Systeemoverzicht Zelfbediening Verlaag werklast Verbeter communicatie Vermijd tegenstrijdigheden in roosters Zie waar behoeften zijn Verbeter ervaring voor studenten Houd controle Verbeterde studentendienst + controle + flexibiliteit Overzicht van Student Allocator Systeem + On line keuzen verbeteren de studentenervaring + Configureerbare regels en goedkeuring helpen standaarden behouden + Mogelijkheid voor zelfbediening verlaagt administratielast 2795
Student Allocator Verzekert controle over keuze van activiteiten of modules Studenten vermijden tegenstrijdige roosters en reisproblemen Verhoogt tevredenheid van studenten en personeel Verbetert communicatie van informatie Biedt nauwkeurig bepaling van eisen... Student Allocator helpt u de keuzen die de studenten maken te managen, met name diegenen met externe verplichtingen en andere aanspraken op hun tijd. Student Allocator kan worden gebruikt voor verschillende aspecten van uw bedrijfsvoering, met inbegrip van keuze van toewijzing van activiteiten en modules...... Student Allocator complementeert de roosterplanning en de mogelijkheden om middelen te beheren van Syllabus Plus. Student Allocator is meer kosteneffectief dan een handmatig mechanisme, en zowel studenten als personeel hebben meer directe controle over de keuzen die worden gemaakt en tegelijkertijd worden tegenstrijdigheden in het rooster vermeden...... Studenten verwachten steeds meer van de service die zij moeten ontvangen en in ruil voor hun collegegeld. Tegemoetkoming aan deze eisen zal verbeterd studentenbehoud betekenen, met als resultaat inkomsten voor het instituut...... De rapporteringmogelijkheden beiden ruimte voor het produceren van up-to-date groepslijsten voor docenten, en stelt u in staat een nauwkeuriger analyse van studentenaanwezigheid te maken. Op die manier kan het gebruik van lokalen voortdurend opnieuw worden bezien, zodat te allen tijde de beste mogelijkheid wordt verzekerd en lokaalgebruik en de bezetting van stoelen wordt verbeterd. Student Allocator maakt het ook mogelijk om snel populaire en onpopulaire keuzen te identificeren...... Wanneer Student Allocator wordt gebruikt om modulekeuzen te verzamelen, dan kan hij Syllabus Plus Course Planner van de gegevens voorzien die nodig zijn om een rooster te maken dat past bij de behoeften van iedereen... 2
Systeemoverzicht Student Allocator bestaat uit een aantal verschillende onderdelen die door personeel en studenten verspreid over het hele instituut kunnen worden gebruikt. De kwaliteit en integriteit van gegevens worden onderhouden via links met roosterplanning, studentengegevens en andere systemen. Gebruikers Student Allocator Data Project Team ADMIN Subject Area Managers SAM SAM serverzijde C# applicaties Planning- en roostersysteem Docenten Studieadviseurs Studenten Browsertoegang voor docenten en studenten ASP.NET applicaties Allocator D/B Studentinformatiesysteem Het systeem is flexibel en gemakkelijk te gebruiken, en geeft studenten de kans om hun keuzen op een gecontroleerde en efficiënte manier te maken en te veranderen, terwijl tevens wordt verzekerd dat het personeel beperkingen, drempels en goedkeuringsniveaus op zo n manier kan vaststellen dat dit bij individuele programma s past. Chris Cobb, Pro Vice-Chancellor, Roehampton University 3
Het SAM (Subject Area Manager) onderdeel + Bouwt academische programmastructuren. Omdat het op flexibiliteit gericht is kan het de regels van het instituut voor erkenning en lesgeven weerspiegelen. + Omvat een grafische gebruikersinterface voor visuele feedback over de structuren die worden gebouwd. + Regel- symbolen kunnen worden gebaseerd op kredietwaarden (ECTS), moduleopties of op de totale tijd die een student nodig heeft voor bepaalde activiteiten. + De mogelijkheid om aantallen, waaronder plaatsen die voor boeking door personeel zijn gereserveerd, te specificeren. Het