Collectief Rivierenland

Transcriptie

1 Collectief Rivierenland

2 Kwaliteitshandboek Coöperatie Agrarische Natuurbeheervereniging Collectief Rivierenland U.A. Versie: 05 Versiedatum: Auteur(s): H. Hofstra, G.H.J. Frederix Datum afgifte certificaat: Klik hier om de datum afgifte certificaat in te voeren. 2

3 Inhoudsopgave 1 Gegevens Gegevens collectief De organisatie Mandaten binnen het collectief 9 2 Interne audit en geschillen Kwaliteitsborging met interne audit Geschillenprocedure 17 3 Administratie & Financieel beheer Het administratief beheer systeem Uitvoering administratie Betaling deelnemers Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek 29 4 Contracten Deelnemerscontracten Contracten met derden (indien van toepassing) 34 5 Het beheerplanproces Voorintekening Opstellen concept beheerplan en beheerplan Ecologische toets 43 6 Controle Schouw Sanctie- of herstelbeleid van het collectief Controles NVWA 51 7 Evaluatie Beheermonitoring Evaluatie beheer per beheertype Evaluatie met deelnemers Wijzigen van het beheerplan Evaluatie met provincie 60 3

4 8 Kwaliteit van de organisatie Kwaliteit van de bestuurders Kwaliteit van de medewerkers Kennis toereikend en op peil Kennisborging en -ontwikkeling bij de bestuurders van het collectief Kennisborging en -ontwikkeling bij de medewerker(s) van het collectief Kennisborging en- ontwikkeling bij de deelnemers 73 Begrippenlijst 75 Checklist t.a.v. programma van eisen 79 Gegevens 4

5 1 Gegevens Hoe ziet de organisatie van een collectief eruit? Klik hier Bestuur Regionaal Coördinator Veldmedewerker Administratief medewerker => Administratiekantoor Schouwcommissie Ecologisch expert => Extern 1.1 Gegevens collectief Samenstelling van het collectief Het collectief beslaat het werkgebied van de volgende ANV( s): Vereniging Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer Tieler- en Culemborgerwaarden Agrarische Natuur Vereniging Lingestreek Vereniging Streekbeheer Rijk Maas en Waal Vereniging Streekbeheer Rijnstromen Vereniging Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer Bommelerwaard De Capreton Vereniging Landschapsbeheer Groesbeek-Ooijpolder De Ploegdriever De directe relatie met de afzonderlijke ANV s is dat deze v0lgens de statuten bestuurders mogen voordragen voor het bestuur van de Coöperatie. Rechtsvorm collectief Coöperatie U.A. Volledig rechtsbevoegde persoon De Coöperatie wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders. Dit is altijd de voorzitter + een ander bestuurslid. 5

6 De bestuurders zijn; Johan Gerrit van Maanen, voorzitter Cornelia Weiman-Leenders, secretaris Hotze Hofstra, penningmeester Willibrordus Bernardus Maria Sloot, bestuurslid Johannes Antonius Penders, bestuurslid Godefridus Hendricus Josephus Frederix, bestuurslid. Een rooster van aftreden wordt in het nog op te stellen huishoudelijk regelement verantwoord. De huidige bestuurders zijn op basis van hun kennis en ervaring voorgedragen door hun ANV s. Gebied waarop het collectief zich richt Zuidoost-Gelderland. De Bommelerwaard, Land van Maas en Waal, Rijk van Nijmegen en Ooijpolder, Rijnstrangengebied, Oost- en West Betuwe, Lingestreek en Tieler- en Culemborgerwaarden. De oppervlakte van het collectief is bij benadering ca km2. De exacte gebiedsbegrenzing wordt aangegeven in SCAN GIS. Aandachtsgebieden collectief (inclusief leefgebieden en beheertypen) Het Collectief initieert het afsluiten van passende agrarische natuurbeheer pakketten in de daarvoor geprioriteerde gebieden om de Provinciale ambities, zoals vastgelegd in het Natuurbeheerplan te ondersteunen. Het Collectief draagt zorg, via de regiocoördinator, voor het beheer, de registratie, de controle en de financiële afhandeling van de gesloten overeenkomsten. In het Rivierengebied worden 4 hoofdtypen leefgebied onderscheiden, dit zijn; Open Grasland Natte dooradering. Droge dooradering. Natte en droge dooradering. In bijlage 6 van het Natuurbeheerplan 2016 van Provincie Gelderland worden de doelsoorten per leefgebied benoemd. Deze leefgebieden zijn begrensd op basis van gegevens over het voorkomen van doelsoorten. De begrenzing kan worden aangepast als blijkt dat in andere gebieden goede kansen zijn voor het ontwikkelen of in stand houden van een leefgebied voor specifieke doelsoorten. Gebaseerd op deze doelsoorten zijn in de Catalogus GBD alle maatregelen en pakketten benoemd. Hieruit is door het Collectief in de beheerstrategie per leefgebied een selectie van de in te zetten pakketten opgesteld. Huidige situatie. In het Rivierengebied heeft de grootste oppervlakte Agrarisch Natuurbeheer betrekking op 6

7 weidevogelbeheer, ca ha. Ook worden er veel botanische graslanden beheerd, ca. 550 ha. Het landschapsbeheer beslaat ca. 100 ha. Opvallend is het grote oppervlak hoogstamboomgaard, het grote aantal knotbomen en de grote lengte knip- en scheerheg (33 van de 47 km). Er zijn weinig natte landschapselementen aanwezig. De totale omzet in het Collectief is 1,7 mln. verdeelt over contracten op ca ha. Gewenste situatie. Het nu nog veelal versnipperde natuurbeheer, uitgezonderd de stabiele weidevogelgebieden, herstructureren naar voldoende robuste leefgebieden voor de benoemde doelsoorten met de daarbij passende beheerpakketten. Op basis van de benoemde leefgebieden, de ecologische gebiedskennis en deelname bereidheid van grondeigenaren zal er een voorintekening plaatsvinden. Hierna zal de regiocoördinator hieruit een selectie maken voor de meest kansrijke pakketten op de meest kansrijke plaatsen. Bijlagen Verplicht: kaartje van begrenzing gebied Verplicht: statuten Beheerstrategie. 1.2 De organisatie Welke functies worden binnen het collectief onderscheiden? Binnen het bestuur zijn de volgende functies verdeeld; een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, een bestuurder belast met zaken m.b.t. automatisering en beheer van de site een bestuurder belast met zaken m.b.t. de beheerstrategie en beheerpakketten een bestuurder belast met algemene zaken en vervanging van collega bestuurders De volgende werkprocessen zijn gekoppeld aan de hierna benoemde bestuurders; Audit en kwaliteitshandboek => bestuurder belast met algemene zaken Geschillen en kennis => voorzitter Contracten, schouw en monitoring => bestuurder belast met beheerstrategie en beheerpakketten verder zijn er: - 1 Regionaal Coördinator - Administratief medewerker = > Derde partij 7

