In september 2014 wordt vanuit de Drentse Pilot Jeugd een factlab georganiseerd ten behoeve van het RTA. Het factlab moet zicht geven op het aantal unieke cliënten en de stapeling van zorg in Drenthe. Deelname aan het factlab is verplicht. 1. Wat is de procedure voor het Factlab? In de gemeente Zaanstad is de factlab-methode opgezet als een bijeenkomst waar organisaties hun cliëntbestanden kunnen koppelen middels een beveiligde versleutelingsprogramma. In augustus 2013 en februari 2014 is deze methode in Drenthe op basis van vrijwilligheid getoetst. De factlab-methode is op basis van deze ervaringen met de partners in Drenthe doorontwikkeld tot een digitale procedure. Concreet betekent dit dat het BSN met behulp van een te downloaden softwareprogramma door een bevoegde medewerker van de organisatie intern wordt versleuteld. Het programma leest de gegevens en zet het BSN direct om in een koppelingsnummer. Dit koppelingsnummer is niet herleidbaar tot een persoon. Dit houdt in dat het cliëntenbestand, voordat het de organisatie verlaat, al geanonimiseerd is. Het geanonimiseerde cliëntenbestand wordt via een beveiligde verbinding geupload naar ABF Research 1, de partij die voor Drenthe het factlab uitvoert. De zorgaanbieder zorgt ervoor dat het geanonimiseerde cliëntenbestand voor de opgegeven datum geupload is (zie paragraaf 6). De medewerker van ABF Research zal na de deadline de daadwerkelijke koppeling uitvoeren, zodat er één totaalbestand ontstaat. Uit het totaalbestand wordt vervolgens het koppelingsnummer gewist. Het eindproduct van het factlab is het geanonimiseerd totaalbestand. Dit bestand wordt door de onderzoeker van PIONN geanalyseerd en tot een rapportage verwerkt. De rapportage is beschikbaar voor de deelnemende organisaties en de gemeenten en wordt gepubliceerd op www.meetbaarbeterdrenthe.nl 2. Waarom een richtlijn? Het koppelen van cliëntbestanden is geen sinecure. Het vereist dat de bestanden worden voorzien van een koppelingsnummer en dat het koppelingsproces wordt omgeven met voldoende waarborgen rondom de privacy van de cliënten. De factlab-methode behelst dat de aangeleverde bestanden met zo weinig mogelijk (foutgevoelige) bewerkingen kan worden gekoppeld door ABF Research. Daarvoor is het belangrijk dat de gegevens op een gestandaardiseerde wijze worden aangeleverd conform de richtlijn. De zorgaanbieders zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de aan te leveren gegevens. 1
3. Overzicht van de gevraagde gegevens Ten behoeve van het RTA in Drenthe wordt bij de zorgaanbieders een aantal cliëntgegevens en zorggegevens uitgevraagd. De definities uit het RTA staan hierbij centraal. Daarnaast wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de definities zoals beschreven in het informatieprotocol van de landelijke uitvraag beleidsinformatie Jeugd 2. Het gaat om de gegevens over de doelgroep: Alle cliënten t/m 17 jaar met de gezagsdrager woonachtig in Drenthe, waarvan de begeleiding/behandeling in 2013 is afgesloten of waarvan de begeleiding/behandeling lopende is op peildatum 1-1-2014. Het gaat om cliënten die op 1 januari 2013 jonger zijn dan 18 jaar. Een cliënt die in 2013 18 jaar is geworden mag het hele peiljaar 2013 meegeteld worden. Een algemeen overzicht van de gegevens die uitgevraagd worden staat beschreven in Tabel 1. Tabel 1. Overzicht van de cliëntgegevens en zorggegevens voor de Factlab van september 2014 4. Cliëntgegevens 5.1 Algemene zorggegevens BSN Zorgvorm Geboortejaar Interventieniveau Postcode