CONTROLEVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2011 VAN DE DIENST 30 maart 2012 PUBLIEKSZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Accountantsdienst ACCOUNTANTSRAPPORT EN GAD/ CONTROLEVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2011 VAN DE DIENST PUBLIEKSZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG INHOUDSOPGAVE ACCOUNTANTSRAPPORT 1. INLEIDING Opdracht Controleverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport KORTE KARAKTERISTIEK VAN DE DIENST BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN/ONTWIKKKELINGEN De vorming van een nieuwe dienst Prioriteit financieel beheer Bezuinigingen Afloop van punten uit voorgaand jaar BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en control Rechtmatigheid Top-indicatoren JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving Analyse van het resultaat Balans OVERIGE BEVINDINGEN Automatisering Integriteit... 9 CONTROLEVERKLARING Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon:

2 Accountantsdienst 2 ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2011 VAN DE DIENST PUBLIEKSZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1. INLEIDING 1.1. Opdracht Dit rapport heeft betrekking op de jaarrekening van de dienst Publiekszaken (hierna: DPZ ) en vloeit voort uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De jaarrekening heeft een zelfstandig karakter, waarmee DPZ verantwoording aflegt over het financiële beheer gedurende het verslagjaar. Ook dient de jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Dit rapport kan bevindingen bevatten die van ondergeschikte betekenis zijn voor de concernjaarrekening Controleverklaring We hebben de jaarrekening 2011 van DPZ te Den Haag, zoals uitgebracht op 1 maart 2012, gecontroleerd en op voorzien van een goedkeurende controleverklaring Opzet en reikwijdte van het rapport In dit rapport gaan we in op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. In hoofdstuk 2 is een korte karakteristiek van de dienst opgenomen, waarna we in hoofdstuk 3 ingaan op onze belangrijkste bevindingen. Vervolgens behandelen we in hoofdstuk 4 de beheersing van de bedrijfsprocessen, rechtmatigheid en de top-indicatoren. In hoofdstuk 5 gaan we in op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. In het afsluitende hoofdstuk 6 komen de onderwerpen automatisering en integriteit aan de orde. 2. KORTE KARAKTERISTIEK VAN DE DIENST DPZ is een nieuwe gemeentelijke dienst die per 1 januari 2011 is ontstaan uit de samenvoeging van de voormalige Gemeentelijke Belastingdienst, de Dienst Publieksservices en uit het onderdeel Deconcentratie van de Bestuursdienst. DPZ is de frontoffice van de gemeente Den Haag en fungeert daardoor als de eerste ingang (via internet, telefoon of de loketten) waar de burgers, bedrijven en instellingen terecht kunnen voor alle (aan)vragen van producten en diensten. De dienstverlening wordt intern aangestuurd via drie sectoren: Belastingzaken (BZ), het Klantcontactcentrum (KCC) en Stadsdelen & Wijken (S&W). Ondersteuning vindt plaats door de stafafdelingen Bedrijfsvoering (BV) en Beleidsondersteuning en Juridische Zaken (BOJZ). De kerntaken van sector BZ bestaan uit het uitvoeren van de Wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en het opleggen en innen van diverse gemeentelijke belastingen, heffingen en leges, waaronder de OZB, afvalstoffenheffing, rioolrechten, parkeerbelasting en de omgevingsvergunningen. De afhandeling van kwijtscheldingen en bezwaar- en beroepprocedures maakt hier ook onderdeel van uit. Het KCC is verantwoordelijk voor de contacten met de burger, zoals het aanvragen van identiteitkaarten, rijbewijzen, het aangeven van geboorte, overlijden, verhuizen en huwelijk, het verzorgen van verkiezingen en het opmaken van uittreksels en akten van de burgerlijke stand. De sector S&W houdt zich bezig met het werk in en voor de wijk. Verdeeld over acht stadsdelen wordt gewerkt aan leefbaarheid (groen, openbare weg, speeltuinen, afval) en aan het welzijn in de wijk. De sector verzorgt ook de intake van vergunningen en verstrekt daarnaast diverse subsidies.

3 Accountantsdienst 3 Bij DPZ gaat zo n 188 miljoen aan lasten en 246 miljoen aan baten om. De baten hebben hoofdzakelijk betrekking op geïnde belastingen, heffingen en leges. Er werken circa 680 ambtenaren. In 2011 is een voordeel van 1,6 miljoen behaald, vooral als gevolg van enkele voordele n op belastingen. Het balanstotaal bedraagt circa 34 miljoen, waarbij de overige vorderingen ( 27 miljoen) en gemeentelijke schulden ( 20 miljoen) de belangrijkste posten zijn. Hierbij gaat het vooral om vorderingen op belastingplichtigen en om de afdracht van voor gemeentelijke diensten geïnde belastingen (zoals afvalstoffenheffing en omgevingsvergunningen). 3. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN/ONTWIKKKELINGEN 3.1 De vorming van een nieuwe dienst De start van de nieuwe dienst is niet zonder slag of stoot gegaan. Het samenvoegen van de voormalige diensten heeft tot gevolg gehad dat verschillende organisaties, bedrijfssystemen en bedrijfsculturen moesten worden geïntegreerd, terwijl de dienstverlening richting de burger hier geen hinder van mocht ondervinden. De fysieke éénwording van DPZ heeft medio 2011 plaatsgevonden, nadat het grootste deel van de dienst naar het nieuwe stadskantoor aan de Leyweg was verhuisd. Gezien deze ontwikkelingen heeft het afgelopen jaar hoofdzakelijk in het teken gestaan van de vormgeving van de nieuwe dienst. Hierin heeft DPZ in 2011 goede stappen gezet, waaronder het verbeteren van enkele gemeentebrede taken als het beheer van de koppeling van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en in zijn algemeenheid het realiseren van een gemeentelijke dienst waar de dienstverlening aan de Hagenaar centraal staat. Dat kan collectieve (S&W), individuele (KCC) of opgelegde (BZ) dienstverlening zijn. Het komende jaar zullen er nog de nodige slagen moeten worden gemaakt om de bedrijfsvoering structureel op niveau te krijgen. Het op orde brengen van het financieel beheer is daarbij een belangrijke prioriteit (zie de volgende paragraaf). Op dit moment wordt nagedacht over de situering van het Haags Gemeente Archief en de Openbare Bibliotheek. Een van de mogelijkheden is onderbrengen bij DPZ. In dat geval is een goede timing van belang, waarbij we aanraden dat DPZ eerst zelf structureel op orde is gebracht. De dienst zal hier in 2012 prioriteit aan geven. Voor wat betreft het financieel beheer zijn hiervoor in paragraaf 4.1 enkele aandachtspunten benoemd. Tenslotte is de dienst, samen met directie Financiën, aan het onderzoeken of het centraliseren van alle gemeentelijke incasso's besparingen kan opleveren. DPZ heeft hiermee ruime ervaring. De uitkomsten van dit onderzoek worden in de loop van 2012 verwacht Prioriteit financieel beheer De kwaliteit van het financieel beheer was vooral in de eerste maanden van 2011 duidelijk onder de maat. Toen werd nagenoeg alle tijd en capaciteit ingezet voor de inrichting van de nieuwe organisatie, waaronder de financiële functie. Dit is ten koste gegaan van de kwaliteit van de administratie en de planning & control. Langdurig zieken en opstartproblemen bij de samenvoeging van de diverse financiële bedrijfsonderdelen hebben hier ook negatief aan bijgedragen. Tenslotte heeft DPZ ook een erfenis meegekregen door substantiële verbeterpunten in het financieel beheer van de voormalige fusiediensten. Medio 2011 hebben we gerapporteerd over bovengenoemde stand van zaken. DPZ heeft dit direct opgepakt en heeft het op orde brengen van het financieel beheer als speerpunt aangemerkt, met als primair doel het jaarrekeningtraject 2011 goed te laten verlopen. Met de inzet van extra capaciteit en na het doorvoeren van diverse correcties is DPZ uiteindelijk in staat geweest het jaarrekeningproces tot een goed einde te brengen. Gezien de weg die de dienst heeft moeten bewandelen is dit een nette prestatie.