8 - 6 Veldmedewerkers = > coördinator ANV - 6 Schouwcommissies = > lokale veldmedewerker + veldmedewerker andere ANV - 1 Ecologische expert Het Collectief werkt met de functieprofielen voor de hiervoor genoemde functies zoals die door het SCAN zijn opgesteld. In eerste instantie wordt er gewerkt met de bestaande medewerkers op de bestaande functies. Bij het vervangen van deze medewerkers worden de criteria van de SCAN functieprofielen gehanteerd bij de selectieprocedures. Wijze waarop de financiële aansprakelijkheid van bestuurders van het collectief is gedekt Het Collectief sluit een beroeps- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af. Vast aanspreekpunt voor betaalorgaan De Regionaal Coördinator van het Collectief Vast aanspreekpunt voor deelnemers In 1e instantie de veldmedewerker van de ANV. In 2e instantie de Regionaal Coördinator Bij een dispuut is een deelnemer geoorloofd zich rechtsreeks tot zijn ANV vertegenwoordiger in het Collectief te wenden. 8

9 1.3 Mandaten binnen het collectief Mandaat voor het invoeren van data in het financiële en administratieve systeem. Medewerker heeft hiervoor mandaat van het volledige bestuur. Voor het invoeren en wijzigen van gegevens in de perceelsregistratie geldt tevens een mandaat/ goedkeuring van de betreffende deelnemer Regio Coördinator en bureaumedewerker voor SCAN Finance Regio Coördinator en bureaumedewerker en veldmedewerker voor SCAN Office SCAN GIS Mandaat voor het uitvoeren van betalingsopdrachten. Medewerker heeft mandaat om tot een bepaald bedrag (per betaalopdracht en/of per betaalrun) zelfstandig een betalingsopdracht uit te voeren. Daarboven kan een betalingsopdracht alleen uitgevoerd worden met instemming/paraaf of handtekening van een daartoe bevoegd bestuurslid Het voeren van de administratie zal worden uitbesteed aan een administratiekantoor. De gekwalificeerde medewerker of eigenaar van dit administratiekantoor krijgt een mandaat van ,- per opdracht aan uitsluitend Coöperatieleden. Voor betalingen vanaf ,- tot ,- is instemming van de penningmeester vereist. Voor betalingen boven de ,- is instemming van de penningmeester en voorzitter vereist. Voor alle andere betalingen, tot een maximum van 5.000,- is instemming van de penningmeester van het Collectief vereist. Voor het aangaan van financiële verplichtingen geld dezelfde regeling. Mandaat voor het uitvoeren van schouw. Medewerker en/of externen hebben mandaat van het bestuur om op basis van een door het bestuur vastgestelde steekproef te schouwen bij deelnemers waar een deelnemerscontract mee is afgesloten De regionaal Coördinator heeft het mandaat om de schouwcommissie opdracht tot schouw te geven. De schouwcommissie heeft het mandaat om deze schouw uit te vieren. De Schouwcommissie bestaat uit de veldmedewerker, werkzaam in het betreffende gebied, plus een gemandateerde collega van een andere ANV binnen het Collectief. Mandaat voor het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van sancties vanuit de subsidieverstrekker Medewerker/ bestuurder heeft mandaat om sancties die voortvloeien uit de schouw op te leggen aan de deelnemer en om sancties die volgen uit de sancties vanuit de subsidieverstrekker door te berekenen, conform afspraken in de beheerovereenkomst 9

10 De Regionaal Coördinator adviseert het bestuur inzake sanctionering waarna het bestuur van het Collectief hierover een besluit neemt. Mandaat voor het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening. Medewerker heeft mandaat om namens het bestuur een intentieverklaring voorgenomen beheer tijdens de voorintekening in 2014/2015 te ondertekenen De veldmedewerker of een bestuurslid van de ANV of de Regionaal Coördinator. Mandaat voor het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken*) Medewerker heeft mandaat om kleine wijzigingen in de deelnemerscontracten aan te brengen voor zover die betrekking hebben op het lopende jaar, ecologisch verantwoord zijn en minimale verhoging van de beheerkosten met zich meebrengen (bedrag of percentage afspreken) op voorwaarde dat deelnemer instemt met de wijziging 1 De veldmedewerker heeft geen mandaat maar brengt het verzoek over naar de Regionaal Coördinator De Regionaal Coördinator heeft een mandaat van 10 % meer of minder vergoeding met een maximum van 5.000,-, hierboven samen een bestuurslid van het Collectief. *) Is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag zie ook paragraaf 4.1 Beheercontracten 10

11 Interne audit en klachten 11

12 2 Interne audit en geschillen 2.1 Kwaliteitsborging met interne audit Wat is een interne audit? Waarom, wanneer en door wie wordt deze uitgevoerd? Klik hier Hoe wordt gewerkt met de interne audit? Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd: Jaarlijks vindt binnen de eigen organisatie een interne audit plaats. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het interne auditprogramma van SCAN Office Deze wordt 1 maand voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening, dus voor 1-7, afgerond. Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit: Het bestuur van het Collectief Door wie wordt de interne audit uitgevoerd: De interne audit wordt uitgevoerd door 2 bestuursleden. Dit is een combinatie van de voorzitter/secretaris/penningmeester met een algemeen bestuurslid. Hoe wordt de interne audit uitgevoerd? Door gebruik te maken van het protocol Interne Audit zoals die is opgesteld door het SCAN en verwerkt in het te gebruiken ICT systeem SCAN Office. Het uitvoeren van de audit bestaat uit een aantal opeenvolgende stappen: Initiëren Audit; Het auditteam neemt contact op met diegenen die geaudit worden en maakt afspraken over de onderwerpen van de audit, te beoordelen documenten (o.a. registraties), de tijdsplanning van de audit, ect. Uitvoeren van de documentenbeoordeling; De interne auditor maakt gebruik van een checklist om de toetsing aan de norm uit te voeren. Indien tijdens de documentenbeoordeling wordt geconstateerd dat niet aan de eisen uit de norm wordt voldaan, moet het systeem en/of de werkwijze aangepast worden. Voorbereiden en uitvoeren van de auditactiviteiten op de werkplek. 12

