Programma Inkoop Innovatie Urgent Een ondernemender houding van de overheid

Transcriptie

1 Ministerie van Economische Zaken Plan van aanpak Programma Inkoop Innovatie Urgent Een ondernemender houding van de overheid SAMEN INNOVATIEVE OPLOSSINGEN BEDENKEN Inkoopvolume van Nederland is 57,5 miljard euro Slim inkopende overheid instrumentenkoffer 8 boegbeeldthema s INNOVATIEMARKT.NL 20 innovatiegerichte inkoopproject Programma Inkoop Innovatie Urgent Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

2 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

3 Inhoud Management samenvatting plan van aanpak 5 1 Context Beleidsdoelstellingen innovatiegericht inkopen Rollen Rijk, regionale en locale overheden Innovatie en innovatiegericht inkopen Relatie andere beleidstrajecten: topsectoren, Green Deals en grondstoffennotitie Relatie met duurzaam inkopen Meerwaarde programma Inkoop Innovatie Urgent voor deelnemende overheden en bedrijven Meerwaarde actieve sturing innovatiegericht inkopen 10 2 Doelstelling en specificatie van de resultaten Doelstellingen Middelen en resultaten Resultaten innovatiegericht inkopen in Sponsoren, initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten Ontwikkeling online instrumentenkoffer voor innovatiegericht inkopen Onderzoeken en uitwerken monitoring en financiering Tweede Kamerbrief innovatiegericht inkopen Aansluiten op dossiers binnen de directie Ondernemerschap Ontwikkelen kennis en resultaten via Europese projecten en trajecten Communicatie 17 3 Organisatie Regiegroep inkoop innovatie urgent Team innovatiegericht inkopen 20 4 Planning 21 5 Bijlagen 22 Bijlage 1: Organisatie 22 Leden van de regiegroep 22 Aanspreekpunten boegbeeldthema s 22 Leden team innovatiegericht inkopen 23 Bijlage 2: Overzicht Knelpunten 24 Bijlage 3: Projecten inkoop innovatie urgent (tabel) 26 Bijlage 4: Projecten inkoop innovatie urgent (mindmap) 28 Bijlage 5: Ondernemende overheid 30 Verkenning, richtingen 30 De ondernemende overheid, die innovaties uit de markt haalt 30 Verbinden met markt en activeren bedrijfsleven 31 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 3 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

4 4 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

5 Management samenvatting Het totale inkoopvolume van de Nederlandse overheden, exclusief AWBZ-gelden, ligt op ongeveer 57,5 miljard euro (14,5 miljard rijksoverheid en 43 miljard regionale overheden). De ambitie is om een slim inkopende overheid te zijn, die innovaties stimuleert om haar vragen op te lossen. Brief Inkoop Innovatie Urgent De toenmalige minister van Economische Zaken, Van der Hoeven stuurde de brief aan de Tweede Kamer naar aanleiding van de motie Aptroot/Besselink ( ). Daarin heeft ze de Tweede Kamer geïnformeerd over de aanpak van innovatiegericht inkopen, de indicator innovatiegericht inkopen en de 20 voorbeelden op dit gebied. Nieuwe aanpak Vanaf januari 2009 is gekozen voor een nieuwe aanpak, die alle instrumenten omvat voor het ontlokken van innovaties via inkoop. Daarbij is ook benadrukt dat innovatiegericht inkopen een vraaggericht instrument is, waarbij de wensen van de overheidsopdrachtgever leidend moeten zijn. In de Bedrijfslevenbrief van september 2011 heeft het kabinet zich uitgesproken om zich erop te richten 2,5% van het inkoopbudget à ca. 60 miljard euro te laten besteden aan innovatiegericht inkopen, ofwel 1,5 miljard euro. Dit zou in de praktijk een boost krijgen door een programma met concrete projecten te ontwikkelen. Medio 2012 is met de start van het programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU) een stap gemaakt naar een betere verbinding tussen het bedrijfsleven en de inkoopkracht van de overheden. Samenwerkingsverbanden Door deze nieuwe aanpak wordt er bijvoorbeeld meer samengewerkt tussen SBIR en innovatiegericht inkopen, vooral op dat deel van de SBIR dat zich leent voor inkoop door de overheid (meestal de departementale SBIR). Bij innovatiegericht inkopen is de overheid de lead customer voor het inkopen van innovaties. Het doel is tweeledig: 1. Een effectievere en efficiëntere dienstverlening door inkoop van innovatieve producten en diensten (en dit heeft tot gevolg dat). 2. Het vergroten van de thuismarkt en daarmee samenhangend het exportpotentieel van bedrijven. Voorbeeldprojecten Het programma IIU wil ruim 20 innovatiegerichte inkoopprojecten realiseren op acht boegbeeldthema s. Deze projecten dienen als voorbeeld voor andere overheden om beter om te gaan met innovatie in projecten. Met het uitvoeren van deze projecten krijgen de aanbestedende diensten meer voor minder geld en doen zij ervaringen op met innovatiegericht inkopen. Bijeenkomsten en instrumenten Er worden bijeenkomsten georganiseerd om ervaringen uit de projecten met andere overheden te delen en nieuwe instrumenten onder de aandacht te brengen. Deze instrumenten maken het (herhaald) inkopen van innovaties mogelijk en nemen hindernissen in het inkoopproces weg. Voor het programma zijn een website en een virtuele innovatiemarkt ontwikkeld. In 2013 wordt het platform verder uitgebouwd en gestroomlijnd voor marktontmoetingen en uitnodigingen voor bijeenkomsten. Daarnaast wordt de instrumentenkoffer verder ontwikkeld. Onderzocht wordt wat de overkoepelende site zal moeten worden voor de verschillende online platforms. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 5 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

