OneXS Business Pro. Technische Training

Transcriptie

1 OneXS Business Pro Technische Training

2 Onderwerpen Algemene Informatie Gebruiker instellingen Groep instellingen Applicaties Support en documentatie

3 OneXS Business Pro Algemene informatie

4 OneXS BusinessPro User Pack Licenties User Features Features welke 1:1 aan een gebruiker worden toegekend Group Features Features welke op Group (=partitie) niveau worden toegekend Features in User Pack (Basic, Standard, Executive) User features in package op systeem Gebruik van group features in user pack - Navenant aan hoeveelheid/type user licenties - Extra gebruik per group = telling van extra user licentie(s)

5 Licentie overzicht OneXS BusinessPro Basic User Basic Call Logs Call Forwarding Always Call Forwarding Busy Call Forwarding No Answer Call Forwarding Not Reachable Call Return Call Transfer Call Waiting Calling Line ID Delivery Blocking Directory Number Hunting External Calling Line ID Delivery Intercept User Internal Calling Line ID Delivery Last Number Redial Three-Way Call Hunt Group * Series Completion * Virtual User Power Pack Alternate Numbers Anonymous Call Rejection Call Forwarding Always Call Forwarding Busy Call Forwarding No Answer Call Forwarding Not Reachable Priority Alert Selective Call Acceptance / Rejection Standard User Basic User + Anonymous Call Rejection Automatic Callback Diversion Inhibitor Do Not Disturb Hoteling Guest Speed Dial Unified Messaging Call Park * Call Pickup * Service Scripts Group * Auto Attendant Unified Messaging Receptionist Call Center OneXS Toolbar Fax to OneXS Remote Executive User Standard User + Vast hoofd Alternate Numbers Account Codes Barge-in Exempt Busy Lamp Field Call Forwarding Selective Call Notify Directed Call Pickup Directed Call Pickup + Barge-In Hoteling Host Music on Hold - User N-Way Calling OneXS Anywhere Priority Alert Privacy Selective Call Acceptance Selective Call Rejection Sequential Ring Simultaneous Ringing Personal OneXS Toolbar OneXS Remote Authorization Codes * Instant Group Call * Music On Hold * Custom Ringack Group * Enhanced Outgoing Calling Plan * * Group Feature

6 OneXS BusinessPro IP toestellen Polycom IP321/331/335 Cisco SPA2102 Polycom IP550/560 Polycom IP650 Polycom IP670 Polycom IP5000 Polycom IP6000 Polycom IP7000

7 OneXS BusinessPro IP toestellen Siemens N300A i.c.m C610h XRS Dect

8 OneXS BusinessPro IP toestellen Let op! Cisco Sccp toestellen worden alleen ondersteund over OneXS verbindingen

9 OneXS BusinessPro Softphones

10 DHCP Settings Polycom DHCP optie 66 laten verwijzen naar: DHCP optie 160 laten verwijzen naar: Het toestel haalt automatisch de firmware op, incl. de Quick Setup. Door middel van Quick Setup kun je een toestel aanmelden. Om aan te melden moet je de credentials van het device profile te gebruiken. Mocht je niet in staat zijn om DHCP opties te gebruiken, is er een document beschikbaar op welke beschrijft hoe het toestel te provisionen zonder DHCP.

11 Receptionist Enterprise full featured version Small Business / Office 30 lines SMB / 8 lines office

12 OneXS Call Center Oplossing Call Center Agent (On-)beschikbaar/nawerktijd. Geavanceerde call controls Screen pop-ups Click to Dial Call Center Supervisor Inbreken Agent supervisie Wachtrijbeheer Rapportages

13 OneXS Toolbar Internet Explorer: Firefox: Microsoft Outlook:

14 OneXS Toolbar Functies

15 OneXS BusinessPro Gebruiker instellingen

16 Inleiding Inloggen Admin Portal Broadworks Partitie informatie Gebruikers aanmaken Toekennen van licenties Instellingen op groep niveau Instellingen op user niveau Applicaties

17 Inloggen beheerportal Inloggen Inloggen via de meeste browsers: Per customer een eigen login Gelijktijdig inloggen mogelijk(vanaf andere PC of browser)

18 Nummerlengte intern nummer Nummerlengte partitie Voordat er users met een intern nummer aangemaakt kunnen worden dient eerst de lengte van het nummer te worden ingesteld. Deze is te wijzigen onder: Utilities->Extension Dialing De lengte die gekozen kan worden is 2,3,4,5 of 6 cijferig intern nummerplan. Indien een lengte is gekozen kan deze niet meer aangepast worden naar een korter nummerplan. Eventueel vergroten van bijvoorbeeld 3 naar 4 is wel mogelijk. De interne nummers kunnen bij de user gekozen worden. En hoeven niet vooraf afgestemd te worden.

