Rapport deputaten administratieve ondersteuning

Transcriptie

1 Rapport deputaten administratieve ondersteuning Generale Synode van de Gereformeerde Kerken Harderwijk 2011 Het auteursrecht van deze tekst berust hetzij bij de auteur, hetzij bij de Gereformeerde Kerken in Nederland. Voor alle zaken het auteursrecht betreffend kan contact opgenomen worden met het deputaatschap administratieve ondersteuning via: Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in wat voor vorm of op wat voor manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende, behoudens de uitzonderingen bij de wet gesteld.

2 Inhoudsopgave 2 1 Inleiding 3 2 Verslag werkzaamheden 3 3 Nieuwe opdracht 6 4 Budget 6 5 Samenstelling deputaatschap 7 Bijlagen 1. Instelling deputaatschap administratieve ondersteuning 8 2. Nieuwe opdracht 9 3. Rooster van aftreden Eisen aan samenroepende kerk Voortgangsverslag Begroting Huishoudelijke Regeling voor generale synoden 11

3 1 Inleiding 3 Deputaten administratieve ondersteuning (DAO) hebben als eerste taak de bewaking van de voortgang en de gecoördineerde uitvoering van de door de synode aan de deputaatschappen verstrekte mandaten. Daarnaast zorgen ze voor de voorbereiding van de Generale synode en de ondersteuning van het moderamen bij de agendavorming en afhandeling. Daartoe is een ambtelijk steunpunt ingericht, de griffie. Ook verzorgt DAO de in opdracht van de synode uit te geven publicaties en de verschillende communicatieactiviteiten. 2 Verslag werkzaamheden Deputaten kregen van de synode van Zwolle-Zuid de volgende opdrachten (zie Bijlage 1): Besluit 1: 1.2 Deputaten AO zien toe op de voortgang van de uitvoering van de door de Synode genomen besluiten. Zij overleggen daartoe tenminste jaarlijks met de verschillende deputaatschappen. In dat overleg komt ook aan de orde de vraag of en hoe deputaten zich voor de uitvoering van hun taak hebben verstaan met andere deputaatschappen. Door onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor de uitgave van de papieren versie van de Acta van Zwolle-Zuid heeft uiteindelijk DAO de uitgave verzorgd. Helaas is deze uitgave een niet geheel vlekkeloze geworden. Ook het ontbreken van een inhoudsopgave en register maakt deze versie niet tot de meest bruikbare. Onderscheid is gemaakt tussen jaarlijkse voortgangsverslagen van de deputaatschappen en de beleidsrapportages voor de synode. De voortgangsverslagen bevatten informatie over de uitvoering van de werkzaamheden van de deputaatschappen en zijn op de gkv-website geplaatst. De beleidsrapporten bevatten die onderwerpen die directe relevantie hebben voor de besluitvorming op de synode. Voor de verschillende deputaatschappen zijn binnen DAO contactpersonen aangewezen, die periodiek overleg voerden, o.a. over de voortgangsverslagen, alvorens deze op de gkvwebsite werden geplaatst. 1.4 Deputaten AO zijn tevens de verantwoordelijke deputaten voor de voorbereiding en de ondersteuning van de Generale Synode. De synode van Zwolle-Zuid wees de kerk van Harderwijk aan als samenroepende kerk voor de volgende synode. Binnen de kerk van Harderwijk is daartoe een commissie ter voorbereiding van de synode benoemd die met enthousiasme en voortvarend te werk is gegaan. Met deze commissie is regelmatig overleg gevoerd. Bij dit overleg is ook de quaestor (F&B) betrokken. Door de veranderde werkwijze van de synode, die praktisch nog vorm moest worden gegeven door DAO, leidde de afstemming van verantwoordelijkheden soms tot misverstanden. Een set randvoorwaarden, te hanteren bij het aanwijzen van een nieuwe samenroepende kerk is opgenomen in Bijlage 4. Met deputaten F&B en BBK, alsmede met de TUK is regelmatig overleg gevoerd ter voorbereiding van de synode. Voor de organisatie van het synodewerk is het voorstel van deputaten herziening kerkorde om de frequentie van de synode op eens in de twee jaar te stellen en het voorstel om de PSen af te schaffen zeer ingrijpend. De periode, waarin deputaten hun opdracht kunnen uitvoeren wordt zeer bekort.

