IMPACT GENOMEN BESLUITEN HNS

IMPACT GENOMEN BESLUITEN HNS Een overzicht van besluiten die zijn genomen in het kader van Het Nieuwe Studielink en de daarbij behorende impact voor onderwijsinstellingen. Versie: 0.3 Datum: 17-04-2018 Auteur: Jessica Leich 1

Documentrevisie en distributie Versie Datum Revisiebeschrijving Verwerkt door 0.1 15-02-2018 Eerste oplevering JL 0.2 26-02-2018 Aanvullingen door DS JL - instellingsvragen voor ingebruikname HNS controleren - impact eenvoudigere DM: 3 e kan mogelijk geen hergebruik DIM kiezen - email aan studenten met andere vooropleidingen wordt alléén verstuurd als instelling deze inricht 0.3 17-04-2018 Nieuwe besluiten: JL - Vakverificaties van onderwijsinstelling worden niet overgenomen - Nieuw proces geheim adres - Vragen en antwoorden doorgeven in de taal 2

INHOUDSOPGAVE Inleiding... 5 Genomen besluiten met impact... 5 Besluit: Andere opzet e-mails... 5 Besluit: Tonen indicatie collegegeld niet herbouwen... 6 Besluit: Per alternatieve opleiding opleidingsvorm en vestiging instelbaar... 7 Besluit: Bedrag collegegeld betaald niet meer tonen in HNS... 7 Besluit: Wijziging betaalflow zodat student machtiging in 1 stap kan afgeven... 8 Besluit: Eenvoudigere versie oude digitale machtiging... 9 Besluit: Andere opzet invoer instellingsvragen... 10 Besluit: Controle op karakterset aanpassen naar UTF8... 11 Besluit: E-mail mogelijkheid vanuit Studielink Dashboard niet herbouwen... 11 Besluit: Uitgeven SL-account via Dashboard niet herbouwen... 12 Besluit: Functionaliteit ontkoppelen SL SIS vervalt... 13 Besluit: Geen controle op aantal keer wijzigen persoonsgegevens... 13 Besluit: Lange naam voor instelling en opleiding gebruiken... 14 Besluit: Vinkje Ik weet mijn geboortedatum niet komt te vervallen... 14 Besluit: studenten geen cijfers meer laten invoeren bij HAVO en VWO (na 2006)... 15 Besluit: Versimpeling van 'oude vooropleiding'... 16 Besluit: Verwachte diplomadatum niet meer uitvragen indien diploma nog niet behaald is... 16 Besluit: Gebruik BRP voorvoegsel stamtabel... 17 Besluit: Geen berichten meer opsparen... 18 Besluit: Vereenvoudigen blokkade bij foutief inloggen... 18 Besluit: Velden voor bepaling toelating vervallen in msg25... 19 Besluit: Vervallen controle op geldigheid land in KVA... 20 Voorgenomen besluit: Geen controle meer op logische sleutel... 21 Besluit: Sterke authenticatie via Soft Token (Google Authenticator)... 21 Besluit: Minder velden tonen in overzicht berichten per student... 22 Besluit: Vragen en antwoorden doorgeven in de taal waarin de student deze invult... 23 Besluit: Nieuw proces geheim adres... 23 Besluit: Vakverificaties worden niet meer overgenomen in Studielink... 24 Genomen besluiten zonder impact... 26 Besluit: Aantal onderdelen vervallen bij proces Verzoek tot inschrijving... 26 Besluit: Geen afwijkende tekstvoorziening Duitse taal... 26 Besluit: Geen beheerfunctie voor teksten en mededelingen... 27 3

Besluit: Niet herbouwen verplichte functionaliteit wijzigen wachtwoord dat niet aan de standaard voldoet 27 Besluit: Conversie variant msg34 vervalt... 27 Besluit: Vragen en antwoorden worden doorgegeven in de taal waarin de student deze invult... 28 Besluit: Boomstructuur berichten worden niet herbouwd... 28 Besluit: Beroepseisen negeren... 28 Besluit: Minder velden tonen in overzicht berichten per student... 29 Besluit: Reden afplakken berichten niet meer aanbieden... 29 Besluit: Relatie ISAT-code en onderwijsniveau fase wordt genegeerd... 29 Besluit: Europees / Internationaal baccalaureate als niveau vooropleiding tonen... 29 Besluit: Lettertype/huisstijl nieuwe Studielink site... 30 Besluit: Vooropleiding Nederlandse Antillen versimpelen... 30 4

INLEIDING In dit document Impact genomen besluiten zijn alle tot nog toe genomen besluiten in het kader van HNS beschreven. Hierbij is per besluit kort beschreven wat de impact is voor onderwijsinstellingen. Dit document kan als werkboek gebruikt worden door onderwijsinstellingen ter voorbereiding op de overgang naar het nieuwe Studielink. GENOMEN BESLUITEN MET IMPACT BESLUIT: ANDERE OPZET E-MAILS Huidige situatie in Studielink Momenteel kent het huidige Studielink de volgende typen e-mailberichten: e-mails die worden verzonden maar niet getoond op het dashboard e-mails die altijd worden verzonden (volledig SL tekst) e-mails die altijd worden verzonden waar een procedure van een instelling aan toegevoegd wordt (soms van meerdere instellingen) mededelingen die niet worden verzonden maar wel worden getoond in het dashboard een "verzamelmail" met een aankondiging dat er nieuwe berichten zijn. In HNS is geen onderscheid meer tussen e-mails die direct verstuurd worden en berichten die alleen als mededeling in het studenten Dashboard getoond worden. Alle communicatie wordt direct per e-mail verstuurd. Direct een e-mail versturen vanuit Dashboard (Studentgegevens > Personalia > Contactgegevens > Verstuur e-mail) vervalt Het onderstaande verzamelbericht wordt niet meer verstuurd: In HNS komen twee soorten e-mails: 1. E-mails waarvan de standaard tekst volledig door Studielink wordt bijgehouden en die altijd verstuurd worden 2. E-mails waarvan de onderwijsinstelling zelf de tekst volledig mag inrichten. Indien de onderwijsinstelling geen tekst inricht dan wordt er GEEN mail verstuurd in de betreffende 5