6 Regiegroep Voor de realisatie van dit programma is een regiegroep Inkoop Innovatie Urgent ingericht, met vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven en verschillende overheidsorganisaties, Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen. De directeur-generaal van Rijkswaterstaat, Jan Hendrik Dronkers is voorzitter van de regiegroep. Sponsor en ambassadeur De regiegroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma IIU. Zij fungeren als sponsor en ambassadeur voor één of meerdere projecten uit de boegbeeldthema s. Een sponsor monitort en ondersteunt het project, zorgt eventueel voor het verkrijgen van commitment bij andere overheden en marktpartijen en is het gezicht naar buiten bij formele communicatie. Een ambassadeur zorgt voor het gedachtegoed van innovatiegericht inkopen via bijvoorbeeld artikelen en presentaties. Trajecten Vanuit de EU zijn er in toenemende mate mogelijkheden om financiering te krijgen voor innovatiegericht inkopen, met inbegrip van precommercieel inkopen. PIANOo, Agentschap NL, Rijkswaterstaat en regionale overheden nemen deel aan deze trajecten. Zij fungeren ook als intermediair naar overheidsorganisaties voor nieuwe trajecten. Lopende trajecten worden zoveel mogelijk aangesloten op nationale initiatieven. Samenhang communicatiemiddelen Innovatiegericht inkopen kan nog veel meer bekendheid krijgen. In 2012 zijn een aantal initiatieven genomen voor het ontwikkelen van communicatiemiddelen. In 2013 zullen activiteiten worden ondernomen om deze middelen in samenhang in te zetten bij training, voorlichting en presentaties. Boost innovatiegericht inkopen Bij innovatiegericht inkopen ligt de nadruk tot nu to vooral op het stimuleren, makelen en schakelen. Dat heeft zijn beperkingen in de mogelijkheden van EZ om innovatiegericht inkopen te sturen en beïnvloeden. In 2013 heeft de minister van EZ aan de Tweede Kamer toegezegd te rapporteren over de voortgang van het programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU). Tevens zal dan gerapporteerd worden over de mogelijkheden om innovatiegericht inkopen een boost te geven. Als bijlage zal een projectenboek aangeboden worden, met de mooiste voorbeelden op het gebied van Innovatiegericht Inkopen. Onderzocht zal worden hoe de sturingsmogelijkheden van EZ vergroot kunnen worden via Het uitwerken van de instrumenten tot maximaal 6 voorkeursmodellen en contouren van een beleidskader, die ter invoering aan Rijks- en regionale overheid worden aangeboden. Het onderzoeken van de mogelijkheid om via een sturingsmodel overheden te stimuleren om innovatiegericht in te kopen. Daarnaast zal een start gemaakt worden met het verkennen en implementeren van de rol van het bedrijfsleven als lead customer. Vanuit innovatiegericht inkopen ligt de focus op de rol van grote bedrijven als uitvoerder van grote trajecten. Vooral in de bouw zijn grote bedrijven verantwoordelijk voor ontwikkeling en beheer van complexe infrastructuurprojecten. Op het gebied van verlichting spelen bedrijven zoals Philips en Oxram een cruciale rol in vernieuwing van de keten. 6 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

7 Context 1.1 Beleidsdoelstellingen innovatiegericht inkopen De inkoopbudgetten zijn groot. Het totale inkoopvolume van Nederlandse overheden, exclusief AWBZ-gelden, ligt op ongeveer 57,5 miljard euro (14,5 miljard rijksoverheid, 43 miljard regionale overheden). 1 Bij innovatiegericht inkopen is de overheid de lead customer voor het inkopen van innovaties. Initiëren en stimuleren Het kabinet richt zich erop dat de overheid 2,5% van het totale inkoopbudget besteedt aan innovatiegericht inkopen. 2 De nadruk ligt tot nu toe op het initiëren en stimuleren van nieuwe innovatiegerichte inkooptrajecten en het stimuleren van het gebruik van inkoopinstrumenten, die het inkopen van innovatieve oplossingen mogelijk maken. Het programma IIU heeft hierin een aanjaag en voorbeeldfunctie. Door zich te richten op de landelijke, regionale overheid, overige non-profit organisaties en gezondheidszorginstellingen. Het initiatief voor het programma IIU komt van het ministerie van Economische Zaken (EZ) en past in de bredere doelstelling van het kabinet om in het kader van het bedrijfslevenbeleid innovatie te stimuleren. Dit wil het kabinet realiseren in nauwe samenwerking tussen overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Boost Naast initiëren en stimuleren zal in 2013 ook gezocht worden om gerichter te sturen op de mate waarin landelijke en regionale overheden innovatiegericht inkopen en zo innovatiegericht inkopen, via een sturingsmodel en indien mogelijk - financiële instrumenten. Dit sluit ook aan op de vraag vanuit de Tweede Kamer om te innovatiegericht inkopen een boost te geven. Voortgangsrapportage programma IIU De minister heeft in het begrotingsdebat met de Tweede Kamer toegezegd om nog dit jaar een start te maken met alle projecten van het programma IIU en hierover de Tweede Kamer te rapporteren. In september rond Prinsjesdag wordt een brief aan de Tweede Kamer gestuurd met een voortgangsrapportage over het programma en een voorstel voor verdere sturing door EZ via een sturingsmodel en financiële instrumenten. Als bijlage zal een projectenboek gemaakt worden. 1.2 Rollen Rijk, regionale en locale overheden EZ speelt op verschillende manieren een rol in de verhouding tussen markt en overheid, die mede bepalend is voor de samenwerking tussen deze partijen en de rol van aanbesteding daarin. Een belangrijk element hierin is de nieuwe aanbestedingswet die EZ heeft voorbereid. Als expertisecentrum aanbesteden stimuleert en ondersteunt PIANOo professionalisering van aanbestedende diensten. Op het snijvlak van inkoop en innovatie heeft EZ vooral een beleidsmatige rol. EZ is eerstverantwoordelijke voor innovatie. Innovatiegericht inkopen is één van de vraaggerichte innovatie-instrumenten (zie bijlage 4 met een totaaloverzicht van innovatie-instrumenten). Door deze combinatie van rollen is EZ in staat om een sleutelrol te vervullen in het stimuleren en ondersteunen van innovatiegericht inkopen. 1 Onderzoek van het Instituut voor Onderzoek van Overheidsuitgaven (IOO) naar het totale inkoopvolume van Nederlandse overheden (2009) 2 Brief aan de Tweede Kamer, Naar de top; het bedrijfslevenbeleid in actie(s), 13/09/2011, dat zou neerkomen op een totaal van ongeveer 1,5 miljard euro. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 7 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