4 De consequenties van het verdwijnen van de PS moeten ook goed worden overdacht. Niet alleen het borgen van de huidige taken van de PS in de nieuwe situatie zijn daarbij van belang, maar ook de wijze van afvaardiging naar de GS en de samenstelling daarvan. Het aantal leden van een GS zal toenemen, waarbij de vraag gesteld kan worden of daarmee de doelmatigheid van de GS wordt gediend. Daarnaast is een nadere beschouwing van de huidige samenstelling van de classes daarbij van belang. Niet alleen qua aantal en samenstelling, maar ook met het oog op het adequaat kunnen uitvoeren van alle taken die in de nieuwe situatie door haar moeten worden verricht. Het gevolg van de wijziging van de organisatie mag niet zijn dat alle PS-taken op GS-niveau terecht komen Voor zover in het eindrapport van de Commissie Organisatie afwijkend is bepaald, worden de artikelen in het Huishoudelijk Reglement, die betrekking hebben op de voorbereiding of de vergadering van de Generale Synode gehanteerd, met inachtneming van die afwijkingen. 1.8 Deputaten AO rapporteren aan de volgende synode over de wijze waarop zij aan hun opdracht uitvoering hebben gegeven en doen een voorstel voor wijziging van de Huishoudelijke Regeling. Het heeft veel tijd gekost om de Huishoudelijke Regeling voor generale synoden (HR) toe te spitsen op de nieuwe werkwijze van de synode. Door de vorming van de griffie - waarbinnen de continuïteit van de werkwijze is gewaarborgd - is het niet meer nodig uitgebreide werkinstructies op te nemen. Ook is het de vraag of een synode werkinstructies voor deputaatschappen moet vaststellen. Volstaan kan worden met de beleidsopdracht en de vaststelling van het budget waarbinnen deputaten hun werk moeten doen. Een voorstel voor een nieuwe HR is bijgevoegd in Bijlage 7. Ook is deze apart te downloaden op de gkv-site: Deputaten AO richten voor de administratieve ondersteuning van de Generale Synode een griffie in. Tenminste wordt voorzien in capaciteit voor de algemene administratie, de verslaglegging, inclusief notulen en Acta, de verschillende communicatie-uitingen, inclusief de website. 1.7 Deputaten AO zoeken voor de rechtspositie van aan te stellen medewerkers aansluiting bij de regelingen die gelden voor de andere medewerkers in dienst van deputaatschappen. Tijdens de synode is de griffie de ambtelijke ondersteuning van het moderamen van de synode. Daarbinnen functioneren de griffier (ambtelijke ondersteuning moderamen) het secretariaat en de notulist. Tussen de synoden verzorgt de griffie in afgeslankte vorm de ondersteuning van DAO en de uitvoering van de taken van dit deputaatschap, zoals de uitgave van de Acta (papier en cd), coördinatie uitgave voortgangsverslagen van de deputaatschappen en de communicatie. De griffier en het hoofd secretariaat maken deel uit van DAO, respectievelijk als samenroeper en ambtelijk secretaris. De rechtspositie van de ambtelijk secretaris is geregeld in de vorm van een dienstverband bij het Centrum dienstverlening Gereformeerde kerken. Besluit 2: 2.2 De agenda van de Generale Synode wordt zodanig voorbereid dat de plenaire behandeling van alle daarop geplaatste onderwerpen kan worden afgewikkeld in een periode van 8 weken, in de maanden mei en juni. 2.4 Na de verkiezing van het Moderamen in de constituerende vergadering wordt de door deputaten AO voorbereide agenda definitief vastgesteld. 2.5 In de periode tot aan de plenaire zitting, krijgen de afgevaardigden gelegenheid om zich op de behandeling voor te bereiden. Zij worden daarbij ondersteund door deputaten AO, die informatie- en instructiebijeenkomsten beleggen, waarin, naast onderlinge kennismaking, de vergaderwijze aan de orde komt, het indienen en de behandeling van amendementen, het financiële kader wordt toegelicht en de inhoud van de agenda wordt doorgenomen.

