Projectdefinitie Uithoflijn Bijlage bij Projectbesluit Vertramming Uithoflijn door AB-BRU en Gemeente Utrecht. 1. Inleiding Context...

Transcriptie

1 Projectdefinitie Uithoflijn Bijlage bij Projectbesluit Vertramming Uithoflijn door AB-BRU en Gemeente Utrecht Versie 0.9 / 13 mei 2011 / J.P. de Lannoy t.b.v. DB-AB besluit 23 mei 2011 Inhoud 1. Inleiding Context Opgave Procesontwerp Projectdoelstelling Projectfasering Besluitvormingsproces Communicatiekalender en Maatschappelijk Spoorboekje Projectkaders Het projectresultaat aan het einde van het project Afbakening Projectfasering Uitgangspunten en randvoorwaarden Integrale Veiligheid Raakvlakmanagement Besturingsmodel Projectbeheersing Omgevingsmanagement Communicatie en informatie Risicomanagement Aanpak tussenfase (VO+) tot Uitvoeringsbesluit december Te leveren producten Werkplan VO+ fase Organisatie Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.7 1

2 1. Inleiding 1.1 Context In juni 2011 wordt een (geclausuleerd) Projectbesluit genomen over de vertramming van de Uithoflijn. Na een tussenfase waarin de geclausuleerde onderwerpen nader worden uitgewerkt zal daarop volgend in december 2011 een Uitvoeringsbesluit genomen worden. In de fase daarna wordt het Definitief Ontwerp (DO) verder uitgewerkt en starten de voorbereidingen voor de realisatiefase. De Projectdefinitie beschrijft enerzijds de projectkaders waarbinnen de vervolgfasen DO en Realisatie nader worden uitgewerkt. De afspraken over de opgave, scopedefinitie, aanpak, planning, sturing en organisatie voor fase tot oplevering van een werkend tramsysteem worden daarin op hoofdlijnen beschreven. Deze projectkaders worden voor de fase na het Uitvoeringsbesluit van december 2011 uitgewerkt in een projectplan die bij het besluit van december wordt vastgesteld. Anderzijds beschrijft de Projectdefinitie de scope en aanpak van de werkzaamheden in de tussenfase van de periode na het Projectbesluit tot het Uitvoeringsbesluit in december, waarin tijdelijk sprake is van een overgangssituatie. In die overgangsfase is de Samenwerkingsovereenkomst van oktober 2009 voor het Projectbesluit nog van kracht. Dat betekent dat de Projectorganisatie Uithoflijn, zoals gepositioneerd bij de Gemeente Utrecht ten behoeve van het Projectbesluit, nog niet wordt ontbonden en zal worden aangepast aan de nieuwe opgave en taken in de tussenfase. 1.2 Opgave De Uithof gaat zich de komende jaren verder ontwikkelen als centrum van innovatie en kenniseconomie. Dat gaat leiden tot een grotere vervoervraag naar dit gebied. Daarnaast zijn de groeiprognoses voor mobiliteit in de regio hoger dan verwacht. Door aanleg van een tramlijn naar de Uithof wordt de bereikbaarheid van de Uifhof en is de inzet van regionaal vervoer beter inpasbaar in de nieuwe OV-terminal. De opgave is op korte termijn voldoende OV capaciteit en kwaliteit te bieden voor de ontsluiting van de Uithof en inpassing in de OVT mogelijk te maken Het is technisch een complexe opgave. BRU en gemeente hebben weinig ervaring met de aanleg en beheer van tramsystemen. BRU is sinds 2011 eigenaar en beheerder van de Sneltram naar Nieuwegein en IJsselstein, maar dat is een verouderd tramsysteem dat de komende jaren zal worden gemoderniseerd tot een modern lightrail tramsysteem met een lage vloertram. Ook de samenwerking en afstemming vormen een uitdaging. Dit betreft ondermeer de samenwerking tussen BRU en gemeente Utrecht, maar ook de samenhang met vele projecten en ontwikkelingen, waaronder de bouw van de OV-terminal, de herontwikkeling van het Stationsgebied, de Spoorverdubbeling tussen Vleuten en Geldermalsen, de verbreding van de ring (A27), de bouw van P+R De Uihof, de uitbreiding van De Uithof, de modernisering en uitbreiding van het remisecomplex te Nieuwegein en de modernisering van de Sneltram naar Nieuwegein en IJsselstein (SUNIJ lijn). Naast ruimtelijke inpassing van een tramsysteem in een bestaande stad en de inpassing in een veranderende omgeving is goede bereikbaarheid, ook tijdens de bouw van groot belang. Daarnaast stelt het project eisen aan communicatie en participatie: Betrokkenen en belangstellenden worden proactief en goed geïnformeerd. Voorbereiding en besluitvorming vinden in goede samenwerking met en betrokkenheid van belanghebbenden en belangstellenden plaats. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 2