8 Regiegroep Andere overheden, zeker omdat het inkoopvolume van EZ zelf relatief klein is, zijn primair aan zet om innovatiegericht inkopen invulling te geven. Daarom is voor de realisatie van het programma IIU een regiegroep ingericht, met vertegenwoordigers uit de verschillende overheidsorganisaties, zoals rijk, gemeenten en provincies en het bedrijfsleven (bijlage 1: leden regiegroep). Als één van de grotere overheidsinkopers van Nederland heeft Rijkswaterstaat (RWS) toegezegd een trekkersrol te willen vervullen. De directeur-generaal van RWS, Jan Hendrik Dronkers, is voorzitter van de regiegroep IIU. Innovatieve en duurzame oplossingen Het is een goed moment om overheden te laten samenwerken op het onderwerp innovatiegericht inkopen. Door slinkende budgetten zijn overheidsorganisaties op zoek naar innovatieve oplossingen die met hetzelfde of soms zelfs minder geld een effectievere en efficiëntere dienstverlening realiseren. Gezocht wordt naar duurzame oplossingen die vaak nog niet op grote schaal op de markt zijn. In veel rapportages, zoals het advies over duurzaam inkopen van VNO NCW 3, wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het belang van innovatiegericht inkopen voor het verduurzamen van onze samenleving. 1.3 Innovatie en innovatiegericht inkopen Een innovatie is de succesvolle implementatie van een inventie. Dat is een uitvinding of een idee voor een nieuwe technologie, product of dienst. Als deze inventie in gebruik wordt genomen en waarde toevoegt, kan het een innovatie genoemd worden. In bijlage 4 wordt in meer detail ingegaan op de definitie van innovatie. Daarbij wordt ook een onderscheid gemaakt in radicale en incrementele innovatie, van invloed op het inkoopproces. Innovatiegericht inkopen is het doelgericht zoeken naar een innovatieve oplossing of het ruimte bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen of aan te bieden. Daarbij staat het resultaat voorop, het realiseren van een innovatie. Innovatiegericht aanbesteden is niet hetzelfde als innovatief aanbesteden. Innovatief aanbesteden is het vernieuwen van het aanbestedingsproces. Denk bijvoorbeeld aan functioneel specificeren, het gebruik van EMVI criteria, risicomanagement, het regelen van intellectueel eigendom en life cycle costing. Innovatief aanbesteden is vaak ondersteunend aan innovatiegericht inkopen. De opdrachtgevende partij geeft via innovatiegericht inkopen innovatieve bedrijven een kans door: het inkoopproces zo in te richten dat innovatieve bedrijven een kans krijgen (hoe?); de keten van betrokken bedrijven te vergroten, met speciale aandacht voor MKB; binnen haar organisatie implementatie van innovaties mogelijk te maken; In het programma IIU wordt aandacht besteed aan instrumenten op het gebied van innovatief inkopen. Daarnaast willen we het bedrijfsleven, veelal het innovatieve MKB uitdagen en stimuleren om een bijdrage te leveren aan de inkoopbehoefte van de overheid en zo hun marktkansen te vergroten. De doelstellingen van innovatiegericht inkopen door de overheid zijn: 1. Vanuit de vraagzijde (inkoper): maatschappelijke inkoopvragen oplossen en zo bijdragen aan een effectievere en efficiëntere overheid. 2. Vanuit de aanbodzijde (bedrijfsleven): het vergroten van de thuismarkt en daarmee vaak ook het exportpotentieel van bedrijven door ontwikkeling en toepassing van innovatieve producten en diensten. Het kan niet voldoende benadrukt worden! Voor de inkopende partij is innovatie geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om processen te verbeteren en betere, vaak duurzamere producten en diensten te krijgen tegen dezelfde kosten. 3 Advies Duurzaam Inkopen, 24/06/2011, VNO NCW, MKB Nederland, MVO Nederland. 8 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

9 1.4 Relatie andere beleidstrajecten: topsectoren, Green Deals en grondstofennotitie Aanbevelingen in andere trajecten Topsectorenagenda s In de verschillende topsectorenagenda s zijn aanbevelingen gedaan voor de overheid in haar rol als lead customer voor het inkopen van innovaties, zoals het opnamen van een streefpercentage van 2,5% van alle overheidsinkopen besteden aan innovatiegericht het inrichten van proeftuinen en pilots voor innovaties die later ingekocht kunnen worden, nieuwe businessmodellen alsmede de samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven stimuleren. Grondstoffennotitie Het kabinet heeft in de grondstoffennotitie toegezegd dat de overheid met haar eigen inkoopbeleid en bedrijfsvoering efficiënt, duurzaam en innovatief (her)gebruik van grondstoffen stimuleert, onder meer door bij de aanbestedingspraktijk van onder meer grote bouwprojecten - naast het energieverbruik - ook verduurzaming en beperking van het grondstoffengebruik een rol te laten spelen en in de eigen bedrijfs-voering van het Rijk aandacht te schenken aan het terugwinnen van strategische grondstoffen door ketenafspraken over productontwerp, het beter benutten van afvalstromen, het afnemen van diensten in plaats van producten en het terugwinnen van fosfaat uit afvalwater. 1.5 Relatie met duurzaam inkopen Met de verplichting voor overheden om in % duurzaam in te kopen is dit onderwerp stevig verankerd in alle geledingen van de inkoop. Het programma duurzaam inkopen bestaat inmiddels niet meer als aparte programmadirectie. Gekozen is voor een nieuwe aanpak duurzaam inkopen met veel aandacht voor maatwerk, aansluiting bij eigen strategische duurzaamheidsdoelstellingen en samenwerking met het bedrijfsleven. De nieuwe aanpak duurzaam inkopen heeft veel raakvlakken met innovatiegericht inkopen. Omgekeerd is duurzaamheid een belangrijk aanjager voor het inkopen van innovaties door de overheid. In 2013 wordt verkend hoe in de nieuwe situatie de samenwerking vorm kan krijgen, ook in de communicatie. In overleg tussen VNO-NCW, MKB Nederland, I&M, EZ en de voorzitter van de regiegroep zijn in 2012 een aantal projecten gestart, zoals afvalloze overheid en duurzame weg. Dit heeft geleid tot inkoop van duurzame innovaties en het ontwikkelen van enkele aanbestedingsinstrumenten ondergebracht in het programma IIU. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 9 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

