1.12 Veiligheidsinstructie, toolboxmeeting en training

Transcriptie

1 1.12 Veiligheidsinstructie, toolboxmeeting en training Om veilig te werken is het cruciaal dat medewerkers goed voorgelicht en getraind worden door de werkgever. Een medewerker moet namelijk machines en gereedschappen op een juiste manier gebruiken, bekend zijn met de risico s van werkmethoden en maatregelen kunnen nemen om deze risico s weg te nemen of te reduceren. Uit onderzoek blijkt dat de kans op ongevallen afneemt als de werkgever de medewerkers doeltreffend hierover voorlicht. Het is daarbij wel van belang dat de methoden aansluiten bij de leerstijlen en behoeften van de medewerker. Het geven van veiligheidsinstructies, toolboxmeetings en trainingen zijn methoden om ervoor te zorgen dat hij de juiste werkwijze kent en ook weet toe te passen. Normen en regels Zowel de Arbowet als het Arbobesluit stelt een aantal eisen aan het voorlichten van medewerkers over hun werkzaamheden en de daaraan verbonden risico s. Daarnaast moet uw organisatie mogelijk voldoen aan een aantal voorlichtingseisen vanuit de VCA- of OHSAS-certificering. In onderstaande alinea s staan de verschillende eisen opgesomd en toegelicht. Arbowet De Arbowet stelt dat een werkgever verplicht is om zijn werknemers doeltreffend voor te lichten over hun arbeidsomstandigheden. De Arbowet kent daarnaast de werknemers een eigen verantwoordelijkheid toe voor de arbeidsomstandigheden. Van hen verwacht de wetgever dat ze meewerken aan voorlichting en onderricht, en dat ze opgemerkte risico s melden aan hun leidinggevende, zodat maatregelen kunnen worden getroffen. Aan het geven van voorlichting of onderricht worden de volgende voorwaarden gesteld: 1. Het onderwerp moet goed zijn omschreven: - de aard van het werk dan wel de taak; - de daaraan verbonden risico s; - de maatregelen om die risico s te voorkomen of beperken; - de werking en wijze van gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen en beveiligingen. 2. Verantwoord tijdstip van geven: - als een werknemer voor het eerst een bewerking uitvoert; - bij veranderingen in zijn taak (bijvoorbeeld een andere werkmethode of machine); - als op andere wijze blijkt dat voorlichting nodig is (bijvoorbeeld na ongeval of gevaarlijke handeling). 3. Competente instructeur geeft de voorlichting: - bij voorkeur door de direct leidinggevende; - aangevuld door specialist of deskundige (bijvoorbeeld de machineleverancier of veiligheidskundige); - boodschap afgestemd op ontvanger: capaciteiten van de werknemer; - instructeur bezit de juiste kennis en ervaring; - bij jeugdigen (< 18 jaar) rekening houden met hun beperkte werkervaring en onvoltooide ontwikkeling; - in de juiste taal (zie Abomafoon 1.13 Veiligheid en taal). 4. Behandel het onderwerp op de juiste manier: - begrijpelijk; - praktisch gericht; - bij voorkeur aanschouwelijk. 5. Controleer het effect en stuur bij: - werkplekobservaties/inspecties; - zo nodig herhalen van voorlichting/onderwijs. Arbobesluit bouwproces Naast de Arbowet bepaalt het Arbobesluit bouwproces dat de coördinatie van voorlichting en onderricht geregeld moet zijn. In het Veiligheids- en Gezondheidsplan moet de opdrachtgever aangeven op welke wijze hij voorlichting geeft aan de werknemers van verschillende werkgevers. Het gaat dan vooral om V&G-aspecten, die een gemeenschappelijk karakter hebben. De V&G-coördinator uitvoeringsfase is verplicht hierover afspraken te maken met betrokken bedrijven, deze vast te leggen in het V&G-plan en de uitvoering te coördineren (zie Abomafoon 1.31 Coördinator voor de uitvoeringsfase). Blad 1 van 5 Abomafoon 1.12

2 VCA (VGM Checklist Aannemers) en OHSAS VCA en OHSAS zijn systemen die beogen om de arbeidsveiligheid van organisaties te versterken. Zowel VCA- als OHSAS-gecertificeerde organisaties zijn verplicht om er voor te zorgen dat het personeel over de vereiste bekwaamheid beschikt om de taken uit te voeren, die van invloed zijn op arbeidsomstandigheden op de werkplek. De bekwaamheid moet worden gedefinieerd in termen van geschikte opleiding, training en/of ervaring. Ook worden eisen gesteld aan voorlichting en instructie. In de VCA-checklist worden toolboxmeetings aangeduid met de term VGM-bijeenkomsten. Voor VCA**- en VCA-Petrochemie-bedrijven zijn de vereisten voor toolboxmeetings opgenomen in onderstaande tabel. In de laatste VCA-versie geldt voor VCA*-gecertificeerde bedrijven geen verplichting meer voor het houden van VGM-overleg of toolboxmeetings. Dat betekent niet dat zij ontheven zijn van het scholen van medewerkers. Deze bedrijven doen er verstandig aan om deze overlegvorm toch aan te houden. VCA**/-Petrochemie-eisen Voorbeelden invulling OHSAS Frequentie van 10 maal verspreid over het jaar met alle operationele medewerkers Bespreek relevante VGM-onderwerpen en aandachtspunten uit incidentenmeldingen en inspecties Houd een lijst bij van besproken onderwerpen en een registratie van aanwezige medewerkers Inventariseer en houd de competenties van medewerkers up-to-date Ontwikkel een opleidingsplan voor de medewerkers en voer deze uit Coach en begeleid individuele medewerkers (zie Abomafoon (On)veilig gedrag en veiligheidsbewustzijn) Praktische invulling In de praktijk zijn er meerdere mogelijkheden om te zorgen dat medewerkers de juiste competenties hebben om veilig te werken. Allereerst is het van belang om een veiligheidsinstructie te geven op het moment dat medewerkers in dienst treden of als ze starten op een nieuw project. Ten tweede is het belangrijk om regelmatig tijdens een toolbox gezamenlijk stil te staan bij de risico s van het werk. Ten derde moet het competentieniveau van medewerkers op peil gehouden worden. Hiervoor is training en scholing noodzakelijk. Veiligheidsinstructie Alvorens een medewerker start met zijn werkzaamheden is het van belang om hem instructie te geven over de veiligheid, gezondheid en milieurisico s in de organisatie. Hij moet weten wat de gebruikelijke procedures zijn en wie binnen de organisatie waar voor verantwoordelijk is. Het is raadzaam om in de startinstructie in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod te laten komen: - V&G-beleid en ambitie van de organisatie; - juiste wijze en het nut van het gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen; - bedrijfshulpverlening en noodplan; - specifieke instructies voor het gebruik van machines en gereedschap; - orde en netheid. Toolbox Een toolbox is een kort groepsgesprek met een duidelijke boodschap over de risico s van de werkplek en welke maatregelen medewerkers kunnen en moeten treffen om veilig en gezond te werken. Een toolbox maakt deelnemers bewust van gevaren op het werk. De kracht van de toolbox schuilt in het bespreken van een concrete werksituatie, die impact heeft op de persoonlijke veiligheid en gezondheid van deelnemers. Na het bespreken volgt in de regel een werkafspraak, zodat iedereen weet hoe veilig en gezond om te gaan met het besproken risico. Onderwerpen die tijdens een toolbox aan bod kunnen komen zijn: - acute risico s die een rol spelen tijdens uit te voeren werkzaamheden; - recent ongeluk en de leringen die daaruit te trekken zijn; - aanspreken en feedback geven op gedrag; - genomen maatregelen naar aanleiding van geconstateerde tekortkomingen; - gevaarlijke producten die gebruikt gaan worden gedurende het project; - het gebruik van ladders en trappen; - het gebruik van (rol)steigers en bouwliften; - werken in besloten ruimtes. Blad 2 van 5 Abomafoon 1.12

3 Het behandelde onderwerp maakt het meeste impact op het moment dat het inspeelt op wat leeft onder de medewerkers en het op het juiste moment wordt gehouden. De inhoud beklijft daarnaast het best als medewerkers de tijd hebben om het te verwerken. Voor de schaft is bijvoorbeeld een goed moment. Vervolgens is het verstandig om te zorgen dat medewerkers door middel van een LMRA de opgedane kennis toepassen. Naast het kiezen van de juiste onderwerpen en timing is het van belang dat de toolboxen aansluiten op de organisatiecultuur (zie Abomafoon 1.60). De toolboxen mogen niet in strijd zijn met andere, bewuste of onbewuste, signalen vanuit de organisatie (zowel de procedures als de veiligheidscultuur van de organisatie). Wie bijvoorbeeld de tijdsdruk opvoert en tegelijkertijd veiligheidsmaatregelen lanceert, komt ongeloofwaardig over. En wie overdreven aandacht besteedt aan helm of schoenen, maar de ogen sluit voor grotere gevaren zoals het onbeveiligd werken op grote hoogte, wekt daarnaast ook weinig vertrouwen. Tips voor een goede uitvoering van toolboxen in de organisatie: - Motiveer kort het onderwerp (waarom hebben we het er nu over? wat is de aanleiding? geef aan wat je als leidinggevende met de toolbox wil bereiken). - Maak de situatie visueel door een voor de deelnemers herkenbare situatie op het werk, een plaatje zegt meer dan duizend woorden. - Vraag naar positieve en negatieve ervaringen van de medewerkers en vraag door op de situatie, de gevolgen, wat de medewerker er zelf van vindt en hoe hij er nu mee omgaat. - Bij een presentatie bij de toolbox is het handig de informatie als aanvulling na het gesprek te laten zien en achteraf uit te delen. - Ondersteun de leidinggevenden met de voorbereiding en de uitvoering, bijvoorbeeld administratief (aanleveren documentatie, etc.) en professioneel (bijvoorbeeld inhoudelijke ondersteuning veiligheidskundige). - Hebben meerdere leidinggevenden moeite om toolboxen te houden, gebruik dan deze Abomafoon bij het werkoverleg voor leidinggevenden. - Veiligheid is een serieuze zaak, maar zorg ervoor dat de deelnemers het ook leuk vinden. - Maak een planning van VGM-bijeenkomsten met, voor zover mogelijk, de onderwerpen die aan de orde komen. - Neem milieuzaken mee, bijvoorbeeld afvalbeheersing en preventieve maatregelen zoals het voorkomen van lekken en morsen van vloeistoffen. - Houd ook toolboxmeetings voor operationele medewerkers in werkplaatsen en op werven, of laat deze meedraaien met toolboxmeetings op projecten (indien relevante onderwerpen). - Beschouw ingeleende werknemers en onderaannemers als eigen werknemers. - Stimuleer dat onderaannemers eenzelfde systeem hanteren en vraag om een afschrift van de registratie hiervan. Indien dit niet het geval is, kan personeel van onderaannemers wellicht meedoen aan uw toolboxmeetings. Training Maar het is niet afdoende om te spreken en discussiëren over nieuwe procedures of werkmethodes. Het daadwerkelijk proberen en uitoefenen in een gecontroleerde omgeving zorgt ervoor dat intenties ook daadwerkelijk omgezet worden in gedragingen. Op welke manier een training moet worden uitgevoerd verschilt per onderwerp en het niveau van de medewerkers. Belangrijk is om vragen en behoeftes, die in een toolbox naar voren komen, te gebruiken voor het opzetten van een training. Zie Abomafoon 1.61 voor extra informatie over veiligheidsgedrag en het competentieniveau van medewerkers en hoe het beste daarop in te spelen is. Tips: - Bepaal de leerdoelen van de training en zorg dat deze overeenkomen met de pijlers van de organisatie. - Kies de juiste content voor de training. - Bepaal een geschikte werkvorm, hoe dichter bij de praktijk hoe beter. - Draai een pilot en stel vervolgens onderdelen bij die nog verbeterd kunnen worden. - Evalueer na afloop van de training en pas aan wat niet landde en wat in de toekomst beter kan. Schriftelijke veiligheidsinstructie Voor bepaalde werkzaamheden en gebruik van machines is een gedegen schriftelijke instructie (naast de mondelinge) noodzakelijk. Sommige instructies zijn complex en het kunnen terugzoeken van informatie is dan gewenst. Een goede schriftelijke instructie is een uitdaging om te maken. In het volgende overzicht staan een aantal tips om te komen tot een overzichtelijke en duidelijke instructie. Blad 3 van 5 Abomafoon 1.12