woonplaatsbeginsel Financieringsvorm Datum aanvang jeugdhulp Datum einde jeugdhulp Wachttijd Verwijzer Reden beëindiging jeugdhulp 5.2 Specifieke zorggegevens Totaal aantal gesprekken ambulante zorg Totale tijd ambulante zorg Zorglijn (alleen voor ZVW-financiering) Type zorg (alleen voor AWBZ-financiering) ZZP (alleen voor AWBZ-financiering) AMHK melding (alleen voor BJZ) OTS (alleen voor BJZ) In paragraaf 4 worden de cliëntgegevens beschreven en toegelicht en in paragraaf 5 worden de zorggegevens beschreven en toegelicht. Informatieprotocol Beleidsinformatie Jeugd, versie 1.1, 8 juli 2014 2
4. De cliëntgegevens Tabel 2. Definities Cliëntgegevens Variabele (kolomnaam) Definitie / waarde 2.1 BSN Het persoonsnummer voor wie is ingeschreven in het GBA. 9-cijferig nummer (voorbeeld: 123456789) 2.2 Geboortejaar jjjj (voorbeeld: 1995) 2.3 Postcode woonplaatsbeginsel (4-posities) Postcode waar de gezagsdrager van het kind conform de GBA is ingeschreven. Postcode op basis van de definitie woonplaatsbeginsel (voorbeeld: 9726) Geen postbus nummers aanleveren. Toelichting bij tabel 2 2.3 (Postcode woonplaatsbeginsel) Het gaat om de postcode waar de gezagsdrager van het kind conform de GBA is ingeschreven. Hieronder staat de definitie van het woonplaatsbeginsel beschreven. Woonplaatsbeginsel 3 Dit stuk heeft als doel gemeenten en aanbieders van jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering in te lichten over het nieuwe woonplaatsbeginsel. In de jeugdwet bepaalt het woonplaatsbeginsel welke gemeente verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdhulp of de uitvoering van de maatregel jeugdbescherming of jeugdreclassering. Daarmee is het woonplaatsbeginsel cruciaal in het bepalen van de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheidsverdeling. Het gegeven is ook nodig voor juiste overdracht van informatie tussen instellingen, ketenpartners, gemeenten en het Rijk. Een belangrijke definitie dus. Daarom wordt hier die definitie toegelicht en worden er voorbeelden gegeven hoe dat uitwerkt in de praktijk. Gewijzigde definitie De definitie van het woonplaatsbeginsel is met de Tweede Kamer behandeling gewijzigd ten opzichte van het bij de Tweede Kamer ingediende wetsvoorstel. De omschrijving van het begrip woonplaats komt als volgt te luiden: 1. woonplaats als bedoeld in artikel 12 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek; 2. ingeval de voogdij over de jeugdige berust bij een instelling als bedoeld in artikel 302 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek: de plaats van het werkelijke verblijf van de jeugdige; 3. ingeval de woonplaats, bedoeld onder 1 en 2, onbekend is dan wel buiten Nederland is: de plaats van het werkelijke verblijf van de jeugdige op het moment van de hulpvraag. 3 Notitie Nieuwe definitie woonplaatsbeginsel in wetsvoorstel Jeugdwet, http://www.voordejeugd.nl/actueel/nieuwsberichten/1206-nieuwe-definitie-woonplaatsbeginsel-inwetsvoorstel-jeugdwet. 3
Toelichting op de definitie Artikel 12 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek luidt als volgt (eerste lid): Een minderjarige volgt de woonplaats van hem die het gezag over hem uitoefent, de onder curatele gestelde die van zijn curator. Oefenen beide ouders tezamen het gezag over hun minderjarige kind uit, doch hebben zij niet dezelfde woonplaats, dan volgt het kind de woonplaats van de ouder bij wie het feitelijk verblijft dan wel laatstelijk heeft verbleven. In geval er sprake is van voogdij door een gecertificeerde instelling is het