-Beveren: stopzetting verenigingen: St-Martinuskoor / gemengd koor / Mater Deikoor. Opgelet: nog even niet volledig schrappen want er worden gesprekken opgestart m.b.t. een mogelijke piste om samen iets uit te werken.
verslag RVB 2015-10-06 5. PCR-Kieldrecht: aanvraag nieuwe vereniging CucinArte CucinArte diende een dossier in op het secretariaat. Dit dossier werd aan het huishoudelijk reglement getoetst en niet conform bevonden. Om erkend te worden en te blijven moet een vereniging nl. zelf sociaal-culturele activiteiten organiseren in de gemeente Beveren en deze activiteiten moeten openstaan voor de plaatselijke bevolking. Op basis van de ingestuurde documenten blijkt dat CucinArte activiteiten aanbiedt bij andere verenigingen, op vraag van en in functie van hun aanbod of programma en dus niet in eigen organisatie. Daarenboven bestaat de vereniging momenteel slechts uit 2 personen, daar waar elke vereniging minimaal uit 4 personen moet bestaan. Het reglement bepaalt immers dat een vereniging moet kunnen bewijzen dat minstens de helft van de bestuursleden, met een minimum van twee, woonachtig is in de gemeente Beveren. De RVB geeft negatief advies voor toetreding tot de cultuurraad. De vereniging zal hierover bericht ontvangen. 8. Varia en rondvraag Markant Kieldrecht: Diane bezorgt alle aanwezigen het boekje dat ter gelegenheid van 50 jaar Markant werd uitgebracht. Infrastructuur wie mag de OC s gebruiken?: Wat zijn de richtlijnen voor verenigingen die niet aangesloten zijn bij de cultuurraad, m.b.t. gebruik van infrastructuur? De culturele infrastructuur staat open voor alle gebruikers, m.a.w. iedereen kan een aanvraag doen om een lokaal te huren. Uiteraard moeten de opgestelde regels en de correcte tarieven per OC hiervoor gevolgd worden. Verenigingen die niet aangesloten zijn bij de cultuurraad mogen dus ook gebruik maken van de infrastructuur. Infrastructuur zijn er voorrangsregels m.b.t gebruik?: Een zaal kan enkel ter beschikking gesteld worden of verhuurd worden als de ruimte daadwerkelijk vrij is. De gemeentelijke diensten hebben hierbij geen prioriteit op andere partners. In elk OC s zijn de beschikbare ruimtes verschillend. Een aantal afspraken gaan daarmee samen. Zo is in Melsele de kapel voorbehouden voor lezingen, opvoeringen, tentoonstellingen. De bijkapel hoort bij de keuken en wordt dus in principe samen gereserveerd. Danslessen of turnlessen zijn niet altijd combineerbaar met andere activiteiten, wegens het geluid, en kunnen op die basis dus soms niet toegestaan worden hoewel de ruimte op zich niet bezet is. Vaste toelage Vormingplus: Voor 2016 werd de vaste toelage voor Vormingplus nog begroot op 1.900,- euro. Vanuit de RVB wordt gevraagd hoe dit verder wordt opgevolgd naar de toekomst als Vormingplus naar Sint-Niklaas verhuist. Voor het seizoen 2015-2016 blijft de huidige situatie behouden. Deze vraag wordt meegenomen naar een volgend overleg met Vormingplus. We kunnen wel meegeven dat het aanbod van Vormingplus regionaal georganiseerd wordt. Er zal dus altijd nog vorming aangeboden worden in Groot-Beveren. In principe zal dat zelfs in dezelfde mate als nu gebeuren. Levensloop Beveren Marleen woonde een laatste kapiteinsvergadering van Levensloop bij en meldt dat de teller op 3.157 inschrijvingen staat. Alles is in volle voorbereiding. Er zal veel animatie worden aangeboden en er zijn veel partners die iets te eten of te drinken aanbieden. Er is ook mogelijkheid om in te schrijven voor een ontbijt bij AZ Nicolaas (petanquehal). Registreren als vechter kan ook nog. De ingang van het hele gebeuren is in de Klapperstraat. Daar is ook parking aan het oude zwembad. PCR-Haasdonk Het verslag van de PCR-Haasdonk is binnengekomen op het secretariaat. De voorzitter meldt dat in Haasdonk gebruikers van de culturele infrastructuur via google gmail-agenda (gebruikersnaam: pcrhdk@gmail.com paswoord: polyzaal) kunnen kijken welke ruimte er nog beschikbaar is. Opgelet: dit is enkel om te raadplegen, niet om te reserveren! PCR-Kieldrecht Ook bij de PCR-Kieldrecht is het mogelijk om de zaalreserveringen van OC Ermenrike te raadplegen. Dat kan via volgende website: www.ermenrike.be.
verslag RVB 2015-10-06 6. Stand van zaken financiële verrichtingen sinds de vorige vergadering Toelage Beveren Leeft: 500,- euro voor de Bloemenmarkt. Rekening betaald aan PCR-Melsele voor de kosten van het Trondheim Quintet. Rekening betaald aan cafetaria fort Liefkenshoek voor Parkconcerten. Rekening betaald aan PCR-Vrasene voor de onkosten bij de RVB van de GCR. Rekening betaald aan Hortus vzw voor de drankjes bij de Parkconcerten. Rekening betaald aan de receptiedienst m.b.t. de hapjes voor het Festival Van Vlaanderen. Nog te betalen: de muziekmaatschappijen die optraden op 13/09/15. Administratieve berichten Vanuit het secretariaat komt de oproep naar alle PCR en bijhorende verenigingen om telkens er een vereniging stopt, dit zo snel mogelijk door te geven aan het secretariaat. Zonder schriftelijke (mail mag ook) bevestiging dat een vereniging gestopt is of een bepaalde bestuurswijziging heeft ondergaan, kunnen de contactgegevens niet van de website worden gehaald. 9. Data volgende vergaderingen RVB woensdag 18 november - 20u - Ter Vesten RVB woensdag 16 december - 20u - Ter Vesten RVB feestviering in Huis Lombaert - donderdag 14/01 of dinsdag 26/01 De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op woensdag 18 november 2015 om 20 uur in polyzaal 2 van Ter Vesten. Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein 2, 9120 Beveren 03 750 10 05 secretariaat.cultuurraad@beveren.be Secretaris: Hilde Reyniers