10 1.6 Meerwaarde programma Inkoop Innovatie Urgent voor deelnemende overheden en bedrijven Het programma IIU is bedoeld voor overheidsopdrachtgevers die: Een concrete vraag/probleem hebben waar een vernieuwende oplossing voor nodig is. Een toekomstig vraag/probleem hebben waar bestaande oplossingen geen antwoord op hebben. Continu behoefte hebben aan betere werkprocessen en producten, zonder dat er een specifieke vraag ligt. De meerwaarde van deelname aan de boegbeeldthema s binnen het programma IIU voor overheidspartijen is: 1. Morele en politieke steun: Politieke aandacht en ondersteuning voor het inkopen van innovatieve oplossingen voor eigen vraagstukken. Bevestiging en waardering voor deze koplopers. 2. Ondersteuning Eenvoudig contacten leggen met de verschillende bedrijven en kennisinstellingen in de topsectoren. Ondersteuning bij een aanpak, die aan waarde wint gedurende het traject. Beter inzicht in zowel de eigen situatie als van de andere (markt)partijen. Dialoog met marktpartijen en kennisinstellingen. Ondersteuning bij het organiseren van communicatie. 3. Kennis en kunde Vergroten van de kennis en kunde van het innovatiegericht inkopen proces en het toepassen van bijbehorende instrumenten. Vragen over het project in de innovatiemarkt duurzame innovaties - Aanbestedingsexpertise via PIANOo, EZ en Agentschap NL - Aansluiting op relevante Europese trajecten in huidig framework en horizon Uitstraling Ontmoeting van gelijkgestemde overheden, waarmee afgestemd en eventueel samengewerkt kan worden. Communicatie over het project op bijeenkomsten en op de websites. De meerwaarde van dit programma voor het bedrijfsleven is: Beter en eerder inzicht in de behoeftes/vragen van de overheid. Mogelijkheid om de denkrichting van de aanbestedende overheden te beïnvloeden op basis van de ingebrachte expertise. Versterking van het wederzijdse commitment om tot realisering van projecten te komen. Aansluiting op Europese trajecten in huidig framework en horizon 20/20. Het matchen van ontwikkelingen van marktpartijen met concrete ideeën en plannen van de overheid in bijvoorbeeld marktontmoetingen. Daaruit kunnen concrete aanbestedingen volgen, die uiteraard de Europese regels volgen. 4 Horizon 2020 is het nieuwe geïntegreerde programma van de eu dat alle europese research en innovatiefondsen omvat. 10 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

11 1.7 Meerwaarde actieve sturing innovatiegericht inkopen Financiële instrumenten Uit de inventarisatie van Berenschot blijkt dat er op dit moment geen financiële instrumenten zijn om innovatiegericht inkopen bij de overheid te stimuleren. In de praktijk zien we echter dat de baten van het inkopen van innovatieve oplossingen niet altijd bij de eerste inkoper neerslaan en dat dit soort trajecten hogere transactiekosten met zich mee brengen. Uit een eerste inventarisatie van transactiekosten van een innovatiegericht inkoopproces blijkt dat de kosten soms twee maal zo hoog zijn en dat het proces zelf een veel langere doorlooptijd heeft. Met financiële instrumenten kan EZ deze belemmering wegnemen en krijgt ook veel meer inzicht in de trajecten die lopen. Uitgangspunt is dat overheden zelf ook een belangrijke investering doen. Onderzocht zal worden of het mogelijk is om dit te realiseren in de huidige tijd van bezuinigingen. Zelfsturingsmodel Met een zelfsturingsmodel zullen overheden actief en op een positieve manier gestimuleerd worden om innovatieve oplossingen in te kopen. Dat geeft vanuit EZ meer beinvloedingsmogelijkheden dan uitsluitend makelen en schakelen. Dit model is in ontwikkeling en zal gekoppeld worden aan de instrumentenkoffer. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 11 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

12 2. Doelstelling en specificatie van de resultaten 2.1 Doelstellingen Programma Inkoop Innovatie Urgent Om innovatiegericht inkopen te bevorderen heeft het programma IIU de volgende doelstellingen: Het ontsluiten en verder ontwikkelen van het gedachtegoed achter innovatiegericht inkopen: Het stimuleren, ondersteunen en realiseren van projecten als voorbeeld om andere overheden bewust te maken van kansen en mogelijkheden van innovatie in projecten en aanbestedingen. Het ontsluiten en verder ontwikkelen van het gedachtegoed en instrumenten voor innovatiegericht inkopen. De nadruk bij dit programma ligt op het makelen en schakelen vanuit de vraagkant en sturingsmodel. Monitoring en financiering Om innovatiegericht inkopen te bevorderen, hebben monitoring en financieringsinstrumenten de volgende doelstellingen: Meer overheden bereiken en meer voorbeelden van innovatiegericht inkopen naar boven halen. Actiever sturen op innovatiegericht inkopen door de overheid. 2.2 Middelen en resultaten Om de doelstellingen te realiseren zetten we de volgende middelen in: 1. Sponsoren: initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten binnen de boegbeeldthema s. 2. Netwerken: het verbinden van overheden onderling en van overheden met marktpartijen. 3. Instrumenten: het delen en ontwikkelen van instrumenten ter ondersteuning van het innovatiegericht inkopen proces. 4. Instrumenten: het wegnemen van belemmeringen in het innovatiegerichte inkoopproces. 5. Actief deelnemen: aansluiten bij nationale initiatieven 6. Actief deelnemen: aansluiten bij Europese projecten en trajecten voor het verkrijgen van financiering, het opdoen van ervaring en om invloed uit te oefenen. 7. Communicatie: informeren, betrokkenheid en matchen 8. Benchmarking en financiering: monitoring en financiering 2.3 Resultaten innovatiegericht inkopen in Sponsoren, initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten De volgende acht boegbeeldthema s zijn geformuleerd: Duurzame mobiliteit, energie en smart grids Dynamisch verkeersmanagement Facilitair management en interieur gebouwen Gebouwde omgeving, gevels en daken Gezondheidszorg Grondstoffenschaarste Management van watersystemen Veiligheid 12 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

