Vrijwilligersbeleid

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid

2 Voorwoord Waar mensen met elkaar samenwerken worden afspraken gemaakt. De meeste afspraken gaan over taakverdeling en over afbakening van verantwoordelijkheden. Onze organisatie is van mening dat je zonder afspraken niet of nauwelijks kan samenwerken. In organisaties waar vrijwilligers werken is het vooral voor de vrijwilligers zelf erg belangrijk om afspraken te maken. In tegenstelling tot betaalde werknemers is er voor hen bijna niets wettelijk geregeld. Er bestaan ook geen CAO s voor vrijwilligers. Dat betekent dat de rechtspositie van vrijwilligers bepaald wordt binnen de organisaties waar ze werken. Onze organisatie bestaat puur uit vrijwilligers en heeft momenteel geen beroepskrachten in dienst. Het aantal vrijwilligers wisselt snel af. De duur en de mate van hun inzet is daardoor vaak heel verschillend. Binnen het bestuur bestond het gevoel, dat met betrekking tot vrijwilligers, teveel aan toeval en aan goede intenties werd overgelaten. Van een consistent vrijwilligersbeleid was eigenlijk geen sprake. Door de toename van de activiteiten, de daarmee gemoeide geldomzet en het aantal vrijwilligers nam de behoefte aan een door getimmerde visie op het vrijwilligerswerk binnen de organisatie toe. Er moest een beleid worden gemaakt waarin de plaats van de vrijwilligers in de organisatie duidelijk wordt omschreven. Dat beleid moest in duidelijke en praktische afspraken worden uitgewerkt. Afspraken waarin zowel de positie binnen de organisatie als de rechten en plichten van de vrijwilligers goed en duidelijk zijn vastgelegd. Het doel van afspraken die met vrijwilligers worden gemaakt, is een duidelijke en eerlijke samenwerking. Je weet dan wat er van elkaar verwacht kan worden. Je kunt elkaar aanspreken op hetgeen je afgesproken hebt. Dit document is voor zowel het bestuur als de vrijwilligers een goede richtlijn van praktisch uitvoerbaar vrijwilligersbeleid. Den Haag, 1 September 2011 Edwin Los Voorzitter

3 Inhoudsopgave 1 Werving en selectie van vrijwilligers 1.1 De werving stap voor stap plannen 1.2 Selectie van vrijwilligers: toepassen van selectiecriteria Informatie aan de vrijwilliger / vrijwilligerswijzer Het kennismakingsgesprek (intakegesprek) 2 Introductie van nieuwe vrijwilligers 2.1 Doel van de introductie 2.2 Afsluiting introductie 3 Begeleiding vrijwilligers 3.1 Begeleiding vrijwilligers en voortgangsgesprek 3.2 Deskundigheidsbevordering 3.3 Het attentiebeleid 3.4 Het exitgesprek 4 Rechtspositie van vrijwilligers 4.1 Registratie persoonlijke gegevens 4.2 Vrijwilligersovereenkomst/contract 4.3 Beëindiging samenwerking 4.4 Inspraak en medezeggenschap 4.5 Informatievoorziening 4.6 Vrijwilligers invloed op het beleid en het werk 4.7 Vergoedingen 4.8 Verzekeringen 4.9 Vrijwilligerswerk met een uitkering 4.10 Vrijwilligerswerk en arbeidsongeschiktheid 4.11 Conflicten en geschillen 5 Overige procedures en regelingen 5.1 Klachtenprocedure 5.2 Gedragscode 6. Standaard documenten en overeenkomsten

4 1 Werving en selectie van vrijwilligers Onze organisatie wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers, (samenwerking)partners, donateurs, klanten en bezoekers. Om die kwaliteit te kunnen bieden is de organisatie in belangrijke mate afhankelijk van vrijwilligers. Zij moet over voldoende vrijwilligers beschikken. Tevens moeten deze vrijwilligers voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken na behoren te kunnen volbrengen. Aan de binnenkomst van een vrijwilliger gaat een werving- en selectieprocedure vooraf. De organisatie volgt tijdens de werving en selectie processen de sollicitatiecode van de NVP. Het is belangrijk dat de organisatie de werving en selectie systematisch aanpakt. Daartoe kan het bestuur een werving- en selectieplan opstellen, zodat steeds volgens hetzelfde stappenplan vrijwilligers worden aangenomen. In hoofdstuk 2 gaat de organisatie dieper in op het proces werving en selectie. 1.1 De werving stap voor stap plannen Een hulpmiddel bij het opzetten van de werving is een planningsoverzicht, waarin schematisch wordt weergegeven welke werkzaamheden, door wie en op welk moment worden ondernomen. Des te concreter de stappen zijn omschreven, des te beter het proces zal verlopen en des te gemakkelijker zal het zijn de gang van zaken te evalueren en hieruit leerpunten te halen voor de volgende keer. Het planningsoverzicht omvat tenminste de volgende punten: -de stappen die ondernomen moeten worden -de acties of activiteiten die moeten worden uitgevoerd -wie de betreffende actie moet(en) voorbereiden en uitvoeren- het tijdstip waarop bepaalde werkzaamheden zijn voltooid - hoe vaak en wanneer deze herhaald moeten worden of een vervolg moeten krijgen - bij welke stap(pen) men gebruik kan/moet maken van de mogelijkheden, kennis en vaardigheden van andere vrijwilligers of derden. Hierna wordt uitgewerkt welke stappen worden gezet bij het opzetten en uitvoeren van de werving: stap 1: Zicht op het vrijwilligersbestand: Het is aan te raden periodiek, bijvoorbeeld twee keer per jaar, het aanwezige vrijwilligersbestand te inventariseren en te analyseren. Hoeveel vrijwilligers zijn er? Welke werkzaamheden verrichten ze? Hoeveel uren besteden ze aan het vrijwilligerswerk? Hoe is de man -vrouw verhouding van het bestand? Wat is de leeftijd van de vrijwilligers? Studeren of werken ze naast hun vrijwilligerswerk? Komen ze uit het werkgebied van de organisatie? (De antwoorden op deze vragen leveren een schat aan informatie op). stap 2: Tendensen in het vrijwilligersbestand Door de uitkomsten van meerdere eikmomenten naast elkaar te zetten, krijgt men zicht op bepaalde tendensen. Dergelijke eikmomenten zijn; - het (geleidelijk) verloop van vrijwilligers - de onderdelen van de organisatie waar het verloop het kleinst of het grootst is - verjonging of veroudering van het vrijwilligersbestand - verkorting of verlenging van de duur van de periode van vrijwilligerswerk (zoals het opzeggen of verlengen van het vrijwilligerscontract). De gegevens verkregen tijdens de eikmomenten bieden informatie aan het bestuur, die voor het vrijwilligersbeleid en met name voor de werving van belang is stap 3: Beslissing om te werven De voorgaande stappen kunnen leiden tot de beslissing om vrijwilligers te vragen of ze bereid zijn te werken in andere onderdelen van de organisatie. Ook wanneer de behoefte aan vrijwilligers niet met het huidige vrijwilligersbestand kan worden opgevangen een werving voor nieuwe vrijwilligers te starten. Het bestuur zal daartoe formeel het besluit nemen en groen licht geven voor de voorbereiding en uitvoering. Het besluit om te werven, zal moeten volgen en planmatig worden aangepakt. stap 4: Wervingsdoelen vaststellen Bepaal voor welke onderdelen of activiteiten binnen de organisatie vrijwilligers nodig zijn. Maak een inschatting van de ureninzet per vrijwilliger en voor welke periode deze inzet gevraagd wordt. Stel voor elke vrijwilligerstaak een profiel op. In dit profiel wordt o.a. aangegeven: het geslacht, leeftijdscategorie en vereisten met betrekking tot kennis, ervaring en vaardigheden.

5 stap 5: Vindplaatsen van de doelgroep Het ligt voor de organisatie voor de hand om vrijwilligers te selecteren uit het ledenbestand, maar mogelijk ook onder deelnemers en bezoekers. Toch zijn er ook nog andere vindplaatsen van potentiële vrijwilligers. Bijvoorbeeld bij sociaalagogische beroepsopleidingen (hulpverlening, sociaal-culturele studierichting) studentenverenigingen, arbeidsbureaus, vrijwilligerscentrales (zie adressenlijst hoofdstuk 9), openbare bibliotheken, internet enzovoorts. stap 6: De wervingsboodschap De wervingsboodschap moet door zijn concreetheid, positieve formulering en toonzetting spreken tot de verbeelding van de ontvanger. De boodschap bevat informatie over de doelen en activiteiten van de organisatie, de sfeer in de werkgroepen en de vrijwilligerstaak en het profiel. Waar men voor aanvullende informatie moet zijn, alsmede waar en hoe men zich kan aanmelden. Pas de boodschap aan de belevingswereld en taal van de doelgroep aan! Dit geldt in ieder geval voor jongeren en immigranten. stap 7: De keuze van de wervingsactiviteiten en communicatiemiddelen Nu duidelijk is welk type vrijwilliger gezocht wordt, waar men deze kan vinden en met welke boodschap deze moet worden benaderd, wordt vastgesteld welke acties nodig zijn. Om de gewenste vrijwilliger(s) daadwerkelijk te bereiken. Wervingsactiviteiten kunnen zijn: het organiseren van een thema/open dag; het organiseren van een informatiebijeenkomst; het plaatsen van een advertentie; de wervingsboodschap plaatsen in de eigen organisatiemedia zoals de Nieuwsbrief en de website, gepersonaliseerde (e-) mailing gevolgd door een persoonlijk gesprek. Met name mondelinge werving door bestuursleden en/of reeds werkzame vrijwilligers onder leden, bezoekers, klanten of deelnemers heeft de voorkeur en is het effectiefst. Verschillende communicatiemiddelen zijn mogelijk: - het individuele gesprek, het overleg, een inleiding en een voorlichtingsgesprek - de organisatie Nieuwsbrief, een brief, een poster, affiche of flyer, het jaarverslag, een brochure, een persbericht, interview of advertentie in de regionale krant of in een huis aan huisblad - de eigen website, een interview of reclamespot via de lokale radio of TV, etc. Belangrijk blijft dat welke media ook gekozen word, de wervingsboodschap steeds hetzelfde blijft. Het gebruik van het ene communicatiemiddel kan de wervingsboodschap via een ander medium versterken. Herhaling in de communicatie werkt vaak het best. stap 8: Meet de effecten Tijdens en na de werving worden de activiteiten geëvalueerd en de effecten van de activiteiten gemeten, door bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen of bezoeken op de website bij te houden. Het planningsschema maakt het mogelijk om na te gaan of en in welke mate de acties effect hebben gehad. Het effect van de ingezette communicatiemiddelen is meetbaar door de nieuwe vrijwilliger(s) te vragen naar de wijze waarop zij zijn geïnformeerd. Deze kennis kan worden benut en meegenomen naar het voorbereiden van volgende wervingsactiviteiten. 1.2 Selectie van vrijwilligers: Toepassing van selectiecriteria Ten aanzien van vrijwilligers kunnen bepaalde eisen worden gesteld. De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm, inhoud van zijn taak binnen het organisatieonderdeel waarin de vrijwilliger actief wil zijn. Afhankelijk van de behoeften die naar voren komen, maakt de organisatie keuzes voor vrijwilligers die beschikken over deze specifieke kennis, ervaring en vaardigheden. Daarnaast kunnen andere eisen worden gesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van affiniteit met de organisatie en de te leveren tijdsinvestering. Deze eisen vormen onderdeel van het vrijwilligersprofiel dat in de wervingsboodschap moet worden opgenomen. Bij de selectie van kandidaatvrijwilligers worden deze eisen als selectiecriteria gehanteerd.

6 1.2.1 Informatie aan de vrijwilliger / vrijwilligerswijzer Wanneer een vrijwilliger zich spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten aanmeldt, vindt er een kennismaking en selectie plaats. Zo mogelijk ontvangt de kandidaat vrijwilliger voorafgaand of tijdens het kennismakingsgesprek schriftelijke informatie over de organisatie en over het werken als vrijwilliger in een bepaald organisatieonderdeel. Daartoe kan een Vrijwilligerswijzer worden samengesteld. De Vrijwilligerswijzer bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Men kan hierin de volgende dingen terugvinden: - de doelstelling en activiteiten van de organisatie - de visie op het vrijwilligerswerk - de structuur van de organisatie - de werkwijze en sfeer - beschrijving van de verschillende organisatieonderdelen - de taken van de vrijwilligers in deze werkgroepen en de verwachtingen ten aanzien van de vrijwilligers - wervings- en selectieprocedure - wat de vrijwilliger kan verwachten - begeleiding en deskundigheidsbevordering in samenwerking met het HOF - rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken - waardering van vrijwilligers Het kennismakingsgesprek (intakegesprek) Met de schriftelijke informatie van de Vrijwilligerswijzer over het vrijwilligerswerk binnen de organisatie en de verstrekte informatie over de activiteiten kan de vrijwilliger een beeld vormen over de werkzaamheden. Bovendien kan de vrijwilliger zich met de vooraf verkregen informatie op het kennismakingsgesprek voorbereiden. Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de vrijwilligerscoördinator en/of de betreffende begeleider wordt gevoerd, komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde: - de bij het project gebruikelijke procedure voor werving, selectie en de introductieperiode - de wijze waarop de kandidaat de informatie heeft verkregen over de vrijwilligersvacature - de doelstelling van de organisatie en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat - de opvattingen over het vrijwilligerswerk - de introductieperiode (proeftijd van twee maanden) - de taken die gewoonlijk door de vrijwilligers worden uitgevoerd - de specifieke taken van de betrokken kandidaat - wensen van de kandidaat-vrijwilliger - de eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld - de gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden - de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger; - de relatie van de vrijwilliger tot de deelnemer, klanten en bezoekers - de relatie van de vrijwilliger met de coördinatoren en de overige vrijwilligers - de werkwijze en sfeer - wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (b.v. begeleiding, informatie, inspraak en rechtspositie) en materieel (vergoedingen/verzekeringen) - afspraken over het vervolg. - Aannemen of afwijzen Of met een vrijwilliger een formele samenwerkingsrelatie wordt aangegaan, wordt pas besloten na afloop van de introductieperiode. Die kan worden vergeleken met de proeftijd die wordt besproken bij het aangaan van een dienstverband. Waar het in deze fase om gaat, is de beslissing of beide gesprekspartners het zien zitten om de hiervoor bedoelde introductie in te gaan, dan wel de procedure niet voort te zetten. Het kan zijn dat een vrijwilliger of de coördinator enige bedenktijd vraagt alvorens te beslissen. Er kan eerst nog een gesprek nodig zijn. - Aannemen Als een vrijwilliger wordt aangenomen gaat de introductieperiode in. Afspraken daarover worden gemaakt tijdens een persoonlijk gesprek.

7 - Aannemen maar... Het is denkbaar dat een vrijwilliger wordt afgewezen voor de functie die deze aanvankelijk ambieerde, maar dat er wel mogelijkheden zijn om de betrokkene een andere functie aan te bieden. In dergelijke situaties beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij dit alternatief wil aanvaarden. - Afwijzen Wanneer een vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld. De coördinator draagt hiervoor zorg en informeert de kandidaat over de motieven en overwegingen die tot het besluit van de afwijzing hebben geleid. Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na het kennismakingsgesprek zelf tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk bij de organisatie te verrichten. In die gevallen draagt de coördinator zorg voor de afronding van het contact. Hij noteert in ieder geval de motieven die hebben geleid tot de beslissing. 2 Introductie van nieuwe vrijwilligers Na de werving en selectie wordt een nieuwe vrijwilliger geïntroduceerd. Elke nieuwe vrijwilliger begint met een introductie- ofwel inwerkperiode van twee maanden. Hierna wordt in overleg besloten of de samenwerking definitief, tijdelijk of voor onbepaalde tijd wordt aangegaan. Deze beslissing moeten zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie maken. 2.1 Doel van de introductie De introductie heeft "een wederzijdse kennismaking" tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt een ruime gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek, de werkzaamheden, de coördinator van de werkgroep, aan de reeds werkzame vrijwilligers en de deelnemers. Een goed verlopende introductie moet de basis vormen voor een gezonde verstandhouding tussen de vrijwilligers en de organisatie en een prettige werksfeer. Introductieprogramma Het introductieprogramma vormt de leidraad van de introductie, die in principe door elke vrijwilliger wordt doorlopen. Het introductieprogramma omvat: - Kennismaking met de organisatie Elke nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt binnen de organisatie. De vrijwilliger krijgt informatie over de doelstelling(en), over de organisatie (onderdelen), de doelgroep, over de werkwijze, contacten met deelnemers, klanten, bezoekers en derden, regels en voorschriften en de dagelijkse gang van zaken. - Kennismaking met collega-vrijwilligers Uiteraard moeten nieuwe vrijwilligers de mensen leren kennen met wie ze gaan samenwerken. De vrijwilligerscoördinator / begeleider draagt zorg voor de eerste kennismaking met de reeds werkzame vrijwilligers. - Kennismaking met de werkzaamheden De vrijwilliger wordt geïnformeerd over de werkzaamheden. De coördinator/collega-vrijwilligers geven informatie over de nodige (dagelijks) terugkerende zaken, zoals het gebruik van middelen, apparatuur, materialen, de registratie en rapportage, het gebruik van de ruimte, het sleutelbeheer en andere nodige huishoudelijke zaken. Zo nodig wordt de vrijwilliger geïntroduceerd bij derden waarmee contact is. Tijdens de kennismakingsperiode zal aanvankelijk meestal een collega-vrijwilliger meelopen om zo de nieuwe vrijwilliger vertrouwd te maken met het werk. In een dergelijke situatie begeleidt de vrijwilligerscoördinator op afstand. Hij is wel ten alle tijde te consulteren dan wel in te schakelen.

8 2.2 Afsluiting introductie De introductieperiode wordt na twee maanden afgesloten met een gesprek tussen de aspirant-vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator/begeleider. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de onderdelen van het introductieprogramma, waarbij zowel de vrijwilliger als de vrijwilligerscoördinator/begeleider hun ervaringen en indrukken bespreken. Tijdens dit gesprek wordt formeel besloten of de nieuwe vrijwilliger de samenwerking met de organisatie wil voortzetten en of de organisatie deze samenwerking ambieert. Wanneer beide partijen het over de voortzetting eens zijn, dan wordt dit bezegeld met het aanbieden van een vrijwilligersovereenkomst, waaraan als bijlage de Vrijwilligerswijzer is toegevoegd. Zoals gezegd, bevat deze de hoofdlijnen van het vrijwilligersbeleid van de organisatie en een opsomming van de rechten en plichten die de organisatie en de vrijwilligers jegens elkaar hebben. Een voorbeeld van een vrijwilligerscontract vindt u in paragraaf Begeleiden van vrijwilligers 3.1 Begeleiding van vrijwilligers en voortgangsgesprek De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden. - Taakgericht De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De organisatie biedt deze coaching aan de vrijwilligers met wie een vrijwilligersovereenkomst is gesloten. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van de vrijwilligerscoördinator/begeleider aangeboden. Toegesneden op de situatie en de behoefte wordt een programma en een planning van instructie, cursussen en/of themabijeenkomsten voor deskundigheidsbevordering opgesteld. Het onderwerp of thema bepaalt mede de vorm hoe de deskundigheidsbevordering georganiseerd wordt: b.v. individueel, in groepsverband, themabijeenkomst, cursus of cyclus, externe scholing, training, enzovoorts en wie met de uitvoering belast is of wie daarbij betrokken moet worden. Externe deskundigen kunnen hiervoor worden ingeschakeld. In samenwerking met andere vrijwilligersorganisaties en een subsidie van de gemeente of een fonds kunnen de financieringen gerealiseerd worden. - Persoonsgericht De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. In de persoonsgerichte begeleiding kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het vrijwilligerswerk. Ook de houding en attitude van de betrokken vrijwilliger en de relatie tot de collega-vrijwilligers, klanten, deelnemers en hulpvragers kunnen gespreksthema s zijn. Periodiek wordt er met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. De voorbereiding, organisatie en (periodieke) uitvoering van het voortgangsgesprek is in handen van de vrijwilligerscoördinator/ begeleider. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld punten voor het begeleidingsgesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De vrijwilligerscoördinator/begeleider treft alle nodige maatregelen om een goede en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de privacy te waarborgen. De coördinator/begeleider legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken. Van tijd tot tijd moet ook plaats zijn voor de evaluatie van de onderlinge samenwerking, zodat deze waar nodig, kan worden bijgesteld. De onderlinge samenwerking zal meestal met de groep vrijwilligers worden besproken. De vrijwilligerscoördinator/begeleider kan hiertoe het initiatief nemen. 3.2 Deskundigheidsbevordering Onder deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers verstaan. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van de werkzaamheden van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten van de organisatie. De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s), dan wel op initiatief van de organisatie. Overigens begeleiden de vrijwilligers elkaar vaak en leren door de samenwerkingsverbanden van elkaar. De deskundigheidsbevordering kan in sommige situaties voor de vrijwilligers groepsgewijs worden georganiseerd, maar het is niet altijd haalbaar en

9 wenselijk om voor alle vrijwilligers een collectief en uniform taak- en persoonsgericht begeleidingstraject uit te stippelen en vast te leggen. Coaching vraagt om flexibiliteit. Dat wil zeggen dat er op elk moment, op verzoek van vrijwilligers en/of op initiatief van de begeleiders ruimte voor ondersteuning gemaakt moet kunnen worden. De inhoud en intensiteit van de deskundigheidsbevordering kan uiteenlopen. Deze worden immers bepaald door factoren die per vrijwilliger verschillen. De aanwezige kennis, houding, vaardigheden en de levenservaring alsmede de (ervaren) moeilijkheidsgraad van het werk, kunnen per vrijwilliger sterk uiteenlopen. In beginsel wordt elke vrijwilliger in de gelegenheid gesteld dan wel gestimuleerd om deel te nemen aan instructie, training of scholing. Dit omdat deelname aan deskundigheidsbevordering niet altijd verplicht opgelegd kan worden en niet voor elke vrijwilliger noodzakelijk of wenselijk is. De deskundigheidsbevordering moet aansluiten op de wensen en behoeften van de vrijwilligers. Ondermeer op basis van de registratie, rapportages, evaluaties en individuele of groepsgewijze begeleidingsgesprekken met de vrijwilligers kan inzicht verkregen worden in de behoefte die er bestaat aan vergroting van de kennis en vaardigheden van de vrijwilligers. De evaluatie van een eerder georganiseerde deskundigheidsbevordering kan aanwijzingen opleveren voor nieuwe thema's. Daarnaast kunnen nieuwe ontwikkelingen of nieuwe inzichten met betrekking tot de inhoud of voorwaarden van het werk de behoefte aan deskundigheidsbevordering doen ontstaan. 3.3 Het attentiebeleid Om de betrokkenheid bij de organisatie en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken kan er attentiebeleid worden gevoerd. Het attentiebeleid behelst onder meer faciliteiten waarvan vrijwilligers gebruik kunnen maken, zoals: - vrijwilligersfeest Speciaal voor de vrijwilligers is er een jaarlijks feest. Een informele bijeenkomst voor alle vrijwilligers en bestuursleden. De vrijwilligers ontvangen daarvoor een uitnodiging. - geboorte en adoptie Bij gezinsuitbreiding van vrijwilligers ontvangen de ouders een attentie. - Internationale Vrijwilligersdag Op voorstel van de Verenigde Naties vieren veel landen jaarlijks op 7 december de Internationale Vrijwilligersdag, een dag waarop vrijwilligers en vrijwilligerswerk in het zonnetje worden gezet. Op of rond 7 december, ontvangen de vrijwilligers een persoonlijk (schriftelijk) bedankje en/of een attentie. - belangrijke religieuze feestdagen/nieuwjaar Ter gelegenheid van belangrijke religieuze feestdagen, ontvangen de vrijwilligers gelukwensen die mogelijk vergezeld gaan van een pakket. - nieuwjaarsreceptie De vrijwilligers kunnen de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie bezoeken. Zij worden daartoe schriftelijk uitgenodigd. - ziekte, afscheid en jubilea De vrijwilligers ontvangen een bloemetje dan wel een attentie bij ziekte, afscheid en bij jubilea. - bijzondere gebeurtenissen Door het jaar heen kunnen zich gelegenheden of gebeurtenissen voordoen waarbij gepaste aandacht niet misstaat. Zo kan bijvoorbeeld de afsluiting van een geslaagd activiteitenseizoen aanleiding zijn om de vrijwilligers op een etentje te trakteren. - overige faciliteiten Alle vrijwilligers kunnen gebruik maken van de algemeen toegankelijke faciliteiten van de organisatie. 3.4 Het exit-gesprek De samenwerkingsrelatie tussen de organisatie en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de organisatie ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exit-gesprek met de (om welke reden dan ook) vertrekkende vrijwilliger gevoerd. De vrijwilligerscoördinator neemt het initiatief tot het exit-gesprek en bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten die tenminste aan de orde moeten komen vast te leggen. De afspraak voor het exit-gesprek wordt door de coördinator/begeleider met de betrokken vrijwilliger individueel gemaakt. Het exit-gesprek wordt formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger (zie beëindiging samenwerkingen). Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen. Bij goed functioneren kan desgewenst een getuigschrift aan de vrijwilliger worden verstrekt.

10 4 De rechtspositie van vrijwilligers Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de organisatie zich jegens elkaar verbonden hebben. 4.1 Registratie persoonlijke gegevens De organisatie moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator houdt van alle vrijwilligers aantekening van: naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, adres alsmede de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen. 4.2 Vrijwilligersovereenkomst/contract Elke vrijwilliger ontvangt bij aanname een vrijwilligersovereenkomst/contract. Hierin worden de samenwerking, de afspraken, rechten en plichten jegens elkaar vastgelegd. De Vrijwilligerswijzer maakt deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst. 4.3 Beëindiging samenwerking Bij beëindiging van de samenwerking heeft de coördinator een exit-gesprek met de vertrekkende vrijwilliger. Het beëindigen van de samenwerking wordt schriftelijk en formeel bevestigd met een brief, waarin de inzet en de periode van de werkzaamheden van de betreffende vrijwilliger worden vastgelegd. Deze brief wordt ondertekend door het bestuur en uitgereikt op het moment dat de vrijwilliger afscheid neemt van het project. Eventueel kan een certificaat worden uitgereikt met de activiteiten die de vrijwilliger heeft uitgevoerd. Dit kan eventueel als referentie dienen voor de levensloop documentatie. 4.4 Inspraak en medezeggenschap Vrijwilligers hebben het recht tot inspraak in het beleid. De mogelijkheden tot onderlinge Communicatie. De inspraak en medezeggenschap moeten worden geregeld. Het jaarwerkplan alsmede de formele rapportage aan de subsidiënt, c.q. het jaarverslag kunnen een hogere kwaliteit bereiken wanneer de vrijwilligers bij de samenstelling ervan worden betrokken. De betrokkenheid van de vrijwilligers kan toenemen, wanneer een of meer vrijwilligers in het bestuur zitten of bij het bestuur betrokken worden. Of vrijwilligers plezier hebben in hun werk en werkelijk invloed hebben op de beleidsvorming wordt echter ook bepaald door de praktijk van alledag. De vrijwilligers moeten betrokken worden bij het werkoverleg en stelselmatig feedback krijgen op hun inzet. Ze worden betrokken bij (belangrijke) beslissingen die gevolgen hebben voor hun werkzaamheden, de vrijwilligers participeren in de informatievoorziening, enzovoorts. 4.5 Informatievoorziening Vrijwilligers hebben recht op essentiële en functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over de voortgangen en resultaten binnen de organisatie. De vrijwilligers staan op de verzendlijst van de nieuwsbrief. Wanneer daartoe aanleiding is, ontvangen de vrijwilligers mailings, brieven en andere voor hen relevante (schriftelijke) informatie. Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden. De vrijwilligers zelf hebben - al dan niet op verzoek - ook redactioneel toegang tot de berichtgeving die de organisatie rondstuurt via de Nieuwsbrief, website of mailing. De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat relevante informatie bij de vrijwilligers terecht komt en stimuleert de vrijwilligers bij te dragen aan de ontwikkelingen aan de nieuwsbrief en aan de website. ln het voorjaar ontvangen alle vrijwilligers het jaarverslag. Het jaarverslag geeft hen inzicht in het verloop van de activiteiten en andere organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen en informatie binnen de organisatie. 4.6 Vrijwilligers invloed op het beleid en het werk De vrijwilligers kunnen lid zijn van de organisatie. Als lid hebben zij invloed op de besluitvorming van het bestuur. Pas na informatie, advies en instemming van de vrijwilligers wordt het jaarwerkplan naar buiten gebracht. Dezelfde procedure wordt gevolgd, wanneer de jaarrapportage wordt samengesteld.

11 4.7 Vergoedingen Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werkzaamheden te kunnen verrichten. Denk bijvoorbeeld aan vervoerskosten of uitgaven die verbonden zijn aan de aanschaf van materialen. De organisatie zal moeten vastleggen welke onkosten tot welke hoogte worden vergoed. Er moeten regels zijn met betrekking tot het declareren van en ook bijvoorbeeld ten aanzien van het kopen van materialen. In principe zijn organisaties niet verplicht om gemaakte onkosten te vergoeden. Een vrijwilliger voert immers niet een privaatrechtelijke dienstbetrekking uit. Toch gebeurt dat meestal wel. De organisatie maakt met de vrijwilligers daarover afspraken. De stichting vergoed slecht eenvrijwilligersvergoeding aan een vrijwilliger als zij beschikt over de benodigde financiele middelen. De stichting kan een vrijwilligersvergoedingen onderscheiden in: - onkostenvergoedingen op declaratiebasis Hieronder worden verstaan: alle onkosten die een vrijwilliger moet maken om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Onkosten zoals hier bedoeld, zijn bijvoorbeeld: telefoonkosten, reis- en verblijfkosten, materiaalkosten en vergaderkosten. Na overleg met de vrijwilligerscoördinator vergoedt de organisatie in principe alle door de vrijwilligers gemaakte onkosten wanneer deze de gestelde maxima niet overschrijden. Vergoeding van de gemaakte onkosten vindt maandelijks of per kwartaal plaats, en wel op declaratiebasis. Dit wil zeggen dat de vergoeding van de werkelijk gemaakte onkosten wordt uitbetaald op basis van een door de betreffende vrijwilliger ingediende en ondertekende declaratie. Bij het declareren van gemaakte onkosten dienen nota's, rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen te worden overlegd. Wettelijk gezien is een vergoeding op declaratiebasis van werkelijk gemaakte kosten altijd tot elk bedrag mogelijk. Onkostenvergoedingen op basis van declaraties hoeven niet voor de fiscus te worden aangegeven, ook al overschrijden deze de hieronder genoemde Belastingdienst, bedrijfsvereniging en sociale dienst hebben hierop geen invloed, mits op hun verzoek door middel van betalingsbewijzen en dergelijke aangetoond kan worden dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. - vaste onkostenvergoedingen Hieronder worden vaste vergoedingen verstaan, anders dan vergoedingen op declaratiebasis, die aan vrijwilligers worden toegekend. Een vrijwilliger krijgt alleen een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten. Afspraken over het uitkeren van een eventuele vaste onkostenvergoeding worden individueel gemaakt en vastgelegd door de vrijwilligerscoördinator en de betreffende vrijwilliger. Bij een vaste onkostenvergoeding zijn bedragen aan een fiscale limiet gebonden. Die limiet wordt periodiek bij- en vastgesteld door de Belastingdienst. Het maximumbedrag van de vergoeding waarover vrijwilligers geen belasting hoeven te betalen is maximaal euro per jaar en maximaal 150 euro maand. De regeling houdt in dat een rechtspersoon zonder winstoogmerk (bijvoorbeeld een stichting of vereniging) aan iedere vrijwilliger euro aan onkosten mag vergoeden zonder dat de vrijwilliger daarvan melding hoeft te maken bij de belastingdienst. De maximale vergoeding kan alleen worden toegekend aan vrijwilligers die een jaar lang actief zijn. Iemand die enkele maanden activiteiten verricht, ontvangt naar ratio niet meer dan een evenredig deel van de euro (maximaal 150 euro per maand). Bij een hogere vergoeding kan de fiscus het gehele bedrag aanmerken als loon waarover belasting en premies dienen te worden betaald. -vrijwilligersvergoedingen naar leeftijd Als een vrijwilliger 23 jaar of ouder is krijgt deze een vergoeding van maximaal 4,50 per uur, met een maximum van 150 per maand en per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw werkzaamheden en de eventuele vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten Als een vrijwilliger jonger dan 23 jaar is krijgt deze een vergoeding van maximaal 2,50 per uur, met een maximum van 150 per maand en per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw werkzaamheden en de eventuele vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten Vrijwilligersvergoedingen zijn onbelast. De stichting hoeft deze vergoeding niet door te geven aan de belastingdienst. De stichting hoeft ook geen urenadministratie bij te houden. - andere vergoedingen Vrijwilligers kunnen ook een andere vorm van vergoeding krijgen dan een financiële. Bijvoorbeeld in de vorm van cadeaubonnen tijdens bijzondere gebeurtenissen. Formeel is hieraan geen maximum gesteld, mits de toekenning niet lijkt op reguliere betaling. Het is aan de belasting-inspecteur om te beoordelen wat wel en wat niet toelaatbaar is. De Belastingdienst kan in principe cadeaubonnen gelijk stellen aan geld en soms ook aan loon.

12 4.8 Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico's tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf een ongeluk of ongeval krijgen. De stichting kan aansprakelijk worden gesteld, hetgeen grote (financiële) gevolgen kan hebben. Daarom is de stichting door middel van de collectieve verzekering van de VNG verzekert(zie VNG vrijwilligerspolis, 6.7) verzekert.deze polis is afgesloten bij Centraal beheer Achmea en de aanmelding en/of registratie verloopt via HOF. Elke vrijwilliger wordt erop geattendeerd dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schaden of ongevallen, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Het bestuur of de vrijwilligerscoördinator is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. 4.9 Vrijwilligerswerk met een uitkering Mensen met een sociale uitkering die vrijwilligerswerk willen doen, moeten zich aan bepaalde regels houden. De belangrijkste regel is dat ze zich beschikbaar moeten houden voor de arbeidsmarkt. Een uitkeringsinstantie bekijkt of het wel om echt vrijwilligerswerk gaat. Daartoe is voor het hele land een aantal criteria opgesteld: het werk mag niet verricht worden in een bedrijf, ook niet in het bedrijf van een familielid; het mag niet om werk gaan waarvoor doorgaans betaald wordt; het mag geen werk zijn waarvoor de organisatie subsidie kan krijgen om een betaalde kracht aan te stellen. Hulp- en dienstverlening aan familie of bekenden (Mantelzorg) hoeft niemand op te geven. Daarmee bedoelen we kleine werkzaamheden in en om het huis. Mensen die geen betaald werk meer hoeven te doen (gepensioneerden, vutters, volledig arbeidsongeschikten), kunnen hun tijd besteden zoals ze willen. De vrijwilliger moet het vrijwilligerswerk melden of tenminste niet verzwijgen. Reëel gemaakte onkosten mogen worden vergoed. Een vrijwilliger mag vrijwilligers met een bijstandsuitkering per 1 januari 2007 jaarlijks maximaal 764 als onbelaste onkostenvergoeding geven (met een maximum van 95 per maand), zonder dat dit bedrag op hun uitkering wordt gekort. In een aantal gemeenten ontvangen langdurig werklozen bij het verrichten van vrijwilligerswerk een premie. Informatie is te krijgen bij de sociale dienst. Het is in veel gevallen ook mogelijk als organisatie contact op te nemen met de uitkeringsinstanties om voor alle vrijwilligers tegelijk toestemming te regelen. Als het gaat om vrijwilligerswerk dat de gemeente noodzakelijk vindt voor re-integratie dan veranderd de hoogte van de uitkering niet als de vrijwilligersvergoeding niet hoger is dan 150 per maand en per jaar. Zo nodig kan de organisatie bij UWV werkbedrijf en/of de uitkeringsinstantie(s) informeren naar de regels die deze hanteren ten aanzien van (het uitvoeren van) vrijwilligerswerk met behoud van uitkering Vrijwilligerswerk en arbeidsongeschiktheid Veel mensen die arbeidsongeschikt zijn, doen vrijwilligerswerk. De meeste hebben dan een WAO/WA-, AAWof invaliditeitsuitkering. In principe mag iedere arbeidsongeschikte vrijwilligerswerk doen. Wel moet men alle zaken die van invloed kunnen zijn op de mate van arbeidsongeschiktheid, melden bij de uitkeringsinstantie. Daaronder rekent men soms ook het doen van vrijwilligerswerk. Mensen die voor % arbeidsongeschikt zijn, krijgen meestal meteen toestemming. Zij die gedeeltelijk zijn afgekeurd, kunnen soms het verzoek krijgen hun werkzaamheden te komen toelichten bij de uitkeringsinstantie. Deze arbeidsongeschikten hebben naast hun WAO/AAW uitkering nog een werkloosheidsuitkering via een andere instantie. Zij moeten het vrijwilligerswerk dan aan beide uitkeringsinstanties laten weten. Informatie is te verkrijgen bij het UWV of de Bedrijfsvereniging Conflicten en geschillen Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en de organisatie moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden. Waar dit niet lukt kan men terugvallen op de klachten- en geschillenregeling, welke voor de organisatie ontworpen is.

13 5. Overige procedures en regelingen 5.1 Klachtenprocedure Doel Doel van de procedure Het doel van deze procedure is het structureren van het proces van behandeling van klachten binnen de organisatie. Door deze structurering dienen klachten van klanten (zowel intern als extern) zodanig te worden ontvangen, geregistreerd, behandeld en geëvalueerd dat: -de klant zo goed als mogelijk tevreden wordt gesteld; -herhaling van de klacht wordt voorkomen. Werkwijze Ontvangen en registreren van een klacht Iedere medewerker van..(naam vrijwilligersorganisatie) mag klachten van klanten ontvangen. De medewerker registreert deze klacht direct na ontvangst op het klachtenformulier. Afhankelijk van de aard of ernst van de klacht wordt deze of door de ontvanger zelf afgehandeld of doorgespeeld naar de leidinggevende, of (door organisatie te bepalen). Van een klacht dienen de volgende gegevens te worden geregistreerd: -nummer klacht (te beginnen met wijk, afdeling, of (te bepalen door de organisatie) gevolgd door nummer klacht, bijvoorbeeld: 01/001); -datum ontvangst; -naam klant; -telefoonnummer; -naam ontvanger (=medewerker); -korte omschrijving klacht Behandelen van een klacht De ontvanger stelt, indien mogelijk en nodig, een passende oplossing voor aan de klant. De ontvanger legt de oplossing vast op het klachtenformulier. Indien de ontvanger de klacht zelf niet of niet direct kan oplossen wordt deze aan de leidinggevende of..(te bepalen door de organisatie) voorgelegd. Er dient te worden vermeld: -behandelaar van klacht; -oorzaak; -oplossing; -wel/niet overeenstemming met klant; -datum Vaststellen oorzaak en oplossen probleem De behandelaar, indien nodig in overleg met de leidinggevende, stelt de mogelijke oorzaken van de klacht vast en gaat na of een structurele oplossing c.q. preventieve maatregelen gewenst zijn. Oorzaak en oplossingen moeten op het klachtenformulier worden aangegeven Verantwoordelijkheden Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het correct ontvangen van een klacht. De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor de afwikkeling van de klacht. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de analyse en archivering van de klachtenformulieren en andere daaraan gerelateerde documenten en de bewaking van de klachtenafhandeling Registraties Het klachtenformulier wordt opgeborgen in het daarvoor bestemde systeem. De registratielijst van in behandeling zijnde klachten wordt bewaard bij de leidinggevende.

14 51.5 Analyse van de klachten De klachtenformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de leidinggevende of (te bepalen door de organisatie). De leidinggevende doet hiervan periodiek verslag aan de organisatie. De leidinggevende verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse. De leidinggevende doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures. 5.2 Gedragscode Stichting Intercultural Management Nowadays (I.M.N.) staat voor goede omgangsvormen. Respect voor elkaar, gelijkwaardigheid, integriteit, eerlijkheid en veiligheid vormen hierbij kernbegrippen. Deze vormen de basis voor de gedragscode, die binnen onze organisatie wordt gehanteerd. Artikel 1 Definities Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal, of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van één van de volgende punten: onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet, hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon; onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken; dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. Onder agressie wordt verstaan: Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen,onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten. Onder discriminatie wordt verstaan: - Elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die tot doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt tenietgedaan of aangetast. - Voor de begrippen werkgever, werknemer, klant, bestuur en andere begrippen die voor deze gedragscode van belang zijn, wordt uitgegaan van de definities in de CAO Welzijnswerk. - Levensbeschouwing wordt gedefinieerd als een min of meer samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven. Artikel 2 Doel en algemeen uitgangspunt a Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensbeschouwing, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap worden door Stichting I.M.N. als vormen van ongewenst gedrag afgewezen. b Stichting I.M.N. neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden. c. De gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van stichting I.M.N. en van de professionele houding van de vrijwilligers. Artikel 3 Status en reikwijdte a. De gedragscode is een invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie, en van artikel 24j uit de CAO welzijnwerk. b. De gedragscode geldt voor vrijwilligers, medewerkers, bestuursleden en stagiaires. c. Stichting I.M.N. draagt zorg voor bekendmaking van de gedragscode.

15 Artikel 4 Vrijwilligerscontract Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een vrijwilligerscontract mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en handicap daarbij inbegrepen. Artikel 5 Arbeidsomstandigheden en werkvloer a. De inrichting van de organisatie voldoet aan de wettelijke eisen daaromtrent, in het bijzonder de Arbowetgeving, maar is in ieder geval zodanig dat werknemers en klanten zich veilig voelen. b. De omgang tussen bestuurders, vrijwilligers en klanten wordt bepaald door respect voor ieders kleur, sekse, levensbeschouwing, leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode. c. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk zijn niet toegestaan. d. Agressieve handelingen of uitingen zijn niet toegestaan. e. Het bepaalde onder a. komt mede tot uitdrukking door het bieden van mogelijkheden voor het beleven van uitingen samenhangend met sekse, levensbeschouwing en leeftijd. Artikel 6 Omgaan met deelnemers/sters of klanten a. De vrijwilliger laat zich bij contacten met deelnemers of klanten leiden door gedragsregels, zoals die gelden voor de beroepsgroep en door de eigen beroepscode. b. De vrijwilliger accepteert geen agressieve gedragingen van deelnemers of klanten en neemt zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen. c. De vrijwilliger accepteert geen seksuele gedragingen van deelnemers of klanten en neemt zelf geen initiatief tot seksuele gedragingen jegens hen. d. De vrijwilliger accepteert geen discriminerend gedrag van deelnemers of klanten en werkt niet mee aan of neemt geen initiatief tot discriminerend gedrag. Artikel 7 Werking naar deelnemers, klanten, bezoeker en derden a. Deze gedragscode wordt op een voor deelnemers, klanten, bezoekers en derden toegankelijke en zichtbare plaats gelegd. Bovendien zal de gedragscode door middel van brochures, posters etc. aan hen worden bekend gemaakt b. Van deelnemers, klanten, bezoekers en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van deze gedragscode worden gewezen. Artikel 8 Toezicht Met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit deze gedragscode zijn het management, de directie en andere leidinggevenden belast. Artikel 9 Klachten In geval van overtreding van de gedragscode kan de vrijwilliger dit signaleren en daarvan schriftelijk melding maken. Stichting I.M.N draagt in eerste instantie zorg voor interne afhandeling. Indien hiertoe voor de vrijwilliger aanleiding bestaat kan hij of zij een klacht indienen. Artikel 10 Evaluatie Zo vaak als nodig, maar in ieder geval één keer per drie jaar wordt deze gedragscode geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.

16 6. Voorbeelddocumenten en overeenkomsten Inschrijformulier Met dit formulier meldt u zich aan als vrijwilliger voor Stichting Intercultural Management Nowadays(IMN). pasfoto Aanmeldformulier Vrijwilliger: Naam: M / V Roepnaam: Geboortedatum: / / Adres (volledig): Postcode: woonplaats Telefoonnummer thuis: Telefoonnummer werk: GSM: de: Bank/gironummer: Beroep: Rijbewijs: Ja / Nee A B C D E. Opleiding(en): Wat zijn uw hobby's: Hebt u computer ervaring? Ja / Nee Met welke software kunt u redelijk overweg? Word Excel PowerPoint Access Filemaker-pro Outlook Anders nl: Ik ben per maand minimaal beschikbaar: 2 dagdelen, 3 dagdelen, meer dan 3 dagdelen Minimum aantal uren, Maximaal aantal uren Z.o.z.

17 Andere uren in overleg mogelijk? Ja / Nee. Ik ben beschikbaar op de volgende dag(en): Maandag ochtend / middag / avond Dinsdag ochtend / middag / avond Woensdag ochtend / middag / avond Donderdag ochtend / middag / avond Vrijdag ochtend / middag / avond Zaterdag ochtend / middag / avond Zondag ochtend / middag / avond Ik heb belangstelling voor de volgende functie(s): note: Vermeld hier uw beschikbare functies Waarom spreekt dit vrijwilligerswerk u aan: (Graag dit formulier bij inlevering voorzien van een pasfoto en een kopie van uw identiteitsbewijs) Eénmalig of structureel geld doneren U kunt Stichting Intercultural Management Nowadays steunen door het doen van een gift. Dit kan structureel of éénmalig. Bedrag: Bank/giro rekeningnummer: Betaalfrequentie: Handtekening:..

18 6.2. VRIJWILLIGERSVACATURE VOORBEELD Functieomschrijving Omschrijving van uw organisatie + doelstelling Omschrijving van de werkzaamheden Omschrijving functie-eisen Wij zoeken een accuraat iemand die: Uw aanbod aan de vrijwilliger Wij bieden: - een prettige werkomgeving - flexibele werktijden in overleg - goede begeleiding - scholing in overleg - een maandelijks vrijwilligersoverleg - een collegiale werksfeer - een wederzijdse proeftijd van 2 maanden Eventuele arbeidsvoorwaarden bv.: - vrijwilligersverzekering - onkostenvergoeding - reiskostenvergoeding - vrijwilligerscontract - Contactpersonen + adresgegevens: Voor reacties of informatie over deze vacature kan contact worden opgenomen met: Naam, functie, adresgegevens Tijden waarop uw bereikbaar bent.

19 6.3 Vrijwilligerscontract De vrijwilliger verklaart dat zij/hij bekend is met en een exemplaar heeft ontvangen van de richtlijnen voor vrijwilligers binnen de stichting. Zij/hij kan zich verenigen met wat daarin staat over doel en werkwijze van de stichting, met taken en plaats van de vrijwilligers in het algemeen binnen de organisatie en hun inbreng in het beleid. Voorts met hetgeen voor vrijwilligers is geregeld met betrekking tot verzekeringen en onkostenvergoeding. De volgende concrete afspraken zijn gemaakt tussen de vrijwilliger en de stichting: 1. De taken van de vrijwilliger zijn: De werktijden zijn: De vrijwilliger is bereid in principe minimaal een jaar aan de stichting verbonden te blijven. Bij vertrek wordt het werk in overleg met...zo goed mogelijk overgedragen. 4. Voor het inwerken en de begeleiding zal...zorgdragen. AFSPRAKEN VAN EN MET VRIJWILLIGERS 5. De volgende onkosten zullen door de stichting worden vergoed: Voor de vrijwilliger is een WA- en ongevallenverzekering afgesloten (ter inzage). Zowel de vrijwilliger als de organisatie zal deze afspraken zo goed mogelijk nakomen. Namens de organisatie (naam) handtekening: De vrijwilliger (naam) handtekening: datum:... datum:....

20 6.4 Klachtenformulier Klachtenformulier ONTVANGST KLACHT OMSCHRIJVING KLACHT AFHANDELING KLACHT Klachtenbehandelaar: Oorzaak klacht: Wijze van afhandeling: zelf/doorverwezen naar:. anders: OPLOSSING KLACHT: Klant tevreden: ja / nee:. Registratieformulier klachten Datum binnenkomst Naam klant Nummer klacht Korte omschrijving van de klacht Afgehandeld door en datum afhandeling

21 6.5 Exit formulier Personalia vrijwilliger 1. Naam vrijwilliger: 2. Datum eerste (werk)dag: 3. Datum laatste (werk)dag: 4. Vrijwilliger bij: 5. Vrijwilliger bij: 6. Aantal uren per week/maand: Vrijwilligerstaken Hoe waren de uitgevoerde taken voor wat betreft: 7. * afwisseling: Slecht voldoende goed. 8. * uitdaging: Slecht voldoende goed. 9. * aansluiting op uw interesses: Slecht voldoende goed. 10. Welke verandering of verbetering zou u in de vrijwilligerstaken wenselijk vinden? Vrijwilligerstaken Algemene vragen 11. Wat vond u prettig aan het werken bij deze organisatie? 12. Wat vond u niet prettig aan het werken bij deze organisatie? 13. Hoe was de relatie met andere vrijwilligers(of beroepskracht)? 14. Hoe was de begeleiding / ondersteuning? 15. Bestond er duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden? 16. Had u voldoende inbreng in (verandering van) uw takenpakket? 17. Heeft u nog ideeën of suggesties? Organisatorische afronding 18. Zijn alle collega's op de hoogte van uw vertrek? 19. Zijn eventuele samenwerkingspartners op de hoogte van uw vertrek? 20. Zijn al uw werkzaamheden overgedragen? 21. Heeft u nog eigendommen van de organisatie in uw bezit? 22. Inleveringsdatum laatste eigendommen van de organisatie:

22 Motieven voor vertrek 23. Welke van de volgende motieven spelen een rol bij uw vertrek: * persoonlijke omstandigheden als woon-/werksituatie, gezondheid: * negatieve kanten van de functie: * aantrekkelijkheid van andere vrijwilligerstaken: 24. Kunt u uw motief toelichten? 25. Zou u anderen aanraden om als vrijwilliger bij onze organisatie te gaan werken? 26. Heeft u zelf nog iets dat u kwijt zou willen? Positieve Afsluiting 27. Waaraan denkt u met plezier nog eens terug?

23 6.6 Meetlat Vrijwilligersbeleid(evaluatie) Meetlat Vrijwilligersbeleid IMN 2011/2015 Beleidsaspect Veronder)stelling waar niet waar actie j/n prioriteit Visie 1. De organisatie is zich bewust van haar motieven om met vrijwilligers te werken 2. De organisatie is op de hoogte van de motieven van vrijwilligers om juist bij deze organisatie vrijwilligerswerk te doen Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Werving 3.Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van uitvoerende vrijwilligers zijn bekend 4..Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van coördinerende vrijwilligers zijn bekend 5. De werving van vrijwilligers vindt planmatig plaats 6. De organisatie beschikt over voldoende vrijwilligers 7. Binnen de organisatie is een persoon of een werkgroep belast met de werving van vrijwilligers 8. De afgelopen drie jaren is het aantal vrijwilligers nagenoeg gelijk gebleven of gestegen. Selectie 9. De organisatie hanteert selectiecriteria bij de aanstelling van nieuwe vrijwilligers 10. De organisatie beschikt over gekwalificeerde vrijwilligers Begeleiding 11. Elke nieuwe vrijwilliger doorloopt een introductieprogramma 12.Elke nieuwe vrijwilliger krijgt een vaste begeleider of coach toegewezen 13. Met elke vrijwilliger wordt van tijd tot tijd de wederzijdse samenwerking geëvalueerd en waar nodig bijgesteld 14. De organisatie informeert naar de beweegredenen van vrijwilligers om de samenwerkingsrelatie te beëindigen Scholing 15. De organisatie informeert vrijwilligers over scholingsmogelijkheden 16. De organisatie faciliteert vrijwilligers om zich te scholen Rechtspositie: samenwerking 17. De organisatie houdt een (eenvoudige) registratie bij van alle vrijwilligers 18. De samenwerking tussen de organisatie en elke vrijwilliger wordt door middel van een overeenkomst bekrachtigd. 19. Het vertrek van een vrijwilliger wordt met een persoonlijk tintje omlijst Rechtspositie: inspraak en medezeggen-schap 20. De organisatie houdt al haar vrijwilligers op de hoogte van alle informatie die zij nodig hebben 21.De organisatie betrekt alle vrijwilligers bij de totstandkoming van beleid

24 22. Vrijwilligers mogen meedenken en meebeslissen bij de voorbereiding van activiteiten Rechtspositie: vergoedingen Rechtspositie: verzekeringen 23. De organisatie vergoedt de (aantoonbare) onkosten die vrijwilligers maken 24. De organisatie hanteert-al dan niet naast een regeling voor de vergoeding van gemaakte onkosteneen regeling voor het uitkeren van een periodieke, vaste onkostenvergoeding aan vrijwilligers 25. De organisatie heeft voor al haar vrijwilligers een WA-verzekering afgesloten 26. De organisatie heeft voor al haar vrijwilligers een ongevallenverzekering afgesloten 27. De organisatie heeft voor al haar vrijwilligers een auto-inzittendenverzekering afgesloten Rechtspositie: vrijwilligerswerk met een uitkering Rechtspositie: conflicten en geschillen Attentiebeleid 28. De organisatie ziet erop toe dat het doen van vrijwilligerswerk binnen de organisatie geen consequenties heeft voor vrijwilligers met een sociale uitkering 29. De organisatie bemiddelt desgevraagd bij geschillen of conflicten 30. De organisatie laat op attente wijze en op gepaste momenten haar waardering blijken voor de inzet van elke vrijwilliger 31. Vrijwilligers kunnen gebruik maken van de faciliteiten van de organisatie Vrijwilligersbeleid 32. Het vrijwilligersbeleid van de organisatie staat op schrift 33. Het toezicht op de naleving/uitvoering van het vrijwilligersbeleid is geregeld