Griffier van de Staten Geleidebrief informatief Naam voorstel Brief GS van 20 maart 2012 met informatievoorziening PS n.a.v. voorlichtingsbijeenkomst 9 maart jl. over organisatieontwikkeling Betreft vergadering Commissie BFW 30 maart 2012 Te verzenden aan Commissie BFW 1 t/m 6 Verzenddatum 22 maart 2012 Commissiegriffier Margreeth Trimpe 0118-63 14 37 me.trimpe@zeeland.nl Inhoudelijk ambtenaar M. Piron 0118-63 12 42 mja.piron@zeeland.nl Verantwoordelijk bestuurder G.R.J. van Heukelom Inhoudelijk Aanleiding Wat stellen GS voor? Informatiebijeenkomst voor Provinciale Staten op 9 maart jl. over organisatieontwikkeling GS voldoen hiermee aan de toezeggingen die gedeputeerde Van Heukelom aan PS heeft gedaan tijdens de informatiebijeenkomst. Toelichting Kosten en dekking Overige informatie De brief wordt ter behandeling toegevoegd aan agendapunt 7 over de organisatieontwikkeling.
Gedeputeerde Staten Provincie Zeeland bericht op brief van: uw kenmerk: De voorzitter van Provinciale Staten van Zeeland p/a Statengriffie ons kenmerk: 12007021 afdeling: Personeel, Organisatie en Informatie bijlage(n): 1 a, 1 b en 2 behandeld door: M.J.A. Piron doorkiesnummer: (0118) 63 12 42 onderwerp: verzonden: Informatievoorziening PS n.a.v. voorlichtingsbijeenkomst 9-3 over organisatieontwikkeling 2 1 MAAR! 2012 Middelburg, 20 maart 2012 Geachte voorzitter, Op 9/3 jl. informeerden wij u mondeling over de rapporten van Lysias (het nieuwe organisatiemodel) en Cebeen (de resultaten van het formatieonderzoek). Ook hebben wij bij die gelegenheid de nonactiviteitsregeling toegelicht. In de bijeenkomst heeft de gedeputeerde P&O u toegezegd dat de informatie die door hem met betrekking tot de regeling is gepresenteerd toegezonden zou worden. Deze gaat hierbij (bijlage 1a en bijlage 1b). Voorts zijn een drietal meer specifieke toezeggingen gedaan. Die volgen, inclusief beantwoording, hierna. 1) De vraag is aan de orde geweest of er, zoals in artikel 217a Provinciewet is opgenomen, door PS bij verordening regels zijn vastgesteld over doelmatigheid en doeltreffendheid. Dat is het geval. Op 29/9/2006 is door uw Staten de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid vastgesteld. Wij zijn overigens van mening dat ook zonder het bestaan van zo'n verordening het door ons gevoerde bestuur doelmatig en doeltreffend moet zijn. Door ons college is, en zo is dat ook opgenomen in ons collegeprogramma (mede n.a.v. de bevindingen van de commissie Galon), een onderzoek gestart naar de formatieomvang van de provinciale organisatie. Wij hebben dit uw Staten meermaals gemeld. Zo is dit in de door uw Staten vastgestelde programmabegroting 2012 opgenomen. Ook hebben wij in onze brief van 8 november 2011 (over Lysias' analyse/veranderagenda en het Zeeuws Bestuurlijk Profiel) gemeld dat wij bureau Gebeon opdracht gegeven hebben formatie, kosten en taken te vergelijken met andere relevante provincies, dat in december 2011 (dat is in de praktijk januari 2012 geworden) de rapportage over het formatieonderzoek van Gebeon beschikbaar zou zijn, dat dan onzerzijds besluitvorming zou volgen en dat wij uw Staten daarna zouden informeren. 2) Ook is toegezegd dat de berekeningen van de scenario's van 100% deelname, 75% deelname en 50% deelname aan de non-activiteitsregeling toegezonden zouden worden. Deze scenario's zijn verwerkt in de notitie in bijlage 1 b. Daar wordt naar verwezen. 3) Toegezegd is verder dat een overzicht van leeftijdsopbouw van de ambtelijke organisatie verstrekt zou worden. De leeftijdsopbouw, ontleend aan het sociaal jaarverslag 2011, gaat hierbij (bijlage 2). Met betrekking tot de communicatie over het door ons college genomen besluit inzake de nonactiviteitsregeling hechten wij eraan u nog mee te geven dat wij in onze brief van 10 februari 2012 al melding hebben gemaakt van "ons voornemen met het Georganiseerd Overleg te verkennen welke mogelijkheden er zijn om de omslag die Lysias en Gebeon aanbevelen te maken". Kort daarna is, in een tijdsbestek van enkele dagen, door ons college als werkgever dit overleg gestart, met het bekende resultaat. Provmctehws AbdtJ 6 Mtddc!burg T: [01181 631011 www zeelafld nl Postbus 6001 F [01181. 626949 4330 LA Mtddelburg
