Huishudelijk reglement Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: De stichting: Stichting Sil Dialla, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Utrecht nder nummer 53534271. De statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 8 september 2011 bij Merland Ntaris te Brielle. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel 4 van de Statuten. Fndsenwerving: activiteiten en prjecten met als del het verzamelen van gelden en/f diensten en/f materiële zaken waarmee de delstellingen van de stichting kunnen wrden verwezenlijkt, k wel inkmsten genemd. Prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de stichting. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wrdt vijfjaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht p het mment dat deze in een bestuursvergadering is gedgekeurd. de uitvering van het beleidsplan wrdt jaarlijks uitgewerkt in een een jaarplan en een jaarbegrting. Taken en bevegdheden van bestuur Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement). Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering. Uitgaven wrden alleen in verleg met het gehele bestuur gedaan. Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidsplan, de jaarbegrting en de prjectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn p de eerstvlgende bestuursvergadering aftredend; Ontstaat een vacature, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend p vrdracht dr één f meerdere zittende bestuursleden wrden vrgedragen. Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur. Nieuwe bestuursleden wrden benemd bij acclamatie dr de vrzitter f na schriftelijke verkiezing, beide p een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden meten in persn ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidheidverklaring aan de vrzitter hebben gestuurd. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de status als ANBI (Algemeen Nut Begende Instelling) te verkrijgen en behuden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt f zu kunnen brengen. 1
Taakverdeling binnen bestuur De vrzitter Heeft algemene leiding van de stichting. Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te. Overlegt met fficiële instanties. Geeft leiding aan het bestuur. Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden. Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p. Leidt de bestuursvergaderingen. Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement. Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit vijfjaarlijks en legt dit als cncept vr aan het bestuur. Cördineert en stuurt activiteiten. Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. De penningmeester Vert de financiële administratie. Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging. Stelt financiële verzichten p, inclusief verlp van verleende micrkredieten. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag. Zrgt vr de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag. Beheert de kas en de bankrekening. Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten en micrkredieten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit. Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken. Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/prjectgrepen decharge te verlenen. Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p. Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden. Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie. Archiveert alle relevante dcumenten. Beantwrdt de binnenkmende e-mail. Besluitvrming Het bestuur: Neemt met minimaal drie bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de verige bestuursleden bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten. 2
Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f jaarvergadering; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen met enkelvudige meerderheid van stemmen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen der aanwezige bestuursleden tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel is aangenmen. Neemt besluiten met enkelvudige meerderheid van stemmen ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een vlmacht hebben verstrekt. Staken de stemmen dan is het vrstel verwrpen. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 2 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien twee f meer bestuursleden hierm verzeken. Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland. Indien de situatie dat verhindert wrdt z spedig mgelijk een nieuwe vergadering belegd. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden. Indien een vergadering niet cnfrm bvenvermelde eisen bijeen wrdt gerepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te repen. Een vergadering als in de vrige zin bedeld vrziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persn aan die belast is met het huden van de ntulen. Er wrdt een jaarrster van vergaderingen vastgesteld. Tussentijdse vergaderingen wrden vastgesteld in verleg met alle bestuursleden en waar mgelijk vastgelegd aan het eind van een bestuursvergadering. Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 5 dagen vr aanvang van de vergadering dr. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schrappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Vergaderingen wrden afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde af te wijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. 3
Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met actielijst) gemaakt, dat z snel mgelijk na de vergadering wrdt verspreid nder de bestuursleden. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering. Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in dezen een beslissing. Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met/middels: Dnateurs; Gesubsidieerde gede delen; Gede delen die vr tekmstige subsidiëring in aanmerking kmen; De (scial) media. Dnaties en declaraties Alle dnaties, schenkingen en subsidies wrden standaard gestrt p de bankrekening van de stichting. Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden, ntvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wrdt uiterlijk binnen vijf werkdagen p de bankrekening van de stichting gestrt. Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervr de kaders. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven te declareren, alleen wanneer ksten vraf kenbaar zijn gemaakt aan het bestuur en gedgekeurd dr de penningmeester. Vralsng zijn telefntjes, reisksten i.v.m. de bestuursvergaderingen en printksten vr vergaderstukken niet declarabel. Declaraties wrden ingediend bij de penningmeester. Bestuursleden zijn niet gerechtigd zich p eniger wijze vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren. 4
Ryement Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij per kalenderjaar meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden vr een bestuursfunctie ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één digitaal exemplaar van de Statuten en van dit reglement. 5