Handleiding RapportageXpert

Handleiding RapportageXpert Versie Status Datum Auteur Opmerking 1.0 Definitief 23-05-2016 Wilco Wijnbergen 2.0 Definitief 20-10-2016 Wilco Wijnbergen Herindeling, uitgebreide uitleg rekenmethodes toegevoegd

INHOUDSOPGAVE 1 INSTRUCTIE VOOR HET GEBRUIK VAN RAPPORTAGEXPERT... 3 2 BASIS RAPPORTAGES... 5 2.1 VX_Basis_Statistieken... 5 2.2 Beschikbaarheid Werknemers... 6 2.3 Leeftijdscategorie... 7 2.4 Niet Verzuimers... 8 2.5 Top25 Meldingsfrequentie... 9 2.6 Top25 Verzuimduur... 10 2.7 Top25 Verzuimoorzaken... 11 2.8 Verzuimduurcategorie... 12 2.9 Verzuimpercentage per maand... 13 2.10 Verzuimvenster... 14 2.11 Verzuim per organisatorische eenheid... 15 2.12 Verzuim per organisatorische eenheid inclusief verzuimduurcategorieën... 16 2.13 Verzuimcijfers per medewerker (VX_Verzuimmeldingenranglijst)... 17 3 ALGEMENE BEGRIPPEN... 19 4 KORTE UITLEG OVER BEREKENING VERZUIMCIJFERS... 21 4.1 Ziekteverzuimpercentage (ZVP)... 21 a. Ziekmeldingfrequentie (ZMF)... 22 b. Gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD)... 23 5 VERZUIMCIJFERS OPSPLITSEN... 23 a. Verzuimcijfers per organisatie-eenheid... 23 i. Verzuimpercentage per organisatie-eenheid.... 23 ii. Ziekmeldingsfrequentie per organisatie-eenheid... 24 iii. Gemiddelde verzuimduur per organisatie-eenheid... 24 b. Verzuimcijfers per verzuimduurklassen... 24 c. Verzuimcijfers per ziekmeldingsklasse... 25 d. Leeftijdscategorie.... 25 5 BIJLAGE: UITGEBREIDE UITLEG REKENMETHODES... 26 5.1 Verzuimpercentage... 26 5.1.1 In formulevorm... 27 5.2 Meldingsfrequentie... 28 5.2.1 In formulevorm... 29 5.3 Gemiddelde verzuimduur... 30 5.3.1 In formulevorm... 30 2 31

1 INSTRUCTIE VOOR HET GEBRUIK VAN RAPPORTAGEXPERT In RapportageXpert kunt u diverse statistische rapporten opvragen voor de organisatieonderdelen waarvoor u in VX geautoriseerd bent. RapportageXpert wordt eenmaal per week in het weekend bijgewerkt met de gegevens uit VX (tenzij anders afgesproken), en op de 1e dag van elke maand. Indien u een mutatie in VerzuimXpert invoert, dan zal deze dus pas meegenomen worden in RapportageXpert na het weekend (of 1 e van de maand). Wanneer u ingelogd bent in VX dan kunt u RapportageXpert openen via de knop Statistiek links in het menu: Vervolgens verschijnt een nieuw scherm met de mappen (met daarin de rapporten) waarvoor u geautoriseerd bent, of indien u voor 1 map geautoriseerd bent dan verschijnt meteen een lijst met de beschikbare rapporten: 3 31

Wanneer u een rapport gekozen hebt, dan verschijnen (bij de meeste rapporten) de volgende filtermogelijkheden: Met het filter Te tonen niveaus kunt u regelen dat de andere organisatiefilters diepere lagen in de organisatiehiërarchie zullen krijgen zodat u diepere niveau s kunt kiezen. Kies eerst een niveau bij Te tonen niveaus, dan een organisatieonderdeel bij Kies organisatieonderdeel, vervolgens hetzelfde item of een dieper level bij Detailleer keuze om vervolgens de uiteindelijke organisatieonderdelen te kunnen kiezen bij Kies eenheden. In de praktijk zult u meestal niveau 2, uw bedrijf als organisatieonderdeel en als detaillering kiezen om vervolgens alle afdelingen te kiezen bij Kies eenheden. De rapportageperiode wordt altijd opgegeven met een van datum en een tot en met datum. Het rapport berekent de verzuimcijfers over alle medewerkers die gedurende de rapportageperiode direct of indirect een dienstverband met een van de geselecteerde organisatie-eenheden had. Een medewerker heeft een indirect dienstverband met een organisatie-eenheid als hij/zij een dienstverband heeft met een van de onderdelen van die organisatie-eenheid. Bij berekeningsmethode heeft u de keuze uit Kalenderdagen en Werkdagen. Ingeval van Kalenderdagen wordt de berekening gedaan alsof er 7 dagen per week gewerkt kan worden, bij Werkdagen wordt er vanuit gegaan dat er enkel van maandag t/m vrijdag gewerkt wordt. Wanneer u een rapport heeft opgevraagd, kunt u deze exporteren bijvoorbeeld naar Excel: 4 31

2 BASIS RAPPORTAGES 2.1 VX_BASIS_STATISTIEKEN De basis statistieken geven het verzuimpercentage, de gemiddelde verzuimduur en de ziekmeldingsfrequentie, onderverdeeld per geslacht. De volgende definities worden gebruikt: ZVP%: Ziekteverzuimpercentage = (Ziekteomvang / Dienstverbandomvang) * 100% ZMF: Ziekmeldingsfrequentie = (aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal werknemers) * (365 / periode duur).dit betreft de enkelvoudige trajecten die zijn afgesloten in de geselecteerde periode. GZVD: gemiddelde ziekteverzuimduur = (verzuimduur / aantal hersteldmeldingen). De ziekteomvang is het aantal uren die behoren bij het dienstverband van de medewerker. Er wordt gerekend met de kalenderdagen methode. Er worden alleen ziektetrajecten berekend, geen andere protocollen zoals vangnet / zwangerschap. 5 31