studentenonderdeel + Studenten kunnen individuele keuzen valideren via een browser, bijvoorbeeld modules, werkcolleges of practica. + Kan worden gebruikt om met andere modules of activiteiten te wisselen, zolang dit binnen de regels blijft en er capaciteit beschikbaar is. + De browserinterface kan zo worden ontworpen dat hij bij de eisen van het instituut past. Het Student Advisor onderdeel + Personeel, bijvoorbeeld docenten of studieadviseurs, kan met gebruik van een eenvoudige browserinterface keuzen maken namens individuele studenten. + De mogelijkheid voor ontheffing van een aantal regels wegens individuele omstandigheden. Configuratie De browserschermen die studenten en studentenadviseurs aangeboden krijgen kunnen uitgebreid worden geconfigureerd via XML en CSS. In afgelopen jaren heeft 50% van de studenten optiekeuzen vóór de deadline ingeleverd. Dit jaar heeft 75% van de studenten een keuze gemaakt. De vroege verzameling van module-informatie werd gezien als een enorm voordeel, en keuzebeslissingen werden met grotere zekerheid gemaakt. Het aantal faculteitspersoneel dat zich bezighield met het verzamelingsproces, werd van 6 naar 1 (fte) verlaagd. Al het personeel dat zich met het project bezighield heeft eenstemmig verzocht om door te gaan met het online moduleverzamelingsproces. Karen West, Head of Timetabling, Examinations and Space Management, University of West of England 4
Systeemoverzicht Goedkeuringsmechanisme + Controle op deze niveaus van de programmastructuur (bijvoorbeeld modules, activiteiten) waarvoor personeel de keuzen van studenten moet goedkeuren. + Mogelijkheid om goedkeuringseisen verspreid over verschillende faculteiten en afdelingen binnen het instituut te variëren. + Opties voor automatische goedkeuring van keuzen, mits alle regels in acht zijn genomen (bijvoorbeeld de student heeft het gewenste aantal optionele modules gekozen). Het personeelsonderdeel + Stelt academici of administratief personeel in staat om groepen studenten aan colleges, lessen etc. toe te wijzen of ze tussen werkcolleges, practica etc. te verplaatsen. + Voorzieningen voor filteren bieden de mogelijkheid om bijvoorbeeld groepen studenten op gelijksoortige programma s bij elkaar te houden. + Van alle toewijzingen wordt een volledige log gehouden. Het rapporteringonderdeel + Toegankelijk vanuit SAM en personeelsonderdelen. + Voorbeelden hiervan zijn up-to-date groepslijsten, statusrapporten voor studenten en managementinformatie. Verbeterde studentendienst + controle + flexibiliteit 5
Scenario 1 Gebruik van Student Allocator voor toewijzing van werkcolleges Voorbeelden van typische uitdagingen voor de instituten + Studenten wisselen van groep en het is moeilijk om er oog op te houden. + Dit leidt tot een zware administratielast voor het faculteits-/afdelingspersoneel om oog te houden op studenten of om veranderingsverzoeken in te willigen. + Onnauwkeurige groepslijsten maken tevens toezicht houden op aanwezigheid van studenten moeilijk, wat kan leiden tot verhoogd aantal studenten dat afhaakt of slechte resultaten. + En dit leidt vervolgens weer tot minder inkomsten voor het instituut. Het gebruik van Student Allocator + Student Allocator maakt het gemakkelijk voor studenten om hun eigen veranderingen in de groep te maken (werkcolleges, practica etc) of voor faculteits-/afdelingspersoneel om namens hen veranderingen te maken. + Terwijl deze veranderingen worden gemaakt, verzekert het systeem dat er geen tegenstrijdigheden voor de student zijn. + Het instituut heeft controle over het niveau van de toegang die is voorzien. + De gegevens kunnen worden teruggevoerd in het roosterplanningssysteem, zodat het de realiteit van wie waar aan deelneemt weerspiegelt. De studenten die dit hebben gebruikt schijnen zonder hulp hun weg te kunnen vinden. En de rijen naar het kantoor van de faculteit zijn stukken korter geworden, omdat alle studenten zich niet handmatig hoeven aan te melden. Carolyn Heath, Faculty Administrator, SOAS 6
