P006 Versie 16/Version 16 Datum/Date: 2006/09/11

Transcriptie

1 FAVV AFSCA Administration des Laboratoires Bestuur van Laboratoria Banque de Données EST TSE Gegevensbank Tel/ Tél: 02/ Fax : 02/ bse1crisis@favv.be Procedure/Procédure : P006 Praktische richtlijnen voor de laboratoria die TSE testen uitvoeren Lignes directrices pratiques pour les laboratoires qui effectuent des essais EST Versie/ Version : 16 Opgesteld door/ Rédigé par: Fanny Di Silvestro Goedgekeurd door/ Approuvé par : ir. Geert De Poorter Handtekening/ Signature: Datum opmaak/ Date de rédaction: Datum in werking/ Date d entrée en vigeur: De wijzigingen t.o.v. versie 15 zijn cursief weergegeven. Les modifications en comparaison de la version 15 sont reproduites en italique. Deze versie integreert eveneens de versie 4 van de procedure P034 (analysen TSE op schapen en geiten).cette version intègre également la version 4 de la procédure P034 (essais EST sur ovins et caprins). Link/Lien: de van toepassing zijnde administratieve omzendbrief./ circulaire administrative en vigueur 1. Doel Deze richtlijnen verduidelijken tot in het kleinste detail de regels die vastgelegd zijn in de administratieve omzendbrief gericht aan de TSElaboratoria (terug te vinden op en op intranet). 1. But Ces lignes directrices éclaircissent dans le plus petit détail les règles fixées dans la circulaire administrative adressée aux laboratoires EST (disponible sur et sur intranet). 2. Verspreidingslijst Alle erkende TSE laboratoria. Bestuur Laboratoria 2. Liste de distribution Chaque laboratoire EST agréé Administration des Laboratoires 3. Praktische richtlijnen (klassieke systeem (Excel-template file)) 3.1. Lot: Het geheel van monsters dat gedurende 1 rit wordt opgehaald in 1 slachthuis door 1 laboratorium. 3. Lignes directrices pratiques (Système classique (fichier Excel)) 3.1. Lot : L ensemble des échantillons ramassés pendant 1 transport dans 1 abattoir par 1 laboratoire Datumvelden worden als volgt ingegeven: dd-mm-jj (bijv. 2 januari 2001 wordt of 02/01/01). Het maakt dus niet uit of u of / gebruikt Benaming van de Excel files die naar de TSE Gegevensbank moeten gestuurd worden per mail bse1crisis@favv.be 3.2. Les champs dates sont introduits dans le fichier Excel comme: jj-mm-aa (p. ex. Le 2 janvier 2001 devient ou 02/01/01). Il n y a pas de différence entre ou / Dénomination des fichiers Excel qui doivent être envoyés par mail à bse1crisis@afsca.be à la Banque des Données EST M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 1

2 LET OP: HIER MOGEN GEEN FOUTEN GE- MAAKT WORDEN (TWEEMAAL VALIDEREN!!) ATTENTION: NE FAITES PAS D ERREURS (VALIDEZ DEUX FOIS!!) RES: afkorting van res(ultaat): hiermee herkent de computer dat het om een TSE resultatenfile gaat; a: dag van de verzending, van 1 (maandag) tot en met 7 (zondag); bc: 01, 02, 03,.: eerste, tweede, derde file die op dag a wordt verstuurd en die dus telkens een ander lot resultaten bevat; de: de week waarin de resultaten doorgestuurd worden (check dit met een kalender) fg: het jaartal, voor 2001 is dit dus 01; xyz: de accreditatiecode van het labo, zonder de T(esting) (bijv. 003-T wordt 003); ER WORDT PER LOT 1 FILE GERAPPOR- TEERD Een praktisch voorbeeld: Laboratorium Ecca stuurt op 4 januari 2001 voor de tweede maal een Excel file die alle resultaten van EEN lot bevat (de accreditatiecode van Ecca is 063-T). De naam die aan het bestand gegeven wordt is 4_02_01_01_063. Gebruik geen maar wel _ (underscore) tussen de getallen in. Voor runderen RES_a_bc_de_fg_xyz pour les bovins RES: abréviation de RES(ultat): le système informatique reconnaît qu il s agit d un fichier ESTrésultats ; a: jour de l envoi de 1 (lundi) à 7 (dimanche); bc: 01, 02, 03,.: le premier, le deuxième, le troisième fichier qui est envoyé et qui contient chaque fois des résultats d un autre lot ; de: la semaine dans laquelle les résultats sont envoyés (contrôler avec un calendrier) ; fg: l année, pour 2001 c