VERGADERING OUDERRAAD VRIJE BASISSCHOOL HOUTVENNE:

Transcriptie

1 VERGADERING OUDERRAAD VRIJE BASISSCHOOL HOUTVENNE: Aanwezig : Verontschuldigd : Emilie Leys (verslag), Tom Sterckx, Bart Tuerlinckx, Ils Kenis, Conny Van Loon(voorzitter), Chris Danckaerts, Sofie Prinsen, juf Nicole Delen Thomas Hantschel, Nick Driesen, Karin De Vis AGENDA 1) Goedkeuring verslag ) algemeen ) school / schoolraad ) Evaluatie activiteiten ) Communicatie: ) Berichten van ouders ) Financiën ) Acties ) Varia ) Goedkeuring verslag Aanpassingen vorig verslag: Fietsenrekken zijn ingedeeld naar de leerjaren, een juf begeleidt dit. Er wordt steeds achteraan begonnen. Dat is zo voor L De fietsers van L1-2-3 beginnen vooraan het fietsenrek. Hierna wordt het verslag goedgekeurd. 2) algemeen planning vergaderingen: - De vergadering van december vervroegen we een week naar 9/12/2015, dat is een pedagogische studiedag. Reden: te kort op de activiteit van de kerstwafeltjes. - De vergadering van maart verplaatsen naar 10/3/2016. Reden: te kort volgend op de Brunch afscheid leden ouderraad: - De attenties zijn rond gebracht naar Luc Duts, Lieve Berghmans, Britt De Ceuster, Heleen Moras, Mario Heylen en Karel Broeckx. Huishoudelijk reglement: - De aanwezige ouderraadsleden en directie hebben het huishoudelijk reglement ondertekend. Volgende vergadering staat dit terug op het agenda voor de verontschuldigde ouderraadsleden. VCOV: 1

2 - Alle leden zijn doorgegeven aan het VCOV door Conny. Ieder ouderraadslid ontvangt via mail de nieuwsbrief van het VCOV. Wordt als positief ervaren, elk lid maakt voor zichzelf uit wat hij / zij interessant vindt. - Conny beschikt als voorzitster over een login. Ze informeert bij het VCOV of er een login voor alle ouderraadsleden bestaat. 3) school / schoolraad Verslag schoolraad: - Verslag van de schoolraad die doorging op 29/9/2015 wordt toegelicht door Ils (zie bijlage 1) School: - Er is een nieuwe werkgroep binnen de school op gestart, genaamd winstgevende activiteiten. Deze werkgroep bestaat uit leerkrachten en vergaderde al 1 keer. Ze brainstormen over mogelijke activiteiten. Er zijn op dit ogenblik nog geen concrete plannen. Pesten: - Week tegen pesten wordt opgenomen begin februari Meerdaagse uitstappen: - Er wordt gevraagd of er op voorhand kan worden gecommuniceerd over de openluchtklassen naar de betrokken ouders. ( kwestie van wanneer facturatie zal gebeuren) - Verhoogd budget (150 euro) werd voor de zeeklassen via mail goedgekeurd door de ouderraad. voorstel: het stimuleren van water drinken: - In de klassen is het moeilijk om het drinken van water te stimuleren. Redenen die hiervoor werden aangebracht door de leerkrachten zijn: morsen met bekers, veel naar het toilet gaan, - Alternatieven: o aanmoediging door de leerkrachten om te drinken tijdens de speeltijd o de drankkeuze tijdens de middagpauze in de refter te bepreken water, melk, minder / geen fruitsap. o Is het mogelijk om 1 dag per week enkel: water te drinken, misschien te koppelen aan de fruitdag. - Juf Nicole werkt een project rond water uit gedurende het schooljaar ( IOK). Voorleesweek: - Het initiatief van het VCOV in verband met het voorlezen werd doorgespeeld aan de betrokken werkgroep van de school. 4) Evaluatie activiteiten Kom op tegen kanker: - Britt zal dit de komende jaren verder zetten. Dag van de leerkracht: - Positieve reacties van de leerkrachten. Playback: Rode neuzen: - Er wordt beslist om twee dozen te nemen (120 stuks). - Kinderen van leden van de ouderraad gaan deze verkopen tijdens de pauze. - Tijdens de andere momenten zullen deze te koop aangeboden worden bij de drankbonnen. 2

3 - Eerste lied op de playbackshow zal ROOD van Marco Borsato zijn. Op het einde van de playbackshow zal dit nog eens gespeeld worden. - Infoaffiche aan de school zal de ouders en leerlingen op de hoogte brengen dat we op de playbackshow rode neuzen te koop zullen aanbieden De affiche wordt thuis afgedrukt in A4, daarna vergroot door Emilie. - Niet verkochte rode neuzen worden achteraf nog aangeboden aan alle ouders van de school doormiddel van een briefje gemaakt door Sofie. Inschrijvingen: - Aantal inschrijvingen 23 in totaal + CHIRO en KLJ - CHIRO en KLJ gaven bevestiging via FB deelnemende kinderen. - Twee kinderen nemen twee keer deel. - Er nemen ook broers en zussen deel van leerlingen op school, voor hen is er traditie getrouw ook een aandenken voorzien. - Er is geen reminder om in te schrijven meegegeven met de kinderen omdat we aan het aantal inschrijvingen zaten van vorige editie. Reminder stond wel op de facebookpagina. Helpende handen: - Er zijn geen helpende handen via strookje op de inschrijving bekomen, wel door ouders persoonlijk aan te spreken. DVD: - Werner Thys zal komen filmen ( via Conny). - Hij vraagt om op een verhoog te staan, Chris en Tom bekijken dit. - Hij kan zelf de film nadien niet bewerken, maar zegt dat dit niet nodig zal zijn. Anders bekijkt Chris dit. Matten: - Sofie heeft de nieuwe matten in orde gebracht, via de schilder en HV verkreeg zij deze gratis - Deze matten liggen voorlopig op de zolder van Conny, nadien worden ze gestockeerd in de kelder van de parochiezaal. - Om de oude matten te verwijderen doen we navraag bij Mario of hij deze terug wil hebben. Aandenken: - Cadeautjes zijn besteld via de webshop van decathlon. 110 stuks besteld 111 stuks verkregen. Ils ging deze ophalen in de winkel. Factuur wordt bezorgd met de post. - We gaan een etiket kleven op het aandenken met een slogan. Sofie neemt dit op. SABAM: - Er is een lijst opgemaakt met de zanger / groep en titel van het lied. Deze zal worden doorgegeven aan de directie na de playback. Versnaperingen: - Versnaperingen: chips, chocolade, pannenkoeken natuur, choco (300 stuks). - De pannenkoeken worden in een plastiek of kartonnen schaaltje gelegd ( Emilie) - Chris en Tom bieden Annie Beirinckx vrijdag 13/11/2015 hulp bij het maken van het deeg. DJ: - Dj brengt factuur mee zodat hij kan betaald worden via overschrijving. Dit was geen probleem. - Een week op voorhand spreken we met hem het uur af, om op te komen opstellen. Werklijst: - Zie bijlage. - Klaarzetten zaal donderdag 12/11/2015: om 20uur - Vrijdag 13/11/2015 worden alle helpers verwacht om 17u30, langs de achterdeur van de parochiezaal. Repetitie: - Repetitie11/11/2015: 14u tot 15u30. Emilie zal aanwezig zijn. Uitnodigingen deelnemers: - Meegeven uitnodigingen deelnemers zal gebeuren de eerste maandag na de vakantie. - De uitnodigingen en programmaboekjes zullen gratis worden afgeprint door Katrijn, als helpende hand. Programmaboekje: 3

4 - Er is een nieuwe layout voor het programmaboekje. Chris heeft een voorbeeld bij. - Programmaboekjes reclame voor de volgende activiteit op de laatste pagina - Reclame voor de rode neuzen op de eerste pagina - Namen van het zesde leerjaar worden bij aangevuld Aankleding zaal: - Rode ballonen: versiering verzekering - Bart zoekt de recente polis op. - Bart bekijkt of deze volledig is of dat er toch nog een evenementenverzekering nodig is. - Indien nodig zal het bedrag voor de extra vrijwilligersverzekering worden betaald door de OR. Foto s: - We opteren om enkel nog sfeerfoto s te nemen tijdens de playback, we vragen dit aan Thomas. Deze zullen niet meer op de dvd komen. Klusjes: - budgetten, hulp van de juffen, frequentie uitstel tot volgende vergadering - Een windroos op vraag van juf Nicole, Conny treft de voorbereidingen. Verkeer: - Hoesjescontrole gebeurde al twee keer. Het zesde leerjaar behaalde een beter resultaat bij de aangekondigde controle. - Nieuwe controle: Conny spreekt af. - Bij de kerstwafeltjes zal de wisselbeker worden overhandigd aan de winnende klas. - Brochures i.v.m. met het dragen van de gordel worden opgehaald door Ils en Conny, er is ook een begeleidend briefje klaar om deze uit te delen via de school. - Er is geen bewaakte oversteek door de juffen bij het verlaten van de school voor de kleuters. Ochtendbewaking oversteek gebeurd door de juffen. De eventuele aanwezige agent komt eigenlijk alleen toezicht doen. Juffen mogen alleen de kinderen ( met ouders ) richting de school laten oversteken. Terugkerende ouders steken op eigen verantwoordelijkheid over. - Bloembakken: communicatie naar de gemeente: zorgt voor een veiligere verkeerssituatie. Conny en Sofie zorgen dat we de gemeente bedanken via mail, voor hun inspanningen, we vragen of ze de bloembakken nog verfraaien. Kaartavond: - Deze zal later worden besproken, maandagavond 26/10/2015 is er een vergadering met alle verenigingen omtrent de planning waar Ils en Conny. Het etentje: - Het is moeilijk om een datum vast te leggen als iedereen aanwezig kan zijn. Dus gaan we voor de datum waarop de meeste leden aanwezig kunnen zijn. Ils zorgt voor een uitnodiging via mail. 5) Communicatie: Facebookpagina - Er is geen verschil tussen de informatie/ foto s die op de website of facebookpagina staan. - Wekelijks iets posten om het bereik op peil te houden. - De uitslagen van de hoesjescontrole posten op de pagina. - Er staat een link op de facebookpagina naar de website van de school. Website: - Leden aanpassen: is gebeurd - De affiche van de playbackshow staat op de website om reclame te maken. - De foto van de nieuwe ouderraad editie 2015 staat op de website. - De planning van de ouderraad doormailen aan Joris. 4

5 - Er is een goede communicatie tussen ouderraad en Joris waardoor niet noodzakelijk is dat Chris nog verder afspreekt met Joris. 6) Berichten van ouders Afval in de refter: meester Bart zorgt voor een informatiebrief naar de ouders toe. Kinderen mogen gft afval deponeren in de daartoe bestemde afvalcontainer op de speelplaats. De wegwerpverpakking van bv Yoghurt, appelmoes, kunnen de kinderen ook sorteren in de daartoe bestemde afvalcontainers die terug te vinden zijn op de speelplaats. Volgende vergadering nemen we alle andere punten verder op. 7) Financiën Kasverslag: - Zichtrekening: 4780 euro - Kas: 585 euro - Totaal: 5365 euro Financiële richtlijnen bij een activiteit: - De verantwoordelijken van de playback kregen een A4 document met richtlijnen. Deze zal worden geëvalueerd en eventueel kan dit document worden bijgestuurd. Projecten: - De school vraagt aan de ouderraad om het sintbudget voor hun rekening te nemen. - We beslissen: 150 euro per kleuterklas en turnzaal, 100 euro voor de zorgklas, 100 euro per leerjaar. - Aankopen dienen te gebeuren met factuur, betaalbewijzen of onkostennota. Deze worden bezorgd aan de penningmeester. Onder de 100 euro volstaat een klasticket, boven de 100 euro dient men een factuur af te leveren. - Verzendkosten zijn het budget inbegrepen. - Project wordt afgesloten 30 november De werkgroep winstgevende activiteiten vraagt naar een partytent als investering die kan gebeuren via de ouderraad. Op een website is er een korting van 50% wegens stockverkoop. We vragen aan de school om meer informatie: kan de kostprijs gedeeld worden met de school, frequentie van gebruik, stockage. Donderdag 22/10 brengt Bart iedereen op de hoogte via mail. We reageren dan ook allen meteen zodat hieromtrent een beslissing kan worden genomen. Een werkdocument voor het regelen van de financiën. 8) Acties Conny Resultaten hoesjescontrole aan Chris bezorgen om op facebookpagina te zetten Bij VCOV navraag doen naar login site voor alle ouderraadleden Checken welke verf er best gebruikt wordt voor de windroos voor juf Nicole Checken bij cameraman playbackshow wat de max afstand van het podium is om nog deftig te kunnen filmen en hoogte verhoog Karin laten weten dat ze 2 dozen rode neuzen mag bestellen Hoesjescontrole plannen Emilie 5

6 Checken bij Heleen of zij komt helpen met de playbackshow inkom ok? Navragen of je de A3 affiches voor de rode neuzen op jouw school in kleur mag afdrukken Navraag doen op jouw school i.v.m. de sponsoring van de provincie voor mogelijk afdak fietsjes Plastiek / schaaltjes voor de pannenkoeken Sofie Mail aan de gemeente opstellen om hen te bedanken voor de bloembakken aan het zebrapad + navraag beplanting hiervan + Conny on hold - briefje overschot rode neuzen na playbackshow Slogan voor het aandenken Bart: Recente polis doorgeven aan de OR Ils: Uitnodiging voor het etentje Verslag schoolraad 9) Varia Emilie: - Speelplaats normen volgende vergadering doornemen. - Mijn school organiseert een sponsortocht voor een kleuter die getroffen is met kanker. Er wordt gevraagd of er ouderraadsleden interesse hebben om deze toch persoonlijk te sponseren. Dit kan gebeuren om donderdag 12/10/2015. Bart: - Afdak; de fietsen van de kleuters zouden onder een extra afdak moeten komen, zodat de lagere schoolkinderen meer ruimte hebben onder het afdak. Volgende vergadering 19/11/2015 Donderdag om 20u30 in de school 6