provinciaal blad nr. 5 ISSN: 0920-1092 V 7 maart 2012 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 6 maart 2012, nr. 382323, afd. PO, tot bekendmaking van hun besluit van 6 maart 2012, nr. B.16, tot vaststelling van de Klachtenregeling ongewenst gedrag provincie Groningen. 2012 Gedeputeerde Staten der provincie Groningen; maken bekend dat in hun vergadering van 6 maart 2012, nr. B.16, is vastgesteld hetgeen volgt: Gedeputeerde Staten der provincie Groningen Gehoord de wens van de leden van de interne klachtencommissie om hun taak te beëindigen; Gehoord de Ondernemingsraad over het voorstel de klachtbehandeling onder te brengen bij de Arbodienst; Gelet op artikel 125 Ambtenarenwet en artikel 3 van de Arbowet. besluiten: vast te stellen hetgeen volgt: Klachtenregeling ongewenst gedrag provincie Groningen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. Ongewenst gedrag: alle handelingen, uitlatingen en gedragingen in de werksfeer die tot doel of als gevolg hebben dat de werkprestaties van een medewerker worden aangetast of dat een onaangename of vijandige werkomgeving ontstaat, waaronder: 1. seksuele intimidatie: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag, waarbij tevens sprake is van een van de volgende punten: a. onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet, hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; b. onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; 2. agressie en geweld: voorvallen waarbij een medewerker fysiek of psychisch wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid; 3. discriminatie: het maken van onderscheid wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, zonder een objectieve rechtvaardigingsgrond; 1
b. Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht ongeacht de aard van het dienstverband; c. Vertrouwenspersoon: de functionaris bedoeld in artikel 4; d. Klachtencommissie: de commissie ter behandeling van klachten, bedoeld in artikel 6; e. Klager: de medewerker die zich wegens ongewenst gedrag van een ander of anderen wendt tot de vertrouwenspersoon of een klacht indient bij de klachtencommissie; f. Beklaagde: de persoon tegen wie de klacht omtrent ongewenst gedrag is gericht. Artikel 2 Reikwijdte van de regeling Iedere medewerker die geconfronteerd wordt met seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie of welke ongewenste omgangsvorm dan ook, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon of een klacht indienen bij de klachtencommissie. Onder deze regeling valt niet de gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, welke is toe te schrijven aan dat bestuursorgaan. Artikel 3 Het indienen van een klacht 1. Een klacht wordt door de klager, eventueel door tussenkomst van een vertrouwenspersoon, raadsman of raadsvrouw, schriftelijk of mondeling aan de klachtencommissie voorgelegd en bevat: a. naam en adres van de indiener; b. de omschrijving van de confrontatie met ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1, onder a; c. de naam van de beklaagde of de namen van de beklaagden; d. de beschrijving van de door de klager ondernomen stappen. 2. Anoniem ingediende klachten worden niet in behandeling genomen. Artikel 4 Vertrouwenspersoon 1. Gedeputeerde Staten benoemen één of meerdere vertrouwenspersonen. 2. De vertrouwenspersoon is uitsluitend verantwoording schuldig aan Gedeputeerde Staten 3. De vertrouwenpersoon is onafhankelijk en wordt uit hoofde van zijn of haar taak als vertrouwenspersoon niet benadeeld in zijn of haar positie binnen de organisatie. Artikel 5 Taken, bevoegdheden en positie van de vertrouwenspersoon 1. De vertrouwenspersoon begeleidt en ondersteunt medewerkers bij behandeling van klachten en het voorkomen van ongewenst gedrag, en heeft daarbij de volgende taken: a. optreden als aanspreekpunt voor medewerkers die een klacht hebben op het gebied van ongewenst gedrag; b. zorg dragen voor de opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag en verantwoordelijk zijn voor de begeleiding, ondersteuning, advisering, bewaking en het verlenen van adequate nazorg; c. samen met klager zoeken naar oplossingen en nagaan of oplossingen in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoren; d. onderzoeken of bemiddeling de geëigende weg is voor een oplossing; e. verstrekken van informatie over de mogelijk te volgen procedures, naast de klachtenprocedure ook de strafrechtelijke of de civielrechtelijke procedure en consequenties daarvan te bespreken; f. indien nodig verwijzen naar informele of formele daarvoor in aanmerking komende hulpverleningsinstanties en klager te ondersteunen bij het inschakelen van deze instanties; g. beheren en bewaken van een systeem voor registratie van binnengekomen klachten; h. registreren van klachten en hieruit genereren van managementinformatie (signaalfunctie). 