est 01; xyz: Le code d accréditation, sans le T(esting) (p.ex. 003-T devient 003) PAR LOT 1 FICHIER EST COMMUNIQUE Un exemple pratique: Le laboratoire Ecca envoit le 4 janvier 2001 pour la deuxième fois un fichier Excel qui contient tous les résultats d UN lot (le numéro d accréditation de ECCA est 063-T). Le nom qui est attribué au fichier est 4_02_01_01_063. N utilisez pas mais _ (underscore) entre deux chiffres Voor schapen en geiten MOS_a_bc_de_fg_xyz pour les ovins et caprins MOS: Staat voor MO(uton)-S(chaap): hiermee herkent de computer dat het om een TSE resultatenfile gaat; a: dag van de verzending, van 1 (maandag) tot en met 7 (zondag); bc: 01, 02, 03,.: eerste, tweede, derde file die op dag a wordt verstuurd en die dus telkens een ander lot resultaten bevat; de: de week waarin de resultaten doorgestuurd worden (check dit met een kalender!); fg: het jaartal, voor 2006 is dit dus 06; xyz: de accreditatiecode van het labo, zonder de T(esting) (bijv. 003-T wordt 003); ER WORDT PER LOT 1 FILE GERAPPOR- TEERD Een praktisch voorbeeld: Laboratorium Ecca stuurt op 4 april 2006 voor de tweede maal een Excel file die alle resultaten van EEN lot bevat (de accreditatiecode van Ecca is 063-T). De naam die aan het bestand gegeven wordt is MOS_4_02_14_06_063. Gebruik geen maar wel _ (underscore) tussen de getallen in. MOS: abréviation de MO(uton)-S(chaap) : le système informatique reconnaît qu il s agit d un fichier EST résultats ; a: jour de l envoi de 1 (lundi) à 7 (dimanche); bc: 01, 02, 03,.: le premier, le deuxième, le troisième fichier qui est envoyé et qui contient chaque fois des résultats d un autre lot. de: la semaine dans laquelle les résultats sont envoyés (contrôler avec un calendrier) fg: l année, pour 2006 c est 06 xyz: Le code d accréditation, sans le T(esting) (p.ex. 003-T devient 003) PAR LOT 1 FICHIER EST COMMUNIQUE Un exemple pratique: Le laboratoire Ecca envoie le 4 avril 2006 pour la deuxième fois un fichier Excel qui contient tous les résultats d UN lot (le numéro d accréditation de ECCA est 063-T). Le nom qui est attribué au fichier est MOS_4_02_14_06_063. N utilisez pas mais _ (underscore) entre deux chiffres M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 2

3 3.4. Verduidelijking van de velden in de Excel file van de resultaten: Labo : hierin wordt het accreditatienummer vermeld (drie cijfers; bijv.: Ecca: 063). In iedere veld te herhalen. Abattoir/Slachthuis : Dit is het erkenningsnummer (in de Excel file waarin de coördinaten opgenomen zijn van de slachthuizen staat dit onder N Agré. Erkn.nr ). Geen spaties laten; dus EEG 25 in de tabel van de coördinaten wordt EEG25 in de resultatenfile. Dit nummer komt ook overeen met het Erkenningsnummer op het etiket dat op het monsternamepotje staat. Voor alle slachthuizen die niet beginnen met EEG of CEE moet een L gezet worden voor het slachthuisnummer bv wordt L PCE/UPC : Hier wordt de PCE van de provincie waarvan het slachthuis afhangt ingevuld. Diersoort/Espèce : Hier moet telkenmale RB ingevuld worden voor runderen, of er moet OVIN ingevuld worden als het om een analyse op schapen en CAPRIN als het om geiten gaat. Paspoortnummer/Numéro passeport : Is het nummer dat op het etiket van het monsternamepotje staat. Dit nummer is het oormerknummer. Enkel en alleen het nummer dat op het etiket staat wordt overgenomen in de Excel resultaten file onder de rubriek paspoortnummer. Dit nummer is uit de letters BE gevolgd door 8 cijfers samengesteld, zonder ruimte (b.v. BE ). Numéro AFSCA/FAVV nummer : is het eigen FAVV-nummer dat gegeven wordt door de dierenarts aan het door hem genomen monster. Komt overeen met het Volgnummer op het etiket van het monsternamepotje. Labonummer Numéro de labo : is duidelijk (monsternummer van het labo) Type test : via een push button heeft men de keuze tussen BIO-RAD (TeSeE-test van Bio-Rad), IDEXX (test voor runderen), IDEXX SCRAPIE (test voor schapen-geiten), INPRO en ENFER (Abbott). Resultaat Résultat : via een push button heeft men de keuze uit positief, negatief of dubieus; Waarde/Valeur : Hier moet de OD (Optical Density) voor de Bio-Rad test en de Idexx test, de verkregen waarde voor de Enfer-test en de Inpro-test ingegeven worden. Dierenarts Vétérinaire : is de persoon die verantwoordelijk is voor de monstername in het slachthuis en naar wie het NEGATIEVE resultaat 3.4. Explication des champs dans le fichier Excel: Labo : Dans le champ Labo il faut mentionner le numéro d accréditation (trois chiffres; p.ex. Ecca: 063). Il faut répéter le numéro dans chaque ligne. Abattoir/Slachthuis : Le numéro d agrément de l abattoir (dans le fichier Excel qui reprend les coordonnés des abattoirs) est mentionné sous N Agré. Erkn.nr. Pas d espace, e.g. EEG 25 dans le tableau des coordonnées des abattoirs devient EEG25 dans le fichier résultats. Ce numéro correspond aussi au N d agrément qui se trouve sur l étiquette du flacon de prélèvement. Pour tous les abattoirs qui ne commencent pas avec EEG ou CEE, il faut écrire un L devant le numéro d agrément, par exemple devient L PCE/UPC : Ici on remplit l UPC de la province dont dépend l abattoir. Diersoort/Espèce : On doit remplir le champs avec RB pour bovin, «OVIN» s il s agit d une analyse sur un mouton ou «CAPRIN» s il s agit d une analyse sur une chèvre. Paspoortnummer/Numéro passeport : Le numéro collé sur le flacon de prélèvement. Ce numéro est celui de la boucle d oreille. Uniquement le numéro sur l étiquette est repris dans le fichier Excel résultats sous la rubrique Numéro passeport. Ce numéro est composé des lettres BE suivies de 8 chiffres, sans espace (par exemple BE ). Numéro AFSCA/FAVV nummer : Est le numéro propre-afsca donné par le vétérinaire à l échantillon prélevé. Correspond avec le N d ordre sur l étiquette du flacon de prélèvement. Labonummer Numéro de labo : est évident (n échantillon du labo) Type test : Par un push down button, on a le choix entre BIO-RAD (le test TeSeE de Bio-Rad), IDEXX (test pour bovins), IDEXX SCRAPIE (test ovins-caprins), INPRO et ENFER (Abbott). Resultaat Résultat : par un push button, on a le choix entre positif, négatif ou douteux. Waarde/Valeur : Dans ce champ on doit remplir la valeur OD (Optical Density) pour le test Bio-Rad et le test Idexx, la valeur obtenue pour le test Enfer et le test Inpro. Dierenarts Vétérinaire : Est la personne qui est responsable pour le prélèvement des échantillons dans l abattoir; le résultat NEGATIF doit être faxé à cette personne (NOM DE FAMILLE EN MAJUS- M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 3

4 moet gefaxt worden (FAMILIENAAM IN HOOFD- LETTERS). Ophaaldatum/Date de collecte : duidelijk Slachtdatum/Date d abattage : is vermeld op het etiket van het monsternamepotje. Land betalend/pays payants : op de formulieren(bijlage VI) die u overhandigd worden door de keurder zal vermeld worden of het om een buitenlands dier, dat minder dan 30 dagen in ons land verblijft. Voor een Duits dier vult u D in, voor een Deens DK, voor een Frans FR, voor een Nederlands NL, voor een Spaans SP en voor een Portugees P. Cohorte : Bij de formulieren (bijlage VI) die u overhandigd worden door de keurder zal vermeld zijn of het om een cohortedier gaat. Indien dit het geval is, vult u een C in anders een N. Noodslachting/Abattage d urgence : Als de keurder op het formulier(bijlage VI) aanduidt dat het om een noodslachting gaat, dan vult u in dit veld een + in, als het om een gewone slachting gaat vult u N in. Analysedatum/Date d analyse : de datum waarop de analyse beëindigd wordt (= de datum van de opmaak van de Excel-file (= de datum van de verzending van de Excel-file per mail naar de TSE-Gegevensbank)); 4. Toekennen, ophalen en analyseren van de monsters zie de Omzendbrief voor de laboratoria die TSEtesten uitvoeren Elke dag wordt door de laboratoria een overzicht doorg d (bse1crisis@favv.be) waarin vermeld wordt wat er de huidige dag opgehaald