19 OneXS Business Pro Credentials

20 Aanmaken van een gebruiker Ga hiervoor naar Profile -> Users en klik op Add Het formaat van User ID is uniek en moet aan het volgende formaat voldoen User ID = Groepsnaam_Voornaam_Achternaam Voor gebruiker Marvin Kroonenburg in de groep 1XS_ONEXS leidt dit tot de gebruikersnaam - 1XS_ONEXS_Marvin_Kroonenburg Het Wachtwoord dient minimaal uit 6 karakters te bestaan, het dient een combinatie te zijn van cijfers en letters. OneXS adviseert uit veiligheids oogpunt om een moeilijk wachtwoord te kiezen van minimaal 8 karakters. Die niet gelijk is aan telefoonnummer en/of gebruikersnaam. De reseller is verplicht om veilig om te gaan met deze gegevens. Indien niet zorgvuldig wordt omgegaan met de login gegevens is fraude mogelijk.

21 Aanmaken gebruiker Voor het aanmaken van een device profile moet je het juiste profiel dat bij het toestel van deze gebruiker past selecteren, hieronder is een overzicht waarin te zien is met welk toestel welk profiel word gebruikt. Type Toestel Polycom 3XX/5XX/6XX Polycom IP5000/6000/7000 Polycom VVX1500 Cisco Sccp 79XX Yealink T20P/Tiptel 280 Yealink T22P/Tiptel 282 Yealink T26P/Tiptel 284 Yealink T28P/Tiptel 286 Yealink T32G Yealink T38G Linksys SPA2102 Bria Softphone (iphone,android) Profiel Polycom Polycom Polycom-VVX1500 Cisco Sccp 79XX Yealink T20P Yealink T22P Yealink T26P Yealink T28P Yealink T32G Yealink T38G Linksys SPA-2102 Counterpath Bria

22 Aanmaken device profile Extern nummer Na aanmaken van user dient zijn toestelprofiel te worden aangemaakt. Ga hiervoor naar: <Gebruiker> > Profile-> Addresses Device Profile Name moet gelijk zijn aan het telefoonnummer inclusief de landcode maar zonder de 0. Device Profile type dient gelijk te zijn aan het te gebruiken toestel. Zoals aangegeven in de voorgaande slide Line/port dient hetzelfde te zijn aan de Device Profile Name. Voorbeeld:

23 Aanmaken device profile Intern nummer Na aanmaken van user dient zijn toestelprofiel te worden aangemaakt. Ga hiervoor naar: Profile-> Addresses Device Profile Name dient gelijk te zijn aan het formaat: Groepsnaam_Extensie. Devide Profile type dient gelijk te zijn aan het te gebruiken toestel. In geval van een polycom toestel kan het generieke polycom profiel gebruikt worden. Line/Port dient gelijk te zijn aan het formaat: Groepsnaam_Extensie. De lengte van het interne nummer kan ingesteld worden op het groups niveau. Voorbeeld:

24 Aanmaken device profile credentials Instellen van een username en password waarmee het toestel zich kan aanmelden. Ga naar: Profile-> Users > Selecteer de juiste gebruiker-> address ->Configure Identity/Device Profile. De User Name dient gelijk te zijn aan het User ID. Voorbeeld: 1XS_ONEXS_Marvin_Kroonenburg (Max 30 karakters) Let op: Dit wordt ook als username gebruikt in het toestel, het is mogelijk om de username in te korten, zolang deze maar uniek blijft en begint met de Groepsnaam. Ik zou dus ook een van de volgende voorbeelden kunnen gebruiken: 1XS_ONEXS_Marvin 1XS_ONEXS_7913 1XS_ONEXS_MKR Wachtwoord dient minimaal uit 6 karakters te bestaan, het dient een combinatie te zijn van cijfers en letters. OneXS adviseert om wachtwoord te kiezen met letters en cijfers hier een te kiezen van minimaal 8 karakters welke niet gelijk is aan telefoonnummer en/of username. ( om fraude te voorkomen) OneXS adviseert om verschillende type karakters door elkaar te gebruiken.