13 Binnen deze thema s zijn ruim 20 projecten geselecteerd, die zich richten op minimaal één van de fases in het inkoopproces: haalbaarheid ontwikkeling prototype In bijlage 5 is een overzicht opgenomen van de geselecteerde projecten binnen de boegbeeldthema s en de fase waarin deze projecten zich bevinden. Deze projecten hebben allemaal een sponsor gekregen. Het doel is om voor de zomer alle projecten van start te laten gaan dan wel als ze al van start zijn gegaan- een fase te laten doorlopen. In de vergadering van de regiegroep Inkoop Innovatie Urgent van juni 2013 is gerapporteerd over de voortgang van de projecten. Deze rapportage zal ook een plek krijgen in de Tweede Kamerbrief. Het verbinden van overheden onderling en van overheden met marktpartijen. Ontmoetingen markt, overheid en kennisinfrastructuur In onderstaande tabel staan de activiteiten voor 2013 en Geplande bijeenkomsten Bijeenkomst Organisatie Datum Nationaal Marktontmoeting openbare verlichting in Eindhoven Gemeente Eindhoven met team IIU 2 oktober 2013 Expertmeeting precompetitief inkopen in Den Haag Rijkswaterstaat met team IIU Juni 2013 Regionale bijeenkomst innovatiegericht inkopen in combinatie met marktontmoeting openbare verlichting/gebouwde omgeving in Eindhoven Gemeente Eindhoven en de regio Noord Brabant en Limburg met team IIU Oktober 2013 Workshop bouwlogistiek in Rotterdam Gemeente Rotterdam met team IIU Oktober 2013 Regionale bijeenkomst innovatiegericht inkopen en marktontmoeting Zorg en Biobased Economy in Enschede Gemeente Enschede met team IIU November 2013 Innovatie-estafette in Amsterdam Team IIU, met EZ en Rijkswaterstaat November 2013 Workshop instrumenten innovatiegericht inkopen in Den Haag Workshops innovatiegericht inkopen met verschillende thema s in Den Haag Team IIU in samenwerking met de rijksacademie Team IIU, in samenwerking met BZK en de rijksacademie December 2013 Internationaal Expertmeeting verlichting in Den Haag Pro-LITE Oktober 2013 Workshop transport TRANSFORM November 2013 High Level workshop UK en Nederland Eerste kwartaal 2013 Nog te plannen bijeenkomsten (optioneel) Mogelijk bezoek aan Brussel met een vertegenwoordiging uit de regiegroep, met als doel Kennismaken met het oog op horizon 2020, eu programma dat in 2014 van start gaat, ook met calls innovatiegericht inkopen (Precommercial procurement en Public innovation Procurement) Voorbereiding op de te organiseren high level workshop in het eerste kwartaal Landelijke (netwerk) bijeenkomsten overheid IIU organiseert naast een evenement met landelijke uitstraling de volgende activiteiten: Themagerichte bijeenkomsten in Den Haag Bijeenkomst innovatiegericht inkopen rijksacademie in januari workshops innovatiegericht inkopen tijdens PIANOo congres op 6 juni in Den Bosch Levert een bijdrage over innovaties inkopen tijdens de innovatie-estafette op 12 november 2013 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 13 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

14 Regionale (netwerk) bijeenkomsten overheid Daarnaast organiseert IIU evenementen die zich richten op een regio. In 2013 zullen de volgende regionale bijeenkomsten worden georganiseerd: Regio Eindhoven en Limburg, met als onderwerpen energie in publieke gebouwen en openbare verlichting. Belangrijke samenwerkingspartners zijn gemeente Eindhoven, provincie Noord Brabant en Limburg. Planning: eerste helft Regio Zeeland/Zuid Holland, met als onderwerp de gebouwde omgeving. Planning tweede helft Regio Twente, met als onderwerp gezondheidszorg. Planning tweede helft Bij de uitnodiging voor deze evenementen zal gebruik gemaakt worden van de applicatie Innovatiemarkt: hét online platform dat innovatievraag en aanbod samenbrengt De innovatiemarkt duurzame innovaties heeft als doel aanbieders, (MKB) bedrijven, en potentiële overheidsklanten voor duurzame innovatie bij elkaar te brengen. Overheden kunnen aangeven waar ze op korte of lange termijn naar zoeken. Bedrijven kunnen etaleren wat ze kunnen leveren. De applicatie is inmiddels operationeel. In 2013 zal het gebruik van de door overheden en bedrijven en kennisinstellingen verder gestimuleerd worden. Figuur 1: Innovatiemarkt 14 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

15 Aandachtspunten voor het online platform in 2013 zijn: Het zoveel mogelijk aanpassen van het platfomr aan de richtlijnen van de overheid. Daarbij zal gekozen worden voor een pragmatische aanpak. Het promoten van de Innovatiemarkt en het vooral aantrekken van vragende partijen - via de nieuwsbrief innovatiegericht inkopen - via een gerichte mailing - een prijsvraag voor kinderen half juni 2013 Het inzetten van de innovatiemarkt voor marktontmoetingen en bijeenkomsten Ontwikkeling online instrumentenkoffer voor innovatiegericht inkopen Ontwikkeling online instrumentenkoffer Met de instrumentenkoffer wil EZ een online platform ontwikkelen die overheden in staat stelt om haar inkoopproces zo in te richten dat het ontwikkelen en toepassen van innovatieve oplossingen mogelijk worden. Dat gebeurt door het aanbieden van concrete instrumenten. In 2013 wordt een on line platform, de instrumentenkoffer met 10 instrumenten die voor IIU een nieuwe pijler is om onze boodschap uit te dragen. Gestreefd wordt naar het in gebruik nemen van dit platform in juni In onderstaande tabel is een overzicht van deze instrumenten gegeven. Figuur 2: Doelgroepen programma Inkoop innovatie Urgent De instrumenten zijn te verdelen in: 1. strategische verkenning en ontwikkeling 2. voorbereiding van een innovatiegerichte inkoop via bijvoorbeeld marktparticpatie 3. doorlopen van de aanbesteding om innovatiegericht in te kopen met de concurrentie gerichte dialoog, het innovatiegerichte bestek. 4. instrumenten tijdens de uitvoering. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 15 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