13 Er wordt een auditplan opgesteld met daarin onder andere aandacht voor, de reikwijdte van de audit (welke onderwerpen en te interviewen personen), data en locaties waar de audit zal worden uitgevoerd, tijdsduur en planning van onderdelen uit de audit (wie is wanneer beschikbaar), de opzet van het auditrapport en afspraken omtrent rapportage, terugkoppeling van de bevindingen naar het bestuur en afspraken met betrekking tot de eventuele follow-up van de audit. In het rapport wordt vastgelegd: - datum van de audit - namen van de auditor(s) en auditee(s) - doelstellig van de audit - reikwijdte van de audit (checklist) - locaties die zijn bezocht - de auditbevindingen - auditconclusies - follow-up van de audit Er wordt op basis van de audits een auditrapportage opgesteld. Dit rapport wordt voorgelegd aan en besproken door het bestuur van het Collectief. Besluitvorming ligt bij het bestuur. Alle betrokken partijen ontvangen per of op papier dit auditrapport. Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie: De leer- c.q. verbeterpunten naar aanleiding van de interne audits en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk, worden doorgevoerd in de (werk)organisatie Al naar gelang de uitkomst van de Interne Audit bepaald het bestuur het plan van aanpak ter verbetering van de organisatie. Dit wordt als een agendapunt op de bestuursvergadering behandeld de afspraken worden in de notulen vastgelegd. Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door? Het systeem en voor en de resultaten van de interne audit worden volgens de volgende procedure vastgelegd; Er is een format voor het rapporteren van de interne audits ( checklist). Het auditteam rapporteert schriftelijk deze ingevulde checklist en bevindingen aan het bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de eventuele wijzigingen in het kwaliteitshandboek en voert deze door. 13

14 Checklist Interne Audit K H B P v E 1 1 a 1 b Omschrijving eis uit programma van eisen Wijze waarop het collectief is ingericht en werkt Beschrijving samenstelling collectief Beschrijving gebied 1c Rechtsbevoegde rechtspersoon 1 d 1 e 1 g 1 h 1i 1j 2 a 2 a 2 2 b 2 b Financiële aansprakelijkheid van de bestuurders is gedekt Het collectief werkt met een interne audit De verschillende functies binnen het collectief zijn beschreven en er zijn aanspreekpunten benoemd Wijze van contracteren van beheer door derden (niet boeren-beheerders) is beschreven Controleresultaten worden teruggekoppeld aan deelnemers Er is een klachtenregeling waarin onafhankelijkheid en objectiviteit zijn gewaarborgd Wijze waarop de administratie is georganiseerd Het administratief systeem is beschreven en er wordt naar de beschrijving gewerkt De vereiste gegevens worden vastgelegd in het administratief systeem Stukken m.b.t. gebiedsaanvraag, betaalverzoek en mutaties worden tot minimaal 5 jaar na de laatste betaling bewaard. Digitale administratie is eenduidig en opvraagbaar Wijzigingen Wat is er gewijzigd, hoe is dat vastgelegd? Is duidelijk dat volgens de in het kwaliteitshandboek vastgestelde procedure wordt gewerkt? Uitgevoerd door de juiste persoon? Waar blijkt dat uit? Volgens afspraak vastgelegd? Waar blijkt dat uit? 14

15 Contracten Wijze van vastleggen van afspraken met beheerders is 3c vastgelegd en hier wordt naar gehandeld Gebruikte contracten voldoen 3c aan voorwaarden van het Programma van Eisen 4 Interne controle 4 Controleprotocol is beschreven a incl. verslaglegging Werkwijze objectieve en 4 onafhankelijke beoordeling b interne veldcontrole is vastgelegd. 5 Sancties 5 Sanctieprotocol is aanwezig a 5 b Werkwijze kortingen vanuit Betaalorgaan vastgelegd Werkwijze sancties cross 5c compliance vastgelegd 6 Betalingen aan deelnemers 6 Betaalwijze is beschreven a Werkwijze opstellen totaaloverzicht betalingen per beheerder is beschreven 7 Verantwoording 6 b 7 a 7 b 8 a 8 8 b Het bereiken van samenhang van beheermaatregelen op gebiedsniveau is beschreven. De wijze waarop verbeteringen in maatregelen worden doorgevoerd is voldoende beschreven Borging interne kennisinfrastructuur Kennisborging binnen het collectief (bestuurders, medewerkers, beheerders) is voldoende beschreven Verbeterpunten m.b.t. beheer, ondervonden op gebiedsniveau, worden benut door/ voor beheerders 1 e Interne audit uitgevoerd door: Datum en handtekening 15

16 Relatie van uitvoerder interne audit tot collectief: Is deze persoon betrokken bij het te auditen proces? Is er een planning voor de uitvoering van de interne audits? Waar worden de resultaten vastgelegd? Zijn aanpassingen uit voorgaande audits aantoonbaar verwerkt? 16

17 2.2 Geschillenprocedure Waarom heeft een collectief een geschillenprocedure? Klik hier Hoe ziet de geschillenprocedure er uit? Geef aan hoe het collectief haar interne geschillenprocedure heeft ingericht Hiervoor kunnen de bij het model kwaliteitshandboek bijgevoegde richtlijnen worden gebruikt Geschillencommissie: Er wordt een geschillencommissie samengesteld. Deze commissie is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle klachten en bezwaren, onafhankelijk van de ernst of aard van de situatie, mits deze klachten niet vallen onder de categorie van een snel te verhelpen misverstand of gebrek aan informatie. De commissie bestaat uit drie onafhankelijke deskundigen. Eén deskundige met een ecologische achtergrond, één met een agrarische achtergrond. De derde kan een onafhankelijke zijn met een maatschappelijke of juridische achtergrond. De definitie van een klacht is: iedere melding van een deelnemer, waaruit blijkt dat niet aan diens verwachting is voldaan en die niet het karakter heeft van een snel te verhelpen misverstand of gebrek aan informatie en waarvan het duidelijk is, gelet op de teleurstelling bij de deelnemer, dat dit aandacht verdient op een hoger niveau in de organisatie van het Collectief. Lichtere vormen van klachten kunnen veelal mondeling en onderling worden afgehandeld door de veldmedewerker waarbij de vereenkomst is afgesloten. Hierbij wordt een klachtendossier aangelegd waarin de volgende gegevens worden opgenomen; - De NAW gegevens van de klager - de indieningsdatum van de klacht - de naam van de behandelaar - de omschrijving van de klacht - de datum en de wijze van afhandeling van de klacht - de gevoerde correspondentie met betrekking tot de klacht - de status van de klacht (in behandeling/afgehandeld) Dit klachtendossier wordt aan de Regionaal Coördinator overlegd en is beschikbaar voor de geschillencommissie. De deelnemers worden via de website vooraf geïnformeerd over de interne klachtenprocedure en bezwaar- en beroepsmogelijkheden. Procedure: 1 Indienen klacht. Klachten worden telefonisch, schriftelijk of via elektronische communicatie ingediend bij de organisatie. De klacht wordt via de Regionaal Coördinator neergelegd bij de geschillencommissie. 17

18 De geschillencommissie bevestigd de klager schriftelijk dat de klacht in behandeling is genomen en dat hij binnen 6 weken (bij eenvoudige klachten) dan wel binnen 3 maanden ( bij complexe klachten) na indiening van de klacht een schriftelijke reactie ontvangt. 2 Afhandeling klachten. De geschillencommissie bestudeert het dossier waarop de klacht betrekking heeft en verzamelt verder alle relevante informatie in bij de klager, beoordeelt het dossier en de nader verkregen informatie en bekijkt deze in verhouding tot de argumenten van de klager, bespreekt het dossier met anderen binnen de organisatie als check op de eigen interpretatie (4 ogen principe), neemt een standpunt in, informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over dit standpunt en legt dit standpunt vast in het klachtendossier. Indien de klacht niet naar wens is afgehandeld treed het geschillenprotocol in werking. Bezwarenprocedure Mocht een deelnemer bezwaar hebben tegen een besluit van het bestuur, dan kan deze betrokkene bezwaar aantekenen. De procedure zal er als volgt uit zien: 1. Betrokkenen moeten schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur van het collectief 2. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de betwiste beslissing bij het bestuur zijn. 3. In het bezwaarschrift moet in ieder geval vermeld zijn: - naam en adres en brs-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene. - de datum waarop het bezwaarschrift is geschreven. - een omschrijving van de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt of een omschrijving van de situatie waar betrokkenen problemen mee heeft. Zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen of ander bewijsmateriaal - de redenen waarom betrokkene bezwaar maakt. - handtekening. 4. Het bestuur zal het bezwaar in behandeling nemen, mits: - de bezwaarmaker direct betrokkene is; - de bezwaarmaker binnen de gestelde termijn bezwaar heeft gemaakt; 5. Indien het bezwaar een handeling betreft van een bepaald bestuurslid, dan is betreffend bestuurslid niet betrokken bij de behandeling van het bezwaar, maar wordt als betrokkene gehoord. 6. Het bestuur kan betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting. In geval van (vermeende) schade, kan het bestuur ter plaatse in het veld gaan kijken. In de beoordeling van het bezwaar kan het bestuur ook deskundigen raadplegen. 7. Het bestuur zal binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het bezwaarschrift, beslissen. De betrokkene ontvangt de beslissing schriftelijk of via de . Het bestuur geeft bij de bekendmaking een onderbouwing van het besluit. 8. Is betrokkene het niet eens met de beslissing, dan kan binnen zes weken na de beslissing (dagtekening) in beroep worden gegaan bij de geschillencommissie. 9. Een bezwaar heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit. Beroepsprocedure 18

19 Inleiding Indien men het niet eens is met de uitkomst van de bezwarenprocedure, dan kan de benadeelde deelnemer tegen het besluit in beroep gaan. Voor dergelijke gevallen is er een beroepsprocedure. Hiervoor bestaat een beroepscommissie. De beroepscommissie bestaat uit drie onafhankelijke deskundigen. Eén deskundige met een ecologische achtergrond, een met een agrarische achtergrond. De derde kan een onafhankelijke zijn met een maatschappelijke of een juridische achtergrond. Een dergelijke geschillen- of beroepscommissie kan gedurende een langere periode bestaan en komt alleen in actie als beroep wordt aangetekend. Op de contractvoorwaarden (zoals beheereisen, aanvullende beheervoorschriften, hoogte vergoeding), vastgesteld door het bestuur, is geen bezwaar of beroep mogelijk. Dat zijn besluiten die het collectief heeft genomen voordat de deelnemer een contract aanging. We mogen ervan uit gaan dat een deelnemer hiermee bekend had kunnen zijn bij het afsluiten van een contract en hiermee akkoord ging bij het ondertekenen van het contract. De adviezen van de commissie zijn bindend. Procedure 1. Betrokkene moet schriftelijk beroep indienen bij de beroepscommissie van het collectief 2. Het beroepschrift moet binnen zes weken na verzending van de beslissing op het bezwaar bij de commissie zijn. 3. In het beroepschrift moet in ieder geval vermeld zijn: - naam en adres en brs-nummer of KvK-nummer van betrokkene. - de datum waarop het beroepschrift is geschreven. - een omschrijving van de beslissing waartegen beroep wordt aangetekend. Zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen. - de redenen waarom betrokkene beroep instelt. - handtekening. 4. De commissie kan een beslissing nemen op basis van de bewijsstukken, maar kan ook betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting of deskundigen raadplegen. 5. De commissie geeft binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het beroepschrift een bindend advies aan het bestuur van het collectief. Het bestuur neemt op basis van het advies een besluit. De betrokkene ontvangt de beslissing schriftelijk of via de . De commissie geeft bij de bekendmaking de reden aan waarom een bepaalde beslissing is genomen. Het besluit is bindend. Er is geen verder beroep mogelijk. 6. Een beroep heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit. 19

20 Hoe heeft het collectief de mogelijkheden tot het indienen van een formeel geschil bekend gemaakt? Op de site van het collectief Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de afhandeling van geschillen? Let op: dit is niet dezelfde persoon als degene die het dossier beheert waarop de klacht betrekking heeft. De voorzitter, eventueel na het raadplegen van een externe deskundige. 20

21 Indien gewerkt wordt met een geschillencommissie: hoe borgt het collectief de objectiviteit en onafhankelijkheid van deze geschillencommissie? Door samen te werken in (een nog op te zetten) provinciale geschillencommissie. 21

22 Administratie & Financieel beheer 22

23 3 Administratie & Financieel beheer 3.1 Het administratief beheer systeem Het administratief beheersysteem bestaat uit onderdelen die volledig geautomatiseerd zijn en die in het gehele werkproces aan elkaar gekoppeld zijn. Welk administratief beheersysteem wordt door het collectief gebruikt? Het systeem dient te voldoen aan de criteria die door RvO en de Provincies worden gesteld aan data-uitwisseling. Het door SCAN geleverde ICT pakket - SCAN Office voor deelnemersregistratie / relatiebeheer systeem - SCAN Finance voor de financiële administratie - SCAN GIS voor de beheerregistratie op perceelsniveau Het door SCAN ontwikkelde ICT pakket voldoet aan de gestelde criteria. 23