werkelijke verblijf van de jeugdige bepalend. Ingeval een gecertificeerde instelling de voogdij heeft over een jeugdige die niet bij zijn ouders verblijft maar in een pleeggezin of in een residentiële instelling, is het niet de bedoeling dat de gemeente waar de ouders van het kind verblijven verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdhulp of de uitvoering van de voogdijmaatregel. Alle eventueel benodigde hulp voor die jeugdige zal moeten worden georganiseerd en gefinancierd door de gemeente waar de betrokken jeugdige op dat moment werkelijk verblijft; dus de gemeente waar het betrokken pleeggezin woont of waar de betrokken residentiële instelling zich bevindt. Die gemeente kan immers het beste beoordelen wat er nodig is om te zorgen dat de jeugdige zich in een veilige en stabiele situatie verder kan ontwikkelen. Ten slotte is geregeld dat als de woonplaats van de ouders onbekend is er altijd een verantwoordelijke gemeente is. De plaats van het werkelijk verblijf van de jeugdige is dan bepalend op het moment van de hulpvraag. Uitgangspunt is daarbij het bestendige werkelijke verblijf van die jeugdige. Aanvulling op de definitie In de landelijk vastgestelde definitie is niet helder beschreven hoe om te gaan met een verhuizing van de cliënt tijdens de begeleiding/behandeling. In Drenthe is afgesproken de volgende regel toe te passen: De Woonplaats op 1 januari geldt voor het hele jaar. 4
5.1 De algemene zorggegevens Tabel 3. Richtlijn algemene zorggegevens Algemene zorggegevens Definitie / waarde 3.1 Zorgvorm Zie tabel 4a en 4b 3.2 Interventieniveau Zie tabel 4a en 4b 3.3 Financieringsvorm Financieringvorm code Provinciaal 1 ZVW 2 AWBZ 3 3.4 Datum aanvang jeugdhulp dd-mm-jjjj (voorbeeld: 17-03-2013) De dag waarop de jeugdhulpaanbieder start met het uitvoeren van de jeugdhulp 3.5 Datum einde jeugdhulp dd-mm-jjjj (voorbeeld: 17-09-2013) De laatste dag waarop de jeugdhulpaanbieder uitvoering geeft aan de jeugdhulp. Deze kolom wordt niet ingevuld als de zorg op peildatum 1-1-2014 gecontinueerd wordt 3.6 Wachttijd Het totaal aantal weken tussen de aanmelding en het eerste hulpverleningsgesprek met de cliënt (en het cliëntsysteem). (voorbeeld: 2 weken) 3.7 Verwijzer Verwijzer code Gemeente 1 Huisarts 2 Jeugdarts 3 Gecertificeerde instelling 4 Medisch specialist 5 Geen verwijzer 6 De organisatie of persoon die de jeugdige en/of zijn/haar ouders heeft verwezen naar de jeugdhulp 3.8 Reden beëindiging jeugdhulp Reden beëindiging jeugdhulp code Beëindigd volgens plan 1 In overeenstemming voortijdig afgesloten 2 Eenzijdig door de cliënt beëindigd 3 Eenzijdig door de aanbieder beëindigd 4 Beëindigd wegens externe omstandigheid 5 Deze kolom wordt niet ingevuld als de zorg op peildatum 1-1- 2014 wordt gecontinueerd. 5
Toelichting bij tabel 3 3.1 en 3.2 (zorgvorm en interventieniveau) Tabel 4a. Overzicht zorgvormen en bijbehorende interventieniveaus Zorgvorm Interventieniveau Ambulant 3, 4, 5, 6 Zorg overdag (dagbehandeling) 7 Verblijf (Wonen) 8 Jeugdbescherming - Jeugdreclassering - Crisis - Dyslexie (ernstige enkelvoudig dyslexie) - Tabel 4a: Zorg overdag Bij zorg overdag maakt het niet uit of het in minuten of in dagdelen wordt gefinancierd. Wanneer op locatie uitgevoerd is het interventieniveau 7. Ambulante hulp bij zorg overdag wordt in een aparte regel ingevuld (zie het data-format). Tabel 4b. Definitie van interventieniveaus 3 t/m 6 4 Interventieniveau ambulant Definitie 3 Gemiddeld 5 gesprekken 4 Gemiddeld 10 gesprekken 5 Gemiddeld 20 gesprekken 6 