25 Toekennen van een licentiepack aan user Kies bij users de juiste gebruiker. Onder de kop Assign Services kunnen de licentie packs toegevoegd worden. Losse Services zijn voor Virtual users tbv huntgroepen/voic box, software applicatie.(virtual User Power Pack) Door de licenties naar rechts te plaatsen worden de licenties toegekend aan de gebruiker. Indien het niet mogelijk is om licenties te selecteren kunt u contact opnemen met OneXS. Features van users worden pas zichtbaar na toevoegen van het licentie pack.

26 Aanmaken gebruiker Authenticatie Instellen van een username/ wachtwoord waarmee het toestel zich kan authenticeren. Ga naar: Users -> Selecteer de juiste gebruiker -> Utilities -> Authentication Daar dient de username en het wachtwoord te worden ingevuld. Deze dient gelijk te zijn aan de User ID. Deze hoeven niet in het toestel te worden geconfigureerd, de Authenticatie settings worden automatisch opgehaald in de Device Profile settings. Gebruik een maximum van 30 karakters voor de User Name.

27 Nummerweergave Voor nummerweergave heb je 4 opties: 1. Het telefoonnummer van de gebruiker 2. Het telefoonnummer van de groep 3. Een custom telefoonnummer - Deze moet wel onder naam staan van de klant, maar bijvoorbeeld als je meerdere groepen gebruikt e.g. Sales en Support, kun je deze configureren per gebruiker) 4. Anoniem. Standaard word optie 1 gebruikt. Optie 2 valt in te stellen per user of voor de gehele groep. Met een intern nummer is het mogelijk om optie 2,3 en 4 te gebruiken. Standaard word hierbij het groepsnummer meegestuurd. Nummerweergave is aan te passen onder Profile > Call Processing Policies. Op onze Wiki staat een uitgebreide manual hoe je een aparte nummerweergave kunt meesturen.

28 VoicePortal Het aanmaken van een voiceportal is vereist om een voic te laten functioneren. Aanmaken/Activeren van de voiceportal Group->services->VoicePortal Telefoonnummer waar voiceportal extern te bereiken is. Eventueel is ook alleen een intern nummer mogelijk. ID wat wordt weergegeven bij de Voiceportal. Time zone van de Voiceportal Voor eventuele doorschakelingen. Op user niveau zijn weer specifieke instellingen te maken.

29 Voic Voic is beschikbaar icm elke licentie. Voic is geïntergreerd met een Standard en Executive user, bij een Basic user moet je nog een extra service pack toevoegen, namelijk Unified Messaging. Wanneer de juiste licentie is toegewezen, kun je onder Messaging -> Voice Management de Voic aanmaken. Ga hiervoor naar Advanced Settings en vul de volgende gegevens in: 1. Selecteer a Personal Mail Server 2. Mail Server ID: mail.xs2.onexs.com 3. Address: <User ID>@xs2.onexs.com 4. User ID: <User ID> 5. Password: vul hier een willekeurig password in welke voldoet aan 6 karakters en minimaal 1 cijfer en 1 letter.

30 Busy Lamp Field Busy Lamp Field knoppen hebben een hogere prioriteit als snelkeuzes, dus wanneer er op het toestel 3 knoppen beschikbaar zijn, en er 3 users in Busy Lamp Field zijn geselecteerd, komen er geen snelkeuze s meer in het scherm te staan. Dit kunt u doen via de web portal onder de gebruiker, vervolgens onder het menu Client Applications en vervolgens Busy Lamp Field. Bij List URI, gebruik het volgende formaat: BLF_<Groepsnaam>_<BLFNaam> De BLFNaam dient uniek te zijn in de groep. Via de Search functie kunt u mensen toevoegen welke dan op het toestel verschijnen.

31 OneXS BusinessPro Groep instellingen

32 Aanmaken Call Pickup Via Service->Call Pickup kan er een nieuwe Call Pickup aangemaakt worden. Er kunnen meerdere Call Pickups per groep/partitie worden aangemaakt. Door middel van de search kunnen user gezocht worden. Deze kunnen dan aan de assigned users toegekend worden. Oproepen zijn door de assigned users op de nemen door middel van *98.

33 Huntgroepen Een huntgroep kan alleen worden aangemaakt op groepsniveau Huntgroup ID dient uniek te zijn: Groepsnaam_Huntgroupnaam Voorbeeld: 1XS_ONEXS_Support Verschillende group verdelingen mogelijk

34 Huntgroepen Door op de aangemaakte huntgroep te klikken. Dan kan er via Addresses een telefoonnummer aan de huntgroep toegekend worden. Tevens kan er een wachtwoord worden ingevuld voor de voiceportal.