3 BRU is vanuit haar rol als eigenaar en beheerder van het tramsysteem verantwoordelijk voor het project. Na het Projectbesluit van juni neemt BRU de regie van het project over van de gemeente. BRU en gemeente Utrecht staan echter gezamenlijk voor deze grote uitdaging. De gemeente participeert, als trekker van het deelproject aanleg trambaan, middels een Uitvoeringsovereenkomst rechtstreeks in de verdere uitwerking en realisatie van het project. 2. Procesontwerp 2.1 Projectdoelstelling De hoofddoelstelling van het project is het opleveren van een werkend tramsysteem tussen de OVT en de P+R De Uithof. Dat werkend tramsysteem moet voldoen aan alle systeemonderdelen, zoals benoemd in het door het AB op 23 maart vastgestelde IPvE. Dit betekent dat naast de aanleg van de trambaan en bovenbouw ook de aanschaf van materieel, uitbreiding van de Remise, exploitatiemodel en inrichting van beheer&onderhoud randvoorwaarden zijn voor een werkend tramsysteem. Daarnaast is de opgave bij het verwezenlijken van deze doelstelling het inpassen van dit werkend tramsysteem in de fysieke omgeving. De oplevering van dit werkend tramsysteem bestaat uit twee fasen: Fase 1: o Fase 2: o tramverbinding tussen P&R De Uithof en OV-T binnenstadszijde, met een technische doorkoppeling naar de SUNIJ-lijn om naar de remise te rijden. de Uithoflijn wordt vervoerskundig gekoppeld aan de SUNIJ lijn via de Verlengde Graadt van Roggenweg, waarmee een doorgaande tramlijn ontstaat tussen Nieuwegein Zuid/IJsselstein en de P+R Uithof als onderdeel van het integraal OVnetwerk. Voorwaarde voor deze vervoerskundige koppeling is dat de SUNIJ lijn omgebouwd is voor de haltering van lage vloer materieel en dat het huidige materieel is vervangen. Deze projectdefinitie gaat in eerste instantie uit van de oplevering van fase 1. Voor de oplevering van fase 2 is de ombouw van de SUNIJ lijnhaltes noodzakelijk en zal het materieel op de SUNIJ lijn vervangen moeten zijn door lage vloer trammaterieel. Beide voorwaarden vallen buiten de scope van de fase Projectfasering Bij de fasering van (rail)infrastructuur projecten worden doorgaans de volgende fasen doorlopen: 1. Initiatieffase (Principebesluit) 2. Verkenningsfase (Voorkeursbesluit) 3. Definitiefase (Projectbesluit) 4. Ontwerpfase (Uitvoeringsbesluit) 5. Realisatiefase (Uitvoering, oplevering en overdracht) De uitwerking van het tramproject bevindt zich thans deels in de Definitiefase en in de Ontwerpfase. Tegelijkertijd is een deel van het project reeds in uitvoering (traject B2 ProRail) en worden er binnenkort conditioneringswerkzaamheden gestart voor een ander deel. Dit is het gevolg van het eerder genomen besluit om een vertrambare HOV busbaan aan te leggen. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 3

4 De uitwerking is tot nu toe vooral gericht geweest op het ontwerp van de trambaan(onderbouw) en de inpassing daarvan in de omgeving. Het project is nog niet op alle aspecten voldoende uitgewerkt dat er sprake kan zijn van een integraal project voor het opleveren van een werkend tramsysteem. Het gaat onder andere om de onderdelen inpassing halte-ontwerp en inrichting, beveiliging en beheersing, materieel specificaties, remisefaciliteiten, die nog moeten worden uitgewerkt in een voorlopig ontwerp (VO). Tevens zit in het voorlopig ontwerp (VO) voor de inpassing van de trambaan nog een aantal onzekerheden, die nader uitgewerkt moeten worden. Wel vindt intussen realisatie plaats van een onderbaan parallel aan spoor en naar De Uithof. De realisatie daarvan is gestart als onderdeel van het besluit tot aanleg van de HOV baan Om de Zuid en zal worden gecontinueerd. Met dit projectbesluit komt de optie van een vertrambare busbaan - waarmee tot op heden rekening werd gehouden - te vervallen. 2.3 Besluitvormingsproces Om te komen tot een uitvoeringsbesluit voor de realisatie van een werkend tramsysteem tussen de OVT en De Uithof wordt het besluitvormingstraject, in afwijking op de SOK afspraken, in twee stappen doorlopen. De eerste stap is het Projectbesluit dat nu voorligt, welke genomen wordt op basis van de uitwerking van het VO inclusief addendum en review. Het besluit bevat dan een geclausuleerde deel, waarin op de onzekerheden in het ontwerp en de financiering van de exploitatiedekking van de meerjaren BRU begroting een voorbehoud wordt gemaakt. De tweede stap (het Uitvoeringsbesluit) kan pas genomen worden als; een aantal aspecten in het ontwerp van de trambaan en overige systeemonderdelen in een VO+ voldoende zijn uitgewerkt, de raakvlakken m.b.t. de gerelateerde projecten en het financieel plan (de exploitatiedekking van de meerjarenbegroting BRU) nader zijn uitgewerkt. Met de tweede stap wordt door het AB een Uitvoeringsbesluit genomen, waarmee de voorbereidingen voor aanbestedingen kunnen starten en waarmee het project dan onomkeerbaar is geworden. Voorwaarde daarvoor is dat de gemeente door middel van een Uitvoeringsovereenkomst met BRU bevestigt dat zij haar medewerking zal verlenen aan de inpassing en uitvoering van de trambaan. Gemeente en BRU zullen gezamenlijk een verkeersregelstrategie opstellen waarin vastgelegd wordt hoe de prioritering van de Uithoflijn bij de kruisingen geregeld zal worden, welke bijlage zal zijn bij de Uitvoeringsovereenkomst. Bij dit Uitvoeringsbesluit worden met het vaststellen van een Projectplan voor de DO en Realisatiefase o.a. de definitieve scope, het ontwerp, de realisatieplanning, risicoverdeling vastgelegd. Tegelijkertijd worden de financiële middelen voor het project vrijgemaakt die door BRU en door de gemeente beschikbaar worden gesteld. Dit proces beschrijft het ambtelijk/bestuurlijk traject dat doorlopen moet worden om te komen tot een Uitvoeringsbesluit in december Om een doorkijk te geven in het bestuurlijke besluitvormingstraject na het Uitvoeringsbesluit, tot dat de tramverbinding in exploitatie wordt genomen, is in de bijlage een procesplanning toegevoegd van de belangrijkste besluitvormingsmomenten die in relatie tot de mijlpalen van het project in beeld zijn gebracht. Voorbeelden zijn de start aanbesteding van de bovenbouw en aanschaf materieel. Onderstaand zijn per besluitmoment de te nemen besluiten geformuleerd en de producten benoemd op basis waarvan het Projectbesluit en Uitvoeringsbesluit genomen kunnen worden. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 4

