Beleidsplan A.S.V.Gay

Transcriptie

1 Beleidsplan A.S.V.Gay e bestuur der A.S.V.Gay 29 september

2 Inhoud Zichtbaarheid en toegankelijkheid... 4 Zichtbaarheid van het bestuur naar de leden toe... 4 Informatiewinning... 4 Saamhorigheid en verenigingsgevoel... 5 Gezelschappen... 5 Commissies... 5 Ontrozingsweekend/Gaykweekweek... 6 Interpersoonlijk... 6 Professionalisering... 6 Website... 6 Huishoudelijk Reglement werkgroep... 7 Promotie en werving... 7 Sponsoring... 8 Voorzitter - Sam Jongeneelen... 9 Vicevoorzitter Marouschka Vink Secretaris Calvin Hendriks Penningmeester Christel Koenders Commissaris Extern Bart Snoek Commissaris intern - Zinzi Wolff Bijlage I: Committees Bijlage II: Budget

3 Inleiding Met trots presenteert het zevende bestuur der A.S.V.Gay dit beleidsplan, waarin onze beleidspunten en functieomschrijvingen voor het studiejaar beschreven staan. Met deze beleidspunten streven wij ernaar een gulden middenweg te kunnen vinden tussen het voortzetten van goede ideeën binnen de vereniging en vernieuwing waar het nodig is. Verder zal in de functieomschrijvingen te lezen zijn hoe wij onze functies willen invullen en welk takenpakket we daarbij op ons nemen. A.S.V.Gay is een prachtige vereniging waar mensen zich prettig voelen, waar maatschappelijk relevante evenementen worden gerealiseerd, maar waar ook genoeg ruimte is voor gezelligheid. Ten eerste zijn zichtbaarheid en toegankelijkheid dit jaar van groot belang, zowel naar de leden toe als naar de externen. Daarnaast zal er dit jaar veel aandacht worden besteed aan de ledenbinding binnen de vereniging, om zo de saamhorigheid en het verenigingsgevoel binnen A.S.V.Gay te vergroten. Door middel van sterk contact bij de leden onderling en tussen de leden en het bestuur willen wij dat alle leden zich thuis voelen en daarbij zien hoe leuk A.S.V.Gay is als vereniging! Tot slot zal de professionalisering die de vereniging doormaakt worden voortgezet. Het zevende bestuur zal er alles aan doen om zich in te zetten voor deze doelen. Deze doelen zijn samen te vatten met het motto van dit jaar: Jullie visie, onze toekomst. Sam Jongeneelen Voorzitter Marouschka Vink Vicevoorzitter Calvin Hendriks Secretaris Christel Koenders Penningmeester Bart Snoek Commissaris extern Zinzi Wolff Commissaris intern 3

