Statuten Cultuurraad Nevele 1. Erkenning. 2. Opdracht/doelstellingen. 3. Afspraken Gemeentebestuur-Cultuurraad betreffende: - informatie-uitwisseling en overleg; - het vragen van advies; - het uitbrengen van advies; - het beantwoorden van adviezen; 4. De ondersteuning van de Cultuurraad door het Gemeentebestuur. 5. Organisatie: -de leden; -procedure van samenstelling; -rechten en plichten van de stemgerechtigde leden; -duur van het lidmaatschap. 6. Interne werking. 1. Erkenning Artikel 1 De gemeente organiseert een gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur, hierna genoemd de Cultuurraad, in uitvoering van het decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, de bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 (in het bijzonder art. 200)en art. 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 op de hervorming van de instellingen en het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974. 2. Opdracht/doelstellingen Artikel 2 Voor de voorbereiding, de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het gemeentelijk cultuurbeleid zullen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen de Cultuurraad betrekken. Artikel 3 De Cultuurraad heeft tot doel het adviseren van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen inzake de culturele materies die opgesomd worden in artikel 4, punt 1 tot 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 op de hervorming van de instellingen, met uitzondering van punt 7 (jeugdbeleid) en punt 9 (sport): -taal en letteren; -wetenschapsbeleid; -kunstenbeleid; -cultuurbewaring en cultuurspreiding; 1
-bibliotheekbeleid; -lokale media; -vormings- en educatiebeleid; -vrijetijdsbeleid en toerisme. Binnen dit kader omschrijft de Cultuurraad haar visie als volgt: De Cultuurraad wil een forum zijn dat fungeert als de draaischijf van het culturele leven in de gemeente. Om de visie in de praktijk te brengen draagt de Cultuurraad volgende missie uit: -advies geven over cultuurmateries in de gemeente (op aanvraag of op eigen initiatief); -cultuurcreatie stimuleren; van individu tot vereniging; -het bevorderen en het organiseren van een forum voor overleg coördinatie en samenwerking tussen de socio-culturele organisaties en verenigingen; het stimuleren van inspraak en het betrekken van de brede bevolking bij de uitbouw van het lokale cultuurbeleid; met aandacht voor de maatschappelijke noden en evoluties; -cultuurparticipatie- en spreiding stimuleren, het bevorderen van deelname van de ruimere bevolking aan het culturele leven. Artikel 4 De Cultuurraad kan op eigen initiatief advies uitbrengen over alle aangelegenheden en beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er van culturele belangen sprake is. Artikel 5 In samenspraak met het college van burgemeester en schepenen en de cultuurbeleidscoördinator kan de Cultuurraad overgaan tot het organiseren van evenementen binnen het beleidsdomein cultuur. 3. Afspraken Gemeentebestuur-Cultuurraad betreffende: Informatie-uitwisseling en overleg Artikel 6 De schepen bevoegd voor cultuur zal aan de Cultuurraad mededeling geven van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de Cultuurraad adviesbevoegdheid heeft en die tijdens de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen werden behandeld. Artikel 7 Wanneer het gemeentebestuur de Cultuurraad om advies vraagt, zal zij bij de adviesvraag de nodige informatie voegen. Tevens hebben de leden van de Cultuurraad het recht om inzage te nemen in alle documenten die betrekking hebben op het dossier, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de cultuurbeleidscoördinator of via de gemeentesecretaris. 2
Wanneer de Cultuurraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen, kan zij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, die deze informatie zal ter beschikking stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie uitgaande van de Cultuurraad zullen binnen de veertien dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. Het vragen van advies Artikel 8 Het gemeentebestuur zal de vragen om advies steeds schriftelijk stellen, met : a) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag; b) met opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden; c) met opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur zal de Cultuurraad minimaal een termijn van zes weken geven te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de cultuurdienst. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid, kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd inkorten. In onderlinge afspraak tussen de Cultuurraad en het gemeentebestuur kan de termijn ook verlengd worden. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten. Advies uitbrengen Artikel 9 De Cultuurraad zal de adviezen die het uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het gemeentebestuur en zal in de adviezen melding maken van : a) de wijze waarop het advies tot stand kwam met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; b) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; c) een duidelijke weergave van het standpunt van de Cultuurraad, met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad of de hogere overheid. Indien de Cultuurraad zonder motivering geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn mag het college de beslissing nemen zonder verder advies af te wachten van de cultuurraad. Beantwoorden van adviezen Artikel 10 Het gemeentebestuur zal binnen een termijn van zes weken, te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam, een schriftelijk of mondeling gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de Cultuurraad indien het advies van de cultuurraad niet gevolgd wordt. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het gemeentebestuur binnen de zes weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten. 3