5 2.6 De afgevaardigden krijgen de gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen naar aanleiding van de rapporten van de verschillende deputaatschappen. 2.7 Aan het begin van de plenaire zitting wordt de rapportage van deputaten F&B behandeld. De Generale Synode besluit op basis daarvan over het financiële kader, waarbinnen haar besluiten moeten worden genomen. Conform de in Zwolle-Zuid besloten clustering van onderwerpen is gewerkt aan een nieuwe versie van de thematische agenda. DAO verzorgt de conceptagenda voor de synode, die na de constituerende vergadering in overleg met het dan benoemde moderamen van de synode van Harderwijk wordt vastgesteld. DAO heeft een introductieprogramma voorbereid voor de synodeleden. Daarbij is van belang een goede gedachtewisseling vooraf met deputaten, zowel mondeling als schriftelijk, zodat tijdens de synodezittingen geen behoefte meer is aan een informatieve ronde. 5 Besluit 3: 3.1 Alle deputaatschappen wordt, in zoverre in aanvulling op de door de Generale Synode al verstrekte mandaten, gevraagd om te rapporteren over de hoofdlijnen van hun werk, waarin zij zich concentreren op de voor de bespreking door de Generale Synode belangrijkste zaken. 3.3 Als richtlijn voor de omvang van een rapport wordt gehanteerd dat de hoofdtekst maximaal 10 pagina s beslaat. 3.4 Deputaten brengen jaarlijks een informatief verslag over hun werk ter kennis van de kerken. Over de wijze van publicatie van dit verslag overleggen zij met deputaten AO. Deputaten beraden zich op een meer resultaatgerichte verantwoording van hun werk. Indien en voor zover daartoe aanleiding is, doen zij aan de komende Generale Synode voorstellen voor een andere formulering van hun opdracht. Deputaten kunnen zich over het bepaalde in dit artikel verstaan met deputaten AO. DAO heeft ten behoeve van de beleidsrapportage aan deputaten een format uitgereikt. Bij de evaluatie van de synode van Harderwijk zal nagegaan worden of dit format hanteerbaar is c.q. wijziging behoeft. Nu is al wel duidelijk dat niet elk deputaatschap volgens een zelfde stramien kan rapporteren. Voor de voortgangsverslagen is geen format aangereikt. Niet alle deputaten hebben jaarlijks gerapporteerd. De voortgangsverslagen zijn te vinden op de gkv-website Deputaten zoeken actief naar mogelijkheden voor onderlinge samenwerking, ter versterking van het resultaat van hun werk. Over deze samenwerking rapporteren zij gezamenlijk aan de synode in een aparte rapportage. DAO volgde de totstandkoming van het deputaatschap OOG en de voortgang van verdere samenwerking/integratie met de deputaatschap GDD. Voor een inhoudelijke rapportage zij verwezen naar de rapporten van genoemde deputaatschappen. Een begin is gemaakt met de integratie van DAO en GSP, een integratie die na de synode van Harderwijk een feit moet zijn. Uitgave van publicaties en alle communicatieactiviteiten waaronder het beheer van de website vallen dan onder het geïntegreerde deputaatschap. In de afgelopen periode zijn enkele leden vanuit deputaten GSP betrokken bij het werk van DAO. Met de communicatieadviseur is overleg geweest over verschillende communicatieuitingen, zoals in het door GSP vastgestelde communicatieplan geformuleerd. Over de onderwerpen streaming en lespakket scholen blijft verschil van mening bestaan tussen de deputaatschappen, zodat deze voor een oordeel worden voorgelegd aan de synode. Eventuele uitvoering van deze plannen in de komende periode zijn voorzien in het budget van DAO (zie ook bij paragraaf 4). De uitgave van de deputatenrapporten wordt verzorgd onder de verantwoordelijkheid van DAO. Ook de uitgave van de Acta en de Handelingen zal door DAO worden verzorgd.