2.2 BESCHIKBAARHEID WERKNEMERS Deze rapportage toont de beschikbaarheid van de werknemers in de geselecteerde periode, onderverdeeld naar geslacht (beschikbare dagen en beschikbaarheidspercentage). Beschikbaarheidspercentage is het tegenovergestelde van ziektepercentage. 6 31

2.3 LEEFTIJDSCATEGORIE Deze rapportage toont de basis statistieken onderverdeeld naar de leeftijdscategorieën en geslacht. Bij een medewerker die in de geselecteerde periode jarig is en in een andere categorie zou vallen, worden de statistieken naar rato berekend. 7 31

2.4 NIET VERZUIMERS De niet verzuimers zijn de medewerkers die in de geselecteerde periode geen verzuim hebben geregistreerd. (let op; ook hier geld alleen verzuim volgens het ziekte WVP protocol. Een medewerker kan wel andere trajecten hebben gehad.) 8 31

2.5 TOP25 MELDINGSFREQUENTIE Deze rapportage toont de 25 medewerkers met de hoogste meldingsfrequentie in de geselecteerde periode. 9 31

2.6 TOP25 VERZUIMDUUR Deze rapportage toont de 25 medewerkers met de hoogste verzuimduur in de geselecteerde periode. Indien trajecten nog geen einddatum kennen, word de verzuimduur bepaald op basis van datum opvragen rapport (lees: vandaag). 10 31

2.7 TOP25 VERZUIMOORZAKEN Deze rapportage toont de 25 verzuimoorzaken met de hoogste verzuimduur in de geselecteerde periode. Als er minder dan 25 verzuimoorzaken worden gebruikt, worden ze allen getoond. 11 31

2.8 VERZUIMDUURCATEGORIE Deze rapportage toont de aantallen verzuimmeldingen, gerangschikt naar verzuimduur. Indien trajecten nog geen einddatum kennen, worden ze ingedeeld in de categorie waar ze tot datum opvragen rapport (lees: vandaag) in zouden zitten. 12 31

2.9 VERZUIMPERCENTAGE PER MAAND Deze rapportage toont de aantallen verzuimpercentage per maand. 13 31

2.10 VERZUIMVENSTER Deze rapportage vereist andere parameters. Er wordt een grafiek gemaakt die als nulpunt de verzuimnorm%/meldingsfrequentienorm van de organisatie heeft. De verticale as is het verzuimpercentage, en de horizontale as de meldingsfrequentie. Het bereik van deze assen kun je instellen (hoe groot het venster word). Rapportage is per maand, waar de eerste en de laatste maand kunnen worden ingesteld. De middelingsmaanden kunnen worden gebruikt om evt. pieken eruit te filteren; het nummer staat voor de maanden waarover het gemiddelde wordt berekend. (voorbeeld; bij 3 middelingsmaanden word het gemiddelde genomen van de verslagmaand en de vorige 2 maanden). 2012-07 In deze rapportage kunnen trends worden geïdentificeerd over de organisatieonderdelen (bv afdelingen). In het volgende voorbeeld zien we dat area 20 een hoog verzuimpercentage heeft, maar dat wel dalende is. De verzuimduur is ook hoger dan de norm, en neemt ook toe. Deze afdeling zou nader moeten worden onderzocht. De kwadranten zijn als volgt te omschrijven: Kwadrant 1: laag verzuim (lage frequentie, laag percentage) Kwadrant 2: langdurig verzuim (lage frequentie, hoog percentage) Kwadrant 3: frequent verzuim (hoge frequentie, laag percentage) Kwadrant 4: problematisch verzuim (hoge frequentie, hoog percentage) 14 31

2.11 VERZUIM PER ORGANISATORISCHE EENHEID Deze rapportage toont de meest standaard verzuimgetallen zoals ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde verzuimduur en het verzuimpercentage, uitgesplitst naar de gehele organisatiestructuur en tevens gesommeerd op de diverse niveau s. De niveau s zijn open te klappen tot het diepste organisatieniveau. 15 31

2.12 VERZUIM PER ORGANISATORISCHE EENHEID INCLUSIEF VERZUIMDUURCATEGORIEËN Deze rapportage toont dezelfde gegevens als de rapportage Verzuim per organisatorische eenheid, uitgebreid met diverse verzuimduurcategorieën en hun bijdrage aan het verzuimpercentage, alsmede een tweetal extra grafische weergaves van verzuimpercentage en meldingsfrequentie per afdeling. De tabel op het eerste blad is open te klappen tot het diepste organisatieniveau. Op blad 2 is het verzuimpercentage per afdeling te vinden. Het donderker groene staafdiagram vormt een grafische weergave van de eerste twee niveaus van het gekozen organisatieonderdeel. 16 31

Op blad 3 de meldingsfrequentie per afdeling te vinden. De donkerder oranje staafdiagrammen geven de ziekmeldingsfrequentie weer van de eerste drie niveaus van het gekozen organisatieonderdeel. 2.13 VERZUIMCIJFERS PER MEDEWERKER (VX_VERZUIMMELDINGENRANGLIJST) In deze rappportage worden alle werknemers getoond die in de geselecteerde periode bij de geselecteerde organisatie gewerkt hebben. Er wordt op getoond hoeveel keren zij ziek zijn gemeld in de geselecteerde periode, hoeveel dagen zij verzuimd hebben, hoeveel dagen zij beschikbaar geweest zouden zijn plus het berekende verzuimpercentage en beschikbaarheidspercentage. 17 31

