Nota van inlichtingen (NvI)

Transcriptie

1 Europese aanbesteding Matrassen TenderNed-Kenmerk: vraag nr. onderdeel vraag antwoord We zien in uw PVE dat u aangeeft wat de densiteit van het matras moet zijn. We lezen nergens iets over de treksterktes, rek bij breuk en de scheurweerstanden. Kunt u ons aangeven waaraan deze moeten voldoen? We denken dat dit zeker voor uw toepassing echt van belang is gezien de duurzaamheid dat het matras zou moeten hebben. VUmc kiest ervoor geen eisen te stellen t.a.v. treksterktes, rek bij breuk en de scheurweerstanden U stelt in uw PVE dat het matras niet zwaarder mag zijn dan 15 kilo. Ook geeft u aan dat de densiteit van een matras tussen de 50 en 85 mag zijn. Kunt u dit nader toelichten, omdat een gemiddeld matras van iedere leverancier met een densiteit van 85 nl al rond de 21 kilo zal zijn. VUmc houdt vast aan de eis dat de densiteit van het matras (celdichtheid) tussen de 50 en 85 moet zijn i.c.m. de eis van een maximaal gewicht van het matras van 15 kilo Gezien het feit dat een hoes waterdicht moet zijn is de waterdamp doorlaatbaarheid van belang bij het voorkomen van o.a. broei en decubitus. Kunt u aangeven wat uw minimale eisen hierin zijn zodat bij gebruik van een matras gedurende een etmaal er zo weinig mogelijk broei op kan treden. VUmc is van mening dat broeien het gevolg is van meerdere factoren Onder andere de kleding patient, beddengoed, omgevingstempratuur, toestand patient en het matras zijn van invloed. Vumc kiest ervoor geen eisen te stellen specifiek t.a.v. broeien en het matras. Norm t.a.v. waterdamp doorlaatbaarheid hoes is een waterdampweerstand hoger dan 60 P.am2/W. De waterdamp doorlatenbaarheid wordt getest tijdens Product Informatie Matrassen methode (PIM) Kan de PvE in een in te vullen bestand worden aangeleverd (bv Word, Excel etc.) In het PvE zijn alleen minimumeisen opgenomen waar de levering aan moet voldoen. Het is niet mogelijk informatie in het PvE in te vullen. Het PvE zal niet in een ander formaat (Word, Excel) worden aangeboden Het machinaal reinigen van de matras, i.c.m. een verwisselbare hoes, is een enorme beperking voor het aanbieden van het matrassen aan uw instelling. Om u de optimale optie te bieden verzoeken wij u de minimumeis om te zetten naar een wens. VUmc volgt het verzoek de minimumeis om te zetten naar een wens niet.

2 In het door u gepubliceerde "Programma van eissen Matrassen" wordt ten aanzien van de hoes een minimumeis wordt gesteld dat de naden en stiksels zijn gesealed/gelast. Ons matras wordt machinaal genaaid met katoen/polyester garen. Dit proces is vergelijkbaar met andere aanbieders van standaard medische matrassen. Concreet willen wij informeren hoe hard de eis is voor het lassen/sealen. VUmc houdt vast aan de eis: de naden en stiksels van de hoes zijn gesealed / gelast U spreekt in de PIM over een vergelijk met de huidige in gebruik zijnde matrassen. Kunt u ons informeren welke matrassen momenteel worden gebruikt? Als eis aan de referentie stelt u dat er matrassen zijn geleverd in algemeen-, specialistische-, en /of academische ziekenhuizen. Deze eis is onzes inziens niet in overeenstemming met de huidige aanbestedingwet. Daarbij past het niet om een eis te stellen aan het type organisatie waarvoor de opdracht is uitgevoerd, tenzij het gaat om zeer specifieke leveringen en/of dienstverlening, welke alleen kunnen worden uitgevoerd voor dat type organisatie. Onzes inziens is dat met de levering van de door u gespecificeerde matrassen niet het geval. De matrassen die wij momenteel aan thuiszorgorganisaties leveren voldoen aan de hoogste kwaliteitseisen, vergelijkbaar met de eisen die u stelt aan de matrassen. Zowel product, duur, actualiteit als omvang van deze opdrachten zijn gelijkwaardig te noemen. Wij verzoeken u dan ook om deze eis te laten vallen en ook referenties van andere organisaties toe te staan. Tempur anti-decubitus matras Hospital Standard T85-13/4 Bij het onderdeel Technische Vakbekwaamheid wordt de volgende wijzigingen doorgevoerd. Bij de op te geven referentie wordt de eis voor organisatie aangepast naar (algemeen-, specialistisch- academisch ziekenhuis of vergelijkbaar) Hierdoor kan een thuisorganisatie ook als referent worden gebruikt. Graag in de onderste rij bij "Eventuele overige gegevens" een ruime toelichting geven over oa de wijze van reiniging (bv WIP-richtlijn Ziekenhuizen bedden en toe behoren), de belasting, de inzetbaarheid bij diverse patientengroepen en het gebruik door brede groep medewerkers. Zodat VUmc kan beoordelen of het daadwerkelijk om een vergelijkbare organisatie gaat Ligt de afmeting van het verlangstuk vast zoals in het PvE beschreven, of dient deze qua hoogte en breedte gelijk te zijn aan het aangeboden matras? De volgende wijziging zal wordt doorgevoerd tav onderdeel afmeting verlengstuk; Lengte 18 cm, Breedte 85 cm, Hoogte 18 cm. Een afwijking met een marge van 1,0 cm is toegestaan. De afmeting van het verlengstuk is dus afwijkend van de afmeting van het matras.

3 In het PvE wordt aangegeven dat een eis is dat het breisel van de tijk moet bestaan uit een combinatie van polyesther en polyurethaan. Wanneer u gelaste naden wenst, is gebleken dat het lassen van deze twee verschillende materialen alleen op een ultrasoon wijze kan gebeuren. Nadeel van deze kwaliteit van lassen is, dat deze minder goed hecht dan hoog frequent lassen. Hoog frequent lassen is alleen mogelijk bij tijken die bestaan uit polyamide in combinatie met polyurethaan. Beide breisels komt u in de markt tegen, maar het breisel van polyamide en polyurethaan is hetgeen welke gebruikt wordt bij wasstraatbestendige tijken. Mijn vraag is of deze eis aangepast kan worden ten behoeve van de kwaliteit van uw lasnaden. Is een breisel van polyamide en polyurethaan dus ook toegestaan? Beide combinaties zijn toegestaan, dus zowel polyester en polyurethaan als polyamide en polyurethaan.

4 Het matras bestaat uit een onderlaag van 10 cm polyurethaanschuim (koudschuim) en een toplaag van 4 cm visco elastisch polyurethaanschuim (traagschuim). De dikte van de traagschuimlaag is mede bepalend voor het comfort maar vooral ook de drukverdelende eigenschappen van het matras. De wetenschappelijke bewijsvoering voor een dikte van 4 cm traagschuim stamt uit begin jaren Dit is weliswaar nog redelijk recent maar is gedaan met (momenteel) sterk verouderde meetapparatuur (luchtcellen i.p.v. sensoren zoals heden ten dage gebruikt). Meer recent onderzoek naar de werking van traagschuimmatrassen is gedaan met de meest moderne meetapparatuur maar vooral ook met een laag traagschuim van minimaal 5 cm. Naar ons idee is dit een veiliger keuze omdat het het risico van bottoming out verder verkleind. Dit risico zal bij de plat liggende patiënt niet groot zijn maar neemt zeer significant toe bij elevatie van het bedrugdeel, toch een positie waarin veel patiënten het bed hebben staan. In zo n positie zal er aanzienlijk meer gewicht/druk op het sacrumgebied komen met een sterk toenemend risico op bottoming out. VUmc houdt vast aan de eis dat het matras moet bestaat uit een onderlaag van 10 cm polyurethaanschuim (koudschuim) en een toplaag van 4 cm visco elastisch polyurethaanschuim (traagschuim). Een afwijking met een marge van 0,5 cm is toegestaan. Deze beslissing komt vooral tot stand door de eigen positieve ervaringen met een matras met deze specificatie. VRAAG: is een verdeling van 5 cm traagschuim met 9 cm of 10 cm koudschuim (afhankelijk van de bedhekhoogte) ook acceptabel?

5 De hoes laat van buiten naar binnen geen vloeistof door en daardoor bestand tegen water, speeksel, bloed, wondvocht, urine, transpiratie en faeces Naar ons idee is vooral urine een potentiële boosdoener voor beschadiging van de kern vanwege doorlekken. VRAAG: welke bewijsvoering vraagt u voor het bestand zijn van de hoes tegen urine of is een simpele beantwoording met JA toereikend? Uitgangspunt is dat de ondernemingen die actief zijn op de markt voor matrassen professioneel zijn en voldoende kennis van het eigen product hebben. Mocht een onderneming overgaan tot inschrijving dan verwacht VUmc dat het aangeboden matras voldoet aan de gestelde minimumeisen. Het PvE met de minimumeisen waar de levering aan moet voldoen wordt ook als bijlage in de overeenkomst. opgenomen. Verder voegt inschrijver bij inschrijving specificaties en afbeelding van het aangeboden matras. Zie paragraaf "Inschrijving" van document Inschrijfprocedure. VUmc gebruikt dit als informatiebron. Als laatst wordt het aangeboden matras getest volgens PIM- en VUmc matrassenwasmachine methode en het wordt het resultaat ook gebruikt als informatiebron. Mochten bovenstaande bronnen onvoldoende zijn ter bevestiging dat matras aan de eisen voldoet dan zal VUmc inschrijver vragen om een aanvullende toelichting of verklaring. Bijvoorbeeld met de vraag "Waar blijkt dat uit?"

6 De hoes moet verwisselbaar zijn en De hoes is voorzien van een sluiting die bestendig is tegen machinaal reinigen (bv duikersrits of gelijkwaardig). 1) Een gebruikte hoes zal na verwijdering van de kern nooit opnieuw om de kern bevestigd worden. 2) Ja 3) Ja 4) Ja 5) Ja 6) Middels de VUmc matrassen wasmachine test Het verwisselen van een hoes is uiteraard essentieel bij beschadiging ervan of wanneer deze b.v. extra gereinigd moet worden. Daarnaast is de sluiting uiteraard zeer belangrijk vanwege het gebruik van de wasstraat. Tevens is het naar ons idee belangrijk dat de matraskern ten allen tijde eenvoudig toegankelijk moet zijn voor inspectie van de kern. Afhankelijk van het doel van het verwijderen/openen van de hoes roept dit enkele vragen op. VRAAG 1: moet de hoes na verwijderen weer opnieuw inzetbaar zijn of mag deze opengeknipt worden (en wordt daarna weggedaan)? VRAAG 2: moet de sluiting van de hoes te openen zijn voor b.v. inspectie van de matraskern? VRAAG 3: moet de sluiting van de hoes na (meerdere keren) openen weer hersluitbaar zijn zonder functieverlies (waterdicht)? VRAAG 4: moet het openen en sluiten van de hoes eenvoudig door het eigen personeel kunnen plaatsvinden? VRAAG 5: moeten de reservehoezen door het eigen personeel aan te brengen zijn waarna ze direct weer hun volledige functionaliteit hebben? VRAAG 6: op welke wijze wordt de sluiting van de hoes getest op waterdichtheid?

7 De naden en stiksels in de hoes zijn gesealed/gelast In het document Verificatie aangeboden kwaliteit wordt duidelijk weergegeven hoe de gekozen matras getest gaat worden. De omschreven waterkolom test van hoes en naad is uiteraard gedegen omdat de hoes en naad zowel nieuw als na een veroudering worden getest. Deze veroudering wordt echter gecreëerd door een zeer regelmatig proces. Bij gebruik van de matrassen in de praktijk zal er echter sprake zijn van een veel ongelijkmatiger slijtage van vooral de naden. Elke keer dat het matras van het bed wordt gehaald voor b.v. het doorvoeren door de wasstraat of omdat er een ander matras ingezet wordt, zal er veel trekkracht komen op de naden omdat de hoes wordt vastgegrepen op allerlei manieren en deze op allerlei manieren van het bed zal worden gehaald. Dit kan eenvoudig bijdragen aan het loslaten (delamineren) van de naden waarna de waterdichtheid van het matras niet langer gegarandeerd is. SUGGESTIE: het verdient aanbeveling om naast de beschreven waterkolom test op de hoes en naden juist ook de treksterkte van de naden te onderzoeken. Hoe de naden zich houden bij een toenemende trekkracht en/of een korte snelle verhoging van de trekkracht (korte rukjes), zal naast de reeds voorgestelde test een goede indruk geven van de sterkte van de naden bij dagelijks praktijk gebruik. VUmc houdt vast aan de testen en normen beschreven in document Verificatie aangeboden kwaliteit.

8 Het matras is machinaal reinigbaar volgens onderstaande procedure Bij het doorvoeren van matrassen door de wasstraat is het onze ervaring dat ze veelal op een zijkant worden doorgevoerd maar dat werknemers geen direct onderscheid maken welke zijde boven en welke zijde onder is. VRAAG: is het een bezwaar als de matrassen slechts op één zijde doorgevoerd kunnen worden of is het wenselijk of een eis dat ze op beide zijden door de wasstraat kunnen? Het is een eis dat het matras op beide zijden door de matrassenwasmachine kan worden doorgevoerd met behoudt van kwaliteit en waterdichtheid In het document Inschrijfprocedure geeft u de Zie reactie vraag 12 beoordelingscriteria aan voor inschrijvingen: De aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijvingen daarna op de aan de inschrijvers gestelde eisen. Het niet voldoen aan een eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling, en afwijzing. Datzelfde geldt voor inschrijvingen die niet voldoen aan het programma van eisen. Het is ons niet geheel duidelijk op welke wijze u antwoord wenst te ontvangen op de eisen die gesteld zijn in het PvE. Om een goede eerste afweging te maken lijkt het ons logisch dat u beschikt over zo accuraat mogelijke informatie omtrent de gestelde eisen. Voor zover wij het kunnen beoordelen wordt er echter nergens in de aan te leveren stukken een onderbouwing gevraagd voor de gestelde eisen. Na eerste keuze wordt dan de gekozen matras verder getest maar deze testen geven naar ons idee geen inzicht in alle gestelde eisen. VRAAG: op basis waarvan gaat u de gestelde eisen beoordelen en vergelijken tussen de verschillende aanbieders?

9 U vraagt hier om een vergelijkbare referentieopdracht die VUmc kiest ervoor ervaring met het machinaalreinigen van een matras niet naar tevredenheid in een vergelijkbare organisatie (algemeen- als selectie-eis op te nemen., specialistisch- academisch ziekenhuis) binnen Europa is uitgevoerd. Daarnaast is referentie vergelijkbaar met onderhavige opdracht op het gebied van product, duur, actualiteit en omvang Het product waarnaar u in de aanbesteding vraagt is naar ons idee niet zozeer een (medisch) matras maar een wasstraatbestendig (medisch) matras. Het meest wezenlijke daaraan is dat het matras ook na vele keren door de wasstraat voeren het water/vocht buiten houdt. Binnendringend water zal snel de matraskern beschadigen en daarmee het hele matras. Uiteraard besteed u er in de aanbesteding veel aandacht aan dat het matras wasstraatbestendig moet zijn. Echter, de daadwerkelijke kwaliteit op dit terrein in de praktijk zal uiteraard vaak pas blijken na aanschaf en inzet van het matras. Er zijn echter verschillende ziekenhuizen die als referent kunnen optreden specifiek voor het wasstraatbestendige matras. Dit kan het ziekenhuis erg veel inzicht verschaffen aangaande het gebruik in de praktijk. SUGGESTIE: wij stellen voor dat u de eis hieromtrent aanscherpt en specifiek vraagt om een referentieopdracht die vooral ook op het gebied van wasstraat bestendigheid vergelijkbaar is.

10 U vraagt hier om 4 onderdelen aangaande ondersteuning af te vinken. Omdat het een eis is zal naar ons idee iedere aanbieder hieraan gehoor geven en zal het voor u uiteindelijk afwachten zijn hoe zich dit in de praktijk verder gaat vertalen na aanschaf van de matrassen. Ook hier kunnen referentie ziekenhuizen extra informatie verschaffen over de kwaliteit op dit terrein. Daarnaast kan een specifieke opleiding (op verpleegkundig, bestuurlijk of enig ander niveau) veel inzicht verschaffen over de uiteindelijk te verwachten kwaliteit van de hulp waarnaar u zoekt. SUGGESTIE: wellicht goed om vooral voor punt 2 en 4 het afvinken om te zetten naar een vraag hoe de aanbieder dit denkt te bereiken, met welk personeel en met welke visie VUmc geeft aan deze suggestie voor wat betreft ondersteuning geen gevolg. VUmc hanteert alleen selectie-eisen en geeft hier geen score of waardering aan. Het simpelweg uitvragen hoe een aanbieder dit denkt te bereiken is onvoldoende. Iedere aanbieder zal hier vervolgens een motivatie op geven en deze motivatie zou dan ook weer moeten worden afgevinkt. Uiteraard verifieert VUmc of aanbieder aan de gestelde selectieeisen voldoet. 19 Als referentie-eis vraagt u om een vergelijkbare organisatie en dit heeft u gespecificeerd als een algemeen-, specialistischacademisch ziekenhuis. Leverancier is zeer ervaren op het gebied van levering van diverse soorten matrassen aan diverse opdrachtgevers in de zorg binnen diverse constructies. Daarbij hebben wij ervaring met 24-uurs dienstverlening en beschikken wij over een landelijk logistiek netwerk, waarmee wij dagelijks actief zijn in Amsterdam en omstreken. Helaas beschikken wij niet over een referentie specifiek van een ziekenhuis. Wij zijn van mening dat wij desondanks beschikken over alle gevraagde kwalificaties en tevens voor een aantrekkelijke offerte kunnen zorgdragen. Wij verzoeken u dan ook om de referentie-eis te verbreden naar een zorgorganisatie waar algemene of specialistische zorg wordt gegeven. Gaat u hiermee akkoord? Zie reactie vraag 8

11 De hoes is voorzien van uniek registratienummer, heeft identificatie van bovenzijde en er is ruimte voor datumnotitie d.m.v. een watervaste stift. Een batchnummer volstaat als uniek identificatienummer. 20 Dit allen is geen probleem. Echter, bij een uniek registratie- of serienummer dienen alle matrashoezen individueel te worden geprint. Dit brengt aanzienlijke meerkosten met zich mee t.o.v. alleen een batchnummer, welke dan voor alle desbetreffende matrassen uit die batch gelijk is. Dit kan bijvoorbeeld zijn: Wilt u dat alle matrassen worden voorzien van een uniek identificatienummer? Of volstaat een batchnummer, waarbij het nummer dan voor alle desbetreffende matrassen uit die batch gelijk is? In uw programma van eisen staat de volgende onduidelijkheid: Bij minimumeis t.a.v. het matras: Het matras heeft een neutrale lichte kleur. En bij: Minimumeis ten aanzien van de hoes. Minimum eisen hoes: heeft een neutrale donkere kleur. Vraag is wat bedoelt u? VUmc stelt in het PvE als minimumeis voor het matras een Crib 5 norm of gelijkwaardig. Deze norm beschrijft VUmc tevens bij de minimale eisen tav de hoes. Kunnen wij er vanuit gaan dat u dus tevens de Crib 5 norm eist voor de twee gevraagde schuimtypen (koudschuim en traagschuim)? Ter verduidelijking: De kern van het matras (schuimlagen) heeft een neutrale lichte kleur. De hoes heeft een neutrale donkere kleur Tav van het matras stelt VUmc als eis dat Crib 5 of een gelijkwaardig normering voor brandvertraging van toepassing is op minimaal één van de twee schuimtype dus koudschuim of traagschuim, op beide mag uiteraard ook. Tav de hoes blijft de eis dat Crib 5 of een gelijkwaardige normering voor brandvertraging van toepassing is. 23 Dient bij de Verificatie bij TUV de door u gevraagde maatvoering (85x207x14 cm) te worden aangeleverd? Het matras dat gebruikt wordt ter verificatie dient qua breedte 85 cm en hoogte 14 cm gelijk te zijn. De lengte 207 cm mag maximaal 15 cm afwijken.

12 24 Tijdspad tussen Beoordeling inschrijvingen door Projectgroep en start Verificatie door TUV is heel krap voor aanlevering Proefmatras. Zit hier nog ruimte in? De verificatie van aangeboden kwaliteit is gepland van 4 nov t/m 22 nov Deze periode wordt gebruikt voor het verzenden van het matras en het testen zelf. VUmc verwacht van inschrijver dat hij op het moment van inschrijving 2 stuks van het aangeboden matras beschikbaar heeft. 25 U stelt dat het maximale gewicht van het matras èn hoes 15 kg mag zijn. We gaan er vanuit dat VUmc deze 15 kg voor het hele matras (schuimkern met hoes) wenst. Klopt dit? Ja dit klopt