6 3 Nieuwe opdracht 6 Aanvullend op de door Zwolle-Zuid gegeven opdracht aan DAO stellen we als nieuwe opdracht voor om onderzoek te doen naar de voor- en nadelen van een vaste facilitaire omgeving voor de Generale Synode. Dat kan bijvoorbeeld in een centraal gelegen plaatselijke kerk dan wel in een conferentieoord. De gewoonte om steeds met een andere samenroepende kerk te werken en deze ook een rol te geven bij de voorbereiding van de synode, is namelijk een niet efficiënte methode gebleken. Tal van zaken moeten steeds opnieuw worden opgezet en ontwikkeld. Het werken met een vaste facilitaire omgeving laat onverlet dat nog steeds sprake kan zijn van een wisselende samenroepende kerk. Alleen heeft deze geen rol meer bij het faciliteren van de vergaderingen van de synode. Besloten is om voor de materiële zaken ten behoeve van de synode (kasten, bureaus, apparatuur) deze zoveel mogelijk te huren in plaats van deze te kopen. Bij het aanwijzen van de nieuwe samenroepende kerk dient de synode te letten op de in Bijlage 4 geformuleerde eisen aan samenroepende kerk. 4 Budget Het budget van DAO is de som van de budgetten van de oude deputaatschappen VGS en GSP, alsmede van het budget voor ASP. Het verdient aanbeveling om hieraan toe te voegen het synodebudget, waarmee DAO als enige de financiële verantwoordelijkheid krijgt voor de organisatie van de GS. Deze is nu verdeeld over DAO, F&B en samenroepende kerk. Deze aanbeveling is, met instemming van deputaten F&B, verwerkt in de ingediende begroting. De ramingen voor het onderdeel Publicaties en Communicatie zijn ongewijzigd overgenomen van de door het deputaatschap GSP ingediende begroting. Deze bedragen zijn gebaseerd op het bij de synode in te dienen plan voor de (externe) communicatie. Hoewel veel gebruik wordt gemaakt van vrijwilligers zal bij het eventueel ontbreken daarvan het onderhoud van de website wel voortgang moeten vinden. Daarmee is in de begroting rekening gehouden. Wanneer de synode zou besluiten tot de uitgave van extra drukwerk, zoals in 2008 het groene boekje formulieren, dan moet daarvoor ook extra budget worden geraamd. Met een dergelijke uitgave is in deze begroting namelijk geen rekening gehouden. De griffiekosten (secretariaat en notulering van de synode) komen voor de duur van de synode ten laste van het budget synodekosten. Op dit moment is nog onvoldoende zicht op de effecten van de nieuwe werkwijze van de synode op het totaal van de begroting. Wel lijkt de door de synode van Zwolle-Zuid op voorhand besloten verlaging van het budget voor de synode in de praktijk realiseerbaar. De begroting van DAO voor de periode is bijgevoegd als Bijlage 6.

7 5 Samenstelling deputaatschap 7 De GS van Zwolle-Zuid 2008 benoemde in het deputaatschap AO de volgende personen: H. Th. Cramer primus J. W. v. d. Jagt primus P. Jonkman primus, samenroeper W. F. Wisselink secundus L. Postma-Douma ambtelijk secretaris Br. Jonkman werd aangewezen als samenroeper van het deputaatschap. Br. Cramer is in 2009 benoemd tot directeur van het Centrum Dienstverlening Gereformeerde kerken. Die functie heeft veel raakvlakken met het werk van meerdere deputaatschappen, waardoor belangenverstrengeling met het functioneren als deputaat DAO zou kunnen ontstaan. In overleg met deputaten OOG is afgesproken dat br. Cramer, vanwege zijn nauwe betrokkenheid bij de totstandkoming van het organisatierapport, in deze periode zal blijven functioneren als deputaat DAO, maar dat hij in 2011 terugtreedt. Helaas moest hij echter al eind 2010 vanwege persoonlijke omstandigheden zijn functie binnen DAO opgeven. Ds. Wisselink heeft vrijwel de gehele periode gefunctioneerd als was hij primus deputaat. Vanaf begin 2010 hebben de GSP-deputaten H. Gort en D. Scheepstra, met het oog op de voorbereiding van de integratie DAO-GSP, gefunctioneerd als (agenda)lid van DAO.

8 Bijlagen 8 1 Instelling deputaatschap administratieve ondersteuning (art. 151 Acta GS Zwolle-Zuid 2008) Materiaal: eindrapport van de Commissie Organisatie (dd ) ter behandeling vrijdag 30 januari 2009 (Acta GS Zwolle-Zuid 2008, Bijlage 16.1). Besluit 1: besluiten met betrekking tot het deputaatschap administratieve ondersteuning: a. er komt een deputaatschap administratieve ondersteuning (Deputaten AO); b. deputaten AO zien toe op de voortgang van de uitvoering van de door de Synode genomen besluiten. Zij overleggen daartoe tenminste jaarlijks met de verschillende deputaatschappen. In dat overleg komt ook aan de orde de vraag of en hoe deputaten zich voor de uitvoering van hun taak hebben verstaan met andere deputaatschappen; c. deputaten AO kunnen zich voor hun overleg met deputaten baseren op door dezen verstrekte schriftelijke informatie over de voortgang van hun werk; d. deputaten AO zijn tevens de verantwoordelijke deputaten voor de voorbereiding en de ondersteuning van de Generale Synode; e. voor zover in het eindrapport van de Commissie Organisatie afwijkend is bepaald, worden de artikelen in het Huishoudelijk Reglement, die betrekking hebben op de voorbereiding of de vergadering van de Generale Synode gehanteerd, met inachtneming van die afwijkingen; f. deputaten AO richten voor de administratieve ondersteuning van de Generale Synode een griffie in. Tenminste wordt voorzien in capaciteit voor de algemene administratie, de verslaglegging, inclusief notulen en Acta, de verschillende communicatie-uitingen, inclusief de website; g. deputaten AO zoeken voor de rechtspositie van aan te stellen medewerkers aansluiting bij de regelingen die gelden voor de andere medewerkers in dienst van deputaatschappen; h. deputaten AO rapporteren aan de volgende synode over de wijze waarop zij aan hun opdracht uitvoering hebben gegeven en doen een voorstel voor wijziging van de Huishoudelijke Regeling. Besluit 2: besluiten met betrekking tot de agenda en de werkwijze van de Generale Synode: a. Bijlage 1 van de Huishoudelijke Regeling (systematische agenda) wordt vervangen door Bijlage I bij dit eindrapport; b. de agenda van de Generale Synode wordt zodanig voorbereid dat de plenaire behandeling van alle daarop geplaatste onderwerpen kan worden afgewikkeld in een periode van 8 weken, in de maanden mei en juni; c. de opening en de constituering van de Generale Synode vindt plaats op een nader vast te stellen datum in februari van het jaar waarin deze gehouden wordt; d. na de verkiezing van het Moderamen in de constituerende vergadering wordt de door deputaten AO voorbereide agenda definitief vastgesteld; e. in de periode tot aan de plenaire zitting, krijgen de afgevaardigden gelegenheid om zich op de behandeling voor te bereiden. Zij worden daarbij ondersteund door deputaten AO, die informatie- en instructiebijeenkomsten beleggen, waarin, naast onderlinge kennismaking, de vergaderwijze aan de orde komt, het indienen en de behandeling van amendementen, het financiële kader wordt toegelicht en de inhoud van de agenda wordt doorgenomen; f. de afgevaardigden krijgen de gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen naar aanleiding van de rapporten van de verschillende deputaatschappen;

