Kringgroepbestuursvergadering

Transcriptie

1 Provinciaal bestuur van de V.D.H. afdeling Gelderland Kringgroepbestuursvergadering Datum: 27 juni 2014 Aanvang: uur Plaats: Clubgebouw van Kgp. D.A.V.G Schelmseweg 111, 6816 SK ARNHEM NOTULEN 1. Opening De voorzitter opent de 2 e kringgroepbestuursvergadering. Ditmaal onder het nieuwe bestuur. Er zijn geen op of aanmerkingen op de agenda. De agenda wordt goedgekeurd. 2. Mededelingen - De vergaderlocatie is gewijzigd. Er is gekozen voor Arnhem bij de D.A.V.G. Dit is voor de meeste kringgroepen een centrale locatie. - De notulen van de vergadering van 7 februari zijn niet met de agenda verstuurd. De notulen zijn gereed echter liggen nog bij de vorige secretaris. Deze worden zodra dit mogelijk is verstuurd naar de secretaris. 3. Voorzitter - Uitleg situatie rondom keurmeesters NIAK. Dit punt is achterhaald. Keurmeesters die niet in bezit van de SV Ausland erkenning hebben werden verzocht zich terug te trekken. N.a.v. mail van de secretaris van het HB van 14 juni 2014 blijkt dit niet te kloppen. Dit punt zal in de AV worden besproken. Na aanleiding hiervan zal er actie worden ondernomen (indien nodig). Echter volgens de vergadering is er meer gebeurd dan wordt geschetst in het VDH blad, de verhalen zijn niet juist! - Huidige manier van vergaderen door het PB agenda/actielijst/besluitenlijst/frequentie. Het nieuwe bestuur heeft reeds 2 bestuursvergaderingen gehouden. Hier is ondermeer de werkwijze van dit bestuur besproken. Werkwijze van het PB: agenda / notulen / actielijst en besluitenlijst. Na elke vergadering zal een actielijst worden gemaakt die bij de volgende vergadering zal worden afgehandeld. Punten die zijn afgehandeld zullen op de besluitenlijst worden gezet. Door deze lijsten krijg je een effectief manier van vergaderen. - Frequentie van vergaderen. De voorjaars- en najaarsvergaderingen worden gepland voor de maanden maart en november. De kringroepbestuursvergadering zal 1x per jaar tussen de 2 AV vergaderingen worden gehouden, wel kijkende naar de evenementen kalender, Dit zal zijn in de periode juni/juli. - Rol van de AV-leden. De AV leden worden bij de bestuursvergadering uitgenodigd. Er is wel een duidelijke structuur. Alleen de bestuursleden kunnen punten op de agenda zetten. De AV leden kunnen wel vragen stellen in de rondvraag en via bestuursleden/voorzitter agendapunten indienen. De AV leden hebben ten alle tijden de mogelijkheid om mee te luisteren en te discussiëren over deze agendapunten. Verantwoordelijk zijn én besluiten nemen blijft de taak van het bestuur. De AV leden worden betrokken in de definitieve notulen. - Web site. De Website wordt aangepast. Zijn er vragen of opmerkingen m.b.t. de website geef dit aan de voorzitter door. Website zal ook frequenter worden bijgewerkt. Contactpersoon van PB Gelderland was voorheen Evert Stap. Contactpersoon is per heden Arjan van der Scheer.

