Eerste probleemanalyse

Transcriptie

1 Stappenplan algemene preventie instrument 02 Eerste probleemanalyse Dit instrument kadert binnen de visietekst Van verontwaardiging of bezorgdheid naar projecten algemene preventie en het stroomdiagram algemene preventie, waarbij sprake is van zeven concrete instrumenten. Dit is na de signaalfiche het tweede instrument. Het beoogt een eerste probleemanalyse van een structureel probleem te gebruiken door een team of een werkgroep van hulpverleners, uit het eigen CAW of uit meerdere teams of organisaties. Het derde instrument is een projectvoorbereidingsfiche (wellicht op CAW-niveau) van zodra een algemeen preventieproject overwogen wordt, een vierde instrument is een projectplan dat het mogelijk maakt een project concreet uit te werken en op te volgen, van zodra er beslist is wie met welke oplossing aan de slag gaat. Een vijfde instrument omvat een verslagsjabloon voor tussentijdse afspraken. Een zesde instrument ondersteunt een tussentijdse evaluatie. Het zevende instrument is een formulier voor de eindevaluatie van een project. Bedoeling instrument Globaal is het de bedoeling om zicht te krijgen op het structureel probleem zoals dit ervaren (subjectief beleefd) wordt door de (soorten) betrokkenen die er rechtstreeks mee te maken hebben en kunnen inschatten of het probleem voldoende relevant, ernstig en concreet is en er voldoende oplossingsporen zijn om een project algemene preventie te overwegen. Met relevant bedoelen we de mate dat waarin een probleem verwijst naar zaken die die voor het CAW of zijn cliënten van belang zijn. Zicht krijgen op de groep(en) mensen die rechtstreeks met het structureel probleem te maken hebben of er in de toekomst mee zullen te maken hebben. Een eerst zicht krijgen op oorzaken en wat een oplossing bemoeilijkt en vergemakkelijkt Kader, methodiek en handvatten aanreiken voor eerste probleemanalyse van een structureel probleem Betrokkenheid van hulpverleners bij probleemsignalering versterken. Voor wie is dit instrument bedoeld? Dit instrument is bedoeld voor een signaalverantwoordelijke, een stafmedewerker, een teambegeleider of teamcoordinator die de gesprekken leidt met een werkgroepje uit één team of een teamoverstijgende werkgroep (of een CAW-overstijgende werkgroep), als het probleem ruimer herkenbaar is. Zorg dat uw werkgroepje niet te groot is, 5 à 6 mensen is ideaal. Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 1 van 6

2 Praktisch en methodisch Deze eerste probleemanalyse is in een afzonderlijk stappenplan gegoten. We werken met 5 flappen. Je kunt de flaps best op voorhand naast elkaar ophangen. Je mag alle flappen verticaal of rechtstaand ophangen, uitgezonderd de tweede flap, die hang je best liggend. Voorzie een stift per deelnemer en voldoende grote Post-its (bv van ongeveer 12,5 op 7,5 cm). Het is de bedoeling de postits op een geordende manier op de flappen aan te brengen. Door voldoende groot te schrijven kan de groep op de flap inhoudelijk volgen. Vooraf Oplossingsdenken is goed, maar houd de geesten open voor nieuwe denksporen Verreken de kijk van verschillende soorten betrokkenen (laat collega s zich inleven in de positie van die soorten betrokkenen) Stel u regelmatig de waarom vraag, dit trekt uw aandacht naar meer algemene abstractere problemen of oorzaken. Stel daarnaast ook regelmatig de hoe vraag, dit stelt de problematiek concreter. Wanneer je dit vragenschema en bijhorende technieken (visgraatdiagram, brainstorm, postits ) volledig doorloopt, dan ben je (zeker voor een complex probleem) toch al snel ander half uur bezig. Als je de bespreking in tijd wil beperken geef je best prioriteit aan stap 2 (brainstorm over oplossingen), stap 3 (belangrijkste aspecten van het structureel probleem voor de groepen mensen die er het meest last van hebben (de visgraatanalyse.), stap 7 (wat is veranderd als het probleem opgelost is) en stap 8 (conclusies). Het is ook aan te raden op voorhand bij coördinatoren of teambegeleiders van het eigen CAW of externe aanwerwante organisaties te checken of het probleem ook voor hen herkenbaar is of zelfs reeds besproken is. Als meerdere teams met het probleem te maken hebben, kan het interessant zijn om het probleem op een teamoverstijgende werkgroep te bespreken (een mix van teams en functies kan wonderen doen). Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 2 van 6

