Aanbesteding Telefonie

Transcriptie

1 Aanbesteding Telefonie Aanbestedingsleidraad Kenmerk: Datum: 21 augustus 2014 Status: definitief Procedure: Europees openbaar Contactpersoon: N. Karremans team Inkoop & Aanbestedingen Pagina 1 van 22

2 Inhoud 1 Algemeen Inleiding Aanbestedingsprocedure Kader opdrachtgever Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied Duurzaam inkopen Social Return Scope aanbesteding Achtergrond aanbesteding Beschrijving onderwerp aanbesteding Samenvoegen van opdrachten / Verdeling in percelen Optie varianten Samenwerking NexCT Planning aanbestedingsprocedure Contactpersoon en inlichtingen Contactpersoon Vragen voor de nota van inlichtingen Nota van Inlichtingen Klachtenmeldpunt Voorschriften voor inschrijving Locatie indiening en adressering Inschrijvingstermijn en opening Eisen aan de inschrijving Combinaties Eén keer inschrijven Concernverhoudingen Inschrijfvergoeding Verplichtingen van inschrijvers inzake arbeid Overige voorwaarden Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid Kwaliteitsborging Duurzaamheid Beroepsbevoegdheid Beroep op derden Gunningscriteria Overzicht gunningscriteria Toelichting gunningcriteria G1 - Kosten G2 Beschikbaarheid G3 Gebruikersondersteuning G4 Implementatieplan Beoordelingsprocedure op hoofdlijnen Beoordelen inschrijvingen Beoordelingsmethodiek Mededeling gunningsbeslissing en bezwaar Heropening aanbestedingsprocedure Pagina 2 van 22

3 1 Algemeen 1.1 Inleiding Voor u ligt de aanbestedingsleidraad Telefonie van de gemeente Haarlemmermeer. Met deze aanbestedingsprocedure is de gemeente Haarlemmermeer (hierna ook aangeduid als aanbestedende dienst ) voornemens één partij te selecteren voor een geïntegreerde oplossing voor vaste telefonie en mobiele telefonie en -data en daarmee samenhangende diensten. U vindt in deze aanbestedingsleidraad informatie over de aanbestedende dienst, de opdracht die wordt aanbesteed, eisen die aan de inschrijver worden gesteld en de wijze waarop de aanbestedende dienst de inschrijvingen beoordeelt. 1.2 Aanbestedingsprocedure Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. De aanbesteding is een Europese openbare procedure. De aankondiging van de opdracht is geplaatst op: (Supplement op het officiële Publicatieblad van de Europese Unie) Kader opdrachtgever Met meer dan inwoners behoort Haarlemmermeer tot de twintig grootste gemeenten van Nederland. Er zijn 26 dorpen en kernen die verspreid liggen over een gebied van hectare. Kenmerkend voor de gemeente is de diversiteit: grootschaligheid tegenover kleinschaligheid, verstedelijkt gebied tegenover platteland, hightech tegenover ambachtelijke teelt. De gemeente verkeert in een constant proces van vernieuwing: door de uitbreiding van Schiphol en door de aanleg van infrastructuur, bedrijventerreinen en woongebieden, maar ook door de investeringen in groen en recreatie. Als vestigingsplaats voor bedrijven geldt Haarlemmermeer nationaal en internationaal als toplocatie. Er werken ongeveer 980 fte bij de gemeente Haarlemmermeer. Zie ook De ambitie van de gemeente Haarlemmermeer is om één van de beste servicegemeenten van Nederland te worden. Een gemeente waar de klant, bedrijven en instellingen niet alleen centraal staan, maar zich ook daadwerkelijk begrepen en geholpen voelen. Onze ambities zijn samengebracht in een organisatie-inrichting en cultuuromslag, waarbij de vragen van klanten en professionele dienstverleningsprocessen leidend zijn. Samenwerking, samenhang en externe oriëntatie zijn hierbij vanzelfsprekend. 1.4 Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied De aanbestedende dienst verzorgd ook de ICT dienstverlening voor de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Hieronder vallen ook de vaste en mobiele telefonie/data. De gebruikers van de omgevingsdienst (+/- 350) vallen binnen het huidige contract en maken ook onderdeel uit van de scope van deze aanbesteding en van het contract dat op basis van deze aanbesteding gesloten zal worden. De omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied is gevestigd in Zaandam. Pagina 3 van 22

4 1.5 Duurzaam inkopen De gemeente Haarlemmermeer vindt duurzaamheid belangrijk en wil waar mogelijk een voortrekkersrol vervullen door het goede voorbeeld te geven. Met al haar diensten, bedrijven en 26 kernen kan de gemeente effectieve duurzaamheid bevorderen, onder andere door zoveel mogelijk in te kopen volgens het principe van recycling (Cradle-to-Cradle). De gemeente Haarlemmermeer heeft de ambitie om bij elk inkoop- en aanbestedingstraject duurzaamheidaspecten mee te nemen. Dit betekent dat we bij al onze inkopen en aanbestedingen relevante criteria toepassen conform de eisen en wensen van Agentschap NL. Deze criteria hebben veelal betrekking op milieuaspecten, politiek/economische en sociaal-maatschappelijke aspecten 1.6 Social Return De gemeente Haarlemmermeer streeft ernaar om een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van het arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid. Dit houdt in dat de gemeente Haarlemmermeer Social Return opneemt in de aanbestedingen waar dat toepasbaar is. Onder Social Return wordt verstaan het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Naast banen zijn andere invullingen ook mogelijk, bijvoorbeeld gericht op het vergroten van kennis en expertise ten behoeve van deze doelgroep door bijvoorbeeld opleidingen en trainingen. Om het doel van Social Return te bereiken kunnen opdrachtnemers die zelf in hun bedrijfsvoering een vorm van Social Return toepassen dit niet in mindering brengen op het gevraagde percentage % inzet Social Return. Het gaat hier om een wederzijds proces waarbij van de doelgroepen1 inzet wordt verwacht en waar van de werkgevers wordt verwacht dat zij ook iets teruggeven aan de samenleving. De gemeente Haarlemmermeer staat hier tussen en zal waar mogelijk een faciliterende en ondersteunde rol bieden. De inzet van deze mensen is primair de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer die, om te voldoen aan de contractvoorwaarden verantwoordelijk is voor de werving en plaatsing van de kandidaten. Het is uiteraard de verantwoordelijkheid van de gemeente Haarlemmermeer om in samenwerking met de markt een realiseerbare en haalbare voorwaarde te stellen. Bij sociale doelen is het van belang dat beide partijen de voordelen hiervan inzien. Vanuit deze houding is de kans voor het succesvol toepassen van Social Return het meest aanwezig. Voor meer informatie en de mogelijkheden ten aanzien van Social Return verwijzen wij naar bijlage L. 1 Doelgroepen zijn: WWB-klanten, NUG-klanten, SW-werknemers, WIA- en Wajong-gerechtigden, voortijdige schoolverlaters en klanten van het UWVWERKbedrijf. Pagina 4 van 22

5 2 Scope aanbesteding 2.1 Achtergrond aanbesteding Per 16 december 2014 loopt de huidige overeenkomst van de gemeente Haarlemmermeer voor mobiele telefonie en -data af. De overeenkomst voor vaste telefonie is maandelijks opzegbaar. Met deze aanbesteding wil de gemeente Haarlemmermeer één contractpartij selecteren die vaste telefonie en mobiele telefonie/data gaat verzorgen voor de aanbestedende dienst. De looptijd van de te sluiten overeenkomst is 24 maanden met een optie tot verlenging van maximaal 2 keer 12 maanden. De ingangsdatum van de overeenkomst is 16 december Beschrijving onderwerp aanbesteding De opdracht betreft de volledige verzorging van de vaste en mobiele telefonie/data voor de gebruikers binnen de gemeente Haarlemmermeer en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Op dit moment betreft het ongeveer 1557 mobiele abonnementen. De opdracht bestaat minimaal uit: Het leveren van mobiele telefonie/data abonnementen inclusief eventuele migratie van SIMkaarten; Het leveren en beheren van SIP-trunk(s) voor de aansluiting op de publieke netwerken voor vaste telefonie en mobiele telefonie / data; Het implementeren van geïntegreerde vaste en mobiele telefonie (via MS Lync); Het verzorgen van gebruikersondersteuning bestaande uit: o Het uitleveren van SIM-kaarten en toestellen; o Beantwoorden van gebruikersvragen; o Het verhelpen van storingen; o Het repareren en vervangen van defecte toestellen; Het verzorgen van management-/sturingsinformatie; In aanvulling op bovenstaande activiteiten is de aanbestedende dienst voornemens om een Choose Your Own Device concept te implementeren. Op het moment dat dit wordt geïmplementeerd dient de te selecteren opdrachtnemer dit volledig te verzorgen voor de aanbestedende dienst. Voor een meer nauwkeurige omschrijving wordt verwezen naar het programma van eisen (Bijlage A) en de conceptovereenkomst (Bijlage B). Op de opdracht zullen de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Haarlemmermeer 2013 (Bijlage C) van toepassing zijn. 2.3 Samenvoegen van opdrachten / Verdeling in percelen Vanwege de samenhang tussen vaste en mobiele telefonie en de vereiste integratie daarvan in het kader van plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft de aanbestedende dienst vaste en mobiele telefonie samengevoegd in één aanbesteding en één contract. Gezien de aard van de dienstverlening en de samenhang is het niet gewenst de opdracht wordt opgedeeld in percelen. Er zijn voldoende marktpartijen die een geïntegreerde oplossing voor vaste en mobiele telefonie kunnen leveren. 2.4 Optie varianten Het aanbieden van varianten is niet toegestaan. Pagina 5 van 22

6 2.5 Samenwerking NexCT Voor de implementatie van MS Lync werkt de aanbestedende dienst samen met de firma NexCT gevestigd in Amstelveen. NexCT is verantwoordelijk voor de werkende oplevering van de Lync omgeving bij de aanbestedende dienst, tot en met de Gateway waarop de te selecteren opdrachtnemer dient aan te sluiten met de door haar te leveren SIP-trunk(s). Bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten heeft de aanbestedende dienst gebruik gemaakt van de expertise van NexCT op het gebied van MS Lync. De samenwerking in het kader van deze aanbesteding is op 9 juli 2014 ten einde gekomen. Tussen de aanbestedende dienst en NexCT is geheimhouding overeen gekomen ten aanzien van alle informatie die tussen partijen is uitgewisseld. Tevens is overeengekomen dat NexCT niet als inschrijver of adviseur van een (mogelijke) inschrijver zal optreden in het kader van deze aanbesteding. Pagina 6 van 22

7 3 Planning aanbestedingsprocedure In onderstaande tabel is de planning van de aanbestedingsprocedure weergegeven. De gemeente Haarlemmermeer behoudt zich het recht voor om deze planning aan te passen. Omschrijving Datum Publicatie aanbesteding via TenderNed ( 21 augustus 2014 Sluitingsdatum indienen schriftelijke vragen voor de eerste Nota van Inlichtingen. [voor 14.00uur] 3 september 2014 Publicatie eerste Nota van Inlichtingen 12 september 2014 Sluitingsdatum indienen schriftelijke vragen voor de tweede Nota van 23 september 2014 Inlichtingen. [voor 14.00uur] Publicatie tweede Nota van Inlichtingen 3 oktober 2014 Indienen inschrijvingen [voor 14.00uur] 16 oktober 2014 Mededeling voornemen tot gunnen (start Alcateltermijn 20 dagen) 31 oktober 2014 Definitieve gunning 20 november 2014 Ingangsdatum contract 16 december 2014 Indien de uitkomst van de aanbesteding ertoe leidt dat er nieuwe SIM-kaarten in de mobiele toestellen geplaatst moeten worden dient dit inclusief nummerportering voor 16 december 2014 gerealiseerd te zijn door de te selecteren opdrachtnemer. Dit is een fatale datum. De te selecteren opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de tijdige migratie. De aanbestedende dienst zal hieraan maximale medewerking verlenen. Pagina 7 van 22