4 Accountantsdienst 4 De kwaliteit van de financiële functie, waaronder de financiële administratie, is nog niet structureel geborgd. Daarvoor zal er in 2012 namelijk nog het nodige moeten gebeuren (zie de prioriteiten in paragraaf 4.1). DPZ heeft dit zelf ook onderkend en heeft een realistisch beeld van de huidige stand van zaken en de te nemen acties en maatregelen. In 2011 zijn hiertoe de eerste stappen gezet, zoals de invulling van de vacature dienstcontroller, het verbeteren van de betaalsnelheid, de implementatie van een nieuw beheersingssysteem voor subsidies, het versnellen van het facturatieproces bij debiteuren, het starten met het uniformeren van de financiële processen, een eerste aanzet voor het inrichten van een gedegen management-informatiesysteem en het doorvoeren van eerste verbeteringen in de planning & control. De beheerportefeuillehouder heeft de Rekeningencommissie in 2011 geïnformeerd over de voortgang van de verbetering van het financieel beheer. Na de oplevering van de jaarrekening zal hieraan een vervolg worden gegeven. De dienst heeft als doel om het financieel beheer eind 2012 kwalitatief en structureel op orde te hebben. We schatten in dat de dienst deze tijd zeker nodig zal hebben. We hebben DPZ aangeboden bij dit proces te adviseren en de dienst heeft aangegeven van dit aanbod gebruik te zullen maken Bezuinigingen De voortgang op de bezuinigingen is in de jaarrekening (pagina 13) kort toegelicht. DPZ vermeld daar dat de bezuinigingstaakstelling 2011 in de begroting is verwerkt. Aangezien er in 2011, ten opzichte van deze begroting, een positief resultaat is behaald ( 1,6 miljoen), vermeldt de dienst dat de bezuinigingstaakstelling is gerealiseerd. We merken op dat dit voordeel grotendeels is veroorzaakt door incidentele (belasting)voordelen. Op de apparaatlasten is ten opzichte van de begroting een nadeel van circa 2,0 miljoen behaald. Hiervan heeft het merendeel een incidenteel karakter Afloop van punten uit voorgaand jaar Algemeen In de accountantsrapporten van de voormalige Belastingdienst en de Dienst Publieksservices over 2010 zijn verbeterpunten vermeld die een doorwerking hebben naar de nieuwe dienst. Deze punten worden hieronder toegelicht, met uitzondering van de onderwerpen financieel beheer en rechtmatigheid, die later in dit rapport aan bod komen. Kostentoerekening belastingen, heffingen en leges Een actueel en transparant model voor de toerekening van apparaatskosten aan belastingen, heffingen en leges is noodzakelijk om een goed inzicht te krijgen in wat het heffen en innen per belasting kost en voor een juiste en volledige (kostendekkende) tariefsbepaling (pagina 53 jaarrekening). Verder kan dan goed worden bepaald welk deel van de perceptiekosten wordt doorbelast aan andere diensten waarvoor belastingen worden geïnd. In 2010 is bij beide fusiediensten gemeld dat deze kostentoerekening geactualiseerd zou moeten worden. Bij zowel de sector BZ (oud GBD) als KCC (oud DPS) is dit eind 2011 gerealiseerd. We hebben de kostentoerekening bij BZ beoordeeld en, rekening houdend met de huidige bedrijfsvoering en de beschikbare informatievoorziening, als aannemelijk beschouwd. We hebben daarbij nog enkele kanttekeningen geplaatst, die afdoening in 2012 behoeven. Ook zal de begroting nog aangepast moeten worden aan deze nieuwe kostenverdeling. De herijkte kostentoerekening van KCC zullen we in 2012 beoordelen. Daarbij zal ook worden nagegaan in hoeverre BZ en KCC dezelfde uniforme uitgangspunten hanteren.

5 Accountantsdienst 5 Tenslotte blijkt de toerekening van de apparaatlasten van sector S&W ( 11 miljoen) aan de vier onderliggende programma s een complex en tijdrovend proces in We hebben geadviseerd dit proces in 2012 te vereenvoudigen en de administratie hier beter op aan te laten sluiten. Kwaliteit van de begroting De begroting is in 2011 twee keer fors gewijzigd, omdat deze niet goed bleek aan te sluiten op de dienstverlening van DPZ. Ook was de begroting op onderdelen niet actueel. Dit heeft tot diverse cijfermatige correcties in de financiële administratie geleid. Voor een goede (tussentijdse) sturing is een dergelijke situatie niet wenselijk. Het is dan ook van belang de begroting 2012 hiervoor tijdig te actualiseren en de administratie hierop af te stemmen (zie paragraaf 4.1). DPZ heeft de eerste stappen hiertoe gezet. Verder worden er al enkele jaren relatief omvangrijke voordelige resultaten behaald op de belastingbaten, zo ook in 2011 (zie paragraaf 5.2). Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de magere kwaliteit van de begroting. We hebben DPZ daarom geadviseerd om de begrote belastingbaten periodiek te onderzoeken op basis van de uitkomsten van voorgaande jaren en de verwachte ontwikkelingen voor het komende jaar en, daar waar nodig, de begroting tijdig aan te passen. Dergelijke onderzoeken hebben tot op heden nog op onvoldoende wijze plaatsgevonden. DPZ heeft hier in 2011 wel de eerste stappen toe gezet. Zo is de begrote OZB-opbrengst medio 2011 bijgesteld, waardoor het uiteindelijke resultaat op deze belasting 1 miljoen in plaats van 2,4 miljoen positief bedraagt. De dienst geeft aan dat in de begroting 2012 de belastingbaten zijn geactualiseerd. We zullen dit in 2012 nagaan. Tenslotte is er in de loop van 2011 een actuele werkbegroting opgesteld, ofwel een doorvertaling van de concernbegroting naar de operationele - en ondersteunende afdelingen. Een dergelijke begroting schept duidelijkheid over verantwoordelijkheden en bevoegdheden en draagt bij aan een betere kostenbewaking. De werkbegroting 2011 is opgesteld door externe inhuur. Het is daarom zaak dat er een goede kennisoverdracht plaatsvindt, zodat in 2012 ook gestuurd kan worden op een actuele werkbegroting. Kennisoverdracht is overigens ook relevant bij andere projecten waar externen bij betrokken zijn. 4. BEHEERSINSTRUMENTARIUM 4.1. Planning en control Algemeen beeld De kernactiviteiten van DPZ kunnen grofweg worden onderverdeeld in Belastingzaken en het Klantcontactcentrum. In 2012 zal qua omvang daar het subsidieproces van S&W bij komen. De operationele beheersing van de kernactiviteiten van Belastingzaken, zoals de uitvoering WOZ, het beheren van vastgoedgegevens, het opleggen en innen van aanslagen, het behandelen van bezwaren, het toekennen van kwijtscheldingen en het verzorgen van regelgeving op het gebied van de gemeentelijke belastingen, is voldoende op orde. Ditzelfde geldt voor het Klantcontactcentrum, dat als eerste aanspreekpunt voor de burger dient, waarbij onder andere reisdocumenten, rijbewijzen en gegevens uit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) worden verstrekt. De voornaamste geldstromen die hieraan ten grondslag liggen betreffen de lasten (inclusief salarislasten) verbonden aan bovengenoemde activiteiten en de baten die uit belastingen, heffingen en leges worden geïnd. Het financieel beheer hiervan is, zoals reeds vermeld, voor verbetering vatbaar. De belangrijkste prioriteiten voor 2012 zijn hieronder toegelicht. Analyse van de tussentijdse afsluiting van de financiële administratie (hard closures) Een goed uitgevoerde hard closure levert meer betrouwbare managementinformatie op om, waar nodig, tussentijds bij te sturen en vergemakkelijkt de totstandkoming van de jaarrekening.

