EXPERTBASE. Handleiding.

EXPERTBASE Handleiding www.energiesparen.be

INHOUD 1 WAT IS EXPERTBASE?... 3 1.1 Betekenis van symbolen... 3 2 AANMELDEN... 4 3 DOSSIER... 6 3.1 Wanneer moet ik een nieuw dossier aanmaken?... 6 3.2 Hoe maak ik een nieuw dossier aan?... 7 3.2.1 Nieuw dossier aanmaken... 8 3.2.2 Voor dit project bestaat een principebeslissing... 9 3.3 Mijn dossiergegevens raadplegen... 10 3.4 Dossier opzoeken... 10 3.5 Dossier wijzigen... 11 3.6 Dossier verwijderen... 12 4 ACTIE - AANVRAAG... 13 4.1 Hoe maak ik een nieuwe actie aan?... 13 4.1.1 Startdatum en een principebeslissing aanvragen... 14 4.1.2 Certificaten aanvragen (definitieve aanvraag)... 25 4.2 Aanvraag ingrijpende wijziging (WKK)... 52 4.3 Actie invullen of aanvullen... 55 4.4 Actie opzoeken en raadplegen... 55 4.5 Actie wijzigen... 56 4.6 Actie verwijderen... 57 4.7 Betekenis van de status van de actie... 58 4.7.1 Nog niet ingediend... 60 4.7.2 Bezig met indienen... 60 4.7.3 In behandeling... 61 4.7.4 Aan te vullen... 62 4.7.5 Beslist door VEA... 64 5 ACTIE - WIJZIGING... 65 5.1 Externe dossierbeheerder toevoegen of verwijderen in een bestaand dossier... 65 5.2 Wijziging aan de installatie melden... 70 5.3 Overmaken van gegevens in een beslist dossier... 74 5.3.1 Maandelijkse rapportering... 74 5.3.2 Melden van inputstromen... 74 5.3.3 Tweejaarlijkse of periodieke keuring... 74 6 CERTIFICATEN... 75 7 MIJN GEGEVENS... 76 7.1 Contactgegevens aanpassen... 76 7.2 Betekenis rollen... 77 pagina 2 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

1 WAT IS EXPERTBASE? In de toepassing ExpertBase worden dossiers van groenestroom- en warmte-krachtinstallaties (met uitzondering van zonne-energie) beheerd. Volgende punten (die we verder uitvoeriger beschrijven in de handleiding) zijn onder andere mogelijk in ExpertBase: - een externe dossierbeheerder toevoegen of verwijderen - een principe of definitieve aanvraag samenstellen en indienen. - de status van uw dossier opvolgen. De focus van deze handleiding ligt op het praktische gebruik van de toepassing ExpertBase. De handleiding volgt zoveel mogelijk de opbouw van de databank. 1.1 BETEKENIS VAN SYMBOLEN Volgende knoppen komen vaak voor en worden hier kort verduidelijkt. Symbool U kan met deze knop gegevens wijzigingen een actie, een dossier, net toegevoegde info verwijderen (bijvoorbeeld dossierbeheerder) een bijlage verwijderen een overzicht van alle acties in één bepaald dossier zien een actie toevoegen een bijlage opladen gegevens bekijken zoals contactgegevens van de onderneming bijkomende communicatie: VEA heeft vragen gesteld, deze kunnen beantwoord zijn 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 3 van 77

2 AANMELDEN Om toegang te krijgen tot ExpertBase, moet u zich eerst registreren. Pas als u alle stappen van de registratie hebt doorlopen kan u zich aanmelden met uw identiteitskaart of federaal token. Informatie hierover vindt u op onze website bij Registratie en Toegang. Klik op de link https://expertbase.vlaanderen.be/vea.expertisedossier.web Via het aanmeldscherm kiest u de aanmeldoptie die u wilt gebruiken. Afhankelijk van de aanmeldoptie die u gekozen heeft moet u ofwel uw pincode (eid) ofwel uw gebruikersnaam, wachtwoord en beveiligingscode (federaal token) ingeven. Nadien zal u moeten aanduiden vanuit welke doelgroep u wilt aanmelden. Er zijn volgende opties: 1. uw persoonlijke naam: U bent een natuurlijk persoon, u bent niet-btw plichtig. De productie-installatie en de certificaten die hieruit voortkomen behoren tot uw privé-eigendom. De installatie is geen onderdeel van een zaak of onderneming. 2. een onderneming of organisatie: Als u optreedt namens uw onderneming, dan moet u deze optie kiezen. 3. een entiteit van de Vlaamse overheid: Enkel gemeenten en lokale besturen moeten deze optie aanduiden. pagina 4 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Als u de eerste keer aanmeldt, zal u uw contactgegevens moeten invullen. Als u een medewerker van een onderneming bent, vult u de bedrijfsgegevens in (werkmailadres, telefoonnummer, ).. Nadat u uw gegevens bevestigd heeft,moet u de algemene voorwaarden aanvaarden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 5 van 77

3 DOSSIER 3.1 WANNEER MOET IK EEN NIEUW DOSSIER AANMAKEN? U moet een nieuw dossier aanmaken als er voor de installatie of het project nog nooit een dossier werd ingediend. Er kan maar één groenestroom- of warmte-krachtdossier per installatie aangemaakt worden. Als u zowel groenestroomcertificaten als warmte-krachtcertificaten wenst aan te vragen, moet u dus twee aparte dossiers aanmaken. Meer informatie vindt u in het hoofdstuk Hoe maak ik een nieuw dossier aan? Als u in het verleden al een principeaanvraag heeft ingediend en u wilt hiervoor nu bijvoorbeeld een definitieve aanvraag opstarten, moet u in het (bestaande) dossier een nieuwe actie aanmaken. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk Nieuwe actie aanmaken. Als er voor het project al een (principe-)aanvraag werd ingediend, maar u vindt het dossiernummer niet terug, dan kan u best VEA contacteren. pagina 6 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

3.2 HOE MAAK IK EEN NIEUW DOSSIER AAN? Bent u een nieuwe gebruiker en heeft u nog geen dossier, dan zal u automatisch op het scherm Nieuw dossier aanmaken terechtkomen. Als u al één dossier heeft, komt u in het detail van dit bestaande dossier terecht. Ga via het menu Dossiers naar Nieuw dossier (blauwe pijl) om een nieuw dossier aan te maken. Als u al verschillende dossiers heeft, dan komt u na het aanmelden in het scherm Mijn dossiers terecht. Ook hier gaat u via het menu Dossiers naar Nieuw dossier om een nieuw dossier aan te maken. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 7 van 77

3.2.1 Nieuw dossier aanmaken Welke vragen er gesteld zullen worden, wordt bepaald door wat u in het scherm Nieuw dossier aanmaken aanduidt. U moet aangeven of het om een groenestroomdossier (= produceert elektriciteit uit groene stroom) of WKK-dossier (= produceert warmte en elektriciteit uit warmte-krachtkoppeling) gaat. Zodra het dossier aangemaakt is, kan u dit niet meer wijzigen. Als u bijvoorbeeld groenestroomcertificaten wenst aan te vragen voor een windmolen, dan moet u aanduiden dat de installatie elektriciteit uit groene stroom produceert op basis van wind. Als u ondersteuning van uw installateur of een externe consultant krijgt voor het invullen van uw dossier, dan kan u bij het opstarten van een dossier de externe dossierbeheerder toegang geven. Een persoon toevoegen doet u aan de hand van het rijksregisternummer. Een onderneming toevoegen doet u aan de hand van het ondernemingsnummer. pagina 8 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