Systeemoverzicht Scenario 2 Gebruik van Student Allocator voor modulekeuze Voorbeelden van typische uitdagingen voor de instituten + Wanneer modules worden gekozen, hoewel de gegevens uiteindelijk in het studenteninformatiesysteem (SIS) zijn vastgelegd, houdt het proces van het verzamelen van keuzen ofwel papieren formulieren of online schermen in. + Verzekeren dat studenten een geldige keus maken in lijn met de regels van hun programma is moeilijk. + Studenten kunnen ook van gedachte veranderen (soms vanwege roosterbeperkingen van een van hun gekozen cursussen). + Het rooster wordt niet geoptimaliseerd om rekening te houden met de eisen van individuele studenten. + Het aanbrengen van veranderingen is een tijdrovende bezigheid voor personeel. Het gebruik van Student Allocator + Student Allocator maakt het gemakkelijk voor studenten om hun online keuze van modules te maken. + Omdat de regels van het programma in het systeem kunnen worden ingebouwd, kan het instituut verzekeren dat de keuzen geldig zijn. + En ook, als het rooster beschikbaar is op het moment dat zij hun keuzes maken, dan kan hier rekening mee worden gehouden bij het maken van de keuzen. + Het roosterplanningssysteem kan op efficiënte wijze studenten opnieuw toewijzen aan activiteiten en Student Allocator stelt hun in staat om later online veranderingen te maken. + De gegevens kunnen weer terug worden gevoerd in het SIS. Roehamptons partnership met Scientia heeft ons in staat gesteld om deze intuïtieve module en het roosterkeuzesysteem te introduceren dat robuust genoeg is om een oplossing te bieden voor de vele gecompliceerdheden van ons curriculum en onze academische regels. Met sterke samenwerking en ondersteuning van ons academisch personeel, geloven wij dat dit systeem niet alleen voldoet aan onze registratiebehoeften op korte termijn, maar dat dit ook het bereiken van onze strategische doeleinden op lange termijn zal blijven verbeteren. Marina Lim, Student Information Systems Project Manager, Roehampton University 7
Scientia de onderneming Scientia Ltd werd in 1989 opgericht en heeft een benijdenswaardige reputatie opgebouwd als een wereldwijde marktleider in regel- en planningssoftware, met meer dan 450 instituten voor hoger en voortgezet onderwijs in 24 landen verspreid over 4 continenten wereldwijd. De onderneming zet zich in voor het ontwikkelen en leveren van uitgebreide oplossingen voor Enterprise middeloptimalisatie die tegemoet komen aan de behoeften van onze klanten. Voor meer informatie over ons assortiment webgerichte toepassingen en op maat gemaakte oplossingen, waaronder de Scientia Enterprise suite, klik op www.scientia.com waar u uw gegevens kunt invullen en updates/nieuws kunt zien. Further Information Scientia Ltd St John s Innovation Centre Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS United Kingdom Tel: +44 (0) 1223 421221 Fax: +44 (0) 1223 421218 Email: sales@scientia.com Email: support@scientia.com Web: www.scientia.com/uk Scientia GmbH Hansaring 61, 50670 Köln Germany Tel: +49 (0) 221 1612177 Fax: +49 (0) 221 1612100 Email: info@scientia.de Web: www.scientia.de Scientia (Nederlands) Postbus 1201 9701 BE Groningen The Netherlands Tel: +31 (0) 50 5797443 Fax: +31 (0) 50 5797441 Email: salesnl@scientia.com Web: www.scientia.com/nl Cyon Knowledge Computing Pty. Ltd Suite 3.12, 247 Coward Street, Mascot NSW 2020 Australia Tel: +61 (0) 2 99299292 Fax: +61 (0) 2 99299294 Email: sales@cyon.com.au Web: www.cyon.com.au Cyon Canada Inc 3300 Bloor Street West Suite 3140, Centre Tower, 11th Floor Toronto, Ontario, M8X 2X3 Canada Tel: +1 416 2348357 Tel: +1 888 9006084 (toll free) Fax: +1 416 2345384 Email: sales@cyoncanada.com Web: www.cyoncanada.com ISO 9001:2000 / TickIT approved Scientia is a registered trademark of Scientia Ltd.