Dit laat overigens onverlet dat wij met u van mening zijn dat wij het meest optimale model voor communicatie in de dynamiek van dit delicate proces niet hebben weten te vinden. Met deze aanvullende informatie, met de informatie die al eerder is verzonden, met de beantwoording van de vragen tijdens de bijeenkomst, met de beantwoording van de vragen waarover toezeggingen zijn gedaan en met de nog te verzenden vragen en antwoorden (volgen separaat), gaan wij er vanuit dat wij u voldoende ge"fnformeerd hebben. Hoogachtend,, Secretaris Behoort bij brief d.d. 20 maart 2012 met ons kenmerk: 12007021 van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie 2
Informatie t.b.v. voorlichting organisatieontwikkeling 9/3 Collegeprogramma De resultaten van de het formatieonderzoek en het onderzoek naar een ander organisatiemodel zijn zojuist toegelicht. Als college onderschrijven wij de onderzoeken en de rapporten. Zij beantwoorden precies die vragen die wij in gedachten hadden bij het opstellen van ons collegeprogramma. En zoals u weet komen die vragen voort uit het bestuurskrachtonderzoek van de commissie Calon. Wij hebben dan ook al de eerste besluiten genomen om de onderzoeken en de aanbevelingen integraal uit te gaan voeren. Wij zijn ons er van bewust dat dit niet zomaar zal gaan. Om aan de eindstreep te komen is een forse inspanning nodig. Dat begint al met het realiseren van de aanbevelingen uit het formatieonderzoek. Formatieonderzoek: substantiële gevolgen voor de formatie Het onderzoek van Cebeon toont aan dat er bovenop de in 2010 door PS geaccordeerde en daarmee in de begroting verwerkte kerntakenkeuzes (díe keuzes staan sowieso niet ter discussie, zij zijn immers al voorgelegd) sprake is van een extra efficiencyvraagstuk. Cebeon geeft aan dat van de 86 fte die bespaard kunnen worden er 77 fte te veel in de ondersteuning zitten en zo'n 10 fte te veel in de directe taken, t.o.v. referentieprovincies met vergelijkbare opgaven. Cebeon concludeert dat de organisatie met een takenpakket wat past bij de ijkpunten uit het provinciefonds doelmatig is bij een formatiegetal van 500 fte. Nu is dat 663 fte. Met andere woorden: Cebeon stelt vast dat er nu zo'n 160 fte te veel zijn. Kortom een substantieel probleem, wat de vraag oproept: hoe dit forse aantal formatieplaatsen (25% van het totaal) verantwoord af te bouwen? Er zijn allerlei opties overwogen. Zo is gekeken naar: Mogelijkheden en onmogelijkheden Opties die zijn overwogen: 1. reorganisatieontslag b.v. op basis van het afspiegelingsbeginsel 2. een verplichte vertrekregeling voor 57+-ers 3. afbouwen met natuurlijk verloop 4. een vertrekpremie, voor alle leeftijden o.b.v. vrijwilligheid 5. een vrijwillige vertrekregeling voor 57+-ers Optie 1 en 2 vielen af omdat dit, en hiervoor is een extern juridisch advies ingewonnen, binnen de kaders van de provinciale rechtspositie onmogelijk is. Het geldende sociaal statuut geeft een niet gedwongen ontslaggarantie, die volgens de juristen gedwongen ontslag, waar 1 en 2 op neerkomen, volledig uitsluit. Het statuut dwingt de werkgever te herplaatsen (binnen of uiteindelijk buiten de organisatie). Alleen wanneer individuele medewerkers medewerking aan herplaatsing weigeren ontstaat een eventuele grond voor reorganisatieontslag. Was reorganisatieontslag wel mogelijk geweest dan was dat zeker ook niet kosteloos geweest. In dat geval zou er (zie de voorbeelden bij het Rijk) toch een forse periode bemiddeld moeten worden (waarbij medewerkers volledig in dienst zijn en 100% betaald worden). Na 1 of 2 jaar zou dan reorganisatieontslag volgen, waarbij het 1 e jaar zelfs 80% van het loon uitgekeerd zou moeten worden en in de jaren daarna steeds 70%. De duur van zo'n wachtgeld is verder afhankelijk van de diensttijd. Medewerkers bij de provincie zijn honkvast. In een substantieel aantal gevallen zou dit een wachtgeldrecht tot de pensioengerechtigde leeftijd hebben betekend. M.a.w. ook dit type ontslag, wat juridisch wordt afgeraden, zou qua kosten niet belangrijk efficiënter zijn geweest dan de optie die nu gekozen is. Nog los van het feit dat in de eerste periode ook nog overhead en forse begeleidings- en bemiddelingskosten gemaakt zouden moeten worden. En dat nog afgezien van de sociale implicaties. 1
Optie 3 viel af omdat de afbouwproblematiek dan tot 2022 zou duren (in 2021 gaan de laatste 57- jarigen op 66 jarige leeftijd met pensioen). Omdat het college naast de formatiereductie ook de organisatie en de cultuur/werkwijze wil veranderen, is ook dat als een onbegaanbaar pad beschouwd. De mogelijkheid om werkelijk schoon schip te maken met de cultuur zou dan sterk belemmerd worden. Immers de organisatie zou voor jaren op slot gaan en investeren in vers bloed zou maar zeer beperkt mogelijk zijn. Ook zouden medewerkers aan het werk gehouden moeten worden in een situatie waarin geen of te weinig zinvol werk meer aanwezig is. Noch maatschappelijk, noch richting medewerkers o.i. aanvaardbaar. Optie 4 viel af, omdat enerzijds de opbrengst van zo'n regeling naar verwachting niet groot zou zijn (de arbeidsmarkt staat zo goed als stil, wie wil dit risico nemen?) en bovendien is de kans op gebruik van zo'n regeling nog het grootst bij medewerkers die de beste kansen op de arbeidsmarkt hebben en die de organisatie om redenen van kwaliteit of leeftijdsopbouw eigenlijk liever niet kwijt wil. Optie 5 bleef als enige reële optie over. Door de wijze waarop de regeling is opgezet, is de verwachting gerechtvaardigd dat er een groot gebruik van gemaakt zal worden. De kosten en opbrengsten van deze optie zijn vooraf redelijk in te schatten en blijven binnen de perken van de begroting. Tegelijkertijd krijgt de reorganisatie en de cultuurontwikkeling een faire kans en worden er bovendien geen medewerkers aan het werk gehouden (met alle overheadkosten van dien) zonder dat daarvoor feitelijk werk beschikbaar is. Hoewel wij ons terdege bewust zijn en waren van de maatschappelijke vraagtekens die bij zo'n regeling kunnen worden gezet hebben wij hiervoor, mede als gevolg van de rechtspositionele kaders die voor provinciemedewerkers gelden, toch gemeend voor optie 5 te kunnen en moeten kiezen. Te kunnen kiezen omdat wij bevoegd zijn regels te stellen t.a.v. de provinciale organisatie (Provinciewet art. 158 lid 1 c). Te moeten kiezen omdat wij gehouden zijn, op grond van de provinciewet om een doelmatig en doeltreffend bestuur te voeren (Provinciewet art. 217a). Het budgetrecht van PS wordt hierbij o.i. gerespecteerd. De uitgaven voor de regeling passen binnen de in de begroting gehonoreerde budgetten. De af te bouwen formatie is nu immers volledig in de begroting verwerkt. Wanneer medewerkers daadwerkelijk als gevolg van pensionering uitstromen valt bestedingsruimte vrij. Die vrijvallende ruimte wordt, zoals dat gebruikelijk is, in overleg met en na besluitvorming door uw Staten besteed (via de procedure van voor/najaarsconferentie en prioriteiten). Wat zijn de kosten en de opbrengsten van de regeling? Gekozen is voor een leeftijdsgrens van 57 jaar of ouder per 1 januari 2013. Op basis van een analyse van het personeelsbestand is die leeftijdsgrens noodzakelijk. Als we er vanuit gaan dat een grote meerderheid van de doelgroep deelneemt, wordt de formatie zover teruggebracht dat de nieuwe organisatie zonder al te veel herplaatsingsverplichtingen kan starten. Een lagere leeftijdsgrens is overigens niet aan de orde omdat dan het risico bestaat dat de personeelsbezetting ver onder 500 fte kan zakken. Hoewel op dit moment nog niet bekend is hoeveel medewerkers, met welk deeltijdpercentage, schaalniveau en met welke leeftijd deelnemen aan de regeling is bij benadering een ruwe variant van de kosten wel te geven. Zie hiervoor bijlage 1b. Over de fiscale boete loopt nog een discussie met de belastingdienst. Ook betekent het aanbieden van tijdelijke klussen en projecten aan medewerkers die gebruik maken van de regeling dat de boete voor die klussen en projecten niet hoeft te worden betaald. Bovendien is het zo dat voor medewerkers die er voor kiezen om de regeling af te kopen geen boete verschuldigd is. 2