situatie. Er zal vanuit het Studielink Kenniscentrum een set defaultteksten beschikbaar worden gesteld voor deze berichten. Als een instellingsemail (waarvan de instelling zelf de tekst moet inrichten): Nederlands wordt leeggelaten: email wordt niet verstuurd (ook niet als Engels en/of Duits wel is ingevuld); Nederlands wordt ingevuld, Engels en Duits niet ingevuld, bericht wordt naar alle studenten in het Nederlands verstuurd; Nederlands en Engels wordt ingevuld, student met Duitse taalvoorkeur ontvangt bericht in Engels De aanhef (Beste <roepnaam>) en afsluiter (Met vriendelijke groet, Studielink) wordt altijd gelijkgetrokken met de taal waarin het bericht wordt verstuurd. SIS: geen Emails: De instellingen moeten ruim op tijd kijken naar welke berichten zij allemaal moeten gaan voorzien van eigen teksten. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de standaardteksten die beschikbaar worden gesteld door het Studielink Kenniscentrum. Zodra deze teksten zijn afgestemd met de redactiegroep, zullen deze worden gedeeld met de instellingen. BESLUIT: TONEN INDICATIE COLLEGEGELD NIET HERBOUWEN Huidige situatie in Studielink In het Dashboard voor instellingen is een tabblad Indicatie soort collegegeld. Uit navraag onder de instellingen is gebleken dat de informatie die hieronder te vinden is, niet wordt gebruikt. Tonen indicatie collegegeld in het Dashboard voor instellingen wordt niet herbouwd in HNS Onderwijsinstelling kan via Inzien student wel deze gegevens bekijken, bovendien worden alle gegevens ook rechtstreeks naar het SIS gestuurd en kan men ze ook daar bekijken. 6

Besluit: PER ALTERNATIEVE OPLEIDING OPLEIDINGSVORM EN VESTIGING INSTELBAAR Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink is het bij het inrichten niet mogelijk om per alternatieve opleiding aan te geven welke opleidingsvormen kiesbaar moeten zijn door de student. Studenten dienen daardoor soms een VTI in voor een combinatie alternatieve opleiding, plaats en opleidingsvorm (VT/DT/DU) die niet bestaat. In HNS kan de instelling per alternatieve opleiding aangeven welke opleidingsvorm(en) en bij welke vestigingen deze wordt aangeboden. Hierdoor wordt het voor de student niet meer mogelijk om een niet bestaande keuze te maken. Bij het inrichten moet de instelling erop letten dat per alternatieve opleiding de juiste opleidingsvormen worden gekoppeld. In het huidige Studielink wijzen sommige instellingen de student er via instellingsvragen op dat zij de juiste vorm moeten kiezen. Deze instellingsvragen moeten worden herzien (zijn overbodig) in HNS. BESLUIT: BEDRAG COLLEGEGELD BETAALD NIET MEER TONEN IN HNS In het huidige Studielink moeten onderwijsinstellingen in msg19 waarmee ze bevestigen dat de student aan zijn/haar betaalverplichting heeft voldaan altijd een bedrag collegegeld betaald doorgeven. Dit bedrag wordt getoond in het dashboard van de instelling bij de betaalgegevens van de student.de informatie is voor de onderwijsinstellingen echter ook gewoon beschikbaar in hun eigen SIS. 7

In HNS hoeven instellingen het bedrag collegegeld niet meer mee te geven in msg19. Tevens zal de hoogte collegegeld in het Dashboard voor instellingen niet meer worden getoond. De instelling kan dit nagaan in het eigen SIS. De enige (positieve) impact is dat de instelling de hoogte van het collegegeld niet meer hoeft in te vullen. Overigens moet er bij een BBC (Bewijs Betaald Collegegeld) wel een bedrag worden meegegeven. Dit proces voor specifiek het BBC zal nog worden uitgewerkt. BESLUIT: WIJZIGING BETAALFLOW ZODAT STUDENT MACHTIGING IN 1 STAP KAN AFGEVEN Momenteel voert de student betaalgegevens in en moet daarna in een aparte stap zijn digitale machtiging bevestigen. Deze tweede stap wordt vaak vergeten doordat studenten denken na stap 1 klaar te zijn. Reeds in 2012 zijn aanpassingen gedaan die het mogelijk maken dat een SIS direct bij ontvangst van een VTI een msg20 kan sturen met daarin alle benodigde informatie voor alle betaalvormen en termijnen. In HNS zal reeds na het indienen van een VTI een msg20 verstuurd moeten worden met daarin alle benodigde inforatie. Dit maakt het mogelijk dat de student in één flow zijn betaalgegevens invoert en de machtiging bevestigd. SIS: De meeste SIS-sen kunnen deze nieuwe situatie al ondersteunen of hebben een "schakelaar" waardoor deze oplossing ondersteund kan worden. Specifiek voor instellingen die SAP gebruiken: de versie van SAP die deze functionaliteit ondersteunt moet voor 1 oktober 2018 worden geïnstalleerd (bij voorkeur eerder op een testomgeving i.v.m. de acceptatie- en ketentest). Website/e-mails: instellingen dienen in de eigen communicatiekanalen (website, e-mails) na te gaan of de oude werkwijze van het bevestigen in twee stappen ergens wordt vermeld. In dat geval dient deze tekst aangepast te worden. 8

