Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade 29 april 2014 Aanwezig volgens presentielijst: 24 personen 1. Opening De voorzitter, Yvonne Castelein, opent de 33 e Algemene Ledenvergadering om uur en heet alle aanwezigen welkom. We hebben dit jaar gekozen om alle documenten digitaal te versturen om kosten te besparen. Een geprinte versie was op aanvraag te verkrijgen. Op de tafel liggen een aantal geprinte versies van de documenten. Op het scherm zijn 3 foto s te zien, Naast Yvonne Castelein (voorzitter) en Peter de Vries (Secretaris) is Herman Staas (penningmeester) te zien. Helaas is hij op eerste Kerstdag overleden na een lang ziekbed. Het is een pittig eind van het jaar geweest. Aan de tafel zitten we nu met z n tweeën, maar hopen aan het einde van de avond met z n drieën te zitten, samen met een nieuwe penningmeester. Afmeldingen ontvangen van: Mario le Large, Monique le Large, Natasja de Fuijk, David Groenenboom, Lars Geitenbeek, Jan Bijl, Marco Kerstens, Arjan van Zadelhoff, Jeanine Schmale, Laurens de Groot, Edith Voogt, Charlotte Koudijs, Marlies de Groot en Paul Exterkate. 2. Wijzigingen en/of aanvullingen op de agenda Geen. 3. Van het Bestuur Er wordt een terugblik gegeven met foto s en korte filmpjes. Nieuwjaarsduik 2013; dit is al de 5 de duik en er doken ruim 300 mensen in het koude water. Na afloop was er o.a. een medaille. De ZRB is deze dag prominent aanwezig geweest om alles in goede banen te leiden. Convenant C2000; door het tekenen van dit convenant is de samenwerking met de brandweer nog meer versterkt. Met het convenant is het gebruik van C2000 vastgelegd. Wij hebben nu direct contact met de meldkamer en kunnen direct communiceren met de andere hulpdiensten bij een (grote) inzet. Convenant RVR; is een convenant tussen alle reddingsbrigades in de regio Haaglanden (behalve Wassenaar) om met elkaar op te trekken, kennis uit te wisselen, elkaar te ondersteunen. RVR staat voor Regionale Voorziening Reddingsbrigade. EHBO cursussen is al een voorbeeld van het samen werken en daarnaast komen er gezamenlijke oefeningen. Examens; in 2013 zijn er natuurlijk examen Zwem-ABC en zwemmend redden geweest. Verbouwing zwembad; tijdens de Zomervakantie heeft er in het zwembad de Driesprong een grote verbouwing plaatsgevonden. Tijdens de Kerstvakantie was hetnog een keer dicht. Zwemlessen in het Keerpunt; de laatste vier zwemlessen van seizoen hebben we in het zwembad het Keerpunt gezwommen op andere tijden en een andere avond. Dit hield in dat groepen samengevoegd of verschoven moesten worden. Dit is goed gegaan. Het examen zwemmend redden hebben we nog in de Driesprong gehouden en het examen Zwem-ABC in het Keerpunt.