werd. Deze tabel bevat: naam labo, datum van tabel, slachthuis + erkenningsnummer, uur van melding door het slachthuis en het aantal stalen. CULE). Ophaaldatum/Date de collecte : évident Slachtdatum/Date d abattage : Est mentionné sur l étiquette du flacon de prélèvement. Land betalend/pays payants : Sur le formulaire(annexe VI) transmis par l expert vétérinaire, une indication est faite quand c est une bête qui se trouve depuis moins de 30 jours dans notre pays. Pour un animal allemand, vous remplissez D ; pour un Danois, vous remplissez DK ; pour un Français, vous remplissez FR ; pour un hollandais, vous remplissez NL ; pour un Espagnol, vous remplissez SP et pour un Portugais, vous remplissez P. Cohorte : Si sur le formulaire(annexe VI) transmis par l expert vétérinaire une indication est faite d un animal cohorte, vous devez remplir ce champ avec un C, sinon, il faut inscrire un N. Noodslachting/Abattage d urgence : Si l expert vétérinaire indique sur le formulaire(annexe VI) qu il s agit d un abattage de nécessité, vous devez remplir ce champ avec un +; si c est un abattage normal, il faut introduire N. Analysedatum/Date d analyse : la date à laquelle l analyse est terminée (= la date de composition du fichier Excel (= la date d envoie du fichier Excel par mail à la Banque de Données EST)). 4. Attribuer, récolter et analyser des échantillons voir la Circulaire pour les laboratoires qui font des tests EST Chaque jour, les laboratoires envoient par (bse1crisis@afsca.be) un résumé avec le nombre des échantillons ESB que vous avez reçus. Ce tableau doit contenir les éléments suivants : nom du labo, date du tableau, abattoir + numéro d agrément, l heure mentionnée par l abattoir et le nombre d échantillons Analyse van monsters Ieder geaccrediteerd labo moet een tweedelijnscontrole uitvoeren. Dit betekent dat 1 van de analyses (of meer als het labo dit verkiest) een tweede maal uitgevoerd moeten worden binnen de 24 uur van de eerste test en dit in zijn totaliteit en dus niet enkel vanaf het extract. Het beoordelingscriterium is de vaste OD-waarde (i.e. 0,264) of het criterium verbonden met het gebruikte type van test. De resultaten moeten om de twee weken 4.1. Analyse des échantillons Chaque labo doit instaurer un contrôle de deuxième ligne. Pour cela, on doit refaire 1 des analyses (ou plus si le labo le souhaite) dans les 24 heures du premier test et ceci dans sa totalité et donc pas seulement à partir de l extrait. Le critère d évaluation est la valeur OD fixe (i.e. 0,264) ou le critère associé au type de test utilisé. Les résultats doivent être communiqués par le biais du formulaire F005 «Echantillons repris / deux se- M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 4

5 meegedeeld worden op het formulier F005 herbegonnen monsters per twee weken. Op formulier F005 moet ook het aantal monsters vermeld worden dat de eerste maal verdacht testte en de tweede maal negatief, samen met de twee OD-waardes of het criterium verbonden met het gebruikte type van test, en het oormerknummer van dit staal. Volgens de van toepassing zijnde administratieve omzendbrief in werking, moet voor de analyse van de monsters uitgevoerd worden volgens de laatste van toepassing zijnde versie van de analytische procedure beschreven door het bedrijf Verdacht geval Het erkende routinelaboratorium meldt ENKEL EN ALLEEN aan de TSE-Gegevensbank dat ze een verdacht monster gevonden hebben: telefonisch (GSM) op het permanentienummer 0473/ Indien u geen antwoord krijgt op het permanentienummer, telefoneer dan naar een van de verantwoordelijke mensen in de volgende volgorde: 0476/ (Fanny Di Silvestro ) of 0475/ (Brigitte Pochet) of 0478/ (Sacha Diaine) of 0478/ (Rudi Vermeylen) of 0476/ (Walter Smedts) of 0497/ (Frans De Volder) volgens het beurtrolsysteem vastgelegd in D036 Permanentie personeel TSE gegevensbank. Men moet effectief met de persoon die van wacht is gesproken hebben: een boodschap achterlaten