18 31 Instructie RapportageXpert (VX) voor klantgebruikers

3 ALGEMENE BEGRIPPEN In onderstaande tabel worden een aantal basisbegrippen gedefinieerd, die bij het definiëren van de verzuimcijfers van nut zijn. Algemene begrippen Begrip Periode, Startdatum en einddatum (samengesteld) verzuimtraject Enkelvoudig verzuimtraject Trajectverloop FTE waarde Omschrijving Periodes worden altijd gedefinieerd door middel van een startdatum en een einddatum. De startdatum is de eerste dag van de bedoelde periode. De einddatum is de laatste dag van de periode (de t/m datum). Voorbeelden: met de startdatum verzuimtraject bedoelen we de eerste verzuimdag van het verzuimtraject, wat overeenkomt met de het CBS begrip aanvangsdatum. De einddatum van het verzuimtraject is de dag voorafgaand aan de eerste dag dat de medewerker weer volledig aan het werk gaat. CBS gebruikt de term hersteld datum voor de dag dat de medewerker weer voor het eerst volledig aan het werk gaat. Dat is dus 1 dag later dan de einddatum van het verzuimtraject Een verzuimtraject is een verzuimperiode die start met de eerste verzuimdag en eindigt met de laatste verzuimdag. De laatste verzuimdag is de dag voorafgaand aan de eerste dag dat de werknemer weer volledig aan het werk gaat (moet ook zo in Verzuimexpert geregistreerd worden). Als gedurende het traject de medewerker kortstondig ( < 28 dagen) weer volledig aan het werk gaat, leidt die onderbreking niet tot een nieuw traject. We spreken dan van samengesteld verzuim. Is de onderbreking van het (gedeeltelijke) verzuim 28 dagen of meer dan is er wel sprake van een nieuw verzuimtraject. Een enkelvoudig verzuimtraject is een ononderbroken periode van ziekte. Een verzuimtraject bestaat dus uit een of meer enkelvoudige trajecten. Enkelvoudige trajecten van hetzelfde samengestelde verzuimtraject zijn van elkaar gescheiden door periodes van minder dan 28 kalenderdagen waarin de medewerker volledig aan het werk is. Als iemand zich binnen 28 dagen nadat hij weer volledig aan het werk is gegaan, weer geheel of gedeeltelijk ziek meldt, ontstaat er een nieuw enkelvoudig verzuimtraject, als onderdeel van het reeds bestaande (samengestelde) traject. Met het trajectverloop van een enkelvoudig traject wordt de onafgebroken periode binnen een enkelvoudig traject bedoeld met een ongewijzigd ziektepercentage. Bij een gedeeltelijke hersteld melding wijzigt het ziektepercentage en eindigt het lopende trajectverloop op de voorgaande dag en start een nieuw trajectverloop vanaf de eerste dag waarvoor het nieuwe ziektepercentage geldt. Samenvattend: Een verzuimtraject bestaat uit een of meer niet aansluitende enkelvoudige trajecten. Een enkelvoudig traject bestaat uit een of meer onderling aansluitende trajectverlopen. FTE staat voor Full Time Equivalence. De FTE waarde is het aantal uren waaruit de werkweek van medewerkers met een voltijdcontract bestaat. Dat kan per werkgever verschillen. Veel voorkomende FTE waarden zijn: 36 uur en 40 uur, maar ook niet gehele uren kunnen als FTE-waarde voor komen. De FTE waarde wordt met behulp van een van 19 31

Dienstverband Deeltijdfactor (DTF) Verzuimdag de beheerschermen in VX vastgelegd bij de werkgever. Een dienstverband is een aaneengesloten periode waarin een werknemer gedurende een vast aantal uren per week functie-werkzaamheden verricht voor een afdeling. De deeltijdfactor is een eigenschap van het dienstverband van de medewerker en wordt verkregen door het aantal uren van het dienstverband te delen door de FTE waarde. Als de medewerker een dienstverband heeft voor 24 uur en voor de werkgever een werkweek van 40 uur heeft (= FTE waarde) dan is de deeltijdfactor voor dat dienstverband 0,6. Een dag waarop de medewerker geheel of gedeeltelijk ziek is en dus niet volledig werkt. Iedere kalenderdag van een enkelvoudig verzuimtraject is een verzuimdag. Voorbeeld Gebeurte nis Administratie: Startdatum traject Einddatu m traject Startdatum enkelvoudig Einddatum enkelvoudig Startdatum verloop Einddatum verloop Ziekte % 1 e ziekmelding, 100% ziek. Per 1 januari 2011 01/01/2011-01/01/2011-01/01/2011-100 % Gedeeltelijk hersteld melding, 50% per 15 januari 2011 01/01/2011-01/01/2011-01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011-50% Volledig hersteld melding, per 28 januari 2011 01/01/2011 27/01/2 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 011 15/01/2011 27/01/2011 50% Ziekmelding, 100% ziek, per 8 februari 01/01/2011-01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011-08/02/2011-100% Volledig hersteld melding per 3 maart 2011 01/01/2011 02/03/2 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 011 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011 02/03/2011 08/02/2011 02/03/2011 100% Ziekmelding 100% per 3 september 2011 01/01/2011 02/03/2 01/01/2011 27/01/2011 01/01/2011 14/01/2011 100% 011 15/01/2011 27/01/2011 50% 08/02/2011 02/03/2011 08/02/2011 02/03/2011 100% 03/09/2011-03/09/2011-03/09/2011-100% 20 31

