Nieuwsflits voor de eerste lijn

Transcriptie

1 Nieuwsflits voor de eerste lijn Inhoudsopgave Pagina 1 : Voorwoord Nieuwe relatiebeheerders Pagina 2: Nieuw workshop aanbod LabMicTA uitslagen Pagina 3: Tarievenlijst Bestellen afnamesets Pagina 4: Adreswijziging huisartspraktijk Nieuwe bedrijfskleding Intercollegiale telefoonnummers Binnenkort nieuwe website Pagina 5: Diagnostiek met dermapak PCR fecesdiagnostiek Pagina 6: Gebruik fecesvanger Dienstregeling feestdagen Gebruik E-SWAB Pagina 7: Verbetering kwaliteit pathologisch onderzoek Pagina 8: Afwijkingen aanvragen Nieuw aanvraagformulier Data rondleidingen kerst In deze uitgave van de nieuwsflits Beste lezer/lezeres, HIS. In deze uitgave vindt u hier meer informatie over. Daarnaast komen er steeds meer vragen over tarieven van zowel huisartsen als patiënten. Om u hierin van dienst te zijn is er nu een tarieflijst eerste lijn van LabMicTA beschikbaar. Daarnaast informeren beide laboratoria u over de beste manier van aanvragen. Ik wens u veel leesplezier. Voor u ligt de tweede nieuwsflits voor de eerste lijn van van LabMicTA en LabPON. LabMicTA heeft niet stilgezeten zodat deze uitgave barst van informatie. Er zijn twee enthousiaste analisten gevonden die zich sinds september bezighouden met relatiebeheer voor de 1 e lijn. Zij stellen zich in deze uitgave aan u voor. Daarnaast is er een nieuwe workshop ontwikkeld over aanvragen en afnamesets. U leest meer hierover op pagina 2. Ook zijn de digitale uitslagen, die u krijgt toege- Met vriendelijke groet, stuurd van LabMicTA via uw HIS, gecontroleerd op leesbaarheid en Margriet Kielman, accountmanager begrijpelijkheid ná aankomst in uw voor de eerste lijn. Nieuwe relatiebeheerders 1 e lijn LabMicTA Graag willen wij ons even voorstellen. Wij zijn Esther Worsseling (links) en Marloes van de Biezen (rechts), zijn analisten bij LabMicTA en - in eerste instantie - voor de duur van de komende 6 maanden aangesteld als relatiebeheerders voor de 1 e lijn. Als relatiebeheerders bezoeken wij voornamelijk huisartspraktijken om huisartsen, huisartsassistenten en praktijkondersteuners te adviseren in het gebruik van onze servicematerialen (o.a. aanvraagformulieren en afnamesets). Deze ondersteuning vindt plaats tijdens contactbezoeken op afspraak, waarbij we nieuwe ontwikkelingen in onze diagnostiek bespreken en uw vragen beantwoorden. Op deze manier hopen we de serviceverlening voor de eerste lijn te vergroten en u te ontzorgen op het gebied van infectieziekten. Graag tot ziens! 1

2 Nieuwe workshop "Diagnostiek LabMicTA 1 e lijn" We kunnen u een interactieve workshop aanbieden, getiteld Diagnostiek LabMicTA 1 ste lijn, die we ook op locatie kunnen geven. In deze interactieve workshop geven we uitleg over onze afnamesets en aanvraagformulieren, mede aan de hand van casuïstiek. Inmiddels is de workshop 3 keer gegeven en zijn de reacties van de deelnemers zeer positief. Interesse? Dan kunt u mailen naar relatiebeheer@labmicta.nl en uw groep opgeven. Samen kunnen we dan de invulling van de workshop en eventuele specifieke vragen bespreken. Foto:Workshop 8 oktober - WDA Enschede LabMicTA uitslagen bij huisartsen In het voorjaar hebben we van een groot aantal digitale uitslagen de leesbaarheid en begrijpelijkheid ná aankomst in het HIS van huisartsenpraktijken gecontroleerd. In onze regio zijn er verschillende HISen in gebruik, die elk op zijn manier onze uitslagen importeert in het systeem en leesbaar maakt. Gedurende de zomer hebben we de resultaten van onze controle geëvalueerd. Het bleek dat, naast het HIS type, ook verschillende andere instellingen in het HIS en in uw computer (zoals letterype en grootte) invloed hebben op de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de uitslag. Daardoor is het heel lastig om hierin inzicht te krijgen en te houden, te meer omdat HIS-en vele keren per jaar een update ondergaan op initiatief van de producent, waarbij instellingen kunnen wijzigen. Zover mogelijk hebben we op alle punten die naar voren kwamen na de zomer aanpassingen aangebracht in het format en de lay-out van onze uitslagen. We verwachten hierdoor dat de leesbaarheid en begrijpelijkheid van onze uitslagen geoptimaliseerd is. Maar of dit ook geldt voor toekomstige uitslagen kunnen we niet garanderen gezien de bovenstaande mogelijke oorzaken van onleesbaarheid of onbegrijpelijkheid. 2 Omdat het voor ons belangrijk is dat we zicht blijven houden op de stand van zaken in dit opzicht zijn we bezig met de samenstelling van een vaste set van testuitslagen. Met medewerking van sommigen van u willen wij de testuitslagen bij elk van de gebruikte HISen regelmatig gaan controleren door middel van opvragen van screenshots van deze uitslagen in het HIS. Het is de bedoeling dat we de testuitslagen 4 x per jaar gaan versturen. Per HIS worden hiervoor huisartsen benaderd zodra de set testuitslagen gereed is. Medio januari zullen we u een informerende brieven over de actuele stand van zaken toesturen.

3 Tarievenlijst op website LabMicTA Sinds de medische diagnostiek binnen het eigen risico valt, stellen patiënten en artsen veel vragen over de tarieven die wij hanteren voor een bepaald beoogd onderzoek. Alhoewel wij weten dat de gezondheid van de patiënt altijd leidraad is voor het aanvragen van diagnostiek, begrijpen we ook dat mensen graag van te voren willen weten waar ze financieel aan toe zijn als ze diagnostiek willen laten uitvoeren. Gehoor gevende aan deze vraag hebben we daarom een tarievenlijst van de meest aangevraagde onderzoeken in de eerste lijn op onze website ( geplaatst. De tarievenlijst is te vinden onder algemeen en organisatie/ tarieven / tarievenlijst 1 e lijn. Mocht uw onderzoek er niet bijstaan, kunt u bellen naar de accountmanager eerste lijn via ons algemeen telefoonnummer Bij specifieke vragen over facturen kunt u bellen naar onze financiële afdeling. Onze medewerkers beantwoorden graag uw vragen. Bestellen afname sets via website Afnamesets kunnen worden besteld via onze website Op het bestelformulier afnamematerialen eerste lijn (te vinden onder informatie aanvragers ) kunt u uw bestelling opgeven en digitaal versturen. Afnamesets die voor 1 2:00 uur zijn besteld worden normaliter dezelfde dag klaargemaakt en verstuurd. Afnamesets die na 1 2:00 uur zijn besteld worden de volgende dag klaargemaakt en verstuurd. Heeft u dringend nieuwe afnamesets nodig dan kunt u telefonisch een spoedbestelling plaatsen via onze telefoniste, die u zal doorverbinden met de verantwoordelijke afdeling (telefoonnummer ). 3

4 Adreswijziging van uw praktijk of van de huisarts Er wordt de laatste tijd veel verhuisd en gewisseld van werkkring binnen onze inzenders. Meestal krijgen we daarvan bericht via de telefoon of mail van de praktijken, instellingen of personen die het betreft. Hiervoor onze dank. Zo n verhuizing is natuurlijk een hele klus en een drukke periode en soms komt het voor dat wij niet worden geïnformeerd over een verhuizing. Wij ontdekken het feit dan alleen doordat we de geadresseerde niet meer kunnen bereiken of doordat onze chauffeurs voor een dichte praktijk komen te staan. Om te voorkomen dat wij uitslagen, brieven en afnamematerialen niet meer kunnen afleveren, of u niet meer kunnen bereiken, willen we u vragen ons altijd en liefst een paar weken van te voren uw verhuizing door te geven zodat we onze gegevens aan kunnen passen in onze systemen. Nieuwe bedrijfskleding van onze vervoersdienst In december worden onze chauffeurs in het nieuw gestoken: de bekende donkerblauwe truien en sweaters krijgen een frisse nieuwe look, waarbij de nieuwe logo s van LabMicTA en LabPON goed zichtbaar zijn op de borst van de kleding. Intercollegiale telefoonnummers voor overleg met arts-microbioloog Onze medische staf belt de huisarts altijd op als er een resultaat uit een onderzoek komt dat nadere toelichting of overleg behoeft of als er spoed bij is.voor dit nabellen van uitslagen gebruikt onze medische staf de intercollegiale nummers van de artsen of praktijken; zij krijgen de arts dan sneller aan de lijn en dit voorkomt lange wachttijden op het praktijktelefoonnummer. Daar waar ze bekend zijn, voeren we deze intercollegiale nummers in ons laboratoriumsysteem in. Echter, we kennen deze nummers nog lang niet van elke praktijk. Heeft uw praktijk een intercollegiaal nummer en weet u niet zeker of die al bij LabMicTA bekend is? Wilt u dan zo vriendelijke zijn ons dit nummer via aan relatiebeheer1 elijn@labmicta.nl mede te delen? Zo kunnen wij onze gegevens bijwerken en u sneller van dienst zijn. Alvast bedankt voor uw moeite. Nieuwe website in de maak De werkzaamheden aan de nieuwe website vorderen gestaag. Omdat wij weten dat informatie in ons huidige website-menu soms lastig te vinden is, zal de nieuwe 4 website informatie gebundeld per doelgroep aanbieden. Zo hoeft u minder lang door te klikken en heeft u alle informatie op één plek beschikbaar.

5 Schimmelnagels, huidparasieten en de dermapak afname set Uit vragen blijkt dat de dermapak afname set weinig bekend is bij onze inzenders. Deze set bestaat uit een papieren vouwzakje met plakrand en is bedoeld voor het insturen van schimmelsnagels en huidschilfers ten behoeve van onderzoek op schimmels en huidparasieten. U kunt ook een steriele container gebruiken voor het opsturen van materiaal. Dermatophyten (huidschimmels) worden tot nu toe onderzocht met een kweek; begin volgend jaar wordt voor dit onderzoek een PCR (polymerase chain reaction) ingezet. De PCR zal voor een snellere uitslag zorgen en is gevoeliger. U krijgt nog nader bericht over de details. Onderzoek naar huidparasieten (mijten etc.) in huidschilfers wordt uitgevoerd door de afdeling parasitologie, die referentielab is binnen de Nederlandse laboratoria. Remming van de PCR (polymerase chain reaction) bij fecesdiagnostiek Bij bacterieel of parasitologisch onderzoek op feces begint onze diagnostiek met het uitvoeren van een PCR onderzoek naar verschillende ziekteverwekkers. PCR onderzoek is niets anders dan het zoeken naar de aanwezigheid van DNA van vooraf bepaalde ziekteverwekkers. Dit onderzoek is heel gevoelig en vindt vrijwel altijd de ziekteverwekker, óók als die in zeer lage aantallen aanwezig is. Juist die grote gevoeligheid heeft ertoe geleid dat PCR onderzoek standaard is geworden in Nederland en de feceskweek heeft vervangen. PCR onderzoek is echter niet onfeilbaar. In ongeveer 5% van de gevallen wordt een PCR onderzoek geremd, dat wil zeggen dat de test niet succesvol kan worden afgerond. Remming wordt niet veroorzaakt door een slechte uitvoering van de test maar door factoren in het fecesmateriaal. Het is echter niet van te voren in te schatten of remming zal optreden; de factoren die daartoe leiden zijn van te voren niet goed te definiëren. De patiënt kan zich hier dus niet op voorbereiden. Resultaat van deze remming bij 5% van de patiënten is dat de PCR geen goede uitslag oplevert. In geval van remming wordt alsnog een feceskweek uitgevoerd. Deze kweek genereert een goed interpreteerbare uitslag voor de (huis)arts. In dat geval krijgt de patiënt van beide testen (PCR en kweek) een factuur toegestuurd. Indien in de kweek geen verklaring voor de klinische klachten wordt gevonden, maar de klachten van de patiënt houden aan, wordt de (huis)arts geadviseerd eventueel nogmaals een fecesmonster in te leveren zodat de PCR kan worden herhaald. Remming op het eerste materiaal betekent niet dat dit op een vervolgmateriaal opnieuw zal optreden. Nieuw onderzoek kan dus leiden tot nieuw inzicht maar brengt wel nieuwe kosten met zich mee. 5

6 Gebruik fecesvanger succes Bij alle fecesafnamesets van LabMicTA worden standaard zogenaamde. fecesvangers geleverd. Dit is een soort papieren hangmatje dat de patiënt op de wc-bril plakt en welke dient om de feces op te vangen. De moderne wc s hebben namelijk geen platform meer waar feces vanaf kan worden geschept en dat vormt vaak een probleem bij het verzamelen van ontlasting. Dat is met de fecesvanger grotendeels opgelost. Het materiaal van de fecesvanger is biologisch afbreekbaar en lost geleidelijk op in water; het kan dus na gebruik zonder problemen doorgespoeld worden in het toilet. Jaarwisseling:Aanwezigheid lab en postbezorging PostNL Zowel LabPON als LabMicTA werken op 31 december en 2 Januari gewoon als op een normale werkdag. De vervoersdienst doet dus gewoon zijn ronde.we raden u aan de blauwe enveloppen tijdens de feestdagen NIET in de brievenbus te deponeren maar af te leveren bij de receptie van het MST in Enschede of Oldenzaal, de receptie van het SKB in Winterswijk, of bij ons frontoffice in de ZGT locatie Almelo. Als u in of rond Hengelo zit, dan vragen wij u de enveloppen af te geven bij de receptie van het laboratorium op de Boerhaavelaan 59, Hengelo. Buiten kantooruren kunnen de enveloppen in de brievenbus in de gevel van het gebouw worden gedeponeerd. Bij gebruik E-SWAB: in de buis laten zitten! De E-swab heeft sinds afgelopen april de culturette in de LabMicTA afname sets vervangen. Beide zijn wattenstokken, maar de E-swab is - door de moderne technieken die hierin zijn toegepast - een veel beter verzamelen transportmiddel dan de culturette. Een belangrijk ander verschil vergeleken met de culturette is, dat de E-swab na gebruik ALTIJD meegestuurd moet worden in de verzamelbuis waar het 6 transportmedium in zit. De E-swab houdt namelijk veel materiaal vast. Als het niet meegestuurd wordt en alleen maar even wordt uitgeschud in het transportmedium, is de opbrengst van het patiëntmateriaal mogelijk lager dan gewenst bij aankomst op het lab. Dit kan een negatief effect hebben op het onderzoek. Dus s.v.p. graag ALTIJD de E-swab meesturen.

7 Verbetering van de kwaliteit van ingezonden aanvragen pathologisch onderzoek LabPON verricht jaarlijks zo n kleine onderzoeken op materialen afkomstig uit de 1 e lijn. Hieronder willen wij kort samenvatten waarop u moet letten bij de afname en het insturen van pathologisch materiaal. Denk eraan bij het invullen op het aanvraagformulier aan te geven: - Volledige patiëntgegevens (BSN-nummer is verplicht) - Aard materiaal - Aard ingreep (locatie specificeren) - Relevante voorgeschiedenis - Vraagstelling met differentiaal diagnose Onderstaande instructie geldt per patiënt én per lichaamsmonster: - alle monsters dienen te worden verpakt in de daartoe bestemde, hersluitbare monsterhouder. Raadpleeg Overzicht monsterhouders voor de toegestane verpakkingsmaterialen en bestelwijze op - bij meerdere monsters van één patiënt dient zowel op het formulier Aanvraag pathologisch onderzoek als op de monsterhouders en objectglaasjes een corresponderende Romeinse volgnummering (I, II, III, IV, etc.) te worden aangebracht. Raadpleeg het Vademecum voor informatie over afname, verpakking en bewaarcondities per soort lichaamsmateriaal/onderzoek. plak dit op de verticale zijde van de monsterhouder met fixatief - indien niet reeds aanwezig: bevestig tevens het wettelijk vereiste waarschuwingsetiket met soort en samenstelling van het fixatief op de monsterhouder, - breng het lichaamsmateriaal direct na afname in de monsterhouder met 4% formaldehyde (gebufferd ph 7.0) en sluit de monsterhouder goed af. Bij de ontvangst van het materiaal wordt bijgehouden welke afwijkingen en problemen zijn gevonden met betrekking tot de inzending en acceptatie van het aangeboden patiëntmateriaal en aanvraagformulier. In totaal zijn er in het afgelopen jaar aanvragen bij ons binnengekomen, waarvan er onvolledig waren. Dit komt neer op een percentage van 2,93%. Het ontbreken of niet leesbaar zijn van de vereiste gegevens op monsterhouder bleek het meest voorkomende probleem. Het navragen en achterhalen van de ontbrekende gegevens kost zowel u als ons veel tijd. Dit zorgt voor vertraging in het verwerkingsproces en vergroot de kans op fouten. Daarom onze vraag vooral bovenstaande punten mee te Voor lichaamsmateriaal in fixatief: - noteer duidelijk leesbaar (met balpen of potlood) de nemen bij het insturen van materiaal voor pathologisch naam en geboortedatum van de patiënt op het etiket en onderzoek. Hartelijk dank voor uw medewerking. 7

8 Afwijkingen aanvragen LabMicTA krijgt jaarlijks meer dan aanvragen binnen uit de eerste lijn. Vaak zijn de gegevens op het aanvraagformulier en afnamesets compleet en met elkaar in overeenstemming, maar soms ook niet. Dit noemen wij afwijkingen. In de afgelopen 1 2 maanden kwamen bijna 5000 afwijkingen voor, wat neer komt op één afwijking op de tien aanvragen. Meest voorkomende afwijkingen zijn: het ontbreken van patiëntgegevens op de afname set en het ontbreken van gegevens op het aanvraagformulier (zoals geen gewenst onderzoek aangekruist, type en herkomst van het materiaal is onbekend, er is geen aanvrager / inzender vermeld en er wordt geen afnamedatum en -tijd vermeld). Ook bleken er bij navraag soms relevante klinische gegevens te ontbreken, zoals wel/niet koorts, diabeet, zwanger en prostatitis. Dit zijn vrijwel allemaal dingen waarover wij u moeten bellen. Dit bellen werkt vertragend op het onderzoek en wij storen u bovendien met onze vragen. Daarom vragen we hierbij extra aandacht voor het invullen van de aanvraagformulieren en de markering van de afname sets. Binnenkort nieuw LabMicTA aanvraagformulier 1 e lijn Uit het klanttevredenheidsonderzoek van kwam naar voren dat de eerste lijn graag een apart aanvraagformulier wilde hebben. Het huidige algemene aanvraagformulier bevat namelijk ook heel veel onderzoek dat alleen door de tweede lijn wordt aangevraagd. Dat maakt het formulier erg vol. Het nieuwe formulier is nu in de maak. Op het nieuwe formulier draait het bij de indeling om de meest ingeleverde materialen en de meest aangevraagde onderzoeken door de eerste lijn; overbodige onderzoeken zijn eruit gehaald en daardoor wordt het een stuk overzichtelijker. Inmiddels zijn we met het eerste concept bij een aantal inzenders langsgegaan om te testen welke aanpassingen nog wenselijk zijn om te komen tot een definitieve versie. Daarna zal het nieuwe formulier worden verspreid over alle huisartsenpraktijken. Nieuwe data rondleidingen eerste lijn Voor volgend voorjaar zijn er weer nieuwe data vastgesteld voor de rondleidingen op het lab.wilt u kennis maken met het lab en van dichtbij horen en zien wat we met patiëntmaterialen, die u instuurt, doen? Stuur dan even een mail naar m.kielman@labmicta.nl en geef u en/of uw collega s op. De data voor zijn: - Donderdag, 1 2 februari Dinsdag, 1 0 maart Donderdag, 9 april Dinsdag, 1 9 mei Donderdag, 1 1 juni Alle medewerkers van LabMicTA wensen u prettige feestdagen en een gezond 2015! 8