9 g. aan het begin van de plenaire zitting wordt de rapportage van deputaten F&B behandeld. De Generale Synode besluit op basis daarvan over het financiële kader, waarbinnen haar besluiten moeten worden genomen. 9 Besluit 3: besluiten met betrekking tot het werk van deputaten: a. alle deputaatschappen wordt, in zoverre in aanvulling op de door de Generale Synode al verstrekte mandaten, gevraagd om te rapporteren over de hoofdlijnen van hun werk, waarin zij zich concentreren op de voor de bespreking door de Generale Synode belangrijkste zaken; b. deputaten zoeken actief naar mogelijkheden voor onderlinge samenwerking, ter versterking van het resultaat van hun werk. Over deze samenwerking rapporteren zij gezamenlijk aan de synode in een aparte rapportage; c. als richtlijn voor de omvang van een rapport wordt gehanteerd dat de hoofdtekst maximaal 10 pagina s beslaat; d. deputaten brengen jaarlijks een informatief verslag over hun werk ter kennis van de kerken. Over de wijze van publicatie van dit verslag overleggen zij met deputaten AO; e. deputaten beraden zich op een meer resultaatgerichte verantwoording van hun werk. Indien en voor zover daartoe aanleiding is, doen zij aan de komende Generale Synode voorstellen voor een andere formulering van hun opdracht. Deputaten kunnen zich over het bepaalde in dit artikel verstaan met deputaten AO. 2 Nieuwe opdracht De synode besluit opnieuw deputaten AO te benoemen met de opdracht: 1. toe te zien op de voortgang van de uitvoering van de door de Synode genomen besluiten. Zij overleggen daartoe tenminste jaarlijks met de verschillende deputaatschappen. In dat overleg komt ook aan de orde de vraag of en hoe deputaten zich voor de uitvoering van hun taak hebben verstaan met andere deputaatschappen; 2. het voorbereiden en ondersteunen van de Generale Synode; 3. voor de administratieve ondersteuning van de Generale Synode een griffie in te richten. Tenminste wordt voorzien in capaciteit voor de algemene administratie, de verslaglegging, inclusief notulen en Acta, de verschillende communicatie-uitingen, inclusief de website. Deputaten AO zoeken voor de rechtspositie van aan te stellen medewerkers aansluiting bij de regelingen die gelden voor de andere medewerkers in dienst van deputaatschappen; 4. het communicatiebeleid uit te voeren en zo nodig verder te ontwikkelen volgens de uitgangspunten zoals vastgelegd in het door de synode van Zwolle-Zuid vastgestelde beleidsplan Aanwijzingen voor de externe communicatie ; daarbij ook andere deputaatschappen te ondersteunen met betrekking tot de communicatie over hun werk; 5. zorg te dragen voor de instandhouding en verdere ontwikkeling van de website en de organisatie daarachter met gebruikmaking van de mogelijkheden van de nieuwe media; 6. zorg te dragen voor (alle aspecten van) de noodzakelijke en wenselijke uitgaven van generaal-synodale publicaties en te waken voor inbreuk op auteurs- en gebruiksrechten van de kerken; 7. onderzoek te doen, in samenwerking met deputaten F&B, naar de voor- en nadelen van het kiezen van een vaste facilitaire omgeving voor de Generale Synode, en daarover te rapporteren aan de volgende synode.

10 3 Rooster van aftreden DAO 10 H. Th. Cramer J. W. v. d. Jagt 2014 P. Jonkman 2017 W. F. Wisselink Eisen aan samenroepende kerk Eisen te stellen aan een kerk(gebouw) voor de volgende synode. o grote zaal om te vergaderen (geluidsdichtheid, zonwering; rekening houden met buitenlandweek) o grote zaal waar lunch en diner geserveerd kan worden (rekening houden met buitenlandweek) o internet aansluiting aanwezig o geluidsvoorziening aanwezig o meerdere lokalen aanwezig voor opvang gasten, secretariaat, moderamen, deputaten o stoelen en tafels van goede kwaliteit o keukenfaciliteiten ruimschoots aanwezig o kerkzaal waarin 450 mensen kunnen o afspraken over gebruik kerk (huur of huurderving) o opslagruimte voor spullen secretariaat o eventuele aanpassingen die nodig zijn o actief betrokken gemeente 5 Voortgangsverslagen Het voortgangsverslag 2009 is te lezen en te downloaden via de website:

11 6 Begroting (bedragen in ) 11 Begroting DAO DAO DAO DAO GSP DAO Personeelskosten ad communicatie ad secretariaat LPB hosting gkv mailingtool webbeheer forum huur Gbouw vergaderkosten reiskosten interne communicatie externe communicatie kantoorkosten diversen synodekosten Huishoudelijke Regeling Deze HR zal in een losse bijlage worden verspreid onder de afgevaardigden. Verder zal deze gepubliceerd worden op de gkv-site: