Goede afspraken, goede vrienden

Transcriptie

1 Goede afspraken, goede vrienden Hoe vrijwilligers en personeelsleden van Rode Kruis-Vlaanderen verantwoordelijkheid nemen Goedgekeurd door de Gemeenschapsraad op 25 juni 2011 Versie september 2012

2 1. Kader Naar aanleiding van een aantal ernstige bevindingen tijdens interne audits en van enkele ongelukkige gebeurtenissen (vb. onregelmatigheden in het ziekenvervoer...) heeft de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten zich de vraag gesteld of het voor alle medewerkers voldoende duidelijk is hoe men zich correct gedraagt in Rode Kruis-Vlaanderen. In deze nota geeft de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten antwoord op deze vraag. Het regelgevend kader wordt verduidelijkt en verruimd. Er wordt expliciet gesteld dat, wie zich plichtsbewust engageert, GEEN persoonlijk risico loopt op aansprakelijkheid, mocht er iets mislopen. 2. De fundamentele beginselen van het Internationale Rode Kruis De fundamentele beginselen van het Rode Kruis zijn door iedereen gekend. Ze geven vooral aan hoe het Rode Kruis zich extern positioneert in zijn hulp aan de noodlijdenden. 3. De waarden van Rode Kruis-Vlaanderen We menen dat we ook nood hebben aan een stel waarden die Rode Kruis-Vlaanderen als organisatie intern moeten leiden Integriteit we vermijden handelingen die Rode Kruis-Vlaanderen zouden kunnen schaden; we leven alle wetten, Erecode, Handvest, vademecums, instructies en reglementen na; we doen wat in gegeven omstandigheden verantwoord is; we zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief; we zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen; we respecteren de vertrouwelijkheid van informatie waarover we beschikken, zowel met betrekking tot de personen als tot de vereniging; we voeren beslissingen, op een democratische en/of correcte manier genomen, loyaal uit, ook al waren we persoonlijk een andere beslissing meer genegen; we vermijden elke schijn van belangenvermenging (Zie ook de nota Gedragscode voor commerciële overeenkomsten in dit pakket); we gebruiken nooit onze positie om persoonlijke voordelen te verwerven; 2

3 we zijn aanspreekbaar op ons gedrag; we zijn loyaal tegenover Rode Kruis-Vlaanderen: we steunen de doelstellingen van de organisatie door dik en dun; we dragen actief bij tot de verbetering van de organisatie door het formuleren van en het meewerken aan constructieve ideeën, en dit op ieder niveau; we melden feiten die fundamenteel ingaan tegen de Rode Kruisprincipes en waarden aan onze verantwoordelijke Teamwerk we creëren een constructieve sfeer, we zijn collegiaal; we helpen mekaar onze sterktes te gebruiken om onze doelstellingen te bereiken; we behandelen mekaar met respect en hoffelijkheid; we beseffen de belangrijke invloed die onze persoonlijke houding heeft op het functioneren van collega-vrijwilligers of personeelsleden; we communiceren open met elkaar; we vermijden roddel en achterklap Deskundigheid voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in; we zetten in op continue vorming Efficiëntie wij zijn geen commerciële organisatie, we streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het goed heeft. Reden te meer om efficiënt om te gaan met de middelen. Idealisme moet ook duurzaam zijn; we zorgen ervoor dat het geld dat de gemeenschap aan het Rode Kruis schenkt zoveel mogelijk wordt omgezet in activiteiten en niet blijft kleven aan onze interne werking. Die moet dus zo efficiënt mogelijk zijn. Want hoe efficiënter de hulp, hoe minder ze kost en hoe meer hulp we dus kunnen verlenen Discretie wij respecteren het beroepsgeheim en de privacy van collega s en alle andere personen waarmee we in contact komen; wij gaan gepast om met informatie over toekomstige beslissingen en wachten tot deze beslissingen officieel bekend worden gemaakt; wij zijn terughoudend in het gebruik van de cc- en de bcc-velden bij s; wij spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn van derden; persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier ogen met de betrokkene. 3

4 3.6. Transparantie wij nemen beslissingen op een objectieve, efficiënte en doorzichtige wijze; wij informeren intern over de besluitvormingsprocessen met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke informatie aan de belanghebbenden; wij informeren het publiek op systematische wijze over de besteding van de ons toevertrouwde middelen; wij zorgen voor doorzichtige financiële stromen tussen de verschillende niveaus van de organisatie Deugdelijk bestuur getrapte democratie en besluitvorming duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling anticumulregel gelaagde structuur voor besluitvorming en interne controle Deze fundamentele beginselen en waarden verenigen alle vrijwilligers en personeelsleden. Ze vormen de basis voor ons handelen. Ze beschermen het vertrouwen dat de burger en de overheid stelt in Rode Kruis-Vlaanderen en de verbintenissen die we met hen aangaan. We zijn en blijven een vrijwilligersorganisatie. We zorgen over de echelons heen voor begeleiding en ondersteuning: zo komen we tot een gezamenlijk gedragen verantwoordelijkheid. 4