3 1. Het structureel pobleem opnieuw toelichten De signaalgever situeert kort het probleem (liefst zakelijk, zoveel mogelijk feiten) en geeft kort aan waarom en hoe het een structureel probleem is? Wat is voor wie (cliëntperspectief) een structureel probleem? Het probleem is herkenbaar voor collega s. Het is geen individueel, maar een een dieperliggend, algemeen probleem. Het is een probleem dat zich wellicht gaat herhalen. Het is een probleem dat een duurzame oplossing nodig heeft. Welk soort mensen gaat met dit soort problemen in de toekomst te maken hebben? Waarom zijn bezorgd of verontwaardigd over het probleem? Wat zijn de effecten voor de getroffen mensen? Hoe dikwijls komt het probleem voor? Zeggen de registratiegegevens van het eigen team iets over het probleem? 2. Aan welke oplossingen denken we? Om een eerste idee te hebben over waar iedereen aandenkt bij het formuleren van het probleem organiseren we als smaakmaker of aperitief: een korte, maar krachtige brainstorm over oplossingen. De bedoeling is deze lijst in de loop van de verdere bespreking aan te vullen of te corrigeren en te toetsen aan nieuwe inzichten. Praktisch en methodisch (flap 1) Deze eerste inventaris van mogelijke oplossingen beperkt zich uitdrukkelijk tot een brainstorm, dus geen discussie. De vraag is wat is voor u de meest evidente oplossing voor het structureel probleem? Zet maximum per persoon één oplossing op één post-it. Schrijf (voldoende groot) op de post-its, zodanig dat iedereen kan lezen wat er op staat. Hang de post-its op de flap. Groepeer de post-its inhoudelijk bij het op hangen. Omcirkel de oplossingen die het meest vermeld worden. Brainstorm wil zeggen: wilde ideeën, out of de box, buiten de lijntjes kleuren en ook mekaar niet proberen te overtuigen. 3. Wat zijn de belangrijkste aspecten van het structureel probleem voor de groepen mensen die er rechtstreeks mee te maken hebben? De bedoeling is zicht te krijgen op de belangrijkste aspecten van het structureel probleem, weliswaar bekeken vanuit de mensen die er rechtstreeks mee te maken hebben. Met rechtstreeks te maken hebben bedoelen we mensen die professioneel of niet professioneel het probleem reeds ervaren hebben of er getuigen van geweest zijn. Het gaat hier niet om beleidsverantwoordelijken. Met deze inventaris willen we ook zicht krijgen op de relevantie (met relevant bedoelen we de mate dat waarin een probleem verwijst naar zaken die die voor het CAW of zijn cliënten van belang zijn) de ernst en de concreet van het probleem. Praktische en methodisch: (flap 2, opgelet horizontaal hangen) Benoem samen de groepen mensen die rechtstreeks last hebben van het structureel probleem of die er last van zullen hebben. Iedereen leeft zich in in de positie van de soorten betrokkenen en Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 3 van 6

4 vraagt zich af hoe zij het probleem ervaren? Maak dan een visgraatdiagram. Als het aantal betrokken groepen zeer groot is en de analyse daardoor te complex kan worden, beperk je de visgraat best tot de betrokkenen, die er het meeste last van hebben. Zet op de horizontaal gehangen flap (visgraatdiagram) verschillende graten op een dwarslijn (de hoofdgraat), één per soort betrokkene die er rechtstreeks last van hebben. Vervolgens schrijft iedereen (met stift) op één post-it per soort betrokkene wat voor die soort betrokkene het belangrijkste aspect (slechts één) van het structureel probleem is. Ten slotte worden de post-its opgehangen en bij het ophangen inhoudelijk gegroepeerd. Laat duidelijk zijn dat het hier gaat om het belangrijkste aspect vanuit de beleving van de (soort) betrokkene en niet wat volgens hulpverleners het belangrijkste aspect voor die betrokkene zou moeten zijn. De visie van de hulpverleners moet of kan later aan bod komen als afzonderlijke soort betrokkene. Schat in hoe ernstig de vermelde aspecten van het probleem zijn, hoe vaak komt het probleem voor, is er veel kans dat dat dit probleem zich gaat herhalen, hoe ingrijpend is het probleem? 4. Wie heeft wanneer en waar het probleem? Zicht krijgen op de groep(en) mensen die rechtstreeks te maken hebben met probleem en op de context van het probleem. Dit moet ook informatie geven over de relevantie, de ernst en de concreetheid van de problematiek. Praktisch en concreet: (flap 3) Zet een antwoord op volgende vragen rechtstreeks op een flap: Voor wie weegt het probleem het zwaarst? Wat kenmerkt deze mensen? Gaat het om één specifieke doelgroep of gaat het om meerdere doelgroepen? Heeft de groep gemeenschappelijke kenmerken? Welke? Is er bij de groep een probleembesef? Over hoeveel mensen gaat het nu of kan het in de toekomst gaan (registratie?)? 5. Hoe is het probleem ontstaan? Wat vergemakkelijkt en wat bemoeilijkt een oplossing? Zicht krijgen op de oorzaken, op wat een oplossing vergemakkelijkt en op wat het probleem in stand houdt. Dit kan ook informatie geven over de relevantie, de ernst en de concreetheid van de problematiek, evenals over de haalbaarheid van oplossingen. Praktisch en methodisch: (flap 4) Doe een brainstorm over mogelijke oorzaken. Iedereen zet de volgens hem/haar belangrijkste oorzaak (stift, voldoende grote post-it) op één post-it. De post-its worden opgehangen en bij het Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 4 van 6

5 ophangen inhoudelijk gegroepeerd. Mogelijk zijn er uitspraken te doen over de belangrijkste oorzaken (omcirkel). Doe vervolgens een korte brainstorm over wat een oplossing vergemakkelijkt? Bv wat is er aanwezig qua kennis, bestaand structureel overleg, eventuele experimenten, bestaand draagvlak, bondgenoten. Zet kort op flap. Doe ten slotte ook een brainstorm over wat een oplossing bemoeilijkt, belemmert of in stand houdt? Nog even aandacht voor de stelregel uit de vooraf: stel u regelmatig de waarom vraag, dit trekt uw aandacht naar meer algemene abstractere problemen of oorzaken. Stel daarnaast ook regelmatig de hoe vraag, dit stelt de problematiek concreter. Al het verzamelde materiaal zal ook bruikbaar zijn in de fase van de projectvoorbereiding. 6. Wat zeggen de rechtstreeks betrokkenen zelf over het probleem? Weten we voldoende wat de rechtstreeks betrokkenen zelf denken over het probleem? Hebben we het hen zelf gevraagd? Als we het hen zelf niet gevraagd hebben, dan voorzien we best een bevraging. 7. Wat is er veranderd als het probleem opgelost is en wat gebeurt er als het probleem niet opgelost wordt? Vragen naar wat veranderd is als het probleem opgelost is is in feite vragen naar mogelijke resultaten van oplossingscenario s. Je kunt de vraag nog anders stellen: aan wat zal men kunnen zien dat het probleem opgelost is. De vergelijking met de aanvankelijke brainstorm over oplossingen kan verhelderend zijn. Daarnaast stellen we ook de vraag wat er gebeurt als het probleem niet opgelost wordt? Antwoorden op deze vraag kunnen ons heel wat materiaal bezorgen over de ernst van het probleem en de verdere gevolgen. Praktisch en methodisch: (flap 5) Iedereen formuleert twee postits, één idee op een postit voor een oplossing en idéé over wat er gebeurt als er niets aan het probleem gedaan wordt. Gebruik een stift en voldoende grote postits. Post-its worden opgehangen. Bij het ophangen worden ze inhoudelijk gegroepeerd. Conclusies kunnen rechtstreeks bruikbaar zijn in de fase van de projectvoorbereiding. Vergelijk met wat de eerste brainstorm over mogelijke oplossingen heeft opgeleverd. Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 5 van 6

6 Conclusies Is het mogelijk om een gemeenschappelijke probleemstelling te formuleren (In preventietermen: is duidelijk wat voorkomen moeten worden?)? Wat is waarom, voor wie een structureel probleem? Is er één oplossingsspoor of zijn er meerdere? Formuleer. Is de problematiek voldoende ernstig, relevant en concreet om een project algemene preventie te overwegern? Met relevant bedoelen we de mate dat waarin een probleem verwijst naar zaken die die voor het CAW (opdrachten) of zijn cliënten van belang zijn. Zijn er partners om het probleem (mee) aan te pakken? Geef eventueel aan wat zeker nog verder onderzocht moet worden. Praktisch: houd de flappen bij, ze zijn heel nuttig bij de projectvoorbereiding. Het kan ook handig zijn om foto s van de flaps te maken. Stappenplan algemene preventie: instrument 'eerste probleemanalyse Pag. 6 van 6