8 4 Contactpersoon en inlichtingen 4.1 Contactpersoon Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding geschiedt uitsluitend per gericht aan de contactpersoon van de gemeente, onder vermelding van het onderwerp. De gegevens zijn opgenomen in onderstaande tabel. Contactpersoon Onderwerp Postadres Niels Karremans Aanbesteding Telefonie Postbus 250, 2130 AG Hoofddorp 4.2 Vragen voor de nota van inlichtingen U kunt tot de in hoofdstuk 3 genoemde data vragen stellen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten. Dit kan uitsluitend per op bovenstaand adres, gericht aan de bij 4.1 vermelde contactpersoon. Voor het stellen van vragen dient u gebruik te maken van het formulier dat als bijlage D is bijgevoegd. U dient het formulier als Excel-bestand zonder beveiligingen toe te sturen Een inschrijver kan de aanbestedende dienst in een later stadium niet tegenwerpen dat bepalingen, voorschriften of criteria niet duidelijk zijn, indien inschrijver daarover geen vraag heeft gesteld. 4.3 Nota van Inlichtingen De vragen met bijbehorende antwoorden zullen geanonimiseerd in een nota van inlichtingen worden opgenomen en uiterlijk op de in hoofdstuk 3 genoemde data op gepubliceerd. Indien u via deze site de documenten heeft gedownload, ontvangt u een automatische melding als de nota van inlichtingen is toegevoegd. De nota( s) van inlichtingen maken integraal onderdeel uit van de aanbesteding. 4.4 Klachtenmeldpunt De gemeente Haarlemmermeer heeft conform de Uniforme Klachtenregeling Aanbesteden een klachtenmeldpunt ingericht. Klachten over deze aanbesteding kunnen worden ingediend bij het meldpunt Klachtenafhandeling Aanbesteden van de gemeente Haarlemmermeer op het adres [email protected] De klacht bevat de volgende gegevens: de naam en adres van de ondernemer, de dagtekening, de aanduiding van de aanbesteding, de klacht en de wijze waarop het knelpunt volgens de ondernemer zou kunnen worden verholpen. De ondernemer ontvangt een ontvangstbevestiging met vermelding van de behandeltermijn. Pagina 8 van 22

9 5 Voorschriften voor inschrijving 5.1 Locatie indiening en adressering De inschrijving dient te worden geadresseerd als volgt: NIET OPENEN Gemeente Haarlemmermeer Aanbesteding Telefonie T.a.v.: Niels Karremans, team I&A Raadhuisplein TZ Hoofddorp De offerte kan ook worden afgegeven bij de centrale receptie op de locatie Raadhuisplein 1 te Hoofddorp. Daar wordt een ontvangstbewijs afgegeven. Deze offerte dient op papier te worden ingediend, alsmede digitaal (pdf-bestanden) op een USB-stick. Voor een checklist en de wijze waarop de inschrijving ingedeeld dient te worden, wordt verwezen naar bijlage E. U dient uw financiële aanbieding inclusief onderbouwing alleen schriftelijk in te dienen in een separate gesloten envelop. De financiële aanbieding dient niet op de bijgevoegde USB-stick geplaatst te worden. De digitale kopie van de inschrijving dient geen informatie met betrekking tot uw financiële aanbieding te bevatten. De inschrijving dient uiterlijk donderdag 16 oktober 2014 om 14.00uur te zijn ontvangen op voormelde locatie. Inschrijvingen die per fax of per worden ingediend, worden terzijde gelegd. 5.2 Inschrijvingstermijn en opening Te laat ontvangen inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. Het risico van niet tijdige ontvangst van de inschrijvingen is - ongeacht de oorzaak - voor rekening van de inschrijver. Het is voor inschrijvers niet mogelijk om bij de opening van de inschrijvingen aanwezig te zijn. 5.3 Eisen aan de inschrijving Ten aanzien van de inschrijving gelden voorts de volgende eisen: Inschrijver wordt dringend verzocht zijn inschrijving overzichtelijk en verzorgd in bijvoorbeeld mappen in te dienen (er mag géén losse documentatie worden bijgevoegd), op volgorde, gescheiden door tabbladen en voorzien van een aanduiding als genoemd in bijlage E. De digitale kopie dient op identieke wijze ingedeeld te worden. Alle geldbedragen dienen te worden vermeld in Euro, exclusief omzetbelasting; Er mag geen wijziging aangebracht worden in voorgeschreven formats en modellen; De inschrijving dient in overeenstemming te zijn met het programma van eisen. Inschrijvers dienen door middel van ondertekening van het programma van eisen expliciet te verklaren dat zij hiermee akkoord gaan; De verklaringen dienen door een vertegenwoordigingsbevoegde persoon te worden ondertekend. Pagina 9 van 22