Instellingsvragen: sommige instellingen wijzen studenten er via instellingsvragen op dat zij in een tweede stap de machtiging nog moeten bevestigen. Dit soort instellingsvragen zijn in HNS overbodig. BESLUIT: EENVOUDIGERE VERSIE OUDE DIGITALE MACHTIGING Naast DIM is er nog de oude digitale machtiging. Uiteindelijk zal de oude digitale machtiging uitgefaseerd worden, maar tot die tijd moet deze nog wel ondersteund worden in HNS. In HNS hoeven derden die de digitale machtiging willen bevestigen, niet meer in te loggen met DigiD. Gevolg hiervan is dat derden die betalen geen Hergebruik DIM van vorig jaar kunnen kiezen, doordat Studielink niet kan controleren of het om dezelfde persoon gaat. Daarnaast kan de student als deze zelf betaalt, in één flow de betaalgegevens invullen en machtiging bevestigen. SIS: geen Website/e-mails: instellingen dienen in de eigen communicatiekanalen (website, e-mails) na te gaan of de oude werkwijze van het bevestigen in twee stappen ergens wordt vermeld. In dat geval dient deze tekst aangepast te worden. 9

BESLUIT: ANDERE OPZET INVOER INSTELLINGSVRAGEN Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink kunnen onderwijsinstellingen vragen en antwoorden inrichten die op diverse plaatsen in het proces aan de studenten gesteld worden. De inrichting van de vragen is ingewikkeld en het is moeilijk voor instellingen om een goed overzicht te houden op welke vragen bij welke groepen studenten en onder welke voorwaarden worden gesteld. De instellingsvragen zullen via een Excel spreadsheet in Studielink worden ingevoerd. Daarnaast komt er een onderdeel waarin de instellingsbeheerder kan zien wat de student ziet Voordelen invoer vanuit een spreadsheet: De vragenlijst in de spreadsheet kan zowel voor de invoer in SL als voor de afstemming intern binnen de instelling gebruikt worden, vragen hoeven niet meer na invoer via de beheerinterface nog eens overgezet te worden naar een spreadsheet. De spreadsheet die gebruikt wordt voor de interne afstemming is hiermee ook altijd synchroon met de inrichting in SL Nadat een vragenlijst is uitgeprobeerd op de testomgeving kan deze zonder extra inspanning worden ingelezen op de productieomgeving. Een vastgestelde vragenlijst kan voor het volgende jaar worden gekopieerd, aangepast en opnieuw op de testomgeving en productie worden ingelezen. Verbeteringen ten opzichte van het huidige Studielink: Nadat de spreadsheet ingelezen is kan deze worden getest middels enkele filterboxen waarmee bekeken kan worden hoe de lijst er voor diverse groepen studenten uit komt te zien Geen beperking op aantal niveaus vervolgvragen Het wordt mogelijk om een vervolgvraag aan meerdere hoofdvragen te koppelen en ook dezelfde vervolgvraag aan meerdere antwoorden Standaard antwoordcodes en teksten hoeven maar 1 keer in het spreadsheet gezet te worden en kunnen bij elke vraag simpel door de code gekoppeld worden (in het huidige SL moeten de antwoorden bij elke vraag opnieuw gedefinieerd worden) Advies voor instellingen is om ruim op tijd de instellingsvragen via de spreadsheet op de testomgeving te gaan invoeren. Op die manier is er voldoende tijd om te wennen aan deze nieuwe manier van invoeren. Wanneer de vragenlijst op de testomgeving ingelezen en gecontroleerd is, dan kan deze hiervandaan worden ingelezen op de productieomgeving. Een meer algemene opmerking bij de instellingsvragen is dat deze voor de livegang van HNS een keer goed door de instelling bekeken dienen te worden. In het huidige Studielink worden instellingsvragen bijvoorbeeld nog gebruikt voor opmerkingen over functionaliteit die niet goed werkt, welke in HNS wel goed werkt. 10

BESLUIT: CONTROLE OP KARAKTERSET AANPASSEN NAAR UTF8 Momenteel worden in sommige naam- en adresvelden in de Studielink Frontoffice een aantal diakrieten niet toegestaan. Alleen karakterset L en H zijn toegestaan. Bepaalde Vietnamese tekens kunnen hierdoor niet worden ingevoerd. In HNS wordt UTF-8 toegestaan, dat wil zeggen dat de controle op het koppelvlak komt te vervallen. De controle in het Dashboard voor instellingen blijft nog wel bestaan om te voorkomen dat bijvoorbeeld ook Chinese tekens kunnen worden ingevoerd. Met de Technische Werkgroep is reeds afgestemd en alle SIS-sen kunnen UTF-8 gewoon verwerken. BESLUIT: E-MAIL MOGELIJKHEID VANUIT STUDIELINK DASHBOARD NIET HERBOUWEN Vanuit het Dashboard voor instellingen is er de mogelijkheid om aan de student een e-mail te sturen. Deze functionaliteit blijkt weinig gebruikt te worden en daarbij is er een goed alternatief, door de mail vanuit het eigen emailpakket of het SIS te versturen. 11

Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. Instellingen die wel van deze functionaliteit gebruik maken dienen hiervoor een andere manier te vinden door bijvoorbeeld een msg22 te versturen. BESLUIT: UITGEVEN SL-ACCOUNT VIA DASHBOARD NIET HERBOUWEN Er is een (zeer) kleine groep studenten die in Nederland woont maar geen DigiD kan aanvragen. Hiervoor is er in SL een functionaliteit beschikbaar waarmee de instelling voor de student een SL account (dus zonder DigiD) aan kan maken. Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. Er zijn alternatieven om dit probleem op te lossen: - Via het SIS een vti indienen (msg34), student krijgt dan automatisch een SL account - Student een account laten aanmaken met fictief buitenlands adres en deze later omzetten naar Nederlands adres In het geval van een student die in Nederland woont en geen DigiD kan aanvragen, dient de onderwijsinstelling gebruik te maken van een van bovengenoemde manieren om een SL account te verkrijgen. 12

BESLUIT: FUNCTIONALITEIT ONTKOPPELEN SL SIS VERVALT In Studielink is functionaliteit aanwezig waarmee de onderwijsinstelling de relatie tussen SL en hun SIS kunnen verbreken voor een groep studenten waarvan zij de Studielinknummers aanleveren in een tekstbestand. Deze functionaliteit is grotendeels overbodig geworden doordat accounts die niet meer actief zijn na 2 jaar worden opgeschoond. Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. De instelling kan zelf geen relaties meer beëindigen en zal wellicht nog berichten ontvangen voor studenten die uit het SIS verwijderd zijn. Op termijn zal er iets worden gebouwd waarmee na een bepaalde periode na het laatste actieve verzoek, geen berichten meer worden verstuurd aan het SIS. BESLUIT: GEEN CONTROLE OP AANTAL KEER WIJZIGEN PERSOONSGEGEVENS Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink is een controle opgenomen dat een student maximaal 3 keer zijn persoonsgegevens mag wijzigen. Deze controle wordt niet herbouwd. Het kan voorkomen dat bij buitenlandse studenten er iets meer wijzigingen voorkomen voordat de identiteit geverifieerd is. 13

BESLUIT: LANGE NAAM VOOR INSTELLING EN OPLEIDING GEBRUIKEN Huidige situatie in Studielink In de huidige Studielink applicatie wordt op sommige plaatsen de (ver)korte naam voor onderwijsinstellingen en opleidingen (CROHO) gebruikt / getoond in de Frontoffice student. In sommige gevallen zijn dit nogal cryptisch afgekorte benamingen die voor de student niet duidelijk zijn. Uit Usability oogpunt en om te zorgen dat de student zo duidelijk mogelijke informatie heeft bij de selectie van opleidingen voor een verzoek tot inschrijving, wordt besloten dat altijd de lange naam gehanteerd wordt (max 255 tekens). Nagaan of in communicatiekanalen als website/email instructies voor studenten staan waarin de verkorte naam genoemd wordt. BESLUIT: VINKJE IK WEET MIJN GEBOORTEDATUM NIET KOMT TE VERVALLEN In de Frontoffice student is bij het invoeren van de persoonsgegevens een vinkje Ik weet mijn geboortedatum niet beschikbaar. Dit is voor studenten die deze daadwerkelijk niet weten, echter veroorzaakt dit vinkje nogal wat verwarring onder studenten. Het komt sporadisch voor dat een student de geboortedatum niet weet. 14

Het vinkje wordt niet herbouwd. De student wordt bij het veld Geboortedatum, door middel van een (?) verteld wat deze moet doen (namelijk invullen: 01-01-geboortejaar). De geboortedatum wordt nu doorgegeven als 01-01-geboortejaar, net als nu, maar instelling moet zelf m.b.v. een identiteitsbewijs vaststellen dat het om een incomplete geboortedatum gaat. BESLUIT: STUDENTEN GEEN CIJFERS MEER LATEN INVOEREN BIJ HAVO EN VWO (NA 2006) Op dit moment kunnen studenten bij hun vooropleiding cijfers invoeren bij hun vakken. Omdat vrijwel alle HAVO en VWO vooropleidingen aangeleverd worden uit BRON-HO is het niet nodig dat deze studenten hun cijfers invoeren, deze worden vanzelf vanuit BRON-HO aangeleverd. Het blijft wel mogelijk om zelf de vakken op te geven. Voor vooropleidingen behaald voor 2006, waarvan de cijfers niet vanuit BRON-HO worden geleverd, is het toch altijd nodig om een kopie diploma op te sturen. Om die reden is ook voor deze studenten het toevoegen van cijfers geen must. Instellingen die cijfers gebruiken voor statistieke doeleinden, zullen dit voor studenten met een vooropleiding van voor 2006 moeten doen aan de hand van een kopie cijferlijst van de student. 15