2 4. Commissaris Africhting - PAK 2015 Kringgroep De Grensstreek heeft zich per mail (28 augustus 2014) aangemeld om in aanmerking te komen voor de organisatie van het PAK Reden van organisatie is dat het in dit jaar 45 jaar geleden is dat kringgroep De Grensstreek is opgericht. Op 23 mei 2014 is er een brief gestuurd naar Kringgroep De Grensstreek met toewijzing voor de organisatie van het PAK Nadere invulling, van dit evenement, zal in samenspraak met het PB van Gelderland geschieden. Hierbij is aanspreekpunt de commissaris Africhting van Gelderland. Data s organisatie PAK 2015: 25 en 26 april 2015 of 18 en 19 april Voorkeurdata is 25 en 26 april NK werkhonden. Kringgroep Slingeland heeft zich aangemeld om in aanmerking te komen voor de organisatie van het NK werkhonden Reden van organisatie is het 30 jarige jubileum van de Kringgroep. Op 14 juni 2014 is er een brief naar Kringgroep Slingeland gestuurd met toewijzing van organisatie van het NK werkhonden NKK 2015 Kringgroep Nijmegen heeft zich per mail (1 april 2014) aangemeld om in aanmerking te komen voor de organisatie van het NKK Hierop is positief vanuit het CBA gereageerd. Op 14 augustus 2014 is er een brief naar Kringgroep Nijmegen gestuurd met toekenning van de organisatie van het NKK 201. Data s zijn 28 en 29 maar Deze data s worden meegenomen in kalenderjaar Het kost soms nog wat moeite diverse evenementen/examen uitslagen op de website te krijgen. Dit loopt via de voorzitter. Ook de link naar de examenuitslagen werkt niet naar behoren. De uitslagen kunnen niet ingelezen worden. Hier zal naar worden gekeken. - Deelnemers en data s van de pakwerkerscursus zullen op de website worden geplaatst. - Logistieke aanvraag/afhandeling evenementen Bij een examenaanvraag dient men het volgende te doen: Formulier examen aanvraag van de website VDH downloaden. Kringgroepfunctionaris vult deel t.b.v. kringgroep in. Geef duidelijk aan wanneer het examen wordt gehouden. Tip: even van te voren bellen of de betreffende keurmeester beschikbaar is. Formulier mailen naar commissaris africhting / africhting@vdhgelderland.nl en cc naar vdhgelderland@gmail.com. Na controle stuurt de commissaris africhting dit door naar de VDH. Het CBA controleert de gegevens en verwerkt deze. Daarna stuurt het CBA het volledig ingevulde aanvraag (met nummer) terug naar de betreffende Kringgroep en het PB. Daarna keurmeester aanvragen: De kringgroep download het op naam van de keurmeester gestelde bevestigingsformulier van de CWH website en stuurt dat ingevuld aan de AK. Deze plaatst onderaan het bevestigingsformulier een kruisje voor akkoord en vult de datum in. De desbetreffende AK stuurt vervolgens het formulier naar de CWH met een afschrift naar de organiserende kringgroep.

3 U als kringgroep stuurt niets naar de CWH. Normaliter volgt binnen enkele dagen publicatie op de website van de CWH. Zolang het evenement/examen niet op de site staat vermeld, is er door de CWH voor het desbetreffende evenement (nog) geen toestemming verleent. Na het evenement de uitslag mailen naar CWH, CBA en commissaris africhting van de provincie. Bij een examen zijn dit de ingevulde kwalificatielijsten. Bij een evenement ook graag naast de kwalificatielijsten een catalogus/uitslagenlijst naar CBA en commissaris africhting provincie. Opmerking: is het examen niet afgehandeld gaat de volgende examen ook niet door. Als je als kringgroep in 2015 een evenement wilt organiseren dien je deze vroegtijdig aan te vragen. Afhankelijk van het evenement loopt de aanvraag via de commissaris africhting of commissaris kynologie van de provincie. Zie mail van 19 mei 2014, aanvraag evenementen m.b.t. data s van aanvragen. De kringgroep die een wedstrijd wilt organiseren meldt dit voor 15 augustus Daarbij wel rekening houden met de met sparedatums. - Cursussen (pakwerkers cursus 2014) Om de behoefte aan een pakwerkerscursus te inventariseren is er een trainingsdag geweest. Er waren voor deze trainingsdag 14 aanmeldingen. Daarna kwam er 1 afmelding binnen en 1 pakwerker is niet komen opdagen. De kwaliteit van de pakwerkers viel zeker niet tegen. Na 1 dag met de cursisten is besloten voor een verkorte cursus. De pakwerkers zijn handvaten gegeven die ze bij hun eigen vereniging kunnen gebruiken. Instromers zullen verwezen worden naar de regiodagen. 