5 4. Verantwoordelijkheid: je rol als vrijwilliger bij Rode Kruis-Vlaanderen Het Rode Kruis zou helemaal nergens staan zonder zijn vrijwilligers. De taken die je vol energie uitoefent, maken onze organisatie sterk. En helpen elk jaar duizenden hulpbehoevenden. Daarom laten we je ook niet aan je lot over. Integendeel we juichen de bescherming door de vrijwilligerswet toe. Want die zorgt ervoor dat je je volop kunt concentreren op je taken als hulpverlener. We gaan zelfs een stapje verder door een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten voor als het toch zou mislopen. Meer informatie hierover vind je in de handleiding Verzekeringen op de vrijwilligerswebsite ( Samen met je vrijwilligerstaken neem je ook een zekere verantwoordelijkheid op. Zeker als je bovendien lid bent van de Gemeenschapsraad, de Raad van Bestuur of het Directiecomité, de Provinciecomités en raden, de Regiocomités of de Afdelingscomités. Want wij streven ernaar de meest kwaliteitsvolle hulporganisatie te zijn. En dus verwachten we ook een kwaliteitsvolle bijdrage van onze vrijwilligers. Die verantwoordelijkheid nam je op toen je als vrijwilliger startte. We omschrijven je verantwoordelijkheid het best als die van de goede huisvader. Die handelt op elk moment en in elke situatie voorzichtig en zorgvuldig. Hij wijkt ook niet af van het grote doel: kwaliteitsvolle hulp bieden. Doe jij dat ook? Dan kan je nooit iets verweten worden. Punt aan de lijn. Hou je dus zeker niet in tijdens je vrijwilligerswerk. We hebben je inzet keihard nodig. Onze beginselen en waarden zijn vertaald in de Erecode, Statuten, Handvest, Nationaal Huishoudelijk Reglement, vademecums, richtlijnen en reglementen. De Erecode is niet meer in lijn met de recente wetgeving. Daarom werd de Erecode herwerkt. Ze is aangepast aan de formele vereisten vervat in het decreet op het vrijwilligerswerk. De rechten en plichten van Rode Kruis-Vlaanderen t.o.v. de vrijwilliger en van de vrijwilliger t.o.v. Rode Kruis-Vlaanderen zijn veel duidelijker omschreven. Je kan de Erecode downloaden op de vrijwilligerswebsite of opvragen bij je provinciale zetel. Je vindt een exemplaar van de nieuwe Erecode elders in dit pakket. Om duidelijk te maken wie welke bevoegdheid heeft, werd een autorisatietabel opgemaakt. Ook deze tabel kan je via downloaden. Je vindt een exemplaar van deze tabel elders in dit pakket. 5

6 5. Middelen ter ondersteuning 5.1. Een leidraad voor ethisch handelen Elke vrijwilliger kan zelf nagaan of een handelwijze of beslissing ethisch verantwoord is, door zich de volgende vragen te stellen: ben ik zeker dat mijn actie niet onwettelijk is? ben ik eerlijk en fair? zou ik in verlegenheid worden gebracht als mijn familie of vrienden op de hoogte waren? kan de reputatie van Rode Kruis-Vlaanderen worden geschaad mocht dit feit bekend worden in de media? kan iemands leven, gezondheid, veiligheid of reputatie in gevaar komen? kan mijn gedrag of actie ongepast lijken voor een buitenstaander? Bij onzekerheid over een ethisch dilemma moet en kan de vrijwilliger een vraag stellen aan zijn/haar hiërarchische hogere of aan de Ethische Commissie (zie verder onder punt 5.6) Feedback en waarderingsgesprekken Vrijwilligers hebben recht op feedback van hun leidinggevenden. Het beste is natuurlijk om deze feedback onmiddellijk na de gebeurtenis te geven. Dat is echter niet altijd mogelijk of gewenst. Waarderinggesprekken zijn daarom een uitstekend hulpmiddel om vrijwilligers te waarderen voor hun inzet, hen te bedanken en hen de nodige erkenning te geven voor hun inspanningen. Deze gesprekken geven feedback aan de vrijwilligers om zo mogelijke afwijkingen op tijd te kunnen bijsturen. Als er na één of meerdere waarderingsgesprekken toch verdere stappen nodig zijn, wordt de betrokkene opgeroepen voor een opvolgingsgesprek. Hierin wordt duidelijk dat we de vrijwilliger in zijn werk van dichtbij opvolgen. Dit gesprek vormt een eerste stap tot formele bijsturing. Hieruit komen gezamenlijk bindende afspraken Betere interne controle door zelfevaluatie in de afdelingen Omwille van het groot aantal afdelingen is het efficiënt om een zelfevaluatie -instrument ter beschikking te stellen van de afdelingsvoorzitters. Dit is een lijst van de interne controlevereisten. Deze moet hen helpen om, ten behoeve van hun interne controle, het bos nog door de bomen te kunnen zien en de werking van hun eigen afdeling op dit vlak tegen het licht te houden. Het departement Financiën, de provinciale personeelsleden (manager, ROS-medewerker en boekhouder) en de regiovoorzitters zullen de nodige ondersteuning bieden om dit instrument bij de afdelingen te introduceren en zullen hen continu helpen bij het gebruik ervan. 6

7 Bij dit pakketje vind je het document Eerste hulp bij interne controle. Dit kan je ook downloaden op de vrijwilligerswebsite of opvragen bij je provinciale zetel Interne audit Interne audit is een krachtig instrument om de risico s in de organisatie te leren kennen en om, aan de hand van een actieplan, verbeteringen door te voeren. Een audit weigeren kan niet. Het Auditcomité legt bij het begin van het jaar het auditprogramma vast. Aan de hand van door het Auditcomité vastgelegde criteria worden hierin de entiteiten gekozen die in de loop van het jaar zullen worden geauditeerd. Speciale aandacht zal hierbij gaan naar de afdelingen, omwille van hun verscheidenheid. Het zelfevaluatieinstrument zal als leidraad worden gebruikt tijdens de afdelingsaudits. Na iedere vergadering van het Auditcomité zal aan de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten verslag worden uitgebracht over de belangrijkste bevindingen. Zo kunnen indien nodig onmiddellijk globale bijsturingsmaatregelen genomen worden. Afdelingen die 90 % OK scoren op de interne controlevereisten krijgen gelukwensen van de Raad van Bestuur en het Directiecomité Humanitaire Diensten. Leden van deze afdelingen kunnen in de toekomst als voorbeeldgebruikers deelnemen aan het opstellen van nieuwe richtlijnen ( beste praktijken ). De provincievoorzitter zal samen met de regiovoorzitter de resultaten van een audit communiceren in zijn provincie, regio s en afdelingen en zal de in het auditverslag besproken acties uitvoeren of laten uitvoeren Werken aan competenties Een organisatie staat of valt dankzij, vooral, haar leidinggevenden. Het Rode Kruis- Vlaanderen van de toekomst zal er anders uitzien dan vandaag. Het strategische werkplan Afspraak 2015 maakt de weg hiernaartoe duidelijk. Rode Kruis-Vlaanderen zal dan ook andere leidinggevende vrijwilligers nodig hebben dan vandaag. Daarom zullen er functieprofielen gedefinieerd worden waaraan de toekomstige leidinggevenden moet voldoen: de toekomstige competenties moeten worden in kaart gebracht en beschreven. De functieprofielen kunnen nu al worden gebruikt om de huidige leidinggevenden op te leiden of te laten groeien in een bepaalde richting (door coaching, functierotatie ). Ze kunnen in de toekomst ook worden gebruikt als referentie voor zowel vrijwilligers die zich kandidaat wensen te stellen voor leidinggevende te verkiezen mandaten. Ook om andere leidinggevende functies via vacatures in te vullen, zullen ze een handig instrument zijn. Op die manier wordt er met geduld gezaaid en kan stap voor stap geoogst worden in de (verre) toekomst. De coördinator Vrijwilligersbeleid zal de functieprofielen van de leidinggevende vrijwilligers actualiseren. 7

8 5.6. Procedure voor het capteren en beheren van klachten Indien een vrijwilliger problemen ondervindt bij het uitoefenen van zijn taak, dan moet hij/zij daarover een klacht kunnen formuleren. Er zal een project worden gestart om een gedetailleerde klachtenprocedure uit te werken. Daarbij zal de toegevoegde waarde worden onderzocht van een ombudsfunctie Ethische commissie Wanneer een vrijwilliger een ethische vraag heeft, dan richt hij/zij zich tot de rechtstreekse hiërarchische chef. Ofwel heeft hij/zij een antwoord, ofwel escaleert hij/zij de vraag naar de hogere echelons, eventueel tot op niveau van de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten. Indien de Raad op basis van de huidige regelgeving geen antwoord kan formuleren, dan stelt deze de vraag aan de Ethische Commissie. De enige opdracht die de Ethische commissie moet opnemen, is het uitbrengen van een voorstel van oplossing voor die ethische problemen waarvan de oplossing niet op een eenvoudige wijze af te leiden is uit het bestaande interne en externe regelgevend kader. Ze brengt dit advies uit aan de Gemeenschapsraad die de uiteindelijke beslissing neemt. Vanaf dat ogenblik maakt het advies deel uit van het gekende regelgevend kader. De Ethische commissie zal niet optreden als sanctie- of beroepsorgaan. Daarvoor is er de sanctieprocedure, voorzien in het Handvest. De Ethische commissie is samengesteld uit 4 leden: 1 externe specialist ter zake, de bedrijfsjurist van Rode Kruis-Vlaanderen en 2 ex-leden van de Gemeenschapsraad met een lange ervaring in het Rode Kruis en met interesse voor ethische vraagstukken. De leden worden voor een termijn van 4 jaar door de Gemeenschapsraad aangeduid op voorstel van de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten. Ze komen samen indien nodig Interne sanctieprocedure Mocht er ondanks alle feedback, begeleiding en geduld toch sprake zijn van manifeste onwil of fraude, dan verwijzen we naar de interne sanctieprocedure beschreven in het Handvest. 8