2 Nieuwe vlet; onze oude vlet hadden we al twaalf jaar in ons bezit. Deze voldeed niet meer aan de huidige eisen van een reddingsvlet. We hebben hem kunnen inruilen bij Reddingsbrigade Nederland voor een nieuwe met striping. De Ribcraft is daarna ook voorzien van dezelfde striping. Bezoek Koningspaar; het Koningspaar is op bezoek geweest in Zoetermeer. Verenigingen waren uitgenodigd om daarbij aanwezig te zijn. Namens de ZRB zat Talitha Sandifort op de tribune, ze moest op een teken een bordje opdraaien. Ze is in beeld geweest op TV West en ook heeft TV West onze tweet laten zien die we hebben verstuurd. Cursussen en activiteiten; we hebben diverse cursussen gehad en meegedaan of meegeholpen aan diverse activiteiten, een kleine greep hieruit: o Kennismakingscursus (zwembad). o EHBO (herhalingslessen). o Buitenwaterzwemmen in de Noord-Aa. o Jaarlijkse BBQ voor alle leden. o Eindevaluatie BBQ bewaking samen met kaderleden. o DAN cursus; zes personen zijn bevoegd om nu ook zuurstof toe te dienen bij een slachtoffer. Dit jaar staat de cursus weer op de planning. o Sinterklaas soos; welke altijd druk bezocht wordt. Bewaking; het is afgelopen jaar geen hele mooie zomer geweest, maar toch hebben we 15 dagen bewaakt, met 108 EHBO actie, 3 vermiste kinderen (welke ook weer gevonden zijn) en er waren ook nog 2 doorverwijzingen naar de arts. Aan de cijfers is te zien dat we er niet voor niks zitten. KinderBeestFeest; elk jaar worden kinderen met een chronische ziekte met reddingsboten, brandweerauto s, politieauto s en vele andere hulpdienstenvoertuigen naar Artis gebracht. Wij doen daar aan mee en varen met onze vlet door de grachten van Amsterdam. Middels een korte film wordt getoond hoe dit er dan uit ziet. Rampenoefening Samen Sterker ; op de Reeuwijkse plassen werd nagebootst dat tientallen mensen waren ingesloten door kolkend water door overstromingen. Aan deze oefening deden diverse hulpdiensten mee. Helaas was onze ploeg deze dag reserve en heeft ze niet veel gedaan. In 2013 zijn onze (bewakings)leden bij veel evenementen geweest, enkele voorbeelden: o NL Drakenbootrace (diverse keren) o NK Kano varen welke tegelijk viel met vrijwilligersmarkt, maar de mankrachten waren goed verdeeld. o Varend Corso o o Intocht Sinterklaas in Waddinxveen en Boskoop. Stand-by voor Sinterklaasstorm; op 5 december was het heel slecht weer met storm en hoog water. Onze rampenploeg is opgeroepen en heeft 24 uur klaar gestaan om eventueel ingezet te worden. Grote oefening ZRB Noord-Aa; mei vorig jaar hebben onze bewakingsleden meegedaan aan een eigen georganiseerde oefening bij de Noord-Aa. Via situaties variërend van gebroken been, vermist kind, onwel wording op het water en nog veel meer worden ze op scherp gezet voor het komende bewakingsseizoen. Een korte film laat zien hoe zo n oefening eruit ziet. ZRB regelmatig in de krant; tegenwoordig is het al vaak zo dat de krant zelf belt als ze hebben gehoord dat er een evenement aan zit te komen. Ze willen dan meer weten en houden dan een interview. Op onze site zijn de artikelen ook terug te lezen. Lopende werkgroepen o Verzekering; vorig jaar is daar helaas niet veel van terecht gekomen door de ziekte van Herman Staas. We zijn wel goed verzekerd, maar we willen het nog een keer doorlopen. Dit jaar wordt het zeker goed opgepakt. o Promotieteam; Vorig jaar hebben we ingezonden brieven gekregen over jongeren werving en behoud. Na de Algemene Ledenvergadering is er een werkgroep promotie ontstaan met jongeren. Hun doel is om de reddingsbrigade te promoten en nieuwe leden te werven voor o.a. de strandbewaking. Er zijn bedrijven en scholen aangeschreven en er is al geld binnengehaald. Ze helpen ook mee met promotieactiviteiten. Algemene Ledenvergadering - 29 april

3 Ledenaantallen; er is een lichte stijging van leden zwemmend redden en elementair. Er zijn wat minder opzeggingen ten opzichte van het jaar ervoor. De reden van opzeggen is voornamelijk andere sporten of studie. We hebben een groeiende wachtlijst. Er zijn vorig jaar 3 brigade baby s geboren. Een overzichtskaart geeft aan waar onze leden zoal wonen. Er wordt kort vooruit gekeken wat er in 2014 allemaal gaat plaatsvinden. De volgende evenementen staan gepland: o Nieuwjaarsduik; is inmiddels achter de rug. o 112 veiligheidsdag; is in mei met alle hulpverleners. o Herhalingslessen EHBO; in het voorjaar en najaar. o KinderBeestFeest; in juni. o ZRB Oefening; gepland op 14 juni. Oproep Haldames gevraagd; Leen en Ietje hebben aangegeven te willen gaan stoppen als haladministratie. Ze hebben hier vele jaren gezeten, zelfs toen er geen kinderen meer van hun bij ons zwommen. We bedanken hun vast via deze weg voor de vele jaren inzet. Mocht je iemand weten geeft het dan door. We gaan natuurlijk ook actief zoeken. Koos le Large; wellicht ook via het VIP? Goed plan, daar gaan we ook een vacature plaatsen. 4. Notulen Algemene Ledenvergadering van 9 april 2013 Koos le Large; geeft aan deze niet te hebben. Hij gaat hem in de pauze lezen en kan dan nog vragen of opmerkingen geven in de rondvraag. De notulen zijn akkoord bevonden. 5. Jaarrekening 2013 en begroting 2014 Zoals eerder gemeld, is onze penningmeester Herman Staas aan het einde van het jaar overleden. In december hebben we nog geprobeerd een overdracht te laten plaatsvinden tussen Herman Staas, Bestuur en Robert van Swieten. Helaas is dit niet meer gelukt aangezien hij te ziek was om ons te ontvangen. In januari hebben wij alle spullen van de vrouw van Herman Staas ontvangen. Hij was met de administratie bij tot de dag voor z n overlijden. Daarnaast was alles overzichtelijk en goed bijgewerkt en klopte de administratie met de bank saldo s. Om de jaarrekening op te kunnen stellen, hebben we de hulp van een oude penningmeester ingeroepen, Joop de Groot. Dit heeft een aantal avonden samen met Bestuur en Robert van Swieten gezeten om het jaar goed af te kunnen sluiten. We zijn Joop de Groot hier zeer dankbaar voor. Na een korte toelichting op de jaarrekening 2013 is er ruimte voor het stellen van vragen. Ingezonden vraag Patrick Olsthoorn: Pagina 17/18: Bij 4.8 Kosten Bewaking Evenementen staat winst, dit kan niet, die zouden op 4.9 Inkomsten Bewaking Evenementen moeten staan. Antwoord: Klopt, er staan inkomsten van Intocht Sinterklaas in Waddinxveen geboekt op 4.8, deze hadden op 4.9 moeten staan. Het gaat om een bedrag van 32,70. Koos le Large; benoemd dat hij bij de balans per 31 december graag wil zien dat er voorzieningen worden opgenomen. Nu kan niemand aanspraak doen op het geld wat op de bank staat. En daarnaast kijkt de gemeente mee als je een beroep doet op een subsidie, dan zien ze nu dat er veel spaargeld is, zonder een bestemming. Bestuur geeft aan dat voorzieningen in overleg met vorige penningmeester eruit zijn gehaald omdat deze meer voor bedrijven en belastingdienst interessant zijn. Wellicht is het een idee om bepaalde reserveringen op te nemen zodat aangegeven kan worden waarvoor het spaargeld bedoeld is. Aad-Tobias Huijbens vraagt of er nooit vragen zijn gesteld door de gemeente. Bestuur geeft aan dat dit nog nooit gebeurd is. Marcel van der Ploeg geeft aan dat je de kopjes voorzieningen beter ook eruit kan halen als ze toch op nul staan. Het Bestuur gaat voor het komende jaar kijken naar het opnemen van reserveringen (of voorzieningen) van het geld. Na een korte toelichting op de begroting 2014 is er ruimte voor het stellen van vragen. Ingezonden vraag Patrick Olsthoorn: Pagina 20/21: Was het niet handiger om bij 4.4 Kosten Materialen deze al in 2013 te maken? Dan heb je wel minder winst, maar de kosten niet in Algemene Ledenvergadering - 29 april

4 Antwoord: Sommige kosten, zoals onderhoud, zijn helaas niet te verschuiven in jaren. En soms niet goed vooruit te schatten wat nodig is. Daarnaast proberen we de begroting aan te houden. Ingezonden vraag Patrick Olsthoorn: Pagina 20/21: Is het slim om bij 1.1 Kosten Organisatie verkoop van bootjes te begroten, je weet nooit hoeveel je er verkoopt. Antwoord: We begroten het wel, we maken een aanname van de verkoop. We baseren dat op voorgaande jaren. Het klopt dat we geen zekerheid hebben over deze inkomsten, maar dat is het geval voor alle kosten en opbrengsten. Koos le Large; wil verzoeken om toch een begroting van het komend jaar op te nemen in het jaarverslag. Nu wordt de begroting van het lopende jaar goedgekeurd en is er geen indicatie voor het komende jaar. Bestuur geeft aan dat we aan het denken zijn om materialen met hoge kosten te verspreiden over de jaren. Bijvoorbeeld elk jaar een droogpak i.p.v. het ene jaar 2 en het andere jaar geen. Zo krijg je een stabiele begroting voor alle jaren. Wat we weer kunnen gebruiken voor de gemeente. Maar het verzoek nemen we mee. Dit jaar is de jaarvergadering ook laat, we gaan proberen deze eerder in het jaar te plannen. Joop de Groot, lid Financiële Commissie, heeft geen controle uitgevoerd van de cijfers aangezien hij mee heeft geholpen met het opstellen van de jaarrekening. Maurice van de Meer en Paul Castelein hebben de boeken en rekeningen samen gecontroleerd en geen bijzonderheden gevonden. Maurice van der Meer stelt, namens de Financiële Commissie, aan de Algemene Ledenvergadering voor om decharge te verlenen aan het Bestuur. De Algemene Ledenvergadering dechargeert het Bestuur voor het gevoerde financieel beleid van de brigade. 6. Voorstel contributieverhoging Het Bestuur had het mandaat om per 1 januari 2013 de contributie te verhogen met maximaal één euro. Dit hebben we niet gedaan gezien de omstandigheden. Door de steeds hogere wordende kosten, is het noodzakelijk om een minimale contributieverhoging voor te stellen. Momenteel is de ZRB nog steeds één van de goedkopere verenigingen in Zoetermeer. We willen voorstellen om onderstaande verhogingen per 1 juli 2014 in te laten gaan. heden voorstel Jaar maand jaar maand 30 minuten leszwemmen elementair 159,00 13,25 165,00 13,75 30 minuten (les)zwemmen overig 162,00 13,50 168,00 14,00 45 minuten (les)zwemmen overig 216,00 18,00 222,00 18,50 Bestuursleden 25,00 25,50 Commissieleden 25,00 25,50 Instructeurs, niet les zwemmende (hulp)instructeurs 25,00 25,50 Leszwemmende hulpinstructeurs 108,00 9,00 111,00 9,25 Bewakingsleden en ondersteunende leden 16,00 16,50 10 strippenkaart voor 30 minuten vrijzwemmen 37,00 38,00 Inschrijfgeld 10,00 10,00 Aad-Tobias Huijbens; heeft een bezwaar, niet zozeer de verhoging, maar meer de verdeling. Waarom krijgen bijvoorbeeld zwemmende instructeurs korting en zwemmende bewakingsleden niet. Marcel van der Ploeg geeft aan dat instructeurs ongeveer 40 avonden per jaar voor de brigade bezig zijn en bewakingsleden 15 (als ze alle dagen al bewaakt hebben). Kees de Vries geeft aan dat je je inzet ook als donatie moet zien. Natalie Baas geeft aan dat ze vind dat er een Algemene Ledenvergadering - 29 april

5 verschil moet zitten in contributie voor commissielid en/of bestuurslid ten opzicht van de andere. Zij maken veel meer uren. Brenda Bontenbal; vraagt waarom zwemmende instructeurs maar 25 cent omhoog gaan en de andere 50. Bestuur geeft aan dat dit is omdat zij de helft van de normale contributie betalen. Aad-Tobias Huijbens; wil weten hoeveel de contributieverhoging oplevert. Robert van Swieten geeft dat dit ongeveer 500 euro is op jaarbasis. Brenda Bontenbal; voor degene die aan het begin van het jaar betaald hebben, krijgen die nu een incasso van een resterende kwartje? Dit is zonde van de incasso kosten. Bestuur geeft aan dat dit inderdaad waar is en er wordt voorgesteld om dat kwartje mee te nemen in de contributie van Aad-Tobias Huijbens; vraagt of de korting van 5% nog bestaat als je per jaar betaald. Bestuur geeft aan dat dit conform Huishoudelijk Reglement nog geldt. Koos le Large; wordt de contributie verhoging ook naar leden gecommuniceerd. Bestuur geeft aan dat bij de uitnodiging van de Ledenvergadering het voorstel voor verhoging heeft gezeten, deze heeft ook in de hal van het zwembad gelegen en indien we akkoord gaan, zullen we het natuurlijk melden aan de leden. Marcel Bruijniks; vorig jaar hadden we een grote winst, nu toch een contributieverhoging? Bestuur geeft aan dat we niet kunnen voorzien hoe een jaar loopt. Vorig jaar bepaalde zaken niet aangeschaft en verkoop van bootjes wat geleid heeft tot het positieve resultaat. Alles wordt ook duurder de komende jaren. Marcel Bruijniks; geeft aan dat hij bij andere zwemvereniging ziet dat er een reserve is om de huur van zwembad te kunnen betalen als vereniging ophoudt te bestaan. En wat is de annuleringstermijn voor de huur? Bestuur geeft aan dat er voldoende geld is om het zwembad voor de komende maanden te betalen. Indien de vereniging ophoudt te bestaan, als in faillissement, dan hoeven we ook niet meer te betalen. Wij weten niet zo wat het opzegtermijn is van de huur van het zwembad. Alle kosten, zoals bv zwembadhuur, gaan altijd per 1 januari omhoog. Aangezien wij pas halverwege het jaar de contributie verhogen, lopen we altijd een half jaar achter. We willen voorstellen dat wij als Bestuur het mandaat krijgen om, wanneer wij het echt noodzakelijk vinden, per 1 januari een contributieverhoging van maximaal 1,00 door te mogen voeren. Beide voorstellen worden goedgekeurd met 8 stemmen tegen, 4 stemmen blanco en 83 stemmen voor. 7. Jaarverslag 2013 Er wordt de mogelijkheid gegeven om vragen of opmerkingen te geven op het jaarverslag. Koos le Large; pagina 3 bij Regionale samenwerking staat er in de 4 de regel onderkend, dit moet zijn ondertekend. Klopt. Koos le Large; zelfde artikel, de regel eronder staat en intensieve samenwerking, dit moet zijn een intensieve samenwerking. Klopt. Koos le Large; pagina 7 bij Nieuw materiaal staat in de 1 ste zin gesteld, moet zijn gestald. Klopt. Marcel Bruijniks; pagina 5 bij EHBO; hij geeft aan moeite te hebben met de kosten die worden berekend aan de DAN cursisten. Dat terwijl het ook steeds belangrijker wordt voor de reddingsbrigade dat iedereen het kan en mag. Het Bestuur geeft aan dat de kosten een op een worden doorbelast vanuit de organisatie waar we de cursusmaterialen en certificaten inkopen. In de toekomst willen we gaan kijken of we de kosten via de gemeente kunnen terugvragen, aangezien het specifiek voor de strandbewaking is. Jan-Willem van Leeuwen; krijgen de kandidaten die het zelf al betaald hebben dan (een deel van) hun geld terug? Bestuur meldt dat ze eerst met de gemeente in overleg moeten, als hier meer duidelijkheid over is, kunnen we kijken wat mogelijk is. Het jaarverslag 2013 is akkoord. De Algemene Ledenvergadering dechargeert het Bestuur voor het gevoerde beleid van de brigade. Algemene Ledenvergadering - 29 april

6 8. Benoeming en herbenoeming De kandidaat penningmeester Robert van Swieten wordt voorgesteld aan de aanwezige leden. o Hij heeft zich spontaan aangemeld naar aanleiding van de verzonden mail. Hij is al een enthousiast lid in zwembad en strandbewaking. o Hij heeft eerst met de voorzitter en secretaris gesproken o Robert van Swieten heeft vervolgens ook telefonisch contact gehad met de toen huidige penningmeester. o Daarna is hij gaan meedraaien in Algemeen Bestuur, heeft deels meegewerkt aan de jaarrekening en de begroting. o Er is een VOG aangevraagd en ontvangen. o De voorzitter geeft aan blij te zijn met jongere mensen op die functie. Robert van Swieten stelt zichzelf kort voor. Hij komt uit Stompwijk en woont in leiden waar hij biologie en geneeskunde studeert. Hij heeft geen financiële achtergrond, maar dit wel in de studie meegekregen. Het lijkt hem een mooie uitdaging en hij kan zo een extra bijdrage leveren aan de reddingsbrigade. Rogier de Groot; er was nog een aanmelding, krijgt hij nog te horen dat de vacature is ingevuld? De voorzitter legt uit dat er inderdaad een andere kandidaat zou zijn als we niemand konden vinden. Het is iemand van buiten de brigade en wilde ons ondersteunen wanneer er geen kandidaat zou zijn. Wij hadden hem inderdaad al netjes moeten laten weten dat we een penningmeester hebben gevonden. Er moet een stembureau worden ingericht, Natalie Baas en Aad-Tobias Huijbens melden zicht aan. Natalie Baas is de voorzitter van het stembureau. Er wordt uitgelegd op welke wijze er gestemd moet worden. En een specifiek verzoek als je voor, tegen of blanco stemt om dat dan te melden op bijvoorbeeld de achterkant. Zeker als je tegen stemt vinden wij het prettig om te horen waarom, daar kunnen we dan iets mee. Wat fout gegaan met uitdeling kaartjes, 1 persoon opnieuw stemmen. Natalie Baas meldt dat de telling iets langer duurde, aangezien iemand te veel stemmen heeft gekregen. Het stembureau heeft in overleg met secretaris besloten om die ene persoon alleen opnieuw te laten stemmen, aangezien bekend was wie het was en het niet bepalend was of iemand zou aangenomen worden of niet. Er zijn in totaal 95 stemmen waarvan 8 stemmen middels machtigingen. Herbenoeming voor 3 jaar voorzitter Yvonne Castelein: 79 stemmen voor, 8 tegen en 8 blanco. Akkoord bevonden. Benoeming voor 2 jaar penningmeester Robert van Swieten: 95 stemmen voor, 0 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Benoeming voor 1 jaar (i.v.m. spreiding DB) secretaris Peter de Vries: 87 stemmen voor, 4 tegen en 4 blanco. Akkoord bevonden. Herbenoeming voor 2 jaar voorzitter BEP Brenda Bontenbal: 79 stemmen voor, 8 tegen en 8 blanco. Akkoord bevonden. Herbenoeming voor 2 jaar plaatsvervangend algemeen strandcommandant Maarten Voskamp: 91 stemmen voor, 4 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Er wordt gevraagd of er iemand wil aantreden als lid voor de Financiële Commissie Joop de Groot en Paul Castelein worden gekozen als lid en Aad-Tobias Huijbens wordt gekozen als reserve lid. 9. Wat er verder nog ter tafel komt Jubilarissen o Robert Bontenbal 15 jaar o Erik Bontenbal 15 jaar o Anouschka de Puy 15 jaar o Rogier de Groot 25 jaar o Patrick Voskamp 30 jaar Algemene Ledenvergadering - 29 april

7 Koos le Large; wellicht een nieuwe foto op het jaarverslag? Peter de Vries geeft aan dat het een foto uit 2013 is. 10. Sluiting De voorzitter spreekt een speciale dank uit voor alle leden die veel voor ons doen, succes het komende jaar en bedankt voor de komst. De vergadering wordt om uur gesloten. De BEP wordt bedankt voor verzorging van de avond. Namens het Bestuur, Peter de Vries Secretaris Algemene Ledenvergadering - 29 april