4 KORTE UITLEG OVER BEREKENING VERZUIMCIJFERS 4.1 ZIEKTEVERZUIMPERCENTAGE (ZVP) Het ziekteverzuim % is gedefinieerd als: ZVP = [Verzuimomvang]/[Dienstverbandomvang] * 100% Bepaling van de verzuimomvang. De verzuimomvang is gelijk aan het totaal aantal in de verslagperiode verzuimde uren. Het totaal aantal verzuimde uren is de som van de verzuimde uren per dienstverband. Het aantal verzuimde uren per dienstverband is weer gelijk aan som van het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag. Het aantal verzuimde uren per dienstverbanddag is gegeven door de volgende uitdrukking: Verzuimde uren per dienstverbanddag = ziekte % op die dag X aantal te werken uren op die dag Bij het gebruik van de kalenderdagenmethode geldt: Aantal te werken uren op een kalenderdag = deeltijdfactor (DTF 1 ) * FTE 2 / 7 Bij het gebruik van de werkdagen methode geldt: Aantal te werken uren op een werkdag = deeltijdfactor (DTF 1 ) * FTE 2 / 5 Iedere kalenderdag van een enkelvoudig verzuimtraject draagt bij aan de verzuimomvang. 1 Zie hoofdstuk 2, er wordt per dag gerekend met de deeltijdfactor voor die dag. 2 Zie algemene begrippen 21 31

Tenslotte: als een verzuimtraject langer dan twee jaar duurt dragen de dagen die na die twee jaar vallen en waarin nog wel steeds verzuimd wordt, niet meer bij aan de verzuimomvang. Dat betekent dat vanaf de 730 e verzuimde dag (geteld vanaf de startdatum) van een (samengesteld) verzuimtraject de dan nog verzuimde dagen geen bijdrage meer leveren aan de verzuimomvang. Dus alleen de kalenderdagen die aan de hieronder staande eisen voldoen dragen bij aan de verzuimomvang van een dienstverband: de kalenderdag valt binnen de rapportageperiode de kalenderdag valt binnen de dienstverbandperiode op de kalenderdag is de medewerker nog niet 100% hersteld ( is een verzuimdag) het aantal verzuimde dagen voor dat traject bedraagt op die dag niet meer dan 730 kalenderdagen. Bepaling van de dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel: De dienstverbandomvang van een organisatieonderdeel is gelijk aan het totaal aantal uren dat in de verslagperiode voor dat organisatieonderdeel gewerkt moet worden. Dat is weer de som van de uren die iedere individuele medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken. Het aantal uren dat een medewerker op grond van zijn dienstverband voor het organisatieonderdeel moet werken, wordt als volgt bepaald: Aantal dienstverbanddagen van de medewerker dat valt binnen de rapportageperiode X gemiddeld aantal te werken uren per dag Gemiddeld aantal te werken uren per dag = Aantal uren te werken per week / 7 Aantal uren te werken per week is vastgelegd bij het dienstverband van de medewerker (= deeltijdfactor X FTE ). A. ZIEKMELDINGFREQUENTIE (ZMF) De ziekmeldingsfrequentie (ZMF) is gedefinieerd als het aantal keren dat medewerkers zich gemiddeld op jaarbasis ziek melden. De ziekmeldingsfrequentie is dus gedefinieerd als: ( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode) Bepaling van het aantal ziekmeldingen. Het aantal ziekmeldingen is het aantal keren dat medewerkers die tot dan toe volledig aan het werk waren, in de rapportageperiode worden ziek gemeld. Als een medewerker in de 28 dagen voorafgaand aan de ziekmelding ook al ziek is geweest, is er weliswaar sprake van samengesteld verzuim, maar telt de ziekmelding toch mee. (CBS definitie 2004). Bepaling van het gemiddeld aantal medewerkers in de rapportageperiode. Het gemiddeld aantal medewerkers wordt verkregen door het aantal medewerkers per dag te middelen over de dagen uit de rapportageperiode. De deeltijdfactor speelt daarbij geen rol. Het gemiddeld aantal medewerkers is dus gegeven door: Gemiddeld aantal medewerkers = aantal werknemer dagen in de rapportage periode / duur rapportageperiode 22 31

Het aantal medewerker dagen is het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode in dienst is, gesommeerd over alle medewerkers. Bepaling van de duur rapportageperiode. Het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode. Bovenstaande berekening is conform de CBS definitie. B. GEMIDDELDE ZIEKTEVERZUIMDUUR (GZVD) De gemiddelde ziekteverzuimduur wordt alleen berekend over de enkelvoudige verzuimtrajecten die in de rapportageperiode worden hersteld gemeld. De verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject is gelijk aan het aantal verzuimdagen van dat traject. Verzuimdagen die niet in de rapportageperiode vallen maar ervoor, tellen daarbij ook mee. De gemiddelde verzuimduur is dus gedefinieerd als: GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten / aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten Bepaling totale verzuimduur van een hersteld gemeld enkelvoudig traject. Aantal kalenderdagen dat deel uit maakt van het enkelvoudig traject. Echter vanaf de 730 e verzuimde dag van het traject, waarvan het enkelvoudig traject deel uit maakt, tellen de kalenderdagen niet meer mee, ook al maken ze wel deel uit van het enkelvoudig traject. De verzuimduur van een enkelvoudig traject kan dus minder zijn dan het aantal kalenderdagen waaruit het bestaat. 5 VERZUIMCIJFERS OPSPLITSEN A. VERZUIMCIJFERS PER ORGANISATIE-EENHEID De organisatieonderdelen van een bedrijf of groep van bedrijven vormen vaak een hiërarchische structuur. Een specifieke medewerker kan bovendien in de rapportageperiode met meerdere organisatieonderdelen, zelfs tegelijkertijd, een dienstverband hebben. Bij het bepalen van de verzuimcijfers per organisatieonderdeel moeten we er rekening mee houden, dat we geen dubbeltellingen krijgen. Stel een organisatie-eenheid bestaat uit een aantal subeenheden, dan worden de verzuimcijfers van die organisatie-eenheid als volgt bepaald: I.VERZUIMPERCENTAGE PER ORGANISATIE-EENHEID. De dienstverbandomvang van de organisatie-eenheid krijgen we door de dienstverbandomvang van de subeenheden bij elkaar te tellen, en te vermeerderen met de dienstverbandomvang van de medewerkers die rechtstreeks een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid (zie 4.1). Hetzelfde geldt voor de verzuimomvang van de afdeling. Het verzuimpercentage is dan gegeven door: Verzuimpercentage = verzuimomvang/dienstverbandomvang x 100% 23 31