Stand van zaken met betrekking tot de regeling Inmiddels is er formeel overeenstemming bereikt met het Georganiseerd Overleg, waar de vakbonden in vertegenwoordigd zijn, en is de regeling vanaf 6/3 jl. formeel van kracht. Medewerkers hebben tot 1 mei de tijd om hun keuze kenbaar te maken. Tenslotte Cebeon heeft ook zoals eerder gemeld materiele besparingsmogelijkheden genoemd. Daarover nemen wij in onze winterconferentie (28 maart) zoals aangekondigd een standpunt in. Dat standpunt leggen we aan u voor, omdat het in dit geval wel zal gaan om keuzes met implicaties voor het budgetrecht van de Staten. 3
Financiële aspecten non-activiteitsregeling De kosten en opbrengsten van de regeling zijn in 3 scenario's indicatief berekend. Het gaat om het volgende: 100% gebruik van de regeling
75% gebruik van de regeling 75% deelname Uitgangspunt Nonact. regeling (uitkering gemiddeld 73,2%) tgvmedewerkers 57 jaar en ouder met ingang van 1 januari 2013 Uitgangspunt: een deelname van 75%, dit betreft 125 fte Besparing salarissen Kosten regeling saldo igv invoering Nonactreg. Nonact Reg. VUT Totaal regeling heffing Kosten per 1 januari 2013 73,2% regeling-/- gemiddeld salarisbesparing a b a+b A B B I A 2012 0 0 0 0 2013 8.500.082 6.026.311 2.531.050 8.557.361 57.279 2014 8.500.082 5.682496 2.386.648 8.069.144-430.937 2015 8.500.082 5.069.195 2.129.062 7.198.257 1.301.825 2016 8.500.082 4.144.074 1740.511 5.884.586 2.615.496 2017 8.500.082 3.248.343 1364.304 4.612.646 3.887.435 2018 8.500.082 2.266.525 951.940 3.218.465-5.281.617 2019 8.500.082 1407.750 591.255 1.999.004 6.501.077 2020 8.500.082 1067.290 448.262 1.515.552 6.984.529 2021 8.500.082 526.501 221130 747.631-7.752.451 2022 8.500.082 2.372 996 3.368 8.496.714 2023 8.500.082 0 0 0 8.500.082 structureel structureel totaal 29.440.855 12.365.159 41.806.014 lagere salarissen Kosten regeling saldo 2013 t/m 2021-76.500.734 41802.646-34.698.087 lagere kosten in tijdvak 2013 Um 2021 daarna. -8.500.082 lagere kosten per jaar structureel
50% gebruik van de regeling 50% deelname Uitgangspunt Nonact regeling (uitkering gemiddeld 73,2%) tgvmedewerkers 57 jaar en ouder met ingang van 1 januari 2013 Uitgangspunt: een deelname van 50%, dit betreft 83 fte Besparing salarissen Kosten regeling saldo igv invoering Nonactreg. Nonact Reg. VUT Totaal regeling heffing Kosten per 1 januari 2013 73,2% regeling-/- gemiddeld salarisbesparing a b a+b A B B I A 2012 0 0 0 0 2013 5.666.721 4.017.540 1.687.367 5.704.907 38.186 2014 5.666.721 3.788.331 1.591.099 5.379.430 287.291 2015 5.666.721 3.379.463 1.419.375 4.798.838 867.883 2016 5.666.721 2.762.716 1.160.341 3.923.057 1.743.664 2017 5.666.721 2.165.562 909.536 3.075.098 2.591.623 2018 5.666.721 1.511.016 634.627 2.145.643 3.521.078 2019-5.666.721 938.500 394.170 1.332.670 4.334.051 2020 5.666.721 711.527 298.841 1.010.368 4.656.353 2021 5.666.721 351.000 147.420 498.421 5.168.300 2022-5.666.721 1.581 664 2.245-5.664.476 2023 5.666.721 0 0 0 5.666.721 structureel structureel totaal 19.627.237 8.243.439 27.870.676 lagere salarissen Kosten regeling saldo 2013 ~m 2021-51.000.489 27.868.431 23.132.058 lagere kosten in tijdvak 2013 Um 2021 daarna. 5.666. 721 lagere kosten per jaar structureel Afhankelijk van de deelname aan de non-activiteitsregeling dalen de personeelskosten van de provincie structureel. Hierboven zijn enkele scenario's uitgewerkt. In de meerjarenraming is al rekening gehouden met de gefaseerde invoering van de bezuinigingstaakstelling van 17,7 miljoen. Hiervan had ruim 5 miljoen betrekking op verlaging van de personeelskosten. Deze personele bezuinigingen zijn geraamd op basis van het verwachte
