Griffieplan Leiderdorp, januari 2011

Transcriptie

1 Griffieplan 2011 Leiderdorp, januari 2011

2 Voorwoord Dit jaar blikken we aan de hand van (ken)getallen terug op 2010, het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen. Er werd formeel en informeel afscheid genomen van de oude raad. Twee vertrekkende raadsleden ontvingen een Koninklijke onderscheiding. Eenentwintig raadsleden werden (opnieuw) benoemd en op dit moment zijn er twintig burgerraadsleden actief. Er is veel aandacht besteed aan het introductieprogramma van de gemeenteraad. Vanuit het ambtelijk apparaat is een overdrachtsdossier samengesteld en tijdens drie verschillende kennismakingsavonden is er kennis gemaakt met de ambtelijke organisatie. Naast een introductie envelop met praktische informatie zijn de (burger)raadsleden in een informeel gesprek met burgemeester en griffier bijgepraat over het reilen en zeilen binnen de gemeentelijke politiek. Alle (burger)raadsleden hebben deel kunnen nemen aan een debattraining. Ook vanuit de gemeenschappelijke regelingen, waar Leiderdorp deel van uit maakt, zijn verschillende kennismakings- en informatiebijeenkomsten georganiseerd. Een (zomer)startbijeenkomst in de vorm van een BBQ luidde het nieuwe politieke jaar is. Waarna er in september voor de (plv) voorzitters van de raad en de raadscommissies een voorzitterstraining georganiseerd was. Het introductieprogramma is in september afgesloten met een ontmoetingsmarkt tussen de (burger)raadsleden en het Leiderdorpse maatschappelijk middenveld. Al met al was het een druk bezet, maar vooral afwisselend jaar voor de (burger)raadsleden en daarmee ook voor de griffie. Ook voor 2011 staan er weer een aantal geplande ontwikkelingen op stapel, met aan het einde van het jaar de verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis. Aan het eind van dit griffieplan blikken we vooruit naar 2011 en geven we de actiepunten vanuit de griffie aan. Heeft u vragen of aanvullingen? Dan horen we dat graag van u. Griffier Tineke Zantingh (plv) griffier Esther Abma Mom Managementassistente Danielle Kamperveen

3 De raad en raadscommissies In elke gemeente is een raad, een college en een burgemeester (art.6 Gemeentewet). De raad vertegenwoordigt de gehele bevolking van de gemeente (art. 7 Gemeentewet). De gemeenteraad kan raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden (art. 82 Gemeentewet). Sinds 1 januari 2008 zijn er in de gemeente Leiderdorp drie raadscommissies ingesteld: 1. Commissie Bestuur en Maatschappij (bestuur, financiën en welzijn) 2. Commissie Ruimte (ruimtelijke ordening) 3. Regiocommissie (regionale aangelegenheden) Vergaderingen Gepland voor 2011 Gemeenteraad * 10 Commissie Bestuur en Maatschappij Commissie Ruimte Regiocommissie Begrotingsinformatiemarkt TOTAAL AANTAL VERGADERINGEN Inclusief een extra raad, afscheids- en installatieraad en bijeenkomst raad kerntakendiscussie

4 Presidium Reglement van Orde Raad Artikel 5 Presidium 1. De raad heeft een presidium, bestaande uit de voorzitter van de raad, de eerste plaatsvervangend voorzitter van de raad, de fractievoorzitters of hun plaatsvervangers, en de griffier. 2. Het presidium is het dagelijks bestuur van de raad. Tot haar taken behoren de financiën van de raad, de lange termijn planning van de raad, contacten met de rekenkamer en huishoudelijke zaken. 3. Het presidium wordt voorgezeten door de eerste plaatsvervangend voorzitter van de raad en bij diens afwezigheid door een door de aanwezige leden van het raadspresidium aangewezen voorzitter. 4. De voorzitter pleegt overleg met het raadspresidium, wanneer hem dit wenselijk voorkomt. Zodanig overleg vindt tevens plaats, indien ten minste twee leden van het raadspresidium hierom verzoeken. 5. Het in het vorige lid bedoelde betreft de gang van zaken met betrekking tot de raad in de meest ruime zin. 6. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar, tenzij de aard van de onderwerpen naar het oordeel van de meerderheid van het presidium zich daartegen verzet. 7. De besluitenlijst van de vergadering van het raadspresidium wordt aan alle raads- en burgerraadsleden toegezonden ter kennisneming. Presidium Gepland 2011 Bijeenkomsten

5 Agendacommissie Reglement van Orde Raad Artikel 6 Agendacommissie 1. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de (plaatsvervangend) voorzitters van de raadscommissies en de griffier. 2. De voorzitter van de raad en bij diens afwezigheid zijn vervanger, treedt op als voorzitter van de agendacommissie. 3. De griffier treedt op als secretaris en is bij elke vergadering in die hoedanigheid aanwezig. 4. De voorzitter roept de agendacommissie tijdig voor een geplande raadsvergadering bijeen. Ook als ten minste een van de leden hierom verzoekt roept de voorzitter de agendacommissie bijeen. 5. De agendacommissie bereidt de agenda s voor van de raadscommissies en van de raadsvergaderingen. 6. De agendacommissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken wordt het besluit voorgelegd aan het presidium. 7. De agendacommissie kan voorstellen doen voor het opstellen van een jaarplanning voor de raad en de raadscommissies. Ook kan zij voorstellen doen voor een vergaderschema voor de raad en de raadscommissies. 8. De besluitenlijst wordt aan alle raads- en burgerleden ter kennisneming g d. Agendacommissie Gepland 2011 Bijeenkomsten

