Plan van aanpak BGT UW samenwerking IJsselstein en Montfoort

Transcriptie

1 Plan van aanpak BGT UW samenwerking IJsselstein en Montfoort Documentnummer: Documentnaam: Plan van aanpak BGT Versienummer: Versie 1.0 Versiedatum: Documentstatus: definitief Projectleider: Sietse de Haan Opdrachtgever: Marjon Gadella-van Gils

2 1 Inleiding Projectdefinitie AANLEIDING DOELSTELLING RESULTATEN: SCOPE RANDVOORWAARDEN Ambities en keuzes BGT REGIEGEMEENTE KWALITEIT GEGEVENS / DATA SCAN KEUZE IMBGT OF IMGEO Inrichting EN BIJHOUDING BGT KOSTEN EN BATEN BGT BGT SOFTWARE ROL VAN HET SVB-BGT Projectbeheersing, kosten en planning PROJECTSTRUCTUUR FASERING EN BEHEERSING PLANNING EN MIJLPALEN KOSTEN BGT RISICOMANAGEMENT KWALITEITSZORG Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 2 of 13

3 1 Inleiding De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is als basisregistratie een van de inup bouwstenen en past in het Referentie Stelsel Gemeentelijke Basisregistraties en draagt bij aan een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. De BGT zorgt voor een landelijk dekkende, uniforme en objectgerichte basiskaart: heel Nederland gaat één kaart gebruiken. Alle fysieke objecten zoals gebouwen, wegen, water en groen zijn eenduidig vastgelegd. De BGT is onderdeel van één van de componenten van de basis informatie infrastructuur van UW Samenwerking: Basis- en kernregistraties. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie met gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheids instellingen - verplicht en zonder nader onderzoek - worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Binnen het stelsel van basisregistraties is een belangrijke rol weggelegd voor de BGT omdat het de binnengemeentelijke verbinding maakt tussen diverse andere basisregistraties. Veel basisregistraties maken gebruik van de geometrische gegevens uit de BGT. In het onderstaande schema zijn de rode lijnen de geometrische relaties tussen de basisregistraties, blauwe lijnen geven de administratieve relaties weer. Figuur 1 : Stelsel van Basisregistraties: Integratie van de BGT De invoering van de BGT in een regiegemeente is een extra uitdaging omdat het beheer van de openbare ruimte en de BAG-applicatie waarmee gegevens uitgewisseld moeten gaan worden (deels) extern ondergebracht zijn. Welke consequenties dit heeft voor de inhoud van de BGT wordt in beeld gebracht. Vanuit efficiency oogpunt wordt bij uitbesteden van taken voor de BGT en het regelen van de bijhouding van de BGT de mogelijke samenwerking met omliggende gemeenten onderzocht. Het project Transitievoorbereiding Basisregistratie Grootschalige Topografie is opgenomen in het Informatiebeleidsplan (IBP2).De uitvoering van het project BGT loopt van oktober 2014 oktober 2015 en wordt opgenomen in het nog op te stellen Informatiebeleidsplan (IBP3). De invoering van de BGT past binnen de beleidsprincipes informatievoorziening van UW samenwerking. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 3 of 13

4 2 Projectdefinitie 2.1 Aanleiding De Eerste kamer heeft op 24 september 2013 het wetsvoorstel Basisregistratie Topografie (BGT) aangenomen, de wet treedt op 1 januari 2016 officieel in werking. Om de huidige Grootschalige Basiskaart Nederland ( GBKN ) en bronhouder bestanden geschikt te maken voor de BGT moeten er technisch inhoudelijke veranderingen worden doorgevoerd. De technische inhoudelijke verandering bestaat uit het opwaarderen van de huidige GBKN- en bronhouder bestanden naar een objectgericht BGT-bestand. Processen moeten worden aangepast met het oog op beheer en bijhouding van de BGT. Nieuw in de BGT is het bronhouder schap. Een bronhouder is verantwoordelijk voor de actualiteit en kwaliteit van de BGT binnen haar beheergebied. De BGT wordt gebiedsgewijs en in samenwerking tussen de bronhouders opgebouwd. Voor het bepalen van het beheergebied zijn vuistregels opgesteld, die in tabel hierna zijn weergeven. Bronhouder