2. De vertrouwenspersoon doet geen stappen zonder toestemming van de klager. 3. De vertrouwenspersoon neemt bij de uitvoering van zijn taken strikte vertrouwelijkheid in acht en communiceert over de klacht uitsluitend met anderen na verkregen toestemming van de klager. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de aanstelling als vertrouwenspersoon. 4. De vertrouwenspersoon kan de betrokken leidinggevende gevraagd of ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen. 2
5. De vertrouwenspersoon verschaft Gedeputeerde Staten jaarlijks een geanonimiseerd jaarverslag over de ontvangen meldingen en de afgehandelde klachten. Artikel 6 Klachtencommissie 1. Gedeputeerde staten leggen de behandeling van een ingediende klacht voor aan een `Klachtencommissie ongewenst gedrag van de Arbodienst. Deze commissie bestaat uit ten minste drie leden, waaronder de voorzitter. Onder de commissieleden bevindt zich zowel een man als een vrouw. 2. De commissie is deskundig met betrekking tot de problematiek van ongewenst gedrag en juridische vraagstukken. 3. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris die door Gedeputeerde Staten wordt benoemd. De secretaris is geen lid van de commissie. De stukken die door de commissie worden verzonden worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris. 4. De commissie beslist met meerderheid van stemmen. 5. Op verzoek van de klager, van de beklaagde of op eigen verzoek, wordt de secretaris vervangen indien deze met de klager of beklaagde een binding heeft of direct of indirect betrokken is of is geweest bij het ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend. Artikel 7 Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie 1. Indien de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt meldt zij dit aan Gedeputeerde Staten. 2. De commissie onderzoekt een bij haar binnengekomen klacht en rapporteert en adviseert aan Gedeputeerde Staten. 3. De commissie adviseert, gevraagd of ongevraagd, over het treffen van tijdelijke voorzieningen gedurende het onderzoek naar de klacht. 4. De commissie adviseert over mogelijk te treffen maatregelen naar aanleiding van het onderzoek naar de klacht. 5. Op verzoek adviseert de commissie op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenst gedrag. 6. De leden van de commissie en de secretaris nemen bij de uitvoering van hun taken strikte vertrouwelijkheid in acht. Deze verplichting vervalt niet na beëindiging van de aanstelling als lid van de commissie of als secretaris. 7. De secretaris van de klachtencommissie registreert alle bij de commissie binnengekomen klachten. De secretaris en de leden van de commissie hebben toegang tot deze registratie. Jaarlijks brengt de secretaris een geanonimiseerd verslag uit aan Gedeputeerde Staten over het aantal klachten, de aard van de klachten en de gegeven adviezen. De stukken worden drie jaar na sluiting van het dossier vernietigd. Artikel 8 Klachtenprocedure 1. De behandeling van de klacht geschiedt overeenkomstig hoofdstuk 9, afdelingen 9.2. en 9.3, van de Algemene wet bestuursrecht. 2. De vergadering van de klachtencommissie is niet openbaar. Artikel 9 Faciliteiten Gedeputeerde Staten bieden de vertrouwenspersoon en de leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken. Artikel 10 Slotbepalingen 1. Indien een van de leden van het provinciaal bestuur direct of indirect als persoon betrokken is bij de ingediende klacht dient deze persoon zich gedurende de behandeling van de klacht en in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, terug te trekken uit het college of de staten. Dit geldt tevens voor de secretaris en de griffier, bedoeld in de Provinciewet. 2. Indien de vertrouwenspersoon of de secretaris van de klachtencommissie direct of indirect als persoon betrokken is bij de ingediende klacht dient deze persoon zich bij de behandeling van de klacht terug te trekken uit zijn functie in het kader van deze regeling. 3
Artikel 11 De Klachtenregeling voor de afhandeling van klachten over seksuele intimidatie, agressie, geweld of discriminatie, vastgesteld bij besluit van 22 februari 2000, wordt ingetrokken. Artikel 12 Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het provinciaal blad, waarin dit besluit is geplaatst. Artikel 13 Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling ongewenst gedrag provincie Groningen. Groningen, 6 maart 2012. Gedeputeerde Staten voornoemd: M.J. van den Berg, voorzitter. H.J. Bolding, secretaris. 4
Toelichting Algemeen In de Arbowet valt seksuele intimidatie (net als pesten, discriminatie, agressie en werkdruk) onder psychosociale arbeidsbelasting. Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) is een relatief nieuw begrip. Het werd geïntroduceerd in de Arbowet die per 1 januari 2007 is ingegaan. Voorheen werd gesproken over welzijn. In de (vernieuwde) Arbowet worden werkgevers verplicht om PSA te voorkomen en medewerkers hiertegen te beschermen, met andere woorden werkgevers zijn op grond van deze wet verplicht om een beleid te voeren dat erop gericht is deze psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen, dan wel te beperken. Ook zijn zij verplicht om voorlichting te geven over de gevaren van psychosociale arbeidsbelasting en de maatregelen die de werkgever heeft getroffen om de belasting te voorkomen of tot een minimum te beperken. Zo moeten in de Risico-inventarisatie & Evaluatie (RI&E) de risico s van PSA in kaart worden gebracht. De maatregelen die vervolgens genomen worden om PSA tegen te gaan, moeten worden opgenomen in het plan van aanpak. Dit is een onderdeel van de RI&E. Wat omvat PSA Onder het begrip PSA vallen alle factoren die bij het werk stress veroorzaken, zoals agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten en werkdruk. Agressie en geweld In het werk kan de medewerker slachtoffer worden van agressie en geweld. Voorkomende vormen van geweld zijn: Verbaal geweld: bijvoorbeeld schelden en schreeuwen; Fysiek geweld: bijvoorbeeld schoppen, slaan of met een wapen bedreigen; Psychisch geweld: bijvoorbeeld bedreigen, intimideren, onder druk zetten, thuissituatie bedreigen of eigendommen beschadigen. Deze vormen van agressie en geweld kunnen ervaren worden als een schokkende gebeurtenis. Seksuele intimidatie Bij seksuele intimidatie gaat het niet om een onschuldige flirt of een vriendschappelijke aanraking. Het gaat om seksueel getinte aandacht die de medewerker als onwenselijk en bedreigend ervaart en zijn of haar werk kan schaden. Vormen van seksuele intimidatie zijn: Intieme vragen over privéleven; Suggestieve opmerkingen; Chantage; Aanranding; Verkrachting. Deze laatste twee vormen zijn bovendien strafbaar gesteld in het Wetboek van Strafrecht. Pesten Pesten op het werk is niet een eenmalige vervelende grap of opmerking, maar het is iets dat vaker gebeurt over een langere tijd. Het doel van pesten is kwetsen en vernederen. Vormen van pesten zijn: Vervelende opmerkingen maken; Grapjes maken ten koste van de medewerker; Beledigen, schelden; Negeren of sociaal isoleren; Openlijk terechtwijzen. 5
Werkdruk Bij werkdruk kan de medewerker structureel niet voldoen aan de eisen. Dit komt doordat de eisen te hoog of te veel zijn. Werkdruk kan de volgende oorzaken hebben: een hoog werktempo tijdsdruk gebrek aan kennis en vaardigheden en te weinig invloed hebben op arbeids- en rusttijden. Wat zijn de gevolgen van PSA? Als PSA lang genoeg blijft bestaan, kan dit leiden tot werkstress en, als het lang genoeg genegeerd wordt, zelfs leiden tot ziekte. Voorbeelden hiervan zijn overspannenheid, depressiviteit en burn-out. Daarnaast kunnen ook niet psychische klachten optreden zoals hart- en vaatziekten, infectieziekten en aandoeningen aan het bewegingsapparaat zoals KANS/RSI. Juridisch kader Op 21 Maart 1989 is de beleidsnota ongewenste intimiteiten en de bijbehorende klachtenregeling door Gedeputeerde Staten vastgesteld. In deze nota wordt bij de hulpverlening aan slachtoffers van ongewenste intimiteiten onderscheid gemaakt tussen opvang en ondersteuning door een vertrouwenspersoon enerzijds en klachtenbehandeling door een klachtencommissie anderzijds. Na de vaststelling is deze regeling ten uitvoer gebracht. In het SPA-akkoord 1993-1994 hebben partijen afgesproken zich te zullen inspannen voor een intensivering van het beleid gericht op de bestrijding van seksuele intimidatie. De inspanningsverplichting t.a.v. het voorkomen en bestrijden van racisme is vertaald in een anti-discriminatiecode. Dit is een algemene gedragscode ter voorkoming en bestrijding van discriminatie op de werkvloer en ziet op discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook. Voor de behandeling van klachten verwijst de gedragscode naar een (interne) klachtenregeling. De inspanningsverplichting ten aanzien van seksuele intimidatie heeft geresulteerd in bijgaande aangepaste klachtenregeling - in de vorm van een uniforme procedure- voor de afhandeling van klachten op het terrein van seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Gezien de samenhang qua onderwerp en de gewenste uniformiteit ten aanzien van de afhandeling van klachten, is het onderdeel klachtenbehandeling van de anti-discriminatie code in deze regeling geïntegreerd. Het provinciaal beleid tegen ongewenst gedrag bestaat uit de volgende elementen: * voorlichting geven over ongewenste omgangsvormen en ongewenst handelen, * aandacht voor cultuur en werkomgeving, * aanstelling van minimaal één vertrouwenspersoon, * instelling van een klachtencommissie, * vaststelling van een klachtenregeling. Bij de uitvoering van de klachtenregeling wordt een ruime interpretatie van het begrip klacht gehanteerd. Het werkterrein van de vertrouwenspersoon wordt met andere woorden breed opgevat. Bij de behandeling van klachten is er meestal sprake van een informeel en een formeel traject. Door middel van gesprekken of bemiddeling door een vertrouwenspersoon kan vaak in het informele traject al tot een oplossing worden gekomen. Indien op deze wijze geen oplossing wordt bereikt, kan de klager in tweede instantie formeel een klacht indienen bij de klachtencommissie. De klager kan zich natuurlijk ook direct tot de klachtencommissie wenden. Welk traject ook wordt doorlopen, uitgangspunt bij de behandeling van klachten is vertrouwelijkheid. Ter voorkoming van een mogelijke inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen, besteden zowel de 6
vertrouwenspersoon, de klachtencommissie als Gedeputeerde Staten de uiterste zorg aan de vertrouwelijke behandeling van de gegevens. Artikelsgewijs Artikel 1 De algemene toelichting is onverkort van toepassing Artikel 2 Een ieder die werkzaam is bij de provincie valt onder het werkingsgebied van deze regeling. Dit betekent dat ook degenen die niet zijn aangesteld als ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als stagiair of uitzendkracht, gebruik kunnen maken van deze klachtenregeling. Ook als men tijdens het werk wordt lastig gevallen door externen kan men gebruik maken van deze klachtenregeling. Het hanteren van een ruim werkingsgebied strookt met de taakstelling in de Arbeidsomstandighedenwet. Wanneer ongewenst gedrag een gedraging betreft van een persoon, werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan en deze gedraging is toe te rekenen aan dat bestuursorgaan, kan hiertegen een klacht worden ingediend bij dat bestuursorgaan (Awb artikel 9.1, eerste en tweede lid). Wordt een dergelijke klacht daar niet naar genoegen behandeld kan de klager vervolgens een klacht indienen bij het bureau Nationale ombudsman (Wet Nationale ombudsman artikel 12, tweede lid). Een gedraging is toe te rekenen aan het bestuursorgaan wanneer deze een gevolg is van regelgeving van dat bestuursorgaan of wordt uitgevoerd in opdracht van het bestuursorgaan. Artikel 3 Aan het indienen van een klacht worden zo min mogelijk formele eisen gesteld. De eisen die hier gesteld worden zijn noodzakelijk in verband met een behandeling door de klachtencommissie en in overeenstemming met de Algemene wet bestuursrecht. Geen van de klagers mag worden benadeeld in zijn/haar positie. Hieronder kan onder meer worden begrepen: minder goede promotie of doorstroomkansen, verslechtering van de werkomstandigheden of een slechte beoordeling. Met het opnemen van de bescherming van de klager wordt een verlaging van de drempel om een klacht in te dienen beoogd. Artikel 4 en 5 De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klagers. Samen met de vertrouwenspersoon kan worden bezien of en hoe tot een oplossing van het probleem kan worden gekomen. Het staat de klager overigens vrij zich direct tot de klachtencommissie te wenden. Aan het functioneren van de vertrouwenspersoon worden de volgende eisen gesteld. Wat kennis en vaardigheden betreft is allereerst van belang: inzicht in en ervaring met hulpverleningsprocessen. Daarnaast is het noodzakelijk dat de vertrouwenspersoon de organisatie goed kent en is het wenselijk dat zij enige juridische kennis heeft. Praktische en communicatieve vaardigheden als gespreksvoering en bemiddeling zijn van evident belang. In de organisatie dient de vertrouwenspersoon benaderbaar, bereikbaar en onafhankelijk te zijn. De benaderbaarheid hangt o.a. af van sekse, hiërarchische positie en sociale of persoonlijke factoren, zoals opleiding, leeftijd etc. Ook bij de huisvesting van de vertrouwenspersoon zal rekening gehouden worden met de vertrouwelijkheid van de functie. In verband met de gewenste onafhankelijke positie legt de vertrouwenspersoon rechtstreeks verantwoording af en is enkel verantwoording verschuldigd aan Gedeputeerde Staten. De vertrouwenspersoon mag nimmer worden benadeeld in zijn/haar positie. Hieronder kan onder meer worden begrepen: minder goede promotie of doorstroomkansen, verslechtering van de werkomstandigheden of een slechte beoordeling. 7
Artikel 6 Gedeputeerde Staten hebben sinds 2010 de behandeling van en advisering over de klacht in handen gelegd van de klachtencommissie van de Arbo Unie. Het secretariaat blijft bij de provincie en de secretaris wordt door Gedeputeerde Staten benoemd. Om de objectiviteit en onafhankelijkheid zoveel mogelijk te waarborgen, mogen de commissieleden geen binding hebben met de klager of de beklaagde en niet betrokken zijn bij het geval waarover zij moeten oordelen. Ingevolge het vierde lid worden zij in dat geval vervangen. Dit kan geschieden op verzoek van een commissielid, of op verzoek van een klager of beklaagde. Artikel 7 De klachtencommissie is belast met het onderzoek naar de ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport en advies aan Gedeputeerde Staten. Daartoe dienen zij de nodige bevoegdheden te bezitten. Gedeputeerde Staten kunnen de commissieleden alleen algemene instructies geven. Artikel 8 Bij de behandeling van de klacht wordt de Algemene wet bestuursrecht in acht genomen. Hierbij is de termijn van afhandeling gewijzigd ten opzichte van de voorgaande regeling. De gehele afhandeling mag niet meer dan ten hoogste veertien weken in beslag nemen. De ontvangst van de klacht wordt schriftelijk bevestigd door de secretaris van de klachtencommissie. De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Wordt de klacht ontvankelijk verklaard en vervolgens in behandeling genomen, dan zendt de klachtencommissie een afschrift van de klacht aan de beklaagde. Vervolgens dienen de beklaagde en de klager in de gelegenheid te worden gesteld omtrent de ingediende klacht te worden gehoord. Van dit horen wordt een verslag gemaakt. Indien de klager en beklager dit wensen, kunnen zij zich tijdens het horen naar vrije keuze bij laten staan door een raadsvrouw of -man. Vervolgens rapporteert de klachtencommissie zo spoedig mogelijk aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten nemen binnen tien weken na ontvangst van de klacht en op basis van het advies van de klachtencommissie een beslissing over de eventueel te treffen maatregel of sanctie. Deze termijn kan eventueel met vier weken worden verlengd. Gedeputeerde Staten zorgen eveneens voor registratie van de ingediende klachten en voor jaarlijkse publicatie, waarbij het voor zich spreekt dat dit verslag alleen geanonimiseerde gegevens bevat. Artikel 9 Gedeputeerde Staten zorgen voor de nodige voorzieningen, zoals een apart telefoonnummer en een geschikte gespreksruimte. Ook het faciliteren van deskundigheidsbevordering voor vertrouwenspersonen en commissieleden valt hieronder. De werkzaamheden van een vertrouwenspersoon en van de leden van de klachtencommissie vinden in principe plaats onder werktijd. Groningen, 6 maart 2012. Gedeputeerde Staten voornoemd: M.J. van den Berg, voorzitter. H.J. Bolding, secretaris. Uitgegeven, 7 maart 2012. De secretaris: H.J. Bolding. 8