16 Daarnaast zijn er rekeninstrumenten, die gedurende het innovatiegerichte inkoopproces worden gebruikt, zoals life cycle costing en risicomanagement. Ieder instrument bestaat uit een korte beschrijving van het instrument, formats, tips en trucs en een concrete casus, bij voorkeur ook uit het programma inkoop innovatie urgent. In het systeem worden structuren ontwikkeld, die gebruikers in staat stellen om snel hun informatiebehoefte te vervullen. In ieder geval zullen ook 5 tot 6 voorkeurspaden binnen het totale innovatiegerichte inkoopproces ontwikkeld worden, die zullen corresponderen met de te ontwikkelen sturingsmodel Onderzoeken en uitwerken monitoring en financiering Meting innovatiegericht inkopen In maart 2013 werd het onderzoek innovatiegericht inkopen afgerond, waarmee onder meer de indicator innovatiegericht inkopen werd gemeten. Geëvalueerd zal worden hoe het onderzoek geoptimaliseerd kan worden en aangesloten kan worden op de te ontwikkelen sturingsmodel. Over de resultaten van het onderzoek wordt gerapporteerd in de Tweede Kamerbrief van september Rapportage voortgang programma inkoop innovatie urgent Er wordt een rapportage over de voortgang van de projecten in het programma Inkoop Innovatie Urgent ontwikkeld voor de komende vergadering van de regiegroep Inkoop Innovatie Urgent (13 juni 2013). Ontwikkelen sturingsmodel innovatiegericht inkopen Afgesproken wordt om een sturingsmodel innovatiegericht te ontwikkelen, waarbij uitgegaan wordt van de (combinatie van) instrumenten in het inkoopproces, gericht op het inkopen en laten ontwikkelen van innovaties. Ontwikkeling financiële instrumenten Berenschot heeft een eerste verkenning gedaan naar de aanwezigheid en het nut van financiële instrumenten om het inkopen van innovatieve oplossingen te stimuleren. Daaruit blijkt dat dergelijke instrumenten nauwelijks bestaan en wel een stimulerende werking kunnen hebben op innovatiegericht inkopen. Onderzocht wordt op welke manier dergelijke instrumenten een boost kunnen geven aan innovatiegericht inkopen en in welke vorm dit haalbaar is Tweede Kamerbrief innovatiegericht inkopen In september wordt aan de Tweede Kamer gerapporteerd over de voortgang van innovatiegericht inkopen. Tevens zal een voorstel gedaan worden voor het geven van een boost aan innovatiegericht inkopen via sturingsmodel en financiële instrumenten. Zoals uit eerdere deelresultaten blijkt, wordt gestreefd naar het afronden van de elementen voor de Tweede Kamerbrief in juni Aansluiten op dossiers binnen de directie Ondernemerschap Het MT van de directie Ondernemerschap heeft aangegeven de aansluiting tussen de verschillende dossiers van de directie te willen ontwikkelen. Die aansluiting ligt met name in het benutten van het bedrijfsleven als lead customer. Binnen innovatiegericht inkopen ligt in ieder geval al het plan om bedrijven als hoofdaannemer van opdracht in de bouw en verlichting uit te werken. Dat zal uitgevoerd worden in de context van het internationale project TRANSFORM en in het project duurzaam bouwen Ontwikkelen kennis en resultaten via Europese projecten en trajecten In Europa is aanbesteden en innovatie een speerpunt. AgentschapNL en PIANOo leveren een bijdrage 16 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

17 aan de volgende Europese projecten op het gebied van precommercieel aanbesteden (PCP) en aanbesteden van innovaties (PPI)Europese projecten: PCP CHARM, ook opgenomen in inkoop innovatie urgent SILVER, ook opgenomen in inkoop innovatie urgent TRANSFORM Pro-Lite Ontwikkeling Europees netwerk Daarnaast nemen gemeenten, zoals Rotterdam en Eindhoven deel aan Europese projecten waar inkoop en innovatie samenkomen. De volgende resultaten worden in 2013 opgeleverd in Europese projecten: ontwikkeling Europees platform State of the Art Reports openbare verlichting en transport Europese award lead customer 2 nieuwsbrieven 2 precommerciele trajecten waarbij bedrijven gevraagd worden om met voorstellen te komen om respectievelijk een verkeerscentrale (CHARM) en oplossingen voor meer zorg met minder handen te ontwikkelen (Silver) Door actieve deelname krijgen we: financiering voor inkooptrajecten van de overheid kennis en ervaring. Dat is belangrijk voor ontwikkeling van onze eigen instrumenten. Denk aan de rol van bouwbedrijven als hoofdaannemer in grote projecten als onderwerp in de workshop TRANSFORM, verzorgd door de gemeente Rotterdam en PIANOo. Kennis en ervaringen over de state of the art op voor ons cruciale onderwerpen, zoals transport en verlichting. een goed netwerk, dat ons in staat stelt - overheden te attenderen op internationale precommerciële en commerciële inkooptrajecten. - het Nederlandse bedrijfsleven optimaal te informeren over deelname aan de internationale uitvragen in europese projecten. Daarnaast zijn EZ en Agentschap NL betrokken bij het vormgeven van innovatiegericht inkopen in Horizon Op deze wijze kunnen we onze Nederlandse kennis en ervaring inbrengen en invloed uitoefenen op de wijze hoe deze instrumenten in Europees verband worden ingezet. Gestreefd wordt naar een goede plek voor innovatiegericht inkopen in de nieuwe operationele programma s voor de europese structuurfondsen. Daarmee bereiken we een grotere doelgroep binnen de overheid en financiering van projecten. 2.4 Communicatie Voor het slagen van het programma IIU is communicatie uitermate belangrijk. Met de communicatie willen we de volgende resultaten bereiken: Bekendheid met het gedachtegoed innovatiegericht inkopen bij projectleiders, inkopers, managers en bestuurders van de overheid. Bekendheid en management van verwachtingen bij brancheorganisaties, bedrijven en het ministerie van EZ. Meer kennis over wat innovatiegericht is en hoe het proces ingericht kan worden Verbinden van de netwerken binnen de overheid. Verbinden van vraag en aanbod Er wordt een strategie ontwikkeld om de verschillende communicatiemiddelen goed te verbinden en de doelgroep optimaal te bedienen. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 17 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

