Betreft: Rapportage werkzaamheden deputaatschap Documentatie

Transcriptie

1 Aan: De Generale Synode van De Gereformeerde Kerken in Nederland p/a De Gereformeerde Kerk Groningen B. de Roos, scriba Kraanvogelstraat BS Groningen Van: Deputaten Documentatie p/a J. Bos, secretaris Doddegras BM Rotterdam Datum: 17 juli 2014 Betreft: Rapportage werkzaamheden deputaatschap Documentatie Geachte broeders, De Generale Synode van Hasselt 2011 heeft in oktober 2012 het deputaatschap Documentatie ingesteld, waarin werden benoemd de brs. J. Bos, J. Bruijn, N.R. Hoving en T.M. de Marie. Hiermee ontvangt u het rapport over de door ons verrichte werkzaamheden. In totaal hebben wij 8 keer vergaderd. Binnen het deputaatschap zijn de taken als volgt verdeeld: voorzitter: br. Bruijn; secretaris: br. Bos; penningmeester: br. Hoving; algemeen adjunct: br. De Marie. Aangezien documentatie een nieuw te ontwikkelen gebied betreft binnen De Gereformeerde Kerken, en bovendien de instructie voor het deputaatschap ons inziens niet geheel eenduidig bleek te zijn, was er overleg nodig over wat ons te doen stond. In punt 3 van de instructie wordt ons namelijk opgedragen documenten te verzamelen waarover wij volgens punt 2.1 advies dienen te geven voor het definiëren ervan. Een en ander heeft geleid tot het opstellen van een werkdocument, dat hierbij is gevoegd, en dat onderdeel is van dit rapport. Het biedt een overzicht van wat gedaan is en wat nog gepland staat. Wij willen u dan ook graag verwijzen naar dit document. Ook is een lijst bijgevoegd van het documentatiemateriaal dat wij inmiddels hebben verzameld. Een belangrijke gebeurtenis was de ingebruikname van de bibliotheek door de Opleiding tot de Dienst des Woords (OtdDdW). Van deputaten OtdDdW hebben wij de beschikking gekregen over 10% van deze ruimte om een

2 documentatiecentrum in te richten. Hiervoor dienen wij evenredig in de huurkosten bij te dragen, wat neerkomt op 75 euro per maand, per 1 september Aangezien ons budget van 1000 euro daardoor wel wat wordt overschreden, willen wij u vriendelijk vragen hiermee akkoord te gaan, vanwege het belang van de zaak. Verder hebben deputaten OtdDdW zich ook bereid verklaard tot een zo nauw mogelijke samenwerking met ons deputaatschap op het gebied van het delen van materiaal. Vanwege het feit dat we een gedeelde ruimte hebben, en in verband met de in de instructie genoemde beheerfunctie en personele aspecten, zijn wij eveneens aan het onderzoeken of de huidige functie van bibliothecaris (in dienst van deputaten OtdDdW) gecombineerd kan worden met een nieuw in te stellen functie van documentalist (in dienst van deputaten Documentatie). In de tijd tussen het indienen van ons rapport en het begin van de synode staat een overleg met deputaten OtdDdW gepland, waarin deze zaken aan de orde zullen komen. Als daar voldoende aanleiding voor is, zullen wij u van het resultaat hiervan in een aanvullend verslag op de hoogte stellen. Vermeldenswaard is nog dat Deputaten Voorbereiding Volgende Synode ons hebben gevraagd hun voorraad acta s van vorige synodes in beheer te nemen en zo mogelijk te verkopen. Daarmee is door ons een begin gemaakt. Uiteraard zijn wij bereid een mondelinge toelichting op ons rapport te geven als de synode dat vraagt. Naast de hierboven genoemde bijlagen zijn bij deze brief eveneens gevoegd de instructie van de synode van Hasselt 2011, ons advies aan de synode en een financieel overzicht en begroting. Wij wensen u de zegen van de HERE toe over uw beraadslagingen. Met broedergroet, namens deputaten Documentatie, J. Bos, secretaris Bijlagen: - instructie synode Hasselt werkdocument Deputaatschap Documentatie - lijst met inmiddels verzameld materiaal - financieel overzicht en begroting - advies aan de synode