Meer dan 25 gesprekken Tabel 4b: Afgesloten behandelingen Omdat het gaat om een gemiddeld aantal gesprekken, is de indeling naar interventieniveaus meer dan alleen per traject het aantal gesprekken tellen. Vertrekpunt is een beoordeling van het aangeboden programma in een interventieniveau. Daarbij wordt uitgegaan van het gemiddeld aantal gesprekken per programma. Op casusniveau beweegt het aantal gesprekken zich rond het gemiddelde; dit is echter geen harde grens. Programma X kan met 24 gesprekken behoren tot interventieniveau 5, terwijl programma Y met 24 gesprekken kan behoren tot interventieniveau 6. Indien een programma vroegtijdig wordt afgebroken, bepaalt het werkelijk aantal gesprekken tot welk interventieniveau het traject behoort. Het werkelijke aantal gesprekken wordt in de kolom Totaal aantal gesprekken ambulante zorg (richtlijn 5.1) aangegeven. Tabel 4b: Lopende behandelingen De zorgaanbieder beoordeelt op basis van het gestarte programma tot welk interventieniveau dit behoort. De kolom Totaal aantal gesprekken ambulante (richtlijn 5.1) wordt leeg gelaten. Uit: Regionaal transitiearrangement Drenthe (definitief), 24 oktober 2013, p. 41 6
3.4 (Datum aanvang jeugdhulp) 5 Het betreft de dag waarop de feitelijke hulpverlening start, dus het proces om jeugdige en/of de ouders te komen tot het hulpverleningsplan en de uitvoering daarvan. In geval van jeugdhulp met verblijf wordt de dag aangehouden volgende op de eerste overnachting. 3.5 (Datum einde jeugdhulp) 5 Het betreft de dag waarop de jeugdhulp eindigt. Dit houdt in dat er na deze dag geen sprake meer is van een feitelijke hulpverleningsrelatie of behandelovereenkomst. In geval van jeugdhulp met verblijf wordt de dag aangehouden na de laatste overnachting. 3.6 (Verwijzer) 5 De keuzes bij verwijzer betreffen alleen de routes zoals deze in de Jeugdwet worden onderkend. Het betreft organisaties of personen die rechtstreeks jeugdigen en hun ouders op grond van de Jeugdwet mogen doorverwijzen naar jeugdhulp. De Jeugdwet stelt dat tussen gemeenten en betrokkenen afspraken worden gemaakt over de voorwaarden waaronder en wijze waarop de rechtstreekse verwijzing verloopt. Andere opties dan bovenstaande zijn er daarom niet. Zo doet de politie een zorgmelding bij de gemeente en betreffen deze zaken daarom een verwijzing via de gemeente. Hetzelfde geldt voor het Advies- en Meldpunt Huiselijke Geweld en het onderwijs. De optie geen verwijzer is bedoeld voor de jeugdhulp die vrij toegankelijk is, bijvoorbeeld jeugdhulp die de wijk- of buurtteams bieden. De scheidslijn tussen vrij toegankelijke jeugdhulp en niet vrij toegankelijke jeugdhulp bepaalt de gemeente en kan daarom in elke gemeente anders zijn. Er is geen optie onbekend. 3.7 (Reden beëindiging jeugdhulp) 5 De reden van de beëindiging van de jeugdhulp geeft een indruk van de uitval tijdens de uitvoering van de jeugdhulp. De optie in overeenstemming voortijdig afgesloten wordt gekozen als tussentijds de situatie van de jeugdige of het gezin verandert waardoor de gestarte jeugdhulp niet meer passend is. Dan wordt, in overeenstemming met de jeugdige en ouders, gekozen voor de inzet van een ander type jeugdhulp, of wordt de jeugdhulp afgerond. Als de jeugdhulp geheel volgens plan wordt uitgevoerd, wordt gekozen voor de optie beëindigd volgens plan. De opties eenzijdig door de cliënt en eenzijdig door de aanbieder zijn in feite de opties waarbij van uitval kan worden gesproken. De cliënt komt bijvoorbeeld niet meer naar sessies of onttrekt zich uit de