10 5.4 Combinaties Een samenwerkingsverband van ondernemers (hierna: combinatie) kan een inschrijving indienen. Er is geen bijzondere rechtsvorm vereist. Elke combinant is in geval van gunning - hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen welke voortvloeien uit de ingevolge de onderhavige aanbesteding gesloten overeenkomst(en). Tevens dient vermeld te worden bij welk lid van de combinatie als penvoerder zal optreden. Deze punten zijn opgenomen in de Eigen Verklaring. Elke combinant dient een Eigen Verklaring in te dienen. 5.5 Eén keer inschrijven Een inschrijver mag slechts één keer inschrijven, hetzij zelfstandig, hetzij in combinatie of hoofdonderaanneming. Wordt in strijd met vorenstaande gehandeld, dan zijn de betreffende inschrijvingen ongeldig. 5.6 Concernverhoudingen Van een concern mag zich slechts één rechtspersoon inschrijven. Meer rechtspersonen van een concern kunnen wel tezamen in de vorm van een combinatie inschrijven. Onder concern wordt verstaan: een rechtspersoon tezamen met haar dochtermaatschappijen in de zin van artikel 24a, Boek 2, Burgerlijk Wetboek. Wordt in strijd met vorenstaande gehandeld, dan wordt uitsluitend de inschrijving in behandeling genomen, die het eerst door de aanbestedende dienst is ontvangen. Is niet vast te stellen welke inschrijving het eerst is ontvangen, dan geeft loting de doorslag. 5.7 Inschrijfvergoeding Er is geen sprake van een inschrijfvergoeding. 5.8 Verplichtingen van inschrijvers inzake arbeid Door het doen van een inschrijving verklaren inschrijvers dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in art. 2.81, tweede lid van de Aanbestedingswet Kennis omtrent die bepalingen, alsmede bepalingen met betrekking tot belastingen en milieubescherming, kunnen gegadigden, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij: de Belastingdienst, het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Pagina 10 van 22

11 6 Overige voorwaarden a. Het indienen van een inschrijving door inschrijver houdt in dat deze met de bepalingen uit deze aanbestedingsleidraad en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten (waaronder de conceptovereenkomst) instemt. b. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen. c. Een inschrijving die niet geheel voldoet aan de gestelde eisen, voorwaarden en voorschriften en/of niet alle gevraagde documenten bevat, kan als ongeldig worden aangemerkt en worden uitgesloten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. In het geval van een gebrek dat eenvoudig te herstellen is, kan de aanbestedende dienst de betrokken inschrijver in de gelegenheid stellen om binnen een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe, het gebrek te herstellen. d. Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn verbonden, is ongeldig. e. Voor het indienen van een inschrijving zullen geen kosten worden vergoed, tenzij dit uitdrukkelijk is bepaald in deze aanbestedingsleidraad. f. Correspondentie en ontvangen inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. g. De aanbestedende dienst is niet verplicht interne documenten, zoals resultaten van evaluaties, evenals adviezen over de beoordeling, aan inschrijvers bekend te maken. h. De voertaal tijdens en na deze aanbesteding is het Nederlands. Schriftelijke stukken (waaronder begrepen ) dienen derhalve ook gesteld te zijn in het Nederlands. i. Varianten zijn niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk in deze aanbestedingsleidraad is bepaald. j. Aan de opdrachtverstrekking kan geen enkel recht tot eventuele vervolgopdrachten worden ontleend. k. De aanbestedende dienst behoudt zicht het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk of voorwaardelijk (bijvoorbeeld onder de voorwaarde dat van de bevoegde instanties de vereiste vergunningen zijn verkregen) te gunnen en tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijver heeft hierbij geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins. l. De aanbestedingsdocumenten dienen vertrouwelijk te worden behandeld en mogen door inschrijver slechts aan medewerk(st)ers worden getoond, die voor het indienen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. Er mag niet op enigerlei wijze aan derden kennis worden gegeven van de gegevens, die in dit verband door of namens de aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt (behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor het indienen van de inschrijving). De vertrouwelijkheid zal ook in acht worden genomen, indien de inschrijving niet tot gunning zal leiden m. Inschrijver verklaart deze aanbieding gestand te doen gedurende 50 dagen na sluiting van de inschrijftermijn. Indien tegen de gunningsbeslissing van de gemeente bezwaar wordt gemaakt zal de inschrijvers worden verzocht de geldigheid van de inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort gedingvonnis. n. Indien een inschrijving abnormaal laag lijkt, zowel de totaalprijs als de prijzen voor de afzonderlijke onderdelen verzoekt de aanbestedende dienst een verduidelijking over de samenstelling van de betreffende inschrijving. Manipulatieve inschrijvingen zijn niet toegestaan en leiden tot uitsluiting. Van een manipulatieve inschrijving is onder andere sprake als de beoordelingssystematiek zodanig wordt gemanipuleerd dat het daarmee beoogde doel wordt verstoord, zoals bijvoorbeeld het aanbieden van realistische prijzen. Pagina 11 van 22

12 o. De prijs staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst. Eventuele prijs of tariefsaanpassingen zijn slechts mogelijk voor zover dat in de conceptovereenkomst is bepaald. p. Op deze opdracht zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Haarlemmermeer 2013 van toepassing. Door het indienen van een inschrijving wijst de inschrijver uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af. Pagina 12 van 22

13 7 Uitsluitingsgronden De aanbestedende dienst beoordeelt over toepassing van de uitsluitingsgronden als vermeld op de Eigen verklaring onder 2 (dwingende uitsluitingsgronden) en/of onder 3 (de relevante facultatieve uitsluitingsgronden voor deze specifieke opdracht). De Eigen Verklaring is opgenomen als bijlage I. De aanbestedende dienst vraagt bewijsmiddelen (zie hieronder) op bij de inschrijver die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt om de Eigen Verklaring te verifiëren en om te beoordelen of zich een grond voor uitsluiting voordoet. De bewijsmiddelen dienen na het verzoek binnen 7 dagen te worden ingediend. De bewijsmiddelen voor de uitsluitingsgronden vermeld op de Eigen Verklaring zijn: - Een gedragsverklaring aanbesteden niet ouder dan 2 jaar op het moment van inschrijving - Een uittreksel uit het handelsregister niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijving - Een verklaring van de belastingdienst niet ouder dan 6 maanden op het tijdstip van inschrijving De aanbestedende dienst aanvaardt ook gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat die een gelijkwaardig doel dienen of waaruit blijkt dat de uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is. Indien een uitsluitingsgrond op inschrijver van toepassing is, dient deze aan te geven welke feiten zich hebben voorgedaan of zich voordoen, de omvang ervan en welke maatregelen inschrijver heeft genomen om herhaling te voorkomen en het geschonden vertrouwen te herstellen. De aanbestedende dienst kan afzien van toepassing van (een van) de dwingende en of facultatieve uitsluitingsgronden om redenen genoemd in artikel 2.88 Aanbestedingswet Pagina 13 van 22