5. Commissaris Kynologie Provinciale Clubmatch Voor de Provinciale Clubmatch zijn er al 80 honden ingeschreven. De commissaris Kynologie raagt of er kringgroepen zijn die ringtraining geven. 2 kringgroepen zijn bekend. Kringgroep A.V.C. geeft aan hiermee bezig te zijn. De commissaris Kynologie is tevens aanspreekpunt voor de behendigheid. Vanuit de commissaris wordt de vraag gesteld welke kringgroepen behendigheid doen. 1 Kringgroep meldt zich. Dit is de Kringgroep Beuningen. Evenement staan nu vast voor meerdere jaren. Organisatie voor 5 jaar is voor Kringgroep Beuningen. Het organiseren van een evenement is erg hectisch en vergt tijd. Als kringgroep dien je uit te stralen dat je een evenement kan organiseren. Volgende evenementen zullen vastgezet worden voor 3 jaar. Voor 15 augustus dienen aanvragen voor de aankeuring binnen te zijn. - Keurmeesters Gelderse evenementen Op 25 okt. zal de Fgk bij Kringgroep Beuningen plaatsvinden echter er is een probleem met de keurmeester. Normaliter zou Dhr. Nizet keuren. Echter zou dhr. Nizet opgehaald en weggebracht moeten worden. Ook is aangegeven dat Dhr. Nizet niet meer zal keuren en erekeurmeester zal worden. Aan de hand hiervan is gevraagd of de keurmeesters Lijfhijt of Boonemmer willen keuren. Beiden zagen dit niet zitten en vonden dat dit bij dhr. Nizet hoorde.

4 Het HB heeft toestemming gegeven voor een duitse keurmeester. De vergadering vraagt of dit een keurmeester africhting zowel kynologisch is. Wordt hier ook naar gekeken? Jazeker hier wordt rekening mee gehouden. 6. Secretaris De secretaris vraagt aan de vergadering of er behoefte is aan secretaris uitleg avond? Weten de secretarissen van de kringgroepen wat er van hen wordt verwacht? Zijn de taken duidelijk? Volgens de vergadering is dit wel duidelijk. Wel zou er sprake kunnen zijn van kennisoverdracht en ervaringen delen. Ook geeft de vergadering aan dat er informatie gegeven zou kunnen worden m.b.t. overdracht tussen de bestuursleden zelf. Er wordt afgesproken dat er een mail naar de secretarissen wordt gestuurd met vraag of er behoefte is aan een informatieavond. Maar ook de vraag of je hier aan wilt meehelpen. Deze kennis kan op de website worden vermeldt. 7. Penningmeester - Status overdracht financiën Kamer van Koophandel loopt stroef waardoor de overdracht van de bank nog niet geregeld kan worden. Om die reden is de bijdrage PAK / clubmatch nog niet betaald. Als de bankpas binnen en geactiveerd is zal ook de mailing m.b.t. de kringgroepbijdragen aan de kringgroepen worden verzonden. De begroting van de pakwerkerscursus is bekeken en ziet er goed uit. 8. Open discussie Waar hebben de kringgroepen in Gelderland behoefte aan? Welke rol kan het PB hierin betekenen? Wat kan het Provinciaal bestuur voor de Kringgroepen betekenen: - 2x in jaar examen + uv examen. Als Kringgroep ben je niet verplicht jaarlijks een examen te organiseren. Kringgroepen moeten meer onderling organiseren of ga als kringgroep examen doen bij een andere kringgroep. Op de website wordt goed bijgehouden waar examens worden gehouden. Initiatief moet ook vanuit een kringgroep zelf komen! - Vernieuwing brengen binnen de kringgroepen. Hierover praten met andere kringgroepen. - Er zijn veel regels, teven na 31 juni DNA. Deze zijn vastgelegd. Als PB kunnen we hier niks mee. - Dag van de hond: Wat kunnen we hierin doen. Je moet wat uitdragen naar de buitenwereld. Als kringgroep is het erg moeilijk om iets te organiseren. Bij de kringgroepen inventariseren of er behoefte is aan een dag van de hond. - Idee om PAK + provinciale clubmatch in 1 weekend organiseren? Dit dan via social media onder de aandacht brengen. Opmerking wel met goed PR! Het provinciaal bestuur staat al voor 5 jaar vast. Wel wordt dit meegenomen. - Leden/ledenwerving. Dit is een algemeen probleem. - Is het nog attractief voor de jeugd? Hoe gaan we hiermee om en wat kunnen we hierin doen? Sponsoren wordt moeilijker gemotiveerd te krijgen.