natuurlijke verloop. Dat houdt in dat pas in 2016 de volledige personele bezuiniging wordt gerealiseerd. Met de non-activiteitsregeling wordt het vertrek van de betrokken medewerkers versneld, maar gelet op de kosten van de non-activiteitsregeling levert dit tot het pensioen van de medewerkers nauwelijks budgettaire ruimte op. Met het volgen van het Cebeon-rapport wordt de toegestane formatie van 590 formatieplaatsen verlaagd naar 500 formatieplaatsen. Dat betekent op termijn een extra besparing van structureel ongeveer 6 miljoen, waar in de meerjarenraming nog geen rekening mee is gehouden. Daarnaast kunnen ook de uitgaven die direct gekoppeld zijn aan het personeel zoals reiskosten, cursus, ICTkosten, huisvesting en dergelijke verlaagd worden. De invulling daarvan is afhankelijk van onder meer het afstoten van gebouwen, maar wij rekenen er op dat er met de 90 extra geschrapte formatieplaatsen er een bedrag tussen de 0,5 en 1 miljoen extra bezuinigd kan worden op de materiële kosten. Pas nadat op 1 mei 2012 duidelijkheid is ontstaan over het aantal medewerkers dat deelneemt aan de non-activiteitsregeling, kan aangegeven worden wanneer er extra budgettaire ruimte ontstaat. Met bovenstaande maatregelen en besluiten over bezuinigingen treedt ten opzichte van 2010 in de komende jaren een verlaging op van ruim 11 miljoen op de personeelskosten van de provincie. Daarnaast verminderen ook de direct aan de personeelskosten gerelateerde overheadkosten Verwerking kosten niet actief personeel Voor de kosten van niet actief personeel in de komende jaren moet volgens de voorschriften Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in 2012 een voorziening gevormd worden. Wij hebben hierover overleg gepleegd met onze accountant. Er is nog een kleine mogelijkheid dat hiervan afgeweken kan worden. Dit is voorgelegd aan de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Op korte termijn wordt hierop geen antwoord verwacht. Vooralsnog gaan wij er van uit dat wij verplicht zijn deze voorziening te vormen. Dit betekent dat alle lasten van niet actief personeel tot hun pensionering ten laste van de jaarrekening 2012 komen via het vormen van een voorziening. Hiermee komen de uitkeringen niet meer ten laste van de begrotingsjaren 2013 en verder. Deze last voor 2012 kan gedekt worden door de algemene reserve in 2012 te verlagen. Bij 100% deelname bedragen de kosten meer dan 55 miljoen. De algemene reserve komt dan negatief te staan. Aangezien de uitkering aan de deelnemers van de non-activiteitsregeling niet meer ten laste van de begrotingsjaren 2013 en volgende komt, kan deze ruimte gebruikt worden om de algemene reserve aan te vullen tot het tijdstip dat de medewerker met pensioen gaat. Daarmee wordt op termijn de 'vrije stand' van de algemene reserve niet aangetast, maar op de korte termijn is de stand (administratief) wel negatief. Nadat een medewerker met pensioen is kan het vrijvallende bedrag toegevoegd worden aan de budgettaire ruimte. Grafisch ziet de ontwikkeling van de algemene reserve en de voorziening er voor de verschillende berekende scenario's als volgt:
in miljoen stand algemene reserve 60 ~------------------------------------------------- - deelname 50% ~ deelname 75% - deelname 100% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021-10 in miljoen stand voorziening Nonact. regeling - deelname 50% - deelname 75% - deelname 100% 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
45 Leeftijdsopbouw per 1 januari 2012 40 35 30 Aantal 25 20 15 10 5 0 817 17 13 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 Leeftijd