24 3.2 Uitvoering administratie De uitvoering van het administratieve beheer wordt bij een partij ondergebracht die dit voor meerdere (Gelderse) collectieven verzorgt. Er zijn verkennende gesprekken met de VALA hierover. Zij gaan voor hun eigen collectief de administratie uitvoeren en zijn bereid dit ook voor andere (Gelderse) collectieven te doen. Hoe wordt de administratie van het collectief uitgevoerd en door wie? Wie is/ zijn binnen het bestuur eindverantwoordelijk voor het financiële en administratieve beheer? Het gehele bestuur is eindverantwoordelijk voor alle processen. De Regionaal Coördinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken m.b.t. het financiële en administratieve beheer. Voor het financiële beheer is de penningmeester de eerste verantwoordelijke. Voor het administratieve beheer is de secretaris de eerste verantwoordelijke. Als het financiële en administratieve beheer volledig door het collectief zelf wordt uitgevoerd: n.v.t. Als onderdelen van het financiële en administratieve beheer samen worden uitgevoerd met andere collectieven: Dit is nog verder uit te werken en af te stemmen met deze collectieven. De intentie van het Collectief Rivierenland is dit onder te brengen bij de VALA, die het financiële en administratie beheer volledig wel zelf uitvoert. Als een deel van het financiële en administratieve beheer wordt uitbesteed aan derden: De financiële- en het administratieve beheer zal worden uitbesteedt aan derden. Anders 24

25 Geef ook aan hoe wordt gezorgd voor back-ups van deze systemen/ informatie Het SCAN ICT systeem genereert automatisch back-ups. De bestuursverslagen worden opgeslagen in de (Google)Drive van het Collectief. Voor welke administratieve taken is uitdrukkelijk goedkeuring van het bestuur noodzakelijk? Zie mandatering 1.3. Tot welk bedrag zijn zelfstandige betalingen door de medewerker gelimiteerd? Zie mandatering 1.3. Beschrijf de werkwijze m.b.t. betalingen Via internetbankieren. Wie is verantwoordelijk: Wie voert uit: De Penningmeester voor zaken aangaande kosten van het Collectief De Regionaal Coördinator voor betalingen van de beheervergoedingen. Het administratiekantoor Uitbetalen diensten aan deelnemers: 4 ogen principe (veldmedewerker + Regionaal Coördinator) bij vaststellen van beheervergoeding. Met behulp van het SCAN ICT systeem wordt jaarlijks bepaald welke vergoedingen een deelnemer op basis van het uitgevoerde beheer recht heeft. Het systeem houd rekening met correcties n.a.v. wijzigingen door sancties naar aanleiding van controles. De werkwijze betalingen wordt vastgelegd in SCAN Finance. Conform Bestuursbesluiten. Beschrijf de werkwijze m.b.t. wijzigingen in perceelsregistratie De gemandateerde veldmedewerker voert de gegevens in. Wijzigingen zijn uitsluitend uit te voeren door de veldmedewerker of Regionaal Coördinator in het SCAN ICT Pakket (SCAN GIS) 25

26 Accountantscontrole Hoe vaak en hoe vindt de accountantscontrole plaats (welke onderdelen gecontroleerd en vanaf welk bedrag? Jaarlijks voor 1-6 in het jaar volgend op het boekjaar. Integrale controle 26

27 Wat wordt gearchiveerd in het administratieve beheersysteem van het collectief? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte documenten zijn vooraf ingevuld. Soort document Hoe lang bewaren Print of digitaal Wie archiveert? Alle originele stukken m.b.t. de gebiedsaanvraag 5 jaar na laatste betaling digitaal Regionaal Coördinator Lijst met deelnemers 5 jaar na laatste betaling digitaal Regionaal Coördinator Deelnemerscontracten 5 jaar na laatste betaling Origineel in print en voorzien van originele handtekening Regionaal Coördinator GIS gegevens m.b.t. Contracten Mutaties in Beheercontracten Mutaties in beheer t.o.v. gebiedsaanvraag (vóóraf!) 7 Digitaal Regionaal Coördinator 7 Digitaal Regionaal Coördinator 7 Digitaal Regionaal Coördinator Resultaten interne audits 7 jr Digitaal Secretaris Betalingsopdrachten 7 jr Digitaal Administratiekantoor Accountantscontrole 7 jr Digitaal Secretaris Gebiedsaanvraag Incl. onderliggende stukken 5 jaar na laatste betaling Digitaal Secretaris Betaalverzoek 5 jaar na laatste betaling Printversie moet zijn ondertekend door bestuur: iemand die in rechte het collectief vertegenwoordigt Administratiekantoor Schouwverslagen 5 jaar na laatste betaling Digitaal Regionaal Coördinator Resultaten en planning beheermonitoring 5 jaar na laatste betaling Digitaal Regionaal Coördinator Optioneel t.a.v. PvE: Intentieverklaring 1 jaar Digitaal Regionaal Coördinator 27

28 3.3 Betaling deelnemers Wat wordt betaald aan de deelnemers en wanneer? Klik hier Hoe wordt uitbetaling aan de deelnemers verricht? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte onderdelen zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken zijn optioneel toe te voegen. De betalingsopdracht bestaat uit de volgende onderdelen: - Naam begunstigde - Adres begunstigde - KVK nummer of BIN/BSN nummer begunstigde - IBAN-rekeningnummer begunstigde - Het bedrag dat overgemaakt dient te worden - De termijnen van betalingen (indien van toepassing) - De prestaties conform achterdeurafspraak waarvoor de betalingen worden verricht - De naam en handtekening van degene die handelt namens het bestuur Al deze gegevens staan in SCAN Finance Wanneer wordt uitbetaald aan de deelnemers? Uitbetaling vindt plaats uiterlijk een maand na uitbetaling door RvO.nl. In principe is dat vóór februari volgend op het betreffende beheerjaar. Hoe wordt de deelnemer geïnformeerd over de uit te keren uitbetaling? Via geautomatiseerd bericht uit SCAN Office. Wie is verantwoordelijk voor uitbetaling aan de deelnemers? (zie ook paragraaf algemene uitbetalingen) De Regionaal Coördinator. Hoe wordt jaarlijks een totaaloverzicht gemaakt van alle betalingen per gecontracteerde deelnemer? Daarin voorziet SCAN Office. 28

29 3.4 Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek Hoe wordt het betaalverzoek ingediend en door wie? Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? De gemandateerde Regionaal Coördinator, die na een akkoord van de veldmedewerker het betalingsverzoek opstelt. Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? De gemandateerde Regionaal Coördinator die na een akkoord van de penningmeester de betaling accordeert. Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? In het gevoerde administratieve SCAN ICT systeem. Digitale goedkeuring is noodzakelijk voor indiening. Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? In de periode van 1 april 15 mei Wie is verantwoordelijk voor het indienen? De Regionaal Coördinator. Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? Het Administratiekantoor Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? De penningmeester. 29

30 Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? In het SCAN ICT systeem Clustering ha s rechtstreeks uit SCAN GIS-gelieerd aan beschikking bij zowel pro-forma als definitief betaalverzoek. Onderbouwing: ha s inleveren binnen clustering. Ha s conform beschikking toetsing betaalverzoek aan beschikking. Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? Voor 1 oktober wordt de verantwoording voor het definitieve betaalverzoek ingediend. Wie is verantwoordelijk voor het indienen? Betreffende de verantwoording van het definitieve betaalverzoek, het bestuur. Eventuele stukken die meegestuurd worden ter onderbouwing van het betaalverzoek? Beoordeling aan de hand van clustering. Geen verdere documenten noodzakelijk. Hoe wordt onderbouwd? Hoe wordt bepaald hoe op gebiedsniveau de samenhang in beheerpakketten t.b.v. de soorten in de leefgebieden is bereikt? Dit is bij de motivatie van het betaalverzoek onderbouwd. 30

31 Contracten 31

32 4 Contracten 4.1 Deelnemerscontracten Wie sluit de deelnemerscontracten? Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten De Regionaal Coördinator en de gemandateerde veldmedewerker van de (betreffende) ANV. Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check juiste maatregel in relatie tot het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag). Wie De veldmedewerker. Hoe Op basis van de intentieverklaring, het natuurbeheerplan, de beheerstrategie, het beheerplan en het beschikbare budget wordt door de veldmedewerker in overleg met de Regionaal Coördinator gecheckt of het contract voldoet aan de criteria en doelen. Wie sluit de deelnemerscontracten af? De deelnemers contracten worden afgesloten door de gemandateerde veldmedewerker en ondertekend door de Regionaal Coördinator. Hoe wordt het contract afgesloten? Hoe ziet het deelnemerscontract er uit? Zie het door SCAN ontwikkelde modelcontract. Geef aan hoe deelnemerscontracten worden afgesloten: Leg vast: - Wanneer inhoud (maatregel, afspraken, voorwaarden, beheereenheid, vergoeding) wordt doorgesproken met deelnemer - Wijze van verzending en moment van ondertekening In het SCAN GIS systeem 32

33 Tijdens de voorintekening worden maatregelen (pakketten, afspraken, voorwaarden, beheereenheid, vergoeding) doorgesproken met de potentiële deelnemer en vastgelegd in een intentieverklaring. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag door de provincie wordt een definitief contract in 2-voud opgesteld en voor ondertekening per post verzonden in het 4 e kwartaal van Mocht de provincie lager beschikken dan door het Collectief is aangevraagd, neemt het bestuur een beslissing wat er dan gebeurt. Het meest voor de hand liggend is dat beheerseenheden die geïsoleerd of binnen de minst kansrijke gebieden liggen, op basis van het beheerplan en de beheerstrategie het eerst zullen afvallen. Hoe worden de deelnemerscontracten gearchiveerd? De contracten worden vastgelegd en gearchiveerd in het SCAN ICT pakket Hoe worden wijzigingen in beheercontracten doorgevoerd? (let ook op de fysieke archivering hiervan, zie paragraaf 3.2) - Wie is bevoegd tot het doorvoeren van wijzigingen => de Regionaal Coördinator (zie mandatering) - Wie doet voorstel tot aanpassing => de veldmedewerker - Hoe wordt wijziging vastgelegd => schriftelijk - Ondertekening door beide partijen => Deelnemer + Regionaal Coördinator - Administratieve handelingen => worden door de Regionaal Coördinator doorgevoerd in SCAN GIS Alle wijzigingen worden vastgelegd in het SCAN ICT systeem. 33

34 4.2 Contracten met derden (indien van toepassing) Er wordt gebruikgemaakt van de door SCAN ontwikkelde contracten, zoals; het model contract voor het collectief voor een overeenkomst tot opdracht modelovereenkomst voor het aangaan van een relatie met een vrijwilliger. de Deze derden verklaren dat zij werken volgens de richtlijnen uit het KHB Hoe wordt het contract afgesloten en door Wie? Wie is tekeningsbevoegd voor de derden contracten? Bij bestuurszaken, zoals bijvoorbeeld de uitbesteding van de administratie en de opdracht aan de Regionaal Coördinator, ligt de tekeningsbevoegdheid bij 2 bestuursleden. Bij een onderaannemerscontract binnen het beheerplan en de gebiedsaanvraag, ligt de tekeningsbevoegdheid bij de Regionaal Coördinator. Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check of het binnen de kaders blijft van het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag) Bij bestuurszaken, het bestuur. Bij een onderaannemerscontract de veldmedewerkers of de Regionaal Coördinator. Deze stellen, volgens het format onderaannemerscontract, het contract op en leggen deze ter goedkeuring voor aan de Regionaal Coördinator. Voor zover het contracten betreft voor ZZP-ers, (in principe alle veld- en bureaumedewerkers) worden deze opgesteld door de Regionaal Coördinator. Wie sluit de contracten af? Bij bestuurszaken, het bestuur Bij een onderaannemerscontract, de regionaal Coördinator. Hoe ziet het contract met derden eruit? We maken gebruik van het model onderaannemerscontract die is aangeleverd door het SCAN. 34

35 Geef aan hoe contracten met derden worden afgesloten: We maken gebruik van de het model onderaannemerscontract die is aangeleverd door het SCAN. Hoe worden de contracten met derden gearchiveerd? Zie paragraaf 3.2 administratie. Hoe worden wijzigingen in contracten met derden doorgevoerd: Bij bestuurszaken wordt er gewijzigd en ondertekend door het bestuur. Bij een onderaannemerscontract door de veldmedewerkers en de Regionaal Coördinator. Deze stellen de wijziging voor in het onderaannemerscontract en leggen deze ter goedkeuring voor aan de regionaal Coördinator. Het contract wordt ondertekend door de Regionaal Coördinator en vastgelegd in het SCAN-ICT pakket. Overzicht derden waar contracten mee zijn afgesloten: Naam organisatie (derde) t.z.t. Kernactiviteiten betreffende organisatie (derde) t.z.t. Uit te voeren beheerwerkzaamheden t.z.t. 35

36 Waarom worden deze beheerwerkzaamheden uitgevoerd door een derde en niet door een deelnemer? t.z.t. Hoeveel procent van het totale beheerbudget gaat naar deze organisatie (derde)? t.z.t. Eventueel bovenstaande vijf stappen herhalen als er meerdere derden zijn. 36

37 Het beheerplanproces 37

38 5 Het beheerplanproces Wat houdt dit proces in en wie speelt hierbij een rol? Klik hier voor meer informatie 5.1 Voorintekening Wie organiseert de voorintekeningsbijeenkomsten? De afzonderlijke ANV in overleg met de Regionaal Coördinator. Welke gebiedspartijen worden hierbij betrokken? (Denk ook aan terreinbeheerders) Wie? De leden van de ANV plus de huidige deelnemers met beheercontracten plus de lokale (Z)LTO afdelingen en de regionale TBO s (SBB, HGL,NM), de beide waterschappen en de gemeenten. Hoe? Door uitnodigingen per post en aankondiging op de site van het Collectief en de ANV. Hoe is bepaald wat het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten voor de voorintekening is binnen een gebied? Dit is beschreven in de beheerstrategie. Deze is als bijlage toegevoegd. Hoe worden de grondeigenaren/ potentiële deelnemers in het gebied geïnformeerd over de voorintekeningsbijeenkomsten? Via de site van het Collectief Via de site van de ANV Via uitnodigingen - aan ANV leden voor het bijwonen van informatieavonden - aan (Z)LTO leden voor het bijwonen van informatieavonden - aan gebiedspartijen; zoals terreinbeherende organisaties en landgoedeigenaren. - via persberichten in regionale kranten m.b.t. de informatieavonden - via het benaderen van de deelnemers met een SAN/SNL contract in 2014 /

39 Hoe krijgt het collectief een actueel beeld van wat potentiële deelnemers willen en kunnen? Tijdens voorinteken bijeenkomsten in combinatie met individuele gesprekken. Hoe beoordeelt het collectief het aanbod op kwaliteit en hoe stuurt het collectief op gewenste beheerkwaliteit? Let op: het gaat hier om een beschrijving van hoe het collectief het proces vormgeeft: de inhoudelijke onderbouwing gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. Dit wordt beschreven in de beheerstrategie. Tijdens de informatieavonden worden potentiële deelnemers voorgelicht over wat het streefbeeld / de beheerstrategie van het Collectief is a.d.h.v. beheerclusters en doelsoorten. Op basis van de omvang van de deelname en een voorlopig kaartbeeld kunnen in bepaalde gebieden gericht deelnemers worden geworven om een betere samenhang/connectiviteit te bereiken. Via voorlichtingsavonden over hoe voer je een goed beheer en voor welke doelsoorten, worden deelnemers bijgeschoold in agrarisch natuurbeheer. De Regionaal Coördinator is verantwoordelijk voor de sturing op de beheerkwaliteit en het realiseren van de doelen zoals benoemd in de beheerstrategie. Hoe worden de resultaten van de bijeenkomst vastgelegd en teruggekoppeld aan de deelnemers en de betrokken gebiedspartijen? Via een de opgestelde en door beide partijen ondertekende intentieverklaring. Tevens wordt er op de Site van het Collectief en de ANV s doorlopend informatie doorgegeven over de stand van zaken en ontwikkelingen. 39

40 5.2 Opstellen concept beheerplan en beheerplan Wat is een beheerplan en wanneer en hoe ga je hier als collectief mee aan de slag? Klik hier Wie stelt het beheerplan op (is eindverantwoordelijk)? Het concept beheerplan wordt opgesteld door de Regionaal Coördinator en een bestuurslid. Er vindt tussentijds overleg en terugkoppeling met alle veldmedewerkers plaats. Het bestuur van het collectief is opdrachtgever en eindverantwoordelijk. Wat zijn belangrijke beslismomenten bij de totstandkoming van het beheerplan? In mei en juni 2015 is het concept opgesteld en dit concept wordt in juni door het bestuur vastgesteld. Daarna is het voorgelegd aan en besproken met de provincie Gelderland. Na de gebiedsaanvraag wordt het beheerplan definitief door het bestuur vastgesteld en zal er minimaal jaarlijks een evaluatie en actualisatie van dit plan plaatsvinden. De (doorlopende) afstemming met gebiedspartijen en de provincie zijn tevens belangrijke momenten om het beheerplan op onderdelen eventueel aan te passen. Welke externen worden hierbij betrokken en op welke manier? De Regionaal Coördinator is werkzaam bij Van der Molen Groenconsult en als zodanig als externe partij betrokken bij het beheerplan. Het waterschap en de hiervoor benoemde TBO s worden gevraagd het beheerplan te beoordelen en suggesties te geven voor verbeteringen die leiden tot meer synergie met het beheer van hun terreinen en doelen en die van het Collectief. Hoe wordt de samenhang in de beheerpakketten getoetst en wordt beoordeeld of dit voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan? Door het bestuur samen met de Regionaal Coördinator. Het provinciale natuurbeheerplan stelt vooral eisen aan het creëren van voldoende fourageergebied en optimalisatie van voortplantingsmogelijkheden voor bepaalde doelsoorten. Door doelenclusters te koppelen aan beheerpakketten en de kaart met beheereenheden uit het beheerplan en de kaart met de verspreiding van doelsoorten over elkaar te leggen, kan de samenhang getoetst worden. Dit wordt vastgelegd in het SCAN pakket. 40