3 Instructie Deputaten Documentatie van De Gereformeerde Kerken in Nederland Aan de deputaten is opgedragen: 1. De volgende Generale Synode te dienen met een advies om, naast de kerkelijke archiefstukken, een documentatie-centrum op te zetten waarin documenten verband houdend met De Gereformeerde Kerken bewaard worden op een zodanige wijze dat deze te raadplegen zijn. Dat betreft zowel de bewaarfunctie, de beheerfunctie en de personele aspecten. Zij kunnen daartoe advies inwinnen bij Deputaten Voorbereiding Volgende Synode en de Archivaris. 2. In het te geven advies zal aandacht gegeven worden aan: 2.1 Het definiëren welke documentatie een plaats zou kunnen/moeten krijgen in het centrum. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan: - acta van de synodes; - verslagen van de Classes; - artikelen uit De Bazuin; - materiaal van plaatselijke kerken i.v.m. vrijmakingen (2003,2004) en hun aanloop, kerkelijke institueringen; - verslagen van de landelijke vergaderingen; - de Oproep tot reformatie + landelijke vrijmakingsdag; - materiaal van het oude bestuur van reformanda, LWVKO, en Comité van coördinatie. 2.2 De wijze waarop documentatie wordt verworven Ordenen en beheren van documentatie (hulp van de archivaris), 2.4. Huisvesting Afstemmen medewerking van archivaris m.b.t. aanleveren van de gewenste kopieën Maatregelen om de documentatie ten nutte te doen zijn voor de kerken, voor onderzoek door studenten, voor publicaties, en voor uitlenen aan kerkleden. 3. Het verzamelen van documenten, anders dan de kerkelijke archiefstukken die door de Archivaris verzameld en gearchiveerd worden. Hierbij voorlopig als regel te nemen documenten te verzamelen over de situatie na 1 juni 1985 en een bedrag van 1.000,- euro hierbij niet te overschrijden. 4. Van hun werk rapport uitbrengen aan de eerstkomende Generale Synode van De Gereformeerde Kerken, en dit rapport, eventueel aangevuld met voorstellen, vier maanden voor aanvang van de synode aan de roepende kerk en tevens aan de archivaris van de Generale Synode toe te zenden. Instructie Deputaten Documentatie van De Gereformeerde Kerken in Nederland GS Hasselt 1

4 5. Hun archief m..b.t. de eigen werkzaamheden zowel in papieren- als ook in digitale vorm (PDF-formaat op cd-rom) uiterlijk na zes jaar over te dragen aan de archivaris van de Generale Synode. De Generale Synode van De Gereformeerde Kerken in Nederland Ds. S. de Marie, preses L. Menninga, scriba-1 H. Oosterhuis, assessor C.A. Teunis, scriba-2 Instructie Deputaten Documentatie van De Gereformeerde Kerken in Nederland GS Hasselt 2

5 Werkdocument Deputaatschap Documentatie versie juli aanleiding / doelstelling Het Deputaatschap Documentatie is door de synode van Hasselt 2011 ingesteld met als opdrachten: - De volgende Generale Synode te dienen met een advies om, naast de kerkelijke archiefstukken, een documentatiecentrum op te zetten waarin documenten verband houdend met De Gereformeerde Kerken bewaard worden op een zodanige wijze dat deze te raadplegen zijn. Dat betreft zowel de bewaarfunctie, de beheerfunctie en de personele aspecten. - Het verzamelen van documenten, anders dan de kerkelijke archiefstukken die door de Archivaris verzameld en gearchiveerd worden. Dit werkdocument is een overzicht van de taken die het deputaatschap naar aanleiding van de opdracht van de synode van plan is uit te voeren en van de criteria die daarbij gehanteerd zullen worden. 2. bewaarcriteria / documentatielijst als regel documenten over de situatie na 1 juni 1985 a. door de synode genoemd: acta van de synodes verslagen van de Classes (interpretatie deputaten: openbare verslagen) artikelen uit De Bazuin materiaal van plaatselijke kerken i.v.m. vrijmakingen (2003, 2004) en hun aanloop, kerkelijke institueringen verslagen van de landelijke vergaderingen de Oproep tot reformatie en landelijke vrijmakingsdag materiaal van het oude bestuur van Reformanda, LWVKO, en Comité van coördinatie b. volgens deputaten eveneens gewenst: jaargangen kerkelijke weekbladen handboekjes GKv nieuwe publicaties in kranten / weekbladen / internet documentatielijst van reeds aanwezig materiaal (Zie de bijgevoegde lijst voor een overzicht van inmiddels verzamelde documenten)

6 open in behandeling klaar 3. wijze waarop documentatie wordt verworven brief aan kerkenraden met verzoek om te inventariseren welke kerkelijke stukken m.b.t. de vrijmakingen voorhanden zijn die geschikt worden geacht om te worden opgenomen in het documentatiecentrum benaderen van particuliere gemeenteleden waarvan bekend is of wordt dat ze documenten hebben bewaard ongevraagd aangeboden materiaal beoordelen op geschiktheid het delen van materiaal afstemmen met deputaten OtdDdW m.b.t. documenten die aanwezig zijn in de bibliotheek van de Opleiding 4. huisvesting / opslag papieren materiaal in de gereserveerde ruimte in de bibliotheek van de OtdDdW digitaal - zoveel mogelijk (gescand) materiaal als pdf - audio/videobestanden wijze van opslaan van digitaal materiaal onderzoeken 5. toegankelijkheid onderzoeken van zo nauw mogelijke samenwerking met de bibliotheek mogelijkheden m.b.t. internet onderzoeken

7 open in behandeling klaar 6. financiën opstellen van een begroting betreffende de kosten voor verwerven van documenten kosten huisvesting afstemmen met OtdDdW 7. samenwerking met archivaris advies vragen m.b.t. ordenen/beheren van documentatie 8. operationeel / personeel onderzoeken van zo nauw mogelijke samenwerking met de bibliotheek (gecombineerde functie bibliothecaris / documentalist) 9. resultaten rapport met eventuele voorstellen opstellen

8 Overzicht van door het Deputaatschap Documentatie verzamelde documenten Omschrijving Type document Jaargang Opmerking Nader Bekeken 1994 t/m 2009 Jaargang 1 t/m 16 hard copy Reformanda 1991 t/m 2006 Jaargang 1 t/m 16 hard copy Reformanda 1991 t/m 2006 Jaargang 1 t/m 16 digitaal De Bazuin 2007 tot heden jaargang 1 t/m heden hard copy De Bazuin 2007 tot heden jaargang 1 t/m heden digitaal De Reformatie 1920 t/m 2005 Jaargang 1 t/m 80 Acta's Generale Synode 1892 tot heden Acta's Generale Synode 2005 t/m heden opslag / etra acta's Geref. Kerkblad Noord Geref. Kerkblad Midden Nederland Geref. Kerkblad van het Zuiden Geref. Kerkbode (gr/fr/dr) Sabbath en Zondag Brochure 2003 Weerlegging Brochure 2011 Terug naar het Woord Schets 2014 DGK Dalfsen Informatie vrijmaking, instituering DGK Mariënberg Informatie vrijmaking, instituering DGK Zwolle e.o. Informatie vrijmaking, instituering Peildatum

9 Financieel overzicht Deputaatschap Documentatie Uitgaven periode november 2012 eind 2014 abonnement De Bazuin v.a. juli ,75 2 e. Terug naar het Woord 0019,50 huur documentatieruimte v.a. september ,00 totaal 1331,25 De reiskosten zijn rechtstreeks door Deputaten Financieel Beheer aan betrokkenen vergoed en zullen in de boekhouding van DFB zijn vermeld. Jaarlijks te verwachten kosten huur documentatieruimte 0900,00 aanschaf materialen 0450,00 vergoedingen 0300,00 bankkosten 0 100,00 diversen 0200,00 totaal 1950,00

10 Advies van het Deputaatschap Documentatie aan de Generale Synode Groningen 2014 van De Gereformeerde Kerken in Nederland juli 2014 Deputaten Documentatie stellen de Generale Synode Groningen 2014 voor om het volgende te besluiten: 1. Deputaten Documentatie krijgen de instructie om verder te werken aan het inrichten en het toegankelijk maken van het documentatiecentrum, aan de hand van het werkdocument dat door hen is opgesteld. Grond: - Het werkdocument kan goed gebruikt worden bij het verder inrichten van het documentatiecentrum. 2. Deputaten Documentatie dienen door te gaan met het onderzoeken van mogelijkheden voor een zo nauw mogelijke samenwerking met de bibliotheek van de Opleiding tot de Dienst des Woords, op operationeel gebied (apparatuur en gebruik, uitlenen en onderhoud van materiaal) en op personeel gebied (gecombineerde functie bibliothecaris/documentalist). Grond: - Gezien de gemeenschappelijke ruimte en de gedeeltelijke overlapping van het materiaal ligt een zo nauw mogelijke samenwerking met de bibliotheek voor de hand. 3. De synode stelt een budget van 1950 euro per jaar ter beschikking aan het deputaatschap Documentatie. Grond: - Het financieel overzicht en de begroting die door deputaten Documentatie zijn opgesteld, geven een bruikbare indicatie van de te verwachten uitgaven voor het documentatiecentrum.