Gemeente Boxmeer Algemeen Cultuurhistorische Stichting gemeente Boxmeer (ACSB)

Transcriptie

1 Overeenkomst Gemeente Boxmeer Algemeen Cultuurhistorische Stichting gemeente Boxmeer (ACSB) Overwegende dat: - de gemeente Boxmeer een actieve en faciliterende rol wil spelen bij het ontwikkelen en stimuleren van activiteiten op het gebied van kunst en cultuur; - dat haalbaarheidsonderzoek heeft uitgewezen dat er voldoende aanleiding is een museale voorziening in de gemeente Boxmeer te treffen; - dat de gemeente met een museale voorziening tot doel heeft het zonder winstoogmerk onderzoeken, bewaren, in stand houden en uitdragen van verschillende aspecten van de historie van alle elf kernen van de gemeente Boxmeer; - dat de gemeente reeds daartoe met de Congregatie van de Zusters van Julie Postel een bruikleenovereenkomst heeft gesloten inzake inpassing van een gemeentelijke museale voorziening in het Kasteelmuseum; - dat het museum zal worden beheerd door een beheerstichting en in samenwerking met de Boxmeerse of op Boxmeer gerichte erfgoedorganisaties de wisselexposities zal inrichten; wordt onderstaande overeenkomst gesloten met de stichting Algemeen Cultuurhistorische Stichting gemeente Boxmeer (ACSB). De ondergetekenden: 1. de gemeente Boxmeer, postbus 450, 5830 AL in Boxmeer, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer K.W.Th. van Soest, burgemeester van de gemeente Boxmeer, hierna te noemen: gemeente Boxmeer en 2. de Algemeen Cultuurhistorische Stichting Boxmeer, na naamswijziging te noemen Stichting Museum Gemeente Boxmeer, Torenstraat AK in Sambeek, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R.A. Fierst van Wijnandsbergen en de heer G.J.M. Roefs, hierna te noemen beheerstichting verklaren beheer en bestuur te zijn overeengekomen van ruimten in het Kasteelmuseum c.q. klooster van de Congregatie van de zusters van Julie Postel, Veerstraat JM in Boxmeer, voor gebruik als expositie- en depotruimte, een en ander zoals aangegeven op de als bijlage bij deze overeenkomst gevoegde situatietekening. Voorwaarden en bepalingen Aan deze overeenkomst zijn de volgende voorwaarden en bepalingen verbonden: Artikel 1: Museale voorziening gemeente Boxmeer 1. Voor de totstandkoming van een gemeentelijke museale voorziening in het Kasteelmuseum van de Zusters van Julie Postel in Boxmeer is een gebruiksovereenkomst gesloten tussen de Congregatie van de Zusters van Julie Postel en de gemeente Boxmeer. 2. De gebruiksovereenkomst tussen de Congregatie van de Zusters van Julie Postel en de gemeente Boxmeer maakt deel uit van de overeenkomst tussen de gemeente Boxmeer en de ACSB. 3. Namens de gemeente Boxmeer beheert, bestuurt en exploiteert een beheerstichting de gemeentelijke museale voorziening in het Kasteelmuseum van de Zusters Julie Postel in Boxmeer. 4. Een beheerstichting is een rechtspersoon zonder leden die met behulp van een vermogen een in hun statuten vastgelegd doel beoogt te realiseren. 5. Binnen de museale voorziening functioneren een beheerstichting en een gebruikersraad. 6. De beheerstichting streeft in overleg met de Congregatie naar registratie in het Nederlands Museumregister. Artikel 2: Beheerstichting 1. Het bestuur van de beheerstichting stelt een reglement van orde op waarin stichtingssamenstelling, aftreedschema, wijze van formering en samenstelling van een gebruikersraad, roulatieschema voor de inrichting van exposities, communicatiemomenten met erfgoedorganisaties en gemeente en inhoudelijk beleid worden vastgelegd.