op de voice mail is niet voldoende. Antwoord de persoon die van wacht is niet, dan wordt gebeld naar de volgende persoon, tot wanneer men effectief met iemand gesproken heeft. via (Excel-file) op het adres: bse1crisis@favv.be De TSE-Gegevensbank stuurt naar het laboratorium per mail formulier F020, die bij het staal gevoegd moet worden bij overbrenging naar het CODA. 4.3 Niet-analyseerbaar monsters zie procedure P Facturatie zie Omzendbrief voor de laboratoria erkend voor maines». Il faut aussi communiquer le nombre d échantillons dont les résultats sont premièrement suspects et deuxièmement négatifs, avec les deux valeurs DO ou le critère associé au type de test utilisé, et le numéro auriculaire de ces échantillons. Selon la circulaire administrative en vigueur, il faut exécuter l analyse selon la dernière version qui est d application de la procédure analytique décrite par la firme Cas suspect Le laboratoire de routine agréé communique SEULEMENT à la Banque de Données EST qu il vient de trouver un échantillon suspect : par téléphone (GSM) au numéro de garde 0473/ Si le numéro de garde ne répond pas, prenez contact avec un des responsables dans l ordre suivant : 0476/ (Fanny Di Silvestro ) ou 0475/ (Brigitte Pochet) ou 0478/ (Sacha Diaine) ou 0478/ (Rudi Vermeylen) ou 0476/ (Walter Smedts) ou 0497/ (Frans De Volder) suivant le système d ordre défini dans D036 Permanence personnel banque de données EST. La personne de garde doit effectivement être contactée: laisser un message sur le répondeur ne suffit pas. Si la personne ne répond pas, la personne suivante est contactée, jusqu à ce que quelqu un soit effectivement averti. par (Fichier Excel) à l adresse: bse1crisis@afsca.be La Banque de Données EST envoie par mail au laboratoire le formulaire F020 à joindre à l échantillon lors de son transfert au CERVA Echantillon non-conforme voir procédure P Facturation voir «Circulaire aux laboratoires agréés pour M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 5

6 het uitvoeren van TSE-testen l exécution des tests EST» Gegevensbank personeel en toestellen / Wanneer een personeelslid het bedrijf verlaat of geen TSE-analyses meer uitvoert, moet de TSE- Gegevensbank daar direct van op de hoogte gebracht worden per (bse1crisis@favv.be). De datum van vertrek moet duidelijk vermeld zijn. Dit geldt evenzeer voor elke verandering van verantwoordelijke of zijn/haar vervanger. Wanneer een toestel niet meer werkt, mag dit het labo niet verlaten voor herstelling. Elk toestel dat het labo verlaat, moet vernietigd worden door een erkende instelling. Elke wijziging moet gemeld worden aan de TSE-Gegevensbank met vermelding van merk, type, serienummer, firma en de datum dat het in dienst genomen werd van het nieuwe toestel en voor een verwijderd toestel de datum dat het uit dienst genomen werd, met vermelding van de reden. Ook de kalibratie-datum moet meegedeeld worden. Indien deze regels niet gevolgd worden, zal er gesanctioneerd worden (zie document D047: Sancties). Banque de données personnel et équipement Dès le moment où un membre du personnel quitte la firme ou ne fait plus d analyses EST, la Banque de Données EST doit en être avertie immédiatement par (bse1crisis@afsca.be). Il faut mentionner la date de départ. Ceci est aussi applicable pour tout changement de responsable ou son remplaçant. Si un appareil ne fonctionne plus, il ne peut pas quitter la firme pour réparation. Chaque appareil qui quitte le firme doit être détruit par une firme agréée. Il faut avertir la Banque de Données immédiatement de chaque changement d équipement en mentionnant la marque, le type, le numéro de série, la firme et la date d entrée en service pour une nouvel appareil et pour un ancien appareil la date de sortie avec la raison. La date de calibration doit aussi être communiquée. Si ce règlement n est pas suivi, une sanction est prévue (voir D047 : Sanctions). M:\LABO\ESB\QS\Procedures\P006NF_16-signé.doc 6