Reglement klachtencommissie cliënten Reinaerde

Transcriptie

1 Reglement klachtencommissie cliënten Reinaerde De klachtencommissie cliënten Reinaerde is belast met het beoordelen van en adviseren over klachten van cliënten. In het navolgende zijn o.m. de samenstelling en benoeming, de taken en bevoegdheden en de werkwijze van de commissie beschreven. Aanvullend op de oorspronkelijke versie zijn in de onderhavige tekst de wijzigingen van het BOPZklachtrecht (artikel 41 Wet BOPZ) verwerkt die op 1 febr in werking zijn getreden en zijn enkele artikelen geactualiseerd. Artikel 1. Begripsomschrijvingen 1. Onder "aangeklaagde" wordt verstaan degene(n) op wie de klacht betrekking heeft. 2. Onder "commissie" wordt verstaan de interne klachtencommissie zoals bedoeld in de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (KCZ) en de Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ), ingesteld door de Raad van Bestuur. 3. Onder "geschil" wordt verstaan een meningsverschil tussen de klager enerzijds en bestuur en/of medewerker(s) van Reinaerde anderzijds. 4. Onder "klacht" wordt het volgende verstaan. Algemeen: een uiting van onvrede betreffende beslissingen (of het nalaten daarvan), gedragingen of functioneren van binnen Reinaerde werkzame personen of organisatorische verbanden. Specifiek: een bezwaar dat zich richt tegen een beslissing als omschreven in artikel 41, eerste lid van de Wet BOPZ: de kwalificatie van wilsonbekwaamheid; het toepassen van dwangbehandeling; het toepassen van middelen en maatregelen; het beperken van de bewegingsvrijheid; het niet toepassen van het overeengekomen behandelingsplan. 5. Onder "klager" wordt het volgende verstaan. Algemeen: degene die een klacht indient, zijnde de cliënt of degene die namens een cliënt een klacht indient (een ouder, wettelijk vertegenwoordiger of andere belangenbehartiger). Specifiek (volgens Wet BOPZ): de cliënt, wettelijk vertegenwoordiger, elke meerderjarige bloedverwant in de rechte lijn, niet zijnde een ouder, en in de zijlijn tot en met de tweede graad, alsmede de voogd van de cliënt, die bezwaar maakt op grond van artikel 41 van de Wet BOPZ. Wanneer de cliënt is overleden, kunnen nabestaanden in de ruimste zin van het woord nog een klacht indienen. Houder: afd. kwaliteit Auteur: H. Hoff Status: vastgesteld door RvB : 1 van 9

2 6. Onder "medewerker" wordt verstaan degene die op basis van een arbeids-, uitzend-, oproep-, of detacheringovereenkomst werkzaam is voor Reinaerde dan wel waarbij sprake is van een stageof vrijwilligersovereenkomst. 7. Onder "Reinaerde" wordt verstaan het als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin dienstverlening wordt verleend. 8. Onder "vertrouwenspersoon" wordt verstaan degene die ten behoeve van Reinaerde is belast met de opvang, ondersteuning en bemiddeling rond klachten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. De Klachtencommissie Artikel 2. Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf vaste leden, en ten minste drie plaatsvervangende leden. 2. De vaste en plaatsvervangende leden worden benoemd door de Raad van Bestuur. 3. Ten minste de helft van het aantal vaste en plaatsvervangende leden van de commissie wordt benoemd op voordracht van de Cliëntenraad van Reinaerde. De overige vaste en plaatsvervangende leden worden benoemd op voordracht van de Raad van Bestuur. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden benoemd op gezamenlijke voordracht van Raad van Bestuur en Cliëntenraad. 4. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn onafhankelijk lid: zij hebben geen arbeidsrechtelijke of bestuurlijke binding of andere directe betrokkenheid bij de dienstverlening van Reinaerde. De overige vaste en plaatsvervangend leden kunnen geen deel uitmaken van het bestuur van Reinaerde. 5. Van de commissie maken in ieder geval een jurist en een gedragskundige (orthopedagoog) deel uit. 6. De Raad van Bestuur voegt, in overleg met de voorzitter, een ambtelijk secretaris toe die secretariële ondersteuning biedt aan de commissie. 7. Een plaatsvervangend lid treedt op: a. indien een vast lid van de commissie door ziekte of anderszins verhinderd is aan het werk van de commissie deel te nemen; b. in geval van een nog niet vervulde vacature in de commissie; c. indien een vast lid van de commissie zich ingevolge artikel 3 van deze regeling beroept op het verschoningsrecht. Artikel 3. Verschoning : 2 van 9

3 1. Een lid van de commissie dient zich te onthouden van deelneming aan de behandeling van een klacht indien daarbij zijn/haar onpartijdigheid in het geding is. 2. Het betreffende lid zelf kan op die grond besluiten niet aan behandeling deel te nemen en de klager of aangeklaagde kunnen verzoeken dat een lid niet aan behandeling deelneemt. Een plaatsvervangend lid zal dan optreden. Artikel 4. Zittingsduur en ontslag 1. De zittingsduur van de commissieleden is bepaald op vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming. 2. De commissie stelt een rooster van aftreden op. 3. Het ontslag van een commissielid wordt verleend door de Raad van Bestuur. De ontslagredenen zijn: a. einde van de zittingsperiode; b. op eigen verzoek; c. in geval van verwaarlozing van de taak of wegens andere dringende redenen op grond waarvan handhaving als lid niet in redelijkheid kan plaatsvinden. 4. De commissie treedt in haar geheel af indien het de commissie gebleken is dat er geen onderlinge samenwerking mogelijk is. Taken en bevoegdheden van de commissie Artikel 5. Taken 1. Behandeling van klachten van klagers. 2. Behandeling van geschillen tussen klagers enerzijds en bestuur en/of medewerkers van Reinaerde anderzijds. 3. Het beoordelen van klachten en het uitbrengen van advies aan de Raad van Bestuur over algemene klachten, dan wel het beslissen over specifieke klachten (als bedoeld in Wet BOPZ, art. 41). 4. Het registreren van de klachten en het opstellen van een jaarverslag. Artikel 6. Bevoegdheden : 3 van 9

4 1. Het oproepen van partijen en andere personen binnen de organisatie voor hoor en wederhoor. 2. Het instellen van zelfstandig onderzoek, al dan niet met raadpleging van adviseurs. 3. De commissie heeft vrije toegang tot de instelling met inachtneming van de elementaire beginselen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4. Het raadplegen van stukken in het belang van het onderzoek. Voor zover deze betrekking hebben op de klager dient hiervoor toestemming door de klager of diens wettelijk vertegenwoordiger gegeven te worden, voor zover deze betrekking hebben op medewerker(s) dient hiervoor toestemming te worden gegeven door de betreffende medewerker(s) en de Raad van Bestuur. 5. De commissie heeft de bevoegdheid een beslissing waartegen een specifieke klacht (Wet BOPZ) is gericht te schorsen. Werkwijze van de commissie Artikel 7. Indiening van de klacht 1. De klager dient een klacht schriftelijk bij de commissie in, ter attentie van (de secretaris of de voorzitter van) de klachtencommissie, per adres van Reinaerde. Hierbij wordt de naam van de klager vermeld, indien van toepassing naam en relatie van de (wettelijk) vertegenwoordiger, en de reden van de klacht/ het geschil. 2. Als een klacht naar het oordeel van de commissie onvoldoende informatie bevat, stelt zij de klager in de gelegenheid binnen twee weken duidelijkheid te verschaffen. 3. Een klacht wordt schriftelijk aan de commissie voorgelegd. De klager kan t.b.v. de formulering van zijn klacht zonodig advies inwinnen bij de secretaris van de klachtencommissie of indien het een klacht over ongewenste omgangsvormen betreft een beroep doen op de vertrouwenspersoon. 4. De klager kan zich op zijn/haar verzoek laten bijstaan door een door hem of haar aangewezen persoon, buiten de kring van mensen die direct of indirect bij de klacht en/of de aangeklaagde zijn betrokken. Artikel 8. Bevestiging van ontvangst 1. De commissie zendt na ontvangst van de klacht zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen, een bevestiging aan de klager en licht de klager in over de verdere procedure. : 4 van 9