II.ZIEKMELDINGSFREQUENTIE PER ORGANISATIE-EENHEID Voor de ziekmeldingsfrequentie van een organisatie-eenheid geldt de volgende formule (zie 4.2): ( aantal ziekmeldingen / gemiddeld aantal medewerkers ) X (365 / duur rapportageperiode) Het aantal ziekmeldingen per organisatie-eenheid is het aantal keren dat medewerkers die direct of indirect een dienstverband hebben met de organisatie-eenheid, zich ziek hebben gemeld. Als een medewerker op het moment van ziekmelden met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die ziekmelding toch maar een keer mee.. Het gemiddeld aantal medewerkers van de organisatie-eenheid is gegeven door: aantal contractdagen/aantal rapportage dagen. Het aantal contractdagen is gelijk aan de som van de contractdagen van de individuele medewerkers. Een contractdag is een dag waarop een medewerker met de organisatie-eenheid zelf of een van de subeenheden een dienstverband heeft. Als een medewerker op een bepaalde dag met meer dan een subeenheid een dienstverband heeft, telt die dag toch maar als één contractdag. III.GEMIDDELDE VERZUIMDUUR PER ORGANISATIE-EENHEID De gemiddelde verzuimduur is gegeven door (zie 4.3): GZVD = totaal van de verzuimduur van de in de rapportageperiode hersteld gemelde enkelvoudige trajecten / aantal in de rapportageperiode hersteld gemelde trajecten Een hersteld gemeld traject draagt alleen bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid waar de medewerker op de laatste verzuimdag van het traject in dienst was. Als de medewerker op de laatste verzuimdag bij meer subeenheden van een organisatie-eenheid in dienst is, draagt het traject toch maar een keer bij aan de gemiddelde verzuimduur van de organisatie-eenheid B. VERZUIMCIJFERS PER VERZUIMDUURKLASSEN Vaak wordt het verzuimpercentage verdeeld over verzuimduurklassen. De klassen die worden onderscheiden zijn: Kalenderdagmethode: Klasse Categorie 7 dagen of minder Kort 8 t/m 42 dagen Middellang 43 t/m 91 dagen Lang 92 t/m 182 dagen Lang 183 t/m 365 dagen Lang 366 t/m 730 dagen Lang Volgens de CBS definitie, wordt als volgt de indeling in verzuimduurklassen bepaalt: De duur van het verzuim is het aantal kalenderdagen vanaf de eerste dag van het verzuim tot de hersteldatum (of de einddatum van de verslagperiode indien het een lopend geval is). 24 31

Hiermee is CBS in haar beschrijving niet helemaal duidelijk: wat wordt bedoeld? Moeten trajecten die op de einddatum van de rapportageperiode nog lopend zijn als lopend worden beschouwd? Wat betekent dat de einddatum van de rapportageperiode gebruikt wordt voor de bepaling van de verzuimduur en de indeling in verzuimduurklassen, of moeten we gebruik maken van de herstel datum als we die al kennen ook al ligt die (ver) na het einde van de rapportageperiode? In dat geval wordende verzuimcijfers over een periode erg gevoelig voor het moment van opvragen. Als we later wel weten wanneer het traject is beëindigd komt hij in volgende rapportages plotseling in een andere verzuimduur categorie. Daarom hebben we gekozen voor de eerste interpretatie. Enkelvoudig trajecten worden ingedeeld in verzuimduurklassen aan de hand van de verzuimduur die ze aan het einde van de periode hebben. Het verzuimpercentage van de in categorie Y bestaat dus uit de bijdrage aan het verzuimpercentage van alle enkelvoudig trajecten die op het einde van de rapportageperiode deel uit maken van categorie Y. C. VERZUIMCIJFERS PER ZIEKMELDINGSKLASSE Naast de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie, worden medewerkers ook vaak ingedeeld in meldingsklassen. Bij het indelen in meldingsklassen wordt uitgegaan van het feitelijk aantal ziekmeldingen, niet genormeerd naar de rapportageduur van één jaar. Een overzicht bevat bijvoorbeeld: het gemiddeld aantal medewerkers dat zich in de rapportageperiode 0 keer heeft ziek gemeld 1 tot 3 keer heeft ziek gemeld Meer dan drie keer heeft ziek gemeld. Het gemiddeld aantal medewerkers per klasse wordt weer bepaald door het aantal medewerkersdagen van de medewerkers die vallen in de betreffende meldingsklasse te delen door de duur van de rapportageperiode. Per meldingscategorie Is de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) gelijk aan de som van de verzuimomvang (respectievelijk dienstverbandomvang) van de medewerkers die horen tot die meldingscategorie. Per meldingscategorie is de verzuimduur de gemiddelde verzuimduur van trajecten van medewerkers behorende tot de meldingscategorie en die in de rapportageperiode zijn beëindigd. D. LEEFTIJDSCATEGORIE. Verzuimcijfers kunnen ook naar leeftijdscategorieën worden onderverdeeld. Voor het verzuimpercentage wordt de bijdrage van een dienstverbanddag aan de verzuimomvang, de dienstverbandomvang en het gemiddeld aantal medewerkers bij een van de leeftijdscategorieën ondergebracht aan de hand van de leeftijd die de medewerker op de betreffende dag heeft. Voor de ziekmeldingsfrequentie is de leeftijd van de medewerker op de startdag van het enkelvoudig traject bepalend voor de leeftijdscategorie waar de ziekmelding wordt meegeteld. Voor iedere melding wordt bepaald wat de leeftijd van de medewerker is op de 1 e ziektedag. Als een medewerker zich 3 keer ziek meld en voor de 1 e ziekmelding in leeftijdscategorie 1 valt en voor de 2 e en de 3 e ziekmelding in categorie 2, dan draagt de 1 e ziekmelding alleen bij aan de ZMF van categorie 1 en de 2 e en 3 e ziekmelding aan de ZMF van categorie 2. 25 31