4 1. Beschrijf waarom de instructie noodzakelijk is: - geef aan wat de consequenties zijn van het volgen en het niet volgen van de instructies. 2. Instrueer over concreet gedrag: - beschrijf specifieke handelingen die verband houden met het veilig gebruik van een arbeidsmiddel, product, of het veilig uitvoeren van een activiteit; - een veiligheidsinstructie is iets anders dan een werkinstructie (het kan hierin wel worden meegenomen, maar moet dan als veiligheidsinstructie herkenbaar blijven). 3. Geef duidelijk aan: - wat de werknemer moet doen of juist moet laten (ook met het oog op de gevaren bij onjuist gebruik van een arbeidsmiddel of product); hierin bij voorkeur gradaties aanbrengen, bijvoorbeeld door zaken die acuut gevaar veroorzaken eruit te laten springen; - of (kleine) reparaties van arbeidsmiddelen zelf mogen worden uitgevoerd; - welke speciale hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen gebruikt moeten worden; - wat de betekenis is van veiligheidssymbolen of producten; - of productinformatie en/of gebruikershandleiding op de werkplek beschikbaar moeten zijn (alleen als er specifieke veiligheidsinstructies in staan; alternatief: ze in de eigen veiligheidsinstructie opnemen); - voor welke groep werknemers de instructie bestemd is; het in één veiligheidsinstructie aanspreken van twee of meer doelgroepen, bijvoorbeeld de werkers én hun leidinggevenden, verlaagt de waarde van een veiligheidsinstructie (tenzij beide veiligheidsinstructies gescheiden van elkaar worden opgevoerd); - wees terughoudend in het verwijzen naar wetten, besluiten en normen; deze geven een instructie in de regel geen meerwaarde (tenzij incidenteel voor leidinggevenden, bij niet-standaardsituaties). 4. Gebruik helder taalgebruik: - korte zinnen (maximaal 20 woorden per zin); - gebiedende wijs enkelvoud (neem, ga na, beoordeel, enz.); - bij opsommingen puntsgewijze opmaak; - geen geforceerd taalgebruik (voorbeeld: dit voorkomt vallen is beter dan dit is een valpreventiemaatregel ); - herkenbare lay-out, met een standaard hoofdstukindeling en herkenbaar lettertype, kleuren en symbolen; - geef wanneer nodig heldere illustraties; deze hebben meer effect dan tekst. Verwijzing - Arbowet art Arbobesluit hfdst. 1 afd. 8 (art. 135 e.v. Jeugdigen) en hfdst. 2 afd. 5 (art. 2.28g en 2.31d Voorlichting). - VGM Checklist Aannemers (2008/05), Stichting Centraal College van Deskundigen. VCA Leidschendam. - Handboek VCA, hulpmiddel bij de VGM Checklist Aannemers. Aboma, Ede. - Veiligheidsadviezen voor de bouwnijverheid, Stichting Arbouw, Harderwijk. - Arbo-informatieblad 50 Communiceren over risico s. SDU Den Haag. - Arbo-informatieblad 59 Begrijpelijke werk- en veiligheidsinstructies. SDU Den Haag. - Abomafoons: 1.13 Veiligheid en taal VCA-certificatie Veiligheidscultuur in de bouwnijverheid (On)veilig gedrag en veiligheidsbewustzijn in de bouwsector. Datum: September 2014 Wijzigingen ten opzichte van vorige uitgave - Tekst geactualiseerd en aangevuld. - Controlelijst Veiligheidsinstructie, toolboxmeeting en training toegevoegd. Uitgave: Aboma bv Maxwellstraat 49 a Postbus BC Ede tel Heeft u naar aanleiding van deze informatie vragen, opmerkingen of verbetersuggesties, geef het aan ons door via Abomafoon@aboma.nl Wij helpen u graag! Blad 4 van 5 Abomafoon 1.12

5 Controlelijst Veiligheidsinstructie, toolboxmeeting en training Aandachtspunten 01 Heeft de toolbox een vast doel? De essentie moet zijn dat medewerkers samen veilig en gezond aan het werk gaan 02 Is het onderwerp concreet? Een specifiek onderwerp dat actueel is voor de medewerkers 03 Is het praktisch toepasbaar? De besproken informatie moet direct toe te passen zijn op het werk 04 Duurt de toolbox niet te lang? Zorg ervoor dat de toolbox tussen een kwartier en dertig minuten duurt 05 Is de toolbox interactief? Nieuwe kennis zenden is belangrijk, maar ook interactie en persoonlijke ervaringen delen moet ruimte krijgen 06 Worden do s en don ts besproken? Aan het einde van de toolbox is duidelijk hoe het werk veilig uitgevoerd moet worden 07 Worden afspraken gemaakt? Stemt iedereen in met de werkwijze en de uitvoering? 08 Controleer of afspraken worden nagekomen Afspraken worden nageleefd 09 Is iedereen aanwezig? Om draagvlak te hebben en houden is het belangrijk dat iedereen deelneemt 10 Wordt het onderwerp frequent behandeld? Zorg dat onderwerp regelmatig worden behandeld v = akkoord Opmerkingen Toelichting / nadere bijzonderheden: Blad 5 van 5 Abomafoon 1.12