14 8 Geschiktheidseisen 8.1 Geschiktheidseisen In dit hoofdstuk vindt u een beschrijving van de geschiktheidseisen die worden gesteld en de bewijsmiddelen die na verzoek moeten worden ingediend om aan te tonen dat u aan de geschiktheidseisen voldoet. De aanbestedende dienst vraagt bewijsmiddelen op bij de inschrijver die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt. De bewijsmiddelen dienen na een verzoek binnen 7 kalenderdagen te worden ingediend. Een inschrijving die niet voldoet aan de geschiktheidseisen is ongeldig en wordt terzijde gelegd 8.2 Financiële en economische draagkracht Nr. Verzekering Bewijsstuk F1 Inschrijver dient te beschikken over een aansprakelijkheidsverzekering bedrijven (AVB) met een dekking van tenminste 0,5 miljoen per gebeurtenis tot een maximum van 1 miljoen per jaar. Een kopie van een polis van de verzekering dient na een verzoek daartoe te worden ingediend. Bij combinaties: Dit bewijs dient door iedere deelnemer in een combinatie na een verzoek daartoe te worden ingediend 8.3 Technische bekwaamheid Nr. Kerncompetenties Bewijsstuk T1 Inschrijver dient ervaring te hebben met de realisatie van een geïntegreerde oplossing voor vaste en mobiele telefonie in een vergelijkbare situatie als bij de aanbestedende dienst. Inschrijver dient één referentieproject te overleggen waarbij inschrijver een geïntegreerde oplossing voor vaste en mobiele telefonie heeft gerealiseerd waarbij de communicatie via Microsoft Lync verloopt. T2 Inschrijver dient ervaring te hebben met het ontzorgen van een opdrachtgever op het gebied van gebruikersondersteuning. Inschrijver dient één referentieproject te overleggen waarbij inschrijver de volledige ondersteuning van gebruikers verzorgd. De ondersteuning dient minimaal te bestaan uit: - Het uitleveren van geconfigureerde toestellen en SIM-kaarten; - Het verhelpen van storingen; - Het repareren en vervangen van defecte toestellen. Elke referentieproject moet voldoen aan de volgende eisen: Tijd: De uitvoering moet geheel of gedeeltelijk hebben plaatsgevonden in de afgelopen 3 jaren te rekenen vanaf de uiterste datum van inschrijving. De datum van oplevering / beëindiging is hierbij maatgevend. o Voor T1 geldt dat de opdracht afgerond moet zijn. Pagina 14 van 22

15 o Voor T2 geldt dat de dienstverlening minimaal 12 maanden uitgevoerd moet zijn. Omvang: Het aantal gebruikers waarvoor de vast-mobiel integratie gerealiseerd dient te zijn en waarvoor de gebruikersondersteuning uitgevoerd dient te zijn/worden dient minimaal 500 te zijn. Referentieprojecten dienen bij de inschrijving ingediend te worden! Voor het indienen van de referentieprojecten dient u gebruik te maken van het formulier wat als bijlage F is bijgevoegd bij de aanbestedingsdocumenten. Op verzoek van de aanbestedende dienst dient u binnen 7 kalenderdagen een door de opdrachtgever getekende tevredenheidsverklaring in te dienen. Uit de tevredenheidsverklaring dient helder en eenduidig te blijken dat: Het referentieproject qua aard van de werkzaamheden overeenkomst met de door de aanbestedende dienst gestelde eisen; De werkzaamheden daadwerkelijk door uw organisatie zijn uitgevoerd; De werkzaamheden op correcte wijze en naar volle tevredenheid van de opdrachtgever zijn uitgevoerd; De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande mededeling aan de inschrijver contact op te nemen met de referenten om de opgegeven referenties te verifiëren. 8.4 Kwaliteitsborging Nr. NEN-ISO 9001:2008 Bewijsstuk K1 Inschrijver dient te beschikken over een NEN- EN-ISO 9001:2008 gecertificeerd kwaliteitssysteem of een gelijkwaardig gecertificeerd kwaliteitssysteem. Het certificaat dient te zijn afgegeven door een gecertificeerde instelling, geaccrediteerd door een nationale accreditatie-instelling. In Nederland is dat de Raad voor Accreditatie. Na een verzoek daartoe, dient inschrijver een kopie van een geldig certificaat als hierboven bedoeld te overleggen. Indien dit certificaat geen ISO 9001-certificaat is, dient inschrijver tevens de gelijkwaardigheid aan te tonen. Bij combinaties: Indien inschrijver een combinatie is, dienen alle leden van de combinatie over bedoeld gecertificeerd kwaliteitssysteem te beschikken. 8.5 Duurzaamheid Nr. NEN-ISO Bewijsstuk D1 Inschrijver dient te beschikken over een NEN- EN-ISO gecertificeerd milieumanagementsysteem of een gelijkwaardig gecertificeerd milieumanagementsysteem. Het certificaat dient te zijn afgegeven door een gecertificeerde instelling, geaccrediteerd door een nationale accreditatieinstelling. In Nederland is dat de Raad van Accreditatie. Na een verzoek daartoe, dient inschrijver een kopie van een geldig certificaat als hierboven bedoeld te overleggen. Indien dit certificaat geen ISO certificaat is, dient inschrijver tevens de gelijkwaardigheid aan te tonen. Bij combinaties: Indien inschrijver een combinatie is, dienen alle leden van de combinatie aan te beschikken over bedoeld gecertificeerd milieumanagementsysteem. Pagina 15 van 22

16 8.6 Beroepsbevoegdheid Nr. Inschrijving beroeps- of handelsregister Bewijsstuk F1 Inschrijver dient aan te tonen dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel deze functie. De inschrijver dient het bewijs na een verzoek daartoe te verstrekken. Het bewijs moet de huidige situatie van de onderneming beschrijven en mag op het moment van inschrijving niet ouder zijn dan zes maanden. Bij combinaties: De combinatie of alle combinanten dienen het bewijs na een verzoek daartoe te verstrekken. 8.7 Beroep op derden Indien inschrijver beroep doet op een derde om aan de geschiktheidseisen te kunnen voldoen of in het kader van de selectiecriteria, dient deze aan te tonen dat hij werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van die derden. De ingevulde en ondertekende bijlagen G en/of H dienen op verzoek van de aanbestedende dienst binnen zeven kalenderdagen te worden ingediend. Gaat het om de financiële en economische draagkracht dan is hieraan voldaan indien de derde zich borg stelt voor de nakoming van alle verplichtingen die voortvloeien uit hoofde van de ingevolge deze aanbesteding te sluiten overeenkomst(en). Hiervoor is Verklaring aansprakelijkheid opgenomen, bijlage G. In plaats van een Verklaring aansprakelijkheid, wordt (als de moedermaatschappij de derde is) een verklaring als bedoeld in artikel 2:403, lid 1, onderdeel f, Burgerlijk Wetboek ( 403-verklaring ) geaccepteerd, mits die verklaring ten kantore van het handelsregister is gedeponeerd en de verklaring dezelfde zekerheid biedt als de hierboven bedoelde Verklaring aansprakelijkheid. Indien de 403- verklaring wordt ingetrokken, dient alsnog een Verklaring aansprakelijkheid te worden overgelegd. Als de derde een combinant is, hoeft geen aparte verklaring te overleggen, omdat hierin is voorzien in de Eigen Verklaring (zie bijlage I). Gaat het om de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid, dan dient de inschrijver en de derde een ingevulde en ondertekende Verklaring bekwaamheid derde, bijlage H bij de inschrijving in te dienen. Als de derde een combinant is hoeft geen aparte verklaring te worden overlegd, omdat hierin is voorzien in de Eigen Verklaring (bijlage I). Pagina 16 van 22

17 9 Gunningscriteria 9.1 Overzicht gunningscriteria Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). De aanbestedende dienst hanteert de gunningscriteria die in onderstaande tabel zijn opgenomen en die daarna worden uitgewerkt. Nr. Criterium Subcriterium Wegingsfactor G1 Kosten Totale kosten over drie contractjaren 70% G2 Beschikbaarheid G2.1 Beschikbaarheid telefonienetwerk 7% G2.2 Beschikbaarheid mobiele 3G netwerk 4% G2.3 Beschikbaarheid mobiele 4G netwerk 4% G3 Gebruikersondersteuning Kwaliteit van gebruikersondersteuning 10% G4 Implementatieplan Kwaliteit van het implementatieplan 5% 9.2 Toelichting gunningcriteria G1 - Kosten Voor uw financiële aanbieding dient u het bij de aanbestedingsdocumenten bijgevoegde aanbiedingsformulier (Bijlage J) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Op basis van het door u ingevulde formulier worden de totale kosten over 3 contractjaren berekend. In aanvulling op het aanbiedingsformulier dient u een gespecificeerde open begroting bij te voegen waardoor de aanbestedende dienst inzicht heeft in de opbouw van uw financiële aanbieding. Op basis van deze totale kosten voor de eerste drie contractjaren wordt de score voor gunningscriterium 1 bepaald. Hiervoor wordt onderstaande formule gebruikt: Score G1 = (laagste kosten / kosten betreffende aanbieding) x 70 punten In verband met het feit dat het WLAN (Wifi netwerk) van de aanbestedende dienst bij aanvang van het contract nog niet over voldoende capaciteit beschikt om telefonie via MS Lync betrouwbaar en stabiel af te handelen zal het telefoonverkeer via mobiele telefoons in het eerste contractjaar nog over het GSM netwerk van de te selecteren leverancier verlopen. Nadat het nieuwe WLAN is opgeleverd (waarvoor nu een aanbesteding loopt) zal de aanbestedende dienst ernaar streven dat alle telefoonverkeer via MS Lync gaat verlopen en zal de telefonie via mobiele telefoons binnen de panden van de aanbestedende dienst worden gerouteerd over het eigen Wifi netwerk. In de openbare ruimte zal het telefoonverkeer over het 4G netwerk van de te selecteren opdrachtnemer verlopen. Het GSM verkeer van de aanbestedende dienst zal door deze aanpassing sterk verminderen voor de contractjaar 2 en de eventueel daarop volgende contractjaren. In het aanbiedingsformulier (Bijlage J) is hiermee rekening gehouden. De aantallen gesprekken, SMS berichten en belminuten die in bijlage J zijn opgenomen zijn gebaseerd op informatie uit het verleden en de verwachtingen in de toekomstige situatie. Aan de aantallen zoals vermeld in bijlage J kunnen geen rechten ontleend worden. Pagina 17 van 22

18 9.2.2 G2 Beschikbaarheid Beschikbaarheid van het mobiele en het vaste netwerk wordt door de aanbestedende dienst zeer belangrijk gevonden. Door de vast-mobiel integratie zal het merendeel van het telefoonverkeer binnen de vestigingen van de gemeente op termijn via Lync plaatsvinden, waarbij gebruik gemaakt zal worden van het WLAN van de aanbestedende dienst, waarna de telefonie via de te leveren SIPtrunk(s) naar het telefonienetwerk gerouteerd zal worden. Voor de bereikbaarheid van de aanbestedende dienst is de beschikbaarheid van het telefonienetwerk en de SIP-trunk(s) in de toekomst zeer belangrijk. De aanbestedende dienst onderscheid 3 soorten beschikbaarheid: Beschikbaarheid van het telefonie-netwerk (G2.1) Beschikbaarheid van het mobiele 3G netwerk (G2.2) Beschikbaarheid van het mobiele 4G netwerk (G2.3) G2.1 Beschikbaarheid van het telefonienetwerk Het betreft hier de beschikbaarheid de verbindingen en het netwerk waardoor de aanbestedende dienst via MS Lync kan bellen en via MS Lync gebeld kan worden. Het gaat dus om de beschikbaarheid van de vaste en de mobiele wolk inclusief de door de inschrijver te leveren SIPtrunk(s) waarmee de verbinding tussen het datacenter van de aanbestedende dienst en de vaste en mobiele wolk wordt gerealiseerd. Het betreft derhalve het netwerk tot de Gateway die onder de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst wordt beheerd. In onderstaande afbeelding staat dit schematisch weergegeven. Pagina 18 van 22

19 G2.2 Beschikbaarheid mobiele netwerk 3G Zowel voor telefonieverkeer in het eerste contractjaar (GSM) als voor de daarop volgende contractjaren is de beschikbaarheid van het 3G netwerk van groot belang voor de bereikbaarheid van de aanbestedende dienst. Daarnaast zal er ook steeds meer gebruik gemaakt worden van mobiele data. Het gaat er hierbij om dat het 3G netwerk van de inschrijver beschikbaar is, waardoor de medewerkers mobiele kunnen bellen en mobiele data kunnen gebruiken. G2.3 Beschikbaarheid mobiele netwerk 4G Voor het 4G netwerk geldt hetzelfde als voor het 3G netwerk, waarbij opgemerkt dat de beschikbaarheid van het 4G netwerk voor de aanbestedende dienst met name vanaf het tweede contractjaar zeer belangrijk wordt. Vanaf dat moment gaat de aanbestedende dienst in de openbare ruimte namelijk door middel van MS Lync bellen over het 4G netwerk van de opdrachtnemer. Kwantitatieve beschikbaarheid: U dient voor zowel het vaste netwerk als voor het mobiele netwerk de door u gegarandeerde beschikbaarheid op te geven. U dient hiervoor gebruik te maken van het formulier gegarandeerde beschikbaarheid dat als bijlage K is bijgevoegd bij de aanbestedingsstukken. De aanbestedende dienst eist een minimale beschikbaarheid voor alle netwerken van 99,000%. Indien de door u aangeboden beschikbaarheid lager ligt dan 99,000% is dit niet acceptabel voor de aanbestedende dienst en wordt uw inschrijving terzijde gelegd. Een beschikbaarheid van 99,000% levert 0 punten op, een beschikbaarheid van 100,000% levert u voor de mobiele netwerken 4 punten op en voor het telefonienetwerk 7 punten. Op basis van de door u opgegeven gegarandeerde beschikbaarheid wordt middels een liniaire functie bepaald hoeveel punten u verdiend. De volgende formules worden toegepast: Telefonienetwerk: Score = Opgegeven beschikbaarheid -/- minimale beschikbaarheid x 7 Mobiele Netwerken: Score = Opgegeven beschikbaarheid -/- minimale beschikbaarheid x 4 Kwalitatieve onderbouwing: Zowel voor het vaste netwerk, als voor het mobiele netwerk dient u een onderbouwing in te dienen waarin u beschrijft welke maatregelen zijn getroffen om de door u gegarandeerde beschikbaarheid te realiseren. De beschrijving dient per netwerk maximaal 2 pagina s A4 te omvatten (Arial 10, enkele regelafstand). De aanbestedende dienst zal de ingediende onderbouwingen beoordelen. Indien de onderbouwing onvoldoende zekerheid geeft dat de gegarandeerde beschikbaarheid per netwerk ook daadwerkelijk gerealiseerd zal worden kan de aanbestedende dienst besluiten om geen punten toe te kennen voor de beschikbaarheid. In de beoordeling worden de volgende aspecten meegenomen: Architectuur van de aangeboden oplossingen; Redundantie, single points of failure; Maatregelen bij calamiteiten; Historische beschikbaarheid / ervaringen bij referenten; G3 Gebruikersondersteuning De aanbestedende dienst streeft naar maximale ontzorging van de eigen organisatie en maximale ondersteuning van de gebruikers op het gebied van de mobiele telefonie. U dient in maximaal 5 pagina s A4 (Arial 10, enkele regelafstand) uiteen te zetten op welke wijze u invulling geeft aan de volgende processen: 1) Aanvragen en uitleveringen toestellen / SIM-kaarten; 2) Verhelpen van storingen of defecten aan individuele toestellen / SIM-kaarten; 3) Opzegging / beëindiging van individuele abonnementen; 4) Diefstal of vermissing van toestellen; Pagina 19 van 22

20 Per beschreven proces zal de aanbestedende dienst beoordelen in welke mate wordt voldaan aan de doelstellingen van maximale ontzorging en maximale gebruikersondersteuning wordt voldaan. Er worden scores toegekend op basis van onderstaande tabel: Oordeel Punten Uitstekend 10 Goed 6 Onvoldoende 2 Slecht/niet ingevuld 0 Om de beoordeling te vertalen naar punten worden de beoordelingen van de verschillende processen bij elkaar opgeteld. De inschrijving met het hoogste puntenaantal ontvangt de maximale score van 10 punten. De overige inschrijvers ontvangen punten op basis van onderstaande formule: Score G3 = Behaalde punten / hoogste puntentotaal x G4 Implementatieplan Na definitieve gunning is er sprake van een implementatieperiode waarin de geselecteerde leverancier de dienstverlening op gebied van vaste en mobiele telefonie zal moeten inregelen om tot de gewenste eindsituatie te komen. U dient een SMART beschreven implementatieplan in te dienen waarin u een heldere en complete beschrijving geeft van de activiteiten die uitgevoerd dienen te worden in de implementatieperiode. Het implementatieplan dient maximaal 4 pagina s A4 te omvatten (Arial 10, enkele regelafstand) Het implementatieplan zal worden beoordeeld op basis van de mate waarin invulling wordt gegeven aan onderstaande aspecten: Complete beschrijving van de activiteiten opgedeeld in duidelijke processtappen en concrete oplevermomenten (mijlpalen) Beperkte inspanningen van de ICT-afdeling van de aanbestedende dienst; Minimale inspanningen voor / maximale ondersteuning van gebruikers; Korte doorlooptijd implementatie voor zowel vaste als mobiele telefonie; Er worden per aspect scores toegekend op basis van onderstaande tabel: Oordeel Punten Uitstekend 10 Goed 6 Onvoldoende 2 Slecht/niet ingevuld 0 Om de beoordeling te vertalen naar punten worden de beoordelingen van de verschillende processen bij elkaar opgeteld. De inschrijving met het hoogste puntenaantal ontvangt de maximale score van 5 punten. De overige inschrijvers ontvangen punten op basis van onderstaande formule: Score G4 = Behaalde punten / hoogste puntentotaal x 5 Pagina 20 van 22

21 10 Beoordelingsprocedure op hoofdlijnen 10.1 Beoordelen inschrijvingen Na verloop van de inschrijftermijn worden de inschrijvingen geopend. De financiële aanbiedingen die in een gesloten envelop worden ingediend worden terzijde gelegd totdat de kwalitatieve beoordeling is afgerond. De kwalitatieve beoordeling van de inschrijving vindt plaats door een door de aanbestedende dienst samengestelde beoordelingscommissie bestaande uit minimaal 3 ter zake deskundige personen, onder begeleiding van een inkoopadviseur. De volgorde van beoordeling is als volgt: 1. Eerst wordt vastgesteld of de inschrijvingen compleet zijn en voldoen aan alle formele voorschriften. 2. Vervolgens vindt toetsing plaats aan de hand van uitsluitingsgronden (hoofdstuk 7) en geschiktheidseisen (hoofdstuk 8). 3. De geldige inschrijvingen zullen worden beoordeeld aan de hand van de gunningsciteria. Deze zijn opgenomen in hoofdstuk 9. De procedure van beoordeling staat beschreven in paragraaf 10.2 Van de inschrijver met de hoogste totaalscore worden de bewijsmiddelen opgevraagd ter nadere toetsing op de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en conformiteit met de gestelde voorwaarden. Bij het opvragen vermeldt de aanbestedende dienst een termijn voor het indienen van de bewijsmiddelen van ten minste 7 kalenderdagen. Mochten er twee of meer inschrijvers, door een gelijke totaalscore, in aanmerking komen voor de gunning van de opdracht, dan komt de inschrijver die het hoogste scoort op de kwalitatieve aspecten in aanmerking voor gunning. Is ook deze score gelijk, dan zal middels loting bepaald worden welke van de betrokken inschrijvers in aanmerking komt voor gunning van de opdracht. De betrokken partijen krijgen de mogelijkheid bij de loting aanwezig te zijn Beoordelingsmethodiek De beoordelingscommissie gaat als volgt te werk: 1) De leden van de beoordelingscommissie beoordelen individueel en onafhankelijk van elkaar de ingediende informatie; 2) De individuele beoordelingen worden ingediend en tijdens een consensusoverleg worden de definitieve scores bepaald. Tevens wordt hier de onderbouwing van de scores vastgelegd; 3) Na vaststelling van de definitieve scores op de kwalitatieve aspecten worden de enveloppen met de financiële aanbiedingen geopend en worden deze scores aan de beoordelingsresultaten toegevoegd; 4) De inschrijver met de hoogste score heeft de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan en komt in aanmerking voor gunning van de opdracht; Pagina 21 van 22

22 10.3 Mededeling gunningsbeslissing en bezwaar De gunningsbeslissing zal per brief worden gecommuniceerd. De brief zal tevens per worden toegezonden. In de brief wordt de inschrijver met de hoogste totaalscore verzocht binnen 7 kalenderdagen de bewijsstukken toe te zenden. Indien een inschrijver zich niet kan verenigen met de gunningsbeslissing van de aanbestedende dienst, kan deze bezwaar maken door binnen 20 kalenderdagen na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de Rechtbank Noord- Holland, locatie Haarlem. Deze termijn is een vervaltermijn Heropening aanbestedingsprocedure Indien de overeenkomst wordt ontbonden wegens het niet voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, kan de aanbestedende dienst besluiten de aanbestedingsprocedure te heropenen. De aanbestedende dienst besluit hiertoe alleen als zij de overeenkomst ontbindt: nadat zij de opdrachtnemer binnen zes maanden na opdrachtverlening in gebreke heeft gesteld (en dit leidt tot verzuim), of de opdrachtnemer binnen zes maanden na opdrachtverlening in verzuim is. De aanbestedende dienst gunt de opdracht na heropening aan de inschrijver die dan voor gunning in aanmerking komt, mits de betreffende inschrijver diens aanbieding gestand doet. De aanvankelijk winnende inschrijving wordt buiten beschouwing gelaten. Pagina 22 van 22