18 Doelgroepen Inkoop innovatie urgent, de overheid als lead customer heeft de volgende doelgroepen: Overheidsorganisaties, zowel nationaal als regionaal. Politici, beleidsmakers, projectmanagers en inkopers Bedrijven, die ook een rol als lead customer spelen Brancheorganisaties, topsectoren Binnen EZ: - Specialisten agentschapnl - Minister - Topsectoren Pers, FD vakbladen Communicatiemiddelen Per doelstelling kunnen de volgende communicatiemiddelen worden ingezet: Gedachtegoed innovatiegericht inkopen verspreiden Folder innovatiegericht inkopen Animatie en presentatie innovatiegericht inkopen Via de instrumentenkoffer Regionale bijeenkomsten Website en applicaties Artikelen in vakbladen Twitter, Linkedin en Facebook Projectenboek Overheden stimuleren PIANOo-desk innovatiegericht inkopen Netwerken in programma inkoop innovatie urgent: onderlinge afspraken en netwerkbijeenkomsten Trainingen rijksacademie Bijeenkomsten op maat Vraag en aanbod bij elkaar brengen Innovatiemarkt Marktontmoetingen Ontwikkeling materiaal, ook voor de website In 2013 is de folder Hoe krijgen innovaties een kans... ontwikkeld. Daarnaast wordt een verbindende animatie ontwikkeld, waar ook de leden van de regiegroep een bijdrage aan zullen leveren. Artikelen Periodiek zullen korte artikelen geschreven worden over een project of instrument, die in sectorbladen en inkooptijdschriften worden gepubliceerd. In 2013 is een bijdrage voorzien aan het periodiek van NEVI zorg. De artikelen richten zich op het verspreiden van het gedachtegoed, bewustwording en het positieve attitude ten aan zien van het thema innovatiegericht inkopen. 18 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

19 3. Organisatie Figuur 3: In onderstaand schema is de organisatie van het programma IIU weergegeven. 3.1 Regiegroep inkoop innovatie urgent Rol en taken regiegroep 1. De regiegroep is verantwoordelijk voor het programma IIU. Daarbij gaat het om de volgende zaken: De regie voeren op de projecten binnen de boegbeeldthema s Sponsor zijn van één tot maximaal drie innovatiegerichte projecten in de boegbeeldthema s. Sponsor zijn houdt in: - enkele malen per jaar een gesprek voeren met de projectleider/het aanspreekpunt - het ondersteunen van het halen van de mijlpalen in het project - het zo nodig zorgen voor draagvlak van het project bij ander overheden en bedrijven door te bemiddelen op bestuurlijk of topambtelijk niveau. - het zo nodig fungeren als gezicht naar buiten van het project, bijvoorbeeld bij formele communicatie. - verwachte inspanning ongeveer 2 uur per maand gemiddeld per project Voortgang monitoren via een jaarlijks uit te brengen rapportage. Jaarlijks zal ook opnieuw bekeken worden welke projecten afvallen dan wel toegevoegd kunnen worden. 2. Innovatiegericht inkopen op de kaart zetten bij de overheid: stimuleren van het gedachtegoed van innovatiegericht inkopen in het eigen netwerk. De thematische projecten kunnen als voorbeeld dienen en een kennisbasis gaan vormen voor verdere toepassing en uitwerking in overheidsorganisaties. laten organiseren van één overkoepelende bijeenkomst per jaar. laten ontwikkelen van instrumenten voor innovatiegericht inkopen, zoals life cycle costing, risicomanagement. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 19 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

20 De regiegroep wordt ondersteund door het projectteam IIU. De aanspreekpunten/projectleiders van de boegbeeldprojecten komen uit verschillende overheidsorganisaties en zijn verantwoordelijk voor het initiëren en de voortgang van projecten binnen deze programma s. Deze projecten zijn opgenomen in bijlage Team innovatiegericht inkopen Innovatiegericht inkopen valt onder de directie Ondernemerschap, met als verantwoordelijk MT-lid Paul Thewissen. Het team innovatiegericht inkopen bestaat uit: Paul Thewissen, verantwoordelijk vanuit managementteam Ondernemerschap Marieke van Putten, ministerie van Economische Zaken, projectleider inkoop innovatie urgent Lisa van de Voort, ministerie van Economische Zaken, plaatsvervangend projectleider Carla Dekker, Agentschap NL, Zorg en SBIR Maggie Foss, ministerie van Economische Zaken, communicatie, innovatiemarkt, website IIU, social media Anita Nout, Agentschap NL, duurzame energie en duurzaam bouwen Ruben Prins, Agentschap NL, CHARM, instrumentenkoffer Take Padding, verbinding tussen duurzaam en innovatiegericht inkopen De meeste medewerkers werken een deel van hun tijd voor het project. Figuur 4: Doelgroepen programma Inkoop innovatie Urgent 20 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

21 4. Planning In onderstaande tabel zijn de mijlpalen van het project opgenomen. Onderdeel Planning Programma inkoop innovatie urgent Verbinden ambassadeurs en projectleiders januari en februari 2013 Rapporteren stand van zaken mei 2013 Eerste projectresultaten eind begin 2015 Case studies eind begin 2015 Initiatie nieuwe projecten continue Instrumentenkoffer Eerste instrumenten januari/februari 2013 Instrumentenkoffer gereed najaar 2013 Vullen instrumentenkoffer 2013 Tweede Kamerbrief, met inbegrip van onderzoek financiële instrumenten en sturingsmodel Inventarisatie financiële instrumenten eind september 2013 Uitwerken sturingsmodel vanuit instrumentenkoffer eind september 2013 Ontwikkelen Tweede Kamerbrief eind september 2013 Marktontmoetingen Openbare verlichting 2 oktober 2013 Zorg oktober 2013 Duurzame Bouw najaar 2013 Matchmaking Urban Space 14 februari 2013 Innovatiemarkt duurzame innovaties Uitbouw en promotie 2013 Bijeenkomsten Twente eind 2013 Zuid Holland en Zeeland tweede helft 2013 Eindhoven 2 oktober 2013 Landelijk evenement september 2013 Communicatie Communicatiestrategie 2013 augustus 2013 Folder innovatiegericht inkopen maart 2013 Animatie en projectenboek eind september 2013 Nieuwsbrief innovatiegericht inkopen eind september 2013 Bijeenkomsten regiegroep 4 e bijeenkomst regiegroep november 2013 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 21 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

22 5. Bijlagen Bijlage 1: Organisatie Regiegroep Naam Jan Hendrik Dronkers (voorzitter) Pieter Cloo Peter Bongaerts Siep Eilander Caroline Gehrels Rob de Jong Marijke van Hees Huub Hieltjes Marjan Hammersma Ruud Koornstra Paul van der Kroon Bertholt Leeftink Monique List Amandus H. Lundqvist Koen de Snoo Wouter Stolwijk EZ, Annemieke Traag Marieke van Putten Organisatie &/ functie I&M, DG RWS Veiligheid en Justitie Directeur Beleid FME-CWM BZK, directeur Faciliteiten Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk wethouder in Amsterdam Ministerie van defensie, directeur Beleid bij Defensie Materieel Organisatie (DMO) wethouder Enschede Bestuurslid Unie van Waterschappen Ministerie van OC&W, DG Cultuur en Media duurzame ondernemer Liaison RWS EZ, DG Bedrijfsleven en Innovatie wethouder Eindhoven boegbeeld voor de topsector HTSM I&M, Directeur Leefbaarheid directeur PIANOo D66 gedeputeerde bij de provincie Gelderland projectleider Aanspreekpunten boegbeeldthema s Boegbeeldthema Duurzame mobiliteit, energie en smart grid Dynamisch Verkeersmanagement Facilitair Management en interieur gebouwen Gebouwde omgeving, gevels en daken Gezondheidszorg Grondstoffenschaarste Management van watersystemen Veiligheid Aanspreekpunt Frans van Beek, BZK Frans op de Beek, RWS Ab Tetteroo, BZK Richard Ruijtenbeek, gemeente Rotterdam Jantsje op de Hoek, kennispark Twente Arnoud Passenier, IenM Joan Prummel BZK Sjaak de Wit, Rijkswaterstaat Heleen den Brabander, EZ 22 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

23 Team innovatiegericht inkopen Activiteiten Algemeen Projectleiding en algemene zaken Meting en sturingsmodel Sturingsmodel Boegbeeldthema s Duurzame mobiliteit, energie en smart grid Dynamisch Verkeersmanagement Facilitair Management en interieur gebouwen Gebouwde omgeving, gevels en daken Gezondheidszorg Circulaire economie/grondstoffenschaarste Management van watersystemen Veiligheid Overige activiteiten Communicatie Verkenning lead customership bedrijven Aanspreekpunt Marieke van Putten en als vervanger Lisa Van de Voort Lisa Van de Voort en Marieke van Putten Lisa Van de Voort en Marieke van Putten Anita Nout Marieke van Putten Marieke van Putten Marieke van Putten en Anita Nout Carla Dekker Take Padding en Kim Kalleveen Marieke van Putten Ruben Prins Maggie Foss en Annette Gravendeel Kim Kalleveen, Saskia de Smit en Marieke van Putten Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. 23 Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24

24 Bijlage 2: Overzicht knelpunten Hieronder een overzicht van knelpunten, gebaseerd op ervaring van het projectteam IIU en opgesplitst naar perspectief vanuit bedrijven en vanuit overheden. Vanuit gezichtspunt bedrijven: a. Interne organisatie: Grote bedrijven zijn vaak risicomijdend, mede door gebrek aan afstemming tussen beleid en inkoop. Grote bedrijven zijn nu meestal geen lead customer van juiste toeleveranciers, dit kan beter. Kleine bedrijven met weinig ervaring met inkoopproces van overheden hebben moeite om adequaat in te spelen op de behoefte/vraag. b. Externe oriëntatie: De samenwerking in de keten en met name tussen (kleine) bedrijven kan beter. Bedrijven kunnen hun roadmaps niet goed richten door onvoldoende inkoopstrategie en richting vanuit de overheid. Ook in dit stadium kunnen standaards al een rol spelen of het in het vooruitzicht stellen van aanbestedingen met vragen die de markt prikkelen (forward commitment procurement). Daarbij gaat het om vroegtijdige marktparticipatietrajecten, zoals de participatie van bedrijven in Point-One/HTAS in het traject van RWS op het gebied van dynamisch verkeersmanagement. Niet in staat zijn om goede alternatieven te ontwikkelen voor vragen van de overheid. Er is sprake van marktfalen; omdat de overheid de markt onvoldoende prikkelt door versnippering van de vraag, door vragen naar de bekende weg of bekende partijen, of door onkunde om de juiste vraag te stellen en juiste randvoorwaarden. Ook is er onvoldoende alertheid van de inkopende partij om innovatieve oplossingen uit te vragen. Hier kan SBIR een rol spelen, het in het vooruitzicht stellen van grotere opdrachten en het ontwikkelen van normen en standaards. Denk aan de sensortechnologie die ontwikkeld wordt in het kader van de dijkbewaking. Het ontbreken van proeftuinen in de fase waarin prototype gereed is, bijvoorbeeld een proef met een nieuwe toepassing die de luchtkwaliteit in tunnels verbetert; het kost te veel tijd en moeite om producten geaccepteerd te krijgen. De innovatie haalt niet de eerste inkoop, maar legt het af tegen staande oplossingen, past niet in de reikwijdte van de opdracht. Hangt ook samen met risicomijdend gedrag van overheden en bedrijven, bij grote opdrachten de hoofdaannemer. De fase van opschaling, veel producten en diensten bereiken nooit de fase van geaccepteerde oplossing, bijvoorbeeld een nieuwe, energiezuinige HR ketel, die opgeschaald wordt in een renovatie van 1000 woningen. Zonder opschaling heeft een eerste inkoop weinig nut en veel energie vanuit bedrijfsleven en overheid wordt teniet gedaan. Voor opschaling is vaak ook aanpassen van normen en standaards nodig. Vanuit gezichtspunt overheden: a. Interne organisatie: Inkoopstrategie: onvoldoende strategie die zich op de lange termijn richt, waar sta je over 4 jaar? De wens van de overheid om innovaties te benutten voor hun eigen, strategische doelstellingen is de belangrijkste succesfactor voor inkoop van innovaties. Daarbij is verschuiving nodig van productdenken naar procesdenken. Organisatie: Inkoop is niet cyclisch, ervaringen worden onvoldoende meegenomen, geen multidisciplinair team die alle aspecten overziet en dat ook na het tekenen van het contract actief is. Daardoor geen impuls voor vernieuwing en toetsen of partijen daadwerkelijk innovaties kunnen implementeren. Gaat het mis, dan gaat het goed mis. Teveel ontwikkelvragen vanuit innovatie en beleid, niet gekoppeld aan inkoop. Zie je ook bij SBIR, staat soms los van inkoop. 24 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd :24