Kwaliteitshandboek Veluwe collectief

Transcriptie

1 Kwaliteitshandboek Veluwe collectief Versie 1.2 datum 9 augustus 2015 Versie beheer en inhoudsopgave Versiebeheer Datum Versie 29 mei Opgesteld door Hans Veurink en Cor Heidenrijk (coördinatoren Veluwe collectief), met bijdragen van Ron Kamperman en Jonne Mossink Van Ruimte voor Advies Besproken met Jan Willem Lagerweij (voorzitter Veluwe collectief). Besproken met Rob le Rutte (stichting Certificering collectieven) 19 juni Vastgesteld door bestuur Veluwe collectief tijdens vergadering 15 juni 2015 met aantal kleine aanpassingen, zie bijlage versiebeheer 7 augustus Naar aanleiding van beoordelingsverslag certificeerders van 28 juni Aanpassingen zie bijlage versiebeheer. 1

2 Inhoud 1. Gegevens Veluwe Collectief Samenstelling van het collectief Rechtsvorm Werkgebied Organisatie Veluwe collectief Mandaten binnen het Veluwe collectief Interne audit en geschillen Interne audit Geschillen Administratie & Financieel beheer Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie Archivering Betaling aan deelnemers Betaalverzoek Contracten Deelnemerscontracten Contracten met derden Het beheerplan Voorintekening Beheerplan Ecologische toets Controle Schouw Sanctie- en herstelbeleid Controles NVWA Evaluatie Beheermonitoring Evaluatie beheer per beheertype Evaluatie met deelnemers Evaluatie met provincie Kwaliteit van de organisatie Kwaliteit van de bestuurders Kwaliteit van de medewerkers Aanwezige kennis Bijlage versiebeheer Bijlage 2 Checklist interne audit

3 1. Gegevens Veluwe Collectief 1.1 Samenstelling van het collectief Het collectief beslaat het werkgebied van de volgende ANV( s): Natuur- en Milieucoöperatie Randmeerkust Agrarische Natuurvereniging VeluweIJsselzoom (VIJZ) Stichting Biotoopverbetering Agrarisch Overleg (BAO) Agrarische Natuur- en Milieuvereniging Vallei Horstee Agrarische natuurvereniging Het Binnenveld Naast bovengenoemde verenigingen is ook LTO Noord Gelderland vertegenwoordigd in het bestuur van het collectief. Algemeen Bestuur(AB) van het collectief (per 1 mei 2015) Jan Willem Lagerweij Voorzitter VeluweIJsselzoom Evert van Wijhe Penningmeester Randmeerkust Gert Aalten Secretaris BAO Jan Bouhuis Bestuurslid Binnenveld Henk Davelaar Bestuurslid Vallei Horstee Dirk Dekker Bestuurslid LTO Noord Gelderland Wilbrand van Zeeburg Bestuurslid Randmeerkust Sam Gerssen Bestuurslid BAO Evert Jan Weijers Bestuurslid VeluweIJsselzoom De voorzitter, penningmeester en secretaris vormen gezamenlijk het Dagelijks Bestuur (DB). Collectief Veluwe hanteert een functiescheiding tussen bestuur en uitvoering. De uitvoerende functies zijn als volgt ingevuld: Uitvoerende taken Administratie Financiële zaken (administrateur) Veldcoördinatoren Ecologisch specialist Berust bij veldcoördinatoren Patrick van Valkengoed Peter van de Veen Jan Willem Schoonhoven Cor Heidenrijk Otto Vloedgraven Hans Veurink Anja Hospes 1.2 Rechtsvorm Coöperatie U.A. De volledige naam van de rechtspersoon is Coöperatief Agrarisch Natuur Collectief Veluwe UA De Coöperatie wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders. 3

4 De akte van oprichting, zie bijlage 1.0 Akte van oprichting Veluwe Collectief, is een onderdeel van het kwaliteitssysteem. Dekking van financiële aansprakelijkheid bestuurders Veluwe collectief volgt het advies van SCAN voor het afsluiten van een verzekering. Deze verzekering wordt afgesloten voordat de definitieve beheercontracten voor het eerste beheerjaar getekend worden. 1.3 Werkgebied Het werkgebied van het Veluwe collectief is de Veluwe in de provincie Gelderland ten westen van de IJssel en ten noorden van de Rijn. Zie onderstaande afbeelding. Ter toelichting het gebied agrarische enclaves is een gedeeld werkgebied van de anv s Vallei Horstee en VeluweIJsselzoom en het Veluwe massief is werkgebied van Vallei Horstee en Het Binnenveld. Gebieden die op de Veluwe niet tot het werkgebied van het Veluwe Collectief behoren, zijn de terreinen in eigendom van de Kroondomeinen in de omgeving Apeldoorn, Vaassen en de Velperwaarden en Koningspley in de omgeving van Arnhem. Aandachtsgebieden Het doel is om middels het agrarische natuurbeheer een zo hoog mogelijke natuurkwaliteit te behalen en te behouden waarbij relatiebeheer en het behouden van draagvlak bij deelnemers van groot belang is. Collectief Veluwe richt zich daarbij op de doelen en doelsoorten van de leefgebieden open grasland, droge dooradering en natte dooradering. 4

5 1.4 Organisatie Veluwe collectief - Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom de uitvoering van het agrarisch natuurbeheer. - Het bestuur voert zelf geen werkzaamheden uit. - Het bestuur maakt afspraken over uitvoering met medewerkers van de onderliggende ANV s en/of met externe dienstverleners. - Ieder bestuurslid is portefeuillehouder van bepaalde aspecten van de uitvoering en heeft direct contact met de uitvoerenden. - De continuïteit is gewaarborgd doordat bestuursleden en medewerkers elkaar kunnen vervangen. Zo zijn de gehele administratie en correspondentie altijd online beschikbaar voor medewerkers die elkaar kunnen vervangen. Voor de bestuurlijke portefeuilles wordt jaarlijks een vervangingsschema opgesteld in de verslaglegging van de bestuursvergadering vastgelegd. - Collectief Veluwe maakt daarbij gebruikt van de ondersteunende pakketten SCAN-GIS en SCAN-OFFICE. - Er is een zorgvuldige scheiding van verantwoordelijkheden waar het gaat om aansturing, uitvoering en controle. - Wat betref t financiën is er altijd een drie paar ogen principe en bestuurlijke controle door de penningmeester. De bestuurlijke portefeuilleverdeling is als volgt: Portefeuilles Algemeen bestuurlijk aanspreekpunt Jan Willem Lagerweij Financiële zaken Evert van Wijhe Communicatie Gert Aalten Schouw Sam Gerssen Kwaliteit Jan Bouhuis Klachten Henk Davelaar Beheerplannen Evert Jan Weijers Interne Audit Dirk Dekker en Wilbrand van Zeeburg Aanspreekpunten De veldcoördinatoren zijn het aanspreekpunt voor de deelnemers van het Veluwe collectief. Aanspreekpunt voor het betaalorgaan: Inhoudelijk: Veldcoördinatoren Bestuurlijk: Penningmeester 1.5 Mandaten binnen het Veluwe collectief De veldcoördinatoren hebben mandaat voor het invoeren van data in het financiële en administratieve systeem. Medewerker heeft hiervoor mandaat van het volledige bestuur. Voor het invoeren en wijzigen van gegevens in de perceelsregistratie geldt tevens een mandaat/ goedkeuring van de betreffende deelnemer Voor mandaat voor het uitvoeren van betalingsopdrachten geldt het volgende: Een betalingsopdracht kan alleen uitgevoerd worden met instemming/paraaf of handtekening van de penningmeester. Er voor iedere betaling het Drie paar ogenprincipe : Betalingen 5

6 worden voorgesteld door de veldcoördinatoren of de secretaris en worden uitgevoerd door de medewerker financiële zaken. Alle betalingen worden ondertekend door de penningmeester. Mandaat voor het uitvoeren van schouw Medewerker en/of externen hebben mandaat van het bestuur om op basis van een door het bestuur vastgestelde steekproef te schouwen bij deelnemers waar een deelnemerscontract mee is afgesloten - De veldcoördinatoren houden algemeen toezicht op het naleven van de afspraken door de deelnemers.. Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur. - Daarnaast is er een onafhankelijk schouwcommissie die steekproefsgewijs jaarlijks controles uitvoert. Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Schouw vanuit het bestuur. De aanpak van de schouw is beschreven in hoofdstuk 6. Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur. - Wanneer een medewerker of de schouwcommissie afwijkingen heeft gesignaleerd wordt dit direct gecommuniceerd met de deelnemer en treedt het herstel- en sanctieprotocol in werking. - Het bestuur beslist in meerderheid over sancties op basis van een advies van de betrokken medewerker of de schouwcommissie. Mandaat voor het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van sancties vanuit de subsidieverstrekker Het bestuur, na raadplegen van de verantwoordelijke veldcoördinator of de schouwcommissie heeft mandaat om sancties die voortvloeien uit de schouw op te leggen aan de deelnemer en om sancties die volgen uit de sancties vanuit de subsidieverstrekker door te berekenen, conform afspraken in de beheerovereenkomst Mandaat voor het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening. De veldcoördinatoren hebben mandaat om namens het bestuur een intentieverklaring over het voorgenomen beheer naar aanleiding van de voorintekening vanaf 2015 te ondertekenen Mandaat voor het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken*) De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen in de deelnemerscontracten aan te brengen voor zover die betrekking hebben op het lopende jaar, ecologisch verantwoord zijn, op voorwaarde dat deelnemer instemt met de wijziging. *) Dit is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag zie ook paragraaf 4.1 Beheercontracten 6

7 2. Interne audit en geschillen 2.1 Interne audit Inleiding Het in dit kwaliteitshandboek vastgelegde kwaliteitssysteem wordt door het Veluwe Collectief tijdens de interne audit bewaakt door dit kwaliteitssysteem aan de certificeringseisen te toetsen. Door het uitvoeren van de interne audit werkt het collectief continu aan kwaliteitsverbetering en weet zij dat zij voorbereid is op de externe audit die de certificeringscommissie zal uitvoeren. Doelen van de interne audit zijn: - Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat; - Processen verbeteren en aanscherpen; en - Het bevorderen van de efficiëntie van de organisatie. Er wordt jaarlijks een interne audit uitgevoerd. De portefeuillehouder Kwaliteit van het bestuur van het Veluwe Collectief is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de interne audit en geeft opdracht tot het jaarlijks uitvoeren van een interne audit. De interne audit wordt uitgevoerd door twee auditors. Auditors zijn twee bestuursleden van het Veluwe collectief. Proces 1. Tijdens de eerste bestuursvergadering van een kalenderjaar agendeert de secretaris het onderwerp interne audits. Tijdens behandeling van dit onderwerp wordt vastgesteld bij wie (auditees), op welk moment, met welke aandachtspunten, in dat kalenderjaar de interne audit uitvoert. Dit is het interne auditplan. 2. De auditors nodigen de auditees voor de interne audit uit. 3. Tijdens het uitvoeren van de interne audit beoordelen de auditors aan de hand van een checklist (zie bijlage 2 Checklist interne audit ) onder andere de werkwijze van de coördinatoren van de ANV s en checken zij of processen worden uitgevoerd zoals beschreven in het kwaliteitshandboek. 4. De bevindingen die tijdens de interne audit worden aangetroffen en een voorstel voor verbetermaatregelen, worden door auditors vastgelegd in het zogenaamde auditrapport. 5. Dit auditrapport wordt besproken met de geauditeerde personen (auditees) en vervolgens voorgelegd aan de portefeuillehouder Kwaliteit. 6. Het bestuur van het Veluwe Collectief beslist welke maatregelen uiteindelijk genomen dienen te worden om de kwaliteit en efficiëntie van de organisatie te verbeteren. De te nemen maatregelen staan in het verslag van de bestuursvergadering, waar het auditrapport wordt besproken. 7. De uitkomst van de interne audit kan leiden tot het doorvoeren van aanpassingen in het kwaliteitshandboek. Onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Kwaliteit worden deze aanpassingen beschreven in een nieuwe versie van het kwaliteitshandboek. 8. Aanpassingen in het kwaliteitshandboek worden vastgesteld door het bestuur en indien gewenst ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van de coöperatie tijdens de ALV. De portefeuillehouder Kwaliteit, is verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen. 7

8 2.2 Geschillen Inleiding Bij het afsluiten of gedurende de looptijd van contracten met deelnemers, zou een situatie kunnen ontstaan waarin een deelnemer bezwaar maakt tegen een besluit van het Veluwe collectief. Het Veluwe collectief heeft daarom een procedure hoe met deze bezwaren wordt omgegaan, dit is de geschillenprocedure. De door het Veluwe Collectief gehanteerde definitie van een geschil luidt als volgt: Iedere melding van een deelnemer, waaruit blijkt dat niet aan diens verwachting is voldaan, die niet het karakter heeft van een snel te verhelpen misverstand of een gebrek aan informatie en waarvan het duidelijk is, gelet op de teleurstelling bij de deelnemer, dat deze melding aandacht verdient op een hoger niveau in de organisatie van het collectief". Op contractvoorwaarden (zoals beheereisen, aanvullende beheervoorschriften, hoogte vergoeding), die zijn vastgesteld door het bestuur, is geen bezwaar of beroep mogelijk. Dat zijn besluiten die het collectief heeft genomen voordat de deelnemer een contract aanging. We mogen ervan uit gaan dat een deelnemer hiermee bekend had kunnen zijn bij het afsluiten van een contract en hiermee akkoord ging bij het ondertekenen van het contract. Het bestuur van het collectief wijst een persoon (bestuurslid of coördinator) aan die verantwoordelijk is voor de afhandeling van klachten, de portefeuillehouder Klachten. De portefeuillehouder Klachten kan geen klachten behandelen, die over een dossier gaan die hij zelf beheert. Voor zo n klacht is de bestuurssecretaris de portefeuillehouder klachten. De portefeuillehouder klachten legt een klachtdossier aan, waarin de volgende gegevens worden opgenomen: - de NAW-gegevens van de klager; - de ontvangstdatum van het geschil; - de naam van de behandelaar; - een omschrijving van het geschil; - de datum en de wijze van afhandeling van het geschil; - de gevoerde correspondentie met betrekking tot het geschil; - de status van het geschil (klacht, bezwaar of beroep en in behandeling of afgehandeld). Deelnemers worden via de website van het collectief geïnformeerd over de klachtenprocedure en de bezwaar- en beroepsmogelijkheden. Daarbij wordt expliciet aangegeven waar de deelnemer terecht kan met zijn klacht, en eventueel daarna, met zijn bezwaar en beroep. De geschillenprocedure wordt ingedeeld in drie onderdelen: - Klachten; - Bezwaar; en - Beroep Hierna wordt per onderdeel de procedure beschreven. 8

9 Procedure klachten 1. Klachten worden telefonisch, schriftelijk of via elektronische communicatie ingediend bij de portefeuillehouder Klachten. De portefeuillehouder Klachten legt de klacht in het klachtdossier vast. 2. De portefeuillehouder Klachten bevestigt de klager schriftelijk dat de klacht in behandeling is genomen en dat hij binnen zes weken (bij eenvoudige klachten) dan wel binnen drie maanden (bij complexe klachten) na indiening een schriftelijke reactie ontvangt. 3. De portefeuillehouder klachten bestudeert en beoordeelt het dossier waarop de klacht betrekking heeft en verzamelt verder alle relevante informatie; wint eventueel nadere informatie in bij beklaagde en de klager (hoor en wederhoor). De portefeuillehouder Klachten beoordeelt de verkregen informatie, bespreekt het dossier met een ander binnen de organisatie als check op de eigen interpretatie (vier ogen principe) en neemt een standpunt in. 4. De portefeuillehouder Klachten, informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over dit standpunt, en legt het standpunt vast in het klachtdossier. Indien de klacht niet naar wens is afgehandeld treedt de bezwarenprocedure in werking. Procedure bezwaren 1. Betrokkenen moeten schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur van het Veluwe collectief. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de betwiste beslissing bij het bestuur zijn ingediend. Een bezwaar is alleen mogelijk als de bezwaarmaker direct betrokkene of diens gemachtigde is. 2. In het bezwaarschrift moet in ieder geval vermeld zijn: a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene; b. de datum waarop het bezwaarschrift is geschreven; c. een omschrijving van de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt of een omschrijving van de situatie waar betrokkenen problemen mee heeft; d. zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen of ander bewijsmateriaal; e. de redenen waarom betrokkene bezwaar maakt; f. handtekening. 3. Het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) van het Veluwe collectief zal het bezwaar in behandeling nemen. Indien het bezwaar een handeling betreft van een bepaald bestuurslid, dan is betreffend bestuurslid niet betrokken bij de behandeling van het bezwaar, maar wordt als betrokkene gehoord. 4. Het dagelijks bestuur kan betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting. In geval van (vermeende) schade, kan het dagelijks bestuur (of een vertegenwoordiger van hen) ter plaatse in het veld gaan kijken. In de beoordeling van het bezwaar kan het dagelijks bestuur ook deskundigen raadplegen. 5. Het dagelijks bestuur zal binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het bezwaarschrift, beslissen. De betrokkene ontvangt de beslissing schriftelijk of via de . Het dagelijks bestuur geeft bij de bekendmaking een onderbouwing van het besluit. De uitspraak wordt in het klachtdossier geregistreerd. Is betrokkene het niet eens met de beslissing, dan kan binnen zes weken na de beslissing (dagtekening) in beroep worden gegaan bij het bestuur van het Veluwe Collectief.. Een bezwaar heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit. 9

10 Procedure beroep Indien men het niet eens is met de uitkomst van de bezwarenprocedure, dan kan de benadeelde deelnemer tegen het besluit in beroep gaan. Voor dergelijke gevallen is er een beroepsprocedure. Hiervoor wordt een beroepscommissie in het leven geroepen. De beroepscommissie wordt wisselend samengesteld naar aanleiding van het beroep. De commissie bestaat uit een lid voorgedragen door het bestuur van het Veluwe Collectief en een lid voorgedragen door de bezwaarmaker. Deze twee leden kiezen gezamenlijk een derde lid, die tevens voorzitter is. Deze beroepscommissie wordt na afhandeling van het geschil weer opgeheven. Het advies van de beroepscommissie is niet bindend. 1. Betrokkene moet schriftelijk beroep indienen bij het bestuur van het Veluwe collectief 2. Het beroepschrift moet binnen zes weken na verzending van de beslissing op het bezwaar bij het bestuur zijn. 3. In het beroepschrift moet in ieder geval vermeld zijn: a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene. b. de datum waarop het beroepschrift is geschreven. c. een omschrijving van de beslissing waartegen beroep wordt aangetekend. Zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen. d. de redenen waarom betrokkene beroep instelt. e. handtekening. 4. Het bestuur van het Veluwe collectief en betrokkene benoemen een lid voor de Beroepscommissie. Deze twee leden benoemen gezamenlijk een derde lid als voorzitter. 5. De beroepscommissie kan een beslissing nemen op basis van de bewijsstukken, maar kan ook betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting of deskundigen raadplegen. 6. De beroepscommissie geeft binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het beroepschrift een niet bindend advies aan het bestuur van het collectief. De beroepscommissie geeft hierbij de reden aan waarom een bepaald advies is gegeven.. 7. Het bestuur neemt op basis van het advies een besluit. De betrokkene ontvangt deze beslissing schriftelijk of via de .. Deze beslissing is bindend. Er is geen verder beroep mogelijk. Een beroep heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit. 10

11 3. Administratie & Financieel beheer Veluwe collectief maakt gebruik van SCAN-GIS en SCAN-Office als administratief beheersysteem. 3.1 Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie Feitelijke uitvoering binnen het administratief systeem gebeurt grotendeels door de veldcoördinatoren. Opgesplitst per deelsysteem aan door de volgende functionarissen: - Deelnemersregistratie/relatiebeheersysteem door de veldcoördinatoren - Financiële administratie door de Financieel medewerker - Beheerregistratie op perceelsniveau door de veldcoördinatoren Het Veluwe collectief voert geen administratie samen met ander collectief. De administratie wordt in eigen beheer uitgevoerd. De veldcoördinatoren hebben inzage in elkaars gegevens. Voor het financiële deel geldt altijd het drie-paar-ogen principe voor ieder onderdeel en controle door het bestuur. Bestuurlijk verantwoordelijk is de penningmeester. De jaarlijkse accountantscontrole wordt uitgevoerd conform het advies van SCAN. De invulling hiervan zal eind 2015 worden vastgesteld middels een bestuursbesluit. Er zal een automatische volledige back-up en archivering van alle bescheiden plaats vinden via SCAN-OFFICE. De uitwerking hiervan zal medio 2015 verder vorm krijgen. Uitdrukkelijk toestemming van het bestuur is nodig voor: - Indienen van gebiedsaanvragen bij de provincie: Hiervoor is goedkeuring nodig van het bestuur als geheel; - Ondertekenen van opdrachten & contracten: Goedkeuring door de bestuurlijke portefeuillehouder en in opdracht door de veldcoördinatoren - Verrichten van betalingen Goedkeuring door de penningmeester - Aangaan van financiële verplichtingen: Door de penningmeester. Tevens door de velcoördinatoren mits zij hiertoe zijn gemandateerd via een bestuursbesluit. Medewerkers voeren geen zelfstandige betalingen uit. Wel kunnen zij betalingen voorstellen in het systeem voor telebankieren. De medewerker financiële zaken doet daarna de uitvoering. De definitieve fiattering wordt verzorgd door de penningmeester.. Werkwijze betalingen Bestuurlijk verantwoordelijk: Penningmeester Wie stelt voor: Veldcoördinatoren of secretaris Wie voert uit: Administratief medewerker Fiattering bij alle betalingen: Penningmeester Bij bedragen boven de 5.000,= zijn twee handtekeningen vereist (penningmeester en een tweede bestuurslid).alle bescheiden worden automatisch gearchiveerd via SCAN OFFICE Werkwijze perceelsregistratie Mandaat:De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen door te voeren De veldcoördinator koppelt wijzigingen digitaal of per post terug aan de deelnemer 11

12 3.2 Archivering Document Duur Hoe Wie / waar Alle originele stukken m.b.t. de gebiedsaanvraag 7 jaar na laatste betaling Digitaal Secretaris / In SCAN-Office Lijst met deelnemers 7 jaar na laatste betaling Digitaal Veldcoördinatoren / In SCAN-Office Deelnemerscontracten 7 jaar na laatste betaling Origineel in print en voorzien van originele handtekening Veldcoördinatoren / In ordner Contracten GIS-gegevens m.b.t. contracten Mutaties in beheercontracten Mutaties in beheer t.o.v. gebiedsaanvraag (vóóraf!) 7 jaar na laatste betaling 7 jaar na laatste betaling 7 jaar na laatste betaling Digitaal Veldcoördinatoren / In SCAN-Office Digitaal Veldcoördinatoren / In SCAN-Office Digitaal Veldcoördinatoren / In SCAN-Office Resultaten interne audits 5 jaar Digitaal Portefeuillehouders Interne audit / In SCAN-Office Betalingsopdrachten 7 jaar na laatste betaling Digitaal Administrateur / In SCAN-Office Accountantscontrole 7 jaar na laatste betaling Origineel in print Penningmeester / In ordner Accountantscontro le Gebiedsaanvraag incl. onderliggende stukken 7 jaar na laatste betaling Digitaal Secretaris / In SCAN-Office Betaalverzoek 7 jaar na laatste betaling Printversie moet zijn ondertekend door het bestuur: iemand die statutair tekeningsbevoegd is Penningmeester / In ordner Betaalverzoeken Schouwverslagen Resultaten en planning beheermonitoring 7 jaar na laatste betaling 7 jaar na laatste betaling Digitaal Veldcoördinator / In SCAN-Office Digitaal Veldcoördinator / In SCAN-Office 12

13 Intentieverklaring n.a.v. voorintekening 1 jaar Digitaal Veldcoördinator Agenda s + bijlagen en verslagen + bijlagen bestuursvergaderingen 7 jaar na laatste betaling Digitaal Secretaris / In SCAN-Office 3.3 Betaling aan deelnemers De betalingsopdracht aan deelnemers bestaat uit: - Naam begunstigde - Adres begunstigde - KVK-nummer óf BIN-/BSN-nummer begunstigde - IBAN-rekeningnummer begunstigde - Het bedrag dat overgemaakt dient te worden - De termijnen van betalingen (indien van toepassing) - De prestaties conform achterdeurafspraak waarvoor de betalingen worden verricht - De naam en handtekening van degene die handelt namens het bestuur Optioneel andere zaken die het collectief belangrijk acht om op te nemen in de betaalopdracht. Binnen een maand na ontvangst van de subsidies wordt uitbetaald aan de deelnemers. De deelnemer ontvangt hiervoor een betaaloverzicht per mail of post. Eindverantwoordelijk voor betalingen aan deelnemers is de penningmeester. De uitvoering en voorbereiding kan gedelegeerd worden naar de veldcoördinatoren. De uiteindelijk definitieve fiattering van de uitbetalingen wordt verricht door de penningmeester. Het SCAN-Office systeem levert automatisch totaaloverzicht van alle betalingen per deelnemer. Dit wordt door de veldcoördinator in de maand na elk boekjaar vastgelegd. 3.4 Betaalverzoek Het voorbereiden van het betaalverzoek geschiedt door het veldcoördinatoren overleg onder voorzitterschap van de secretaris van het bestuur. Het betaalverzoek wordt uiterlijk op 15 mei van het lopende beheerjaar door de secretaris ingediend. Op verzoek van de provincie zal het betaalverzoek worden onderbouwd conform de beschikking op de gebiedsaanvraag. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van onderbouwende gegevens uit SCAN-GIS. Per deelgebied wordt een verantwoording opgesteld op basis van het gebiedsbeheerplan en de indien aanwezig best beschikbare gegevens van de monitoring. Verantwoordelijk voor het accorderen van het betaalverzoek is de penningmeester. 13

14 4. Contracten 4.1 Deelnemerscontracten Deelnemerscontracten worden als volgt afgesloten: - Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag door de provincie worden de contracten zo spoedig mogelijk opgesteld en ondertekend. - In het contract zit een kaart waarop is vastgelegd welk beheer waar wordt uitgevoerd. - In de tekst wordt beschreven hoe dit beheer moet worden uitgevoerd. - In de tekst wordt de vergoeding aangegeven. - Een van de medewerkers van het collectief spreekt het contract door met de deelnemer. - Het contract wordt persoonlijk afgegeven of per post gestuurd. - Het contract wordt bij overhandiging ondertekend of per kerende post ondertekend geretourneerd. Deelnemerscontracten worden voorbereid met behulp van SCAN-GIS door de veldcoördinatoren. De deelnemerscontracten worden door de veldcoördinator voorgelegd of toegezonden aan het bestuurslid ter ondertekeningen. Na ondertekening door het bestuurslid wordt het contract ter ondertekening aan de deelnemer gezonden. Na beider ondertekening archiveert de veldcoördinator het getekende contract, digitaal in SCAN-office. Alle leden van het Algemeen Bestuur zijn ieder persoonlijk tekeningsbevoegd voor deelnemerscontracten. Wijzigingen in beheercontracten: - Wijzigingen worden doorgevoerd door de veldcoördinator. - De veldcoördinator beslist over aanpassingen binnen de kaders van de beheervisie en gebiedsaanvraag, leden zelf en medewerkers van het collectief kunnen aanpassing voorstellen. - Wijzigingen worden ingevoerd in SCAN-office. - Wijzigingen worden door het lid en een bestuurslid ondertekend, op dezelfde wijze als bij het oorspronkelijke deelnemerscontract. - Het gewijzigde ondertekende beheercontract wordt digitaal gearchiveerd in SCANoffice door de veldcoördinator. 14

15 4.2 Contracten met derden Veluwe collectief heeft per 1 mei 2015 nog geen contracten afgesloten voor de uitvoerende fase van het beheer. Het bestuur zal in de tweede helft van 2015 hiervoor contracten afsluiten met de agrarische natuurverenigingen. Collectief Veluwe is voornemens om voor de beheerondersteuning een contract af te sluiten met SCAN voor hun systeem voor geografisch en databaheer ten behoeve van digitale dataverwerking en kantoorautomatisering In de voorbereidende fase is een contract afgesloten met een ecologisch specialist voor gebieds- en proceskennis van natuur en landschapsbeheer ten behoeve van opstellen beheervisie en beheerplan. Kosten van contracten met derden: Voor SCAN (GIS en OFFICE) is het uitgangspunt 1% van het totale beheerbudget. Andere onderdelen nader te bepalen nadat de gebiedsaanvraag is goedgekeurd en er een definitieve begroting kan worden opgesteld. Contracten met derden kunnen worden afgesloten door Ieder bestuurslid mits hiertoe gemandateerd door het Algemeen Bestuur en mits het contract voldoet aan de door het Algemeen Bestuur aangegeven kaders en budget. Alle leden van het bestuur zijn tekeningbevoegd voor contracten met derden. Werkwijze contracten met derden - Per geval doet het bestuur een offerteverzoek en kan daarbij voorwaarden opstellen. Het bestuur geeft de kaders aan voor de aan derden uit te besteden werkzaamheden. De persoon die de voorbereiding verricht gaat op basis hiervan de eisen of wensen formuleren en gaat vervolgens één of meer offertes opvragen. - Na offerte aanvraag en keuze door het bestuur: - Contracten met derden kunnen inhoudelijk wordt voorbereid door zowel bestuursleden als medewerkers. Het bestuur verstrekt een ondertekende opdracht, waarin de gevraagde diensten en financiële overeenkomst worden vastgelegd. Contracten worden op maat opgesteld. Contracten bevatten altijd een inhoudelijke beschrijving van de te verrichten werkzaamheden of diensten, een periode van uitvoering (met begin- en einddatum) en een maximumbedrag voor de te declareren kosten. - Contracten met derden worden digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de veldcoördinator. Wijzigingen in contracten met derden worden als volgt doorgevoerd: - Het bestuur kan wijzigingen in contracten doorvoeren op verzoek van de dienstverlener of een van de medewerkers van het collectief. - De wijziging wordt vastgelegd in een door het bestuur ondertekende opdracht die de eerdere opdracht vervangt. - De wijziging wordt digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de gebiedscoördinator. 15

16 5. Het beheerplan Dit hoofdstuk omschrijft hoe het Veluwe Collectief het proces rond het beheerplan vormgeeft. De inhoudelijke invulling voor de totstandkoming van (de processtappen leidend tot) het beheerplan wordt niet in het kwaliteitshandboek beschreven. De in dit hoofdstuk beschreven processtappen vormen de basis van het beheer binnen het collectief. Om deze reden is de wijze waarop het collectief dit proces vormgeeft van doorslaggevend belang om de beoogde kwaliteit van het einddoel te behalen: - Effectief agrarisch natuurbeheer door de deelnemers van het collectief dat bovendien op efficiënte wijze gerealiseerd wordt. Voor de uitvoering van de werkzaamheden rondom het beheerplanproces is voldoende ecologische en landbouwkundige kennis bij de betrokken medewerker(s) vereist. 5.1 Voorintekening Onder de activiteit voorintekening wordt verstaan dat het collectief in haar werkgebied inventariseert welke deelnemers zich willen verbinden aan agrarisch natuur- en landschapsbeheer en welke beheerpakketten ze willen of kunnen uitvoeren. Deze voorintekening is voor de toekomstige deelnemer niet vrijblijvend: op het moment dat hij/zij zich hier voor opgeeft moet het collectief er op kunnen rekenen dat zij na het ontvangen van de beschikking op basis van de gebiedsaanvraag (voordeurafspraak met de Provincie) hier ook daadwerkelijk contracten kan afsluiten met de individuele deelnemer (achterdeurafspraken). Met het streefbeeld voor het gebied, de beheerpakketten en vastgestelde spelregels gaat het collectief naar de potentiële deelnemers om invulling aan dit streefbeeld te geven. Hun wensen worden geïnventariseerd en de deelnemers worden enthousiast gemaakt voor het uitvoeren van het benodigde beheer. De voorintekening is belangrijk omdat deze maatgevend is voor de uiteindelijke gebiedsaanvraag. Met de gebiedsaanvraag dient het collectief een subsidieaanvraag in bij de Provincie voor het realiseren van de doelen. Als namelijk pas later zou blijken dat er veel meer of veel minder animo is onder agrarische grondeigenaren dan wat in de gebiedsaanvraag is vastgelegd, komt het collectief in de problemen met de Provincie en/of grondeigenaren op het moment dat er een beschikking is afgegeven door de Provincie. De voorintekening is dus belangrijk voor het collectief om voorafgaand aan de gebiedsaanvraag duidelijk te hebben door wie en waar beheerpakketten uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast is de voorintekening belangrijk om een beeld te krijgen van de kwaliteit van het beheer bij de uitvoerder. Hierbij wordt gestreefd naar een ecologisch en bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten. Het gaat dan om de juiste motivatie bij de uitvoerder om aan agrarisch natuurbeheer te doen, de inpasbaarheid van het beheer in de bedrijfsvoering, de juiste manier van uitvoering van het beheer, de samenhang in beheerpakketten en daarvan afgeleid de eventuele scholingsbehoefte bij de uitvoerders voor verbetering van bovenstaande. Het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten is bepaald in de beheerstrategie van het Veluwe Collectief. Het Natuurbeheerplan van de Provincie dient als kader van de beheerstrategie, onder andere voor de begrenzing van kansrijke gebieden. De ANV inventariseert potentiële deelnemers binnen kansrijke gebieden met de beheerstrategie van het collectief als leidraad. Grondeigenaren of beheerders die nog geen lid zijn van het Veluwe Collectief maar waarvan grond binnen kansrijke zones ligt worden door de 16

17 coördinator van de betreffende ANV per brief of telefonisch geïnformeerd. Bovendien worden potentiële deelnemers via de websites van het collectief en de ANV s, en via aankondigingen in regionale huis-aan-huisbladen attent gemaakt op informatiebijeenkomsten. Deelnemers met een lopende overeenkomst worden persoonlijk benaderd per brief. Tijdens deze informatiebijeenkomsten voorafgaand aan de voorintekening kunnen de veldcoördinatoren van de ANV s en potentiële deelnemers met elkaar in dialoog gaan. Indien gewenst volgt een individueel gesprek tussen de veldcoördinatoren van de ANV s en de potentiële deelnemer. Het Veluwe collectief beoordeelt het aanbod op kwaliteit en stuurt als volgt op gewenste beheerkwaliteit: 1. Vooraf het streefbeeld/ de beheerstrategie van het collectief bepalen. 2. Dit streefbeeld/ de beheerstrategie goed aan de potentiële deelnemers uitleggen. 3. Aan de hand van de kansenkaart de mogelijkheden voor het beheer bespreken. 4. Eventueel aanvullende scholing vaststellen en afspraken over het volgen hiervan maken (bijvoorbeeld het volgen van cursussen, zie ook hoofdstuk 8). 5.2 Beheerplan Het beheerplan wordt door het collectief opgesteld als nadere invulling van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Aan de basis van die gebiedsaanvraag ligt het concept-beheerplan dat wordt opgesteld aan de hand van de informatie die wordt verkregen uit de voorintekening. Dit concept-beheerplan is noodzakelijke voor het collectief zelf om een goed onderbouwde gebiedsaanvraag te kunnen opstellen. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag kan het concept-beheerplan na eventueel noodzakelijke aanpassingen worden vastgesteld als definitief beheerplan. In het (concept-)beheerplan werkt het collectief de achterdeurafspraken uit en maakt zo inzichtelijk welk beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Het bevat een kaart met het te contracteren (in concept plan) of gecontracteerde (in definitief plan) beheer en een onderbouwing van het beheermozaïek op basis van de beheerstrategie, met daarbij de volgende punten beschreven: - Samenhang in beheerpakketten, bijvoorbeeld door een beschrijving van de opbouw van beheermozaïeken: hoe wordt voldaan aan het provinciale beheerplan. - De beheerstrategie voor het gebied: hierin zijn de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan uitgewerkt in een gebiedseigen aanpak van het beheer, spelregels voor de achterdeur (bijvoorbeeld: hoe ziet een ecologisch en bedrijfseconomisch optimaal beheermozaïek er uit, welke typen beheerpakketten zijn voor dit gebied het meest geschikt (afweging ecologie/ bedrijfsmatige inpasbaarheid)) en eventueel regionaal maatwerkpakketten. - Samenwerking in het gebied met andere gebiedspartijen voor de afstemming en uitvoering van het beheer inclusief taakverdeling. - Inrichtingsmaatregelen of achterstallig onderhoud (onafhankelijk van financiering via gebiedsaanvraag of andere bronnen). - Aanvullende maatregelen (aanvullend op de beheerpakketten of het realiseren van ecologische randvoorwaarden bijvoorbeeld predatiemaatregelen). - Eventuele aanvullende onderdelen op basis van voorwaarden in het provinciale natuurbeheerplan. 17

18 Het conceptbeheerplan vormt de basis voor de gebiedsaanvraag, maar wordt niet meegeleverd met de gebiedsaanvraag. De aanvraag omvat de voordeurafspraken en wordt op een hoger abstractieniveau ingediend (bijvoorbeeld x hectare van leefgebied type y onderverdeeld in beheertypen en clusters van beheerpakketten z1 t/m z3). De afspraken in het conceptbeheerplan (bijvoorbeeld beheermaatregel a op locatie b) worden hierin samengevoegd. Met het oog op een goede afstemming tussen het beheer door verschillende gebiedspartijen is bespreking van de wederzijdse (concept-)beheerplannen onderdeel van het voortraject. Ook met de Provincie wordt het (concept-)beheerplan vroegtijdig besproken. Opstellen beheerplan Het concept beheerplan wordt opgesteld door een ecologisch specialist. Verantwoordelijk voor het beheerplan is de portefeuillehouder Beheerplannen. Voor het opstellen en aanpassen van het beheerplan zijn de volgende beslismomenten van belang: - Beheerstrategie; - De voorintekening als voorbereiding op het indienen van de gebiedsaanvraag: in het jaar voorafgaand aan de openstellingsperiode. Op basis van de voorintekening wordt een concept plan opgesteld; - Op basis van de beschikking wordt het concept eventueel aangepast en vervolgens definitief gemaakt; - Jaarlijks voor aanvang van ieder nieuwe beheerjaar worden op basis van de evaluatie en wijzigingsverzoeken van deelnemers waar nodig aanpassingen aan het beheerplan doorgevoerd; en - In bepaalde gevallen kan aanpassing tijdens het beheerjaar gewenst zijn. Dit is het geval bij last minute beheer, wijzigingen in eigendomsoverdrachten, verbeteringen in beheer en wijzigingsverzoeken van deelnemers, indien ecologisch gezien verantwoord. Het beheerplan wordt opgesteld in samenspraak met deelnemers, Waterschap, relevante terreinbeherende organisaties zoals Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, Gelders Landschap, met provincie en gemeenten en ook met in het gebied actieve vrijwilligersorganisaties zoals KNNV, IVN/etc. De coördinator van het collectief kijkt of het beheerplan aansluit op bestaande beheerplannen van tbo s. Zo niet dan wordt intern gekeken of het beheerplan zo kan worden aangepast dat het wel aansluit bij bestaande plannen. Sluit het na aanpassing nog niet voldoende op elkaar aan dan wordt contact opgenomen met de betreffende organisatie om alsnog tot overeenstemming te komen. Daarnaast worden waar mogelijk vrijwilligersorganisaties met inzicht in het vóórkomen van doelsoorten in het gebied (bijvoorbeeld KNNV, IVN, maar ook Sovon, Ravon enz.) betrokken bij de totstandkoming van een beheerplan. Zij kunnen nuttige tips en inzichten geven wat betreft de huidige natuurwaarden en mogelijkheden voor de toekomst. N.B. Contactpersonen van TBO s, gemeenten en vrijwilligersorganisaties enz zijn in het Register contactpersonen vermeld. 18

19 Toetsen en bewaken van beheerplan Toetsing van de samenhang in de beheerpakketten geschiedt handmatig. De portefeuillehouder beheerplannen voert samen met de coördinator deze toetsing uit. Hierbij wordt ook beoordeeld of het beheerplan voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan De ruimtelijke samenhang wordt beoordeeld tot de meest actuele veldgegevens van de verspreiding van doelsoorten door de portefeuillehouder Beheerplannen. Hij/zij vergelijkt daarbij de meest actuele veldgegevens van de verspreiding van doelsoorten met het beleid met betrekking tot die doelsoorten zoals deze zijn beschreven in het concept beheerplan. De coördinator zoekt samen met de ecologisch deskundige naar oplossingen voor eventuele negatieve toetsresultaten, afwijkingen of knelpunten en legt deze voor aan de portefeuillehouder beheerplannen van het collectief. Na goedkeuring van de portefeuillehouder beheerplannen wordt resultaat gemeld aan de deelnemers. Deelnemers kunnen instemmen of eventuele bezwaren kenbaar maken bij het collectief (zie klachtenprocedure). Zo nodig kan door coördinator een tegenvoorstel worden teruggelegd bij de individuele deelnemer of groep van deelnemers in het betreffende deelgebied. Dit nieuwe voorstel wordt getoetst, waarna de beheerpakketten per deelnemer worden vastgelegd in een ondertekende intentieovereenkomst. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag wordt de intentieovereenkomst omgezet in een definitief deelnemerscontract. Als de gewenste beheerkwaliteit na de eerste voorintekening niet haalbaar is, kan eventueel opnieuw een voorintekeningsbijeenkomst in het desbetreffende gebied georganiseerd of worden (potentiële) deelnemers persoonlijk benaderd om de benodigde verbetering in het beheer te bespreken. Wanneer dit alsnog geen kwalitatief voldoende beheerplan oplevert dan is effectief agrarisch natuurbeheer binnen het deelgebied niet mogelijk. De betreffende (potentiële) deelnemers worden door de betreffende coördinator op de hoogte gesteld. Het collectief beschrijft een paragraaf 'kansen, knelpunten en risico's in het beheerplan. Gedurende het beheer wordt met name gemonitord op deze paragraaf. Zo nodig wordt gedurende het beheer door de coördinator ingegrepen om knelpunten op te lossen. Informatie aan deelnemers In eerste instantie worden beheerpakketten, omvang en locatie vastgelegd in een intentieverklaring. De intentieverklaring wordt door de deelnemer ondertekent en naar de ANV verzonden. Aan de hand hiervan wordt een conceptbeheerplan opgesteld. Na goedkeuring van het gebiedsplan worden de afspraken vastgelegd in een deelnemerscontract en ondertekend. 5.3 Ecologische toets De ecologische toets is een methode waarmee het collectief kan beoordelen of: - De gebiedsaanvraag tot doelbereik kan leiden; - De beheerafspraken voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan en de eigen spelregels van het collectief. - De ecologische toets wordt uitgevoerd op basis van een erkende methode. Doel van de ecologische toets is: De via de voorintekening verzamelde voorlopige beheerafspraken (of wijzigingen hierin) worden getoetst op ecologische effectiviteit. Dit gebeurt enerzijds als onderbouwing van de gebiedsaanvraag, anderzijds wordt deze toets uitgevoerd voor het collectief zelf om te beoordelen of zij de beoogde kwaliteit kan leveren dan wel kan voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan. De eerste 19

20 jaren wordt er zwaar op ingezet om voldoende kwaliteit te realiseren en te borgen en om de deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in het totale beheerplan. De resultaten van de ecologische toets worden op drie manieren gebruikt: - Borging van voldoende kwaliteit van het beheer; - Onderbouwing van de gebiedsaanvraag en de mutaties daarvan; - Basis voor de gesprekken met de deelnemers voor het afsluiten dan wel wijzigen van deelnemerscontracten. De ecologische toets wordt uitgevoerd op verschillende momenten in het proces: - Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het collectief); - Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag; - Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer; - Na evaluatie van het beheer; - Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens het seizoen of voor het volgende seizoen. De ecologische toets binnen een deelgebied wordt uitgevoerd door drie personen: de coördinator van de betreffende ANV binnen dat gebied, de ecologisch expert en de portefeuillehouder Beheerplannen. De momenten waarop de ecologische toets wordt uitgevoerd zijn: - Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het collectief); - Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag; - Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer; - Na evaluatie van het beheer; - Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens het seizoen of voor het volgende seizoen. De ecologische toets bestaat uit onderstaande stappen: 1. Het bestuur van het collectief bepaalt wie de ecologische toets uitvoert. 2. Op basis van het Natuurbeheerplan wordt een overzicht gemaakt van alle criteria per agrarisch natuurbeheercluster, gerubriceerd op instapeis/richtlijn. Dit overzicht wordt opgenomen in de beheerstrategie van het collectief. 3. Aan de hand van de gemaakte keuzes in de beheerstrategie wordt bepaald op welk niveau de toetsing van het beheer plaatsvindt. 4. Er wordt een overzicht gemaakt van meetbare criteria (bijv. minimale oppervlakten en lengten, afstanden, aantallen pakketten). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen criteria die op kaart gemeten moeten worden of per (deel)gebied opgeteld moeten worden. 5. In het beheerplan wordt beschreven hoe knelpunten in de inrichting (waarvoor geen financiering voor inrichtingsmaatregelen beschikbaar is) zijn meegenomen in het beheer. 6. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken op de juiste locaties liggen (daar waar doelsoorten al aanwezig zijn, of kansrijke gebieden voor doelsoorten). Als de locaties niet voldoen aan deze eisen dan moet onderbouwd zijn waarom de beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan. 20

21 7. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken voldoende samenhang hebben op basis van het gemaakte overzicht van criteria bij stap 2 en 4. Indien de beheerafspraken niet voldoen aan de gestelde instapcriteria, onderbouw dan waarom deze beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan. 8. Degenen die de ecologische toets uitvoeren, brengen de mate van effectiviteit van het beheer in beeld. Zij beoordelen ook de resultaten van de ecologische toets op hun inpasbaarheid en uitvoerbaarheid. En onderbouwen de gemaakte keuzes voor beheerpakketten. Dit wordt in het toetsrapport vastgelegd. 21

22 6 Controle 6.1 Schouw Het Veluwe collectief voert een schouw uit bij de deelnemers met wie zij een deelnemerscontract heeft afgesloten. Het betreft dus een interne controle binnen het collectief. Doel van de schouw is: Uitvoeren van veldcontroles om de naleving van de voorwaarden te controleren en daarbij, zo nodig, optreden tegen in gebreke blijvende deelnemende boeren/ grondgebruikers aan de achterdeur. Daarnaast kan de schouw ook helpen het beheer bij te sturen om zo het gewenste resultaat te behalen. Om objectiviteit te kunnen waarborgen wordt bij de uitvoering van de schouw een externe partij betrokken, maar de organisatie van de schouw is in handen van het Veluwe collectief. De schouw houdt in: - Het Veluwe collectief controleert of de deelnemer de beheerpakketten volgens afspraak (deelnemerscontract) uitvoert. Met andere woorden: er wordt gecontroleerd of een correcte besteding van de beheervergoeding plaatsvindt. - Het Veluwe collectief beoordeelt de kwaliteit van de uitgevoerde beheerpakketten. - Het Veluwe collectief doet (indien nodig) handreikingen om het beheer te verbeteren. Naast het feit dat de schouw een controlerende functie heeft, wordt met de schouw dus ook een extra moment gecreëerd waarop beoordeeld kan worden of het nodig is om het beheer bij te sturen om de gewenste natuurdoelen te kunnen realiseren. Verantwoordelijkheid en uitvoerders Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille Schouw is verantwoordelijk voor de schouw. De schouwcommissie is verantwoordelijk voor de uitvoer. De schouwcommissie bestaat uit minimaal twee leden: - de coördinator van de betreffende ANV en - een onafhankelijk deskundige. Zo nodig, in specifieke ecologisch ingewikkelde gevallen, wordt de schouwcommissie met een derde persoon, een ecologisch deskundige op dat specifieke gebied uitgebreid. De leden van de schouwcommissie voeren de schouw uit. Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende aandachtspunten: - Kennis van beheerpakketten - Ecologische kennis per leefgebied en beheertype - Communicatieve vaardigheden - Bekendheid met het agrarisch bedrijf - Bekendheid met het gebied - Geen direct belanghebbende in het te schouwen gebied voor agrarisch natuurbeheer Daarnaast mag de onafhankelijk deskundige mag niet werkzaam zijn als coördinator in het gebied. 22

23 De leden van de schouwcommissie hebben geen belangen in het gebied voor agrarisch natuurbeheer. De onafhankelijk deskundige mag ook niet als coördinator in het gebied werkzaam zijn. De onafhankelijk deskundige mag niet werkzaam zijn voor het Veluwe collectief, behalve als lid van de schouwcommissie? Uitvoering en rapportage van schouw Om zeker te weten dat gemaakte afspraken aan de voordeur kunnen worden waargemaakt is het goed om te controleren of het beheer op juiste wijze wordt uitgevoerd. Het is alleen niet realistisch om alle deelnemers elk jaar te controleren. Het is wel wenselijk dat alle deelnemers in de looptijd van de gebiedsaanvraag ten minste één keer worden gecontroleerd. Daarnaast kan er gericht worden gecontroleerd na signalen dat er beheer onjuist wordt uitgevoerd. Voor het selecteren van deelnemers die worden gecontroleerd zal er jaarlijks een volledig aselecte steekproef moeten worden genomen: Uit het totaal aan deelnemers/beheereenheden wordt jaarlijks een deel geselecteerd voor de schouw. Dit geschiedt door willekeurig deelnemers/beheereenheden te selecteren. - De schouwcommissie bepaalt aan de hand van deelnemergegevens van de coördinator jaarlijks de te schouwen deelnemers/beheereenheden die zijn geselecteerd op basis van de steekproef in de vorm van een kaart met daarop de te schouwen locaties inclusief de afgesloten pakketten. - De schouwcommissie doet deze bepaling aan de hand van de SCAN-schouwkalender. - De schouwcommissie, bepaalt zelf wie vanuit de commissie welke locaties gaat bezoeken, rekening houdend met kennis en belangen. Per geschouwde deelnemer / perceel wordt een schouwformulier (uit CROP-R toepassing) opgesteld en ondertekend door schouwcommissie en indien mogelijk door deelnemer. De deelrapportage, per deelnemer, wordt altijd ook voorgelegd aan de deelnemer van het Veluwe collectief. Afspraken die uit de schouw voortvloeien dienen te worden ondertekend door de schouwcommissie en de deelnemer. Jaarlijks wordt een geaggregeerde schouwrapportage van de individuele beoordelingen opgesteld door de schouwcommissie. - De coördinator is verantwoordelijk voor het opstellen van deze rapportage. - De bevindingen van de schouw worden in de schouwrapportage gerapporteerd. - De schouwcommissie adviseert over eventuele vervolgstappen. De vervolgstappen worden door de schouwcommissie als advies toegevoegd aan de rapportage. Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille Schouw stelt de uiteindelijke totaal schouwrapportage vast. De portefeuillehouder Schouw stelt deze eindrapportage en de individuele schouwformulieren ter beschikking aan de secretaris van het Veluwe collectief. De secretaris zorgt dat formulieren, afspraken en totaalrapportage altijd voor het bestuur en coördinatoren ter inzage liggen. 6.2 Sanctie- en herstelbeleid Het sanctie- of herstelbeleid van het collectief beschrijft de wijze waarop het collectief handelt bij het niet naleven van de afspraken uit het deelnemerscontract van deelnemers. Indien noodzakelijk worden sancties opgelegd. Binnen het sanctiebeleid valt echter ook de mogelijkheid tot herstel. Het bieden van een herstelmogelijkheid zorgt voor behoud van 23