BESLUIT: VERSIMPELING VAN 'OUDE VOOROPLEIDING' In het huidige Studielink wordt bij het toevoegen van een oude vooropleiding gegevens als Plaats onderwijsinstelling, Adres onderwijsinstelling gevraagd aan de student. Het toevoegen van oude vooropleidingen maakt de vooropleidingenpagina extra ingewikkeld. Studenten moeten toch altijd een diploma opsturen, dus kan er ingesteld worden dat vooropleidingen voor een bepaalde datum gewoon 'oude vooropleiding' heten. Bij oude vooropleidingen alleen niveau laten kiezen (havo, vwo, mbo, hbo of wo). Ook geen opsplitsing meer van VWO. Onderwijsinstelling (inclusief adres) en vakken worden niet meer gevraagd. Er wordt minder informatie uitgevraagd bij de student en doorgestuurd naar de instelling. Instellingen moeten bij oude vooropleidingen zelf deze gegevens in het SIS invoeren aan de hand van een kopie diploma en cijferlijst. BESLUIT: VERWACHTE DIPLOMADATUM NIET MEER UITVRAGEN INDIEN DIPLOMA NOG NIET BEHAALD IS Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink moeten studenten nog een verwachte diplomadatum invoeren als ze aangeven dat de diploma nog niet behaald is In HNS wordt de verwachte diplomadatum niet meer gevraagd. Voor het tonen van de juiste (actieve) landen en vooropleidingen wordt de huidige datum aangehouden. Student krijgt dus ook geen To do actie Geslaagd? Voor je diplomadatum in meer. Diplomadatum volgt automatisch via BRON-HO of bij een oude of buitenlandse vooropleiding aan de hand van kopie diploma en cijferlijst. 16

In het KVA wordt een vaste datum doorgegeven (bijvoorbeeld systeemdatum + 1 jaar) Voor sommige instellingen was de verwachte diplomadatum een trigger om de student te gaan verzoeken om zijn kopie diploma en cijferlijst op te gaan sturen. Deze instellingen zullen hiervoor een ander proces moeten inrichten. Vanuit Studielink wordt nog steeds een e-mail gestuurd aan studenten met een vooropleiding die niet in BRON-HO voorkomt, met het verzoek het diploma te laten controleren door de instelling. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de instelling deze e-mail inricht; wanneer dat niet gebeurt wordt de e-mail niet verstuurd. BESLUIT: GEBRUIK BRP VOORVOEGSEL STAMTABEL In het huidige Studielink wordt er bij de keuze van een tussenvoegsel gebruik gemaakt van een tabel die aangeleverd wordt door DUO. Deze lijst houdt rekening met hoofdlettergevoelige systemen. Met name in het buitenland komen tussenvoegsels met kleine letters en hoofdletters voor. De tabel van DUO bevat veel extra voorvoegsels die niet door de BRP worden ondersteund. 17

In HNS zal de lijst niet afkomstig zijn van DUO, maar van BRP. Hierin staan ook varianten met kleine letters en hoofdletters, maar niet de tussenvoegsels die enkel uit hoofdletters bestaan. Er zal in de toekomst gekeken worden hoe gevallen die wel op de DUO-lijst staan, maar niet op de BRP-lijst, zullen worden opgeschoond. BESLUIT: GEEN BERICHTEN MEER OPSPAREN Momenteel kan een onderwijsinstelling inrichten vanaf welk moment zij berichten (inschrijvingen) wil ontvangen. De inschrijving begint altijd op 1 oktober, maar de onderwijsinstelling kan een latere datum opgeven, waardoor Studielink de berichten opspaart. In HNS vervalt de mogelijkheid om berichten op te sparen. Instellingen moeten bij voorkeur ervoor zorgen dat zij op 1 oktober gereed zijn om berichten te ontvangen. Een andere mogelijkheid is dat zij ervoor zorgen dat hun SIS berichten tegenhoud tot de gewenste datum. BESLUIT: VEREENVOUDIGEN BLOKKADE BIJ FOUTIEF INLOGGEN Als een student in de Front Office driemaal een ongeldige gebruikersnaam of wachtwoord invult, dan wordt het account een uur geblokkeerd; 18

Als de student na dit uur opnieuw driemaal een ongeldige gebruikersnaam of wachtwoord invult, dan wordt het account definitief geblokkeerd. Als de student een nieuw wachtwoord aanvraagt, en deze logt na de tijdelijke blokkade van een uur succesvol in, dan is het account gedeblokkeerd. Het is echter af te vragen wat de functie van een tijdelijke blokkade is. De kans is aannemelijk dat een student die driemaal de verkeerde combinatie invoert, na een uur opnieuw foutieve gegevens invoert. De werkwijze voor inloggen wordt hetzelfde ingericht als de werkwijze vergeten wachtwoord bij DigiD; Dit betekent dat het account na vijf maal foutief inloggen geblokkeerd wordt; De student kan deze blokkade zelf opheffen door een nieuw wachtwoord aan te vragen; o Het wachtwoord wordt gestuurd naar het in Studielink bekende e-mailadres o Heeft de student geen toegang meer tot dit e-mailadres? Dan kan deze contact opnemen met de onderwijsinstelling die het e-mailadres aan kan passen. De functionaliteit waarbij de onderwijsinstelling via het Dashboard de tijdelijke blokkade van het Studielink account op kon heffen, komt te vervallen. De student hoeft dus geen contact meer op te nemen met de onderwijsinstelling in het geval diens account tijdelijk geblokkeerd is. BESLUIT: VELDEN VOOR BEPALING TOELATING VERVALLEN IN MSG25 Huidige situatie in Studielink In het huidige KVA bericht msg25 (herinschrijving) zijn velden opgenomen voor de bepaling van toelatingseisen. Bij een herinschrijving zijn toelatingseisen echter niet meer aan de orde. Deze velden zullen standaard met N worden gevuld. Doordat het verplichte velden zijn kunnen ze niet worden laten vervallen. 19

