Aanbesteding Leaseauto s/wagenparkbeheer. Aanbestedingsleidraad

Transcriptie

1 Aanbesteding Leaseauto s/wagenparkbeheer Aanbestedingsleidraad Datum: 27 mei 2016 Status: Definitief, versie 1.1 Procedure: Europees openbaar 1

2 Inhoud 1 Algemeen 1.1 Inleiding 1.2 Aanbestedingsprocedure 1.3 Opdrachtgever 1.4 Duurzaam inkopen 1.5 Social Return 2 Scope aanbesteding 2.1 Achtergrond aanbesteding 2.2 Beschrijving onderwerp aanbesteding 2.3 Samenvoeging / verdeling in percelen 2.4 Voertuigprofielen 3 Aanbestedingsprocedure en planning 3.1 Aanbestedingsprocedure 3.2 Planning 4 Communicatie en inlichtingen 4.1 Communicatie 4.2 Aanvullende informatie 4.3 Contractdocumenten 5 Voorschriften voor inschrijving 5.1 Indienen van inschrijving 5.2 Inhoud van de inschrijving 5.3 Eisen aan de inschrijving 5.4 Combinaties 5.5 Eén keer inschrijven 5.6 Concernverhoudingen 5.7 Inschrijfvergoeding 5.8 Verplichtingen van inschrijvers inzake arbeid 6 Overige voorwaarden 7 Uitsluitingsgronden 8 Geschiktheidseisen 8.1 Geschiktheidseisen 8.2 Financiële en economische draagkracht 8.3 Kerncompetenties 8.4 Beroepsbevoegdheid 8.5 Beroep op derden 9 Gunningscriteria 9.1 Economisch meest voordelige inschrijving 9.2 Gunningscriteria 9.3 Beoordeling gunningscriteria 10 Beoordelingsprocedure op hoofdlijnen 10.1 Beoordelen inschrijvingen 10.2 Mededeling gunningsbeslissing en bezwaar 10.3 Heropening aanbestedingsprocedure BIJLAGEN 2

3 1 Algemeen 1.1 Inleiding Voor u ligt de aanbestedingsleidraad Leaseauto s/wagenparkbeheer van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord (RUD NHN). Met deze aanbestedingsprocedure is de RUD NHN (hierna ook aangeduid met aanbestedende dienst ) voornemens één opdrachtnemer te selecteren voor het sluiten van een raamovereenkomst voor het op basis van operational lease met open calculatie en het leveren van een geschikt wagenpark. U vindt in deze aanbestedingsleidraad informatie over de aanbestedende dienst, de opdracht die wordt aanbesteed, eisen die aan de inschrijver worden gesteld en de wijze waarop de aanbestedende dienst de inschrijvingen beoordeelt. 1.2 Aanbestedingsprocedure Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. De aanbesteding is een Europese openbare procedure. De aankondiging van de opdracht is geplaatst op Opdrachtgever Per juli 2013 is de oprichting van de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord een feit. De milieudiensten Regio Alkmaar, Kop van Noord-Holland, West Friesland en de provincie Noord- Holland zijn per 1 januari 2014 in deze regionale organisatie gefuseerd stond in het teken van alle voorbereidingen om in 2014 een succesvolle operationele organisatie van start te kunnen laten gaan. De RUD NHN is in 2014 daadwerkelijk van start gegaan als een 'no-nonsens' organisatie in de uitvoering van haar taken. Met 130 specialisten onder 1 dak verrichten wij onze taken zo efficiënt mogelijk. Bij de RUD NHN zijn onder andere bodemspecialisten, handhavers, vergunningverleners, juristen, klimaatspecialisten en geluidsspecialisten werkzaam. In onze bedrijfsmatige aanpak staat de klant centraal. Het gebied van de RUD NHN bestaat uit 17 gemeenten met in totaal bijna inwoners. Kenmerkend van de regio NHN is het overwegend landelijke karakter met een aantal grote gemeenten zoals Alkmaar, Hoorn, Den Helder en Schagen. Het is een zeer uitgestrekt gebied met meer dan inrichtingen die vallen onder de Wabo en de Wet milieubeheer. Er zijn veel bedrijven in de agrarische sector, zoals bloembollen(export)bedrijven en glastuinbouwbedrijven. Het midden- en kleinbedrijf is zeer sterk vertegenwoordigd met daarnaast enkele grotere bedrijvencomplexen met relatief weinig (zware) industrie. 1.4 Duurzaam inkopen De RUD NHN vindt duurzaamheid belangrijk en heeft bij elke inkoop aandacht voor duurzaamheid. Deze aanbesteding draait om het leveren en operationeel houden van een wagenpark. Een onderwerp dat per uitstek geschikt is om duurzaamheidsaspecten in mee te nemen. Duurzaamheid maakt dan ook een belangrijk onderdeel uit van de eisen die in het kader van deze aanbesteding gesteld worden. Daarnaast kunt u nog duurzaamheidsaspecten aangeven waarop u zich onderscheidt. 1.5 Social Return De RUD NHN hecht waarde aan het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Indien passend oefent de RUD NHN door middel van inkopen en aanbesteden invloed uit op de bedrijfsvoering van de gecontracteerde Ondernemer en zet deze aan tot het aanbieden van(leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Dit aanbestedingsinstrument wordt ook wel Social Return on Investment (SROI). Gezien de aard van de dienstverlening die onderwerp is van deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst bepaald dat Social Return niet toepasbaar is. Hiervoor zijn dan ook geen eisen of gunningcriteria bepaald. 3

4 2 Scope aanbesteding 2.1 Achtergrond aanbesteding Het huidige wagenpark wordt eveneens ingezet op basis van een operational lease contract. Deze overeenkomsten lopen in januari 2017 af. Het huidige wagenpark is ingezet door de Provincie Noord-Holland en daarnaast bestaat het huidige wagenpark van de RUD NHN uit een 4-tal poolauto s. Met de overgang naar de RUD NHN is de inzet van een nieuw wagenpark noodzakelijk geworden omdat de huidige inzet verouderd is. Bij het nieuwe wagenpark zal net zo als bij het huidige gekeken worden naar de functionele behoefte. 2.2 Beschrijving onderwerp aanbesteding Doel van deze aanbesteding is het selecteren van één opdrachtnemer. Met deze opdrachtnemer zal een raamovereenkomst gesloten worden voor 4 jaar, met maximaal 2 verlengingsopties van één jaar. De opdrachtnemer dient onder de condities van de raamovereenkomst op verzoek van de aanbestedende dienst voertuigen te leveren. Het aantal, merk en type voertuigen zal door de aanbestedende dienst nader bepaald worden. Het is mogelijk dat de aanbestedende dienst bij het bepalen van het merk en type in te zetten voertuigen advies vraagt aan de opdrachtnemer. De opdracht omvat in hoofdzaak de volgende activiteiten: Het adviseren over de in te zetten voertuigen; Het leveren van door de aanbestedende dienst bestelde voertuigen, waarbij de door de aanbestedende dienst zich het recht voorhoud zelf kortingen te bedingen welke dienen te worden doorberekend als deze voordeliger zijn als die van de opdrachtnemer; Het leveren en in stand houden van een ritregistratiesysteem dat voldoet aan de vanuit de fiscale wetgeving gestelde eisen; Het operationeel en in goede staat houden van het geleverde wagenpark; Coördinatie en administratieve afwikkelingen van preventief- en correctief onderhoud, schadeafhandeling en boetes; Het verzekeren van het wagenpark. In het bijgevoegde document Programma van Eisen (bijlage H staat in detail uitgewerkt wat de aanbestedende dienst qua dienstverlening verwacht van de te selecteren opdrachtnemer. De raamovereenkomst is in concept bijgevoegd als bijlage J. In aanvulling op de raamovereenkomst zijn de Algemene inkoopvoorwaarden RUD NHN 2014 van toepassing (bijlage K). 2.3 Samenvoeging / verdeling in percelen Er is bij deze opdracht geen sprake van een samenvoeging van opdrachten. Het betreft één integrale opdracht voor het leveren van leaseauto s op basis van full operational lease met open calculatie, hetgeen een eenduidige activiteit is. Er is niet gekozen voor een verdeling in percelen. Marktpartijen zijn erop ingesteld om de volledige dienstverlening die onderwerp is van deze raamovereenkomst te verzorgen. Een verdeling in percelen zou leiden tot minder effectiviteit en efficiency. 2.4 Voertuigprofielen De aanbestedende dienst heeft op basis van haar behoefte en ervaringen de voertuigprofielen opgesteld, zie bijlage I. De opgave van het aantal voertuigen is op basis van de huidige inzichten. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Na gunning van de opdracht en tegen het einde van de looptijd van de huidige voertuigen zal de aanbestedende dienst bepalen hoeveel en welke voertuigen daadwerkelijk afgenomen zullen worden. Hierbij houdt de aanbestedende dienst de mogelijkheid open om afwijkende voertuigen af te nemen. De opdrachtnemer zal mogelijkerwijs benaderd worden om hierover te adviseren. De voertuigen die aangeboden dienen te worden staan benoemd en gespecificeerd in bijlage I. 4

5 3 Aanbestedingsprocedure en planning 3.1 Aanbestedingsprocedure De verwachte contractwaarde van deze raamovereenkomst ligt boven de Europese drempelwaarde van ,-. De aanbestedende dienst zal deze raamovereenkomst daarom Europees aanbesteden. De aanbestedende dienst heeft gekozen voor de openbare procedure. Hoewel er naar verwachting vele marktpartijen zijn die de gevraagde dienstverlening kunnen leveren is de verwachting (mede op basis van ervaringen bij andere aanbestedende diensten) dat het aantal partijen dat inschrijft relatief beperkt zal zijn. In aanvulling daarop zijn er geen zwaarwegende redenen om het aantal inschrijvers middels voorselectie te beperken, omdat de inspanningen die samenhangen met het opstellen van een inschrijving relatief beperkt zijn voor inschrijvers. 3.2 Planning Onderstaand is de planning voor deze aanbesteding weergegeven. Deze planning is op basis van de huidige inzichten opgesteld en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Indien er gedurende de aanbesteding wijzigingen optreden in de planning, dan wordt u hierover onverwijld geïnformeerd. Processtap Datum Verzenden aankondiging van opdracht (via 17 april 2016 Uiterste datum voor het stellen van vragen 9 mei 2016 Uiterste datum beschikbaar stellen Nota van inlichtingen 27 mei 2016 Sluitingstermijn voor indienen van de inschrijving 17 juni om uur Opening van de inschrijvingen Direct na 17 juni uur Beoordeling van de inschrijvingen 17 juni t/m 30 juni 2016 Mededeling van de Gunningsbeslissing (voornemen tot gunning) 30 juni 2016 Bezwaartermijn 1 juli t/m 20 juli 2016 Verificatiebespreking winnende inschrijver Gedurende bezwaartermijn Gunningsbeslissing (definitieve gunning) 21 juli 2016 Ondertekenen raamovereenkomst Eind juli 2016 Aflevering eerste voertuigen Januari Communicatie en inlichtingen 4.1 Communicatie Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding geschiedt uitsluitend via TenderNed ( 4.2 Aanvullende informatie Als potentiële inschrijver voor deze aanbesteding heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen ten aanzien van de door de aanbestedende dienst gepubliceerde documenten. U dient deze vragen te stellen via TenderNed. De aanbestedende dienst zal de gestelde vragen ook via TenderNed beantwoorden. De vragen en antwoorden zijn voor alle partijen inzichtelijk. In de planning in hoofdstuk 3 staat weergegeven tot welke datum u vragen kunt stellen en wat de uiterste datum van beantwoording door de aanbestedende dienst is. De aanbestedende dienst zal zich inspannen om vragen op zo kort mogelijke termijn te beantwoorden en niet tot de uiterste datum wachten met de beantwoording. Dit om ervoor te zorgen dat u op zo kort mogelijke termijn over de benodigde informatie beschikt voor het uitwerken van uw aanbieding. 4.3 Contractdocumenten Zoals ook beschreven in paragraaf 2.2 van deze aanbestedingsleidraad heeft de aanbestedende dienst een conceptovereenkomst opgesteld en verwezen naar de Algemene Inkoopvoorwaarden. U heeft de mogelijkheid om tijdens de fase voor het stellen van vragen ook vragen te stellen ten aanzien van deze documenten en eventuele wijzigingsvoorstellen te doen. De aanbestedende dienst zal deze vragen en wijzigingsvoorstellen overwegen en eventuele aanpassingen toepassen op de contractdocumenten. Na de uiterste datum voor beantwoording zijn de contractuele voorwaarden definitief en bindend. 5

6 5 Voorschriften voor inschrijving 5.1 Indienen van inschrijving U dient uw inschrijving in te dienen via TenderNed ( voor de in paragraaf 3.2 genoemde datum en tijd. Het tijdig indienen van de inschrijving is de verantwoordelijkheid van de inschrijver. De aanbestedende dienst is nooit verantwoordelijk voor niet tijdige ontvangst van uw inschrijving. Inschrijvingen die niet tijdig zijn ingediend worden niet meegenomen in de beoordeling. 5.2 Inhoud van de inschrijving In bijlage A staat beschreven uit welke documenten uw aanbieding dient te bestaan. Bij de documenten staat weergegeven of het betreffende document verplicht ingediend moet worden of dat het optioneel is (afhankelijk van uw inschrijving). 5.3 Eisen aan de inschrijving Ten aanzien van de inschrijving gelden voorts de volgende eisen: U dient bij het indienen van de documenten de volgorde en nummering aan te houden zoals weergegeven in bijlage A. Alle ingediende documenten dienen in PDF-format te zijn; Alle geldbedragen dienen te worden vermeld in Euro, exclusief omzetbelasting; Er mag geen wijziging aangebracht worden in voorgeschreven formats en modellen; De inschrijving dient in overeenstemming te zijn met het programma van eisen; De verklaringen dienen door een vertegenwoordigingsbevoegde persoon te worden ondertekend. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van die persoon moet blijken uit het uittreksel uit het nationale beroeps/handelsregister en eventueel een aanvullende schriftelijke machtiging. 5.4 Combinaties Een samenwerkingsverband van ondernemers (hierna: combinatie) kan een inschrijving indienen. Er is geen bijzondere rechtsvorm vereist. Elke combinant is in geval van gunning - hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen welke voortvloeien uit de ingevolge de onderhavige aanbesteding gesloten overeenkomst(en). Tevens dient vermeld te worden bij welk lid van de combinatie als penvoerder zal optreden. Deze puntenzijn opgenomen in de Eigen Verklaring. Elke combinant dient een Eigen Verklaring in te dienen. 5.5 Eén keer inschrijven Een inschrijver mag slechts één keer inschrijven, hetzij zelfstandig, hetzij in combinatie of hoofdonderaanneming. Wordt in strijd met vorenstaande gehandeld, dan zijn de betreffende inschrijvingen ongeldig. 5.6 Concernverhoudingen Van een concern mag zich slechts één rechtspersoon inschrijven. Meer rechtspersonen van een concern kunnen wel tezamen in de vorm van een combinatie inschrijven. Onder concern wordt verstaan: een rechtspersoon tezamen met haar dochtermaatschappijen in de zin van artikel 24a, Boek 2, Burgerlijk Wetboek. Wordt in strijd met vorenstaande gehandeld, dan wordt uitsluitend de inschrijving in behandeling genomen, die het eerst door de aanbestedende dienst is ontvangen. Is niet vast te stellen welke inschrijving het eerst is ontvangen, dan geeft loting de doorslag. 5.7 Inschrijfvergoeding De aanbestedende dienst stelt geen inschrijfvergoeding beschikbaar. 5.8 Verplichtingen van inschrijvers inzake arbeid Door het doen van een inschrijving verklaren inschrijvers dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in art. 2.81, tweede lid van de Aanbestedingswet Kennis omtrent die bepalingen, alsmede bepalingen met betrekking tot belastingen en milieubescherming, kunnen gegadigden, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij: de Belastingdienst, het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, 6

7 6 Overige voorwaarden a. Het indienen van een inschrijving door inschrijver houdt in dat deze met de bepalingen uit deze aanbestedingsleidraad instemt. b. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren en de opgegeven referenten te benaderen. c. Een inschrijving die niet geheel voldoet aan de gestelde eisen, voorwaarden en voorschriften en/of niet alle gevraagde documenten bevat, kan als ongeldig worden aangemerkt en worden uitgesloten van deelneming aan de aanbestedingsprocedure. In het geval van een gebrek dat eenvoudig te herstellen is, kan de aanbestedende dienst de betrokken inschrijver in de gelegenheid stellen om binnen een termijn van twee werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe, het gebrek te herstellen. d. Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn verbonden, is ongeldig. e. Correspondentie en ontvangen inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. f. De aanbestedende dienst is niet verplicht interne documenten, zoals resultaten van evaluaties, evenals adviezen over de beoordeling, aan inschrijvers bekend te maken. g. De voertaal tijdens en na deze aanbesteding is het Nederlands. Schriftelijke stukken (waaronder begrepen ) dienen derhalve ook gesteld te zijn in het Nederlands. h. Varianten zijn niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk in deze aanbestedingsleidraad is bepaald. i. Aan de opdrachtverstrekking kan geen enkel recht tot eventuele vervolgopdrachten worden ontleend. j. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk of voorwaardelijk (bijvoorbeeld onder de voorwaarde dat van de bevoegde instanties de vereiste vergunningen zijn verkregen) te gunnen en tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijver heeft hierbij geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins. k. De aanbestedingsdocumenten dienen vertrouwelijk te worden behandeld en mogen door inschrijver slechts aan medewerk(st)ers worden getoond, die voor het indienen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. Er mag niet op enigerlei wijze aan derden kennis worden gegeven van de gegevens, die in dit verband door of namens de aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt (behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor het indienen van de inschrijving). De vertrouwelijkheid zal ook in acht worden genomen, indien de inschrijving niet tot gunning zal leiden. l. Inschrijver verklaart deze aanbieding gestand te doen gedurende 50 dagen na sluiting van de inschrijftermijn. Indien tegen de gunningsbeslissing van de de RUD NHN bezwaar wordt gemaakt zal de inschrijvers worden verzocht de geldigheid van de inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort gedingvonnis. m. Indien een inschrijving abnormaal laag lijkt, zowel de totaalprijs als de prijzen voor de afzonderlijk onderdelen verzoekt de aanbestedende dienst een verduidelijking over de samenstelling van de betreffende inschrijving. Manipulatieve inschrijvingen zijn niet toegestaan en leiden tot uitsluiting. Van een manipulatieve inschrijving is onder andere sprake als de beoordelingssystematiek zodanig wordt gemanipuleerd dat het daarmee beoogde doel wordt verstoord, zoals bijvoorbeeld het aanbieden van onrealistische prijzen. n. De prijs staat vast gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Eventuele prijs of tariefsaanpassingen zijn slechts mogelijk voor zover dat in de raamovereenkomst is bepaald. o. Op deze opdracht zijn de Algemene inkoopvoorwaarden RUD NHN 2013 van toepassing. Door het indienen van een inschrijving wijst de inschrijver uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af. 7

8 7 Uitsluitingsgronden De aanbestedende dienst beoordeelt over toepassing van de uitsluitingsgronden als vermeld op de Eigen verklaring onder 2 (dwingende uitsluitingsgronden) en/of onder 3 (de relevante facultatieve uitsluitingsgronden voor deze specifieke opdracht). De Eigen Verklaring is opgenomen als bijlage B. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor bewijsmiddelen (zie hieronder) op te vragen bij de inschrijver die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt om de Eigen Verklaring te verifiëren en om te beoordelen of zich een grond voor uitsluiting voordoet. De bewijsmiddelen dienen na het verzoek binnen 7 dagen te worden ingediend. De bewijsmiddelen voor de uitsluitingsgronden vermeld op de Eigen Verklaring zijn: Een gedragsverklaring aanbesteden niet ouder dan 2 jaar op het moment van inschrijving Een uittreksel uit het handelsregister niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijving Een verklaring van de belastingdienst niet ouder dan 6 maanden op het tijdstip van inschrijving De aanbestedende dienst aanvaardt ook gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat die een gelijkwaardig doel dienen of waaruit blijkt dat de uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is. Indien een uitsluitingsgrond op inschrijver van toepassing is, dient deze aan te geven welke feiten zich hebben voorgedaan of zich voordoen, de omvang ervan en welke maatregelen inschrijver heeft genomen om herhaling te voorkomen en het geschonden vertrouwen te herstellen. De aanbestedende dienst kan afzien van toepassing van (een van) de dwingende en of facultatieve uitsluitingsgronden om redenen genoemd in artikel 2.88 Aanbestedingswet Geschiktheidseisen 8.1 Geschiktheidseisen In deze paragraaf vindt u een beschrijving van de geschiktheidseisen die worden gesteld en de bewijsmiddelen die na verzoek moeten worden ingediend om aan te tonen dat u aan de geschiktheidseisen voldoet. De aanbestedende dienst vraagt bewijsmiddelen op bij de inschrijver die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt. De bewijsmiddelen dienen na een verzoek binnen 7 dagen te worden ingediend. Een inschrijving die niet voldoet aan de geschiktheidseisen is ongeldig en wordt uitgesloten van verdere deelneming aan de aanbestedingsprocedure. 8.2 Financiële en economische draagkracht Verzekering Inschrijver dient te beschikken over een aansprakelijkheidsverzekering bedrijven (AVB) met een dekking van minimaal 1 miljoen per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen. Een certificaat van de verzekering dient na een verzoek daartoe te worden ingediend. Bij combinaties dient dit bewijs door iedere deelnemer in een combinatie na een verzoek daartoe te worden ingediend. 8.3 Kerncompetenties Kerncompetentie Inschrijver dient ervaring te hebben met het, op basis van full operational lease, beheren van een wagenpark bestaande uit tenminste 10 voertuigen. Inschrijver dient één referentie te overleggen die voldoet aan de gestelde eisen. De uitvoering van de opdracht dient geheel of gedeeltelijk te hebben plaatsgevonden in de afgelopen 3 jaar, gerekend vanaf de uiterste datum van indiening. Inschrijver dient minimaal 12 maanden zelf uitvoering gegeven te hebben aan de opdracht. De referentieprojecten dienen conform het model referentieprojecten (zie bijlage C) bij de inschrijving te worden ingediend. Na een verzoek daartoe dienen de door referenten getekende verklaringen te worden ingediend, waaruit blijkt: dat u de werkzaamheden zoals door u omschreven in de referenties daadwerkelijk heeft uitgevoerd, en dat de opdrachtgevers tevreden zijn over de door uitgevoerde werkzaamheden. 8.4 Beroepsbevoegdheid Inschrijving beroepsregister Inschrijver dient aan te tonen dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel deze functie. De inschrijver dient het bewijs bij inschrijving te verstrekken. Het bewijs moet de huidige situatie van de onderneming beschrijven en mag op het moment van inschrijving niet ouder zijn dan zes maanden. Bij combinaties dienen alle combinanten het bewijs na een verzoek daartoe te verstrekken. 8

9 8.5 Beroep op derden Indien inschrijver beroep doet op een derde om aan de geschiktheidseisen te kunnen voldoen of in het kader van de selectiecriteria, dient de inschrijver dit te vermelden in de Eigen Verklaring (onderdeel 8). De inschrijver dient aan te tonen dat hij werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van die derden. De ingevulde en ondertekende bijlagen C en/of D dienen na een verzoek daartoe te worden ingediend. Gaat het om de financiële en economische draagkracht dan is hieraan voldaan indien de derde zich borg stelt voor de nakoming van alle verplichtingen die voortvloeien uit hoofde van de ingevolge deze aanbesteding te sluiten overeenkomst(en). Hiervoor is Verklaring aansprakelijkheid opgenomen, bijlage D. In plaats van een Verklaring aansprakelijkheid, wordt (als de moedermaatschappij de derde is) een verklaring als bedoeld in artikel 2:403, lid 1, onderdeel f, Burgerlijk Wetboek ( 403-verklaring ) geaccepteerd, mits die verklaring ten kantore van het handelsregister is gedeponeerd en de verklaring dezelfde zekerheid biedt als de hierboven bedoelde Verklaring aansprakelijkheid. Indien de 403-verklaring wordt ingetrokken, dient alsnog een Verklaring aansprakelijkheid te worden overgelegd. Als de derde een combinant is, hoeft geen aparte verklaring te overleggen. Gaat het om de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid, dan dient de inschrijver en de derde een ingevulde en ondertekende Verklaring bekwaamheid derde, bijlage E, bij de inschrijving in te dienen. Als de derde een combinant is hoeft geen aparte verklaring te worden overlegd. 9 Gunningscriteria 9.1 Economisch meest voordelige inschrijving De raamovereenkomst wordt gegund aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is de inschrijver die met zijn inschrijving: - voldoet aan alle gestelde eisen als beschreven in de Verklaring van conformiteit, bijlage G; en - de hoogste totaalscore behaald op de gunningscriteria, zoals beschreven in paragraaf Gunningscriteria Om tot een eindscore te komen en de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving te kunnen bepalen, hanteert de aanbestedende dienst zes gunningscriteria. Gunningscriterium 1: Prijs voor Leaseauto s/wagenparkbeheer, wegingspercentage: 40% Hiervoor dient u bijgevoegd Prijsformulier, bijlage F, in te vullen en te ondertekenen. U dient de voertuigen conform het gestelde in bijlage I Voertuigprofielen aan te bieden. Het Prijsformulier dient volledig gespecificeerd te zijn waarbij alle kostencomponenten die van toepassing zijn worden opgevoerd. De prijsaanbieding dient compleet te zijn. De aanbestedende dienst accepteert geen kosten die niet zijn opgevoerd in uw prijsaanbieding. De aanbestedende dienst vraagt per voertuig een calculatie uit bij drie verschillende kilometrages. Van de door u aangeboden maandelijkse leasetarieven bij de verschillende kilometrages wordt het gemiddelde maandelijkse leasebedrag bepaald. De inschrijvingen worden vergeleken op basis van fictieve jaarkosten. De fictieve jaarkosten van uw inschrijving worden berekend door het gemiddelde maandelijkse leasebedrag per voertuigprofiel te vermenigvuldigen met het verwachte aantal af te nemen voertuigen waarvoor het leasetarief geldt en met het aantal maanden per jaar (12 maanden). In het Prijsformulier worden op basis van de door u opgegeven maandelijkse leasetarieven automatisch de fictieve jaarkosten bepaald. Deze zijn exclusief de brandstofvoorschotten. Uw inschrijving wordt terzijde gelegd indien tenminste één van de onderstaande criteria van toepassing is op uw financiële aanbieding: - Het Prijsformulier is niet volledig ingevuld; - Het Prijsformulier is niet rechtsgeldig ondertekend; - De door u aangeboden voertuigen voldoen niet aan de opgegeven profielen - Het Prijsformulier is aangepast, waardoor uw inschrijving niet meer vergelijkbaar is met andere Inschrijvingen. Gunningscriterium 2: Aantoonbare kwaliteit van wagenparkbeheer, wegingspercentage: 20% De aanbestedende partij ziet voordelen in een open calculatie. Hierbij zullen de meer en minder kosten verrekend worden op diverse momenten. Om te kunnen beoordelen wat de werkelijke resultaten zijn geweest van de afgelopen vijf jaar vragen wij u om vijf verifieerbare calculaties en werkelijk resultaat van soortgelijke voertuigen als in de aangegeven voertuigprofielen. 9

10 Gunningscriterium 3: Duurzaamheid, wegingspercentage: 5% De aanbestedende dienst heeft aandacht voor duurzaamheidsaspecten. Geef op maximaal 1 x A4 aan hoe actief u bent op het gebied van duurzaamheid en het beperken van milieubelasting. U kunt daarbij denken aan de volgende onderwerpen: - De duurzaamheid van uw eigen bedrijfsvoering (MVO), zo mogelijk met concrete voorbeelden; - Op welke manier u de aanbestedende dienst kunt adviseren op het gebied van een duurzaam wagenparkbeheer, zo mogelijk met voorbeelden van advisering uit uw huidige praktijk; - Welke concrete acties u al onderneemt of kunt invoeren voor een zo duurzaam mogelijk wagenparkbeheer, liefst met voorbeelden uit de afgelopen jaren. Gunningscriterium 4: Het passend zijn van het wagenpark op de aangeboden profielen, wegingspercentage: 20% De aanbestedende dienst gaat er in principe vanuit dat de opdrachtnemer het wagenpark selecteert. Bij dit criteria wordt getoetst of de opdrachtnemer in staat is een op de profielen passend wagenpark aan te bieden. Geef bij dit punt aan waarom u de bij gunningscriteria 1 aangeboden auto s passend acht op de profielen. Hiervoor zijn in de bijlage de gewenste profielen voor dit moment aangegeven. Deze profielen zijn gemaakt met behulp van de berijders en vanuit de praktijkervaring geschreven. De aanbestedende partij zal op basis van de praktijkervaringen toetsen of de aangeboden voertuigen aansluiten op de gevraagde profielen en hun op waarde schatten. Gunningscriterium 5: Implementatie dienstverlening, wegingspercentage: 5% Lever een plan van aanpak (maximaal 2 x A4) waarin staat hoe de implementatie van uw aanbieding zal plaatsvinden. Gunningscriterium 6: Kwaliteit dienstverlening, wegingspercentage: 10% Hoe waarborgt U de kwaliteit van de dienstverlening en de juiste verwerking van contractafspraken in uw systemen? Wat is uw werkwijze (procesbeschrijving) en dienstverlening bij de uitvoering van de volgende operationele processen (maximaal 2 x A4): 1. Bestelproces van voertuigen. Besteed hierbij onder andere aandacht aan de coördinatie van de inbouw, opbouw en belettering van de voertuigen; 2. Afleverproces van voertuigen; 3. Inleverproces van voertuigen. Besteed hierbij onder andere aandacht aan de gebruikersschade; 4. Uitvoering van escalatiedesk. Welke beheersmaatregelen kunt u inzetten om te sturen op de berijderskosten? Besteed hierbij aandacht aan wat volgens u gewenst gedrag is en hoe u dit gewenste gedrag wilt bereiken. Beschrijf de tools die u hiervoor kunt inzetten. Geef in maximaal 1 x A4 aan welke functionaliteiten uw online informatiesysteem biedt. Stuur (indien mogelijk) een demonstratie-login mee. Hoe kunt u het aantal facturen aanzienlijk verminderen zonder dat daarvoor de relevante sturingsinformatie voor de aanbesteder daarbij verloren gaat? 9.3 Beoordeling gunningscriteria Beoordeling gunningscriterium 1 De beoordeling van dit gunningcriterium gebeurt als volgt: De fictieve jaarkosten prijzen van alle inschrijvers worden opgeteld en gedeeld door het aantal inschrijvers, hierdoor wordt de gemiddelde prijs bepaald. Er kunnen punten verkregen worden volgens onderstaand schema: Gemiddelde prijs minus 8% (of meer dan 8%) 10 punten Gemiddelde prijs minus 6% 9 punten Gemiddelde prijs minus 4% 8 punten Gemiddelde prijs minus 2% 7 punten Gemiddelde prijs 6 punten Gemiddelde prijs plus 2% 5 punten Gemiddelde prijs plus 4% 4 punten Gemiddelde prijs plus 6% 3 punten Gemiddelde prijs plus 8% 2 punten Gemiddelde prijs plus 10% (of meer dan 10%) 1 punt Voor tussenliggende inschrijfprijzen wordt naar rato punten gescoord, die afgerond worden op 1 cijfer achter de komma. 10

11 Beoordeling gunningscriterium 2 t/m 6 De beoordeling van deze gunningcriteria gebeurt als volgt, per gunningcriterium: Voldoet en heeft veel meerwaarde: 10 punten Voldoet en heeft meerwaarde 8 punten Voldoet: 6 punten Voldoet gedeeltelijk: 4 punten Voldoet merendeels niet: 2 punten Voldoet geheel niet: 0 punten Per vraag is een extra punt te verkrijgen indien dit, in verband met de relatieve beoordeling, gerechtvaardigd is. Per vraag is maximaal 10 punten te verkrijgen. De totaalscore op de gunningcriteria wordt bepaald door de som van de score op alle gunningcriteria en wordt afgerond op 1 cijfer achter de komma. De inschrijving met de hoogste totaalscore komt vervolgens in aanmerking voor gunning van de opdracht. Indien er meerdere inschrijvingen zijn met de hoogste totaalscore dan is de inschrijving met de hoogste score op gunningcriteria 1 de winnende inschrijving. 10 Beoordelingsprocedure op hoofdlijnen 10.1 Beoordelen inschrijvingen Na verloop van de inschrijftermijn worden de inschrijvingen geopend. De volgorde van beoordeling is als volgt: 1) Eerst wordt vastgesteld of de inschrijvingen compleet zijn en voldoen aan alle formele voorschriften. 2) Vervolgens vindt toetsing plaats aan de hand van uitsluitingsgronden (hoofdstuk 7) en geschiktheidseisen (hoofdstuk 8). 3) Van de geldige inschrijvingen wordt vervolgens totaalscore op de gunningscriteria bepaald op de in paragraaf 9.3 beschreven wijze. De inschrijving met de hoogste totaalscore komt vervolgens in aanmerking voor gunning van de opdracht. Indien er meerdere inschrijvingen zijn met de hoogste totaalscore dan is de inschrijving met de hoogste score op gunningcriteria 1 de winnende inschrijving. Van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning worden de bewijsmiddelen opgevraagd ter nadere toetsing op de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en conformiteit met de gestelde voorwaarden. Bij het opvragen vermeldt de aanbestedende dienst een termijn voor het indienen van de bewijsmiddelen van ten minste 7 kalenderdagen Mededeling gunningsbeslissing en bezwaar De gunningsbeslissing zal schriftelijk worden gecommuniceerd, via TenderNed ( Indien een inschrijver zich niet kan verenigen met de gunningsbeslissing van de aanbestedende dienst, kan deze bezwaar maken door binnen 20 kalenderdagen na de dag van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de Rechtbank Noord-Holland, locatie Haarlem. Deze termijn is een vervaltermijn. De inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de opdracht worden door middel van de afwijzingsbrief geïnformeerd over hoe hun financiële aanbieding zich verhoudt tot de winnende inschrijving en op welke plaats zij geëindigd zijn in de rangschikking. In de terugkoppeling worden alleen de totaalbedragen van de inschrijvingen genoemd. Er wordt geen detailinformatie verstrekt Heropening aanbestedingsprocedure Indien de raamovereenkomst wordt ontbonden wegens het niet voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, kan de aanbestedende dienst besluitende aanbestedingsprocedure te heropenen. De aanbestedende dienst besluit hiertoe alleen als zij de raamovereenkomst ontbindt: - nadat zij de opdrachtnemer binnen twaalf maanden na opdrachtverlening in gebreke heeft gesteld (en dit leidt tot verzuim), of - de opdrachtnemer binnen twaalf maanden na opdrachtverlening in verzuim is. De aanbestedende dienst gunt de opdracht na heropening aan de inschrijver die met de ena laagste fictieve jaarkosten ingeschreven heeft, mits de betreffende inschrijver diens aanbieding gestand doet. 11

12 BIJLAGEN: De volgende bijlagen maken onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten: Bijlage A Checklist in te dienen documenten Bijlage B Eigen Verklaring Bijlage C Referentieformulier Bijlage D Verklaring aansprakelijkheid derde Bijlage E Verklaring bekwaamheid derde Bijlage F Prijsformulier Bijlage G Verklaring van conformiteit Bijlage H Programma van Eisen Bijlage I Voertuigprofielen Bijlage J Raamovereenkomst Leaseauto s/wagenparkbeheer, definitief Bijlage K Algemene Inkoopvoorwaarden RUD NHN