41 Hoe wordt de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de verspreiding van de doelsoorten? De gegevens en de doelen die de provincie heeft aangereikt, zijn leidend bij het opstellen van het beheerplan. De gebruikte gegevens komen van de lokale (weide)vogelgroepen en eventueel IVN afdelingen. Daarnaast vormen de VOFF kaarten, die door de provincie Gelderland zijn aangeleverd, de basis. Door deze te vergelijken met de beheerkaart in de verschillende leefgebieden kan beoordeeld worden op voldoende en juist beheer m.b.t. de doelsoorten. Hoe wordt gehandeld als op basis van voorintekening geen kwalitatief sterk beheerplan kan worden opgesteld? Dan zal er in de directe regio van potentiële deelnemers binnen de zoekgebieden gezocht worden naar versterking. Als deze versterking niet lukt zal dit gebied afvallen of wordt er opgestart met kortlopende overeenkomsten als de regio als kansrijk wordt beoordeeld. Hoe wordt gehandeld als de eerste voorintekening niet het kwalitatief gewenste beheer oplevert? Dan gaat de veldmedewerker alsnog actief grondeigenaren en gebruikers benaderen. Hoe worden afspraken teruggekoppeld aan de deelnemers? Per post en/of via de mail. Hoe is de samenwerking met de terreinbeheerders in het gebied georganiseerd? Er zijn bij de deelnemende ANV s al goede contacten met deze terreinbeheerders aanwezig. Door een regelmatig werkoverleg van de veldmedewerkers onder regie van de Regionaal Coördinator wordt dit gemonito0rd en daar waar wenselijk worden contacten geïntensiveerd. Hoe gaat het collectief om met onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de resultaten van het beheerplan? Dit loopt via de veldmedewerker en schouwcommissie die in voorkomende gevallen advies uitbrengt aan de Regionaal Coördinator. Oorzaak en gevolg moeten duidelijk gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld populatieterugval als gevolg van predatie, een droog voorjaar of strenge winter. Op basis hiervan zullen de beheerstrategie en/of het beheerplan moeten worden aangepast. 41

42 42

43 5.3 Ecologische toets Door wie en hoe wordt de ecologische toets uitgevoerd Wie voert de ecologische toets uit en hoe wordt geborgd dat uitvoering van de ecologische toets onafhankelijk en objectief gebeurt? Door een jaarlijkse toetsing door een ecologische commissie. De commissie zal bestaan uit minimaal 3 ecologen van verschillende organisaties. Er zal één ecoloog vanuit het collectief worden benoemd, één vanuit een gemeente binnen het werkgebied en één vanuit het waterschap of TBO. Daarnaast zullen er twee gemotiveerde agrarische deelnemers aan worden toegevoegd. Welke methode wordt hiervoor gebruikt? De format ecologische toets van het SCAN Door wie en hoe wordt de mate van effectiviteit van het beheer in beeld gebracht? Door de ecologische commissie. Door wie en hoe worden de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid beoordeeld? Door de Regionaal Coördinator en een aantal veldmedewerkers. Zij beoordelen de resultaten uit de ecologische toets in relatie tot de gestelde doelen. Zij rapporteren hun bevindingen en adviezen aan het bestuur. Hoe worden de gemaakte keuzes voor beheerpakketten onderbouwd? In de Beheerstrategie, zie bijlage. Op welke momenten wordt de ecologische toets uitgevoerd? Bij het opstellen van het beheerplan, na de voorintekening, maar voor het indienen van de gebiedsaanvraag. 43

44 Controle 44

45 6 Controle 6.1 Schouw Wat is een schouw, wanneer vindt deze plaats en wie voeren deze uit? Klik hier Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de schouw? Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van de schouw? Wie zorgt er voor dat het gebeurt, => de regionaal Coördinator Wie voert uit, => de schouwcommissie Indien de schouw wordt uitgevoerd door een schouwcommissie, wat is de samenstelling van de commissie? Deze commissie bestaat uit de eigen veldmedewerker van de ANV aangevuld met 2 collega veldmedewerkers van andere ANV s. Dit kan op initiatief van de ANV worden aangevuld met derden zoals b.v. leden van de IVN en een vogelwerkgroep. Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende aandachtspunten: - Kennis van beheerpakketten - Ecologische kennis per leefgebied en beheertype - Communicatieve vaardigheden - Belangen in het gebied Hoe wordt onafhankelijkheid van de schouwers gewaarborgd? Door 2 veldmedewerkers van andere ANV s erbij te betrekken. Hoe wordt geschouwd en hoe worden de resultaten van de schouw vastgelegd? 45

46 Hoe verzorgt het collectief de schouw? (objectieve standaardprocedure) Conform de door het SCAN opgestelde - Schouwprotocol - Schouwkalender - Schouwformulier Wie is verantwoordelijk voor het vastleggen van de bevindingen en het uitvoeren van de rapportage? De schouwcommissie Hoe worden de bevindingen van de schouw gerapporteerd? Door de schouwcommissie aan de deelnemers en de Regionaal Coördinator. De Regionaal Coördinator verzameld dit en geeft de bevindingen door aan het bestuur. Hoe worden de bevindingen vastgelegd in de administratie? De veldmedewerker die aan de schouw heeft deelgenomen zorgt dat de schouwrapporten van zijn leden binnen 1 week verwerkt zijn in het SCAN ICT pakket. 46

47 6.2 Sanctie- of herstelbeleid van het collectief Door controles in het veld (schouw) kan het collectief vaststellen of door een deelnemer is afgeweken van de beheerpakketvoorwaarden. Als dit het geval is treedt het herstel- en sanctieprotocol in werking. Wat heeft het collectief vastgelegd inzake haar sanctie- of herstelbeleid? Wie is verantwoordelijk voor uitvoering van het sanctie- of herstelbeleid? Het gehele bestuur beslist over sancties op basis van een advies van de Regionaal Coördinator. Daarmee borgt het collectief dat sancties niet zomaar door één persoon kunnen worden opgelegd, maar er altijd meerdere bestuurders zijn betrokken. De bestuurder die verantwoordelijk is voor de controle bereidt samen met de Regionaal Coördinator de sanctie- en herstelmaatregelen voor. Herstelmaatregelen worden door de Regionaal Coördinator en de betreffende veldmedewerker afgehandeld. In SCAN Office worden sancties geadministreerd en gearchiveerd. Deze zijn gekoppeld aan SCAN Finance. Welke sancties kunnen worden toegepast? De volgende sanctiemaatregelen zijn beschikbaar: - Waarschuwing - Opschorten betaling - Korting op de uitbetaling - Niet uitbetalen - Boete/terugvordering eerder uitgekeerde vergoedingen over de betreffende maatregel - Ontbinding van het deelnemerscontract Hoe wordt bepaald welk type sanctiemaatregel wordt toegepast? Het type sanctiemaatregel dat wordt toegepast, hangt af van: - De ernst van de afwijking - Of de afwijking al dan niet omkeerbaar is - De termijn waarbinnen herstel mogelijk is - De welwillendheid van de deelnemer om mee te werken In de schouwprocedure is aangegeven dat de controleurs een conclusie trekt over het al dan niet Voldoen van een beheereenheid aan de pakketvoorwaarden. Bij een geconstateerde afwijking wordt 47