NB: Vragen en verzoeken voor meer informatie over Matra2017-2020 kunnen worden gericht aan Matra2017-2020@minbuza.nl In de komende periode zullen vragen wekelijks worden geaggregeerd en beantwoord via een update van dit document. Q&A Matra 2017-2020 Q: Hoeveel van de 10 mln. EUR is reeds vergeven? A: De middelen van Matra2017-2020 zijn inmiddels vergeven. Nieuwe aanvragen worden daarmee niet meer in behandeling genomen. Q: In 1.7 staat dat de begroting moet ingediend voor het eerste jaar en een raming voor de rest van de periode. Dit strookt niet met 1.2 waar staat dat als een project niet aan de start van een kalenderjaar begint dat er dan voor twee volle jaren moet worden begroot (niet 1 jaar + de resterende maanden van het jaar waarin het project start). A: De aanvrager dient een gespecificeerde begroting in voor de eerste 12 maanden en een raming per jaar voor de eventuele resterende (delen van) jaren. Als een project niet start aan het begin van een kalenderjaar, ook dan zal een begroting voor de eerste twaalf maanden moeten worden opgesteld die dan deels een aantal maanden van kalenderjaar 1 en deels van het tweede kalenderjaar zal omvatten. Q: In het stramien blz 20 bij 4. Middelen staat verder dat de begroting ingedeeld moet worden per resultaatgebied. Dit begrip wordt verder nergens toegelicht. Kunnen we er van uit gaan dat hier mee outcomes bedoeld wordt? A: De term resultaatgebied die in het aanvraagstramien en subsidiekader worden gebruikt staat gelijk aan de term outcomes. Q: Er wordt gevraag onder 4. Middelen (blz. 20) om een Appendix G (een begroting in Excel bij waarin de verschillende activiteiten duidelijk gekoppeld zijn aan de verschillende outputs en outcomes). Daarbij staat dat totaalbedragen en de bedragen per jaar moeten worden gegeven. Klopt het dat het hier gaat om bedragen op outcome niveau? Of wordt er voor het eerste jaar gevraagd naar een gedetailleerde begroting met bedragen per activiteit? A: Voor de begroting voor de eerste twaalf maanden dient de aanvrager een begroting in waarin de activiteiten op hoofdlijnen zijn samengevat en zijn gekoppeld aan de outputs en outcomes. Voor de overige jaren volstaan bedragen op outcome niveau. 1
Q: De min en max bedragen genoemd in het subsidie kader, paragraaf 2.1, beslaan de gehele projectduur. In het aanvraag stramien D4 staan ze per jaar. Wat is correct? A: In de tekst van D4 is per abuis per jaar vermeld. De min. en max. zoals beschreven in 2.1 is leidend. Een subsidie voor een project in het kader van Matra 2017-2020 zal dan ook minimaal EUR 500.000 en maximaal EUR 2 miljoen bedragen. Er wordt een rectificatie in de Staatscourant geplaatst om de tekst van D4 in overeenstemming te brengen met de tekst van par. 2.1 Op www.rijksoverheid.nl is de tekst van D4 in het subsidiebeleidskader en het aanvraagstramien reeds in lijn met par. 2.1 gebracht. Q: Het Matra subsidiekader 2017-2020 zoals gepubliceerd in de Staatscourant spreekt onder onderdeel 3.5 (Inhoudelijke criteria) over een minimaal te behalen totaalscore. Ook benadrukt het een minimaal te behalen minimaal aantal punten (40). Echter, behalve deze beschrijving ten aanzien van de punten en de verwijzing in het aanvraagstramien onder B op pagina 18, geeft noch het subsidiekader als het aanvraagstramien enige verwijzing naar de minimaal te behalen punten per onderdeel. Kunt u aangeven wat de minimaal en maximaal te behalen punten per onderdeel van de aanvraag? A: I.2 is het enige valluikcriterium en daarmee het enige onderdeel waarvoor een minimaal aantal punten gehaald dient te worden. Het maximale aantal punten van het subsidiekader en de verschillende onderdelen is voor intern gebruik binnen het Ministerie. Inzicht hierin, waar nodig, is niet eerder aan de orde dan na de uitputting van het subsidieplafond. Q: In het document Subsidiebeleidskader Matra-programma 2017-2020 staat dat aanvragers gebruik kunnen maken van andere organisaties (zonder winstoogmerk) of bedrijven voor de uitoefening van (een deel van) het project, zoals locale organisaties (p. 8). Kan ook worden samengewerkt met internationale en regionale organisaties, zoals de OSCE (in een Matra land)? A: Indien er onvoldoende capaciteit is binnen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen voor een deel van de uitvoering van een project kan deze worden aangevuld met capaciteit van consulenten uit de particuliere sector en expertise van relevante (semi-) overheidsinstellingen uit andere EU-lidstaten. Capaciteit kan daarmee worden aangevuld door inhuur van expertise van internationale en regionale organisaties, mits dit niet strijdig is met de doelstellingen als genoemd in 1.2. - betrokkenheid van Nederlandse (semi- )overheidsinstellingen blijft daarmee altijd een vereiste. Internationale en regionale organisaties, zoals OSCE, vallen echter buiten de categorie lokaal maatschappelijk middenveld zoals aangegeven onder 3.2.3. Q: Is het document Subsidiebeleidskader Matra-programma 2017-2020 ook in het Engels verkrijgbaar? A: Het subsidiebeleidskader Matra-programma 2017-2020 is alleen in het Nederlands beschikbaar. Q: Klopt het dat ik de eerste 6 pagina s van het document kan weglaten, zodat het ingediende aanvraagformulier begint met II. Algemene informatie? A: Het verwijderen van de eerste 6 pagina s (tot II. Algemene informatie ) is toegestaan. 2
Q: Ik zou graag weten of lokale NGOs door de penvoerder voor hun bijdragen/activiteiten kunnen worden gefinancierd, of deze kosten aldus kunnen worden opgenomen in het budget. A: Ja, indien de activiteiten integraal onderdeel zijn van het project kunnen deze worden gefinancierd via de penvoerder. Q: In het aanvraagstramien staat onder I.4: Beschrijf hieronder de beoogde duurzaamheid van de interventie in de zin van een langdurig effect voor de doelgroep en/of een bijdrage aan de institutionele versterking en capaciteitsopbouw van (semi- )overheidsinstelling(en) en hoe dit zal worden bewerkstelligd. Onder duurzaamheid wordt verstaan de veranderingen op de lange termijn als gevolg van het project, eventueel in combinatie met andere interventies/factoren, ook nadat met de onderhavige interventie geen invloed meer kan worden uitgeoefend. Q.1: Klopt het dat NGO s als partners in de doellanden kunnen worden betrokken bij het project? A.1: Lokale NGO s, zoals beschreven in 3.2.3. kunnen worden betrokken bij het project. Q.2: Klopt het dat zij in dat geval geen partner (kunnen) zijn in de zin van een alliantie (Subsidiebeleidskader, p. 8), maar dat deze samenwerking wel wordt gestimuleerd (Subsidiebeleidskader, p. 9)? A.2: Lokale NGO s kunnen geen partner zijn in een alliantie, voor partners in een alliantie geldt eveneens dat het om in Nederland gevestigde NGO s gaat. Het is aan de aanvrager zelf om een keuze te maken om wel of niet samen te werken met een lokale NGO deze keuze dient onderbouwd te worden. Q: Op pagina 7 van het MATRA 2017-2020 beleidskader staat onder de lijst Kwalificerende thema s : De genoemde lijst thema s is limitatief en een projectaanvraag moet dan ook gericht zijn op één of meer van de bovengenoemde thema s. Aanvragen gericht op niet-genoemde thema s worden afgewezen. Q.1: Dient een project op één (of meer) van genoemde subthema s (onderwerpen onder de 3 hoofdthema s) te zijn gericht? A.1: Een project dient op één of meer van de genoemde subthema s betrekking te hebben. Indien een project betrekking heeft op één van de subthema s is dat dus voldoende. Q.2 Eén van de onderwerpen is criminaliteitsbestrijding (onder thema 1). Echter, welke criminaliteitsvormen er bestreden kunnen worden is niet verder aangeduid. Betekent dit dat bijvoorbeeld een onderwerp als de bestrijding van georganiseerde misdaad (zoals mensen- of wapenhandel) onder het voorstel kan vallen (omdat dit zou vallen onder criminaliteitsbestrijding in het algemeen)? A.2: Onderwerpen die onder criminaliteitsbestrijding in algemene zin vallen, gelden als kwalificerende (sub)thema s. Q: In het aanvraagstramien op pagina 16 staat onder B dat er één jaar ervaring in de voorgestelde landen moet zijn opgedaan terwijl in het subsidiekader op pagina 20 twee jaar staat, welke is leidend? A: Het subsidiekader Matra2017-2020 is leidend, het gaat derhalve om twee jaar ervaring in de voorgestelde landen. 3
Q: Klopt het dat de ervaring met het geselecteerde thema los kan en mag staan van de ervaring in het/de voorgestelde land(en)? Bijvoorbeeld: er is minimaal 2 jaar ervaring met het thema rechtspraak en rechtshandhaving, maar niet specifiek in de in het projectvoorstel genoemde landen. In die landen is ervaring met andere thema s en onderzoek. Deze track record is aldus voldoende? A: De ervaring met een thema mag zijn opgedaan in een ander land en in een land mag ervaring opgedaan zijn met een ander thema. Uit het track record moet wel blijken dat minimaal 2 jaar ervaring op het thema is opgedaan en minimaal twee jaar in het betreffende land. Q: Gelden de vereisten ten aanzien van de ervaring in de regio en de geselecteerde thema's voor penvoerder en mede-indieners als instelling of moeten de specifieke experts die de projecten gaan leiden de benodigde ervaring hebben? A: De ervaring in de regio en de geselecteerde thema s gelden voor de penvoerder en eventuele mede-indieners als instelling. Q: In de documentatie vind ik niets terug over hoe deelnemers (ambtenaren uit de Matra-landen) voor de trainingen (in Nederland) worden geselecteerd. Moet dit in beginsel door de penvoerder dan wel de alliantie worden gedaan? Of kan dit worden overgelaten (uitbesteed) aan partners / lokale organisaties? Welke verplichting heeft de penvoerder in dezen? A: De invulling van de selectie van deelnemers voor eventuele trainingen is aan de aanvrager. Het is daarbij overigens geenszins noodzakelijk om ambtenaren uit de doellanden in Nederland te trainen. Q: Kan het maatschappelijk middenveld in de doellanden, feitelijk lokale NGO's ook als deelnemer kwalificeren voor een training als daarmee de 'rule of law' bevorderd wordt? A: Ja, indien dit bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen. Q: Is het mogelijk om een regionale activiteit in een van de doellanden te organiseren? A: Ja, indien deze regionale activiteit bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen. Q: Onderdeel I.3 van het Aanvraagstramien betreft de (eventuele) samenwerking met lokale uitvoerende organisaties. Onder II staat dat deze lokale uitvoerende organisaties substantieel bij deze aanvraag zijn betrokken. Deelnemers aan de trainingen zullen afkomstig zijn van diverse lokale NGO s. Kan dat als als samenwerking worden beschouwd, en zo ja, dienen wij vooraf deze organisaties aldus te betrekken bij de totstandkoming en inhoud van het projectvoorstel? A: In het aanvraagstramien staat aangegeven dat wanneer er wordt samengewerkt met lokale maatschappelijke organisaties (zoals verwoord in 3.2.3. van het subsidiekader) deze een effectieve invloed moeten hebben gehad op de totstandkoming en inhoud van het project en een effectieve invloed dienen te hebben op de monitoring en sturing van de activiteiten. Een samenwerking enkel gebaseerd op het trainen van diverse lokale NGO s valt niet onder deze categorie samenwerking. Q: Kunt u toelichting geven op de tabel zoals genoemd in de definition of administrative costs allowance in appendix 1 bij het subsidiebeleidskader? 4
Q.1: Heeft deze guideline alleen betrekking op salariskosten van degenen die onder de overhead vallen zoals de titel van dit document suggereert? Of gaat kolom 2 van de tabel om salariskosten van álle betrokkenen in dit project en moeten overheadkosten worden samengevat in kolom 3? A.1: De guideline heeft betrekking op alle kosten die met het project worden gemaakt. In kolom 2 worden de salariskosten van alle betrokkenen opgenomen en in kolom 3 wordt de overhead/ administratieve kosten gespecificeerd per kostensoort a1 t/m c2. Q.2: Kunt u nader definiëren wat bedoeld wordt met punten a3 en b2 uit de tabel? A.2: Onder additionele personeelskosten vallen alle kosten die niet onder de reguliere salarissen (inclusief vakantiegeld en pensioen) vallen. Hiervan kan een gedeelte direct worden toegerekend aan de activiteit en een gedeelte niet. Voorbeeld van additionele personeelskosten kunnen zijn in dit sjabloon: Reiskosten; Opleidingen die moeten worden gevolgd voor de activiteit. Q: Kunt u toelichting geven op de laatste box van de definition of administrative costs allowance. Om welk soort rate agreements gaat het hier? En wat betreft de betekenis van hired staff, gaat het hier om (externe) hired experts óf om (interne) employed staff? A: De mogelijkheid bestaat dat er met een activiteit externe experts worden ingehuurd. Binnen de Rijksoverheid geldt een maximumtarief van EUR 225,- excl. BTW per uur. Wanneer sprake is van hired experts is sprake van externe inhuur en hiermee worden contractafspraken gemaakt wat uurtarieven zijn. Dit zijn rate agreements. Voor interne personeel geldt dat deze onder a1 worden verantwoord en externe inhuur onder b1. Voor nadere toelichting maximum uurtarief zie: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2010/07/07/brief-aan-de-tweede-kamerover-maximumtarief-externe-inhuur Q: Wij zijn voornemens voor ons in te dienen project experts in te zetten die vallen onder de CAO s van de Rijksoverheid en van de Universiteiten. Mogen wij voor het budgeteren en afrekenen van deze experts de normkosten hanteren uit de Handleiding Overheidstarieven: de tabel 2.1 Directe loonkosten per salarisschaal BBRA in 2017 (pagina 7)? A: Voor salariskosten geldt dat de werkelijke kosten worden vergoed. Wanneer de werkelijke kosten per uur overeenstemmen met de tarieven uit de Handleiding voor Overheidstarieven 2017 kan deze worden gebruikt voor de medewerkers die werkzaam zijn onder een onderdeel van de overheid. Overhead/ administratieve kosten moeten apart worden gepresenteerd in de begroting dus tabel 2.1. is het uitgangspunt. Zoals aangegeven in de definitie voor administratieve kosten bij het subsidiekader wordt een gedeelte vergoed. Daarom wordt niet aangesloten bij de definitie van overhead zoals deze wordt gegeven in de Handleiding Overheidstarieven 2017. 5