RNCI sessie 26 oktober 2009 Beknopt overzicht van Het wetsontwerp over het remuneratiecomité en het remuneratieverslag 1
Inhoudsopgave bespreking wetsontwerp Bron: Wetsontwerp tot versterking van het deugdelijk bestuur in beursgenoteerde ondernemingen en de economische overheidsbedrijven hervormd door de wet van 21 maart 1991 1. Het remuneratiecomité (3-7) 2. Het Remuneratieverslag (8-11) 3. Vertrekvergoedingen en variabele vergoedingen (12-15) 4. De verklaring inzake deugdelijk bestuur (16-18) 5. Nieuwe bevoegdheden Algemene Vergadering (19-20) 6. Overige aspecten in de wet (21) 2
Het remuneratiecomité In hetzelfde Wetboek wordt een artikel 526quater ingevoegd, luidende: «1. De genoteerde vennootschappen in de zin van artikel 4 richten een remuneratiecomité op binnen hun raad van bestuur in uitoefening van hun bevoegdheid toegekend door artikel 522, 1, derde lid. 3
Oprichting en samenstelling Verplicht binnen de raad van bestuur van alle beursgenoteerde vennootschappen Vanaf eerste volledig boekjaar dat begint na de publicatie in BS: wschl. boekjaar 2011? (Uitzondering: niet verplicht voor zeer kleine vennootschappen: = analoog aan regeling verplicht auditcomité) Alleen niet-uitvoerende bestuurders (dus: zonder CEO) Een meerderheid van onafhankelijke bestuurders Voorzitterschap: voorzitter van de raad van bestuur als hij niet uitvoerend is Competentie: (MvT): Onder "de nodige deskundigheid op het gebied van remuneratiebeleid" wordt verstaan dat minstens één lid in het bezit is van een diploma van hogere studies en beschikt over minstens drie jaar ervaring inzake personeelsmanagement of in het domein van verloning van bestuurders en directieleden van ondernemingen. 4
Taken a) Voorstellen aan de raad van bestuur over: het remuneratiebeleid van bestuurders en uitvoerenden de vertrekpremie bij een contractbeëindiging de communicatie van de voorstellen die de Rvb moet voorleggen aan de AVA de individuele remuneratie van de bestuurders de individuele remuneratie van de uitvoerenden, Incl. de variabele remuneratie en de vertrekregelingen en de daaruit voortvloeiende voorstellen die de raad van bestuur moet voorleggen aan de aandeelhouders b) Voorbereiden remuneratieverslag c) Toelichten van het remuneratieverslag op de jaarlijkse AVA CG Code: Regelmatig (minstens om de twee tot drie jaar) herziet het remuneratiecomité zijn intern reglement, evalueert het zijn eigen doeltreffendheid en doet het aan de raad van bestuur aanbevelingen met betrekking tot de nodige wijzigingen. (= niet in de wet) 5
Functioneren minstens tweemaal per jaar vergaderen regelmatig verslag uitbrengen aan de raad van bestuur over zijn taken CEO neemt alleen met raadgevende stem deel aan de vergadering wanneer de remuneratie van andere leden van directie behandeld worden Zie ook voorschriften in de CG Code 6
Het remuneratieverslag 3. Voor genoteerde vennootschappen bevat de verklaring inzake deugdelijk bestuur zoals bedoeld in paragraaf 2 tevens het in artikel 526quater, 5, c) bedoelde verslag, dat er een specifiek deel van vormt. Voor vennootschappen waarvan de aandelen zijn toegelaten tot de verhandeling op een gereglementeerde markt in de zin van artikel 2, 3, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, bevat het remuneratieverslag zoals bedoeld in het vorige lid ten minste de volgende informatie: 7
Toepassingsgebied en communicatie Behandelt de remuneratie van : de bestuurders, de CEO ( gedelegeerd bestuurder, voorzitter directiecomité, algemeen directeur ) de leden van het directiecomité en / of de personen van het dagelijks bestuur. Dwingend recht, onderdeel van het jaarverslag! Geen wettelijke definitie van remuneratiebeleid Remuneratiecomité bereidt het verslag voor en brengt het op de RvB De RvB deelt het remuneratieverslag, mee aan de ondernemingsraad Het remuneratiecomité (voorzitter?) licht het verslag toe op de jaarlijkse AVA. 8
Inhoudsopgave (I) 1 beschrijving procedure om remuneratiebeleid te ontwikkelen en de remuneratie te bepalen 2 verklaring over het gehanteerde remuneratiebeleid met minstens: a) de principes waarop de remuneratie was gebaseerd, met de relatie tussen remuneratie en prestaties; b) het relatieve belang van de verschillende componenten van de vergoeding; c) kenmerken van prestatiepremies in aandelen, opties of andere rechten om aandelen te verwerven; d) informatie over het remuneratiebeleid voor de komende twee boekjaren. (bij ingrijpende aanpassingen: duidelijke toelichting) 3 remuneratiebedragen en voordelen aan de niet-uitvoerende bestuurders op individuele basis. (Geen opties, geen variabele vergoeding) 9