35 Huntgroepen Indien allow call waiting on agents staat aangevinkt worden meerdere tegelijk per gebruiker aangeboden. Calling Line ID wordt altijd weergegeven op het scherm van de ontvanger. Dit is dus de naam van de huntgroep. Oproep Verdeling: Eerst beschikbare user in de huntgroup ( Regular ) Eerst beschikbare user in de group. Indien onder aan de lijst wordt er weer vanaf bovenaan begonnen (circular) Bij elke user tegelijkertijd ( Simultaneous) Langst wachtende gebruiker (uniform) Random afhankelijk van het percentage wat is toegekend aan de user in de hunrgroep ( Weighted Call Distribution)

36 Huntgroepen Setting bij niet beantwoord ( no Answer Settings) Mogelijkheid om door te schakelen nar volgende agent (regular/circullar) Doorschakelen naar andere telefoonnummer na X seconden Toevoegen van extra huntgroep gebruikers/users Druk op de Search button om alle user in de paritie weer te geven. Of geef een deel van de naam op: Bij available users komen de users te staan die overeenkomen met de zoek opdracht. Door middel van de add button kunnen users worden toegevoegd aan de huntgroep.

37 Huntgroepen Instellen Weighted Call Distribution Voordat de Weighted Call Distribution Settings zichtbaar worden dient de huntgroep eerst te worden aangemaakt met de optie weighted Call Distriburtion Aan de huntgroep moeten users zijn toegewezen. Bij huntgroep-> profile kunnen de percentages van de oproep verdeling worden ingegeven. Het totaal percentage moet altijd op 100% uitkomen. De oproep verdeling vindt nu plaats naar ratio van aantal gesprekken

38 Tijdschakelingen Het is mogelijk om tijdschakelingen te maken op basis van Schedules. Het is mogelijk om een tijdschakeling te maken op een Huntgroep of een User. Voor tijdschakelingen is de feature Call Forwarding Selective vereist. Deze is beschikbaar met een Executive licentie of een Virtual User Power Pack Maak eerst een schedule aan (dit kan zowel onder een groep als een gebruiker) Dit doe je onder Profile > Schedules Vervolgens druk je op Add en kies je voor een Time of Holiday schedule. Time schedules worden gebruikt om Buiten kantoor uren te defineren, of weekenden. Holiday schedules worden gebruikt om Vrije dagen/vakanties te defineren.

39 Tijdschakelingen Onder een Schedule defineer je events, dit zijn de tijden/datums welke actief zijn binnen de schedule. Maak een event aan onder een schedule, hier kun je kiezen voor een bepaalde tijd of gehele dag. Selecteer bij Start Date de begin datum waarop je wilt dat het event actief is, en vul hierbij de Start Time in. Vul bij End Date en End Time de datum en tijd waarop het specifieke event eindigt. Onder een event kun je kiezen voor de herhalingsperiode (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks).

40 Tijdschakelingen Voeg vervolgens de schedule toe aan Call Forwarding Selective. Dit kan onder Incoming Calls > Call Forwarding Selective. Druk hier op Add om de schedule toe te voegen. Je kunt per schedule een ander nummer opgeven of een standaard nummer instellen. Je kunt alle calls forwarden of een specifiek nummer.

41 Tijdschakelingen Druk hierna op OK Zet hierna Call Forwarding Selective op On Druk op Apply en

42 Music On-Hold Aanmaken Music/Video on Hold Partitie/group->Services->Music/Video on Hold Door op Edit of Add te klikken kan de bestaande Music on Hold worden toegevoegd en/of worden aangepast. Bij general settings kunnen de Default settings worden gemaakt. Binnen de hele partitie/group van toepassing. Bij internal settings kunnen Specieke instellingen gemaakt worden voor Internal Calls. Mogelijkheid voor het kiezen van een voorkeurs Codec. G7.11 G7.29 Zelf Wav bestanden opladen voor de Music on Hold. Deze moet voldoen aan het volgende formaat: WAV U-Law, 8 khz, 8 Bit, Mono, 7 kb/sec Indien een user over de juiste licentie beschikt is het ook mogelijk om deze settings op user niveau in te stellen.