Gemeente Provincie Waterschap Rijkswaterstaat Ministerie van EL&I Ministerie van defensie ProRail Beheergebied/Vuistregel Bebouwde kom, bebouwing en gemeentelijke wegen buiten bebouwde kom en bijbehorende terreinen en kunstwerken. Daarnaast ook de plaatsnamen op de kaart, straatnamen en huisnummers. Voor weesobjecten, objecten die geen bronhouder hebben, voor zover dit nog voorkomt, treedt de gemeente op als bronhouder. Wegen, water en bijbehorende terreinen en kunstwerken, voor zover in beheer bij de provincie. Wegen, water, dijken en bijbehorende terreinen en kunstwerken, voor zover in beheer bij het waterschap. Wegen, vaarwegen, zee- en rivierdijken, kust en bijbehorende terreinen en kunstwerken in beheer bij Rijkswaterstaat Landelijk gebied, waarvan agrarisch areaal volledig. Oefenterreinen en militaire complexen Spoorwegen en bijbehorende terreinen en kunstwerken. De gezamenlijke bronhouders van de BGT (Gemeenten, Waterschappen, Provincies, Rijkswaterstaat, ProRail, Ministerie van E,L&I en Ministerie van Defensie) hebben de noodzaak tot samenwerking onderkend. Het Samenwerkingsverband van Bronhouders BGT ( SVB-BGT) is opgericht door VNG, Unie van Waterschappen, IPO en Prorail. De stichting heeft drie kerntaken: Transitie, community en facility. Zie paragraaf 3.7 voor informatie over het taken, rol en propositie van het SVB. 2.2 Doelstelling. Het project BGT heeft tot doel om de Basisregistratie Grootschalige Topografie in de beide gemeenten IJsselstein en Montfoort te realiseren conform de wettelijke verplichtingen. De opbouw van de BGT moet op 1 januari 2016 zijn afgerond. Vanaf 1 januari 2017 moet de gehele overheid deze basiskaart verplicht gebruiken. Doelstellingen zijn: 1. Het voorbereiden van de transitie van GBKN naar BGT, opstellen plan van aanpak BGT, inclusief benodigd budget; Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 4 of 13

5 2. Het implementeren/opbouwen van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) zodanig dat de gemeenten IJsselstein en Montfoort in staat zijn aan de verplichtingen als bronhouder te voldoen; 3. Het organiseren en beleggen van het beheer van de relevante gegevensverwerkende processen in de gehele keten in relatie tot de BGT; 4. Het organiseren van het verplicht gebruik van de BGT door de gemeente cq haar uitvoeringspartners in hun werkprocessen. 2.3 Resultaten: 1. Het doorlopen van en bestuurlijk traject Er dient een goede verankering van de BGT binnen bestuur en management van de organisatie plaats te vinden. Formeel worden de Colleges, volgens de wetgeving van de BGT, bronhouder van de BGT. 2. Kwartier maken ten aanzien van het organisatorische aspect De organisatie van de processen bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit van de BGT gegevens. Het gebruik van gegevens wordt georganiseerd en waar mogelijk afgedwongen, zowel binnen de beide gemeenten, als bij de verschillende uitvoerders/ketenpartners van de UW gemeenten. 3. Organisatie middelen De benodigde incidentele en structurele personele en financiële middelen worden in kaart gebracht en waar nodig wordt de begroting aangepast en projectmiddelen gealloceerd. 4. Inrichting van de projectorganisatie Een slagvaardige projectorganisatie is neergezet waarin capaciteit, kennis en vaardigheden aanwezig is. 5. Het Plan van aanpak is uiterlijk 1 juli 2014 vastgesteld door bestuur van UW Samenwerking Het plan van aanpak geeft invulling aan de aanpak, planning en fasering en benodigde middelen voor de BGT. Tevens worden de ambitie, organisatorische uitgangspunten en financiële kaders beschreven. 2.4 Scope De scope van het project BGT bestaat uit: Naast de interne processen in de gemeenten IJsselstein en Montfoort worden ook de taken en processen bij externe organisaties in het project betrokken. Dit betreft o.a beheertaken, handhavingstaken en complete registraties zoals BAG die extern zijn ondergebracht. Geometrische basisset van IMBGT objecten, aangevuld met attributen conform IMGEO. Aanschaf beheersoftware voor de BGT, organiseren van het beheer en vastleggen beheerprocessen Niet onder het project vallen: De aanschaf van nieuwe (integrale ) beheer software, de aanschaf van een Gis viewer en realiseren van convergentie van de aanwezige CAD/GIS software. Het completeren van attribuut gegevens die pas voor gerealiseerd moeten zijn. 2.5 Randvoorwaarden De gemeenten IJsselstein en Montfoort werken ambtelijk samen binnen UW Samenwerking, het uitgangspunt bij realisatie van de BGT is dat de inhoud en kwaliteit voor beide gemeenten gelijk is. Voor de inhoud van de BGT gaan we uit van de (verwachte) situatie in beide gemeenten per De gemeenten IJsselstein/Montfoort en de gemeente Lopik hebben recent de intentie uitgesproken om samen te werken op ICT gebied. Onderzocht wordt of samenwerking bij de transitie naar BGT mogelijk is en hoe deze vorm kan krijgen. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 5 of 13

6 3 Ambities en keuzes BGT 3.1 Regiegemeente De gemeente heeft ervoor gekozen als regiegemeente de uitvoering op afstand te zetten. Dat betekent dat organisatieonderdelen die normaliter de invoering, beheer en gebruik van de BGT op zich nemen geen onderdeel meer uitmaken van de organisatie. Dit bemoeilijkt de besturing van het project; De afgelopen maand is met externe partijen gesproken over de invoering van de BGT, dit betreft de Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR), Reiniging Midden Nederland (RMN) en de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU), waar het Toezicht en Handhaving van de gemeente IJsselstein wordt uitgevoerd. Met deze organisaties is gesproken over de processen van de BGT, o.a samenwerken bij inventarisaties, het gebruik maken van dezelfde bronnen (luchtfoto s) en aanleveren van mutaties in de openbare ruimte. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens in de BGT, bij fouten kunnen externe gebruikers (bijv netbeheerders ) de gemeente aansprakelijk stellen voor de eventuele fouten. Conclusie: De keuze wordt gemaakt om de BGT geometrie door de gemeente centraal bij te laten houden, waarbij de (externe) beheerpartijen gegevens afnemen en mutaties doorgeven aan de BGT beheerder. Het realiseren van het (verplichte ) gebruik van de BGT door deze organisaties en onderling uitwisselen van gegevens is een belangrijk onderdeel bij de aanpassing van processen als gevolg van de invoering van de BGT. 3.2 Kwaliteit gegevens / Data scan Bij de transitie van GBKN naar BGT wordt o.a gebruik gemaakt van GBKN, beheerkaarten en luchtfoto s. Montfoort houdt meer gegevens bij in de GBKN dan IJsselstein en de luchtfoto s in Montfoort zijn nauwkeuriger. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de gegevens en daarmee in de kosten van de transitie GBKN BGT is een datascan uitgevoerd door Crotec. Hierna de belangrijkste resultaten : De kwaliteit van de informatie maakt het mogelijk om de BGT volgens IMGEO op te bouwen. De gemeenten IJsselstein en Montfoort beschikken over een GBKN van redelijke kwaliteit. Kanttekening is wel dat veelal onduidelijk is wat de precisie van de lijnelementen is. Na steek proefsgewijze visuele controle o.b.v. de luchtfoto lijkt de GBKN van voldoende kwaliteit voor gebruik in de opbouw naar BGT. De GBKN bestanden moeten nog gestructureerd moeten worden. Dit kan voor een deel geautomatiseerd, maar situaties waar lijnen elkaar niet raken of knooppunten ontbreken, moeten nog interactief beoordeeld en waar nodig aangepast. De beheerinformatie van groen en wegen wijkt behoorlijk af ten opzichte van de GBKN en ook onderling. Voor gemeente IJsselstein zijn de beheervlakken van Wegen beter aangesloten op de GBKN dan de beheervlakken van groen. (respectievelijk 14% versus 36%). De gemeente Montfoort heeft een vergelijkbaar beeld (respectievelijk 16% versus 30%). In beide gemeenten is er veel overlap tussen de wegen en groenvlakken, resp overlappingen in IJsselstein en 5145 in Montfoort. Bij alle genoemde verschillen moet de geometrie worden aangepast aan de GBKN. Uit vergelijking van de BAG gegevens met de GBKN komt naar voren dat de BAG vollediger is. De BAG bij gemeente Montfoort is zeer volledig en heeft slechts een afwijking van ca. 2% ten opzichte van de GBKN. Voor gemeente IJsselstein is deze afwijking ca. 10% en ook acceptabel. De afwijkingen moeten interactief nagelopen worden, is sprake is van missende bebouwing, niet geregistreerde uitbouwen of verschil in bovenaanzicht en straatniveau van de bebouwing. Conclusie: De brongegevens voor de BGT zijn kwalitatief redelijk, maar wijken onderling nogal af. Dit is te wijten aan slecht functionerende mutatieprocedures en verkeerd intekenen van beheervlakken. We kiezen ervoor om de BGT op basis van de huidige data op te bouwen en de mutatie signalering en verwerking in het kader van het beheer van de BGT op te gaan pakken. Door de gegevens in de processtromen beter te benutten kan de kwaliteit van de gegevens enorm toenemen. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 6 of 13

7 3.3 Keuze IMBGT of IMGEO Het BGT project zal een gebiedsdekkend geometrisch bestand opleveren dat waar mogelijk aansluit op beheerobjecten die zich in de openbare ruimte bevinden. Het is wettelijke verplicht om de BGT minimaal op te bouwen volgens IMBGT, nagenoeg gelijk aan de huidige GBKN. IMBGT is een subset van het standaard Informatie Model Grootschalige Geografie (IMGeo). Onder het optionele deel van IMGEO vallen attributen van beheerobjecten en bijvoorbeeld lantaarnpalen, bomen, putten en heggen. Op 21 mei is er een workshop BGT-BOR gehouden waarbij naast de beheerders van de beide gemeenten ook vertegenwoordigers van RMN aanwezig waren. Resultaat van deze bijeenkomst was het volgende: Bij de vlak opdelende elementen wegen en groen is er voorkeur voor het toepassen van IMGEOmodel, bij het eventueel opnemen van puntobjecten is er een voorkeur voor IMBGT. Uitgangspunt: er worden geen gegevens in de BGT opgenomen, die niet bijgehouden worden De exacte inhoud van de BGT wordt bij de uitvoering van het BGT project dit najaar na overleg met de beheerders vastgesteld en vastgelegd in het objectenhandboek Conclusie: Op basis van het standpunt van de beheerders en na overleg met het management is ervoor gekozen om de Inhoud van de BGT af te stemmen op gemeentelijke beheertaken, maar geen bomen, lantaarnpalen,etc. op te nemen. Bij wegen en groenbeheer wordt voor de vlak opdelende objecten IMGEO als uitgangspunt gehanteerd en kan daardoor de efficiency bij het beheer van de openbare ruimte toenemen. 3.4 Inrichting en bijhouding BGT De gemeenten IJsselstein en Montfoort zijn afnemende gemeenten van de Stichting GBKN, er is in de eigen organisatie geen landmeetkundige capaciteit beschikbaar. Voor de uitvoering van de transitie van GBKN naar BGT zal dus specialistische kennis moeten worden ingehuurd. Hierbij zijn er 2 opties: De gemeente heeft de regie over de transitie naar BGT, voert werkzaamheden (deels) zelf uit en huurt een bedrijf in voor specialistische taken en ondersteuning. De gemeente stelt een bestek op en geeft opdracht tot uitvoering van de transitie naar BGT. Voordeel is het feit dat je dichter op de uitvoering zit, nadeel is te weinig beschikbare capaciteit en of kennis bij eigen medewerkers. De gemeente laat zich volledig ontzorgen door het SVB-BGT. Het SVB maakt het bestek en voert de regie op de uitvoering van de werkzaamheden. Transitie voor een groter gebied (bijv. in samenwerking met een naburige gemeente) is relatief goedkoper. De SVB optie kost de gemeente minder tijd, nadeel is dat de gemeente meer op afstand zit van de inhoud. Conclusie: De keuze tussen zelf de regie houden en zelf (deels) uitvoeren samen met inhuur van een bedrijf of volledig laten ontzorgen door SVB-BGT kan nu nog niet gemaakt worden. Er moet eerst nog overleg plaats vinden in de organisatie, waarin de beschikbare kennis en capaciteit afgezet wordt tegen hetgeen er voor de transitie naar de BGT nodig is. Een eerste inschatting is dat de werkzaamheden voor 30 % door medewerkers van de gemeente kunnen worden uitgevoerd. Bijhouding BGT. Zodra de BGT voor een deelgebied gereed is en opgenomen in de LV, moet de bijhouding ervan starten. Onderzocht is of uitbesteding van de bijhouding van de BGT bij BSR een optie is. De directeur van de BSR vindt het te vroeg voor de BSR om een rol bij de bijhouding van de BGT te vervullen, mogelijk wel over 2-3 jaar. Eerste prioriteit is het uitbreiden van het aantal gemeenten dat de BAG onderbrengt bij de BSR. Volgens de BSR zijn efficiency voordelen met name te halen bij de combinatie van BGT, BAG en WOZ.. Conclusie : Voor de bijhouding van de BGT wordt dit najaar een keuze gemaakt uit 3 opties: BGT laten bijhouden door SVB-BGT. (zie paragraaf 3.7 voor informatie over SVB-BGT en de kosten) BGT wordt bijhouden door gemeente zelf Bijhouding BGT uitbesteden bij een naburige (zelfmetende) gemeente. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 7 of 13

8 3.5 Kosten en baten BGT LPBL 1 heeft een onderzoek uitgevoerd naar de kosten en baten van de BGT met het volgende resultaat: Figuur 2 : Kosten/Baten analyse BGT In de eerste drie jaren zijn investeringen nodig, daarna worden de baten zichtbaar. In het gunstige IMGEO scenario is de terugverdientijd zes jaar; in het ongunstige IMBGT scenario negen jaar. De belangrijkste baat van de BGT is het eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik. Voorkomen wordt dat dezelfde objecten door verschillende partijen worden ingewonnen. De baten zijn het grootst, als het enkelvoudig inwinnen ook geldt voor de topografie van aanlegprojecten en voor beheer topografie. Bij integraal beheer van de kaart worden de grootste kostenreducties gerealiseerd De gestandaardiseerde inhoud van de BGT maakt het eenvoudiger om kaartbeelden te delen en op elkaar af te stemmen, toepassing bijv. in projecten en bij procedures rond de omgevingsvergunning. Veel informatie kan met behulp van de BGT geografisch worden ontsloten. Door het objectgerichte karakter van de BGT kunnen analyses worden gemaakt op het gebied van energie, water, wonen, voorzieningen, overlast en onveiligheid etc. De gebruik- en terugmeldplicht leidt tot een hogere kwaliteit van de BGT in termen van volledigheid, actualiteit en nauwkeurigheid. Betere kaartbeelden in communicatie met de omgeving leiden tot minder bezwaarschriften van burgers en bedrijven. De BGT kent een gebruiksrecht, financiële drempels om grootschalige topografie te gebruiken verminderen sterk. Conclusie: Uit gevoerde gesprekken in de beide gemeenten komt een beeld naar voren over het gebruik van geo informatie: De kwaliteit van de gegevens is op onderdelen matig, mutatieprocedures zijn deels ingericht, er is weinig specialistische kennis van geo-informatie, er is geen samenhangend en consistent toekomstbeeld. Montfoort beschikt over een GIS viewer, waarmee door medewerkers op eenvoudige wijze geo-informatie kan worden geraadpleegd. IJsselstein daarentegen nog niet. Om de baten van de invoering van de BGT te kunnen incasseren is het noodzakelijk om als eerste stap de werkprocessen rondom de BGT goed in te richten en de mutatieprocessen in de organisatie te verbeteren. Verder dient de (beheer) topografie in de BGT ingericht te worden volgens IMGEO en integraal (vanuit een centraal punt) beheerd te worden. Een deskundig projectleider moet worden ingehuurd voor het BGT project, tevens moet de kennis van geo-informatie in de eigen organisatie worden vergroot. 1 LPBL in samenwerking met Nieuwland Geo-informatie, Maatschappelijke kosten en baten van de BGT, okt 2011 Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 8 of 13

9 3.6 BGT software De keuze voor BGT software hangt samen met de wijze van opbouw van de BGT en het soort gebruik dat je maakt van de BGT. Ga je als gemeente zelf actief met de gegevens aan de slag of besteed je vrijwel alle werkzaamheden uit. Bij de BGT voor Uw samenwerking is deze keuze nog niet gemaakt, deels zelf doen lijkt vooralsnog de meest gewenste optie. De volgende mogelijkheden worden onderscheiden: aanschaf van een BGT applicatie waarmee je als gemeente de BGT (deels) opbouwt en beheert aanschaf van een beheerapplicatie waarmee je alleen gegevens beheert aanschaf van een BGT viewer. Als gemeente doe je geen opbouw en geen beheer van de BGT. Als gemeente moet je de gegevens intern beschikbaar stellen. Afname van BGT gegevens vindt plaats via services van de beheerorganisatie en afname van gegevens van de Landelijke Voorziening Bij de aanschaf van een nieuwe BGT applicatie is een vereiste dat gegevens tussen de BGT - en beheerapplicatie volgens de STUF standaard worden uitgewisseld. Daarbij moeten er tevens voorzieningen zijn, zodanig dat gebruikers van de BGT fouten en/of onvolkomenheden in de gegevens kunnen terugmelden. Conclusie : Aanschaf van BGT applicatie hangt samen met de keuze die bij de transitie van GBKN naar BGT gemaakt wordt. De optie dat de gemeente de BGT m.b.v. een leverancier deels zelf inricht lijkt het meest waarschijnlijk. Tijdens de uitvoering van het project wordt de definitieve keuze voor de software gemaakt. 3.7 Rol van het SVB-BGT Het samenwerkingsverband SVB-BGT treedt op als nationaal coördinator, aanspreekpunt, assemblagepunt en ontzorger voor bronhouders. Dit en het gehele proces wordt gevisualiseerd in de volgende afbeelding De gemeente is hierin als bronhouder verantwoordelijk voor de opbouw van de BGT betreffende haar grondgebied. Bronhouders kunnen zich zowel in de transitie als in de beheerfase laten ontzorgen met de facilitydiensten van het SVB-BGT. De bronhouder bepaalt welke werkzaamheden hij wil uitbesteden aan de hand van de SVB-BGT menukaart. Uitvoerende werkzaamheden koopt het SVB-BGT in door middel van regionale minicompetities onder marktpartijen die in een landelijke aanbesteding zijn geselecteerd. Het SVB-BGT rekent voor deze dienstverlening wel kosten, maar heeft geen winstoogmerk en biedt haar Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 9 of 13

10 facilitydiensten tegen kostendekkende tarieven aan. Alternatief is om als gemeente zelf de directie voering te doen en een marktpartij de transitiewerkzaamheden te laten uitvoeren. Kosten indicatie bij uitbestedingtransitie BGT bij SVB-BGT. Bij het SVB is een kostenindicatie aangevraagd voor zowel de transitie als voor de bijhouding van de BGT. Deze kosten indicatie kent een zeer grote bandbreedte, omdat alle geselecteerde leveranciers in het aanbestedingstraject van SVB een verschillende prijsopgave gedaan hebben. De kosten bij de maximale IMGEO variant zijn ongeveer 50 % hoger zijn dan bij de minimale IMBGT variant. De transitiekosten naar de BGT (IMGEO variant) voor de gemeenten IJsselstein en Montfoort zijn: Hoogste Schatting : gemeenten IJsselstein Montfoort = Laagste Schatting : gemeenten IJsselstein Montfoort = Op basis van deze indicaties is het lastig om een betrouwbare schatting van de kosten te maken. Omdat de inhoud van de BGT deels IMGEO is zullen de werkelijke kosten in ieder geval lager uitvallen dan de hoogste schattingen. Zie verder de begroting van het project in paragraaf 4.4. De jaarlijkse kosten voor de bijhouding van de BGT door het SVB bestaan naast de kosten van de bijhouding uit kosten inkoop en contractbeheer en uit kosten van directievoering door SVB-BGT Geschatte kosten o.b.v. IMGEO voor IJsselstein zijn maximaal per jaar: Geschatte kosten o.b.v. IMGEO voor Montfoort zijn maximaal per jaar: Totaal geschatte kosten bijhouding BGT voor beide gemeenten gezamenlijk De hier vermelde voor de bijhouding vermelde kostenindicatie geeft een bovengrens aan. De inhoud van de BGT is deels IMGEO waardoor de kosten iets lager zullen uitvallen. Naar verwachting zijn de reële kosten van bijhouding van de BGT ongeveer 75 % van , dus per jaar. Zie verder de begroting van het project in paragraaf 4.4. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 10 of 13

11 4 Projectbeheersing, kosten en planning 4.1 Projectstructuur Opdrachtgever Procesmanager Strategie Projectleider projectmedewerker 1 projectmedewerker 2 Het DB van UW samenwerking heeft het plan van aanpak voor uitvoering van het project BGT vastgesteld. Er wordt geen aparte stuurgroep ingesteld, de projectleider rapporteert rechtstreeks aan de directie. De gedelegeerd opdrachtgever is de procesmanager Strategie. Er wordt een projectgroep ingesteld met medewerkers van beide gemeenten. Samenstelling projectgroep : Projectleider BGT (moet nog worden aangesteld), Richard van der Horst, Anne Baars, Sadeq Zafar, Bert van der Zouwen en Natasja van Zaanen. Op ad-hoc basis worden medewerkers bij het project betrokken, dit betreft zowel medewerkers van de gemeente als beheerders van (externe) organisaties waar beheer werkzaamheden zijn uitbesteed. De projectleider rapporteert 2 maandelijks aan de directie over de voortgang van het project. De projectgroep komt 2-3 wekelijks bijeen. 4.2 Fasering en beheersing Met de vaststelling van het plan van aanpak BGT zijn definitiefase, ontwerpfase en voorbereidingsfase afgerond. De uitvoeringsfase van het project BGT start in oktober 2014, de doorlooptijd is 10 maanden. Het project is opgedeeld in 4 fasen, in elk van deze fasen wordt een product opgeleverd. De voortgang van het project wordt bewaakt door de projectleider aan de hand van de producten die in de diverse fasen opgeleverd worden en via een gedetailleerde planning. Deze wordt opgesteld zodra de definitieve keuzes voor de BGT gemaakt zijn. Bij onvoorziene situaties legt de projectleider oplossingen en aanvullende maatregelen voor aan de directie/opdrachtgever. De projectleider stuurt op het volgens planning en binnen het geraamde budget afronden van het project. Hierna volgen de activiteiten in het project BGT op hoofdlijnen. Fase 1 Transitievoorbereiding BGT Opstellen van het plan van aanpak en reserveren van benodigd budget. Maken van keuzes op hoofdlijnen t.a.v. de inhoud van de BGT, inhuur bedrijf/svb voor transitie en keuzen maken voor de BGT in relatie tot het beheer van de openbare ruimte binnen de gemeenten intern en beheer door externe partijen; Fase 2 Implementatie en inrichting BGT bestand Uitvoeren van transitie GBKN naar BGT en opbouw van een BGT bestand; Fase 3 Aanschaf software inclusief koppelingen Aanschaf en implementatie van BGT software, inclusief distributiemechanisme ; Aanschaf en implementatie van BOR software (behoort formeel niet tot BGT project); Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 11 of 13

12 Fase 4 Beheer BGT bestand en Inrichting van de processen in relatie tot BGT en BOR Keuzes voor (integraal ) beheer BGT; Uitwerking van processen rondom BGT en BOR; 4.3 Planning en mijlpalen Op 1 januari 2016 dient er een BGT te zijn ingericht die kwalitatief minimaal gelijk is aan de huidige GBKN en die landsdekkend, objectgericht en samen met alle bronhouders is afgestemd en geassembleerd. Uiterlijk aan het eind van het derde kwartaal 2015 wordt een BGT bestand aan het SVB-BGT aangeleverd. Op 1 januari 2017 dienen alle overheidsorganisaties verplicht gebruik te maken van de BGT in haar bedrijfsvoering, dit betekent voor de gemeenten dat de BGT binnengemeentelijk gebruikt wordt en dat de koppeling met de bedrijfsprocessen (intern en extern) gerealiseerd is en gegevens uitgewisseld worden. De planning van de uitvoering van het BGT project is als volgt: Fase Q Q Q Q Q Q Q4 1 Transitievoorbereiding BGT: Opstellen plan van aanpak, keuze inhoud BGT, relatie tot BOR vaststellen 2 Implementatie en inrichting BGT bestand. 2 Vaststellen van een IMGeo objectencatalogus 2 Inhaalslag verbetering kwaliteit gegevens GBKN en/of beheerapplicaties. (afhankelijk resultaat datascan) 2 Opbouw actuele,vlakgerichte en gestructureerde GBKN 2 Opbouw van BGT bestand (IMBGT en deels IMGEO) 2 BGT bestand assembleren met bestanden andere bronhouders en aanleveren aan de LV BGT 3 Aanschaf en implementatie BGT software, inclusief koppelingen en gegevensdistributie mechanisme 3 Aanschaf en implementatie BORsoftware- apart project 4 Keuzes voor (al of niet) integraal beheer BGT maken. 4 Uitwerking processen BGT 4 Mutatiesignalering en start bijhouding BGT 4.4 Kosten BGT Hierna volgt een begroting van de kosten voor de uitvoering van het BGT project t/m eind 2016 gebaseerd op aannames in dit plan van aanpak en op basis van de kwaliteit van de gegevens zoals die nu bekend is. De kosten van de vernieuwing van de BOR software zijn niet opgenomen als projectkosten (apart project) De schatting van de kosten van opbouw BGT is gebaseerd op de kostenindicatie van SVB-BGT en de indicatie van Crotec op basis van de uitgevoerde datascan. Hierna volgen de totale kosten van het project, voor de verdeling over beide gemeenten is de verdeelsleutel Ijsselstein / Montfoort van 71,5 % /28.5 % van toepassing. Kosten project BGT omschrijving bedrag excl. BTW eenmalige kosten: kosten opbouw BGT architectuuronderzoek gemeenten kopelingen o.a. met BOR gegevensdistributie Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 12 of 13

13 projectkosten totaal eenmalige kosten Jaarlijkse beheerkosten beheer en onderhoud BGT Rijksbijdrage BGT vrijval kosten huidige lasten GBKN totaal jaarlijkse beheerkosten investering: aanschaf BGT-software De jaarlijkse beheerkosten van de BGT vallen veel hoger uit dan bij de GBKN, door de wegvallende bijdrage van Provincie en nutsbedrijven. Het Rijk compenseert echter alle gemeenten hiervoor via het gemeentefonds. Voor de gemeenten IJsselstein en Montfoort is de Rijksbijdrage , waardoor de jaarlijkse beheerkosten van de BGT per saldo hoger zijn dan voor de GBKN. 4.5 Risicomanagement Voor de BGT vormen de kwaliteit van gegevens, de invoering van nieuwe processen, het gebruik van nieuwe software en koppelingen en de afhankelijkheid van andere bronhouders risico s voor het project. Hieronder een risicomatrix met de nu al te voorziene risico s. Risico Tegenmaatregel Kans Effect Risico Kwaliteit en actualiteit GBKN is Actualisatie slag uitvoeren om kwaliteit onder de maat te verbeteren, budget verhogen Kwaliteit en actualiteit Inhaalslag uitvoeren om kwaliteit te beheergegevens is onvoldoende t.b.v. attribuutvulling IMGeo verbeteren, beperkte hoeveelheid attributen opnemen in IMGeo Onvoldoende draagvlak op Wettelijke verplichting en baten voor managementniveau voor BGT de organisatie goed duidelijk maken. Weerstand bij medewerkers Intensivering voorlichting tegen verandering processen Geen overeenstemming over Beperking van het aantal IMGeo beheerobjecten en attributen Overige bronhouders binnen de gemeentegrens leveren niet conform planning objecten aan Er zijn veel verschillen tussen bronhoudergrenzen BGT beheersoftware voldoet niet aan onze eisen SVB-BGT kan niet tijdig geometrie verwerken 4.6 Kwaliteitszorg objecten, ev gefaseerde invoering Via SVB transitieregisseur de betreffende bronhouder(s )op tijd laten leveren Tolereren van veel ongeclassificeerde objecten software laten aanpassen aan de afgesproken standaarden en onze eisen Intern tijdelijke ETL inrichten De specificaties van de inhoud van de BGT worden vastgelegd in een objectenhandboek. Eisen aan door externen op te leveren gegevens en producten zullen worden vastgelegd in een bestek om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Technisch gezien liggen veel eisen al vast in de BGT- en IMGeo gegevenscatalogus en het BGT objectenhandboek (uitgaven van het ministerie I&M). De terugkoppeling van het SVB-BGT of uitvoerende externe partij naar de BGT projectgroep met betrekking tot de uitvoering, kwaliteit en voortgang van de werkzaamheden zal goed moeten worden vastgelegd. Plan van aanpak BGT IJsselstein-Montfoort Page. 13 of 13