residentiële voorziening. Het kan ook zijn dat de aanbieder de jeugdhulp stopt. In alle gevallen geldt dat de uitvoering van het plan nog niet is afgerond. De uitvoering van het plan kan ook stoppen wegens externe omstandigheden, bijvoorbeeld omdat de jeugdige verhuist, overleden is of 18 jaar wordt en daarmee de machtiging die ten grondslag ligt aan de jeugdhulp stopt. Dit laatste is eigenlijk alleen het geval bij JeugdzorgPlus. In alle andere gevallen kan de jeugdhulp na 18 jaar nog worden voortgezet. Uit: Informatieprotocol Beleidsinformatie Jeugd, versie 1.1, 8 juli 2014 7
5.2 De specifieke zorggegevens Tabel 5a. Richtlijn specifieke zorggegevens Specifieke zorggegevens Definitie / waarde 5.1 Totaal aantal gesprekken ambulante zorg Het totaal aantal face-to-face gesprekken betreffende de afgesloten ambulante zorgvormen in peiljaar 2013 (voorbeeld: 17 face-to-face gesprekken) 5.2 Totale tijd ambulante zorg Minuten code 0 tot 250 minuten 1 250 tot 800 minuten 2 800 tot 1800 minuten 3 1800 tot 3000 minuten 4 3000 tot 6000 minuten 5 6000 tot 12000 minuten 6 Vanaf 12000 minuten 7 De totaal besteedde directe en indirecte tijd in minuten betreffende de afgesloten ambulante zorgvormen in peiljaar 2013 5.3 Zorglijn (alleen van toepassing voor ZVW-financiering) Zorglijn code 1 e -lijns zorg 1 2 e -lijns zorg 2 Als de zorglijn lopende het peiljaar 2013 verandert, selecteer dan de langst lopende zorglijn in 2013 5.4 Type zorg (alleen van toepassing voor AWBZ-financiering) Type zorg code ZIN (Zorg in natura) 1 PGB 2 Als het type zorg lopende het peiljaar 2013 verandert, selecteer dan het langst lopende type zorg in 2013 5.5 Zorgzwaartepakket (alleen van toepassing voor AWBZ-financiering) Zorgzwaartepakket code ZZP1 1 ZZP2 2 ZZP3 3 ZZP4 4 ZZP5 5 ZZP6 6 ZZP7 7 Als het zorgzwaartepakket lopende het peiljaar 2013 verandert, selecteer dan het langst lopende zorgzwaartepakket in 2013 8
Tabel 5b. Vervolg Richtlijn specifieke zorggegevens Specifieke zorggegevens Definitie / waarde 5.6 AMHK melding (alleen van toepassing voor BJZ) code Ja 1 Nee 2 Is er sprake van een AMHK melding bij de cliënt? 5.7 OTS (alleen van toepassing voor BJZ) code Ja 1 Nee 2 Is er sprake van een OTS bij de cliënt? Toelichting bij tabel 5 5.1 (Totaal aantal gesprekken ambulante zorg) Het gaat om het totaal aantal face-to-face gesprekken betreffende de afgesloten ambulante zorgvormen in peiljaar 2013. Face-to-face betekent een gesprek in aanwezigheid van de cliënt (en het cliëntsysteem). 5.2 (Totale tijd ambulante zorg) 6 Het gaat om de totaal besteedde directe en indirecte tijd in minuten betreffende de afgesloten ambulante zorgvormen in peiljaar 2013. Directe tijd is de tijd waarin een behandelaar, in het kader van de diagnostiek of behandeling, contact heeft met de patiënt of met familieleden, gezinsleden, ouders, partner of andere naasten (het systeem) van de patiënt. Onder direct patiëntgebonden tijd valt: - Face-to-face contact; - Telefonisch contact; - Elektronisch contact via e-mail of internet (chatten, Skype etc.) Dit betreft indirecte tijd die de behandelaar besteedt aan zaken rondom een contactmoment (de direct patiëntgebonden tijd), maar waarbij de patiënt (of het systeem van de patiënt) zelf niet aanwezig is. Voorbeelden hiervan zijn: - Het voorbereiden van een activiteit (bijvoorbeeld van een sessie psychotherapie); - Verslaglegging in het kader van de activiteit (bijvoorbeeld psychiatrisch onderzoek); - Hersteltijd na een intensieve behandelsessie. Uit: Spelregels DBC-registratie GGZ, versie 20120907, 1 januari 2013 9