43 Common Phone List Een groep telefoonboek kan worden aangemaakt onder Utilities > Common Phone List Telefoonboeken kunnen worden geimporteerd dmv.csv files of handmatig worden toegevoegd. Telefoonboeken worden zichtbaar in applicaties en polycom toestellen. De naam in een.csv file is gelimiteerd tot 50 karakters. Voorbeeld: "Name","Number OneXS Support"," Marvin Kroonenburg,

44 Personal Phone List Een persoonlijk telefoonboek kan worden aangemaakt onder <Gebruiker> > Outgoing Calls > Personal Phone List. Een telefoonboek kunnen worden geimporteerd dmv.csv files of handmatig worden toegevoegd. Telefoonboeken worden zichtbaar in applicaties en polycom toestellen. De naam in een.csv file is gelimiteerd tot 50 karakters. Voorbeeld: "Name","Number OneXS Support"," Marvin Kroonenburg,

45 Polycom Telefoonboek Om een telefoonboek te gebruiken op een Polycom toestel, kun je de volgende stappen uitvoeren: 1. Maak het device profile primary line/port: Dit kun je doen bij <Gebruiker> > Profile > Addresses > Configure Identity/Device Profile Ga naar het tabblad Users, druk op Search, vink Primary Line/Port aan. 2. Activeer Polycom Phone Directory: Dit kun je doen bij <Gebruiker> > Client Applications > Polycom Phone Services Klik op Edit, vink vervolgens Integration with BroadWorks aan. 3. Activeer Polycom Phone Services: Dit kun je doen bij Services > Polycom Phone Services Vink Include the Group s...directory aan 4. Activeer Personal Phone List: Indien je ook de Personal Phone List in het toestel wilt laden, moet je de optie Include the Personal Phone List in the Polycom Phone Directory aanvinken.

46 Outgoing Calling Plan Er zijn verschillende Call Types welke per groep en gebruiker te defineren zijn. Dit kan handig zijn wanneer je wilt dat iemand totaal niet kan uitbellen of alleen binnen de groep.

47 Feature Access Codes Feature Access Codes zijn snelkoppellingen op het toestel welke kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld een doorschakeling snel te activeren of deactiveren. Deze codes zijn te vinden onder Utilities > Feature Access Codes. Indien je gebruik wilt maken van een eigen indeling qua Access Codes, kun je de optie Group FAC codes aanvinken en vervolgens kun je alleen Access Codes aanpassen.

48 Speed dials Speed dials zijn te configureren per gebruiker. Speed dials overrulen systeem codes. Bijvoorbeeld: Voic afluisteren is *86, als ik een speed dial zou aanmaken voor *86 naar mijn mobiel, dan word deze actief en kan ik hiermee niet meer mijn voic beluisteren. Speed dials zijn te configuren onder Outgoing Calls. Speed dials zijn beschikbaar vanaf een Standard licentie. Op groepsniveau onder Utilities > Feature Access Codes, is de prefix in te stellen voor Speed Dial 100.

49 OneXS BusinessPro Applicaties

50 Starten applicaties Vanuit de webportal is het mogelijk om applicaties te starten. Automatische starten van applicaties is ook mogelijk Webportal zelfde layout als de beheerportal. Eindgebruiker heeft dus ook zelfde mogelijkheden op end user niveau.

51 Callmanager

52 OneXS Toolbar Internet Explorer: Firefox: Microsoft Outlook:

53 OneXS Business Pro Receptionist

54 OneXS Business Pro Call Center Basic

55 OneXS Business Pro Call Center Standard

56 OneXS Business Pro Call Center Premium

57 OneXS BusinessPro Support en documentatie

58 OneXS Wiki De OneXS Wiki is beschikbaar op Hierop zijn documenten beschikbaar over o.a. Verbindingen, Hosted Voice en SIP Trunking. Voor de OneXS Wiki is geen account vereist, de documenten en applicaties zijn toegankelijk voor iedereen.

59 Opmerkingen Faxen & Modems: Faxen worden ondersteund op basis van T.38 protocol. Binnen dit protocol kunnen faxen tot 14k4 ondersteund worden indien er een goed presterende IP verbinding is. Het T.38 protocol wordt door onder meer de Cisco SPA2102 ATA ondersteund maar niet door de PAP2T. Voor IP transport van andere typen modemverkeer via zijn geen betrouwbare industriestandaarden. OneXS ondersteunt daarom geen modemverkeer anders dan T.38 faxen.

60 Aanmaken Support Case Eigen en/of groups account mogelijk. Invullen van Contact gegevens en informatie van de klant. Updates zullen plaats vinden via het ticketsysteem Voor dringende gevallen kunt u bellen met: