Alle kinderen in beeld. Aanleveren van digitale leerlinglijsten door scholen

Transcriptie

1 Alle kinderen in beeld Aanleveren van digitale leerlinglijsten door scholen

2 De preventieve jeugdgezondheidszorg voor kinderen van 0 tot 18 jaar binnen de regio Rotterdam-Rijnmond wordt namens de betrokken gemeenten uitgevoerd door het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Kinderen worden door de professionals van het CJG een aantal keer, individueel of collectief, uitgenodigd voor een afspraak. Om de kinderen op te kunnen roepen zijn actuele leerlinglijsten van basis- en voortgezet onderwijs scholen nodig. Daar hebben we uw hulp bij nodig. Gegevens van alle kinderen CJG Rijnmond ontvangt vanuit zijn wettelijke taak van de Gemeentelijke basisadministratie, van alle kinderen binnen de regio Rotterdam-Rijnmond, de persoonsgegevens inclusief het burgerservicenummer (BSN). Daarnaast is het voor het CJG van groot belang te weten op welke school een kind onderwijs volgt en in welke groep of klas het is ingedeeld, om het kind daadwerkelijk te kunnen vinden. De zorg bestaat namelijk niet alleen uit gebruikelijke consulten maar indien nodig ook uit zorgcoördinatie en/of extra contactmomenten op individuele basis. Om de jeugdgezondheidszorgtaak uit te voeren is het dus noodzakelijk om de gegevens van de kinderen uit alle groepen en klassen te ontvangen. Dit voorkomt dat kinderen uit beeld raken, bijvoorbeeld omdat zij van school wisselen van buiten de regio naar binnen en omgekeerd of omdat zij een klas overslaan. Privacyreglement De verkregen gegevens worden gekoppeld aan het reeds bestaande medisch kinddossier. CJG Rijnmond werkt conform een privacyreglement, gebaseerd op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Er geldt tevens een tuchtrechtelijke aansprakelijkheid. De gegevens zijn opvraagbaar voor de ouders/verzorgers. Deze worden nooit met derden gedeeld, tenzij er sprake is van gevaar voor het kind. Digitale leerlinglijsten We vragen aan alle scholen om de leerlinglijsten aan te leveren. Om de gegevens foutloos in het digitale kinddossier te zetten hebben we van u een aantal gegevens in een vast format nodig. Om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken en de uitvoeringslast te verminderen, is van de meest voorkomende leerlingadministratiesystemen een handleiding gemaakt. We verzoeken u de leerlinglijsten volgens de handleiding uit uw systeem te halen zodat we ze digitaal kunnen verwerken.

3 Handleidingen De handleidingen van de leerlingadministratiesystemen ESIS, Parnassys en Magister vindt u op de website Ook treft u hier een checklist aan met een overzicht waarin staat welke gegevens wij nodig hebben, en een voorbeeld van een goed aangeleverde leerlinglijst. Wanneer u de leerlinglijsten volgens de handleiding heeft gemaakt, kunt u deze controleren aan de hand van de checklist en vervolgens sturen naar school@cjgrijnmond.nl onder vermelding van [BRIN-nummer] + [naam school] + leerlinglijst [schooljaar]. Mochten wij een week voor de uiterste aanleverdatum nog geen leerlinglijsten hebben ontvangen, dan sturen we een herinnering. Aanleveren In de maand juni ontvangen de contactpersonen, die bij ons bekend zijn, per een vooraankondiging voor het aanleveren van de leerlinglijsten. Deze wordt verstuurd om aan te geven wat de uiterlijke datum is om de leerlinglijsten aan te leveren. Daarnaast is dit het moment waarop wij een aantal gegevens als contactpersoon, adres en BRIN-nummer controleren. Toestemming gebruik telefoonnummers Wij vragen de telefoonnummers van ouders/verzorgers van kinderen niet actief op. Telefoonnummers zijn wel een belangrijk hulpmiddel om onze zorgverlening aan het begin van het schooljaar snel op te kunnen starten. Mochten ouders/verzorgers u toestemming geven om hun telefoonnummer met ons te delen, dan ontvangen wij deze graag. Dit voorbeeld bevat fictieve informatie.

4

5 Checklist Onderstaande checklist kunt u gebruiken om te controleren of alle benodigde gegevens terug te vinden zijn in uw aangemaakte leerlinglijst. BSN-nummer BRIN-nummer Groep of klas (wanneer er wordt gewerkt met combinatiegroepen en/of -klassen moeten deze gesplitst worden) Leerweg Voornaam Roepnaam Achternaam Adres Postcode Geboortedatum Geslacht Vestiging of locatie Type onderwijs/studie (voor speciaal onderwijs geldt dat clusters vermeld moeten worden)

6 Vragen of meer informatie Kijk op onze website! Vragen over het aanleveren van de leerlinglijsten of overige informatie kunt u ook telefonisch (tussen uur) aan ons stellen maart 2016