Informatiestrategie voor een informatiegestuurde overheid

Transcriptie

1 Informatiestrategie voor een informatiegestuurde overheid Geert Bourgeois Vlaams viceminister-president Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

2 Inhoudsopgave Informatiestrategie voor een informatiegestuurde overheid... Inhoudsopgave... 2 Samenvatting Bereik van de strategie Definiëring van overheidsinformatie Toepassingsgebied Synergie door organisatiebrede samenwerking Naar een informatiegestuurde overheid Basisdoelstelling van de informatiestrategie Vlot overheidsinformatie delen binnen en tussen VO-entiteiten Vlot overheidsinformatie delen met burgers, bedrijven en andere overheden Slim digitaliseren van overheidsprocessen Duurzaam toegankelijk houden van digitale overheidsinformatie Rationaliseren van analoge archiefbewaarplaatsen Creëren van beleidsrelevante inzichten door analyse van overheidsinformatie... 4 Zes uitdagingen Stroomlijnen van de kaders voor informatiemanagement Creëren van een Vlaams register voor overheidsinformatie Versterken van de informatieregie Uitbouwen van het Depot te Vilvoorde tot een geïntegreerde kennissite Uitbouwen van een Digitaal Archief Vlaanderen Valoriseren van het documentaire erfgoed van de Vlaamse overheid Hoofdstuk: Samenvatting 2

3 SAMENVATTING Dat informatie belangrijk bedrijfskapitaal van de overheid vormt, hoeft geen betoog. Overheidsinformatie heeft strategische en operationele waarde voor de dagelijkse bedrijfsvoering, economische waarde voor bedrijven en informatieve, juridische en culturele waarde voor de maatschappij. De Vlaamse overheid beschikt over enorme hoeveelheden informatie in verschillende vormen. Maar ze benut haar overheidsinformatie verre van ten volle. Ze is onvoldoende informatiebewust en onvoldoende uitgerust om de waarde van haar informatie ten volle te benutten. De Vlaamse overheid heeft te weinig zicht op de informatie die ze bezit. Daarom beheert ze deze ook niet gericht. Deze nota heeft als doel om het informatiebeleid van de overheid te versterken door eigen overheidsinformatie als strategisch middel te beheren. Overheidsinformatie moet ) sneller terugvindbaar, 2) breder toegankelijk en 3) beter bruikbaar zijn. We willen meer gebruikmaken van de informatie van de Vlaamse overheid door bruggen te bouwen tussen de bestaande informatie-eilanden en zo een informatielandschap te creëren. Data is the new oil Informatie is net als een onbewerkte grondstof. Het is waardevol maar slechts beperkt bruikbaar in onbewerkte vorm. Dus moeten we het transformeren tot een waardevol middel waarrond producten en diensten kunnen worden gebouwd. Bron: Michael Palmer, We leggen een structurele basis voor een grotere interoperabiliteit van overheidsinformatie, zodat zowel huidige als toekomstige overheidsinformatie binnen het bereik van deze strategie ligt. Een actief informatiebeleid moet leiden tot een meer informatiegestuurde overheid, waarbij bestaande informatie-eilanden getransformeerd worden tot informatieknooppunten. Daarnaast zal de economische waarde van overheidsinformatie meer en beter gerealiseerd worden door het faciliteren van een informatiemarkt. Evoluties zoals Het Nieuwe Werken, waarin de toegankelijkheid van informatie een cruciale rol speelt, en de digitalisering van informatieprocessen maken een krachtdadige strategie noodzakelijk. Ze laat de Vlaamse overheid toe om entiteits-, beleidsdomein- en zelfs bestuursniveau-overschrijdende optimalisaties uit te voeren. Bovendien implementeren we het éénloketprincipe voor overheidsinformatie. Tenslotte boren we nieuwe opportuniteiten aan om overheidsinformatie te valoriseren en te benutten. Deze strategie verruimt open data tot open informatie door de archieven als bron voor big data en hergebruik aan te boren. Ze verhoogt de bijdrage van het informatiemanagement tot een efficiënte overheid door het sterker te integreren in het organisatiemanagement en andere verwante processen. De strategie zet ook in op verbetering van het gemeenschappelijke dienstenaanbod. Hoofdstuk: Samenvatting 3

4 2 BEREIK VAN DE STRATEGIE 2. Definiëring van overheidsinformatie Overheidsinformatie omvat alle informatie waarover een overheid beschikt, alle informatie die doorheen haar processen stroomt en die ze creëert en ontvangt bij de uitvoering van haar taken. Het inhoudelijke bereik van deze informatiestrategie is dan ook zeer ruim. Het maakt geen onderscheid tussen analoge of digitale informatie, tussen gestructureerde, half-gestructureerde of ongestructureerde informatie, tussen documenten of databanken, tussen bestaande of nog te creëren informatie. De visie van deze strategie op informatie vertrekt vanuit het standpunt van de organisatie en haar doelstellingen, niet vanuit technische verschillen tussen soorten overheidsinformatie. Deze nota bevat geen exhaustief informatiebeleid waarin de doelstellingen voor de komende jaren vastgelegd zijn. Door de relatief snel veranderende juridische, organisatorische en technologische context heeft dat weinig zin. Eerder wil deze informatiestrategie de Vlaamse overheid toelaten om flexibel en toekomstgericht met haar bedrijfskapitaal om te gaan. Ze vormt een eerste, substantiële aanzet tot een informatiebeleid dat ondersteund en uitgevoerd zal worden door het toekomstige agentschap dat het resultaat zal zijn van de fusie tussen het Agentschap voor Facilitair Management en de Entiteit ICTbeheer en e-government, in samenwerking met de andere bevoegde partners en de entiteiten zelf (zie 2.3). 2 Ze houdt rekening met en bouwt verder op de huidige klemtonen binnen de Vlaamse overheid, zoals het opendatabeleid, en ze is geïnspireerd door buitenlandse voorbeelden. 3 De realisatie van de doelstellingen die in deze strategie gedefinieerd worden, zal de Vlaamse overheid een pioniersrol geven als informatiegestuurde overheid. De Nederlandse Rijksoverheid bouwt via verschillende componenten aan een informatiebeleid: - Digitale overheid 207: volledige digitalisering van interactieprocessen met de maatschappij - Visienota en Actieplan Open overheid: versterken van de openbaarheid van bestuur - i-strategie Rijk: ICT-architectuur stroomlijnen - Archiefvisie 2020: ontwikkelen van een dienstenaanbod voor digitale archivering Een exhaustief informatiebeleid voor de openbare sector bestaat nauwelijks in het buitenland. Vaak wordt gefocust op deelaspecten, zoals digitale duurzaamheid, digitalisering van overheidsprocessen, openbaarheid, interne informatie-uitwisseling of open data met verschillende verantwoordelijkheden en doelstellingen. 2.2 Toepassingsgebied Het informatiebeleid is van toepassing op de volgende entiteiten van de Vlaamse overheid: - departementen en intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid - intern verzelfstandige agentschappen met rechtspersoonlijkheid - extern verzelfstandigde agentschappen van publiek en privaat recht - eigen vermogens - strategische adviesraden De juridische term is bestuursdocumenten, zoals gebruikt in het Openbaarheidsdecreet en het Decreet betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. 2 Zie VR DOC.0634/ (aansturingsstructuur) en VR DOC.0849BIS (conceptnota). 3 Deze strategie is o.a. geïnspireerd door het informatiebeleid van het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Nederland, Australië en Canada. Hoofdstuk: Bereik van de strategie 4