6 Accountantsdienst 6 Als onderdeel van onze tussentijdse controles hebben we de kwaliteit van de hard closure door DPZ per 30 juni en 30 september 2011 onderzocht. Hierbij hebben wij de tussentijdse balansgegevens en de uitkomsten per programma als basis gebruikt. Dit onderzoek is te beschouwen als een mini-jaarrekeningcontrole, met als focus de belangrijkste dienstspecifieke processen. Uitgangspunt bij deze controles is de Richtlijn Hard Closure 2011 van de concerncontroller. Samengevat is het resultaat van ons onderzoek dat de hard closures 2011 niet op toereikende wijze zijn uitgevoerd. Balansposten waren niet goed uitgezocht en er was onvoldoende inzicht in de resultaatontwikkeling gedurende het jaar. De oorzaak hiervan is in paragraaf 3.2 al toegelicht. Overigens was er een significante verbetering zichtbaar tussen de eerste (30 juni) en tweede (30 september) hard closure. Naar aanleiding van onze bevindingen over de eerste hard closure heeft DPZ een gedegen verbeterplan opgesteld. De uitwerking van dit plan en de inzet van extra capaciteit hebben geresulteerd in een beter product bij de tweede hard closure, waarbij nog wel enkele risico s voor het jaarrekeningtraject zijn onderkend. Om die reden heeft DPZ het verbeterplan op basis van de tweede hard closure geactualiseerd en voortgezet. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat de jaarrekening, ondanks enige vertraging, zonder al te veel problemen tot stand is gekomen. Prioriteiten 2012 Om de kwaliteit van het financieel beheer structureel te verbeteren en efficiënter te kunnen uitvoeren zijn diverse verbeteringen noodzakelijk, waarvan de belangrijkste zijn: het waarborgen van voldoende kwaliteit binnen de financiële afdeling en het verder invullen van openstaande vacatures. Om de financiële functie beter te kunnen afstemmen op de kernactiviteiten en de in- en externe informatiebehoefte, is DPZ voornemens de financiële afdeling begin 2012 te reorganiseren. Centraal hierbij staat de match tussen kwaliteit, capaciteit van de medewerkers en de werkzaamheden. Het is van belang hier ook het doelmatigheidsaspect bij te betrekken. De formele afronding staat gepland voor 1 juni. Het cultuur- en veranderproces begint dan pas echt; het herijken en completeren van procedures en beschrijvingen voor de belangrijkste financiële processen, het vastleggen van de noodzakelijke periodieke checks en balances aangaande de financiële administratie en het verstevigen van de interne controle. DPZ verwacht dat bovengenoemde reorganisatie hierin gaat voorzien; het ontwikkelen van periodieke, kwalitatief toereikende managementinformatie. Zo is bij BZ tussentijdse financiële informatie noodzakelijk over de realisatie en prognose van de diverse belastingbaten, de kwijtscheldingen, de oninbaarheid, de (waarde)verminderingen en de ontwikkeling van de apparaatlasten. Bij het KCC en S&W gaat het onder andere om het inzicht in de realisatie en prognose van de legesbaten en de uitputting van de apparaatlasten. Tenslotte is het ook van belang om de (financiële) voortgang van onderhanden projecten te monitoren; het aanpassen van de financiële administratie opdat inzicht wordt verkregen in de baten en lasten per product (belasting, heffing, leges, activiteit of project). Dit inzicht is nodig om (financiële) sturing te kunnen geven aan de kernactiviteiten, in de informatiebehoefte van stakeholders te voorzien en voor een zuivere kostprijsbepaling van de heffingen en leges. DPZ heeft kenbaar gemaakt dat er ook geïnvesteerd zal worden in het nog beter benutten van de mogelijkheden die het bedrijfsvoeringspakket (Oracle EBS) biedt om het beheer op andere bedrijfsvoeringsgebieden als personeel en inkoop goed aan te laten sluiten op de financiële administratie. Bovengenoemde punten worden door de dienst meegenomen in het verbetertraject Dit proces is door de dienstcontroller in gang gezet. Met al deze maatregelen bereidt DPZ zich ook voor op de toekomstige ontwikkelingen die de dienst mogelijk te wachten staat (zie paragraaf 3.1).

7 Accountantsdienst Rechtmatigheid We hebben bij de controle over 2011 de rechtmatigheid getoetst overeenkomstig de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en van de Controleverordening van de gemeente Den Haag. De gemeenteraad heeft bij raadsbesluit 171 van 14 december 2011 de invulling van het begrip rechtmatigheid vastgesteld. Hiermee ligt het normenkader als uitgangspunt voor onze rechtmatigheidscontrole vast. We toetsen onder meer of de handelingen van de dienst passen binnen de goedgekeurde begroting en binnen de bevoegdheden die aan het college en de dienst zijn verstrekt. Ook gaan we na of aan voorwaarden van regelgeving is voldaan en of toereikend beleid aanwezig is om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Ons onderzoek heeft geleid tot een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel. Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening In de jaarrekening van DPZ is per abuis geen paragraaf rechtmatigheid opgenomen. Wel wordt in de samenvatting van de jaarrekening (pagina 13) kort ingegaan op het onderwerp rechtmatigheid. Hierin geeft de dienst een volledig beeld van de gang van zaken, waaronder de melding van diverse onrechtmatigheden met betrekking tot het niet Europees aanbesteden van de inhuur van externen. Bij de controle zijn op dit punt uiteindelijk voor 1,3 miljoen aan onjuistheden en 0,7 miljoen aan onzekerheden geconstateerd. Dit is grotendeels een erfenis van de voormalige fusiediensten. DPZ heeft het beperken van onrechtmatigheden als speerpunt voor 2012 aangemerkt. Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet- financiële handelingen en beslissingen Ons rechtmatigheidsonderzoek is vooral gericht op de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen. Ook uit niet-financiële beheershandelingen kunnen risico s voortvloeien, waaronder (financiële) claims. In ons onderzoek beoordelen we het systeem dat dergelijke risico s moet beperken. De gemeente heeft door inschakeling van juridisch control aanvullende maatregelen genomen voor de beheersing van deze risico s. Hierbij worden processen bij diensten op basis van een risico-analyse getoetst. In 2011 is het proces het niet-ondertekenen van beschikkingen bij sector Belastingzaken onderzocht. Hieruit komt naar voren dat het proces rechtmatig wordt uitgevoerd Top-indicatoren De gemeenteraad heeft de Accountantsdienst opgedragen om de betrouwbaarheid van de top-indicatoren na te gaan. Ons onderzoek is gericht op de aanwezigheid van een toereikende AO/IC rondom de totstandkoming van deze top-indicatoren. Verder zijn we nagegaan of de indicatoren aansluiten op de achterliggende systemen of administraties. Voor DPZ gaat het om twee top-indicatoren, die zijn opgenomen op bladzijde 84 en volgende van de jaarrekening. Het betreft de top-indicatoren klanttevredenheid dienstverlening en de positie op de ranglijst van gemeentelijke woonlasten. Uit onze controle komt naar voren dat de indicatoren deugdelijk tot stand zijn gekomen en aansluiten op de hieraan ten grondslag liggende achterliggende externe bronnen. 5. JAARVERSLAGGEVING 5.1. Kwaliteit van de verslaggeving De kwaliteit van de jaarverslaggeving 2011 behoeft op onderdelen verbetering. De samenvatting is over het algemeen vlot leesbaar. Op ons advies zijn onderwerpen zoals bezuinigingen, rechtmatigheid, inhuur externen en betaalsnelheid crediteuren alsnog in de samenvatting opgenomen.