5 Te nemen besluiten Projectbesluit juni 2011: 1. Besluit Uithoflijn om te komen tot realisatie van de tramverbinding tussen Utrecht Centraal en P+R De Uithof, onder voorbehoud van de definitieve subsidietoekenning van minister van I&M (positief MKBA) en afspraken over inpassing in het project OVT en mogelijkheid doorkoppeling in stationsgebied. Vaststellen van het Financieel kader voor de realisatie. 2. Projectdefinitie met projectkaders voor Realisatiefase en PvA tussenfase (uitwerking geclausuleerde punten). Uitvoeringsbesluit december Uitvoeringsbesluit voor aanleg tramsysteem tussen OVT en De Uithof 2. Vaststellen geclausuleerde punten in VO+ als basis voor uitwerking DO in de Realisatiefase. 3. Vaststellen Projectplan Realisatiefase 4. Vaststellen Uitvoeringsovereenkomst tussen Gemeente en BRU voor de aanleg van de trambaan en (onderbouw en bovenbouw) 5. Vaststellen definitief Exploitatiebegroting BRU (aanleg, exploitatie en beheer&onderhoud) 6. Vaststellen Uitvoeringskrediet. Producten Projectdefinitie vervolgfasen IPvE VO addendum en Review Ontwerp en fasering inpassing trambaan in stationsgebied in verband met doorkoppeling MKBA rapport en Business Case exploitatie Financieel Plan Integrale Planning Risicoanalyse Communicatieplan Projectbesluit Projectplan Realisatiefase Advies Aanbestedingsstrategie Definitieve projectraming (aanleg) en meerjarenbegroting BRU (exploitatie) Realisatieplanning VO+ rapport Afspraken met raakvlakprojecten over planning en uitvoering. Diverse Beheerovereenkomsten Uitvoeringsovereenkomst tussen Gemeente en BRU Document overdracht Projectorganisatie HOV naar BRU De producten behorende bij het Projectbesluit van juni zijn opgenomen in de bijlage. AB+B&W, okt 2009, Samenwerkingsovereenkomst om te komen tot projectbesluit Eerder genomen besluiten door AB-BRU en Gemeente AB, dec 2009, visie regionaal tramnetwerk B&W, jan 2010, Voorontwerp middendeel Uithoflijn tussen de Adama van Scheltemabaan en halte Wilhelmina Kinderziekenhuis DB+B&W, jun 2010, tracékeuze Uithoflijn Gemeenteraad, jun 2010, bestemmingsplan Trambaan tussen de Adama van Scheltemabaan en de A27 B&W oktober 2010; locatie tweede spoorkruising. B&W, apr 2011, Voorontwerp Stationsgebied, eindpunt P+R De Uithof en opstelsporen De Uithof, tracé busbaan Kruisvaart AB BRU, mrt 2011, Integraal Programma van Eisen Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 5

6 2.4 Communicatiekalender en Maatschappelijk Spoorboekje In de voorbereiding naar het Projectbesluit in juni worden diverse communicatiemomenten en acties gepland die en bijdrage moeten leveren aan het tot stand komen van een positief besluit. Daarvoor is door BRU en de Projectorganisatie een Communicatiekalender opgesteld (zie bijlage XX) In het maatschappelijk Spoorboekje zijn de ambtelijke en bestuurlijke momenten voorafgaand aan het Projectbesluit. Planning 11 april AO (schriftelijk informeren/procesvoorstel) 26 april Informatiebijeenkomst voor ambtenaren 29 april extra Stuurgroep 9 mei Portefeuillehoudersoverleg 10 mei RIA mei Aanvullende bilaterale overleggen portefeuillehouders 12 mei Stuurgroep 17 of 24 mei college B&W Utrecht 23 mei DB (geclausuleerd) Projectbesluit 25 mei Extra Infobijeenkomst voor AB leden* 26-1 juni Opstellen Q&A 30 mei BO MIRT, (definitieve afspraak rijkssubsidie) 1 juni verzenden stukken AB inclusief Q&A 7 juni RIA 14/16 juni Raadscommissie S&M 15 juni AB (geclausuleerd) besluit 29 uni Gemeenteraad Utrecht Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 6