Inhoudsopgave (II) Deze bepalingen zijn enkel voor de uitvoerenden : 4 bedrag van de afz. remuneratie die uitvoerende als bestuurder ontvangen; 5 ivm variabele vergoeding: evaluatiecriteria van de prestaties tov doelstellingen, aanduiding van de evaluatieperiode de beschrijving van de toegepaste methoden om te controleren of aan deze prestatiecriteria is voldaan. Caveat: Deze gegevens zo vermelden dat zij geen vertrouwelijke informatie leveren over de strategie! 6 het bedrag van de remuneratie en andere voordelen aan de CEO met een uitsplitsing tussen het basissalaris; de variabele remuneratie; de pensioenbijdragen: en alle overige componenten van de remuneratie, 7 idem als 6 maar op globale basis voor alle andere uitvoerenden 10
Inhoudsopgave (III) 8 het aantal en de voornaamste kenmerken van de aandelen, de opties of alle andere rechten om aandelen te verwerven, toegekend, uitgeoefend of vervallen in de loop van het boekjaar van het jaarverslag; 9 op individuele basis, de bepalingen omtrent vertrekvergoedingen; (duur, termijn, details opzeg enz.) 10 in geval van vertrek: de verantwoorde beslissing van de raad van bestuur over zijn eventuele vertrekvergoeding en de berekeningsbasis; 11 de mate waarin de vennootschap voorziet in een terugvorderingsrecht van de variabele remuneratie en lange termijn prestatiepremies, als die toegekend zijn op basis van onjuiste financiële gegevens. 11
Vertrekvergoedingen en variabele vergoedingen In hetzelfde Wetboek wordt een artikel 520bis ingevoegd, luidende: «In een genoteerde vennootschap worden de criteria die de toekenning van een vergoeding aan een uitvoerende bestuurder variabel maken, uitdrukkelijk opgenomen in de contractuele of andere bepalingen die de betrokken rechtsverhouding beheersen.de uitbetaling van deze variabele remuneratie kan enkel gebeuren indien de criteria over de aangeduide periode werden bereikt. Bij miskenning van het eerste lid wordt geen rekening gehouden met deze variabele vergoedingen bij de berekening van de vertrekvergoeding.». In hetzelfde Wetboek wordt een artikel 520ter ingevoegd, luidende: «Behoudens andersluidende statutaire bepalingen of uitdrukkelijke goedkeuring door de algemene vergadering van aandeelhouders, kunnen aandelen enkel definitief worden verworven en aandelenopties of alle andere rechten om aandelen te verwerven enkel worden uitgeoefend door een uitvoerende bestuurder in genoteerde vennootschappen in een periode van ten minste drie jaar na de toekenning ervan. Behoudens andersluidende statutaire bepalingen of uitdrukkelijke goedkeuring door de algemene vergadering van aandeelhouders, dient ten minste een vierde van de variabele remuneratie voor een uitvoerende bestuurder in genoteerde vennootschappen gebaseerd te zijn op vooraf vastgelegde en objectief meetbare prestatiecriteria op een periode van minstens twee jaar, en dient ten minste een ander vierde gebaseerd te zijn op vooraf vastgelegde en objectief meetbare prestatiecriteria op een periode van minstens drie jaar. De verplichting in het voorgaande lid geldt niet indien de variabele remuneratie een vierde of minder van de jaarlijkse remuneratie betreft.». 12
Nieuwe regeling voor vertrekvergoedingen en variabele vergoedingen Basis = De regeling Vertrekvergoeding in de governance code 7.18 Elke contractuele regeling die op of na 1 juli 2009 met de vennootschap of haar dochtermaatschappijen betreffende de remuneratie van de CEO of van elk ander lid van het uitvoerend management wordt bedongen, vermeldt duidelijk dat de vertrekvergoeding die bij een vervroegde beëindiging van het contract wordt toegekend niet meer mag bedragen dan 12 maanden basis- en variabele remuneratie. Op advies van het remuneratiecomité kan de raad van bestuur een hogere vertrekvergoeding toekennen. Dergelijke hogere vertrekvergoeding wordt beperkt tot maximaal 18 maanden basis- en variabele remuneratie. Het contract vermeldt wanneer dergelijke hogere vertrekvergoeding kan worden toegekend. De raad van bestuur verantwoordt dergelijke hogere vertrekvergoeding in het remuneratieverslag. 13