Belangrijk! Extra instructies - Het gaat om de afgesloten trajecten in 2013 of de nog lopend trajecten op 1-1-2014. Hierbij is de datum einde jeugdhulp altijd de einddatum van de behandeling of de dag na de laatste overnachting. De datum aanvang jeugdhulp kan wel in 2012 zijn. Bij het invullen van het totaal aantal gesprekken ambulante zorg en de totale tijd ambulante zorg voor de afgesloten trajecten, is het is de bedoeling dat alle face-to-face gesprekken tijdens het gehele traject worden opgeteld. Belangrijk dat het totaal van de gesprekken wordt opgeteld en niet alleen de gesprekken in 2013. - Het gaat om cliënten die op 1 januari 2013 jonger zijn dan 18 jaar. Een cliënt die in 2013 18 jaar is geworden mag het hele peiljaar 2013 meegeteld worden. Als een traject gestart is in 2012 en de cliënt is in dat jaar ook 18 geworden dan telt hij niet mee. Maar als een traject is gestart in 2012 en de cliënt werd in 2013 18 jaar dan telt hij wel mee voor het gehele peiljaar 2013. 10
6. Instructie aan te leveren bestanden Aan de zorgaanbieders wordt gevraagd gegevens aan te leveren op basis van de richtlijnen zoals beschreven staan in de vorige paragrafen. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de gegevens. Het data-format voor het aanleveren van de gegevens is als een aparte bijlage toegestuurd (titel: Format factlab september 2014). Het data-format bevat onder andere de werkbladen cliëntgegevens en zorggegevens. In beide werkbladen vullen de zorgaanbieders onder andere per cliënt het BSN in. Met behulp van de door ABF Research ontwikkelde software wordt het BSN in beide werkbladen geanonimiseerd. De output zijn 2 bestanden, namelijk een bestand met cliëntgegevens en een bestand met zorggegevens. In de beide bestandsnamen komt de code van de betreffende organisatie te staan (bv: acc_clientgegevens.xls en acc_zorggegevens.xls). Procedure aanlevering bestanden: 1. Het geanonimiseerde bestand met cliëntgegevens wordt gezipt en beveiligd met een wachtwoord via de email opgestuurd naar Richard van den Berg (richard@abf.nl). Het wachtwoord wordt in een aparte email gestuurd. 2. Het geanonimiseerde bestand met zorggegevens wordt via de link https://factlab-drenthe.abf.nl op de server van ABF Research geplaatst. Dit is een beveiligde verbinding via SSL. Het fysiek aanleveren van de cliëntgegevens op een usb-stick door de zorgaanbieders op een bepaalde locatie wordt hierdoor overbodig. De organisatie zorgt ervoor dat de bestanden voor de opgegeven deadline van vrijdag 19 september aangeleverd zijn bij ABF Research. Belangrijk! Data-format Het Excel-bestand bestaat uit vier werkbladen. Op het eerste werkblad staan algemene contactgegevens en de beschrijving van de kolommen. Op het tweede werkblad staan nogmaals de definities van de cliëntgegevens beschreven. In werkblad drie worden de cliëntgegevens ingevuld (1 regel per cliënt). In werkblad vier worden de zorggegevens ingevuld. In zowel werkblad drie als vier behoort ook altijd het BSN ingevuld te worden. Wanneer meerdere zorgvormen voor een cliënt zijn uitgevoerd, dan wordt per zorgvorm een regel ingevuld in werkblad vier (verticale structuur; meerdere regels per cliënt). 11
7. Contactgegevens Voor inhoudelijke vragen en opmerkingen kan contact worden opgenomen met Martin Bakker van PIONN (0592-367933 / martin.bakker@pionn.nl). Voor procedurele en principiële vragen kan contact worden opgenomen met Han Tuller, kwartiermaker (han@hanmanagementenadvies.nl). 12
13