4. De ondersteuning van de Cultuurraad door het Gemeentebestuur Artikel 11 Het gemeentebestuur zal de Cultuurraad ondersteunen door: a) in het gemeentelijk budget jaarlijks kredieten op te nemen ter financiering van de werking van de Cultuurraad; b) het ter beschikking stellen van een cultuurbeleidscoördinator voor administratieve en logistieke ondersteuning; c) de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de bestuursleden/de leden van Cultuurraad ter dekking van de risico's "burgerlijke aansprakelijkheid ", " rechtsbijstand" en "lichamelijke ongevallen. 5. De organisatie De leden Artikel 12 De Cultuurraad wordt samengesteld uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Stemgerechtigde leden zijn : a) één afgevaardigde per culturele erkende vereniging die werkt met vrijwilligers en een werking ontplooit op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de Cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger. b) één afgevaardigde van alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door een plaatsvervanger. c) deskundigen op het vlak van cultuur, woonachtig in de gemeente. Waarnemers zijn: a) de schepen bevoegd voor cultuur; b) de cultuurbeleidscoördinator; c) de diensthoofden van de gemeentelijke culturele instellingen: de bibliothecaris, d) de burgemeester Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Procedure van samenstelling Artikel 13 De Cultuurraad wordt opnieuw samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur, volgens volgende procedure: a) de culturele verenigingen, organisaties en instellingen, die werken met vrijwilligers respectievelijk met professionele beroepskrachten en die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de Cultuurraad, worden door het gemeentebestuur schriftelijk uitgenodigd een aanvraag hiertoe in te dienen en een afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden. Deze verengingen, organisaties en instellingen én hun afgevaardigden en plaatsvervangers moeten voldoen aan de gestelde voorwaarden zie artikel 14. 4
b) Via verschillende informatiekanalen lanceert het gemeentebestuur een oproep opdat deskundigen zich kandidaat zouden stellen als lid van de Cultuurraad. Artikel 14 Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen, moeten de private en publieke culturele verenigingen, organisaties en instellingen voldoen aan volgende voorwaarde: Jaarlijks een erkenningsformulier indienen over het voorbije jaar waaruit blijkt dat zij als georganiseerde vereniging, organisatie of instelling in die periode regelmatig culturele activiteiten heeft uitgeoefend. (zie reglement erkenningsformulier) Een vereniging, organisatie of instelling die wenst lid te worden van de Cultuurraad, dient een schriftelijke aanvraag in bij het gemeentebestuur, ondertekend door de voorzitter en een bestuurslid. Het gemeentebestuur onderzoekt de aanvraag en kan hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen. Indien het gemeentebestuur oordeelt dat de vereniging, organisatie of instelling beantwoordt aan de gestelde criteria wordt ze aanvaard als lid van de Cultuurraad en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. Het gemeentebestuur kan de erkenning van een vereniging, organisatie of instelling intrekken wanneer deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria. De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele vereniging, organisatie of instelling, en moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) minimum achttien jaar oud zijn; b) actief betrokken zijn bij de werking van de vereniging, organisatie of instelling waardoor ze worden aangeduid; c) zich bereid verklaren om zich actief te willen engageren om de doelstellingen van de Cultuurraad te realiseren; d) niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen; e) geen politiek mandaat bekleden; Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een vereniging, organisatie of instelling komt een einde door: a) het ontslag uit de Cultuurraad of uit de afvaardigende vereniging, organisatie of instelling; b) de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie; c) overlijden of rechtsonbekwaamheid; d) de intrekking door het gemeentebestuur van de erkenning van de afvaardigende culturele vereniging, organisatie of instelling omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria; e) wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria. f) drie opeenvolgende vergaderingen afwezig te zijn zonder verontschuldiging. In dit geval wordt de afgevaardigde geacht ontslag te nemen en wordt door de cultuurdienst contact opgenomen met de vereniging van de afgevaardigde om een plaatsvervanger op te roepen. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger een einde komt, dient de belanghebbende culturele vereniging, organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken culturele vereniging, organisatie of instelling en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag. Artikel 15 5
De kandidaat-deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) vanuit zijn/haar werkervaring en/of zijn/haar engagement in de culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten; b) zich bereid verklaren om zich actief te willen engageren om de doelstellingen van de Cultuurraad te realiseren; c) niet reeds een andere culturele vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen; d) geen politiek mandaat bekleden; e) in de gemeente Nevele wonen; f) minimum achttien jaar oud zijn. De deskundigen die lid wensen te worden van de Cultuurraad dienen een schriftelijke aanvraag in bij het gemeentebestuur waarin ze hun deskundigheid en motivatie toelichten. Het gemeentebestuur onderzoekt de aanvraag. Indien het gemeentebestuur oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria wordt hij aanvaard als lid van de Cultuurraad. Aan het lidmaatschap van een deskundige komt een einde door: a) het ontslag uit de Cultuurraad; b) overlijden of rechtsonbekwaamheid; c) wanneer hij niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Rechten en plichten van de stemgerechtigde leden Artikel 16 Alle stemgerechtigde leden: - onderschrijven de doelstellingen van de Cultuurraad en verbinden zich er toe om actief mee te werken aan de realisering ervan; - wonen de samenkomsten van de organen van de Cultuurraad, waar het lid deel van uitmaakt, bij. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen. De afgevaardigden van de private en publieke culturele organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vaste plaatsvervanger; - informeren (culturele verenigingen, instellingen en organisaties) hun achterban grondig over de werkzaamheden van de Cultuurraad en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid. - hebben spreekrecht op alle vergaderingen van de Cultuurraad; - hebben stemrecht op de samenkomsten van de organen van de Cultuurraad waar het lid deel van uitmaakt; - hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt aan de Cultuurraad. Duur van het lidmaatschap Artikel 17 De duur van het lidmaatschap bedraagt maximum zes jaar. De mandaten vervallen ten laatste binnen de zes maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. Uiterlijk binnen de zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad wordt een nieuwe Cultuurraad samengesteld. 6
6. Interne werking Artikel 18 In het huishoudelijk reglement van de Cultuurraad wordt alles geregeld wat niet door de statuten wordt bepaald. Artikel 19 Deze statuten van de cultuurraad van Nevele vervangen alle voorgaande versies. Dit reglement werd op 13 oktober 2015 goedgekeurd door de Cultuurraad bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. 7