3.2.2 Voor dit project bestaat een principebeslissing Als u een principebeslissing heeft ontvangen, dan moet u verder werken in het bestaand dossier. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk Acties. Werd de principeaanvraag voor december 2016 ingediend, dan is het mogelijk dat u het dossier niet in ExpertBase terugvindt. Als u het dossier niet terugvindt in het overzicht van uw dossiers, dan stuurt u een e-mail met volgende gegevens: - Aan: expertbase@vea.be - Onderwerp e-mail: Startdatum Dossier opladen - Dossierkenmerk en Dossiernaam - Ondernemingsnummer van de aanvrager en certificaatgerechtigde - Naam aanvrager en certificaatgerechtigde - Adres waar de installatie gelegen is - Vermogen van de installatie - Datum wanneer de installatie in dienst werd genomen - Extra info (vb. principe-aanvraag gebeurde door zaakvoerder, definitieve aanvraag zal op naam van de zaak gebeuren) Het VEA zal u binnen de tien werkdagen op de hoogte brengen van de verdere stappen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 9 van 77

3.3 MIJN DOSSIERGEGEVENS RAADPLEGEN Als u één dossier heeft, komt u na het aanmelden automatisch in het detail van dit dossier terecht. Als u meerdere dossiers heeft, zal u een overzicht van alle dossiers zien (Mijn dossiers). Onder Dossiergegevens vindt u de algemene informatie terug met betrekking tot uw installatie zoals beschreven in de laatst goedgekeurde beslissing (= de meest recente beslissing of de beslissing die van kracht is). In een beslist dossier zal u volgende gegevens zien: - Algemene info o.a. dossiernaam, status dossier, lopende acties, reden blokkering,... - Installatie o.a. ligging van de installatie, vermogen, netaansluiting, - Beslissing o.a. startdatum, projectcategorie, naam certificaatgerechtigde, - Documenten o.a. Beslissing, rapporteringsmodel, Bij nieuwe dossiers waar nog geen beslissing aanwezig is (= de actie aanvraag is nog in behandeling), zal de informatie beperkt zijn. Er kan enkel algemene informatie zoals dossiernummer en status getoond worden. 3.4 DOSSIER OPZOEKEN U kan een dossier op dossiernummer of op dossiernaam opzoeken in het scherm Mijn dossiers. Als u een medewerker bent voor verschillende ondernemingen, moet u rechts bovenaan selecteren namens welke onderneming u optreedt. De naam van de onderneming ziet u steeds tussen haakjes na uw naam staan. pagina 10 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

3.5 DOSSIER WIJZIGEN Als uw dossier nog niet ingediend is, kan u de dossiernaam nog vrij wijzigen. Let op, als u vaststelt dat type dossier foutief werd aangeduid bijvoorbeeld windenergie i.p.v. biogas, dan moet u het dossier volledig verwijderen. Een dossier dat in behandeling is of reeds beslist is kan u niet wijzigen. Wenst u een wijziging te melden of door te voeren zoals bijvoorbeeld het wijzigen van de externe dossierbeheerder, dan moet u een actie opstarten. Meer info over het melden van wijzigingen vindt u in het hoofdstuk Wijzigingen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 11 van 77

3.6 DOSSIER VERWIJDEREN Enkel mogelijk voor nieuwe dossiers zolang er geen actie ingediend is. Eens ingediend, kan u het dossier niet meer verwijderen. Als de knop Verwijderen Als er acties opgestart zijn, zal de knop inactief zijn. in het scherm Mijn dossiers donkergroen is, kan u het dossier verwijderen. Als het dossier enkel acties bevat die nog niet ingediend zijn, kan u zoals in onderstaand voorbeeld het dossier verwijderen nadat u eerst de niet ingediende acties verwijdert. Deze veiligheid is voorzien om te vermijden dat u per ongeluk acties zou verwijderen. Onderstaande actie kan verwijderd worden. De actie werd in bovenstaand voorbeeld verwijderd, hierdoor is de knop Verwijderen (terug) actief geworden. Klik op om het dossier te verwijderen. Enkel acties met de status Nog niet ingediend en Bezig met indienen, mogen verwijderd worden. U moet bevestigen of u het dossier effectief wenst te verwijderen, door op de knop Verwijder te klikken. U kan nog annuleren door te klikken op Terug naar lijst. pagina 12 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

4 ACTIE - AANVRAAG Met een actie geeft u aan wat u in het dossier wilt aanvragen of melden. U kan de actie opstarten en later verder aanvullen, zolang de actie niet ingediend is. Een actie die nog niet beslist is, wordt ook wel lopende actie genoemd. U kan een voorlopige aanvraag (principeaanvraag) indienen voor een groenestroom-/of warmtekrachtproductie-installatie, die nog niet in werking is. Meer informatie over de principeaanvraag en de startdatum vindt u op www.energiesparen.be/groene-energie-en-wkk/prof/steunregeling. Als de installatie in werking is kan u certificaten aanvragen. Voor de volledigheid: U kan de definitieve aanvraag al voorbereiden in ExpertBase voordat de installatie in werking gaat, maar de definitieve aanvraag indienen kan pas als de installatie in dienst genomen is. Meer informatie over de definitieve aanvraag en de voorwaarden waaraan voldaan moet zijn om certificaten te kunnen ontvangen vindt u op www.energiesparen.be/groeneenergie-en-wkk/prof/steunregeling. Bij warmte-krachtinstallaties wordt een onderscheid gemaakt tussen een aanvraag voor een volledig nieuwe installatie en een aanvraag voor een ingrijpende wijziging van de warmte-krachtinstallatie. Meer informatie over ingrijpende wijziging vindt u op www.energiesparen.be/groene-energie-en-wkk/prof/wkc/ingrijpendewijziging. 4.1 HOE MAAK IK EEN NIEUWE ACTIE AAN? Als u een nieuwe gebruiker bent, die juist een dossier heeft opgestart, dan zal u meteen in het scherm Nieuwe actie aanmaken terechtkomen. Als u reeds een dossier heeft, zoekt u het dossier op en gaat u naar de lijst acties van het betreffende dossier. Als er nog geen actie aanwezig is, ziet u de melding Geen acties gevonden die voldoen aan de criteria. U kan een actie opstarten door op Actie toevoegen of de knop te klikken. In het scherm Nieuwe actie aanmaken duidt u aan waarvoor u een actie wenst op te starten. Let op, eens de actie aangemaakt is, kan u niet meer naar dit scherm terugkeren. Als er iets verkeerd werd aangeduid, moet u de actie volledig verwijderen en opnieuw opstarten. De vragen die u zal zien worden mee bepaald door wat u hier aanduidt. Deze zullen bij een definitieve aanvraag uitgebreider zijn, dan bij een principeaanvraag. Het is ook belangrijk dat u start van een correct dossier, want in bijvoorbeeld een winddossier worden andere vragen gesteld dan bij een WKK-dossier. Tijdens het invullen van de actie zal u merken dat er (afhankelijk van uw antwoorden) vragen verdwijnen of bijkomen. Als er tekst lichtgrijs (inactief) wordt zal u op de onderliggende vragen niet moeten antwoorden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 13 van 77

4.1.1 Startdatum en een principebeslissing aanvragen De schermen die u hieronder ziet komen voor in een groenestroomdossier en geven een beeld van de vragen en de opbouw van het formulier. In onderstaand schermvoorbeeld starten we een principeaanvraag voor een biomassa-installatie. Tabblad Toelichting In dit tabblad kan u extra informatie geven of bijlagen toevoegen. U kan later naar dit tabblad terugkeren. Bij type actie ziet u wat u bij het opstarten van de actie heeft aangeduid. Als die gegevens niet correct zijn, moet u de actie verwijderen en opnieuw opstarten. Bij Type actie kunnen volgende opties getoond worden: - Aanvraag voor de toekenning van een startdatum en een principebeslissing voor een volledige nieuwe installatie met betrekking tot groenestroomcertificaten en garanties van oorsprong voor elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen. Aanvraag voor de toekenning van een startdatum en een principebeslissing voor een volledige nieuwe installatie met betrekking tot groenestroomcertificaten zonder garanties van oorsprong voor elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen. pagina 14 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Tabblad Betrokkenen De eigenaar van de installatie moet de aanvraag opstarten. Deze persoon of een medewerker van deze onderneming zal de aanvraag moeten indienen. In onderstaand voorbeeld werd er een externe dossierbeheerder toegevoegd met schrijfrechten. Deze kan het dossier aanvullen, wijzigen en controleren op volledigheid. Let op, bij dossierbeheerder mogen enkel externe dossierbeheerders toegevoegd worden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 15 van 77

Tabblad Installatie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Locatie/adres van de installatie - Technische gegevens waaronder vermogen en componenten - Vergunningen - Datum (verwachte) indienstneming - Datum ingrijpende wijziging (enkel van toepassing op WKK-dossiers) Locatie/adres van de installatie U moet het volledige adres invullen. Als er geen huisnummer is, wat bij windparken kan voorkomen, vult u zn (afkorting voor zonder nummer) in. Technische beschrijving van de installatie De korte beschrijving van de productie-installatie omvat een opsomming van de belangrijkste processtappen en technische componenten zoals motor, generator en transformator, oven, boiler, vergistingstank en buffervat. Geef een overzicht van de componenten door de template (Excel) Overzicht componenten in te vullen. Hoe u deze best invult, wordt in het eerste tabblad toegelicht. Gebruik in het overzicht van de componenten dezelfde labels (TAG s) als op het energiestroomdiagram bijvoorbeeld WT1 (windturbine 1), M1 (voor Motor 1), pagina 16 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Vergunningen De omgevingsvergunning verenigt en vervangt de stedenbouwkundige vergunning en de milieuvergunning. Als u een omgevingsvergunning heeft, dan voegt u deze toe bij stedenbouwkundige vergunning. Bij een principeaanvraag kan u aanduiden dat u de vergunning aangevraagd heeft, maar nog niet ontvangen. U zal deze op een later moment moeten aanleveren. Datum indienstneming Bij een principeaanvraag moet u de verwachte datum van indienstneming invullen. De verwachte datum indienstneming is niet bindend bij een principeaanvraag (= indicatief). Bij het aanvragen van een definitieve beslissing, moet u wel de correcte datum invullen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 17 van 77

Energiebronnen In dit scherm moet u alle gebruikte energiebronnen toevoegen die worden aangewend in de installatie. Nadat u de energiebron toegevoegd heeft, kunnen er bijkomende vragen verschijnen zoals bijvoorbeeld vragen over inputstromen, voorbehandeling en transport. Als u klikt op de knop Energiebron toevoegen, zal u volgende schermen zien. Als u klikt op de knop Toevoegen zal de energiebron toegevoegd worden. Als dit de enige energiebron is, moet u bij aandeel brandstof 100% invullen. Als u meerdere brandstoffen heeft, moet u per brandstof het aandeel invullen, het totaal hiervan kan niet meer dan 100% zijn. pagina 18 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Andere voorbeelden van energiebronnen in een groenestroomdossier: - Energiebron agrarische stromen toevoegen - Energiebron windenergie toevoegen Tabblad Productie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Aansluiting op het elektriciteitsnet - Andere productie-installaties - Productie van de elektrische energie - Productie van mechanische energie (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Productie van thermische energie (enkel van toepassing op WKK-dossiers) Aansluiting op het elektriciteitsnet Als de distributienetbeheerder niet (correct) wordt weergegeven, kijk dan het adres van de installatie (in tabblad Installatie) na. Andere productie-installaties Als er andere productie-installaties zijn (bijvoorbeeld zonnepanelen, WKK, ), duidt u Ja aan. De gegevens van de installatie zoals de technologie en het geïnstalleerd vermogen, voegt u toe door op de knop Installatie toevoegen te klikken. Ook productie-installaties waarvoor u geen recht heeft op groenestroom- of warmte-krachtcertificaten, moet u toevoegen en vermelden op het energiestroomdiagram. Deze vraag heeft betrekking op het aantal toe te kennen garanties van oorsprong. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 19 van 77

Productie van elektrische energie Onder nettohoeveelheid elektrische energie wordt de hoeveelheid energie verstaan zonder het verbruik van de hulpdiensten en de voorbehandeling. Deze cijfers zijn indicatief voor het aantal toe te kennen garanties van oorsprong. Als er de mogelijkheid tot injectie in het openbaar elektriciteitsnet bestaat moet u dit aanvinken. Als alle geproduceerde elektriciteit ter plaatse wordt verbruikt, maar het technisch gezien wel mogelijk is om te injecteren, vult u bij de geschatte jaarproductie injectie 0 kwh in. pagina 20 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Tabblad Metingen Dit bevat volgende gegevensblokken: - Hulpdiensten - Transformatorverliezen - Warmteverliezen (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Noodkoeler (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Meetapparatuur - Schema s en keuringsverslag zoals het energiestroomdiagram Hulpdiensten U krijgt geen groenestroomcertificaten voor het energieverbruik van de voorzieningen die nodig zijn voor de goede werking van de installatie, die er niet zouden zijn als de productie-installatie er zelf niet zou zijn. Voorbeelden van hulpdiensten zijn: smering, koeling, ventilatie, verlichting, Transformatorverliezen De netto-elektriciteitsproductie wordt in principe gemeten voor de eventuele transformatie naar netspanning. Als de elektriciteitsmeter achter de transformator staat, moeten de transformatorverliezen worden bepaald. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 21 van 77

Meetapparatuur Bij een principeaanvraag mag u deze vraag negeren. pagina 22 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Schema s en keuringsverslag Bij een principeaanvraag moet u enkel het vereenvoudigd energiestroomdiagram toevoegen. Het energiestroomdiagram moet alle verwachte brandstofstromen, elektrische of mechanische energiestromen en relevante warmtestromen bevatten. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 23 van 77

Tabblad Indienen Voor het indienen van een aanvraag zijn bepaalde gegevens en documenten verplicht. De Controleren knop geeft een u een indicatie van eventuele belangrijke informatie of bijlagen die ontbreken. De status van de actie zal wijzigen naar Bezig met indienen. Als er bij die controle blijkt dat er gegevens of bijlagen ontbreken zullen er rode uitroeptekens verschijnen naast het tabblad waar de informatie ontbreekt. Als u naar het betreffende tabblad gaat, zal u bovenaan in de rode kader zien wat er ontbreekt. Let op, pas als u de gegevens opslaat (u klikt op de knop Volgende of op een ander tabblad), zullen de rode kaders en uitroeptekens verdwijnen. Als alle rode kaders en rode uitroeptekens verdwenen zijn, kan de aanvrager indienen. Wie de aanvraag kan indienen, ziet u onder de Verklaring. In onderstaand voorbeeld kan enkel de aanvrager indienen en moet hij op erewoord verklaren dat de gegevens in het formulier correct en naar waarheid zijn ingevuld. Eens ingediend verandert de status van de aanvraag naar In behandeling en kunnen de gegevens niet meer aangepast worden. Pas wanneer het VEA bijkomende vragen stelt kunnen er opnieuw wijzigingen of toevoegingen worden aangebracht. De aanvraag krijgt dan de status Aan te vullen. Ziet u de knop Indienen niet, dan is het mogelijk dat u geen rechten heeft om in te dienen. Via Mijn Gegevens kan u nakijken welke rol u heeft. pagina 24 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

4.1.2 Certificaten aanvragen (definitieve aanvraag) U kan bij het VEA een definitieve aanvraag indienen voor een groenestroom-en/of warmte-krachtproductieinstallatie (met uitzondering van zonnepanelen) die in werking is. Aan welke voorwaarden de installatie moet voldoen, vindt u op onze website: www.energiesparen.be/groene-energie-en-wkk/prof/voorwaarden-wkc. De schermen die u hieronder ziet komen voor in een WKK-dossier met aardgas en geven een beeld van de vragen en de opbouw van het formulier. Afhankelijk van het vermogen en de antwoorden kunnen er bijkomende vragen gesteld worden. In het voorbeeld is de definitieve aanvraag voor het bekomen van warmte-krachtcertificaten voor een volledig nieuwe installatie opgestart en is er geen principebeslissing aanwezig. Als er al een principebeslissing in ExpertBase is, moet u starten in dat dossier en kan een deel van het aanvraagformulier al ingevuld zijn (vb. adres, vermogen, energiestroomdiagram). Als deze informatie onvolledig of niet meer correct is, zal u die informatie zelf moeten aanpassen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 25 van 77

Tabblad Toelichting In dit tabblad kan u extra informatie geven of bijlagen toevoegen. U kan later naar dit tabblad terugkeren. Bij type actie ziet u wat u bij het opstarten van de actie heeft aangeduid. Als die gegevens niet correct zijn, moet u de actie verwijderen en opnieuw opstarten. Bij Type actie kunnen bijvoorbeeld volgende opties getoond worden in een WKK-dossier: - Aanvraag voor de toekenning van een definitieve beslissing voor een volledige nieuwe installatie met betrekking tot warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong voor elektriciteit uit kwalitatieve warmte-krachtkoppeling. - Aanvraag voor de toekenning van een definitieve beslissing voor een volledige nieuwe installatie met betrekking tot warmte-krachtcertificaten zonder garanties van oorsprong voor elektriciteit uit kwalitatieve warmte-krachtkoppeling. - Aanvraag voor de toekenning van een definitieve beslissing voor een bestaande installatie die ingrijpend gewijzigd zal worden met betrekking tot warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong voor elektriciteit uit kwalitatieve warmte-krachtkoppeling. - Aanvraag voor de toekenning van een definitieve beslissing voor een bestaande installatie die ingrijpend gewijzigd zal worden met betrekking tot warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong voor elektriciteit uit kwalitatieve warmte-krachtkoppeling. pagina 26 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Tabblad Betrokkenen Overzicht betrokkenen: - Aanvrager: dit is de onderneming of persoon die eigenaar is en de aanvraag moet indienen. - Eigenaars: De naam van de aanvrager zal hier ook getoond worden. Als er meerdere eigenaars zijn, voegt u de andere eigenaars ook toe. - Certificaatgerechtigde: Er kan maar één certificaatgerechtigde zijn. Klik op de knop Certificaatgerechtigde toevoegen. Standaard worden de gegevens van de aanvrager ingevuld. Zolang de actie niet ingediend is, kan u de certificaatgerechtigde wijzigen (via de knop ). De betrokkenen toevoegen doet u door het ondernemingsnummer (of rijksregisternummer) in te vullen. Let op, enkel betrokkenen die zich reeds geregistreerd hebben, kunnen toegevoegd worden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 27 van 77

Tabblad Installatie Dit bevat volgende gegevensblokken: - Locatie/adres van de installatie - Technische gegevens waaronder vermogen en componenten - Vergunningen - Datum indienstneming - Datum ingrijpende wijziging - Renovatiekosten - Andere overheidssteun Locatie/adres van de installatie U moet het volledige adres invullen. Als er geen huisnummer is, vult u zn (afkorting voor zonder nummer) in. Technische gegevens waaronder vermogen en componenten De korte beschrijving van de productie-installatie omvat een korte opsomming van de belangrijkste processtappen en technische componenten zoals motor, generator en transformator, oven, boiler, vergistingstank en buffervat. Geef een overzicht van de componenten door de template (Excel) Overzicht componenten in te vullen. Hoe u deze best invult, wordt in het eerste tabblad toegelicht. Gebruik in het overzicht van de componenten dezelfde labels (TAG s) als op het energiestroomdiagram bijvoorbeeldm1 (motor 1). pagina 28 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Vergunningen De omgevingsvergunning verenigt en vervangt de stedenbouwkundige vergunning en de milieuvergunning. Als u een omgevingsvergunning heeft, dan voegt u deze toe bij stedenbouwkundige vergunning. Datum indienstneming De datum van indienstneming is de datum waarop de installatie voor het eerst tegelijk nuttige warmte en elektriciteit produceert. Een nieuwe warmte-krachtinstallatie is een nieuw opgerichte installatie die volledig zelfstandig in één proces thermische warmte en elektrische of mechanische energie opwekt. De onderdelen van de installatie mogen nog niet eerder gebruikt zijn in een warmte-krachtinstallatie op dezelfde site, of op een andere site die eigendom is van hetzelfde bedrijf (inclusief moeder-, zuster- en dochterondernemingen). 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 29 van 77

Renovatiekosten Als uw warmte-krachtinstallatie gerenoveerd is, zal u bijkomende informatie moeten aanleveren. Andere overheidssteun Als u extra steun aan de overheid hebt gevraagd voor uw investering moet u dit melden. pagina 30 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Tabblad Energiebronnen Dit tabblad is dynamisch, afhankelijk van de energiebron die u toegevoegd hebt zal u andere vragen of verklaringen zien. Dit tabblad bevat in zijn meest uitgebreide vorm, volgende gegevensblokken: - Energiebron (altijd) - Aansluiting op het aardgasnet (enkel als aardgas is aangeduid) - Inputstromen (enkel bij biomassa of biogas) - Vaststelling van het type biogasinstallatie/type verbrandingsinstallatie (afhankelijk van de hernieuwbare energiebron) - Voorbehandeling - Transport (enkel als biogas of biomassa) Hieronder ziet u de schermen die getoond zullen worden bij een aardgas WKK. Overzicht energiebronnen Als er nog geen energiebron toegevoegd is, ziet u onderstaand scherm. In dit scherm moet u de energiebron(en) toevoegen. Als u klikt op de knop Energiebron toevoegen, verschijnen volgende schermen. Naargelang de energiebron die u kiest, zullen er specifieke vragen bijkomen. In dit voorbeeld werd de energiebron aardgas toegevoegd. Als u klikt op de knop Toevoegen zal de energiebron aardgas toegevoegd worden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 31 van 77

Als dit de enige energiebron is, moet u bij aandeel brandstof 100% invullen. Als u meerdere brandstoffen heeft, moet u per brandstof het aandeel invullen, het totaal hiervan kan niet meer dan 100% zijn. Aansluiting op aardgasdistributienet of aardgasvervoernet Als de energiebron aardgas is, zal deze vraag getoond worden. Als de distributienetbeheerder niet (correct) wordt weergegeven, kijk dan het adres van de installatie (in tabblad Installatie) na. pagina 32 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Voorbehandeling Als aardgas de enige brandstof is (aandeel brandstof = 100%), mag u hier Nee aanduiden. Als de voorbehandeling van de gebruikte brandstoffen op de site zelf gebeurt, moet die in rekening gebracht worden en gestaafd worden en moet u ja aanduiden. Enkele voorbeelden: - biomassa die eerst vergist moet worden om biogas te bekomen, - of de verwarming van een palmolietank om deze op de juiste temperatuur te houden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 33 van 77