5 - Vlaamse openbare instellingen Deze 08 diensten, instellingen en rechtspersonen van de Vlaamse overheid zijn allen onderworpen aan dezelfde regelgeving die de informatiehuishouding van de openbare sector regelen, met name het Openbaarheidsdecreet, het Archiefdecreet en het Decreet betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. Precies omwille van dit gemeenschappelijke juridische kader is het zinvol om met deze entiteiten samen te werken aan een overkoepelende, gemeenschappelijke informatiestrategie (zie 3.). De lokale besturen zijn uiteraard onderworpen aan hetzelfde juridische kader. Waar dit een duidelijke meerwaarde biedt, wijst deze informatiestrategie ook op synergie met de lokale besturen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij het realiseren van een éénloketfunctie voor overheidsinformatie (zie 4.2). 2.3 Synergie door organisatiebrede samenwerking Binnen de Vlaamse overheid werken verschillende entiteiten aan deelgebieden van overheidsinformatie, zoals de ontsluiting van geografische informatie of de uitwisseling van gegevens via authentieke bronnen. Deze informatiestrategie wil de bevoegdheden van de verschillende actoren respecteren. Het beheren van overheidsinformatie is een bijzonder breed en veelzijdig domein waarbij de nood aan specialisatie en verdieping van deelgebieden blijft bestaan maar waarbij samenwerking kan leiden tot een beter informatiegebruik. De ambitie van deze informatiestrategie is om ontbrekende schakels in het beheren van overheidsinformatie te definiëren en om vanuit deze brede blik de bestaande partners samen te brengen, om de informatiestrategie blijvend vorm te geven. Samenwerking tussen de verschillende verantwoordelijkheden is nodig om de doelstellingen te realiseren, waarbij we rekening houden met eenieders bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De nieuwe organisatiestructuur die daarvoor gecreëerd is, vormt daarvoor een zeer geschikt instrument. Het Coördinatiecomité van de Vlaamse Dienstenintegrator zal het informatiebeleid mee aansturen en overlegt structureel met de andere belanghebbenden binnen het domein, zoals de Geografische Dienstenintegrator, de Stuurgroep Strategisch Archief, de Stuurgroep ICT-Beleid en andere bestuursniveaus. 4 4 VR DOC.0634/ Hoofdstuk: Bereik van de strategie 5

6 3 NAAR EEN INFORMATIEGESTUURDE OVERHEID 3. Basisdoelstelling van de informatiestrategie De ambitie van deze informatiestrategie is om van de Vlaamse overheid een informatiegestuurde overheid te maken, waarbij haar eigen overheidsinformatie als strategisch middel wordt ingezet voor de realisatie van haar doelstellingen. Dit vormt een nieuwe wijze van beheren en inzetten van overheidsinformatie, naast het huidige informatiebeheer binnen de entiteiten. Een informatiegestuurde overheid tilt de enorme hoeveelheid overheidsinformatie die ze beheert naar een actiever niveau, zodat deze op nieuwe wijzen kan worden ingezet en bestaande informatieprocessen kan optimaliseren en rationaliseren. Daarom moeten informatieknooppunten gecreëerd worden, waarbij de huidige informatie-eilanden worden gekoppeld aan elkaar tot een volwaardig, geïntegreerd informatielandschap. Daarnaast zet een informatiegestuurde overheid in op de valorisatie van de maatschappelijke en economische waarde van haar overheidsinformatie. Ze faciliteert de totstandkoming van een informatiemarkt, waarbij overheidsinformatie voor commerciële of niet-commerciële doeleinden kan worden hergebruikt door burgers, bedrijven en organisaties. Zoals hoger gezegd (zie 2.) is deze informatiestrategie een eerste versie en zal zij moeten evolueren naargelang de behoeften en ontwikkelingen. Een geactualiseerde versie van deze strategie zal binnen drie jaar opnieuw aan de Vlaamse Regering voorgelegd worden. Het Interoperability Framework van de Australische overheid focust op zes domeinen: - delen van overheidsinformatie - principes voor informatiemanagement - gebruik van authentieke bronnen - hergebruik van overheidsinformatie door derden - juridische en organisatorische eisen - duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie Hieronder beschrijven we de doelstellingen voor het actiever beheren van overheidsinformatie als strategisch bedrijfsmiddel. Die doelstellingen leggen de eerste basis voor wat men in het buitenland vaak een interoperabiliteitsraamwerk noemt. 3.2 Vlot overheidsinformatie delen binnen en tussen VO-entiteiten Vele maatschappelijke problemen vergen een geïntegreerde aanpak, omdat ze te complex zijn om door een beleidsdomein of een entiteit opgelost te worden. Intra- en interbestuurlijke samenwerking en een geïntegreerde aanpak zijn dan ook noodzakelijk. Ook bij het beheren van informatiestromen moet structuuroverschrijdend gehandeld worden. Informatie-eilanden en ontbrekende organisatieoverschrijdende beheersafspraken hinderen deze aanpak. De implementatie van het éénloketprincipe voor overheidsinformatie bijvoorbeeld zou een grote verbetering van de interne en externe toegang tot overheidsinformatie kunnen betekenen. Op dit moment is niet in kaart gebracht welke overheidsinformatie waar te vinden is. Bijgevolg is het dan ook niet mogelijk om die informatie gericht te laten doorstromen doorheen de Vlaamse overheid en met andere belanghebbenden en zo een geïntegreerd beleid op te zetten. Met de goedkeuring van Het Nieuwe Werken-beleid op 9 juli 203 bepaalde de Vlaamse Regering een nieuwe, toekomstgerichte arbeidsorganisatie voor de Vlaamse overheid. 5 Tijds- en plaatsonafhankelijk 5 VR DOC.0777-BIS Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 6