Vertrekvergoedingen: nieuwe regels Als er in het contract een vertrekvergoeding wordt opgenomen die niet overeenstemt met de regel in de governance code, dan moet die afwijkende bepaling voorafgaand goedgekeurd worden door de eerstvolgende algemene vergadering. In vennootschappen waar een ondernemingsraad werd ingesteld, moet het verzoek tot afwijking van de code voor deugdelijk bestuur, inzake de vertrekvergoeding 45 dagen voor de algemene vergadering meegedeeld worden aan de ondernemingsraad. Als één van de partijen in de ondernemingsraad daarom verzoekt brengt deze een advies uit aan de algemene vergadering. 14
Variable vergoedingen: nieuwe regels De criteria voor de toekenning van variabele vergoedingen aan een uitvoerende moeten uitdrukkelijk opgenomen zijn in het contract en de uitbetaling van de variabele vergoeding moet gespreid worden in de tijd. De criteria over de aangeduide periode moeten gerealiseerd zijn, zoniet worden de variabele vergoedingen niet meegeteld bij de vertrekvergoeding. In principe kunnen aandelen enkel definitief worden verworven en aandelenopties en dgl enkel worden uitgeoefend in een periode van ten minste drie jaar na de toekenning ervan. In principe moet ten minste een vierde van de variabele remuneratie gebaseerd zijn op vooraf vastgelegde en objectief meetbare prestatiecriteria op een periode van minstens twee jaar, en ten minste een ander vierde op vooraf vastgelegde en objectief meetbare prestatiecriteria op een periode van minstens drie jaar. Deze verplichting geldt niet indien de variabele remuneratie een vierde of minder van de jaarlijkse remuneratie betreft. 15
De verklaring inzake deugdelijk bestuur Art. 3 Artikel 96 van het Wetboek van Vennootschappen waarvan de bestaande tekst paragraaf 1 zal vormen, wordt aangevuld met de paragrafen 2 en 3, luidende: «2. Voor genoteerde vennootschappen bevat het jaarverslag tevens een verklaring inzake deugdelijk bestuur, die er een specifiek deel van vormt en die ten minste de volgende informatie bevat: 16
Inhoudsopgave van de verklaring (I) 1 verwijzing naar de code inzake deugdelijk bestuur die de vennootschap toepast, (een apart KB duidt Belgische code als referentiecode aan) 2 een aanduiding van de delen van de code waarvan zij afwijkt en de onderbouwde redenen : comply or explain (pas op: sommige delen van de huidige code worden door deze wet vervangen) 3 beschrijving van de belangrijkste kenmerken van de interne controle- en risicobeheerssystemen 4 de informatie over belangrijke deelnemingen (cfr wet 2 mei 2007) 5 de samenstelling en de werking van de bestuursorganen en hun comités. 17
Inhoudsopgave van de verklaring (II) Geïnspireerd en gebaseerd op het de CG-verklaring in de Code (2009) maar zonder: Een checklist over de info ivm samenstelling en werking Informatie over de evaluaties Kenmerken van de incentives van aandelengerelateerde vergoedingen Nu een nieuw, wettelijk verplicht specifiek onderdeel van het jaarverslag: de commissaris moet dus controleren of de vermeldingen kloppen met de jaarrekening en of het jaarverslag volledig is. Dat is echter geen analyse van de (juistheid van de ) concrete verklaring of de toepassing van de code. 18
Nieuwe bevoegdheden AV Artikel 554 van hetzelfde Wetboek wordt aangevuld met drie leden, luidende: «Eveneens bij afzonderlijke stemming beslist de algemene vergadering van de genoteerde vennootschap over het remuneratieverslag. Indien in een overeenkomst met een uitvoerende bestuurder, een lid van het directiecomité of een persoon belast met het dagelijks bestuur van een genoteerde vennootschap een vertrekvergoeding wordt opgenomen die niet overeenstemt met de bepaling inzake vertrekvergoedingen opgenomen in de code voor deugdelijk bestuur, bedoeld in artikel 96, 2, eerste lid, 1, wordt die afwijkende bepaling omtrent de vertrekvergoeding voorafgaand goedgekeurd door de eerstvolgende algemene vergadering. Elk hiermee strijdig beding wordt voor ongeschreven gehouden. 19
Nieuwe bevoegdheden AV Remuneratiebeleid wordt een apart agendapunt op de statutaire AV! De AV stemt bij afzonderlijke stemming over het remuneratieverslag. Als er een overeenkomst een vertrekvergoeding wordt opgenomen die niet overeenstemt met de regel in de governance code, dan moet die afwijkende bepaling voorafgaand goedgekeurd worden door de eerstvolgende algemene vergadering. 20
Overige aspecten in de wet (23 artikels) - Verwijzingen naar andere wetten, wettechnische ingrepen - Uitzonderingen en uitbreidingen - Toepassing op SE s ( Societas Europaea) - Toepassing op economische overheidsbedrijven 21