2 2. De concept-statuten van de ACSB maken onderdeel uit van de overeenkomst tussen de gemeente Boxmeer en de ACSB. 3. Het bestuur van de beheerstichting bestaat uit minimaal drie leden die onderling de taken verdelen van voorzitter, penningmeester en secretaris. 4. De bestuursleden van de beheerstichting worden door het college van burgemeester en wethouders benoemd voor een periode van vijf jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming. 5. De leden van de beheerstichting vormen geen vertegenwoordiging vanuit politieke partijen. 6. Een aftreedschema voor de leden van het bestuur van de beheerstichting wordt door de beheerstichting opgesteld, om te voorkomen dat alle bestuursleden gelijk aftredend zijn. 7. Een bestuurslid van de beheerstichting kan te allen tijde ontslag nemen. Hij/zij geeft daarvan schriftelijk kennis aan burgemeester en wethouders. 8. Burgemeester en wethouders kunnen een bestuurslid van de beheerstichting tussentijds benoemen en ontslaan. 9. In een in de beheerstichting opengevallen plaats wordt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk drie maanden na het ontstaan van de vacature, voorzien. 10. De beheerstichting doet daartoe een voordracht. 11. Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zal het bestuur binnen één maand na het ontstaan van de vacature daarvan schriftelijke mededeling doen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer. Artikel 3: Beheer en exploitatie museale voorziening 1. Het beheer en exploitatie geschiedt conform de door de Congregatie Julie Postel aangegeven voorwaarden (c.q. overeenkomst), tenzij uit overleg met de Congregatie blijkt dat hiervan afgeweken kan worden. 2. Het in gebruik geven van ruimte en faciliteiten van de gemeentelijke museale voorziening gebeurt via separate gebruiksovereenkomsten tussen de beheerstichting en de andere partij, met inachtneming van de onder 1 genoemde voorwaarden. 3. De ter beschikking staande expositieruimten in het Kasteelmuseum zijn bestemd voor een vaste expositie, in te richten door de beheerstichting, en voor wisselexposities, in te richten door of in samenwerking met de erfgoedorganisaties. Aanwijzing voor de inrichting van de wisselexposities gebeurt via een jaarprogramma, na raadpleging van de gebruikersraad. Artikel 4: Taak beheerstichting 1. De beheerstichting beheert, bestuurt en exploiteert de gemeentelijke museale voorziening binnen het Kasteelmuseum van de Zusters Julie Postel. 2. De beheerstichting doet dit door: a. het bijeenbrengen, inventariseren, ordenen en openbaar maken van zoveel mogelijk historische, culturele gegevens en artefacten die op welke wijze dan ook met de gemeente Boxmee en/of haar kerkdorpen te maken hebben en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. b. contact te onderhouden met en stimuleren van (rechts) personen die zich bezig houden met de cultuur en/of de historie van de gemeente Boxmeer. c. de bedoelde gegevens en zaken te ordenen en op te slaan in een archief danwel depot. d. de bedoelde gegevens en zaken te exposeren in de gemeentelijke museale voorziening. e. het houden van festiviteiten en themadagen in relatie met het museum. 3. Het college van burgemeester en wethouders wordt vooraf schriftelijk op de hoogte gesteld van voornemens tot aankopen van expositiemateriaal en van het aangaan van overeenkomsten met een derde partij, voor zover dit al niet in de goedgekeurde begroting is opgenomen. Deze verplichting geldt niet voor overeenkomsten die door de beheerstichting met derden worden afgesloten voor de inrichting van wisselexposities. 4. Voor de start van een nieuw kalenderjaar dient de beheerstichting een beleids- of collectieplan en een jaarprogramma in te dienen bij het college van burgemeester en wethouders, waarin ook zijn opgenomen de door de stichting te ondernemen educatieve projecten, publieksgerichte en PRactiviteiten. 5. De beheerstichting draagt zorg voor de contacten met de erfgoedorganisaties binnen de gemeente Boxmeer. 6. De beheerstichting richt een gebruikersraad op, samengesteld uit maximaal twee vertegenwoordigers per erfgoedorganisatie.

3 7. Het inhoudelijk beleid van de gemeentelijke museale voorziening wordt vormgegeven door de beheerstichting. 8. De beheerstichting pleegt conform een reglement van orde ten minste tweemaal per jaar overleg met de gebruikersraad. 9. De beheerstichting draagt, na raadpleging van de gebruikersraad, zorg voor de inrichting van de ruimte voor de vaste en de wisselexposities. Hiertoe wordt een jaarprogramma opgesteld in samenspraak met de gebruikersraad. Artikel 5: Gebruikersraad 1. De gebruikersraad bestaat per erfgoedorganisatie uit maximaal twee bijvoorkeur vaste vertegenwoordigers. 2. Erfgoedorganisaties die kunnen deelnemen aan de gebruikersraad zijn organisaties die de gemeente Boxmeer als vestigingsplaats hebben en als doel het ontwikkelen van cultuurhistorische activiteiten nagenoeg uitsluitend ten behoeve van de gemeente Boxmeer. 3. Organisaties die willen deelnemen aan de gebruikersraad moeten een verzoek daartoe indienen bij de beheerstichting, die in overleg met de gemeente daarover een besluit zal nemen. 4. De beheerstichting kan desgewenst de gebruikersraad incidenteel uitbreiden met andere leden / personen. Artikel 6: Taak gebruikersraad 1. De gebruikersraad wordt geraadpleegd over de inhoud van het jaarprogramma. 2. De gebruikersraad wordt geraadpleegd bij de inrichting van de vaste expositie (trede 2 participatieladder gem. Boxmeer). 3. De beheerstichting verplicht zich om aan de leden van de gebruikersraad uit te leggen waarom van een advies is afgeweken of geen gebruik is gemaakt. Artikel 7: Vergadering beheerstichting en gebruikersraad 1. De beheerstichting en de leden van de gebruikersraad vergaderen minimaal twee maal per jaar en zo dikwijls als de voorzitter van de beheerstichting dit nodig acht of dit door tenminste de helft van de gebruikersraad aan de voorzitter van de beheerstichting wordt verzocht. 2. De vergaderingen van de beheerstichting en de gebruikersraad zijn alleen toegankelijk voor vertegenwoordigers van de gebruikersraad, de bestuursleden van de beheerstichting en eventuele genodigden. 3. Onderdeel van de vergaderingen zijn de inrichting c.q. onderhoud van de vaste expositie en het jaarprogramma voor de wisselexposities. 4. De gemeente ontvangt uitnodigingen en verslagen van de vergaderingen van de beheerstichting en van de vergaderingen van de beheerstichting en de gebruikersraad. Artikel 8: Externe advisering 1. De beheerstichting kan op verzoek van de vergadering als bedoeld in artikel 7:1 besluiten zich te laten bijstaan door externe deskundigen. 2. De beheerstichting kan zich te allen tijde laten bijstaan door externe deskundigen. 3. Externe deskundigen kunnen daarvoor een onkostenvergoeding ontvangen. Deze kosten dienen binnen de exploitatie van de museale voorziening te worden opgevangen. Artikel 9: Medewerkers 1. De medewerkers van de gemeentelijke museale voorziening zijn vrijwilligers. 2. Aanspreekpunt voor de vrijwilligers zijn de bestuursleden van de beheerstichting. 3. Vrijwillige medewerkers worden aangetrokken door de beheerstichting. 4. De medewerkers dragen zorg voor onderhoud van de collectie, collectiebeheer, presentatie, informatie en educatie. 5. Met de in de museale voorziening werkende vrijwilligers wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten, waarin verantwoordelijkheden en taken zijn opgenomen. Artikel 10: Taak gemeente Boxmeer 1. De gemeente laat zich periodiek informeren door de beheerstichting over de gang van zaken. 2. De gemeente heeft een adviserende rol richting de beheerstichting betreffende organisatie, beheer en exploitatie.

4 3. De gemeente faciliteert in ruimte en subsidieverlening. Een en ander geschiedt onder de voorwaarde dat de gemeenteraad van Boxmeer akkoord gaat met de voorgestelde organisatie- en beheersvorm en de benodigde budgetten beschikbaar stelt. 4. De gemeente verleent opdracht aan de stichting middels een beschikking voor budgetsubsidie. 5. De gemeente is geen partner bij de inrichting van de expositieruimte. 6. De gemeente toetst de inspanningen aan de hand van criteria. Deze zijn: het aantal bezoekers, het aantal exposities, de tevredenheid van de bezoekers, de tevredenheid van de deelnemende erfgoedorganisaties, de educatieve, informatieve en PR-activiteiten. Artikel 11: Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid tentoongestelde en opgeslagen collecties / materialen 1. De beheerstichting is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de tentoongestelde en opgeslagen collecties in geval van diefstal, beschadiging of schade. 2. De beheerstichting sluit daarvoor een verzekering af. De kosten van verzekering dienen binnen de exploitatie van de museale voorziening te worden opgevangen. 3. De beheerstichting is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door een vrijwilliger van de beheerstichting. Artikel 12: Eigendom tentoongestelde en opgeslagen collecties / materialen 1. De tentoongestelde en opgeslagen collecties blijven te allen tijde eigendom van de erfgoedorganisaties, de gemeente of de provincie die de materialen beschikbaar stellen c.q. in opslag geven. 2. Na opheffing / liquidatie van de gemeentelijke museale voorziening worden materialen in expositie en depot door de beheerstichting geretourneerd aan de ter beschikking stellende organisaties. 3. Gemeentelijke of provinciale eigendommen, in beheer bij de beheerstichting, worden bij opheffing van de museale voorziening of bij opheffing van de beheerstichting aan de gemeente c.q. de provincie geretourneerd. Artikel 13: Geschillen 1. Verschillen van mening tussen ondergetekenden zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan. 2. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te s -Hertogenbosch, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. Artikel 14: Financiën 1. Voor de exploitatie, het bestuur en het beheer van de museale voorziening in het Kasteelmuseum van de Zusters Julie Postel beschikt de beheerstichting over een exploitatiebudget middels een jaarlijkse budgetsubsidie. 2. Over de aanwending van het budgetsubsidie legt de beheerstichting achteraf verantwoording af, middels te overleggen financiële jaarstukken en een jaarlijkse evaluatie, in te dienen voor 1 april van het daaropvolgende jaar. 3. De evaluatie is gebaseerd op de criteria die worden gesteld aan het budgetsubsidie: dit zijn aantal bezoeken, aantal bezoekersgroepen uit het onderwijs, organisatie van wissel- en een vaste expositie, tevredenheid van de erfgoedorganisaties, tevredenheid van bezoekers, wijze van informatieverstrekking en organisatie van educatieve activiteiten en PR. 4. Na een aanloopperiode van vier jaren worden kengetallen gehanteerd ten behoeve van de verstrekking van budgetsubsidie. 5. Kosten voor inrichting van de vaste en wisselexposities komen ten laste van het exploitatiebudget. 6. Een en ander geschiedt onder de voorwaarde dat de gemeenteraad van Boxmeer akkoord gaat met de voorgestelde organisatie- en beheersvorm en de benodigde budgetten beschikbaar stelt. 7. De beheerstichting is verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders via jaarlijkse evaluatie en een exploitatieoverzicht. Een begroting, een financieel jaarverslag en een inhoudelijk jaarverslag dienen vóór 1 april ingediend te worden bij de gemeente Boxmeer ten behoeve van de toekenning van een budgetsubsidie.

5 Artikel 15: Vergoeding 1. De bestuursleden van de beheerstichting noch de vertegenwoordigers van de erfgoedorganisaties ontvangen een vergoeding voor hun inzet ten behoeve van de gemeentelijke museale voorziening, met uitzondering van vergoeding van aantoonbaar gemaakte en vooraf goedgekeurde te maken kosten. 2. Voor het beschikbaar stellen van materialen door erfgoedorganisaties wordt geen vergoeding toegekend. Artikel 16: Evaluatie en verantwoording 1. Na twee jaren, na aanvang van het museum, vindt een totaalevaluatie plaats over het functioneren van het museum als geheel en het functioneren van de beheerstichting en de gebruikersraad specifiek. Artikel 17: Slotbepalingen 1. Deze overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door Nederlands recht. 2. De bijlage(n) bij deze overeenkomst vormt een integraal onderdeel van deze bruikleenovereenkomst en enige verwijzing naar deze bruikleenovereenkomst zal tevens een verwijzing inhouden naar de bijlagen en vice versa. 3. Deze overeenkomst wordt geacht niet tot stand te zijn gekomen, indien zij niet binnen vier weken na dagtekening van deze overeenkomst, is voorzien van de benodigde handtekening(en) van ondergetekenden. 4. Een en ander geschiedt onder de voorwaarde dat de gemeenteraad van Boxmeer akkoord gaat met de voorgestelde organisatie- en beheersvorm en de benodigde budgetten beschikbaar stelt. Aldus opgemaakt in tweevoud en ondertekend in Boxmeer, Namens gemeente Boxmeer, Burgemeester K.W.Th. van Soest, Namens beheerstichting R.A. Fierst van Wijnandsbergen, G.J.M. Roefs, d.d. d.d. Bijlagen: - situatietekening d.d.., kenmerk.. - bruikleenovereenkomst Congregatie van de Zusters van Julie Postel en de gemeente Boxmeer - (concept) statuten van de Algemeen Cultuurhistorische Stichting Boxmeer, die als onderdeel van deze overeenkomst beschouwd dienen te worden.