7 werken is één van de pijlers van dit beleid. Dat vereist een mature informatiehuishouding waar informatie binnen de eigen organisatie gedeeld wordt op een transparante, pragmatische en flexibele manier. 6 Aangezien Het Nieuwe Werken-beleid terecht stelt dat de ambtenaren in toenemende mate pure kenniswerkers zijn, is er nood aan maximale interne informatiedeling. 7 De entiteiten van de Vlaamse overheid bevinden zich in een transitiefase, op weg naar een digitale overheid. Momenteel hebben slechts enkele entiteiten een gefundeerd en objectief toegangsrechtenbeleid dat vastlegt op basis van welke criteria informatie kan worden gedeeld met de eigen medewerkers en met andere entiteiten. Bovendien schipperen entiteiten vaak tussen het maximaal afschermen van informatie (waarbij informatie slechts on a need to know basis intern wordt gedeeld) en de maximale transparantie (waarbij informatie doordacht en op het juiste niveau wordt afgeschermd). 8 De Nederlandse Rijksoverheid maakt via InspectieView de inspectiedossiers van bedrijven beschikbaar voor andere inspectiediensten en toezichthouders en voor gemeenten. InspectieView laat inspectiediensten toe om gerichter inspecties uit te voeren, betere selecties te maken en risicogerichter te werken, terwijl gemeenten beter geïnformeerd zijn over de naleving van de wetgeving door bedrijven. Vanuit deze vaststellingen heeft de Vlaamse overheid nood aan een duidelijk, gebalanceerd beleid over het delen van overheidsinformatie binnen de entiteiten zelf en tussen entiteiten onderling. Deze visie beantwoordt de vraag welke ambtenaar toegang mag of moet hebben tot welke informatie en wie daarvoor verantwoordelijk is en de aansturing in handen heeft. 9 Het basisprincipe van dit beleid is dat maximale openheid nagestreefd wordt. Tegelijk dient het objectieve criteria te bevatten om informatie af te schermen, gebaseerd op toepasselijke regelgeving, zoals de Wet verwerking persoonsgegevens (de Privacywet) en de waarborging van persoonlijke, organisatorische en maatschappelijke belangen. Het beleid heeft betrekking op twee trappen van informatiedeling: ) binnen de entiteit zelf, voor de eigen medewerkers en 2) over entiteiten heen, organisatiebreed. 3.3 Vlot overheidsinformatie delen met burgers, bedrijven en andere overheden Niet alleen de interne informatie-uitwisseling is van belang voor een informatiegestuurde overheid (zie 3.2), ook de wijze waarop overheidsinformatie gedeeld wordt met derden verdient een onderbouwde aanpak. Burgers, bedrijven en organisaties, lokale besturen, het Vlaams Parlement en de federale staat hebben allen een groot belang bij een transparante toegang tot overheidsinformatie. Onder het delen van informatie met externen wordt de openbaarmaking en bekendmaking bedoeld (het Openbaarheidsdecreet) en het ter beschikking stellen voor commercieel of niet-commercieel hergebruik (het Decreet hergebruik overheidsinformatie). Wanneer burgers en bedrijven immers overheidsinformatie kunnen hergebruiken voor commerciële of niet-commerciële doeleinden, boren we een enorm economisch potentieel aan. 0 Bepaalde categorieën van overheidsinformatie verdienen het omwille van hun belang actief openbaar gemaakt te worden. Voorbeelden zijn informatie over subsidies, activiteiten, inspecties, wetenschappelijk onderzoek, besluitvorming, inkomsten en uitgaven, statistieken, begroting, beleidsonderzoeken enzovoort. 6 Een andere voorwaarde is slimme digitalisering, dat onder 3.4 behandeld wordt. 7 VR DOC.0777-BIS, blz.. 8 Een goede praktijk is te vinden op 9 Zie als voorbeeld 0 Het Vickery-rapport berekende de economische waarde van hergebruik van overheidsinformatie binnen de EU-lidstaten op 40 miljard euro. Zie Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 7

8 Daarom moet overheidsinformatie die openbaar is actief beschikbaar gemaakt worden en moet bovendien hergebruik voor zowel niet-commerciële als niet commerciële doeleinden mogelijk zijn, overeenkomstig de nieuwe Europese Richtlijn inzake hergebruik van overheidsinformatie. Een bevraging van de Europese Commissie peilde eind 203 naar de categorieën van overheidsinformatie die het meest voor hergebruik in aanmerking komen. Respondenten wezen vooral naar gegeorefereerde data, mobiliteitsgegevens, statistieken, milieu-informatie, overheidsfinanciën, erfgoed, archiefdocumenten enzovoort. Met het opendatatraject zette de Vlaamse overheid al een belangrijke stap. 2 Net als vele andere overheidsorganisaties heeft de Vlaamse overheid er resoluut voor gekozen om open data als norm te stellen: datasets worden via gestandaardiseerde licenties voor commercieel of niet-commercieel hergebruik ter beschikking gesteld aan burgers en bedrijven. 3 Verschillende entiteiten namen al het initiatief om bepaalde categorieën van overheidsinformatie actief openbaar te maken en voor hergebruik aan te bieden. Inkomsten- en uitgaveninformatie over ICT wordt via het Programma Bedrijfsrapportering van Bestuurszaken bekendgemaakt en ter beschikking gesteld als open data. 4 Actieve bekendmaking van overheidsinformatie tijdens het besluitvormingsproces kan ertoe leiden dat dit proces transparanter wordt voor de belanghebbenden en meer toegankelijk wordt tijdens alle stappen, zoals de reguleringsimpactanalyse, de inspraakfase of de evaluatie. Maar een informatiegestuurde overheid moet dit principe uitbreiden naar al haar informatie, niet alleen gestructureerde datasets, en binnen die enorme hoeveelheid overheidsinformatie die categorieën selecteren waarvan het belang van openbaarmaking het grootst is. Dit betekent dus een versterking en verdieping van het opendatabeleid, waarbij momenteel op vrijblijvende wijze sets van gestructureerde gegevens actief worden bekendgemaakt en ter beschikking komen voor hergebruik. Maar het potentieel van hergebruik blijft schromelijk onderbenut door niet de informatie-eilanden van ongestructureerde informatie te laten aanboren. Slechts door open data te verruimen naar open informatie zal het volle economische potentieel van hergebruik benut worden. De organisatorische en economische waarde van overheidsinformatie in archieven wordt ook erkend in de gewijzigde EU-Richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie. 5 Een sprekend voorbeeld van een toepassing die kan worden gebouwd op basis van goed gemetadateerde, ongestructureerde overheidsinformatie is de Nederlandse website die visueel en kwantitatief de werking van de Tweede Kamer en haar leden weergeeft, gebaseerd op de archieven van de Tweede Kamer VR DOC.0959/BIS 4 Zie VR DOC.25 en 5 Richtlijn 203/37/EU tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie. 6 Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 8

9 Op dit moment blijven die innovatieve mogelijkheden onderbenut, niet alleen in de Vlaamse overheid maar in vele Europese lidstaten. Een informatiemarkt bestaat nauwelijks in Europa. 7 Ook hier kan Vlaanderen een pioniersrol opnemen. Kort na de goedkeuring in 203 startte de Vlaamse overheid met de omzetting van de gewijzigde Europese Richtlijn inzake hergebruik van overheidsinformatie. 8 De nieuwe regelgeving zal een aantal wettelijke barrières voor hergebruik wegnemen en wil ook het potentieel van informatie in de archieven aanboren. Met het opendatatraject nam de Vlaamse overheid al de vlucht vooruit, nog voor de goedkeuring van de nieuwe richtlijn, door proactief gestructureerde datasets te openen voor burgers en bedrijven. 9 Nu nemen we een nog grotere sprong voorwaarts, door archieven te transformeren tot informatieknooppunten en niet alleen voor open data, maar voor open informatie te kiezen. Tenslotte, met externe informatiedeling wordt niet het interbestuurlijk gegevensverkeer bedoeld. Dat is de systematische, in ketenprocessen ingebedde uitwisseling van persoons- en ondernemingsgegevens via authentieke bronnen tussen de verschillende bestuursniveaus. Omwille van het belang voor de persoonlijke levenssfeer wordt dit geregeld door een eigen wettelijk kader. Deze doelstelling heeft daarentegen betrekking op de passieve en actieve openbaarheid van bestuur, waarbij overheidsinformatie op vraag of op eigen initiatief wordt bekendgemaakt. 3.4 Slim digitaliseren van overheidsprocessen Zowat alle lidstaten van de Europese Unie formuleerden in de voorbije jaren ambitieuze doelstellingen om de interactie tussen burgers en bedrijven en de overheid volledig digitaal te laten verlopen. Ook de Vlaamse overheid koestert de ambitie om tegen % van deze interactie te digitaliseren. Naast de digitalisering van interactieve processen met burgers en bedrijven zal de Vlaamse overheid ook in toenemende mate haar interne bedrijfsprocessen digitaliseren. Het Nieuwe Werken-beleid vereist immers een volledig tijds- en plaatsonafhankelijke werking (zie 3.2). Dat veronderstelt dat ambtenaren de overheidsinformatie die ze nodig hebben kunnen raadplegen vanop afstand. Maar digitalisering vergt een bijzondere inspanning op organisatorisch, juridisch en technisch vlak. Door de toenemende digitalisering stijgt de complexiteit van de informatiehuishouding. Bewijskracht van gedigitaliseerde informatie, de rol van de handtekening in informatiestromen, langetermijnbewaring van digitale informatie zijn relatief nieuwe domeinen waarop de Vlaamse overheid zich begeeft. Deze verhoogde complexiteit heeft een impact op de entiteiten, de beleidsdomeinen en hun informatiemanagers, die deze complexiteit moeten vertalen naar de eigen praktijk. In de praktijk betekent dit een virtu- 7 Zie 8 VR DOC.0825/ 9 VR DOC.0959/BIS Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 9

10 ele stilstand bij heel veel entiteiten, waarbij weliswaar de nood aan ondersteuning bij digitalisering groot is maar weinig tot geen actie wordt ondernomen. Uit een netwerksessie over het organiseren van subsidiekanalen bleek dat er bijzonder veel onwetendheid heerst binnen de Vlaamse overheid over het al dan niet mogen afschaffen van handtekeningen, het opleggen van decretale vormvereisten of bewaartermijnen aan burgers en bedrijven. 20 De vraag naar substitutie of ondersteuning in de efficiënte omgang met de geschreven en elektronische handtekening bij digitalisering is minstens even nijpend in zowat alle beleidsdomeinen. 2 Indien digitalisering echt een efficiëntieverhoging en kostenbesparing met zich moet meebrengen, volstaat het niet om louter ICT-middelen te injecteren in het informatieproces. Slimme digitalisering is nodig. Slimme digitalisering is het digitaliseren van analoge informatiestromen waarbij digitalisering geen doel op zich is maar in relatie wordt gezien met procesoptimalisatie. Daardoor zijn efficiëntiewinsten aantoonbaar groter dan eenvoudige digitaliseringsprojecten. 22 Een op de huidige digitaliseringspraktijk gebaseerd voorbeeld is de digitalisering van erkenningsaanvragen, waarbij de originele papieren aanvragen niet alleen gedigitaliseerd en verder digitaal behandeld worden maar waarbij ook substitutie wordt toegepast. Hierbij worden de papieren exemplaren vernietigd en vervangen door digitale kopieën met behoud van bewijskracht. Slimme digitalisering houdt eveneens in dat een strategie inzake digitalisering en substitutie moet worden ontwikkeld. Het is immers niet aangewezen om retroactief massaal analoge informatie te digitaliseren en te substitueren, zonder rekening te houden met criteria zoals digitaliseringskosten, resulterende daling van beheerskosten, juridische mogelijkheden van substitutie enzovoort. Een strategie van slimme digitalisering kan voor generieke bedrijfsprocessen (zoals erkenningen, subsidies, vergunningen of postregistratie) de juiste richtlijnen geven aan entiteiten van de Vlaamse overheid om gericht te digitaliseren. Tenslotte dient ook de sectorale regelgeving zelf meer digitaalvriendelijk te worden, zodat geen obstakels voor digitalisering onbewust ingebouwd worden. 3.5 Duurzaam toegankelijk houden van digitale overheidsinformatie Het beleidsplan Tegen digitale alzheimer 23 wijst op de noodzaak en de meerwaarde om digitale overheidsinformatie op een meer betrouwbare wijze te bewaren, zodat ze leesbaar, terugvindbaar en bewijskrachtig blijft tijdens de volledige bewaartermijn. Aangezien het risico op verlies van raadpleegbaarheid bij digitale overheidsinformatie snel optreedt, zijn aangepaste acties noodzakelijk. De doelstellingen van dit beleidsplan vormen een integraal onderdeel van deze informatiestrategie. Ze zorgt er bovendien voor dat digitale overheidsinformatie niet langer opgesloten blijft in informatieeilanden maar met elkaar verbonden kan worden en verrijkt kan worden. In eerste instantie wordt de beleidslijn Ontwikkelen van een digitaal depot uitgevoerd (zie 4.5). 3.6 Rationaliseren van analoge archiefbewaarplaatsen Analoge overheidsinformatie wordt momenteel verspreid bewaard binnen de Vlaamse overheid. Bovendien zijn de bewaaromstandigheden zeer uiteenlopend, gaande van dure archiefruimten in kantoorgebouwen in centrumsteden tot suboptimale loodsen. Het gevoerde beheer is zeer divers en meestal minimaal. 20 Zie het verslag van de sessie van 6 juli 203 op 2 In de periode januari-juli 203 ontving de Coördinerende archiefdienst van 20 verschillende entiteiten adviesvragen i.v.m. handtekeningplaatsing of substitutie Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 0

11 Dit leidt ertoe dat er weinig of geen zicht is op welke overheidsinformatie waar wordt bewaard. De bewaarde informatie kan vaak al geruime tijd worden vernietigd, waardoor deze ruimten inefficiënt gebruikt worden. Het samenbrengen van overheidsinformatie in één bewaarplaats, die op een kwalitatieve en professionele manier actief wordt beheerd, zorgt ervoor dat de overheidsinformatie breed toegankelijk wordt gemaakt, door de metadata van die overheidsinformatie te registreren. Entiteiten van de Vlaamse ministeries kunnen op dit moment al gebruikmaken van het Depot te Vilvoorde, die de beheerstaken van hen overneemt maar de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de informatie bij hen laat. Hierdoor wordt niet alleen overheidsinformatie breder toegankelijk en beheerd, maar worden overheidsmiddelen ook efficiënter ingezet. We willen de dienstverlening ook verder uitbreiden naar de entiteiten met rechtspersoon. De komende jaren zal een aanzienlijk aantal herhuisvestingsprojecten worden opgestart. Deze entiteiten verhuizen naar een werkomgeving die is ingericht volgens Het Nieuwe Werken. Hierbij wordt bewust gekozen om een beperkte ruimte te voorzien voor het archief. Overheidsinformatie op analoge dragers, die nog geruime tijd moet worden bijgehouden, kan in bewaring worden gegeven aan het Depot te Vilvoorde Creëren van beleidsrelevante inzichten door analyse van overheidsinformatie Nieuwe analysetechnieken van informatie maken innovatieve mogelijkheden voor beleidsinzichten beschikbaar. Op die manier kunnen volwaardige informatiediensten en producten gecreëerd worden, op basis van overheidsinformatie. De voorwaarde daarvoor is dat informatie-eilanden worden omgevormd tot informatieknooppunten door de informatieregie te versterken, door een beter overzicht te krijgen van de enorme hoeveelheid aanwezige digitale en analoge overheidsinformatie en door deze semantisch te stroomlijnen. Dit vormt de cruciale, onmisbare basis voor een informatiemarkt. Een aanzienlijke bron van overheidsinformatie zijn de kilometers en terabytes archieven. Deze goudmijnen zijn onvoldoende ontgonnen. Momenteel worden de archieven van de Vlaamse overheid ofwel door de entiteiten zelf beheerd, ofwel in de gemeenschappelijke omgeving. Het depot te Vilvoorde beheert het papieren archief van de Vlaamse overheid en ontsluit de metadata ervan digitaal. Het in voorvoorbereiding zijnde Digitaal Archief Vlaanderen zal het digitale archief van de Vlaamse overheid en de lokale besturen beheren en heeft de potentie om niet alleen de metadata te ontsluiten maar ook de inhoud van de honderdduizenden archiefdocumenten zelf ter beschikking te stellen. Recente ontwikkelingen als big data creëren nieuwe, innovatieve mogelijkheden. Big data is het zoeken van voorheen onbekende en verborgen patronen in grote hoeveelheden diverse informatie die inzicht bieden in de bedrijfsvoering van een organisatie. Het wordt te vaak beperkt tot het zoeken van patronen in gestructureerde datasets, terwijl de meerwaarde exponentieel toeneemt indien men ook de documenten zelf en hun metadata als object van big data ziet. 25 De mogelijkheden van deze geavanceerde informatieanalyse zijn ongezien. Zo wordt big data door de Verenigde Naties ingezet om maatschappelijke voorspellingen te doen. 26 De stedelijke administratie van New York gebruikt de eigen overheidsinformatie om beleidsprioriteiten op te stellen. 27 De Vlaamse Zie ook Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid

12 overheid zou dit kunnen inzetten om betere inzichten te verwerven in de noden van bedrijven en burgers en zo aan proactief beleid te doen. 28 Om het volle economische en intellectuele potentieel van overheidsarchieven aan te boren, transformeren we ze van doodlopende straten tot informatieknooppunten, die een actieve spil zullen vormen in de informatiehuishouding van de Vlaamse overheid. Archieven blijven uiteraard hun cruciale rol spelen inzake verantwoording en cultureel-maatschappelijke waarde maar ze zullen een veel prominentere rol spelen in de dagelijkse bedrijfsvoering en voor de maatschappij, door hen als bron te gebruiken voor big data en open informatie (zie 3.3). Zowel de digitale metadata van papieren archiefdocumenten als de digitale archiefdocumenten zelf vallen binnen het bereik van deze doelstelling. In een volgende fase kunnen deze analysetechnieken ingezet worden op andere overheidsinformatie dan deze in archieven, bijvoorbeeld in operationele informatiesystemen. 28 In het RILOD-project onderzoekt IWT momenteel de inzet van big data-analysetechnieken om gestructureerde en ongestructureerde informatie uit een veelheid aan bronnen samen te brengen in een op de bedrijfswereld gericht onderzoeksportaal. Hoofdstuk: Naar een informatiegestuurde overheid 2

13 4 ZES UITDAGINGEN Om de informatiestrategie te realiseren, zijn concrete resultaten nodig. Dit hoofdstuk stelt zes uitdagingen voor, die voortvloeien uit de doelstellingen van de informatiestrategie (zie 3) en die rekening houden met de huidige noden en behoeften binnen de Vlaamse overheid. Ze vormen een eerste aanzet, die uiteraard zal aangevuld en bijgestuurd moeten worden om nieuwe noden te weerspiegelen. Om aan te tonen dat een informatiestrategie een onmiddellijk rendement zou betekenen voor de entiteiten van de Vlaamse overheid, brengen we de terugverdieneffecten in kaart. Deze baten vloeien voort uit ) optimalisering van de huidige manier van werken, 2) het benutten van synergie door VO-brede samenwerking en 3) het aanboren van nieuwe opportuniteiten. 4. Stroomlijnen van de kaders voor informatiemanagement Om de verwachtingen die Het Nieuwe Werken stelt aan tijds- en plaatsonafhankelijk werken waar te maken, moet het eenvoudiger worden voor VO-medewerkers om overheidsinformatie terug te vinden, te raadplegen en te gebruiken. Het Nieuwe Werken vereist maximale openheid en maximale informatiedeling binnen de organisatie. 29 Daarom dient een aantal bestaande beleidskaders te worden afgestemd op elkaar en op deze nieuwe uitdagingen. Het eigenaarschap van deze acties valt logischerwijs toe aan de Stuurgroep Informatiebeleid 30, samen met de Stuurgroep Strategisch Archief.. vastleggen van de principes inzake de toegankelijkheid en de afscherming van overheidsinformatie binnen de Vlaamse overheid 3 o het basisprincipe is maximale openheid en afscherming op het laagste niveau (zie 3.2) o een vertrekpunt kan het Generieke ICT-veiligheidsbeleid zijn, waarvan de basisprincipes opgetild worden tot het bereik van digitale en analoge informatie en gekoppeld worden aan de verwachtingen van transparante informatiedeling binnen de Vlaamse overheid 32 o deze principes kunnen vervolgens opgenomen worden in generieke architectuurprincipes, zodat bijvoorbeeld de openheid ingebed wordt in het ontwerp van informatiesystemen, zodat het openbaarheidsregime en de mogelijkheden inzake hergebruik van dossierreeksen aangemerkt wordt in metadata (wat kan leiden tot beheerskostenreductie van openbaarheidsaanvragen, zie 4.2) enzovoort 2. creëren van een gemeenschappelijk metadatamodel 33 o implementatie van dit model in informatiesystemen zorgt ervoor dat gelijkaardige overheidsinformatie op gelijkaardige wijze beschreven wordt, zodat uitwisseling en semantische koppelingen mogelijk zijn en de informatiearchitectuur gestroomlijnd wordt 3. definiëren van categorieën van overheidsinformatie die openbaar zijn of voor hergebruik in aanmerking komen o als vertrekpunt zouden de behoeften van burgers, bedrijven en de andere belanghebbenden van de Vlaamse overheid kunnen dienen 29 Deze interne toegang is niet te verwarren met externe toegang, voor burgers of bedrijven. Ze heeft dus geen verband met bijvoorbeeld het Openbaarheidsdecreet, dat die externe toegang regelt. 30 VR DOC.0634/. Voortvloeiend uit deze principes van informatiedeling is de licentieproblematiek, die een brede toegang hindert. Het behoort tot de bevoegdheid van de Stuurgroep ICT-Beleid om deze problematiek aan te pakken, o.b.v. de principes van de Stuurgroep Informatiebeleid. In afwachting van de operationalisering neemt het Coördinatiecomité van de Vlaamse Dienstenintegrator deze rol op zich. 3 Voor een goede praktijk inzake deze principes zie 32 Zie VR DOC.0345, bijlage, 6.5 Informatiebescherming. 33 Begrippenkader is een term die eveneens gehanteerd wordt binnen de Vlaamse overheid maar een beperkter bereik heeft. Hoofdstuk: Zes uitdagingen 3

14 o overheidsinformatie die als openbaar of herbruikbaar wordt aangemerkt, kan aangevraagd worden zonder de procedure van het Openbaarheidsdecreet of het decreet inzake hergebruik te doorlopen en wordt waar mogelijk actief openbaargemaakt of voor hergebruik ter beschikking gesteld, met name door publicatie op een website, met gebruikmaking van de modellicenties voor hergebruik 4.2 Creëren van een Vlaams register voor overheidsinformatie Overheidsinformatie binnen de Vlaamse overheid moet terugvindbaar gemaakt worden, zowel voor interne als externe doeleinden. Het creëren van een Vlaams register voor overheidsinformatie als uniek loket voor overheidsinformatie en hefboom voor hergebruik van overheidsinformatie is dan ook een belangrijke uitdaging voor een informatiegestuurde overheid. Dit register is een naar het internet ontsloten databank die de metadata (of beschrijvingen) van papieren en digitale archiefdocumenten ontsluit en aldus als wegwijzer dient voor burgers en bedrijven om alle overheidsinformatie terug te vinden, te raadplegen en te hergebruiken. 34 De databank biedt geen detailbeschrijvingen van documenten maar een geïntegreerd en geaggregeerd overzicht van alle categorieën van overheidsinformatie. 35 Afbeelding: illustratie van het beschrijvingsniveau van een Vlaams register voor overheidsinformatie De ontsluiting van metadata van overheidsinformatie gebeurt uiteraard overeenkomstig de beperkingen inzake de verwerking van persoonsgegevens en de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet en het decreet inzake hergebruik van overheidsinformatie. De aansturing daarvan blijft volledig bij de informatiemanagers van de beleidsdomeinen (zie 4.3). De Vlaamse overheid zou dankzij dit register een totaaloverzicht op haar overheidsinformatie kunnen realiseren, wat haar toelaat om optimalisaties door te voeren die entiteits-, beleidsdomein- en zelfs bestuursniveau-overschrijdend zijn, zoals: - meervoudige gegevensopvraging vermijden - het verbeteren van afspraken over bewaarniveaus (wie bewaart wat?) - het bevorderen van een markt voor hergebruik van overheidsinformatie - het synchroniseren van bewaartermijnen voor gelijkaardige informatie 34 Zie als voorbeeld Voor achtergrondinformatie, zie 35 De inhoud van de databank is al aanwezig maar wordt momenteel nog niet-geautomatiseerd beheerd. De beheerdersstructuur is eveneens al aanwezig en werkzaam, via het netwerk van beleidsdomeinarchivarissen en informatiebeheerders van de entiteiten. Zie en Hoofdstuk: Zes uitdagingen 4

15 De ingebruikname van het Vlaams register voor overheidsinformatie leidt tot een meer geautomatiseerd beheer van de beheersafspraken rond overheidsinformatie en resulteert in een vermindering van de beheerskosten voor de opmaak van informatiebeheersplannen. De beheerskosten voor de momenteel manuele opmaak van deze plannen wordt op euro geschat 36 Dit register zal uitgroeien tot een belangrijk informatieknooppunt wanneer dit geïntegreerd wordt met reeds bestaande of in ontwikkeling zijnde databanken: - het Vlaamse opendataportaal: koppeling tussen informatie en data 37 - interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (IPDC): koppeling tussen diensten en informatie 38 - Wegwijs Organisatie: koppeling tussen organisatiegegevens en informatie 39 - het beheerssysteem van het Depot te Vilvoorde (zie 4.4): koppeling met analoge overheidsinformatie 40 - de Vastgoeddatabank: koppeling met vastgoedgegevens - Digitaal Archief Vlaanderen (zie 4.5): koppeling met de in oorsprong digitale of gedigitaliseerde overheidsinformatie 4 Door archieven te transformeren tot informatieknooppunten neemt de Vlaamse overheid wereldwijd een pioniersrol in. Enkele initiatieven bestaan in het buitenland maar ze zijn ofwel beperkt tot de actieve openbaarmaking van Door de mogelijkheden voor commercieel en niet-commercieel hergebruik te vergroten, kan de waarde van overheidsinformatie beter benut worden. De gewijzigde Richtlijn laat toe om marginale kosten en, op basis van vastgelegde criteria, de marginale kosten overschrijdende vergoedingen aan te rekenen voor de vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding van overheidsinformatie. overheidsinformatie 42, tot de voor hergebruik terbeschikkingstelling van gestructureerde data 43 of tot de niet-geïntegreerde ontsluiting van archiefmetadata. 44 Geen enkel initiatief bereikt de volledige integratie van alle overheidsinformatie, inclusief die in de analoge en digitale archieven beheerd worden. Door de openbare archiefdocumenten die in het Digitaal Archief Vlaanderen beheerd zullen worden, actief openbaar te maken en voor hergebruik aan te bieden via het Vlaamse register voor overheidsinformatie, reduceren entiteiten de beheerskosten van de aanvraagprocedures. De nood aan een totaalzicht op de aanwezige overheidsinformatie is even sterk aanwezig bij de andere bestuursniveaus. Een performant Vlaams register voor overheidsinformatie, gekoppeld aan andere databanken zoals de IPDC, kan zonder ingrijpende aanpassingen worden opengesteld voor de lokale besturen. Op die manier kan het uitgroeien tot een overheidsbreed informatieknooppunt. Het kan bijvoorbeeld een basis vormen voor een loket waarin de burger zijn of haar dossiers kan raadplegen. Een Vlaams register voor overheidsinformatie is het vehikel om de transformatie te realiseren. Als geïntegreerd overzicht van alle overheidsinformatie binnen de Vlaamse overheid dient het meerdere doelen: - actiever hergebruik van overheidsinformatie stimuleren en mogelijk maken - gerichter beheren van het informatiekapitaal van de Vlaamse overheid en de risico s ervan 45 - verhoging van de transparantie van de informatiehuishouding van de overheid 36 Zie de nulmeting van Bestuurszaken aldaar J. Brimson, Information Asset Registers: An Introduction (203). Zie Hoofdstuk: Zes uitdagingen 5

16 - ondersteunen van de passieve openbaarheid van bestuur en faciliteren van de recht- en informatiezoekende burger 4.3 Versterken van de informatieregie Sinds eind 2007 gestart werd met het verbeteren van het informatiebeheer van de Vlaamse overheid, hebben entiteiten een fikse inhaalbeweging gemaakt. 46 Papieren archieven worden professioneel beheerd en ontsloten in het gemeenschappelijke archiefdepot te Vilvoorde, een aantal entiteiten heeft een deskundige informatiemanager aangesteld en de Coördinerende archiefdienst verleent informatiediensten en faciliteert een van de meest intensieve kennisdelingsplatforms van de Vlaamse openbare sector. 47 Een aantal factoren wordt onvoldoende aangepakt en hindert een optimale informatiehuishouding: - het netwerk van aangestelde informatiemanagers is onvolledig o ondanks de rondzendbrief betreffende het archiefbeheer 48 hebben slechts 4 van de 3 beleidsdomeinen een door het managementcomité, voldoende deskundige en voltijdse beleidsdomeinarchivaris/informatiebeheerder aangesteld 49 - kilometerachterstanden van onbeheerde informatie uit het verre en recente verleden zijn nog niet weggewerkt 50 - digitale overheidsinformatie wordt niet structureel beheerd, zodat ook hier beheersgaten ontstaan, achterstanden gecreëerd worden en strategische gebruiksmogelijkheden niet benut worden - het inbedden van indalende administraties als gevolg van staatshervormingen vergt telkens bijkomende inspanningen Er ontstaan permanent onderbrekingen in het beheer van overheidsinformatie. Daardoor zijn in de meeste entiteiten voortdurend inhaalbewegingen nodig, is er geen tijdige of voortijdige vernietiging van overheidsinformatie en slibben informatiesystemen, netwerkschijven en archiefruimtes dicht. Informatiemanagement is onvoldoende structureel ingebed, wat leidt tot onvindbare informatie en gebrekkige verantwoordbaarheid, zoals het Rekenhof al herhaaldelijk heeft ondervonden. 5 Een versterking van de informatieregie kan op zeer doortastende en snelle wijze significante resultaten opleveren. Bij de verhuisoperatie van de stadsdiensten van Antwerpen kon door het schonen en vernietigen van archiefdocumenten conform de bewaartermijnen een plaatsbesparing worden gerealiseerd van maar liefst 23%. Niet minder dan 3,6 strekkende km archief werd vernietigd en de nood aan archiefruimte op de werkvloer werd gereduceerd met maar liefst 2 strekkende km. Eenzelfde operatie werd uitgevoerd voor de digitale overheidsinformatie. Een versterking van de informatieregie gaat gepaard met een stroomlijning van de praktijken van het informatiemanagement (zie 4.). Daardoor zal overheidsinformatie eenvoudiger toegankelijker worden, beter beheerd en bewaard worden, conform de vereisten van de organisatie en de wet. Een recente analyse van het vergunningenarchief van RWO concludeerde dat louter schoning (verwijderen van dub- 46 VR/2007/409/DOC.0836Ter DVO/BZ/P&O/2008/3 49 Van de 3 beleidsdomeinen zijn er 2 vertegenwoordigd in de Stuurgroep Strategisch Archief. Slechts 4 leden hebben de nodige expertise, hebben het nodige mandaat en beschouwen zichzelf als beleidsdomeinarchivaris. De anderen zijn vaak tijdelijke aanspreekpunten, waardoor er te weinig stabiliteit en te weinig expertise is in het netwerk. 50 Uit een inventarisering in juli 203 van de archiefruimtes in het Boudewijn- en het Phoenix-gebouw bleek dat meer dan 20% (of meer dan 2 strekkende kilometer) onbeheerd en onontsloten is. De inventarisering bracht de analoge, gearchiveerde informatie in kaart, niet de informatie op de werkvloer of digitale informatie. Bovendien werden de andere gebouwen in Brussel en Vlaanderen niet geïnventariseerd. 5 Zie de verslagen van het Rekenhof, geciteerd in het beleidsplan Tegen digitale alzheimer (blz. 2-3). Zie Hoofdstuk: Zes uitdagingen 6

17 bels en schaduwdossiers e.d.) tot 30% plaatswinst kan opleveren. 52 Niet minder impressionante cijfers leverde een inhaalbeweging bij de stadsdiensten van Antwerpen op (zie inzet rechts). 53 Om de strategische en innovatieve inzet van overheidsinformatie aan te sturen en uit te voeren, verdient het aanbeveling om ) de bestaande functie van beleidsdomeinarchivaris om te smeden tot informatiemanager en 2) het bestaande netwerk te vervolledigen. Het huidige netwerk levert immers een duidelijke meerwaarde voor de informatiehuishouding van de Vlaamse overheid maar enkel waar voldoende deskundige en gemandateerde functiehouders aangesteld zijn. Het komt toe aan het management van de entiteiten om deze functie in te vullen voor de eigen beleidsdomeinen waar dit nog niet gebeurd is. Het basisprincipe is dat elk beleidsdomein minstens één informatiemanager heeft. Omwille van de noodzaak dat de informatiemanager voldoende diepgaande juridische, technische en inhoudelijke kennis opbouwt over de werking van de entiteiten die hij ondersteunt, is de inschatting dat deze tot maximaal.500 personeelsleden kan ondersteunen. Beleidsdomeinen die meer personeelsleden tellen, die een sterke geografische verspreiding kennen of die een groot aantal entiteiten hebben, zullen gebaat zijn bij meer dan één informatiemanager. 54 De resultaatgebieden van de informatiemanager omvatten: - strategisch aansturen van de informatiehuishouding, samen met de verantwoordelijken voor informatiearchitectuur en gestructureerd gegevensbeheer 55 o vertalen van de principes en beleidslijnen naar de praktijk van de eigen entiteiten, rekening houdend met de eigenheid van de bedrijfsprocessen o toepassen van instrumenten, afspraken en systemen inzake informatiemanagement, waaronder die van het gemeenschappelijke aanbod - aansturen en uitvoeren van organisatieverbeterende projecten - organiseren en deels uitvoeren van het operationele informatiemanagement - implementeren van een toegangsrechtenbeleid binnen de eigen entiteiten, gebaseerd op de babasisprincipes (zie 4.) - bevoorraden van het Vlaamse register voor overheidsinformatie (zie 4.2) - coördineren en registreren van aanvragen in het kader van de passieve openbaarheid van bestuur, overeenkomstig de toepasselijke rondzendbrief 56 - opnemen van een actieve rol in het opendatatraject 57 door informatiebronnen te detecteren die als open data kunnen worden ter beschikking gesteld - mee aansturen van het VO-brede informatiebeleid, onder meer door te zetelen als vast lid in de Stuurgroep Strategisch Archief - bijdragen aan een geïntegreerd organisatiemanagement door actief synergie te benutten met onder meer kwaliteitszorg, ICT, interne milieuzorg, procesbeheerders, bedrijfscontinuïteitsmanagement en communicatie 52 S. Roebben, Ruimte voor het archief? Pragmatische analyse van het archief van Ruimte Vlaanderen in het licht van de transitie en besparingen (masterproef Archivistiek, Vrije Universiteit Brussel, 203) Rapport Optimaal Digitaal, Stadsarchief Antwerpen, Onder groot aantal entiteiten begrijpen we meer dan 5 entiteiten (excl. de strategische adviesraden). Met sterke geografische spreiding bedoelen we aanwezigheid in alle provincies of op meer dan 2 plaatsen in het buitenland. Het criterium entiteiten met een grote personeelsomvang hanteren we niet, omdat dit vaak correspondeert met processen met een uitvoerend karakter, die de complexiteit van het informatiemanagement niet altijd evenredig verhogen. 55 Het beleidsdomein WVG beschikt over een beleidsdomeinarchivaris die verantwoordelijk is voor ongestructureerde overheidsinformatie en de organisatorische informatiearchitectuur, samen met een informatieadviseur en architect die verantwoordelijk zijn voor gestructureerde gegevensdeling en de functioneel-technische architectuur. 56 Rondzendbrief 2006/26 betreffende openbaarheid van bestuur, Deel 2, b). In de rondzendbrief noch in het decreet is bepaald welke functionaris een coördinerende rol opneemt. Nochtans heeft deze aanpak het onmiskenbare voordeel dat aanvragen gestroomlijnder behandeld worden en dat de registratiecijfers die jaarlijks aan de Beroepscommissie bezorgd worden, vollediger zullen zijn. 57 VR DOC.0959/BIS Hoofdstuk: Zes uitdagingen 7

18 - stimuleren van de kennisdeling over informatiemanagement, zowel binnen de eigen entiteiten als binnen de Vlaamse overheid en, waar opportuun, de lokale besturen 4.4 Uitbouwen van het Depot te Vilvoorde tot een geïntegreerde kennissite In het Depot te Vilvoorde beheert e-ib op een professionele manier het semistatische papieren archief van de Vlaamse ministeries de entiteiten zonder rechtspersoon. 58 Het zorgt voor duurzame bewaring, eenvoudige terugvindbaarheid, snelle terbeschikkingstelling en tijdige vernietiging. Sinds de opening eind 200 gaven entiteiten al 8,3 strekkende kilometer archief in bewaring. Gemiddeld wordt elke maand zo n 220 strekkende meter overgedragen; in 203 steeg dat gemiddelde tot 399 strekkende meter per maand. 59 Eind september 203 was 42% van de totale capaciteit ingenomen. Tien van de 3 beleidsdomeinen maken gebruik van de diensten van het Depot. 60 Door het gemeenschappelijk aanbieden van continuïteit in beheer, dat bovendien kwaliteitsvol en professioneel ingericht is, realiseert het Depot een kostenefficiënte aanpak voor de Vlaamse ministeries. Een aantal factoren maakt het noodzakelijk dat de capaciteit van het Depot wordt uitgebreid:. korte termijn: a. ook entiteiten met rechtspersoon willen gebruikmaken van de diensten; de gekende behoeften van de entiteiten met rechtspersoon bedragen meer dan 6 strekkende kilometer 6 b. de verhuis naar het VAC Brussel, waar enkel plaats voorzien is voor lopende dossiers middellange termijn: a. administraties die door de staatshervorming indalen zullen zorgen voor een aangroei van het te beheren archief in het Depot 63 b. alle werkvloeren, dus ook de huidige gesloten kantooromgevingen, worden uiterlijk eind 2020 ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken 64 c. toekomstige herhuisvestingen in Brussel tot 2022 zullen eveneens zorgen voor een stijging van de aangroei Om het Depot te Vilvoorde uit te bouwen tot een kennissite met internationale uitstraling, ondernemen we volgende acties:. uitbreiding van de doelgroep van het Depot met deze entiteiten met rechtspersoon en instanties: o intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoon o extern verzelfstandigde agentschappen van publiek recht o strategische adviesraden o administratieve rechtscolleges 2. vaststellen van een financieringsmodel voor het Depot, waarbij de basisdienstverlening kosteloos blijft voor de Vlaamse ministeries en betalend wordt voor de entiteiten met rechtspersoon 58 VR/2007/409/DOC.0836Ter. Zie 59 Gemiddelde o.b.v. de periode januari-juli Situatie op juli 203. Raadpleeg de actuele cijfers op 6 O.a. OVAM, Kind & Gezin, SERV, VLM, VREG, IWT, VRM, Raad voor Vergunningsbetwistingen, Jobpunt Vlaanderen, VRT, GO! en Gimvindus hebben hun behoeften al gesignaleerd. 62 VR DOC.0777/2BIS, blz M.n. de archieven die nog gevormd worden in de toekomst. Overeenkomstig het Groenboek blijven de semistatische archieven op federaal niveau bewaard; de protocols ter uitwerking van de bevoegdheidsoverdracht worden echter per bevoegdheid opgesteld en kunnen hiervan afwijken. 64 VR DOC.0777-BIS, blz Hoofdstuk: Zes uitdagingen 8

19 3. capaciteitsuitbreiding door een geïntegreerde depotwerking te realiseren op de site van het Depot o door gezamenlijke investeringen en het maximaal delen van gebouwfuncties met RWO, CJSM en LNE transformeren we de site tot een veelzijdige kennissite, waar het beheer, het onderzoek en de valorisering van de kunstcollectie, archeologica en opgravingsarchief, bodemstalen en archiefdocumenten van de Vlaamse overheid zal plaatsvinden 65 Bij herhuisvestingsprojecten wordt telkens Het Nieuwe Werken toegepast in combinatie met een reductie van de beschikbare archiefruimten. Op basis van een raming voor het VAC Brussel kan door het uitvoeren van selectie en het versneld overbrengen naar het Depot te Vilvoorde een besparing worden gerealiseerd van zo n euro aan jaarlijkse huurkosten. Het Depot te Vilvoorde levert aanzienlijke efficiëntiewinsten op voor de Vlaamse overheid, en dit zowel op korte als op lange termijn. Op korte termijn wordt overheidsinformatie kwaliteitsvoller beheerd en benutten de entiteiten hun middelen efficiënter. Er is minder archiefruimte nodig binnen kantoorgebouwen op A-locaties en vrijgekomen personeel kan worden ingezet op kerntaken. Agentschappen met rechtspersoon maken gebruik van de dienstverlening tegen een billijke, marktconforme prijs. Door geïntegreerde depotwerking realiseren we besparingen door het benutten van synergie tussen de verschillende partners. Door samenwerking kunnen verschillende gebouwfuncties worden gedeeld, zoals overheadkosten, facilitair beheer of klimatologische installaties. Daardoor wordt de kostprijs substantieel gereduceerd. 4.5 Uitbouwen van een Digitaal Archief Vlaanderen Om digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden (zie 3.5), zijn er investeringen nodig in infrastructuur, afspraken en middelen. Elke Vlaamse bestuursinstantie kan die investeringen zelf doen maar dat is duur en weinig efficiënt. Het project Digitaal Archief Vlaanderen onderzoekt op welke wijze een gemeenschappelijke dienstverlening voor digitale archivering van overheidsinformatie kan worden uitgebouwd. 66 Het project heeft de ambitie om een dienst op te richten die door alle organisaties die onder het toepassingsgebied van het Archiefdecreet vallen kan worden afgenomen. Het project voert momenteel een haalbaarheidsstudie uit, vertrekkend vanuit de bestaande infrastructuur en expertise binnen de sector, meer bepaald het het op te richten Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA), KU Leuven/LIAS, FelixArchief/eDAVID en het Vlaams Parlement. Het is de bedoeling om dit samen met het plan voor de operationalisering van het VIAA in het voorjaar van 204 aan de Vlaamse Regering voor te leggen. 67 Ook bij deze uitdaging verwachten we niet te onderschatten terugverdieneffecten. Wanneer digitale overheidsinformatie onbeheerd en niet duurzaam bewaard wordt, lopen de kosten volgens een studie van de Nederlandse Rijksoverheid na 5 jaar op tot 70 miljoen euro om deze informatie opnieuw toegankelijk te maken. 68 Indien de Nederlandse ministeries en de openbare besturen zouden investeren in een eigen digitaal archief, zijn de investeringskosten tot 75% hoger dan bij een gemeenschappelijke aanpak CAG/3/0.07/DOC VR DOC.460/ 68 Eindrapport Impactanalyses & Scenarioverkenning (203) Zie Hoofdstuk: Zes uitdagingen 9

20 4.6 Valoriseren van het documentaire erfgoed van de Vlaamse overheid In de voorbije jaren maakt Vlaanderen in toenemende mate werk van een betere zorg voor en valorisering van het documentaire erfgoed. Het betreft dat gedeelte van overheidsinformatie dat op een bepaald moment niet meer administratief nuttig is maar permanent bewaard zal worden omwille van het cultureel-maatschappelijke belang. Naar schatting 3-0% van de overheidsinformatie in Vlaanderen beantwoordt aan die criteria en zal eeuwig bewaard worden. Een voorbeeld van recente inspanningen is de goedkeuring van het Archiefdecreet van 9 juli 200, dat aan alle openbare instanties een modern en flexibel juridisch kader biedt. 70 Maar Vlaanderen zal op dit vlak een inhaalbeweging moeten maken, die recent is ingezet. De operationalisering van het Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA) wordt momenteel voorbereid. Het VIAA is gegroeid vanuit de nood van de Vlaamse televisieomroepen om hun analoge audiovisuele materiaal te digitaliseren en te ontsluiten voor professionele en recreatieve doeleinden. Het instituut zal, na goedkeuring door de Vlaamse Regering, gehuisvest worden in het Wintercircus op de Waalse Krook in Gent. 7 Maar audiovisuele overheidsinformatie van omroepen is slechts een fractie van het Vlaamse documentaire erfgoed. Bovendien staat het VIAA niet in voor de bewaring van de analoge dragers. De zorg voor het documentaire erfgoed is een nieuwe bevoegdheid voor de entiteiten van de Vlaamse overheid, waarvoor vroeger de federale overheid bevoegd was. Momenteel wordt deze zorg bijna niet opgenomen door de entiteiten, waardoor het documentaire erfgoed van de Vlaamse overheid bedreigd wordt. Naast het VIAA is er dus nood aan het Vlaams Archiefhuis, dat niet alleen het statische archief van de Vlaamse overheid zal bewaren maar ook zal valoriseren, ontsluiten en ter beschikking stellen. 72 Momenteel wordt onderzocht of dit Vlaams Archiefhuis eveneens gehuisvest kan worden in het Gentse Wintercircus. Cruciaal zijn daarbij deze drie factoren om het Vlaams Archiefhuis een meerwaarde te laten betekenen: - door het maximaal delen met het VIAA van gebouwgebonden functies (zoals bezoekersruimte, leeszaal ) kan de inbedding op de Waalse Krook kostenefficiënt gebeuren - bestaande archiefdepots (met in de eerste plaats het uit te breiden Depot te Vilvoorde) dienen als hulpdepots, zodat de ontwikkelingskosten op het Wintercircus beperkt worden - functionele integratie met het VIAA zodat het documentaire en het audiovisuele erfgoed elkaar wederzijds kunnen verrijken Beleidsnota Bestuurszaken , hoofdstuk 5. Hoofdstuk: Zes uitdagingen 2 0