7 3. Projectkaders 3.1 Het projectresultaat aan het einde van het project Het projectresultaat bestaat uit diverse onderdelen die integraal ervoor gaan zorgen dat er een werkend tramsysteem wordt opgeleverd en die op den duur de exploitatiedoelstellingen waar kunnen maken. De opgave is als volgt samen te vatten: Goed werkend tramsysteem dat voldoet aan de Topeisen voor het tramsysteem Regio Utrecht: Dat betekent een integrale samenhang en afstemming tussen onder meer baan, haltes, voorzieningen, materieel, beheer&onderhoud, exploitatie en dat het tramsysteem voldoet aan het Integraal Programma van Eisen (IPvE), het Handboek Inrichting Openbare Ruimte en algemene wet- en regelgeving. Tracé tussen Utrecht Centraal en De Uithof: Het tracé loopt vanaf de binnenstadszijde van Utrecht Centraal over de Adama van Scheltemabaan, parallel langs het spoor, via de Laan van Maarschalkerweerd, Weg tot de Wetenschap en Heidelberglaan naar P+R De Uithof. Er komen 9 haltes: Utrecht Centraal, Vaartsche Rijn, Galgenwaard, Kromme Rijn, Kruytgebouw, Heidelberglaan, UMC Utrecht, Wilhelmina Kinderziekenhuis en P+R De Uithof. Inpassing in de stad: Gemeente en BRU zullen gezamenlijk een verkeersregelstrategie opstellen waarin vastgelegd wordt hoe de prioritering van de Uithoflijn bij de kruisingen geregeld zal worden, welke bijlage zal zijn bij de Uitvoeringsovereenkomst. Inpassing in het regionaal tramsysteem: De Uithoflijn moet de latere uitbreiding van het tramnetwerk mogelijk maken, zoals is aangegeven in de visie voor het regionaal tramnetwerk en in de studies naar en besluiten over de inpassing van het tramnetwerk in het Stationsgebied Met voldoende capaciteit: ritten per uur per richting en reizigersaantallen BuCa toevoegen. Op een zo kort mogelijke termijn: start exploitatie 1 e kwartaal 2018 Binnen de tijd en het budget: zoals is vastgelegd in de Businesscase en de projectbegroting, zowel ten aanzien van de aanleg van de infrastructuur, de aanschaf van materiaal als ten aanzien van de structurele kosten en baten van exploitatie en beheer. Veiligheidstoets; levering van veiligheidsbewijs t.b.v. goedkeuring infrastructuur en toelating materieel op de baan. Exploitatievoorbereiding: Nadat de test- en proefbedrijf succesvol is verlopen vindt overdracht plaats aan de Concessiehouder die vanaf dat moment de dienstregeling kan rijden. Overgedragen en in beheer genomen; Het overdrachtsdossier is opgesteld met zowel de financieel/administratieve als ook de technische documentatie van het tramsysteem. Nadat alle afname testen en protocollen zijn afgerond met de afdeling Assetmanagement van BRU, wordt het project formeel overgedragen aan de eigenaar BRU. 3.2 Afbakening De scope van het project wordt afgebakend door drie categorieën: A. Valt binnen de scope van de Projectorganisatie Uithoflijn. B. Direct gerelateerde projecten (project is voorwaarde voor opleveren werkend OV systeem maar valt buiten de aansturing van projectorganisatie Uithoflijn, vereist raakvlakmanagement) C. Valt volledig buiten de scope van het project en aansturing van de projectorganisatie. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 7

