2. TE ONDERSCHEIDEN CATEGORIEËN

Transcriptie

1 INTERNE RICHTLIJN voor HONORERING van externe voorzitters en leden van COMMISSIES, en van PERSONEN die op verzoek van de Minister een bepaalde taak verrichten INLEIDING De richtlijn is een leidraad en hulpmiddel voor het vaststellen van de honorering van externe voorzitters en leden van externe commissies, van adviescolleges, van interdepartementale commissies en van personen die op verzoek van de Minister op persoonlijke titel en op individuele basis een bepaalde taak verrichten. Zij vervangt de eerdere Interne richtlijn voor honorering van externe voorzitters en leden van (advies-)commissies van 17 mei Als uitgangspunt voor de richtlijn gelden het Vacatiegeldenbesluit 1988 (laatstelijk gewijzigd bij besluit van 27 november 1996), hierna aangeduid als Vacatiegeldenbesluit, en het Vergoedingenbesluit Adviescolleges 1996 (laatstelijk gewijzigd bij besluit van 12 april 2003), hierna aangeduid als Vergoedingenbesluit. In de situatie dat een hiervoor genoemd persoon additionele werkzaamheden verricht die buiten het bestek van deze besluiten vallen, dan geeft deze richtlijn voor de beloning van of vergoeding voor die werkzaamheden aanvullende regels op basis van de Handleiding Overheidstarieven. Deze richtlijn geeft geen informatie over de overige aspecten die aan de orde zijn bij de instelling of benoeming van resp. bedoelde commissies of personen; hiervoor wordt verwezen naar de WBJA-publicatie Handleiding benoemingen, waarin ook deze richtlijn is opgenomen. 1

2 2. TE ONDERSCHEIDEN CATEGORIEËN Omdat (de hoogte van) de vergoeding afhankelijk is van de soort commissie waarin de externe, aan wie de vergoeding wordt toegekend, zitting heeft, of van het feit dat een extern persoon door de Minister verzocht is een bepaalde taak te verrichten, is het van belang om hierin een onderscheid aan te brengen. Het gaat om de volgende drie categorieën: Externe voorzitters en leden van extern/interdepartementale commissies 1 - Onder commissies worden in deze richtlijn niet alleen externe organen verstaan die onder die benaming door middel van regelgeving (bij wet, bij koninklijk besluit of bij besluit van de Minister of Staatssecretaris) zijn ingesteld, maar ook externe organen die zijn ingesteld onder aanduidingen als taskforce, stuurgroep, visitatiecommissie, netwerk, e.d.. Deze commissies kunnen een gevarieerd takenpakket hebben, met daarin een adviserende component. Ook externe voorzitters en leden van de zogenaamde interdepartementale commissies, waarin meer dan één ministerie vertegenwoordigd is en waarvan meer dan de helft van de leden ambtenaar bij een ministerie is, worden in deze categorie begrepen. - Op deze categorie is het Vacatiegeldenbesluit van toepassing. Voor de honorering: zie t/m en 4 Externe voorzitters en leden van adviescolleges 1 - Een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges is volgens deze wet een college dat krachtens publiekrecht tot taak heeft de regering te adviseren over algemeen verbindende voorschriften of te voeren beleid van het Rijk. - Op deze categorie is het Vergoedingenbesluit van toepassing. Voor de honorering: zie t/m en 4 Externe personen die op verzoek van de Minister een bepaalde taak verrichten - Onder personen die op verzoek van de Minister een bepaalde taak verrichten wordt in deze richtlijn begrepen veelal maatschappelijk vooraanstaande externe personen die, vanwege hun specifieke deskundigheid, door of namens de Minister worden ingeschakeld om op persoonlijke titel en op individuele basis een bepaalde externe taak te verrichten. - Betrokkenen verrichten hun werkzaamheden op basis van schriftelijk met SZW vastgelegde afspraken. Daarin is ook de overeengekomen honorering, waarop deze richtlijn van toepassing is, geregeld. Voor de honorering: zie 3.3 en 4 1 Het verschil tussen een adviescollege in de zin van de Kaderwet en andere commissies die (mede) een adviserende taak hebben kan alleen aan de hand van de betreffende instellingsregeling worden beoordeeld; de afdeling Bestuurlijke Vraagstukken van de directie WBJA kan u daarover adviseren. 2

3 3. VERGOEDING EN BELONING 3.1 Externe voorzitters en leden van externe/interdepartementale commissies Bij de benoeming van voorzitters en leden van deze commissies wordt ook de vergoeding vastgesteld voor het bijwonen (en voorbereiden) van commissievergaderingen. Dat gebeurt binnen de grenzen van de regelgeving, t.w. het Vacatiegeldenbesluit, dat een vergoeding per vergadering regelt en daarvoor maximumbedragen geeft, of een vaste beloning. Er wordt geen vergoeding toegekend als een benoeming haar oorzaak vindt in de functie die betrokkene vervult en de personeelskosten van betrokkene ten laste komen van het Rijk. In zo n geval is er sprake van reguliere functievervulling, waarvoor betrokkene salaris ontvangt. Ook personen die worden benoemd en die een vertegenwoordiger zijn van een belangenorganisatie (bijvoorbeeld de werkgevers- en werknemersorganisaties) zijn in beginsel van de toekenning van vacatiegeld uitgesloten (art. 2 eerste lid, Vacatiegeldenbesluit). In de paragrafen en is weergegeven wat in het Vacatiegeldenbesluit is geregeld; paragraaf geeft het aanvullende SZW-kader weer Vergoeding per vergadering Bij de vergoeding per vergadering (vacatiegeld) gaat het om de deelname aan en voorbereiding van vergaderingen waarin meningsvorming en besluitvorming aan de orde is. Onder voorbereiding wordt verstaan het kennis nemen van vergaderstukken die bijdragen aan en ten grondslag liggen aan de menings- en besluitvorming. In de hoogte van de maximumbedragen is verdisconteerd dat het zitting nemen in een commissie, naast de feitelijke beloning, een beloning kent in de vorm van erkenning. In het merendeel van de gevallen zal gelden dat commissieleden (in een later stadium) daar profijt van kunnen hebben door te refereren aan participatie in een commissie. Voor de toekenning van de hoogte van het vacatiegeld worden twee categorieën onderscheiden, namelijk algemeen en zwaar. Twee of meer vergaderingen op dezelfde dag gelden als één vergadering. Met ingang van 1 juli zijn de maximumbedragen per vergadering in het kader van het Vacatiegeldenbesluit, al naar gelang de zwaarte van de commissie vastgesteld op: 83,95 algemeen 124,79 zwaar Aan de voorzitter kan een vergoeding worden toegekend van maximaal tweemaal bovenvermelde bedragen, dus: 167,90 algemeen 249,58 zwaar Vaste beloning In plaats van vacatiegeld is het op grond van artikel 3 van het Vacatiegeldenbesluit mogelijk om een vaste beloning toe te kennen aan voorzitters en leden van een commissie, niet zijnde een adviescollege. Het gaat daarbij om de deelname aan vergaderingen en daarnaast de voorbereiding die verder gaat dan het kennisnemen van de vergaderstukken, bijv.: bestuderen 2 Regeling maximumbedragen vacatiegeld 1999, besluit van de Minister van Financiën, d.d. 1 juli (Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid HAFIR, zie SZWweb, rubriek Bedrijfsinfo/Financiële regelgeving) 3

4 van relevante literatuur, verzamelen en bestuderen van jurisprudentie, het schriftelijk voorbereiden van besluiten door middel van het concipiëren van notities en andere vergaderstukken, e.d.. Een vaste beloning is alleen aan de orde indien sprake is van een bijzondere (zware) taakstelling van betrokkene en kan alleen bij koninklijk besluit (op voordracht van de minister onder wiens ministerie de betreffende commissie ressorteert) worden toegekend. Aangezien de hoogte van de vaste beloning wordt vastgesteld op een bedrag dat overeenkomt met een evenredig deel van de jaarwedde volgens de BBRA-schalen met een maximum van 50% van de jaarwedde volgens het 1 e niveau na schaal 18, is het mogelijk om de beloning om te rekenen in een beloning per uur. De vaste vergoeding wordt dan gebaseerd op het uursalaris dat hoort bij een bepaalde salarisschaal die geldt voor rijksambtenaren. Bijvoorbeeld: de zwaarte van de taken van de voorzitter stemt overeen met een functie op het niveau van schaal 16 en de voorzitter zal gemiddeld 8 uur per week besteden aan de werkzaamheden. De vaste beloning wordt dan 8/36 x het maximumsalaris van schaal 16. Bepalend zijn derhalve het tijdsbeslag en de zwaarte van de werkzaamheden Vergoeding voor additionele werkzaamheden Is hiervoor sprake van vergoedingen en beloningen die op grond van rijksbrede regelingen kunnen worden toegekend, specifiek voor SZW geldt in sommige gevallen de mogelijkheid voor vergoedingen voor additionele werkzaamheden. Wanneer Additionele werkzaamheden gaan uit boven de werkzaamheden zoals omschreven in en Het gaat om werkzaamheden die voorafgaan aan, en beduidend substantiëler zijn dan, de hierboven genoemde werkzaamheden waarvoor vacatiegeld of een vaste beloning wordt toegekend. Het kan werkzaamheden betreffen die producten opleveren op basis waarvan menings- en besluitvorming plaatsvindt in de commissievergaderingen, zoals het doen van onderzoek of visitaties (bijv. naar bevindingen bij andere organisaties of departementen), en de rapportage daarover inclusief conclusies en aanbevelingen. Over deze additionele werkzaamheden en de vergoeding daarvoor worden dan separate afspraken gemaakt die schriftelijk dienen te worden vastgelegd 3. Uitgangspunt voor de vergoeding is dat deze is afgeleid van de tarieven in de Handleiding Overheidstarieven. Indien de voorzitter en/of leden van een commissie dus tevens de opdracht krijgen om andere werkzaamheden (naast het bijwonen en voorbereiden van vergaderingen) te verrichten wordt separaat overeengekomen en vastgelegd welke werkzaamheden betrokkenen moeten verrichten en welke vergoedingen daar tegenover staan. Vergoeding van dergelijke activiteiten valt immers buiten het Vacatiegeldenbesluit. In feite wordt er dus een knip aangebracht tussen het bijwonen en voorbereiden van vergaderingen, en de andere werkzaamheden. Voorwaarden Van een vergoeding voor additionele werkzaamheden kan alleen sprake zijn indien: 3 Bij het vastleggen van deze afspraken kan worden gebruik gemaakt van de modeldienstverleningsovereenkomst die hoort bij de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI), welke op 5 maart 2004 door de Minister-President zijn vastgesteld (zie Stcrt. 2004, nr. 54); de betreffende documenten zijn te vinden via SZWweb/ rubriek Beleid/ SZW breed/ Juridische onderwerpen en SZWweb/ rubriek Bedrijfsinfo. 4

5 aan betrokkene niet uit andere hoofde reeds een vergoeding wordt toegekend. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als betrokkene, werkzaam bij een andere organisatie, onder werktijd en met behoud van salaris de werkzaamheden verricht; de bewindspersoon heeft ingestemd. Berekening van de vergoeding Voor de berekening van de vergoeding van deze additionele werkzaamheden geldt als uitgangspunt een dagvergoeding, die wordt afgeleid uit de Handleiding Overheidstarieven. In deze handleiding zijn uurtarieven vastgelegd die zijn afgeleid van de BBRA-salarisschalen. In de bedragen per uur zijn bijkomende loonkosten (vakantie- en eindejaarsuitkering, tegemoetkoming ziektekosten), werkgeverslasten en improductieve uren, zoals ziekte en verlofdagen, verwerkt. Aldus wordt een vergoeding berekend waarin het ontbreken van secundaire arbeidsvoorwaarden is verdisconteerd. De in de handleiding genoemde bedragen gelden als maximum een lager bedrag kan ook worden overeengekomen. Het maximale bedrag dat per dag kan worden toegekend is 8 (uur) x het uurtarief op DGniveau volgens het kostendekkend tarief (momenteel 936,-). Het uurtarief op DG-niveau staat niet in de handleiding, maar is door extrapolatie vastgesteld. Zie voor overige aspecten ten aanzien van de beloning en de vergoeding (zoals de vergoeding van reis- en verblijfkosten) paragraaf Externe voorzitters en leden van adviescolleges Adviescolleges hebben krachtens publiekrecht tot taak de regering te adviseren over algemeen verbindende voorschriften of over te voeren beleid van het Rijk. Bij benoeming van voorzitter en leden wordt tevens de vergoeding vastgesteld voor het bijwonen (en voorbereiden) van vergaderingen. Dat gebeurt binnen de grenzen van de regelgeving, t.w. het Vergoedingenbesluit, dat een vergoeding per vergadering regelt en daarvoor maximumbedragen geeft, of een vaste vergoeding. In de paragrafen en is weergegeven wat in het Vergoedingenbesluit is geregeld; paragraaf geeft het aanvullende SZW-kader weer Vergoeding per vergadering Bij de vergoeding per vergadering gaat het om deelname aan en voorbereiding van vergaderingen van het adviescollege, van vergaderingen van uit het adviescollege samengestelde commissies, of van vergaderingen van gemengde commissies als bedoeld in artikel 23, derde lid, van de Kaderwet adviescolleges. Twee of meer vergaderingen op dezelfde dag gelden als één vergadering (artikel 4 Vergoedingenbesluit). Ook hier geldt dat in de hoogte van de maximumbedragen is verdisconteerd dat het zitting nemen in een adviescollege, naast de feitelijke beloning, een beloning kent in de vorm van erkenning. Meestal zal gelden dat de leden (in een later stadium) daar profijt van kunnen hebben door te refereren aan participatie in een adviescollege. De maximumbedragen van de vergoeding per vergadering zijn vastgesteld op 310,- (voorzitter) en 235,- (leden) Vaste vergoeding 4 Bedragen op grond van art. 3 van het Vergoedingenbesluit zoals het thans luidt. 5

6 In plaats van een vergoeding per vergadering is het op grond van artikel 5 van het Vergoedingenbesluit mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen aan de voorzitter en leden van een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges. De vaste vergoeding mag alleen worden toegekend indien sprake is van een bijzondere (zware) taakstelling van betrokkene, en kan alleen bij ministeriële regeling worden toegekend. De hoogte van de vaste vergoeding is gebaseerd op het uursalaris dat hoort bij een bepaalde salarisschaal die geldt voor rijksambtenaren (bijlage B van het BBRA 84) en wordt bepaald door het tijdsbeslag, vertaald in een deeltijdfactor, en de zwaarte van de werkzaamheden. In voornoemd besluit is een anticummulatiebepaling opgenomen (art. 6). De vaste vergoeding en andere inkomsten die een voorzitter of een ander lid heeft uit hoofde van andere functies waaraan een bezoldiging ten grondslag ligt uit een openbare kas of een overheidssubsidie, mag per maand niet uitkomen boven de bezoldiging van een minister of staatssecretaris. Als dat het geval is, wordt de vaste vergoeding verminderd met dat meerdere. De vaste vergoeding mag echter niet lager zijn dan de vergoeding per vergadering (zie 3.2.1) Vergoeding voor additionele werkzaamheden Is hiervoor sprake van vergoedingen die op grond van rijksbrede regelingen kunnen worden toegekend, specifiek voor SZW geldt in sommige gevallen de mogelijkheid voor vergoedingen voor additionele werkzaamheden. Wanneer Additionele werkzaamheden gaan uit boven de werkzaamheden zoals bedoeld in en Het gaat om werkzaamheden die voorafgaan aan en beduidend substantiëler zijn dan de hierboven genoemde werkzaamheden waarvoor een vergoeding per vergadering of een vaste vergoeding wordt toegekend. Het kan werkzaamheden betreffen die producten opleveren op basis waarvan menings- en besluitvorming plaatsvindt in de college- en/of commissievergaderingen, zoals het doen van onderzoek of visitaties (bijv. naar bevindingen bij andere organisaties of departementen), en de rapportage daarover inclusief conclusies en aanbevelingen. Over deze additionele werkzaamheden en de vergoeding daarvoor worden dan separate afspraken gemaakt die schriftelijk dienen te worden vastgelegd 5. Uitgangspunt voor de vergoeding is dat deze is afgeleid van de tarieven in de Handleiding Overheidstarieven. Indien de voorzitter en/of leden van een commissie tevens de opdracht krijgen om andere werkzaamheden (naast het bijwonen en voorbereiden van vergaderingen) te verrichten wordt separaat overeengekomen en vastgelegd welke werkzaamheden betrokkenen moeten verrichten en welke vergoedingen daar tegenover staan. Vergoeding van dergelijke activiteiten valt immers buiten het Vergoedingenbesluit. In feite wordt er dus een knip aangebracht tussen het bijwonen en voorbereiden van vergaderingen, en de andere werkzaamheden. Voorwaarden Voor een vergoeding van andere werkzaamheden kan alleen sprake zijn indien: aan betrokkene niet uit andere hoofde reeds een vergoeding wordt toegekend. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als betrokkene, werkzaam bij een andere organisatie, onder werktijd en met behoud van salaris de werkzaamheden verricht; de bewindspersoon heeft ingestemd. 5 Zie voetnoot 3. 6

7 Berekening van de vergoeding Voor de berekening van de vergoeding van deze additionele werkzaamheden geldt als uitgangspunt een dagvergoeding, die wordt afgeleid uit de Handleiding Overheidstarieven. In deze handleiding zijn uurtarieven vastgelegd die zijn afgeleid van de BBRA-salarisschalen. In de bedragen per uur zijn bijkomende loonkosten (vakantie- en eindejaarsuitkering, tegemoetkoming ziektekosten), werkgeverslasten en improductieve uren, zoals ziekte en verlofdagen, verwerkt. Aldus wordt een vergoeding berekend waarin het ontbreken van secundaire arbeidsvoorwaarden is verdisconteerd. De in de handleiding genoemde bedragen gelden als maximum een lager bedrag kan ook worden overeengekomen. Het maximale bedrag dat per dag kan worden toegekend is 8 (uur) x het uurtarief op DGniveau volgens het kostendekkend tarief (momenteel 936,-). Het uurtarief op DG-niveau staat niet in de handleiding, maar is door extrapolatie vastgesteld. Zie voor overige aspecten ten aanzien van de vergoeding (zoals de vergoeding van reis- en verblijfkosten) paragraaf Externe personen, die op verzoek van de Minister een bepaalde taak verrichten. Incidenteel komt het voor dat door of namens de Minister een persoon, vanwege diens specifieke deskundigheid, wordt aangezocht om op persoonlijke titel en op individuele basis een bepaalde taak te verrichten; het gaat daarbij vaak om externen (bijv. oud-politici, of andere veelal maatschappelijk vooraanstaande personen) die vanuit het netwerk van de SZWorganisatie worden benaderd. Bij het vaststellen van de vergoeding voor deze categorie speelt een zekere marktwerking een rol, m.n. bij die personen die als zelfstandig adviseur werkzaam zijn. Betrokkenen dienen hun werkzaamheden te verrichten op basis van schriftelijk met SZW vastgelegde afspraken, waarin ook de overeengekomen vergoedingen zijn geregeld. 6 Omdat deze personen geen lid of voorzitter zijn van een commissie of adviescollege zijn het Vacatiegelden- en Vergoedingenbesluit niet op hen van toepassing. Het uitgangspunt is dat hun beloning niet uitkomt boven het DG-niveau; daarom wordt de beloning van deze personen afgeleid van de tarieven in de Handleiding Overheidstarieven. Berekening van de vergoeding Voor de berekening van de vergoeding geldt als uitgangspunt een dagvergoeding, die wordt afgeleid uit de Handleiding Overheidstarieven. In deze handleiding zijn uurtarieven vastgelegd die zijn afgeleid van de BBRA-salarisschalen. In de bedragen per uur zijn bijkomende loonkosten (vakantie- en eindejaarsuitkering, tegemoetkoming ziektekosten), werkgeverslasten en improductieve uren, zoals ziekte en verlofdagen, verwerkt. Aldus wordt een vergoeding berekend waarin het ontbreken van secundaire arbeidsvoorwaarden is verdisconteerd. De in de handleiding genoemde bedragen gelden als maximum een lager bedrag kan ook worden overeengekomen. Het maximale bedrag dat per dag kan worden toegekend is 8 (uur) x het uurtarief op DGniveau volgens het kostendekkend tarief (momenteel 936,-). Het uurtarief op DG-niveau staat niet in de handleiding, maar is door extrapolatie vastgesteld. 6 Zie voetnoot 3. 7

8 Instemming Voor het vaststellen van de vergoeding is instemming vereist van de SG en van de bewindspersoon. Zie voor overige aspecten ten aanzien van de vergoeding (zoals de vergoeding van reis- en verblijfkosten) paragraaf OVERIGE (ASPECTEN TEN AANZIEN VAN) VERGOEDINGEN - Voor gemaakte reis- en verblijfkosten zijn het Reisbesluit binnenland (Stb. 1993, 144) en het Reisbesluit buitenland (Stb. 1994, 600) van toepassing. Eventuele overige kosten (bijvoorbeeld telefoonkosten) kunnen ook worden vergoed, maar dan dient te worden aangesloten bij de voor de Rijksoverheid gebruikelijke vergoedingen. - De ontvanger van de vergoeding/beloning is zelf verantwoordelijk voor afdracht van BTW en andere (fiscale) afdrachten. Als over een vergoeding BTW moet worden betaald, leidt dat niet tot een verhoging van de vergoeding/beloning. Voor de overige fiscale aspecten: zie Handleiding benoemingen (WBJA ). - De vergoedingen aan externe voorzitters en leden van commissies op grond van het Vacatiegeldenbesluit en de vergoedingen aan externe voorzitters en leden van adviescolleges op grond van het Vergoedingenbesluit worden financieel-administratief verantwoord op de kostensoort Raden en Commissies (M-budget). Dat geldt zowel voor de vergoedingen per vergadering als voor de vaste beloningen. - De vergoedingen aan externe voorzitters en leden van commissies en adviescolleges voor additionele werkzaamheden en de vergoedingen aan externe personen die op verzoek van de minister een bepaalde taak verrichten worden, afhankelijk van de aard en inhoud van de afspraken, financieel-administratief verantwoord op de kostensoort Overige inhuur t.b.v. specifieke projecten (dus NIET op de kostensoort Raden en Commissies). 5. VOORBEREIDING EN ADVISERING - De directeur van de directie op wier terrein het onderwerp speelt waarvoor de commissie of de in 3.3 bedoelde persoon de werkzaamheden gaat verrichten, is verantwoordelijk voor het voorbereiden van de instelling van de commissie of het college, en de benoeming van de voorzitter en de leden ervan, alsmede voor de benoeming van de persoon als bedoeld in 3.3; daarmee is de directeur tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vaststelling van de honorering. - Het verdient aanbeveling om contact met de directie WBJA, afdeling Bestuurlijke vraagstukken (BV) op te nemen zodra het voornemen ontstaat om een extern orgaan in te stellen. - Voor vragen over toepassing van de richtlijn kan men terecht bij de directie PO&I, cluster Arbeidsvoorwaarden en Rechtspositie (A&R). Voor het opstellen van een (afwijkende) overeenkomst kunt u voor advies terecht bij de directie WBJA, afdeling Juridische aangelegenheden (JA). Voor vragen over de financieel-administratieve aspecten kan men terecht bij de directie-accounts van de directie FEZ. 6. INWERKINGTREDING RICHTLIJN 8

9 De richtlijn is van toepassing op alle vanaf 1 juni 2004 nieuw in te stellen commissies en adviescolleges, op nieuwe benoemingen in bestaande commissies en colleges, en op externe personen, die vanaf die datum op verzoek van de Minister een bepaalde taak verrichten bij SZW. Bij het inwerking treden van de richtlijn kan het voorkomen dat indertijd een andere vorm c.q. hogere dan wel lagere vergoeding is overeengekomen met de voorzitter/ leden van een commissie, of met individuen. Aan deze rechten wordt niet getornd. Dat betekent dat de individueel (eventueel) hogere overeengekomen vergoeding in tact blijft. Bij wisseling van voorzitter en/of leden of nieuwe benoeming zal de richtlijn in beginsel wel van toepassing zijn. Den Haag, mei 2004 De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Namens deze, de Secretaris-Generaal, (drs. M.A. Ruys) 9