8 Accountantsdienst 8 De vorming van de nieuwe dienst, de problemen en ontwikkelingen in het financieel beheer, alsmede de doelstellingen en prioriteiten voor 2012 zijn onderbelicht gebleven. Ditzelfde geldt voor de bijzonderheden op het gebied van Belastingzaken (waarbij het gaat om ruim 90% van de baten van DPZ), zoals de impact van de recessie op de omvang en inbaarheid van de gemeentebelastingen, het kwijtscheldingsbeleid en de uitvoering van de wet WOZ. In de paragraaf Lokale heffingen (pagina 75 van de jaarrekening) wordt hier op onderdelen meer inzicht in verschaft. In de samenvatting is een uitgebreide resultaatanalyse opgenomen, maar de relatie met de bijbehorende tabel, waarin de resultaten per programma zijn weergegeven, is daarbij niet helder. Verder zijn de toelichtingen soms vrij technisch van aard. De toelichting op de balans geeft voldoende cijfermatig inzicht in de ontwikkelingen van de balansposten. De programmatoelichting is daarentegen summier en op onderdelen niet juist. Hier ontbreekt informatie over de activiteit, de beleidsmatige impact en informatie over oorzaak en gevolg. Dit geldt vooral voor programma 22 Financiën, waar 227 miljoen aan belastingbaten is verantwoord. We merken op dat DPZ diverse resultaten als incidenteel heeft aangemerkt, zoals de hogere opbrengst uit dwanginvordering en belastingen, terwijl deze resultaten zich al enkele jaren voordoen (zie paragraaf 3.4) Bovengenoemde constateringen passen in het beeld van de ingrijpende ontwikkeling die DPZ in 2011 op organisatorisch en financieel gebied heeft doorgemaakt. Hier ligt nog een duidelijk aandachtspunt in het verbetertraject Analyse van het resultaat In de jaarrekening van DPZ is zowel in de samenvatting als bij de programmatoelichtingen een resultaatanalyse opgenomen (pagina s 10 t/m 12 en 32 t/m 41). Het voordelig resultaat 2011 bedraagt 2,6 miljoen, waarbij het resultaat op de OZB van 1,0 miljoen met de nieuwe egalisatiereserve is verrekend. De resterende 1,6 miljoen heeft voornamelijk betrekking op: meeropbrengsten uit toeristen- honden- en precariobelasting (in totaal 1,1 miljoen); voordeel op dwanginvordering ( 2,1 miljoen); nadeel op apparaatlasten ( 2,0 miljoen); voordeel uit vrijval bestemmingsreserves ( 0,2 miljoen); voordeel uit meer aantallen gemeenteberichten ( 0,4 miljoen); voordeel legesbaten als gevolg van tariefsverhoging ( 0,2 miljoen) voordeel vanwege niet of gedeeltelijk uitgevoerde projecten ( 0,7 miljoen); nadeel als gevolg van gratis verstrekking (reis)documenten ( 0,8 miljoen); Het voordeel op de toeristen- en precariobelasting was in het accountantsrapport 2010 voorzien. Het betreffen voornamelijk baten uit 2010 die eind dat jaar te laag geraamd waren. Voor de toeristenbelasting 2011 blijkt dit wederom het geval (circa 0,1 miljoen). Controles in de wijken hebben er toe geleid dat meer inwoners aangifte hondenbelasting hebben gedaan, waardoor de opbrengsten zijn gestegen. Het voordeel op de dwanginvordering en het nadeel op de perceptiekosten wordt veroorzaakt door verkeerde ramingen in de begroting (zie paragraaf 3.4). De begroting 2012 wordt hierop aangepast. De bestemmingsreserves hadden een looptijd tot eind 2011, waardoor het niet bestede deel is vrijgevallen. Door meer gemeenteberichten is een hogere opbrengst gegenereerd. De meeropbrengsten leges zijn ontstaan door tariefsverhogingen (o.a. naturalisaties) die niet volledig in de begroting zijn meegenomen. In 2011 zijn tevens meer diensten verricht waar geen vergoedingen tegenover stond, waaronder het verstrekken van tijdelijk gratis ID-kaarten. Tenslotte zijn enkele projectbudgetten niet geheel besteed in Hierdoor is er ten opzichte van de begroting een voordeel ontstaan. De afwikkeling van deze projecten zal in 2012 plaatsvinden.

9 Accountantsdienst Balans Op de balans van DPZ hebben zich in 2011 geen bijzondere ontwikkelingen voorgedaan, met uitzondering van de reserves en de hierna volgende bevindingen. In 2011 is een nieuwe tariefsegalisatiereserve gevormd om schommelingen in de opbrengst van de OZB te kunnen opvangen. Hier is tussentijds 1,4 miljoen en eind miljoen aan gedoteerd. De achtergrond van deze reserve en de oorzaak van het behaalde OZB-resultaat 2011 zijn op pagina 11 van de jaarrekening voldoende toegelicht. Verder zijn bestemmingsreserves die begin 2011 aanwezig waren ( 1,5 miljoen) geheel besteed of vrijgevallen. Uit onze controle komt naar voren dat de overige schulden 0,2 miljoen te hoog zijn verantwoord. Verder is en ten onrechte geen WIA-voorziening (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) getroffen. Bij benadering gaat het om circa 0,2 miljoen. 6. OVERIGE BEVINDINGEN 6.1. Automatisering Bij de verwerking van gegevens maakt DPZ gebruik van geautomatiseerde systemen zoals Oracle EBS (financieel systeem), IBS2000 (belastingsysteem) en Key2Burgerzaken en Kas4ALL (voor de registratie s in de gemeentelijke basisadministratie en de financiële vastlegging van transacties voor dienstverlening aan burgers). Voor zover we bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen, is gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïte it van de geautomatiseerde gegevensverwerking over het algemeen toereikend zijn gewaarborgd Integriteit Het college heeft in 2009 het concernkader Integriteit vastgesteld. Hierin is het beleid betreffende ambtelijke integriteit opgenomen. Onderdeel hiervan is een risicoscan die diensten moeten uitvoeren op risicovolle processen en functies. Sinds 2009 moeten de diensten zorgen voor een integrale actualisering hiervan. DPZ gaat in de integriteitsparagraaf (bladzijde 73) in op de benoeming van een vertrouwenspersoon integriteit en van een integriteitscoördinator, op de presentaties over integriteit richting het personeel en de inventarisatie die heeft plaatsgevonden naar risicovolle processen en functies. De uitkomsten van deze risicoscan en de verslaglegging van de genomen maatregelen zijn niet toegelicht. Binnen de bedrijfsprocessen van DPZ zijn in potentie integriteitgevoelige activiteiten aanwezig, zoals het taxeren van objecten, het verlenen van kwijtschelding, het toekennen van bezwaren, het kasverkeer aan de balie en (de toegang tot) de gemeentelijke basisadministratie (GBA). Het is om die reden van belang dat DPZ hier in het vervolg over rapporteert in de jaarrekening. GAD Den Haag, drs. A.J.P. van Loon RA, accountant R.A. Vierbergen RA, directeur