SIS: Velden voor toelating in msg25 bevatten default waarde N BESLUIT: VERVALLEN CONTROLE OP GELDIGHEID LAND IN KVA Op het huidige KVA zit een controle op geldigheid van een land bij adressen. Een adres (land) kan geldig zijn op het moment van invoer maar na verloop van tijd als het door het SIS naar Studielink (terug) gestuurd wordt niet meer actueel zijn. Dit leidt in het huidige Studielink tot afkeur. Onderwijsinstellingen hebben aangegeven in een dergelijk geval niet met de student te gaan bellen en dan tijdelijk een fictie adres in het bericht te zetten. Bovendien geldt dat de post doorgaans toch nog wel gewoon aan komt. Controles dienen aan de voorkant bij de invoer ingericht te zijn, niet op het moment van uitwisselen. Daarom komt de controle op geldigheid land op het KVA te vervallen, bij de invoer door de student wordt de controle wel uitgevoerd. De onderwijsinstelling dient er alert op te zijn juiste adresgegevens in te voeren; Als een student adresgegevens invoert kan de situatie zich voordoen dat er een land niet meer actueel is. Dit land komt dan niet meer in de te selecteren opties van de tabel voor (dit is tegelijk ook de controle). De student dient echter het land in te vullen dat in diens paspoort vermeld staat. De onderwijsinstellingen kunnen hier vragen over verwachten van studenten. 20

VOORGENOMEN BESLUIT: GEEN CONTROLE MEER OP LOGISCHE SLEUTEL In het huidige Studielink wordt er in het KVA-berichtenverkeer gecontroleerd op twee identificerende sleutels voor berichten: de logische sleutel: dit is de oorspronkelijke identificerende sleutel die over een flink aantal velden loopt; de inschrijfvolgnummer sleutel: Brincode, inschrijfvolgnummer en Studielinknummer (deze laatste alleen als extra check). Omdat sommige velden in de logische sleutel aan verandering onderhevig waren, konden berichten regelmatig niet goed geïdentificeerd worden. Daarom is de controle op het inschrijfvolgnummer sleutel toegevoegd, zonder dat hiermee de controle op de logische sleutel kwam te vervallen. Deze twee naast elkaar bestaande controles leiden echter tot veel onnodige afkeur. In HNS komt de controle op de logische sleutel te vervallen. Met de controle op het inschrijfvolgnummer sleutel worden altijd unieke records gevonden. Hiermee wordt ook veel onnodige afkeur voorkomen. De vervallen controle op de logische sleutel betekent minder afkeur. Consequenties SIS? BESLUIT: STERKE AUTHENTICATIE VIA SOFT TOKEN (GOOGLE AUTHENTICATOR) In het huidige Studielink wordt er voor de sterke authenticatie gebruik gemaakt van een Vasco RSA token. Om bij het studielink dashboard te komen logt de medewerker van de instelling eerst in op een gateway met een gebruikersnaam en de code van het token. Na authenticatie op deze gateway komt de medewerker bij het SL dashboard waar nogmaals met het eigen account op SL ingelogd moet worden. 21

In HNS zal gebruik gemaakt worden van een time based one time password (TOTP) voor de sterke authenticatie op het studielink dashboard. Er is in HNS geen gateway zoals in de huidige situatie. Op het dashboard zelf wordt er bij het inloggen gevraagd om een extra code naast het gebruikersnaam en wachtwoord. Deze code is het TOTP dat wordt uitgereikt door een app op een smartphone. De meest gangbare app hiervoor is de Google Authenticator, maar hier zijn ook andere alternatieven voor te gebruiken zoals de Microsoft Authenticator. Er zal een handleiding worden geleverd door het project om de medewerker te begeleiden bij het koppelen van het token aan zijn Studielink-account. Voor meer informatie over de nieuwe manier van sterke authenticatie, zie de projectwebsite. Hier is ook een Q&A te vinden over dit onderwerp. Het gebruik van een smartphone is nodig bij het gebruik van deze nieuwe manier van sterke authenticatie. De instelling moet bepalen welke werkwijze gehanteerd zal worden voor het toekennen van rechten op het dashboard. Het voorstel is dat een instellings-beheerder de medewerker op SL pas rollen toekent op het moment dat een token gekoppeld is en de beheerder dit gecheckt heeft. Iedere instelling moet zelf regelen hoe ze dit zullen aanpakken. BESLUIT: MINDER VELDEN TONEN IN OVERZICHT BERICHTEN PER STUDENT In het huidige overzicht met broker berichten per student worden heel erg veel kolommen getoond. Dit komt het overzicht niet ten goede. Om dit op te vangen creëren medewerkers nu hun eigen selectie die ze opslaan. Alleen de meest gebruikte velden worden getoond in de broker berichten. In XML weergave en tabelweergave kan de volledige inhoud van het bericht bekeken worden. 22

Instelling kan geen bestand meer aanleveren en ontvangt wellicht berichten voor studenten die uit het SIS verwijderd zijn. Op termijn zal er iets ontwikkeld worden waardoor na bepaalde periode na laatste actieve verzoek geen berichten verstuurd meer worden. BESLUIT: VRAGEN EN ANTWOORDEN DOORGEVEN IN DE TAAL WAARIN DE STUDENT DEZE INVULT Huidige situatie Studielink: Op dit moment worden de vragen en antwoorden op de instellingsvragen altijd in het Nederlands doorgegeven. Diverse instellingen hebben aangegeven dat zij deze informatie ook terug willen communiceren naar de student en dan is het wenselijk dat dit in de taal is waarin de student de vragen heeft beantwoord. Op verzoek van de deelnemers Frontend workshop zullen de vragen en antwoorden voortaan altijd naar de instelling worden gestuurd in de taal die door de student is gekozen bij het invullen ervan. : Aandachtspunt voor instellingen is dat degene(n) binnen de instelling die zich bezig houden met het verwerken van de antwoorden de Engelse danwel Duitse taal enigszins machtig zijn. BESLUIT: NIEUW PROCES GEHEIM ADRES Huidige situatie Studielink: In het huidige systeem levert DUO de persoonsgegevens van de student in alle gevallen, ook als er sprake is van een indicatie geheim. Uitzondering hierop is het adres, deze wordt niet aangeleverd in 23

het geval van een indicatie geheim. In dat geval wordt nu de student gevraagd een woonadres op te geven en deze wordt naar de SIS-sen verstuurd als type living. Echter: volgens de wet zou Studielink gegevens uit het BRP gewoon mogen gebruiken, omdat deze benodigd zijn om het inschrijfproces te volbrengen. * Persoons- én adresgegevens van studenten met een indicatie geheim in het BRP worden op dezelfde manier doorgeven als persoonsgegevens uit het BRP zonder deze indicatie. Het adres blijft als type living verstuurd worden (in eerste instantie zou dit veranderen in permanent, echter dit is herzien). * Persoonsgegevens van studenten met een indicatie geheim zijn net als nu in het bericht gemarkeerd als Geheim. * Indien het adres niet is gevuld door DUO dan moet de student verplicht een correspondentieadres invullen, dit correspondentieadres wordt in het KVA zoals als type living als mailing doorgegeven. Doordat deze aanpassing in de gehele onderwijsketen moet worden afgestemd is nog geen concrete ingangsdatum vast te stellen. : Zodra DUO de voor deze wijziging benodigde aanpassing gereed heeft, zullen instellingen de adresgegevens van studenten met indicatie geheim gaan ontvangen. De instelling dient zich te realiseren dat deze gegevens op geen enkele manier gedeeld mogen worden met derden. Overigens geldt dat de gegevens uit Studielink die zijn verzameld t.b.v. het inschrijfproces sowieso niet zonder toestemming van de student ter beschikking aan derden mogen worden gesteld of voor andere doeleinde worden gebruikt dan waarvoor ze zijn verzameld (namelijk het inschrijfproces). BESLUIT: VAKVERIFICATIES WORDEN NIET MEE R OVERGENOMEN IN STUDIELINK Huidige situatie Studielink: In het huidige Studielink kan de onderwijsinstelling bij een verificatie van een HAVO of VWO diploma ook van alle vakken apart aangeven of deze geverifieerd zijn. Dit gebeurt in minder dan 0.5% van de gevallen. Daarnaast worden door instellingen afgegeven vakverificaties altijd overschreven door BRON-HO zodra deze binnenkomen. In HNS wordt bij de student wel de vakken en cijfers getoond, maar niet of ze wel of niet zijn 24

gecontroleerd, aangezien de vakken die vanuit BRON-HO aangeleverd worden sowieso geverifieerd zijn. Zolang het KVA nog in gebruik is: * kunnen instellingen nog wel vakverificaties meegeven (niet verplicht) * worden berichten niet afgekeurd op vakverificaties * worden door instellingen afgegeven vakverificaties genegeerd en niet overgenomen in Studielink Een decentrale verificatie van het diploma wordt uiteraard wel overgenomen en bij de student getoond, mits er geen centrale verificatie vanuit BRON-HO is. : Instellingen die nog vakverificaties afgeven dienen zich te realiseren dat deze niet meer in Studielink worden overgenomen en niet aan de student worden getoond. 25

GENOMEN BESLUITEN ZONDER IMPACT BESLUIT: AANTAL ONDERDELEN VERVALLEN BIJ PROCES VERZOEK TOT INSCHRIJVING In het huidige Studielink zit nog functionaliteit uit de tijd dat de loting door DUO werd uitgevoerd. Deze functionaliteit is overbodig geworden. Doordat de selectie niet meer door DUO wordt uitgevoerd, vervalt een aantal onderdelen van dit proces. Het gaat in om de volgende onderdelen: Berichten 'KvI' Msg39 (ibgwijzigeninschrijving) DUO meldingen mbt verzoek tot inschrijving AMI meldingen AMS meldingen VPSL meldingen UseCase 'verzoek tot inschrijving fixus Geen BESLUIT: GEEN AFWIJKENDE TEKSTVOORZIENING DUITSE TAAL In de huidige Studielink applicatie zijn er aparte resource teksten voor Duitse taal. O.a. om de student te waarschuwen dat DUO niet in het Duits communiceert. Ook waren er aparte resource keys voor formele aanhef. Deze aparte resourceteksten voor de Duitse taal worden niet herbouwd. Dit zal tekstueel worden opgelost. Geen 26

BESLUIT: GEEN BEHEERFUNCTIE VOOR TEKSTEN EN MEDEDELINGEN Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink heeft het kenniscentrum een module waarmee online teksten aangepast kunnen worden. Dit betreft alle teksten van de Front-end Student en het dashboard voor instellingen. De tekstwijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd op de betreffende omgeving. Deze beheermodule zal niet worden herbouwd. Er zal een proces worden ingericht waarbij Stichting Studielink aan de ontwikkelaars van QDelft opdracht kan geven om teksten aan te passen. Dit zal gebeuren door middel van een wekelijkse release. Bij noodgevallen is het tevens mogelijk om de teksten binnen een dag aan te passen door middel van een noodpatch. Geen BESLUIT: NIET HERBOUWEN VERPLICHTE FUNCTIONALITEIT WIJZIGEN WACHTWOORD DAT NIET AAN DE STANDAARD VOLDOET Huidige situatie in Studielink In 2013 zijn de regels voor wachtwoorden aangescherpt. Studenten met een wachtwoord dat niet aan de regels voldoet werden gedwongen om dit wachtwoord aan te passen. De functionaliteit voor het verplicht aanpassen van een wachtwoord dat niet aan de regels voldoet, zal niet worden herbouwd. Bij in productie namen van HNS zouden deze studenten al ruim 4 jaar niet meer ingelogd hebben en deze accounts zijn daardoor allemaal al opgeschoond. Geen BESLUIT: CONVERSIE VARIANT MSG34 VERVALT Huidige situatie in Studielink Dit conversiebericht was er voor instellingen die nog aangesloten moesten worden op Studielink. Inmiddels zijn alle instellingen aangesloten. Dit conversiebericht vervalt. Geen 27

BESLUIT: VRAGEN EN ANTWOORDEN WORDEN DOORGEGEVEN IN DE TAAL WAARIN DE STUDENT DEZE INVULT Op dit moment worden de vragen en antwoorden op de instellingsvragen altijd in het Nederlands doorgegeven. Diverse instellingen hebben aangegeven dat zij deze informatie ook terug willen communiceren naar de student en dan is het niet handig wanneer dat in het Nederlands is. In HNS zullen de vragen en antwoorden in de taal waarin de student ze heeft ingevuld worden worden doorgegeven. Geen BESLUIT: BOOMSTRUCTUUR BERICHTEN WORDEN NIET HERBOUWD In het Dashboard voor instellingen kunnen de ontvangen en verstuurde berichten worden ingezien. Deze berichten worden getoond in Tabelstructuur, Boomstructuur en XML-structuur. De boomstructuur wordt niet herbouwd. Geen BESLUIT: BEROEPSEISEN NEGEREN In de referentietabel ONDW (Onderwijs) is een attribuut Indicatie beroepseisen opgenomen. Hiermee wordt binnen Studielink niets gedaan. In HNS wordt de Indicatie beroepseisen genegeerd. Bij herziening van de referentietabellen zal worden gekeken of dit veld/attribuut in zijn geheel kan worden weggelaten. Geen 28

BESLUIT: MINDER VELDEN TONEN IN OVERZICHT BERICHTEN PER STUDENT In het huidige overzicht met broker berichten per student worden heel erg veel kolommen getoond. Dit komt het overzicht niet ten goede. Om dit op te vangen creëren medewerkers nu hun eigen selectie die ze opslaan. Alleen de meest gebruikte velden worden getoond in de broker berichten. In XML weergave en tabelweergave kan de volledige inhoud van het bericht bekeken worden. Geen BESLUIT: REDEN AFPLAKKEN BERICHTEN NIET MEER AANBIEDEN Momenteel kan een instellingsbeheerder, Studielink beheerder en DUO medewerker een reden opgeven wanneer foutieve berichten worden afgeplakt. Deze functionaliteit wordt zelden gebruikt. De mogelijkheid om een reden voor afplakken mee te geven wordt niet herbouwd. Geen BESLUIT: RELATIE ISAT-CODE EN ONDERWIJSNIVEAU FASE WORDT GENEGEERD In de referentietabel Onderwijs heeft de Onderwijsniveau fase en relatie met de ISAT-code. De relatie tussen Onderwijsniveau fase en ISAT-code wordt genegeerd Geen BESLUIT: EUROPEES / INTERNATIONAAL BACCALAUREATE ALS NIVEAU VOOROPLEIDING TONEN Momenteel zit de vooropleiding Europees / Internationaal baccalaurate verstopt onder "anders". Hierdoor is deze vooropleiding niet makkelijk te vinden voor studenten. 29

EB/IB zal op het zelfde niveau als MBO-4, HAVO, VWO, HBO en WO worden getoond, zodat studenten het makkelijker kunnen vinden. Geen BESLUIT: LETTERTYPE/HUISSTIJL NIEUWE STUDIELINK SITE In het huidige Studielink wordt er gebruik gemaakt van het lettertype Verdana voor de Grafische User Interface. Gedurende het analysetraject is besloten dat er een nieuwe huisstijl zou worden ontworpen voor de grafische User Interface voor studenten en medewerkers. Er is gekozen voor het lettertype Raleway. Voornaamste reden is dat er in het lettertype Raleway meer varianten beschikbaar zijn. Hierdoor kunnen we meer variëren en zijn we meer flexibel in de vormgeving. Het lettertype oogt ook rustiger en leesbaarder op het scherm. Zie design documents Tevens is besloten om af te wijken van het standaard lettertype in verband met de betere leesbaarheid van lettertypes voor online schermen. Geen BESLUIT: VOOROPLEIDING NEDERLANDSE ANTILLEN VERSIMPELEN Het toevoegen van een vooropleiding voor een student van de Nederlandse Antillen is een gecompliceerd proces. Dit is niet zonder instructie te doen in het huidige Studielink. Bij de verschillende eilanden van de Nederlandse Antillen zullen de Nederlandse vooropleidingen ook worden getoond, zodat gelijk deze keuze gemaakt kan worden. De landenindeling wordt aangehouden aan de hand van de landentabel van BRP. Dit betekent dat tot 10-10-2010 de Nederlandse Antillen als land wordt getoond en vanaf 10-10-2010 worden de verschillende eilanden als land getoond. Geen 30