8 Categorie A: 1. De voorbereiding en realisatie van het tramsysteem. Dat bevat onder meer de (voorbereiding van) grondverwerving, planologische beslissingen, aanvraag vergunningen, definitief ontwerp, realisatie van de onderbaan (vertrambare busbaan), uitwerking van het, aanbesteding en gunning van trambaan, beveiliging en beheersing, haltes en eindhaltevoorzieningen en het begeleiden van de realisatiefase. 2. De aanschaf van materieel. Dat bevat ondermeer het uitwerken van de eisen in een functioneel PvE, het opstellen van een bestek, en de aanbesteding en gunning, afname en proefbedrijf. 3. Opstellen beheer en onderhoudsplan van de baan, de haltes en materieel. Dat bevat ondermeer het opstellen van het beheerplan en de inrichting van beheerorganisatie binnen bestaande Beheerorganisatie van BRU, 4. Opstellen safetycase en inrichting Safetymanagement binnen de kaders van het VZS van BRU. 5. Het inrichten van omgevingsmanagement. Dit bevat ondermeer de samenhang met projecten en ontwikkelingen in de omgeving van het project Uithoflijn, het informeren, consulteren en betrekken van stakeholders, belanghebbenden en direct betrokkenen. 6. Vergunningaanvragen, bestemmingsplannen, grondverwerving (gemeente) 7. Voorbereiding exploitatiefase door middel van test en proefbedrijf. Categorie B: 1. De modernisering en uitbreiding van de remise in Nieuwegein (project modernisering SUNIJ/BRU); voor het onderhoud aan de nieuwe trams voor de Uithoflijn zal de bestaande Remise worden uitgebreid (projecteigenaar BRU). 2. De realisatie van de HOV busbaan langs het Kruisvaartkwartier (beschikking BRU aan gemeente, projecteigenaar gemeente? ): bij de vertramming van de HOV baan Adema van Scheltemabaan XXXX moeten de overige buslijnen een ander route krijgen (onderdeel van functioneren OV systeem) 3. Aanleg tijdelijke eindhalte van de SUNIJ op de verlengde Graadt van Roggenweg (projecteigenaar gemeente/ POS); voorwaarde voor fasering in het stationsgebied en OVT 4. Modernisering en ombouw SUNIJ (BRU); zonder de ombouw van de SUNIJ kan geen vervoerkundige koppeling worden gemaakt met de Uithoflijn (projecteigenaar BRU). 5. De bouw van de P+R De Uithof en de onderbaan van WKZ naar P+R (projecteigenaar gemeente); 6. Herontwikkeling van het Stationsgebied (gemeente/pos en private partners in het Stationsgebied) 7. OVT (projecteigenaar ProRail) 8. De exploitatiefase na oplevering van het tramsysteem aan de OV autoriteit (BRU) 9. De Spoorverdubbeling tussen Vleuten en Geldermalsen (ProRail) 10. Sanering Oosterspoorbaan Categorie C: 1. Ringweg 3.3 Projectfasering Na het Projectbesluit van juni 2011 is de fasering van het project tot en met de oplevering, overdracht en in exploitatie nemen van de tramverbinding tussen de OVT en De uithof als volgt gedefinieerd: Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 8

9 Fase-indeling Tussenfase tot Uitvoeringsbesluit december 2011 Definitief ontwerp (DO) Activiteiten Nadere uitwerken VO trambaan en bovenbouw tot VO+ Voorbereiding aanschaf materieel Voorbereiding Modernisering/uitbreiding Remise complex Nieuwegein Uitwerking meerjaren Exploitatiebegroting BRU Opstellen aanbestedingsstrategie voor aanleg bovenbouw Vastleggen afspraken met raakvlakprojecten over planning en uitvoering. Opstellen Uitvoeringsovereenkomst BRU en Gemeente Opstelen Projectplan fase DO en Realisatie. Afspraken met raakvlakprojecten over planning en uitvoering, waaronder met stuurgroep UOK (stationsgebied & project OVT) over nieuwe ontwerpen ROV-delen in OVT Is categorie B) Op onderdelen nadere uitwerking ontwerp tot gewenst detailniveau. Detailniveau is mede afhankelijk van aanbestedingsstrategie. Realisatiefase Voorbereiding aanbestedingen Aanbesteding en gunning Uitvoering Test- en proefbedrijf (exploitatie) Oplevering en overdracht aan Beheer Voorbereiding concessieverlening en overdracht aan Vervoerder 3.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden Onderstaand worden de documenten benoemd die vastgesteld zijn en de basis vormen voor het project dossier. Limitatieve lijst toevoegen van de basis documentatie zoals VO addendum, Onderzoeksrapporten, Reviewdocument VO, IPvE, schetsontwerpen P+R etc, OVT En randvoorwaarden in termen van financiën (VAT kosten), planning, bestuurlijk, juridisch planologisch, etc Vergunningsprocedures en wet en regelgeving ZWW-KAD-0517 Veiligheid in (ver)bouwprojecten Tramsysteem Regio Utrecht Diverse Relevante documenten: Rapport Uithoflijn Businesscase (geheim) Projectbegroting (geheim) MKBA (financiële bijlage is geheim) Integraal Programma van Eisen Tramsysteem Handboek Inrichting Openbare Ruimte Overzicht van wet en regelgeving Voorontwerpen trambaan, inspraaknota s en review Studies naar inpassing van Uithoflijn en Regionaal tramnetwerk Overzicht van grondverwervingen en vergunningen Projectplanning Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie 0.9 9