5 BIJLAGE: UITGEBREIDE UITLEG REKENMETHODES 5.1 VERZUIMPERCENTAGE Het verzuimpercentage geeft een indicatie van het percentage aan beschikbare werktijd dat verloren is gegaan aan verzuim. In het rapport verzuimpercentage toont VerzuimXpert het verloop van het verzuimpercentage door per opeenvolgende periode uit het rapportagetijdvak het verzuimpercentage in een grafiek te tonen. Het verzuimpercentage wordt berekend voor de geselecteerde werkgever, afdeling of medewerker. In de berekening van het verzuimpercentage voor een afdeling of werkgever worden alle medewerkers van de afdeling én alle subafdelingen in de berekening betrokken. Berekeningsstappen: De organisatorische eenheid waarvoor het verzuimpercentage wordt berekend, wordt geselecteerd in de organisatiestructuur van VX. Van de geselecteerde organisatorische eenheid wordt bepaald welke medewerkers tijdens de betreffende periode direct of indirect (= bij een subafdeling van geselecteerde organisatorische eenheid) een dienstverband hadden. Van de geselecteerde medewerkers, wordt de omvang van het dienstverband bepaald. De omvang van het dienstverband is het aantal kalenderdagen dat de medewerker in betreffende periode in dienst is geweest, vermenigvuldigt met zijn deeltijdfactor. De dienstverbandomvang van de organisatorische eenheid is de omvang van de dienstverbanden van de geselecteerde medewerkers bij elkaar geteld. Toelichting 1 Stel het rapportagetijdvak is van 1 januari 2005 tot en met 30 juni 2005. Er wordt over dat tijdvak in maandelijkse periodes gerapporteerd. Rapportage tijdvak bestaat dan uit 181 kalenderdagen. Stel verder dat werknemer X vanaf 1 april 2005 tot en met 31 augustus 2005 voor 50% (= de deeltijdfactor) verbonden is geweest aan afdeling A. De medewerker is in de rapportageperiode dus 91 dagen voor 50% verbonden geweest aan de afdeling. Zijn dienstverbandomvang voor het hele tijdvak bedraagt dan 45,5 dagen, als volgt over de maanden verdeeld: januari: 0; februari: 0; maart: 0; april: 15; mei: 15,5; juni: 15. Van de geselecteerde medewerkers wordt het aantal ziektedagen bepaald. Het aantal ziektedagen is gelijk aan het aantal kalenderdagen in het rapportage tijdvak, waarop de medewerker als ziek stond geregistreerd. De eerste en laatste ziektedag tellen mee als één volledige ziektedag, ook als de medewerker die dag slechts gedeeltelijk heeft verzuimd. Aan de hand van het aantal ziektedagen wordt het aantal gewogen ziektedagen van een medewerker bepaald. Het aantal gewogen ziektedagen is het aantal ziektedagen gecorrigeerd voor de deeltijdfactor en het ziektepercentage. Toelichting 2 26 31