5 2. Van de indiening van de klacht en de inhoud daarvan doet de commissie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen mededeling aan de aangeklaagde met zonodig het verzoek daarop binnen twee weken schriftelijk te reageren. Voorts wordt de Raad van Bestuur ingelicht. Artikel 9. Beslissing over in behandeling neming 1. De commissie neemt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van een algemene klacht c.q. binnen één week na ontvangst van een specifieke klacht een beslissing over in behandeling neming van de klacht. Indien de commissie besluit tot het niet in behandeling nemen van de klacht deelt zij dit schriftelijk gemotiveerd mee aan de klager, de aangeklaagde en de Raad van Bestuur en geeft zij informatie over eventuele andere mogelijkheden voor de klager om zijn/haar geschil aan de orde te stellen. 2. Een klacht wordt niet verder behandeld indien zij door de klager wordt ingetrokken of indien de klager zich wendt tot een andere daartoe geëigende externe instantie. 3. De Raad van Bestuur kan na kennisname van een algemene klacht, de beslissing waartegen de klacht zich richt schorsen voor de duur van de behandeling van de klacht. De klachtencommissie kan na kennisname van een specifieke klacht, de beslissing waartegen de klacht zich richt schorsen voor de duur van de behandeling van de klacht Artikel 10. Behandeling van de klacht 1. Aan de behandeling van een klacht nemen ten minste drie leden van de commissie deel, onder wie de onafhankelijke voorzitter. Bij de behandeling van een specifieke klacht zijn in ieder geval een jurist en een gedragskundige (orthopedagoog) betrokken. 2. De commissie stelt de klager en de aangeklaagde in de gelegenheid schriftelijk of mondeling al dan niet in elkaars aanwezigheid hun standpunt toe te lichten. Dit kan één of meerdere malen plaatsvinden. 3. Van een mondelinge toelichting wordt een verslag gemaakt. 4. De klager en aangeklaagde kunnen zich tijdens behandeling van de klacht laten bijstaan door door hen aan te wijzen personen. 5. De commissie kan, indien zulks ter beoordeling van de klacht noodzakelijk wordt geacht, ook anderen in de gelegenheid stellen van een klacht kennis te nemen en daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen. 6. Indien klager zijn/haar medewerking aan het onderzoek weigert, kan dit voor de commissie aanleiding zijn de behandeling te staken. 7. Medewerkers die daartoe worden opgeroepen, worden geacht medewerking te verlenen, zo : 5 van 9

6 nodig op gezag van de Raad van Bestuur. 8. Indien nog onduidelijkheden zijn blijven bestaan, kan de commissie overgaan tot het verzamelen van nadere gegevens, waaronder het opnieuw horen van partijen en eventueel adviseurs en/of getuigen. Artikel 11. Geheimhouding 1. De informatie-inwinning geschiedt conform de vereisten van de privacywetgeving. 2. Voor de vaste en plaatsvervangend leden van de commissie en eventuele adviseurs geldt een geheimhoudingsplicht omtrent al hetgeen tijdens de uitoefening van hun taak te hunner kennis komt, tenzij uit hun taak bij de uitvoering van de wet de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. Artikel 12. Vergaderingen van de commissie 1. De commissie komt in vergadering bijeen zo dikwijls als de leden dit wenselijk achten, alsmede zo dikwijls als nodig is ter naleving van het in dit reglement bepaalde. 2. De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de vergadering van de commissie. 3. Indien de commissie de personen als bedoeld in artikel 10 in een vergadering uitnodigt, worden zij daarvan in beginsel uiterlijk één week voor de datum van de vergadering, en wel bij voorkeur schriftelijk, op de hoogte gesteld. 4. De vergadering van de commissie is niet openbaar. Artikel 13. Het inzien van stukken 1. De klager en de aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld de op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien met inachtneming van betreffende wettelijke regelingen en vereiste vertrouwelijkheid. 2. Stukken die niet rechtstreeks ter kennis van de klager kunnen worden gebracht, kunnen worden ingezien door een (wettelijk) vertegenwoordiger van de klager. Artikel 14. Middelen De Raad van Bestuur verplicht zich voldoende middelen en faciliteiten ter beschikking te stellen aan de commissie ter uitoefening van haar functie. De voorzitter van de commissie raadpleegt de Raad van Bestuur vooraf omtrent te verwachten uitgaven. : 6 van 9

7 Artikel 15. Het oordeel van de klachtencommissie 1. Nadat het onderzoek is afgerond, vindt standpuntbepaling door de voltallige commissie plaats; dit standpunt wordt tot uitdrukking gebracht in een gemotiveerd oordeel en advies over een algemene klacht dan wel een gemotiveerde beslissing over een specifieke klacht. 2. Algemeen: het standpunt van de commissie wordt vastgesteld binnen zes weken na het indienen van de klacht. Indien deze termijn niet haalbaar is, doet de commissie daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en de aangeklaagde, onder vermelding van de termijn waarbinnen de commissie haar oordeel over de klacht zal uitbrengen, doch uiterlijk binnen drie maanden na het indienen van de klacht. Specifiek: indien het een klacht op grond van artikel 41 van de Wet BOPZ betreft, bedraagt de termijn waarbinnen standpuntbepaling door de commissie plaats dient te vinden 14 dagen na het indienen van de klacht. Voor specifieke klachten aangaande beslissingen die geen gevolg meer hebben of waarvan het gevolg is komen te vervallen is de beslistermijn van de klachtencommissie op vier weken gesteld. 3. Bij gebreke van eenstemmigheid is het standpunt van de meerderheid beslissend. 4. Algemeen: de commissie maakt haar advies zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen na standpuntbepaling schriftelijk bekend aan de klager, de aangeklaagde en de Raad van Bestuur. Specifiek: indien het een klacht op grond van artikel 41 van de Wet BOPZ betreft, wordt aanvullend op het bovenstaande tevens een afschrift verzonden aan de Regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg. Artikel 16. Beslissing van de Raad van Bestuur 1. Algemeen: na ontvangst van het advies van de commissie deelt de Raad van Bestuur de klager, aangeklaagde, betrokkenen en de commissie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien werkdagen schriftelijk mee of maatregelen genomen zullen worden en zo ja, welke. Deze termijn kan eenmalig met tien werkdagen verlengd worden, mits de Raad van Bestuur dit met redenen omkleed meedeelt aan betrokken partijen. Specifiek: indien het een klacht op grond van artikel 41 van de Wet BOPZ betreft, mag de termijn waarbinnen de klachtencommissie haar beslissing meedeelt uiterlijk twee werkdagen bedragen, waarbij naast de Raad van Bestuur, klager, aangeklaagde en betrokkenen tevens melding plaatsvindt naar de Regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg. 2. De Raad van Bestuur is gehouden het advies van de commissie over te nemen, tenzij de Raad van Bestuur zwaarwichtige redenen heeft om af te wijken van het standpunt van de commissie. Artikel 17. Beroepsmogelijkheid : 7 van 9

8 Indien de commissie niet tijdig een beslissing neemt op een specifieke klacht op grond van artikel 41 van de Wet BOPZ of indien de beslissing inhoudt dat de specifieke klacht niet gegrond is, dan kan de klager zich wenden tot de Regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg ter verkrijging van een beslissing van de rechter over de klacht. Artikel 18. Registratie en verslaglegging 1. De commissie draagt zorg voor het voeren van een registratie van bij haar schriftelijk ingediende klachten en geschillen, zowel voor zover doorverwezen als voor zover behandeld door de commissie. 2. Op basis van deze registratie wordt jaarlijks verslag uitgebracht over de aard van en het aantal behandelde klachten in het voorgaande kalenderjaar. De gegevens in dit verslag zijn niet rechtstreeks tot personen herleidbaar. 3. Het jaarlijks verslag wordt vóór 1 maart toegezonden aan de Raad van Bestuur.. De Raad van Bestuur stuurt vervolgens het verslag vóór 1 april naar de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Regionale Inspectie voor de Gezondheidszorg. Artikel 19. Archivering 1. De dossiers, met alle op de klacht betrekking hebbende stukken, worden in een archief bewaard, dat berust onder de ambtelijk secretaris. 2. De dossiers worden in het archief gedurende tien jaar na behandeling bewaard, tenzij er redenen zijn om een dossier langer te bewaren, zulks ter beoordeling van de voorzitter van de commissie. Na verloop van de bewaartermijn worden de dossiers vernietigd. Artikel 20. Evaluatie Jaarlijks vindt naar aanleiding van het jaarverslag van de klachtencommissie een evaluatie plaats van de werkzaamheden en bevindingen van de commissie door de Raad van Bestuur. Artikel 21. Slotbepalingen 1. Ten behoeve van haar functioneren en de wijze waarop zij haar werkzaamheden zal verrichten, kan de commissie nadere regels stellen. Bij strijdigheid tussen deze nadere regels en de onderhavige klachtenregeling prevaleert de klachtenregeling. 2. De commissie kan de Raad van Bestuur voorstellen doen tot wijziging van de klachtenregeling. : 8 van 9

9 3. De klachtenregeling treedt in werking na vaststelling door de Raad van Bestuur en wordt conform een vooropgezette procedure op passende wijze onder de aandacht gebracht van alle betrokkenen in de organisatie. De Raad van Bestuur heeft het klachtenreglement vastgesteld op 18 januari 2001 na overleg met leden van de klachtencommissie en met inachtneming van het adviesrecht van de Cliëntenraad en het instemmingsrecht van de Ondernemingsraad. : 9 van 9