10 Risicoanalyse Kalender bestuurlijke besluitvorming 3.5 Integrale Veiligheid Om haar rol als eigenaar en beheerder van het tramsysteem conform de wet- en regelgeving adequaat uit te voeren, beschikt BRU sinds eind 2010 over een VeiligheidsZorgsysteem (VZS). Daarin staat beschreven hoe veiligheid in (bouw)projecten van het Tramsysteem Regio Utrecht moeten worden georganiseerd en geborgd. Daarvoor stelt het project een plan op waarin de inrichting en de uitvoering van het veiligheidsmanagement binnen het project wordt geregeld. In dit Integrale Veiligheidsplan (IVP) staat o.a. de functie van Integrale Veiligheid in het project beschreven, de procedures en formele ijkmomenten, de deelproducten (zoals veiligheidsbewijs) die geleverd moeten worden en de relaties met andere partijen (IVW, BRU Assetmanagement, beheerders openbare ruimte etc). 3.6 Raakvlakmanagement Het project Uithoflijn heeft met veel projecten in de omgeving te maken die een fysieke en/of functionele relatie hebben, waardoor er op meerdere aspecten externe raakvlakken ontstaan (zie categorie B van de afbakening). De doelstelling om een werkend tramsysteem op te leveren leidt ertoe dat voor deze raakvlakken een intensieve relatie moet worden onderhouden om te zorgen dat wederzijds tijdig de juiste voorwaarden worden vervuld. Naast de externe raakvlakken is vanuit de definitie van het tramsysteem veel interne raakvlakken die op elkaar moet worden afgestemd. Een voorbeeld is het rail-wiel contact die voor zowel in de eisen voor materieel als die van de trambaan specifieke aandacht vraagt. Door de vele raakvlakken is de kans aanwezig dat er zaken tussen wal en schip vallen, of dat de verschillende ontwerpen niet op elkaar aansluiten. Het project vereist daarom een gedegen opzet van raakvlakmanagement om te zorgen dat het project tijdig en binnen budget wordt opgeleverd. 3.7 Besturingsmodel Aan de basis van de keuzes in de organisatiestructuur en de invulling van rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB s) zijn een aantal leidende principes van toepassing. Deze kunnen als volg worden samengevat. Het project kent een besturingskant waar de bestuurlijke sturing plaatsvindt en een aansturingskant waar op inhoudelijk niveau het project wordt uitgewerkt. Bij de besturing gaat het om de verantwoording van het projectresultaat en de besluitvorming daarover naar de bestuurders (Stuurgroep) en projecteigenaar (BRU). In de aansturing wordt vanuit de projectorganisatie het realisatieproces vormgegeven en begeleid, en is de beheersing van het project geborgd. In de aansturing wordt de projectorganisatie volgens het principe van integraal projectmanagement ingericht. De volgende uitgangspunten worden bij de nadere uitwerking van het besturingsmodel gehanteerd: 1. BRU is vanuit haar rol als eigenaar en beheerder van het tramsysteem verantwoordelijk voor het project. 2. De gemeente participeert, als trekker van het deelproject aanleg trambaan, middels een Uitvoeringsovereenkomst, rechtstreeks in de verdere uitwerking en realisatie van het project. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

11 3. De besturing vanuit de projecteigenaar bestaat uit een Stuurgroep onder voorzitterschap van de portefeuillehouder OV, met vertegenwoordiging gemeente door wethouder Stationsgebied en wethouder Verkeer. Het DB is besluitvormend. 4. Na het Projectbesluit zal de Stuurgroep worden uitgebreid met een extra DB-lid. 5. Daarnaast vindt besluitvorming plaats binnen de gemeenten Utrecht (aanleg onderbouw trambaan) en Nieuwegein (modernisering en uitbreiding Remise complex). 6. BRU voert integraal regie op het project en stuurt daarin de Projectorganisatie aan. 7. De projectorganisatie wordt als een aparte eenheid onder BRU organisatie geplaatst valt rechtstreeks onder de Secretaris Directeur van BRU. Hiermee zijn de hoofdrollen voor de verschillende hoofdactoren in het project gedefinieerd. Dit legt tevens de basis voor uitwerking van de escalatie- en beslissingstructuur, waarmee bepaald wordt op welk niveau en door welke orgaan in het project beslissingen genomen kunnen worden bij o.a. afwijkingen en/of acceptatie van projectresultaten. 3.8 Projectbeheersing Om het projectresultaat te kunnen realiseren is het essentieel te sturen op tijd, geld, kwaliteit, organisatie, communicatie, informatie en risico s. In de projectorganisatie zullen deze taken specifiek worden belegd. In het projectplan zullen de uitgangspunten en werkwijze nader worden beschreven. Vier Keer per jaar zal de projectorganisatie een voortgangsrapportage aan de Stuurgroep voorleggen, waarin aan de hand van de beheersfactoren over de voortgang en knelpunten van het project wordt gerapporteerd. Als ondersteuning bij de beheersing van de aspecten zal diverse instrumentarium worden geïmplementeerd in de projectorganisatie. De principes van System Engineering zal leidend zijn bij de invulling van de beheerprocessen en kwaliteitsysteem. 3.9 Omgevingsmanagement Typering van het project Het project kan getypeerd worden als een project met veel spelers, grote belangen en een complex multi-disiplinair karakter. Het project Uithoflijn kan niet los gezien worden van eerdere contacten en initiatieven in de regio. Dat geldt voor communicatie activiteiten, maar ook voor relatiebeheer. Relatiebeheer Omgevingsmanagement gericht op het project Uithoflijn staat in continu verband met omgevingsmanagement van (OVI) BRU. Publieksgerichte samenwerking en strategisch relatiemanagement hebben een doorlopend karakter en bestrijken het gehele netwerk. Ook buiten de kaders van het project Uithoflijn zijn contacten opgebouwd. Deze kunnen ingezet worden t.b.v. het project. Anderzijds moet voorkomen worden dat vanuit het project doorlopende relatiebeheer hinder ondervindt. Publieksgericht netwerkmanagement en projectomgevingsmanagement spelen zich op af op operationeel niveau. Een belangrijk aspect van omgevingsmanagement is het vastleggen van afspraken met de omgeving, veelal in de vorm van overeenkomsten. In de voorgaande fase heeft gebiedsgerichte participatie plaatsgevonden over het bestemmingsplan en over het ontwerp van de baan. Ook is er aandacht geweest voor het opzetten en verbreden van de contacten op ambtelijk en bestuurlijk niveau met de stakeholders in het Stationsgebied van Utrecht (OVT en het grotere plangebied van POS). Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

12 Omgevingsmanagement vanaf het Projectbesluit (juni 2011) Direct na het Projectbesluit is het raadzaam een gedegen stakeholderanalyse uit te voeren. Niet alleen de partijen, maar ook hun belangen en hun positie in het project moeten goed in kaart worden gebracht. De basis die tot nu toe is gehanteerd is gericht op het gemeentelijke spoor en in mindere mate op het spoor van BRU (concessieverlener, eigenaar/beheerder). Op basis van de stakeholdersanalyse en de mijlpalen in de planning, kan de communicatie- en omgevingsmanagementstrategie bepaald worden. Communicatie en Omgevingsmanagement vervullen ieder hun eigen rol in het project, maar vertonen wel een overlap. Het omgevingsmanagement is meer dan alleen communicatie en heeft een andere invalshoek m.b.t. de communicatiestrategie. Omdat er een overlap bestaat (communicatie maakt deel uit van het totale pakket omgevingsmanagement) dient er een heldere afbakening te zijn Communicatie en informatie De kernboodschap is dat BRU en Gemeente werken aan een tramverbinding met De Uithof die nodig is voor de ontwikkeling en de bereikbaarheid van De Uithof als kenniscentrum en de OV -terminal als draaipunt van Nederland. Daarnaast is de Uithoflijn de volgende schakel in het regionaal tramnetwerk en het regionaal OV-netwerk. Dat is nodig om de groei van de mobiliteit in de regio op te vangen. De ontwikkeling van De Uithof is belangrijk voor de ontwikkeling van innovatie en kenniseconomie en voor het verbeteren van de (concurrentie) positie van de regio en van Nederland. Dat is goed voor de economie en werkgelegenheid. In het projectplan wordt aan de hand van de communicatie- en omgevingsmanagementstrategie een Communicatieplan gemaakt dat past binnen het communicatiebeleid van BRU en Gemeente. Daarnaast zal ook worden ingegaan op de interne informatiestromen in en rondom het project en de beheersing hiervan. Dit betreft ondermeer de archivering, distributie en beschikbaarheid van projectgegevens zoals besluiten, rapporten, voorstellen, vergaderverslagen, projectboekhouding, resultaatdocumentatie, voortgangsrapportages e.d Risicomanagement Analyse: Met behulp van de RISMAN-methode voor risicoanalyse en risicomanagement van infraprojecten, is het project Uithoflijn onder de loep genomen. Doel is de risico's expliciet te maken en te beheersen, door proactief en bewust met risico's om te gaan. De risicoanalyse bevat een overzicht van risico s. Deze zijn voorzien van een eigenaar en beheersmaatregelen die worden genomen om de kans te verminderen dat het risico optreed. Daarnaast zijn de risico s gekwantificeerd en geprioriteerd naar de top (zie bijlage XX). Een aantal belangrijkste risico s zijn: sturing en organisatie, materieel niet tijdig gereed; inpassing Stationsgebied vertraagd; sanering Oosterspoorbaan vertraagd of gaat niet door; Bestemmingsplan wordt vernietigd; exploitatiebegroting BRU niet sluitend. Beheersing De beheersmaatregelen die daarbij genomen worden richten zich op het creëren van de juiste condities en voorwaarden in het project, zodat tijdens de uitvoering risico s zoveel mogelijk worden beperkt en de eventuele gevolgen op een effectieve wijze kunnen worden gemanaged. Dit beleid stelt (aanvullende) eisen en normen aan de organisatie in Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

13 termen van competenties, verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het beheersingsproces en de informatievoorziening binnen het project. Daarmee wordt beoogd het project binnen de door Opdrachtgever gestelde kaders van tijd, geld en kwaliteit te realiseren. De volgende aanpak wordt daarin gevolgd: Systematische risicoanalyse per en tijdens elke fase en beoordeling van de kans en gevolg van risico s. Daarbij worden de risico s in categorieën verdeeld en gerangschikt naar prioriteit in de aanpak en opvolging. Risicoallocatie waarbij de risicoveroorzaker, die meestal de beste grip heeft op de kans en gevolg, de verantwoordelijkheid draagt om het risico te (laten) beheersen. Met risico beheersing en evaluatie wordt operationele invulling gegeven aan het risicomanagement beleid. Daarbij maken de beheersmaatregelen zoveel mogelijk integraal onderdeel uit van de reguliere beheersinginstrumenten binnen het project (KGTOI+R). De (geactualiseerde) risicotabel staat standaard op de agenda van de Stuurgroep. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

14 4. Aanpak tussenfase (VO+) tot Uitvoeringsbesluit december Te leveren producten De volgende producten worden in de tussenfase tot het Uitvoeringsbesluit gemaakt: 1. VO+ documenten 2. Verkeersontwerp inclusief Verkeersregelstrategie waarin vastgelegd wordt hoe de prioritering van de Uithoflijn bij de kruisingen geregeld zal worden. 3. Integraal Veiligheidsplan (IVP) en ontwerpverificatie IPvE 4. Integrale Realisatieplanning 5. Risicoregister met top risico s, risicoverdeling en beheersing. 6. Voorstel Aanbestedingsstrategie bovenbouw 7. Definitieve projectraming (aanleg), kasritme investeringen en meerjaren exploitatie begroting BRU 8. Beheerplan (tussen BRU en gemeente) 9. Projectplan DO en Realisatiefase (scope, uitgangspunten en randvoorwaarden, besturingsmodel, integrale planning, projectbeheersing, projectbegroting inclusief VAT en onvoorzien, risicomanagement, kwaliteitsmanagement obv Systems Engineering, communicatieplan, omgevingsmanagement, safetymanagement) 10. Detail planning aanschafmaterieel. 11. Overdrachtsdossier Projectorganisatie HOV om de Zuid 12. Afsprakenkader met raakvlakprojecten (scope categorie B) over planning en uitvoering (waaronder met POS over uitvoeringsfasering). 4.2 Werkplan VO+ fase Per product wordt een werkpakket definitie opgesteld (doel, input, output, betrokkenen, stappenplan, samenhang met andere werkpakketten, planning, budget) en wordt een projectleider benoemd die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke voortgang. Zie voorbeeld van werkpakket definitie in bijlage. In een totaal procesoverzicht wordt de samenhang van de producten weergeven en de voortgang bewaakt. Planning Hier een activiteitenplanning opnemen van de te leveren producten in samenhang met de ambtelijke/bestuurlijke informatie en besluitvormingsmomenten. 4.3 Organisatie Basis voor de samenwerking is de SOK, die formeel per projectbesluit komt te vervallen. Optie is om die te verlengen en een aanpassing te doen in de aansturing van de projectorganisatie. De huidige Projectorganisatie (PO) van de gemeente wordt onder de regie van BRU voortgezet. De gemeente blijft tot aan het Uitvoeringsbesluit verantwoordelijk voor de planologische procedures en de voorbereiding en uitvoering van conditioneringswerkzaamheden voor de aanleg van de onderbouw (uitvoering beschikking aanleg HOV busbaan). BRU stuurt de PO aan op de verdere uitwerking van het VO naar een VO+, de voorbereiding van aanschaf materieel, opstellen beheer&onderhoudsplan, safetycase en het omgevingsmanagement. Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

15 Aanpassing huidige Projectorganisatie: In afwachting van een door BRU aan te stellen projectdirecteur voor de fase DO en Realisatie wijst BRU een interim Projectdirecteur aan die namens gemeente en BRU de regie voert over het gehele proces De gemeente benoemd een Projectmanager die verantwoordelijk is voor de dagelijkse aansturing van de PO van de gemeente. De projectmanager rapporteert aan de interim Projectdirecteur en adviseert de gemeente de Directeur Stadsontwikkeling en betroken wethouders over de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gemeente. De PO wordt uitgebreid met de functionaliteiten voor omgevingsmanagement, safetymanagement en beheer (assetmanagement). In de fase tot het Uitvoeringsbesluit in december wordt een Safety manager aangesteld binnen de PO die inhoudelijk wordt aangestuurd door de Safetymanager vab BRU. Die gaat een Integraal VeiligheidsPlan (IVP) maken voor de fasen DO en Realisatie. Huidige contracten met externe adviseurs worden voortgezet, echter met een ander opgave/scope. Escalatiemodel verloopt via Projectmanager BRU Secretaris Directeur BRUI Ambtelijke vooroverleg Stuurgroep. Rolverdeling direct betrokken stakeholders Positie Functie in project BRU team OV Exploitatie Voorbereiding exploitatiefase Concessieverlener Functionerend nieuw ontwerp OVT BRU team OV Infrastructuur Vertegenwoordigt de toekomstige beheerder vanuit Assetmanagement (beheerder baan, haltes, materieel) Diverse adviseurs Beveiliging en Beheersing, exploitatiemodel, aanschaf materieel Projectmanager Modernisering/Uitbreiding Remise Projectmanager GVI Procesmanager Ontwikkeling(IPvE) BRU team Strategie&Beleid MKBA OV netwerk Gemeente POS Doorkoppeling en inpassing in stationsgebied Gemeente ProRail OVT Aanleg en beheer toeleidende routes Planologisch- en Verkeersontwerp Realiseren OV-terminal Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie

16 BIJLAGE Werkpakketten: Werkpakket Definitie Uitvoeringsbesluit Uithoflijn WP. 1 WBS code Titel werkpakket Versie / Datum Versie VO+ ontwerpdocument Doel van het werkpakket: Uitwerken systeemonderdelen tot VO niveau Verwerken opmerkingen reviewlijst BRU Oplossen inpassingsvraagstukken met raakvlakprojecten Input van het werkpakket: VO versie XXX en addendum IPvE versie XX (inclusief subsysteemeisen) Projectleider H. Beekhof (PO Uithoflijn) Stappenplan 1. Opstellen PvA ontwerptraject halte-inrichting en inpassing 2.. Output van het werkpakket: Ontwerpdocument met tekeningen VO+ en ontwerpverantwoording Relaties met andere werkpakketten: Direct betrokken: OV-I OV-E Gemeente POS OVT Aandachtspunten: Randvoorwaarden en Uitgangspunten: Startdatum: juli 2011 Einddatum: oktober 2011 Budget: Projectdefinitie Vertramming Uithoflijn versie