4 Beleidspunten De visie van dit bestuur vertaalt zich naar de volgende beleidspunten: zichtbaarheid en toegankelijkheid; saamhorigheid en verenigingsgevoel; en professionalisering. In dit beleidsplan worden deze beleidspunten gemotiveerd en toegelicht. Zichtbaarheid en toegankelijkheid Zichtbaarheid en toegankelijkheid is van groot belang binnen de vereniging. Daarvoor is de zichtbaarheid van het bestuur naar de leden toe een belangrijk component. Hieronder zal uitgelegd worden wat wij onder zichtbaarheid en toegankelijkheid verstaan en wat wij hieraan gaan doen om dit te vergroten. Zichtbaarheid van het bestuur naar de leden toe Zichtbaarheid van het bestuur naar de leden toe willen wij op verschillende manieren vergroten. Ten eerste door het regelmatig houden van een borrelpraatje op de wekelijkse borrel. Hierin zullen aankomende activiteiten en belangrijke zaken voor de vereniging aan bod komen. Daarnaast hopen wij met het borrelpraatje de toegankelijkheid te vergroten. Daarom is het altijd mogelijk om tijdens de verenigingsevenementen vragen te stellen aan het bestuur, gerelateerd aan de vereniging, of om met opmerkingen en suggesties te komen. Dit is tevens verbonden met het komende beleidspunt over informatiewinning. Ten tweede zullen wij een bestuurscolumn verwerken in de nieuwsbrief. De bestuurscolumn zal in iedere maandelijkse nieuwsbrief worden opgenomen en geschreven worden door een ander bestuurslid. Zodoende zal elk bestuurslid één à twee keer een stuk schrijven over bestuurs- /functiegerelateerde kwesties, maar ook over leuke ervaringen en belevenissen binnen A.S.V.Gay. Op deze manier zullen de leden op de hoogte gehouden worden over de voortgang van het verenigingsjaar en weten de leden bij wie ze terecht kunnen met bepaalde vragen en/of andere opmerkingen. Deze column zal hierdoor een uitnodiging zijn voor de leden om gemakkelijker met kwesties op het bestuur af te stappen. Het borrelpraatje, het actief oproepen tot het benaderen van het bestuur en de column zorgen ervoor dat de zichtbaarheid van het bestuur naar de leden toe wordt vergroot. Hierdoor wordt er invulling gegeven aan het punt informatiewinning en komen de leden sneller met bepaalde kwesties bij het bestuur langs en bovendien eerder bij het juiste bestuurslid. Informatiewinning Informatiewinning hangt samen met de zichtbaarheid en toegankelijkheid van het bestuur. Als het bestuur zich zichtbaar en open opstelt kan dit betrokkenheid van de leden naar de vereniging toe vergroten. Naast bovengenoemde manieren (het borrelpraatje en de bestuurscolumn) zal er ook direct informatie worden gewonnen. Onder andere zullen wij hiervoor de ledenenquête gebruiken. De ledenenquête zal worden ingekort en vaker worden verstuurd, zodat het aantal mensen dat het invult groter wordt. Door meer inzicht te hebben in verschillende meningen binnen de vereniging, verschillende kwesties en zorgen, kan het bestuur beter aan de slag gaan met zaken die spelen binnen de vereniging. Deze zaken kan men terugvinden in onder meer de bestuurscolumns waarin de aanpak en keuzes van het bestuur worden verduidelijkt. Ten slotte zal de bestuursbus ook actief 4

5 worden ingezet voor informatiewinning. De bestuursbus is tot nu nog een vrij ongebruikelijke manier om het bestuur van informatie te voorzien. Het gebruik ervan willen wij stimuleren. Saamhorigheid en verenigingsgevoel Gezelschappen In 2015 is er een werkgroep ledenbinding aangesteld om de verticale ledenbinding binnen A.S.V.Gay te versterken. De verticale ledenbinding is het samenkomen van leden uit verschillende jaarlagen. Een gezelschap is een groep leden uit verschillende jaarlagen binnen A.S.V.Gay die regelmatig bij elkaar komt en activiteiten onderneemt die gerelateerd zijn aan een gemeenschappelijke interesse. Deze samenkomsten en activiteiten dienen aan te sluiten bij de missie en visie van A.S.V.Gay. Na de invoering van de gezelschappen is het gezelschapsreglement geschreven dat als leidraad dient voor het opstarten en het bestaan van een gezelschap. Het reglement bestaat uit verschillende onderdelen. Het betreft alle afspraken over het opstarten, de aanmeldingsprocedure en de begeleiding van een gezelschap. Dit document zal, net als het Huishoudelijk Reglement en de Statuten, toegankelijk worden voor alle leden van A.S.V.Gay. Het gezelschapsreglement is een groeidocument waarin dingen kunnen worden toegevoegd en aangepast door het bestuur. Dit is van belang om de gezelschappen te laten ontwikkelen en om in te kunnen grijpen als er zich problemen voordoen. Het onderscheid tussen commissies en gezelschappen moet in acht worden genomen zodat beide in goede gang kunnen worden voortgezet en om het voortbestaan van commissies te verzekeren. Commissies dienen een bijdrage te leveren aan alle leden van de vereniging, daar gezelschappen een bijdrage leveren aan de leden van het gezelschap. Dit betekent dat het vullen van de commissies ook dit jaar voorrang zal hebben op het vullen van de gezelschappen. Om de gezelschappen te laten integreren binnen de vereniging, zullen wij komend jaar werken aan de zichtbaarheid van de gezelschappen onder de leden. Er zal onder andere worden gewerkt aan een aparte plek op de website voor beschrijvingen van elk gezelschap. Ook zal er aandacht worden besteed aan tussentijdse evaluatie van de gezelschappen. Dit zal intern worden bewerkstelligd door middel van meerdere gezelschapsvoorzittersoverleggen. Ook is het belangrijk inzicht te verkrijgen over de mening die wordt gevormd over de gezelschappen onder de leden van A.S.V.Gay. Deze informatie zal worden gewonnen uit de ledenenquêtes. Commissies A.S.V.Gay heeft veel commissies die een bijdrage leveren aan de vereniging. Er zal naar worden gestreefd om dit jaar een reis te organiseren door de reiscommissie die verder weg is dan afgelopen jaren. De wintersportcommissie zal niet worden voortgezet, als gevolg van het bovenstaande idee en het geringe animo voor de wintersportreis. Om de inclusie van internationale studenten te bevorderen en vanwege weinig animo van internationale studenten op activiteiten georganiseerd door de international student committee, zullen activiteiten voor internationale studenten anders worden georganiseerd. De international student committee zal niet worden voortgezet. De op internationale studenten gerichte activiteiten zullen worden opgevangen door de actualiteiten- en activiteitencommissie. Zij zullen allebei minstens één keer dit jaar een evenement moeten organiseren gericht op internationale studenten. 5

6 Daarnaast zal ook het bestuur eenmaal een activiteit organiseren speciaal voor internationale studenten. Ontrozingsweekend/Gaykweekweek De werkgroep ledenbinding heeft ook een advies over het verbeteren van de introductieperiode binnen A.S.V.Gay opgesteld. Hierin is gekeken naar wat er uitgebouwd kan worden binnen de Gaykweekweek en het Ontrozingsweekend. In het advies zijn een aantal punten besproken, dat in 2016 tevens is ingestemd door de aanwezigen op de algemene ledenvergadering. Een van deze punten is om de Gaykweekweek en het Ontrozingsweekend aan te bieden als één pakket. Om dit te kunnen bewerkstelligen is het van belang dat het twee verschillende commissies blijven, zodat beide activiteiten evenveel aandacht krijgen, maar dat er een intensievere samenwerking tussen de commissies zal plaatsvinden. Een ander punt is het actiever stimuleren van leden om deel te nemen aan alle activiteiten binnen de Gaykweekweek en het Ontrozingsweekend. Hierbij zullen de Gaykweekweek en het Ontrozingsweekend zelf nog steeds niet als verplicht worden gezien, maar wordt er getracht een actievere deelname van iedere participant te bereiken. Verder vinden wij het belangrijk dat er ook in februari een goed lopende introductie plaatsvindt. Daarom is er besloten om, net als de ontrozingscommissie, de kweekweekcommissie aan het begin van het boekjaar te laten starten. Als laatste zal er dit jaar worden gekeken naar mogelijkheden voor ouders om in het groepsgevoel te investeren (bijvoorbeeld het aanmoedigen van familiereünies en het opa en oma diner later in het jaar nog eens te laten plaatsvinden). Interpersoonlijk Het is belangrijk dat iedereen, ongeacht hoe diegene zich identificeert, zich welkom voelt bij de vereniging. Het creëren van een omgeving die volledig inclusief is voor alle gender- en seksuele identiteiten is een proces dat zich moet voltrekken over meerdere jaren. Na de logowijziging en de beginnende aandacht voor inclusie binnen de vereniging zal dit jaar het inclusiebeleid worden voortgezet. Dit zullen wij onder andere doen door op persoonlijk vlak in een kleine setting het gesprek met elkaar aan te gaan, bijvoorbeeld op thema-avonden. Interpersoonlijk contact staat hierbij centraal. Wij vinden het belangrijk dat er een cultuur is binnen A.S.V.Gay waar de mogelijkheid wordt geboden om open en zonder vooroordelen met elkaar te spreken. Daarnaast zouden zowel maatschappelijke als persoonlijke discussies in kleinere groepen kunnen bijdragen aan het leveren van informatie aan leden zonder dat dit van bovenaf wordt opgelegd. Ten slotte dragen de vertrouwenspersonen bij aan het interpersoonlijke contact. Zij zijn bij uitstek een groep die kan bijdragen aan de netgenoemde avonden. Professionalisering Website De website van de vereniging is het afgelopen jaar veel veranderd. Er is een nieuwe community opgericht en de hoofdsite heeft een nieuw design gekregen. Graag zouden wij samen met de websitecommissie deze goede lijn voortzetten. Daarbij wordt gedacht aan een betere centrering van informatie op de website en het beter toegankelijk maken van de foto s. Tevens willen wij ook kijken 6

7 of wij de oude foto s die verloren zijn gegaan bij het verwijderen van de Facebookpagina weer terug kunnen halen. Verder willen wij ook het gebruik van onze community - community.asvgay.nl - stimuleren. Op deze website zijn de blog van The Gaily News en de Event Calendar te vinden. Uiteindelijk willen wij deze community-site weer samen brengen met onze hoofdsite op Door het gebruik van de community te stimuleren hopen wij het gebruiksgemak van onze site meer gelijk te trekken met de Facebookpagina. Op deze manier zullen ook leden die geen Facebook hebben toegang kunnen krijgen tot dezelfde informatie en berichten die daar beschikbaar zijn. Wanbetalers Het afgelopen jaar heeft de vereniging in toenemende mate te maken gehad met leden die hun financiële verplichtingen richting de vereniging niet zijn nagekomen. Wij willen ons dit kalenderjaar richten op het opstellen van een document, waarin handvatten worden geboden om wanbetalers te kunnen aanpakken. Dit zal ertoe leiden dat meer leden hun financiële verplichtingen nakomen. Samen met de kascontrolecommissie zal de penningmeester er dit jaar op toezien dat het aantal wanbetalers vermindert. Huishoudelijk Reglement werkgroep Inmiddels bestaat A.S.V.Gay zeven jaar en door de jaren heen zijn verscheidene aanpassingen en toevoegingen gedaan aan het Huishoudelijk Reglement (HR). Hierdoor is niet altijd sprake van een goede aansluiting tussen de verschillende artikelen van het HR en sluit deze ook niet overal voldoende aan op de Statuten der A.S.V.Gay. Naar aanleiding hiervan zal een werkgroep worden opgericht die zich gaat bezighouden met de verbetering van het HR. Leden van de vereniging mogen zich hiervoor aanmelden en uit de aanmeldingen zal een werkgroep worden gevormd. Het doel van de werkgroep is om te onderzoeken op welke manier het HR kan worden hervormd zodat er een duidelijk en kloppend reglement tot stand komt. Door deze hervorming zal het HR duidelijker zijn voor de leden, het bestuur en andere betrokkenen. Bovendien zal de aanpassing van het HR bijdragen aan de professionalisering van de vereniging. Daarnaast zal de werkgroep een advies uitbrengen over de mogelijkheden om aanpassingen te doen aan de Statuten en kijken in hoeverre daar behoefte aan is. Dit zal mede afhangen van de kosten die hieraan verbonden zijn en van de afweging van belangen welke onderwerpen in de Statuten en welke in het HR zouden moeten worden opgenomen. Promotie en werving Tijdens de introductieperiode van de UvA, HvA en de VU worden studenten het meest getriggerd om deel te nemen aan de open activiteiten van A.S.V.Gay. Belangrijk is dat de focus ligt op het leuker en interessanter maken van de werving in deze periode. A.S.V.Gay is tot op het heden al veel te vinden op wervingsactiviteiten tijdens de introductieweken. Het behouden van deze participatie van A.S.V.Gay tijdens de introductieperiode is ook komend jaar van belang. We streven er naar om een activiteit te organiseren tijdens de algemene introductieperiode van de onderwijsinstellingen. A.S.V.Gay besteedt veel aandacht aan maatschappelijke onderwerpen en belangen. Deze aandacht voor maatschappelijke onderwerpen en belangen zal ook dit jaar naar buiten worden gebracht. Dat 7

8 kan bijvoorbeeld op speciale dagen zoals de Coming Out Day, Paarse Vrijdag, de Internationale dag tegen Homofobie en Transfobie en de jaarlijkse Pride Walk van de Amsterdam Gay Pride. Ook verschijnt A.S.V.Gay op verschillende manieren in de media. Zo heeft Het Parool een artikel over de vereniging geschreven en afgelopen Amsterdam Gaypride heeft AT5 verschillende rapportages over de vereniging gemaakt. A.S.V.Gay profiteert van deze naamsbekendheid, daarom zullen wij actief monitoren dat A.S.V.Gay meerdere keren aandacht in de media krijgt. We zullen onder andere zoeken naar mogelijkheden om samenwerkingen met organisaties en sponsoren aan te gaan die de vereniging op regionaal en nationaal niveau meer zichtbaarheid kunnen bieden. Dit kan enerzijds potentiële leden trekken, anderzijds is het positief om A.S.V.Gay bekend te maken met onze functionele rol op sociaal en maatschappelijk vlak. Lokaal binnen Amsterdam blijft wel de voorkeur houden. Met de toevoeging van de Q+ in de externe uitdrukking van de vereniging, zullen wij verder onderzoeken naar hoe deze toevoeging binnen de promotie van A.S.V.Gay past. Hierbij zullen de promocommissie en de acquisitiecommissie direct betrokken zijn. Naast de externe promotie besteden wij komend jaar ook graag aandacht aan de interne promotie. Deze interne promotie heeft betrekking op het vergroten van de verbintenis tussen de leden en A.S.V.Gay. Zo vinden wij het belangrijk dat de borrels drukker worden bezocht en dat de activiteiten minder uitval van leden krijgen. Een mogelijke oplossing voor dit probleem is dat evenementen van A.S.V.Gay eerder gepromoot worden. Sponsoring A.S.V.Gay wordt gefinancierd door de contributie van leden en door het binnenhalen van sponsoren. Deze sponsoren steunen de vereniging door financiële middelen, goederen of (gratis) activiteiten. Het doel is om leden meer te bieden dan het bedrag dat zij jaarlijks aan contributie betalen. Het gestelde sponsorbedrag is gezet op 5.500,-. Dit doel is hoger dan voorgaande jaren. De reden voor dit besluit is dat A.S.V.Gay zich als een volwassen vereniging mag gaan zien. De commerciële activiteiten zijn sterk en op niveau en het verhaal van A.S.V.Gay is duidelijk in wie wij zijn, wat we doen en hoe wij ons als vereniging onderscheiden. Er zijn plannen in onderhandeling die een grote bijdrage zullen gaan leveren op het sponsordoel. Samen met de sponsor- en acquisitiecommissie zal de commissaris extern zich inzetten voor het behalen van de sponsordoelen. Het voornaamste zoekgebied van sponsoren zal binnen het LHBTQ+netwerk zijn van Amsterdam. De huidige sponsoren van A.S.V.Gay zijn voornamelijk afkomstig uit de Amsterdamse horecabranche. Dit hoeft niet een leidraad te zijn. Er wordt gekeken wat de mogelijkheden zijn van acquisitie buiten de Amsterdamse horecabranche. De sponsor- en acquisitiecommissie zal gaan kijken hoe de relatie kan worden verbeterd tussen A.S.V.Gay en de potentiële en huidige sponsoren. Het netwerk dat A.S.V.Gay heeft opgebouwd met organisaties die jaarlijks bereid zijn de vereniging te steunen kan worden vergroot door te werken aan relatiemanagement (zie functieomschrijving commissaris extern). De relatie tussen A.S.V.Gay en de sponsoren moet zekerheid bieden, er moet vertrouwen zijn voor de toekomst. Zo zullen wij, in het kader van professionalisering, een langdurig partnerschap met de sponsoren proberen aan te gaan. 8

9 Functieomschrijvingen Voorzitter - Sam Jongeneelen - voorzitter@asvgay.nl Gezicht van de vereniging De voorzitter is het gezicht van de vereniging. Dit geldt zowel intern als extern. Intern betekent dit dat de voorzitter zichtbaar en betrokken is naar de leden van de vereniging toe en deze op de hoogte houdt van belangrijke ontwikkelingen en activiteiten bij A.S.V.Gay. De voorzitter houdt dan ook regelmatig een praatje op de borrel zodat dit gewaarborgd wordt. In externe zin betekent dit dat de voorzitter samen met de commissaris extern en de vicevoorzitter een belangrijk aanspreekpunt is voor externe partijen. Samenwerking met vicevoorzitter De voorzitter zal een intensieve samenwerking aangaan met de vicevoorzitter. Dit houdt in dat de relatie van de voorzitter met de vicevoorzitter enigszins verschilt van de relatie tussen de voorzitter en de andere bestuursleden. Verbinden Verbinden is een sleutelwoord voor de voorzitter. Dit houdt in dat hij zowel een verbindende rol inneemt in zijn bestuur, als dat hij bindt en verbindt binnen de vereniging. Contacten leggen, andere meningen laten horen, toegankelijk zijn en een positieve houding uitstralen staan hierbij centraal. Op deze manier wordt de verbondenheid binnen A.S.V.Gay vergroot. Zo draagt de voorzitter bij aan de ledenbinding binnen de vereniging. Continuïteit en missie Naast het feit dat de voorzitter het overzicht houdt over het bestuur en de vereniging, zorgt hij er ook voor dat de het beleidsplan en de missie van A.S.V.Gay niet worden verzaakt. Hierbij wordt het meerjarenplan ook in acht genomen. Technische voorzitter Voorafgaand aan de vergaderingen stelt de voorzitter de agenda op en stuurt deze rond. Dit geldt zowel voor bestuursvergaderingen als voor ALV s. Hij zit deze vergaderingen voor en zorgt ervoor dat deze geordend en soepel verlopen. 9

10 Vicevoorzitter Marouschka Vink - vicevoorzitter@asvgay.nl Vervangend voorzitter De vicevoorzitter ondersteunt de voorzitter waar nodig. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vicevoorzitter de taken van de voorzitter over. Er zal een intensieve samenwerking plaatsvinden onderling. Schakel tussen bestuur en gezelschappen De vicevoorzitter is het aanspreekpunt voor alle leden van een nog te starten of al gestart gezelschap. De vicevoorzitter zal de leden begeleiden in het oprichten van een gezelschap en zal er voor zorgen dat het bestaan van een gezelschap, in overeenkomst met de wensen van A.S.V.Gay, succesvol zal verlopen. De vicevoorzitter zal naast het begeleiden van de gezelschappen, de rest van het bestuur op de hoogte houden van de door gezelschapen gemaakte plannen en activiteiten. Daarnaast zal zij twee keer per jaar een gezelschapvoorzittersoverleg (GVO) organiseren, waarin er ruimte is voor feedback en de voorzitters de loop van het gezelschap en de afgelopen activiteiten kunnen evalueren. Deze overleggen zijn ook bedoeld om de zorgen, bijvoorbeeld uitsluiting, van de Algemene Ledenvergadering te waarborgen. Contactpersoon zusterverenigingen In dit bestuur is de vicevoorzitter de contactpersoon voor de zusterverenigingen, en zal zodoende ook plaatsnemen in de zustercommissie. Hierbij is de vicevoorzitter dus ook betrokken bij het organiseren van gezamenlijke evenementen. De vicevoorzitter is verantwoordelijk voor het accuraat doorgeven van relevante ontwikkelingen en informatie vanuit de zusterverenigingen naar diens medebestuursleden en leden van A.S.V.Gay. Ook andersom zal de vicevoorzitter relevante informatie doorgeven aan de zusterverenigingen. Informatie over A.S.V.Gay naar derden De vicevoorzitter zorgt er voor dat informatie over de vereniging toegankelijk en actueel is, bijvoorbeeld in de ASVA verenigingengids en websites met informatie over studentenverenigingen in Amsterdam. De vicevoorzitter zoekt tevens nieuwe mogelijkheden om informatie over A.S.V.Gay te verspreiden. Daarnaast is de vicevoorzitter, in samenwerking met de voorzitter, verantwoordelijk voor het opstellen, versturen en controleren van publicaties over A.S.V.Gay. 10

11 Secretaris Calvin Hendriks - secretaris@asvgay.nl Ledenadministratie De secretaris houdt de administratie van alle bestaande leden, nieuwe leden en reünisten bij. Hierdoor is hij goed op de hoogte van hoeveel en welke leden de vereniging binnenkomen en verlaten. De ledenadministratie is vertrouwelijk en privacy moet worden gewaarborgd. Hier ziet de secretaris op toe. Verslaglegging De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van officiële vergaderingen en bijeenkomsten. Hier valt in ieder geval het notuleren van de bestuursvergaderingen en ALV s onder, evenals het communiceren aan de leden van de besluiten genomen tijdens de ALV. Post Het beheren van het algemene account (info@asvgay.nl) en het behandelen van inkomende en uitgaande post is ook de verantwoordelijkheid van de secretaris. Hiermee is de secretaris het eerste aanspreekpunt via mail en post. Interne nieuwsbrief De secretaris verzendt in samenwerking met de nieuwsbriefcommissie de maandelijkse interne nieuwsbrief. Website De secretaris houdt zich in samenwerking met de websitecommissie bezig met het bijhouden en onderhouden van de (mobiele) website. Dit houdt in dat de website te allen tijde up-to-date is en dat deze ook op technisch en esthetisch vlak wordt bijgehouden. HR Werkgroep De secretaris zal het bestuur vertegenwoordigen in de nog aan te stellen HR werkgroep en deze begeleiden en ondersteunen. 11

12 Penningmeester Christel Koenders - penningmeester@asvgay.nl Financiële administratie De hoofdtaak van de penningmeester is het tijdig en nauwkeurig beheren en op orde houden van de financiële administratie van de vereniging. Dit houdt onder andere in: het beheren van de bankrekening; het afhandelen en controleren van declaraties en voorschotten; het beheren van betalingen voor activiteiten; het beheren van contant geld; het innen van contributie en donateursgelden; het beheren en verwerken van commissiebegrotingen; het opstellen van een financieel jaarverslag; boekhouding openstellen voor KasCo-controle; het bestuur op de hoogte houden van de financiële toestand van de vereniging. Uiteraard vallen ook alle andere zaken die betrekking hebben op de financiële administratie en hierboven niet genoemd zijn onder de functie van penningmeester. Begroting opstellen en waarborgen De penningmeester stelt de jaarlijkse begroting op in overleg met de andere bestuursleden. Deze begroting weerspiegelt de plannen genoemd in dit beleidsplan. De uiteindelijke begroting wordt daarna vastgesteld door de ALV. Gedurende het jaar waarborgt de penningmeester deze begroting. Sponsoring en acquisitie Net als de commissaris extern is de penningmeester lid van de sponsor- en acquisitiecommissie. Samen met de leden van deze commissie zijn zij verantwoordelijk voor het bijhouden van het acquisitieplan en het werven van sponsoren en samenwerkingspartners voor de vereniging. Commissiepenningmeesters Iedere commissie kiest een vaste penningmeester. Deze penningmeesters worden op een gezamenlijke avond geïnstrueerd over het opstellen van een begroting en het werken met het format voor begrotingen in Excel. De penningmeester onderhoudt door het jaar heen het contact met de commissiepenningmeesters. 12

13 Commissaris Extern Bart Snoek - commissarisextern@asvgay.nl De commissaris extern is verantwoordelijk voor het aanleggen van (nieuw) contact met partners en organisaties, ten behoeve van sponsoring en acquisitie. Het doel van de commissaris extern kan worden omschreven als: het aanleggen en/of verbeteren van contacten die kunnen bijdragen aan de continuering van A.S.V.Gay. De bijdrage dient te resulteren in het steunen, doneren of sponsoren van A.S.V.Gay middels geld, goederen of diensten (voor algemene promotie of activiteiten van leden) waarbij de vereniging en haar leden een voordeel behalen. Daarnaast is de commissaris extern het aanspreekpunt voor externen achter de schermen, daar waar de voorzitter en vicevoorzitter publiekelijk op de voorgrond treden. Sponsoring en acquisitie Als hoofdverantwoordelijke voor de sponsorinkomsten van A.S.V.Gay zal de commissaris extern zich inzetten voor het zoeken naar nieuwe innovatieve sponsormogelijkheden. Dit gebeurt in samenwerking met de penningmeester en een klein aantal leden die samen de sponsor- en acquisitiecommissie vormen. De commissaris extern is de schakel tussen A.S.V.Gay en de potentiële sponsoren en partners. Samen met de commissie zal de commissaris extern met plannen komen voor de acquisitie, die hij voorlegt aan zijn mede bestuursleden. Bij gezamenlijke goedkeuring van plannen en doelstellingen worden deze ten uitvoer gebracht. Relatie Management huidige partners Om de sponsoren van A.S.V.Gay te behouden, zal er verder gewerkt worden aan binding van deze sponsoren met de vereniging, zodat zij als echte partners kunnen worden beschouwd op langer termijn. A.S.V.Gay zal haar acquisitie scheiden in sponsoren en partners. Dit heeft als doel dat voor wie zich echt wil verbinden aan de vereniging vastigheid wordt gecreëerd, wat uiteindelijk meetbaar wordt in het verder verhogen van sponsorbudgetten de komende jaren. Om de sponsoren te behouden en om te zetten naar partners, kan aan de volgende punten worden gedacht van relatiemanagement. Ieder kwartaal versturen van een externe nieuwsbrief Verhogen van online vindbaarheid voor (potentiële) sponsoren Interactie / contactmomenten met A.S.V.Gay afstemmen op wensen van sponsoren Creëren van betrokkenheid van en binding met de sponsor naar de vereniging A.S.V.Gay zichtbaar aanwezig laten zijn bij evenementen van sponsoren Realiseren van een verbindende factor tussen A.S.V.Gay en de sponsoren onderling 13

14 Commissaris intern - Zinzi Wolff - commissarisintern@asvgay.nl Schakel tussen bestuur en commissies De commissaris intern is de contactpersoon en schakel tussen de commissies en het bestuur. A.S.V.Gay draait om en op haar actieve leden. Door middel van commissies kunnen actieve leden zich op verschillende manieren inzetten en op deze manier een bijdrage leveren aan de vereniging. De commissaris intern zal naast het bijsturen van de commissies, de rest van het bestuur op de hoogte houden van de door de commissies gemaakte plannen en ideeën. Het bestuur is via de commissaris intern beschikbaar voor advies over de commissies en kan, in overleg met de commissie, een eindbeslissing nemen. Meer informatie over de invulling van de commissies is te vinden in Bijlage I: Commissies Contactpersoon commissies en commissie voorzitters overleg (CVO) De commissaris intern fungeert als contactpersoon voor alle commissievoorzitters die worden aangesteld door het bestuur. De commissaris intern ondersteunt en helpt de commissievoorzitters waar nodig en coördineert de commissievoorzitters om de commissies zo goed mogelijk te laten functioneren. Daarnaast organiseert zij drie keer per jaar het commissievoorzittersoverleg, waarin de commissievoorzitters het commissiewerk en de activiteiten die zijn georganiseerd kunnen evalueren. Planning en activiteiten De commissaris intern is verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de leden. Hiermee wordt bedoeld dat de leden goed op de hoogte zijn van geplande evenementen. Hiervoor maakt zijn Facebookevents aan en beheert de ledenpagina op Facebook. Hiernaast houdt ze de kalender op de website en een algemeen jaaroverzicht bij. Hierdoor zullen evenementen elkaar niet overlappen en zal zichtbaar voor de leden zijn wanneer welk evenement plaats zal vinden. 14

15 Slot Het zevende bestuur der A.S.V.Gay hoopt door middel van dit beleidsplan duidelijkheid te hebben gegeven over de plannen die het bestuur voor het aankomende jaar heeft en de functies die door het bestuur zullen worden vervuld. Met behulp van dit beleidsplan hoopt het zevende bestuur der A.S.V.Gay er een fantastisch jaar van te maken! 15