Het kan voorkomen dat iemand door zijn ziekte niet volledig ongeschikt is om werk te verrichten maar dat hij/zij nog voor een deel zou kunnen doorwerken. Dat wordt uitgedrukt in het ziekte percentage. Is iemand 100% ziek dan is hij niet tot werken in staat is iemand 10% ziek, dan kan hij nog voor 90% van zijn tijd werken. Het aantal gewogen ziektedagen van de organisatorische eenheid is de gewogen ziektedagen van de geselecteerde medewerkers bij elkaar geteld Het verzuimpercentage van een organisatorische eenheid voor een periode is dan het aantal gewogen ziektedagen gedeeld door de dienstverbandomvang. Toelichting 3 Stel de in toelichting 3 genoemde medewerker X is in de rapportageperiode 2 maal ziek geweest, eenmaal gedurende 4 dagen in april voor 100% en eenmaal gedurende 5 dagen voor 50% in mei en aansluitend 5 dagen voor 50% in juni. Dan is voor hem/haar het aantal ziektedagen in het gehele rapportagetijdvak 4 + 5 + 5 = 14. Het aantal gewogen ziektedagen is dan ( 4*100% + 10* 50%) * 50%( de deeltijdfactor) = 4,5. Per maand wordt dat het aantal gewogen ziektedagen: januari t/m maart: 0; april 2: mei 1,25; juni 1,25. Toelichting 4 Het verzuimpercentage voor medewerker X voor het hele rapportage tijdvak is 4,5/45,5 = 9,89% (= aantal gewogen ziektedagen gedeeld door de dienstverbandomvang). Per maand wordt dat januari t/m maart: 0% (maar ook 0 dienstverbandomvang); april 13,33% (=2/15); mei 8,06%(=1,25/15,5); juni 8,33%(=1,25/15). 5.1.1 IN FORMULEVORM Verzuimpercentage van de organisatorische eenheid (OE) = (gewogen aantal ziektedagen van de OE) / (dienstverbandomvang van de OE) Waarbij: gewogen aantal ziektedagen van de OE = (het gewogen aantal ziektedagen per medewerker ) gesommeerd over alle medewerkers. gewogen aantal ziektedagen per medewerker = deeltijdfactor * [ (aantal ziektedagen per periode) * (100% - ziekte% van de periode ) gesommeerd over alle ziekteperiodes ] deeltijdfactor = het percentage dat de medewerker in deeltijd werkt. Bij een volledige werkweek van 36 uur en een dienstverband van 12 uur is de deeltijdfactor 12/36 = 33 1 /3%. aantal ziektedagen per periode = aantal kalenderdagen van de rapportageperiode waarop de medewerker als ziek staat geregistreerd ziekte% = percentage van de werktijd dat iemand op grond van zijn ziekte niet kan werken. 27 31

dienstverbandomvang van de OE = (dienstverbandomvang per medewerker) gesommeerd over alle medewerkers dienstverbandomvang per medewerker = (aantal dagen in dienst) * deeltijdfactor aantal dagen in dienst = het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode aan de organisatorische eenheid is verbonden Opmerking Op deze wijze berekenen van het verzuimpercentage komt overeen met de definities van het CBS. Voor een discussie over de nauwkeurigheid waarmee dit percentage een benadering geeft van de verzuimde werktijd verwijzen we naar de brochure van het CBS. Daar kunt u vinden dat deze benadering in vrijwel alle gevallen verbazend nauwkeurig is. 5.2 MELDINGSFREQUENTIE De Meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker in de gekozen periode. Het aantal ziekmeldingen per periode is natuurlijk sterk afhankelijk van de lengte van de periode. Hoe langer de periode, hoe meer ziekmeldingen. Om de meldingsfrequentie van uiteenlopende periodes toch zinvol met elkaar te kunnen vergelijken, wordt het gemiddeld aantal ziekmeldingen genormeerd op één jaar (conform de CBS standaard). In de rapportage meldingsfrequentie toont VerzuimXpert het verloop in de tijd van de meldingsfrequentie door per opeenvolgende periode de meldingsfrequentie in een grafiek te tonen. De meldingsfrequentie wordt berekend voor de geselecteerde werkgever, afdeling of werkgever en een periode uit het geselecteerde tijdvak. In de meldingsfrequentie voor een afdeling worden alle medewerkers van die afdeling én van alle subafdelingen in de berekening betrokken. Berekeningsstappen: De organisatorische eenheid waarvoor de meldingsfrequentie wordt berekend, wordt geselecteerd in de organisatiestructuur van VX. Van de geselecteerde organisatorische eenheid wordt welke medewerkers tijdens de betreffende periode direct of indirect (= bij een subafdeling van geselecteerde organisatorische eenheid) een dienstverband hadden. Aan hand van de geselecteerde medewerkers, wordt het gemiddeld aantal medewerkers in dienst bij die afdeling in die periode, bepaald. Dit gaat als volgt: Bepaal van iedere medewerker in dienst, het aantal dienstverbanddagen dat hij/zij heeft in de betreffende periode bij die afdeling. Bepaal het totaal aantal dienstverbanddagen van de afdeling voor die periode door die van de medewerkers bij elkaar te tellen. Bepaal het gemiddeld aantal medewerkers in dienst door het totaal aan dienstverbanddagen te delen door het aantal kalenderdagen van de betreffende periode. 28 31

Toelichting 1: Stel een afdeling heeft in de maand januari 3 medewerkers in dienst. Waarvan er één pas vanaf 15 januari in dienst is gekomen. Van de andere twee heeft er een een deeltijddienstverband van 50%. Het aantal dienstverbanddagen voor de maand januari is dan: 2 x 31 + 17 = 79. Het gemiddeld aantal medewerkers in januari is dus 79/31 = 2,55. Bij het gemiddeld aantal medewerkers in een periode bij een afdeling wordt geen rekening gehouden met de deeltijdfactor. Van de geselecteerde medewerkers wordt bepaald hoe vaak zij zich in de betreffende periode hebben ziek gemeld. Ziekte trajecten die al gestart zijn voor de aanvang van de periode worden niet meegeteld. Bij samengesteld verzuim worden de enkelvoudige gevallen waaruit het samengesteld verzuim is opgebouwd individueel mee geteld. Een ziektetraject dat overgaat in zwangerschaps- of bevallingsverlof eindigt op de dag waarop het zwangerschapsverlof ingaat. Als het zwangerschaps- of bevallingsverlof eindigt terwijl de medewerkster nog ziek is, moet als een ziekmelding worden meegeteld. Het zwangerschapsverlof zelf geldt niet als een ziekmelding. Overgang van volledig naar gedeeltelijk verzuim wordt niet als een aparte ziekmelding meegeteld. Door het totaal aantal ziekmeldingen te delen door het gemiddeld aantal medewerkers in de betreffende periode krijg je het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker. De ziek meldingsfrequentie ontstaat door het gemiddeld aantal ziekmeldingen te schalen naar één jaar. 5.2.1 IN FORMULEVORM Berekeningen: meldingsfrequentie = [ (aantal ziekmeldingen) / gemiddeld aantal medewerkers) ] X [ (aantal kalenderdagen per jaar) / (aantal kalenderdagen van de rapportageperiode) ] Waarbij: gemiddeld aantal medewerkers = [ (aantal dagen in dienst) gesommeerd over alle medewerkers ]/( aantal kalenderdagen van de rapportageperiode ) aantal dagen in dienst = het aantal kalenderdagen dat een medewerker in de rapportageperiode aan de organisatorische eenheid is verbonden. Voorbeeld 1: 29 31

Stel op een afdeling zijn vanaf 1 januari 4 medewerkers in dienst. Op 1 februari worden twee nieuwe medewerkers aangenomen, terwijl op 1 maart er één medewerker uit dienst gaat. Dan is het gemiddeld aantal medewerkers voor die afdeling voor het eerste kwartaal (= 90 kalenderdagen): 4 + 2 x (28 + 31)/90 1 x 31/90 = 4 + 1,31 + 0,34 = 5,65 medewerkers Voorbeeld 2: Stel op een afdeling werken 30 medewerkers die zich het eerste kwartaal samen 12 maal hebben ziek gemeld, dan bedraagt het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker voor dat kwartaal bij die afdeling 12/30 = 0,4. De meldingsfrequentie is dan genormeerd: 0,40 * 365 / (31 + 28 + 31) = 1,62. 5.3 GEMIDDELDE VERZUIMDUUR De gemiddelde verzuimduur heeft betrekking op de duur van de ziekte. De lijst in VerzuimXpert toont: de gemiddelde verzuimduur in dagen voor de geselecteerde werkgever of afdeling in de geselecteerde periode. Soort: grafiek. Uitgangspunten: Meegenomen wordt in de geselecteerde periode - alle verzuimdagen van de in de periode beëindigde verzuimgevallen. - alle in de periode beëindigde verzuimgevallen. - verzuimgevallen van 104 weken waarbij de einddatum in de geselecteerde periode valt. Nieuwe ziekmeldingen in de periode worden niet meegenomen. Beëindigde gevallen zijn verzuimgevallen waarvan de hersteldatum in de periode valt. Ziektedagen van beëindigde gevallen zijn alle dagen vanaf de aanvangsdag van verzuim tot aan de hersteldatum. Dus ook de ziektedagen die vóór de periode vallen worden meegerekend. Een partiële verzuimdag geldt als één dag. Heeft een werknemer in korte tijd meerdere ziekteperioden met begin en einddatum dan worden de periodes als verschillende verzuimgevallen geteld. Gaat een werknemer van 100% ziekte weer gedeeltelijk werken, dan geldt dit als één verzuimgeval, die pas eindigt als de werknemer weer voor 100% aan het werk gaat. Pt en ao worden niet meegenomen in de berekening. Meegeteld worden alleen de ziekmeldingen die werden beëindigd in de geselecteerde periode. Hierbij wordt géén rekening gehouden met de omvang van het dienstverband. 5.3.1 IN FORMULEVORM Gemiddelde verzuimduur = [ (de duur per ziektegeval) gesommeerd over alle ziektegevallen, beëindigd in de rapportageperiode ] / 30 31

totaal aantal beëindigde ziektegevallen in periode t duur per ziektegeval = aantal aaneengesloten kalenderdagen dat de medewerker als ziek of gedeeltelijk ziek staat geregistreerd De gemiddelde ziekteverzuimduur is dus gebaseerd op de beëindigde verzuimgevallen in de rapportageperiode. De duur van een verzuimgeval is gegeven door het aantal kalenderdagen vanaf de aanvangsdatum van het ziekteverzuim tot de hersteldatum (tot en met de laatste ziektedag). Gedeeltelijke verzuimdagen gelden als hele verzuimdagen. Per definitie valt de hersteldatum dus binnen rapportageperiode. Gaat een medewerker weer aan het werk en wordt hij na een paar dagen weer ziek, dan worden beide periodes als verschillende ziektegevallen geteld. Gaat een medewerker na een periode van volledige ziekte weer voor halve dagen werken, dan wordt dat als één ziektegeval gezien, die pas eindigt als de medewerker weer volledig aan het werk gaat. Bij de bepaling van de verzuimduur van deeltijders wordt de deeltijdfactor niet toegepast. Met andere woorden: hij wordt dus als fulltimer meegerekend. Een deeltijder (werkt maandag en vrijdag de hele dag, dinsdag en donderdag halve dagen en woensdag niet deeltijdfactor is 24/40 = 0,60) die twee weken niet werkt wegens ziekte is dus veertien dagen ziek. Voorbeeld: Op een afdeling werken 4 mensen, één ervan is langdurig ziek geweest (100 dagen). In de maand januari is hij na deze lange ziekte periode weer aan het werk gegaan. Van de andere drie medewerkers is er één op 28 januari ziek geworden. Deze medewerker is op 4 februari weer aan het werk gegaan. Dan is het aantal beëindigde ziektegevallen in de maand januari dus slechts 1. De gemiddelde verzuimduur voor de maand januari is dan dus 100 dagen. De gemiddelde verzuimduur kan dus langer zijn dan de lengte van de periode waarover gerapporteerd wordt! 31 31