Tabblad Productie Dit tabblad bevat in zijn meest uitgebreide vorm, volgende gegevensblokken: - Aansluiting op het elektriciteitsnet - Andere productie-installaties - Productie van de elektrische energie - Productie van de mechanische energie (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Productie van de thermische energie (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Warmte of koudevraag (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Productie van C02 (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - RPE (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - WKB (enkel van toepassing op WKK-dossiers > 200 kw) Aansluiting op het elektriciteitsnet Als de distributienetbeheerder niet (correct) wordt weergegeven, kijk dan het adres van de installatie (in tabblad Installatie) na. pagina 34 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Andere productie-installaties Als er andere productie-installaties zijn (bijvoorbeeld zonnepanelen, windmolen, ), duidt u Ja aan. De gegevens van de installatie zoals de technologie en het geïnstalleerd vermogen, voegt u toe door op de knop Installatie toevoegen te klikken. Ook productie-installaties waarvoor u geen recht heeft op groenestroom- of warmte-krachtcertificaten, moet u toevoegen en vermelden op het energiestroomdiagram. Deze vraag heeft betrekking op het aantal toe te kennen garanties van oorsprong. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 35 van 77

Productie van elektrische energie Onder de hoeveelheid elektriciteit uit kwalitatieve warmte-krachtkoppeling wordt de hoeveelheid geproduceerde elektrische energie verstaan zonder het verbruik van de hulpdiensten en brandstofvoorbehandeling. Deze cijfers zijn indicatief voor het aantal toe te kennen garanties van oorsprong. Als alle geproduceerde elektriciteit ter plaatse wordt verbruikt, maar het technisch gezien wel mogelijk is om te injecteren, vult u bij de geschatte jaarproductie injectie 0 kwh in. Bij onmogelijkheid tot injectie, kan u aangeven of de geproduceerde elektriciteit technisch gezien geïnjecteerd kan worden. Als er injectie is (>0) zal de vraag over onmogelijkheid tot injectie verdwijnen. pagina 36 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Mechanische energie Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. Het is mogelijk dat er in plaats van elektrische energie mechanische energie wordt geproduceerd. Als uw installatie mechanische energie produceert die rechtstreeks gebruikt wordt voor de aandrijving van compressoren of dergelijke, moet u het mechanisch vermogen en rendement bepalen. Thermische energie Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. Voor de bepaling van het thermisch rendement deelt u het thermisch vermogen door het vermogen dat u aan brandstof verbruikt. U vindt dit terug in de gegevens die de fabrikant ter beschikking stelt. Het is belangrijk dat u met het netto thermisch vermogen rekent. De warmte die u produceert, maar niet onder de noemer nuttige warmte valt, mag niet meegeteld worden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 37 van 77

Warmte of koudevraag Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. U moet een schatting maken van de maandelijkse warmtevraag, voor een volledig jaar. U geeft ook aan op welke manier u aan deze warmtevraag gaat voldoen (warmte-krachtinstallatie, ketels ). De warmte geleverd door de warmte-krachtinstallatie in een bepaalde maand mag natuurlijk nooit hoger zijn dan de warmtevraag in die maand, tenzij een warmwaterbuffer wordt gevuld. pagina 38 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Productie van CO2 Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. Deze vraag is specifiek voor tuinbouw warmte-krachtinstallaties die de rookgassen van hun warmtekrachtinstallatie grondig reinigen en dan injecteren in de serre. Op deze manier wordt tegelijk aan CO2- bemesting gedaan en wordt de serre verwarmd. Als u deze vraag niet ziet, moet u landbouw aanduiden bij de nuttige toepassing van warmte is hoofdzakelijk bestemd voor (gegevensblok Thermische energie). In de toelichting gebruik van CO2 beschrijft u hoe dit praktisch gebeurt (inclusief korte beschrijving van de rookgasreiniger) en wat het verwachte aantal uren per maand is dat er CO2 geïnjecteerd zal worden. Voor de berekening van het aantal warmte-krachtcertificaten moet dit aantal uren gemeten worden. U neemt deze teller mee op bij het overzicht van de metingen (tabblad metingen). Relatieve besparing op primaire energie (RPE) Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. U mag deze vraag leeglaten. Als u een percentage invult, moet u de berekening staven. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 39 van 77

Berekening van de gerealiseerde warmte-krachtbesparing (WKB) Deze vraag wordt enkel getoond bij warmte-krachtinstallaties met een vermogen dat groter is dan 200 kw. pagina 40 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Tabblad Metingen Dit bevat volgende gegevensblokken: - Hulpdiensten - Transformatorverliezen - Warmteverliezen (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Noodkoeler (enkel van toepassing op WKK-dossiers) - Meetapparatuur - Schema s en keuringsverslag Hulpdiensten De hulpdiensten van de warmte-krachtinstallatie zijn onder andere smering, koeling, ventilatie, verlichting, U moet de hulpdiensten opsommen en toevoegen bij overzicht hulpdiensten. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 41 van 77

Transformatorverliezen De meting van de netto elektriciteitsproductie moet u uitvoeren vóór de transformatie naar netspanning. Als u de meting uitvoert na de transformatie moeten de verliezen van de transformator in rekening gebracht worden. Als uw installatie groter is dan 1.000 kw moet u altijd de transformatieverliezen berekenen en de berekening staven. Als uw installatie kleiner is dan 1.000 kw kan u ook een berekening en staving overmaken. Of u kan kiezen voor de forfait van 1% (= u moet de kabelverliezen niet berekenen). pagina 42 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Warmteverliezen Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. Als er warmteverliezen zijn, moet u een schatting van de maandelijkse warmteverliezen overmaken. Als uw installatie kleiner is dan 1.000 kw, kan u kiezen voor de forfait van 1% (=u moet geen berekening en staving toevoegen). Als er geen warmteverliezen zijn, duidt u de optie niet getransporteerd, noch opgeslagen aan. U zal moeten onderbouwen dat het verlies verwaarloosbaar klein is. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 43 van 77

Noodkoeler Deze gegevensblok wordt enkel in WKK-dossiers getoond. Als er een mogelijkheid is om teveel aan warmte in het warmtecircuit te vernietigen, moet u dat hier aanduiden en toelichten. In dit voorbeeld werd er in tabblad Productie bij Thermische energie zowel stoom als warm water aangeduid. Het is mogelijk dat u minder opties ziet. pagina 44 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Meetapparatuur U moet een overzicht geven van alle metingen die relevant zijn voor het berekenen van de certificaten. Dit doet u aan de hand van de template overzicht meetapparatuur. Hoe u deze best invult, wordt in het eerste tabblad toegelicht. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 45 van 77

Schema s en keuringsverslag In een WKK-dossier moet u altijd volgende bijlagen toevoegen: - Energiestroomdiagram - Elektrisch eendraadschema - Piping & instrumentation diagram - Keuringsverslag Energiestroomdiagram Uit het energiestroomdiagram moet duidelijk blijken hoe de energie door uw installatie stroomt, van energiebron tot de daaruit opgewekte warmte en elektriciteit. Dit betekent dat alle warmtewisselaars van de warmte-krachtinstallatie hierop aangeduid moeten zijn. Deze bijlage is altijd verplicht, zelfs bij een principeaanvraag. Als u in het verleden een principeaanvraag heeft ingediend, moet u deze bijlage aanvullen naar de definitieve situatie. pagina 46 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Elektrisch eendraadschema Het elektrisch eendraadschema moet duidelijke weergeven hoe de installatie elektrisch is aangesloten en hoe de elektrische energie gemeten wordt. Het elektrisch eendraadschema is veel gedetailleerder dan het energiestroomdiagram. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 47 van 77

Piping & instrumentation-diagram Het piping & instrumentation-diagram moet alle brandstofstromen en warmtestromen bevatten. pagina 48 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Keuringsverslag Het WKK-keuringsverslag is verplicht voor alle installaties met een vermogen groter dan 200 kw. Meer informatie over de keuring vindt u op www.energiesparen.be/keuring. WKK-keuring AREI-keuring Als de installatie kleiner is dan 200 kw zal u een AREI-keuringsverslag moeten toevoegen. Deze keuring is verplicht voor iedere elektrische installatie. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 49 van 77

Tabblad Indienen Voor het indienen van een aanvraag zijn bepaalde gegevens en documenten verplicht. De Controleren knop geeft u een indicatie van eventuele belangrijke informatie of bijlagen die ontbreken. De status van de actie zal wijzigen naar Bezig met indienen. Als er bij die controle blijkt dat er gegevens of bijlagen ontbreken zullen er rode uitroeptekens verschijnen naast het tabblad waar de informatie ontbreekt. Als u naar het betreffende tabblad gaat, zal u bovenaan in de rode kader zien wat er ontbreekt. Let op, pas als u de gegevens opslaat (u klikt op de knop Volgende of op een ander tabblad), zullen de rode kaders en uitroeptekens verdwijnen. Als alle rode kaders en rode uitroeptekens verdwenen zijn, kan de actie ingediend worden. Wie de aanvraag kan indienen, ziet u onder de Verklaring. In onderstaand voorbeeld kan enkel de aanvrager indienen en moet hij op erewoord verklaren dat de gegevens in het formulier correct en naar waarheid zijn ingevuld. Eens ingediend verandert de status van de aanvraag naar In behandeling en kunnen de gegevens niet meer aangepast worden. Pas wanneer het VEA bijkomende vragen stelt kunnen er opnieuw wijzigingen of toevoegingen worden aangebracht. De aanvraag krijgt dan de status Aan te vullen. Ziet u de knop Indienen niet, dan is het mogelijk dat u geen rechten heeft om in te dienen. Via Mijn Gegevens kan u nakijken welke rol u heeft. pagina 50 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 51 van 77

4.2 AANVRAAG INGRIJPENDE WIJZIGING (WKK) Een ingrijpende wijziging meldt u in ExpertBase door een actie toe te voegen. Als er reeds een dossier gekend is bij het VEA (of voorheen de VREG) moet u vertrekken van het bestaande dossier. Bij Mijn dossier ziet u een overzicht van al uw dossiers. Ga naar het dossier van de warmte-krachtinstallaties die ingrijpend gewijzigd is of zal worden. Of er al acties zijn in het dossier kan u nakijken in de lijst acties verder op de reeds opgestarte actie. Als er geen acties zijn, kan u meteen een actie toevoegen via de. Als er al acties opgestart zijn, werkt u best knop. In onderstaand voorbeeld is er al een actie opgestart, die nog niet ingediend werd. U kan de actie wijzigen of verwijderen. Als u een ander type actie wenst op te starten kan dit via de knop. In onderstaand voorbeeld wordt een principe-aanvraag voor een ingrijpende wijziging opgestart. U kan ook meteen een definitieve aanvraag voor een ingrijpende wijziging opstarten. Als u de actie aanvraag ingrijpende wijziging opstart in een bestaand (reeds beslist) dossier, dan kunnen er enkele parameters zoals certificaatgerechtigde (enkel bij een definitieve aanvraag), adres, ingevuld zijn. Als deze informatie niet meer correct is, zal u die informatie zelf moeten corrigeren. pagina 52 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Als u een definitieve aanvraag ingrijpende wijziging opstart en in het verleden reeds een principe-aanvraag ingrijpende wijziging heeft ingediend via een papieren aanvraagformulier, kan u dit vermelden in de toelichting. De opbouw en principes van het online aanvraagformulier voor een ingrijpende wijziging zijn dezelfde als bij een nieuw aanvraagdossier, daarom lichten we enkel de verschillen toe. In tab Installatie ziet u de gegevensblok ingrijpende wijziging. Bij een principeaanvraag ingrijpende wijziging zal u in de gegevensblok ingrijpende wijziging moeten antwoorden dat de ingrijpende wijziging nog niet voltooid is. Vul in wanneer u verwacht dat de ingrijpende wijziging operationeel zal zijn. Deze verwachte datum van indienstneming geeft een indicatie, en is dus niet bindend. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 53 van 77

Bij een definitieve aanvraag ingrijpende wijziging, moet u de effectieve datum van de indienstname van de ingrijpende wijziging invullen. Bij de datum van indienstneming vult u de datum in waarop de oorspronkelijke installatie vóór de ingrijpende wijziging in dienst is genomen. Zodra het formulier volledig ingevuld is, kan de actie ingediend worden. Let op, pas als de status van de actie In behandeling is, is de actie effectief overgemaakt aan het VEA (= ingediend). pagina 54 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

4.3 ACTIE INVULLEN OF AANVULLEN U kan acties met de status Nog niet ingediend, Nieuw, Bezig met indienen en Aan te vullen wijzigen. Tips bij het invullen van een actie: - Volg de volgorde van de tabbladen (Toelichting, Betrokkenen, Installatie, Energiebronnen, Productie, Metingen en Indienen). - Vul eerst de gegevens in, waarvan u absoluut zeker bent. Als u niet meteen het antwoord weet op een bepaalde vraag, kan u deze best later invullen. Gegevens aanpassen kan invloed hebben op andere vragen, gegevensblokken en tabbladen. - Sla regelmatig de ingevulde gegevens op. Dit doet u door de knop Volgende of een ander tabblad aan te klikken. - Als u de meeste gegevens heeft ingevuld, kan u in tabblad Indienen de knop Controleren gebruiken (= eerste snelle controle op volledigheid. 4.4 ACTIE OPZOEKEN EN RAADPLEGEN U kan de actie altijd bekijken. Of u deze kan aanpassen is afhankelijk van de status. Meer over de betekenis van de status en in welke status u deze kan aanpassen, vindt u in het hoofdstuk Betekenis van de status van de actie. Er zijn verschillende manieren om een actie op te zoeken. U kan eerst het dossier opzoeken in het scherm Mijn dossiers en nadien rechts op het icoontje Lijst acties dossier en hun status. klikken. U ziet dan alle acties die gekend zijn voor dat Of u kan meteen naar Mijn acties gaan (via het menu Dossiers, de laatste optie). In het scherm Mijn acties ziet u alle acties van alle dossiers. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 55 van 77

4.5 ACTIE WIJZIGEN Als u een actie wil wijzigen, klikt u op. Als u in de actie zelf, rechts onderaan de knop Wijzigen ziet, moet u eerst op de knop Wijzigingen klikken, alvorens u de gegevens kan aanpassen. Als de knop inactief is (lichtgroen), betekent dit dat u de actie niet kan aanpassen. Als de knop donkergroen is, kan u de actie aanpassen. Meer over de betekenis van de status en in welke status u deze kan aanpassen, vindt u in het hoofdstuk Betekenis van de status van de actie. pagina 56 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

4.6 ACTIE VERWIJDEREN Zolang de actie de status Nog niet ingediend heeft, zal de knop donkergroen zijn. Voordat de actie verwijderd is, moet u dit bevestigen door op de knop Verwijder te klikken. Wilt u de actie toch behouden, moet u op de knop Terug naar lijst klikken. Als de knop verwijderen lichtgroen is betekent dit dat u de actie niet kan verwijderen. Een actie die in de status Aan te vullen is, mag u nooit verwijderen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 57 van 77

4.7 BETEKENIS VAN DE STATUS VAN DE ACTIE De status van de actie wordt op verschillende plaatsen weergegeven. Mijn dossier In de kolom lopende actie (=actie die nog niet beslist is) wordt de status van de actie weergegeven. Als er geen acties zijn die nog afgewerkt moeten worden, staat er Geen in de kolom. Detail dossier tab acties Hier ziet u de status van alle acties van één bepaald dossier. pagina 58 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Mijn acties Lijst acties Hier ziet u alle acties van alle dossiers. Als u in de actie zelf zit, ziet u de status van de actie rechts bovenaan. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 59 van 77

4.7.1 Nog niet ingediend U en de betrokkenen van het dossier met schrijfrechten kunnen deze actie aanvullen, aanpassen of verwijderen. 4.7.2 Bezig met indienen U en de betrokkenen van het dossier met schrijfrechten kunnen deze actie aanvullen en aanpassen. Bij het indienen gebeurt er een eerste controle op volledigheid. Het overmaken van een volledig dossier heeft als grote voordeel dat de dossierbehandeling sneller en vlotter zal verlopen. Een eerste controle doet u door op de knop Controleren of Indienen te klikken. Als er bij die eerste controle blijkt dat er gegevens of bijlagen ontbreken verschijnen er, rechts naast de naam van de tabbladen rode uitroeptekens. Als u op het betreffende tabblad klikt, zal u bovenaan in de rode kader zien wat er ontbreekt. Pas als u de gegevens opslaat (u klikt op de Volgende-knop of op een ander tabblad), zullen de rode uitroeptekens en rode kaders verdwijnen. Let op, als alle rode kaders en rode uitroeptekens weg zijn, moet de aanvrager terug naar het tabblad indienen en op de knop Indienen klikken. pagina 60 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

4.7.3 In behandeling De actie is ingediend en in behandeling bij het VEA. U kan deze actie niet meer aanpassen. De samenvatting van de actie die u ingediend heeft, kan u bekijken. De weergave is compacter dan toen u de actie invulde. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 61 van 77

4.7.4 Aan te vullen Als het VEA bijkomende vragen heeft, zal de status van de actie wijzigen naar Aan te vullen. Let op, een actie in de status Aan te vullen, mag u nooit verwijderen! Bij iedere gegevensblok kan VEA een vraag stellen. Als u schrijfrechten heeft, kan u de vragen beantwoorden. Zodra u klikt op zullen er rode uitroeptekens verschijnen naast het tabblad waar er bijkomende informatie nodig is. Mogelijks moet u ook gegevens in de gegevensblok aanpassen. Als u naar het betreffende tabblad gaat, zal u rond de gegevensblok een rode kader zien en de tekst Klik op het tekstballonnetje om de openstaande vraag van VEA te beantwoorden. pagina 62 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Nadat u op klikt, verschijnt links de bijkomende vraag. Als u een antwoord toevoegt, moet u op de knop Bewaar klikken. Zodra de vraag beantwoord is, verdwijnt de rode kader. U kan de vragen en antwoorden nog bekijken als u klikt op. Zolang de actie de status Aan te vullen heeft, kan u het antwoord nog aanpassen of verwijderen via de knoppen. De gegevensblok waarin de vraag gesteld is, is gemarkeerd met een grijze kader. Als alle vragen beantwoord zijn, moet de aanvrager (= bij een nieuw dossier) of certificaatgerechtigde (bij een ingrijpende wijziging op een bestaand dossier) de actie terugsturen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 63 van 77

4.7.5 Beslist door VEA Deze actie kan niet meer aangepast of verwijderd worden. De samenvatting van de actie die u ingediend heeft, kan u bekijken. De weergave is compacter dan toen u de actie invulde. Als er in de actie bijkomende vragen gesteld werden, kan u de vragen en antwoorden bekijken door op te klikken. pagina 64 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

5 ACTIE - WIJZIGING Als er wijzigingen zijn aan uw installatie, moet u dit onmiddellijk melden. Het is belangrijk dat wijzigingen tijdig gemeld worden. Als de wijziging invloed heeft op de steunhoogte, steunperiode of certificaatgerechtigde, kan u best wachten met het overmaken van de rapporteringsgegevens tot de wijziging volledig verwerkt is bij het VEA. Eens de berekening van de groenestroom- en warmte-krachtcertificaten overgemaakt is aan de VREG, is uw steuncertificaat definitief en kan deze niet meer aangepast of geannuleerd worden. 5.1 EXTERNE DOSSIERBEHEERDER TOEVOEGEN OF VERWIJDEREN IN EEN BESTAAND DOSSIER De aanvrager of certificaatgerechtigde bepaalt wat de externe dossierbeheerder mag doen in een bepaald dossier. Een externe dossierbeheerder wordt in ExpertBase toegevoegd of verwijderd door het opstarten van een nieuwe actie. De externe dossierbeheerder kan zowel een persoon als een bedrijf zijn. Let op, deze persoon of onderneming moet zich al geregistreerd hebben. Zo niet, kunnen de gegevens niet opgeladen worden en kan de dossierbeheerder niet toegevoegd worden. Meer informatie over de registratie vindt u op www.energiesparen.be/eerste-registratie. Als u één dossier heeft, komt u meteen in detail dossier terecht en kan u via de knop dossiernaam) een actie toevoegen. (naast de 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 65 van 77

Als u meerdere dossiers heeft, komt u in het overzicht Mijn dossiers terecht. Ga naar het betreffende dossier en klik op lijst acties. Kies in het scherm Nieuwe actie aanmaken de optie een externe dossierbeheerder toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier. pagina 66 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Klik op de knop Dossierbeheerder toevoegen. De naam van de aanvrager zal verschijnen, pas deze aan door op te klikken. Als deze dossierbeheerder anderen toegang mag geven, vinkt u Mag andere dossierbeheerders toegang geven/ontnemen aan. Let op, voeg nooit de aanvrager toe als externe dossierbeheerder. Doet u dit toch, dan kan dit problemen geven bij het indienen van de aanvraag. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 67 van 77

Duid bij betrokkenen aan of dit een persoon of een onderneming is. Wenst u een onderneming toe te voegen dan heeft u het ondernemingsnummer nodig. Als u een persoon wenst toe te voegen, heeft u een rijksregisternummer nodig. Als de persoon gekend is in ExpertBase, zal de OK-knop tevoorschijn komen. pagina 68 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

In onderstaand voorbeeld werd Mag andere dossierbeheerders toegang geven/ontnemen aangevinkt. Dit betekent dat de externe dossierbeheerder anderen ook toegang kan geven tot het dossier. Zodra u klikt op de knop indienen is de wijziging definitief. In het scherm Betrokkenen kan u nakijken welke externe dossierbeheerder(s) toegang hebben tot het dossier. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 69 van 77

5.2 WIJZIGING AAN DE INSTALLATIE MELDEN Als uw dossier de status Beslist heeft, kan u een wijziging van de installatie melden via de actie wijziging melden. Een wijziging is bijvoorbeeld het melden van een defect, vervanging van meters, het ondernemingsnummer dat wijzigt, Als u deze actie aanmaakt, zal u een formulier zien dat volledig aanpasbaar zal zijn. Als u uw definitieve aanvraag voor 2017 beslist werd, zullen de meeste gegevens leeg zijn. U kan alles invullen, maar meestal volstaat het dat u enkel toevoegt wat er gewijzigd is. Als er meerdere wijzigingen zijn, moet u deze in één actie melden. Eens ingediend kan u de actie niet meer wijzigen totdat het VEA de wijziging behandelt heeft of de actie terugstuurt. Voeg een nieuwe actie toe (Dossier > Nieuwe actie toevoegen). Kies in het scherm Nieuwe actie aanmaken de optie een wijziging melden. Bij beschrijving vult u in over welk type wijziging het gaat, enkele voorbeelden: - defect meettoestel - vervanging meettoestel - tijdelijke uitbouw meettoestel - vervanging motor - wijziging inputstromen - periodieke keuring met wijzigingen - audit brandstof Gebruik (in de actie zelf) zoveel mogelijk de bestaande gegevensblokken (bijvoorbeeld meetapparatuur) en velden om uw wijziging te melden. In onderstaand voorbeeld omvat de wijziging de vervanging van enkele meettoestellen. Nadat u klikt op Actie aanmaken, komt u in tabblad Toelichting terecht. Hier kan u bijvoorbeeld een overzicht van alle wijzigingen geven of andere stavingstukken zoals foto s. Ga daarna naar tabblad Metingen en vul bij Meetapparatuur de gegevens aan. pagina 70 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

U kan wat duiding geven bij de gegevensblok geven door een commentaar toe te voegen. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 71 van 77

Als u alle nodige gegevens ingevuld heeft om een duidelijk beeld van de wijziging te geven, gaat u naar tabblad Indienen. Vink de verklaring aan en klik op de knop Indienen. pagina 72 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

Als er in een bepaald tabblad informatie ontbreekt, zullen er naast het tabblad rode uitroeptekens verschijnen. U moet de informatie eerst aanvullen en nadien opnieuw indienen. De blauwe uitroeptekens zijn informatief en geven weer waar er informatie aangepast werd. Vul de informatie aan en kik nadien terug op de knop Indienen. Status actie Zolang de status In behandeling is, kan u geen (andere) wijzigingen melden, totdat deze actie afgehandeld is. Als het VEA de informatie verwerkt heeft en geen bijkomende vragen heeft, zal de status wijzigen naar Beslist. Mogelijks ontvangt u een aangepaste beslissing of rapporteringsmodel waarin de wijziging opgenomen is (afhankelijk van de wijziging). Als u nadien een wijziging moet melden, maar de status van de actie is In behandeling, dan kan u een e-mail naar expertbase@vea.be sturen met de vraag (en korte motivatie) om de actie Wijziging terug vrij te geven om de aanvullende informatie toe te voegen. Dit hoofdstuk zal binnenkort verder aangevuld worden met andere concrete voorbeelden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 73 van 77

5.3 OVERMAKEN VAN GEGEVENS IN EEN BESLIST DOSSIER Certificaatgerechtigde installaties moeten voldoen aan een aantal verplichtingen. Op termijn zal alle communicatie via ExpertBase gebeuren. Zodra dit het geval is zal dit hoofdstuk aangevuld worden en zal een communicatie uitgestuurd worden naar de betrokkenen. 5.3.1 Maandelijkse rapportering De maandelijkse rapportering maakt u per e-mail over aan productiegegevens@vea.be. Vermeld in het onderwerp van uw e-mail het dossierkenmerk en de productiemaand. 5.3.2 Melden van inputstromen Wijzigingen en de hoeveelheden van iedere inputstroom moet u bijhouden en aanvullen in de laatst (door het VEA) goedgekeurde overzichtstabel inputstromen. Als u in de loop van het jaar nieuwe inputstromen begint te verbruiken in uw installatie moet u de overzichtstabel, aangevuld met de nieuwe lijnen, binnen de maand overmaken in ExpertBase door een nieuwe actie toe te voegen (Dossier > Nieuwe actie toevoegen). Kies in het scherm Nieuwe actie aanmaken de optie een wijziging melden. Bij beschrijving vult u in dat de inputstromen gewijzigd zijn. Ga naar tabblad Energiebronnen en voeg daar de tabel inputstromen toe. De verbruikte hoeveelheden per inputstroom en wijzigingen in gekende inputstromen zoals stopzetting of volumeveranderingen van het afgesloten jaar, moet u tegen 30 april overmaken. Maak de tabel inputstromen over via een nieuwe wijzigingsactie. Bij beschrijving vult u kan u bijvoorbeeld invullen Inputstromen 2017. 5.3.3 Tweejaarlijkse of periodieke keuring Iedere installatie die groter is dan 1000 kw, moet om de twee jaar gekeurd worden. Dit tweejaarlijks verslag is belangrijk voor de verdere toekenning van de certificaten. Uitzondering: Installaties waarvan alle metingen (die noodzakelijk zijn voor het bekomen van certificaten) uitgevoerd worden door de netbeheerder, moeten niet tweejaarlijks gekeurd worden. U kan de tweejaarlijkse keuring via de actie een wijziging melden in ExpertBase overmaken. Bij het opstarten van de actie vult u bij beschrijving best het type van de keuring in vb. periodieke keuring zonder of met wijzigingen. In tabblad Toelichting kan u extra informatie geven over de keuring. Let op, het keuringsverslag zelf moet in de gegevensblok Schema s en keuringsverslag (tabblad Metingen) toevoegen. pagina 74 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

6 CERTIFICATEN Via Mijn Certificaten kan de certificaatgerechtigde mits de juiste rol rechtstreeks naar de certificatendatabank van de VREG. Praktische informatie over het gebruik van de certificatendatabank van de VREG vindt u op http://www.vreg.be/nl/handleidingen-certificatendatabank. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 75 van 77

7 MIJN GEGEVENS Via Mijn Gegevens kan u uw contactgegevens nakijken en aanpassen. Ook kan u nakijken welke rollen u heeft. Let op, enkel de lokale beheerder kan een rol aanpassen voor alle medewerkers van de onderneming. De lokale beheerder is de persoon die door de verantwoordelijke van de onderneming aangeduid werd om toegang tot ExpertBase aan andere medewerkers van de onderneming te geven. Dit moet een werknemer van de onderneming zijn. Er kunnen meerder lokale beheerders zijn. Meer informatie hierover vindt u op www.energiesparen.be/toegang-en-registratie. 7.1 CONTACTGEGEVENS AANPASSEN Klik (onderaan) op de knop Wijzigingen om uw contactgegevens aan te passen. Bij rollen ziet u welke rechten u heeft, deze kan u zelf niet aanpassen. Dat kan enkel door de lokale beheerder van het bedrijf. pagina 76 van 77 ExpertBase Handleiding 22.12.2017

7.2 BETEKENIS ROLLEN Werknemers van de onderneming kunnen enkel toegang krijgen van de lokale beheerder via Gebruiksbeheer. De rechten die u ziet bij Mijn gegevens, zijn de rechten die de lokale beheerder aan u gegeven heeft binnen zijn organisatie. U zal alle dossiers van deze organisatie zien. Let op, de rechten die een onderneming heeft binnen een specifiek dossier kunnen verschillen van de rechten die aan u zijn toegekend door de lokale beheerder van uw onderneming. Bij de opstart of het goedkeuren van een dossier (zie tab Betrokkenen) worden de rechten voor de onderneming bepaald. Tab betrokkenen (dossier) Aanvrager: dit is de onderneming of persoon die de aanvraag moet indienen. Als u een werknemer bent van deze onderneming en bij Mijn gegevens ook de rol Aanvrager heeft, kan u namens de onderneming een actie indienen. Dossierbeheerder: In tabblad Betrokkenen mag enkel een externe dossierbeheerder toegevoegd worden. Hoe u een externe dossierbeheerder toevoegt is beschreven in de handleiding. Eigenaars: Een eigenaar die niet de rol van aanvrager heeft, heeft geen rechten op het dossier. Als deze (mede)eigenaar het dossier moet kunnen raadplegen kan u deze toevoegen als externe dossierbeheerder. Certificaatgerechtigde: Dit is de onderneming of persoon die de certificaten zal ontvangen. Mijn gegevens Aanvrager: U kan een actie indienen, namens die onderneming. Als u deze rol heeft, heeft u volledige toegang en rechten om in te dienen. Dossierbeheerder: U heeft toegang en schrijfrechten in alle dossiers van deze onderneming. U kan de actie niet indienen. Certificaatbeheerder: Als u enkel deze rol heeft, zal u enkel de besliste dossiers zien. U kan eventueel wijzigingen melden. 22.12.2017 ExpertBase Handleiding pagina 77 van 77