5 - Waarom opzegging lidmaatschap: tijd en gezondheid is het meest voorkomende probleem. - Arjan: bewustwording bij leden moet je introduceren. Weten vaak niet wat ze kunnen doen. - Kynologisch/aba cursus is even losgelaten. Gaat hier nog een terugkomdag voor komen. - Diverse informatiedagen met alle kringgroepen. verschillende afdelingen. Speuren, beoordelingsdagen, africhting, kynologie. Dit zal bij de kringgroepen worden neergelegd met vraag of er behoefte is. - Er zal weer een pakwerkers terugkomdag worden georganiseerd. - Spoorleggers cursus is er interesse voor? Mailing volgt via comm. africhting. 9. Stand van zaken rondom de herstructurering (Jan Veeneman) Helaas kan Jan Veeneman niet aanwezig zijn. Hij heeft een begrafenis gehad. In AV is bij de rondvraag door het PB van Gelderland gevraagd wat de status is. Dit n.a.v. verslag van Jan Veeneman in de kringroepvergadering van 7 februari De AV vergadering meldt dat er geen antwoord gegeven kan worden. Ook wilt men dit niet. Dit punt zal in de volgende AV vergadering november aan bod komen. Wel wordt aangegeven dat de werkgroepen goed bezig zijn m.b.t. regiovorming. Voorlopig gaat met op de huidige manier door. 10. Rondvraag - Voorzitter: we zijn op zoek naar redactie. Verslagje/ foto s. Marion: Jaap Verheij. - Zijn er eventueel geïnteresseerden om bij de website te assisteren. Kijk binnen je kringroep. 2 e pakwerkersdag wordt opgepakt door Helga Vonk. Helga Vonk geeft aan vanuit PB mensen te benaderen i.p.v. navraag doen bij kringgroepen. - Er zijn minder kringgroepen bij de vergadering aanwezig dan in Apeldoorn. Ja klopt 5x kringroepen niet aanwezig waarvan 1 zich heeft afgemeld. - Mogelijkheid tot combinatiewedstrijd? Nemen we mee in vragenlijst naar de kringgroepen. - Zijn de datums bekend voor de ALV. 14 november 2014 en 20 maart Gevraagd wordt of de planning begin van het jaar bekend gemaakt kan worden aan de Kringgroepen. 11. Sluiting De voorzitter bedankt DAVG en de aanwezige kringgroepbesturen. Helaas zijn 5 kringgroepen niet aanwezig. Hun afwezigheid zal wel worden uitgezocht. De voorzitter sluit de vergadering. Toegang tot deze vergadering hebben alle bestuursleden van de kringgroepen in de provincie Gelderland op vertoon van een geldige VDH-lidmaatschapskaart van VDH afdeling Gelderland, secretaris@vdhgelderland.nl