6 Spreekrecht burgers Reglement van Orde Raad Artikel 16 Spreekrecht burgers 1. Na de opening van de vergadering, voor vaststelling van de agenda, kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over willekeurige onderwerpen. Het kunnen agendapunten zijn, maar dat hoeft niet. 2. Het woord kan niet gevoerd worden: a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep op de rechter open staat of heeft opengestaan; b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. indien een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 15 minuten voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. 4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. 5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. Aantal Insprekers Raad Commissie Bestuur en Maatschappij Commissie Ruimte Regiocommissie Verordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies Artikel 14 Inspreken 1. Aanwezige burgers worden in een openbare vergadering van de commissie in de gelegenheid gesteld het woord te voeren over onderwerpen die op de agenda staan vermeld. Zij dienen dit ten minste 15 minuten voor de aanvang van de vergadering bij de griffier kenbaar te maken. 2. Onmiddellijk voor de behandeling van het betreffende agendapunt stelt de voorzitter degene(n) die van het in het eerste lid bedoelde spreekrecht gebruik wenst (wensen) te maken in de gelegenheid het woord te voeren. De voorzitter kan de inspreker(s) uitnodigen aan tafel plaats te nemen. 3. Voor de uitoefening van het spreekrecht wordt per persoon maximaal 3 minuten beschikbaar gesteld.

7 4. Na de beraadslaging door de commissie in eerste termijn en voorafgaande aan de beraadslaging in tweede termijn worden insprekers in de gelegenheid gesteld kort op vragen en/of mededelingen vanuit de commissie te reageren. Hiervoor wordt per persoon maximaal 1 minuut beschikbaar gesteld. 5. De voorzitter is bevoegd van het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 af te wijken indien dit van belang is voor het goede verloop van de vergadering. Fractiespreekuur Op verzoek van burgers, instellingen en organisaties organiseert de griffie een fractiespreekuur waarbij elke fractie vertegenwoordigd is Busbaan langs de Persant Snoepweg Jeugd Ontmoetings Plaatsen Ringweg Oost Jeugd Ontmoetings Plaatsen Brede School Oude Dorp Centrumplein/garage Verordening WSW W4 Molencarroussel Heerlijk Recht fase I/ inrichting van de Kleine Zandput/Groene Scheg Ouders hoogbegaafde kinderen Verplaatsing tennispark de Munnik Ontwikkeling Plantage en Kleine Zandput Openbaar Vervoer visie Ringweg Oost 2x Stichting Wijkbelang Ringweg Oost Gebiedsvisie Willem Alexander Laan Welstandsnota

8 Presentatieavonden Presentatieavonden zijn besloten en uitsluitend informatief, er vindt geen besluitvorming plaats. Deze avonden zijn gepland voor een commissieronde, zodat ze tijdig extra informatie kunnen bieden over een onderwerp Introductieprogramma presentatie Rekenkamer, Algemene Bedrijfsvoering, Control Bestuurskrachtmeting Jongerencentrum Introductieprogramma presentatie Beleid en projecten Natuurspeelplaats WMO Introductieprogramma presentatie Dienstverlening Huisvesting Milieudienst West Holland Tennisvereniging LTC De Munnik Bibliotheek Uitslag ontwerpwedstrijd nieuw gemeentehuis Woningmarkt en woonruimteverdeelsysteem Rijnhart Wonen Evaluatie bestuursakkoord Regionalisering brandweer Servicepunt71 Nieuwbouw gemeentehuis Achthovener- en Boterhuispolder Regionale ontwikkelingen Rijnhart Wonen Informatiebeleid en elektronische dienstverlening Centrum Jeugd en Gezin IVVP Milieudienst West Holland ontwikkelingen

9 Verslaglegging raads- en commissievergaderingen Wat Waar Wie Kosten 2008 Kosten 2009 Kosten 2010 Commissieadviezen Bij stukken raad (plv)griffier Niet gemeten. Niet gemeten. Niet gemeten. Kort verslag GAH en RIS (plv)griffier Niet gemeten. Niet gemeten. Niet gemeten. Toezeggingenlijsten Bij stukken Griffie/Red 588,00 588,00 558,60 commissies en raad Kiwi Uitgebreide RIS Notuleerbu 19722, , ,00 samenvatting reau Audioverslagen Website gemeente NotuBiz 3452, ,33* (verwerking, onderhoud en service) Leiderdorp en via RIS Audioverslagen (licentie/abonnement) NotuBiz 7695, , ,00 *nog niet meegenomen zijn de kosten van de commissie BM 29/11/2010, commissie Ruimte 30/11/2010, commissie Regio 22/11/2010, raad 3/11/2010, raad 5/11/2010, raad 22/11/2010, raad 13/12/2010

10 Werkgroepen Reglement van Orde Raad Artikel 7 Werkgroepen en Verordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies artikel 18 Werkgroepen 1. De raad of commissie kan werkgroepen instellen, die door het presidium bekrachtigd worden. 2. De leden van een werkgroep worden vanuit de fracties via het presidium voorgedragen. 3. De leden van een werkgroep kiezen uit hun midden een voorzitter. 4. Een werkgroep kan worden bijgestaan door de (plaatsvervangend) griffier. De griffier heeft in de vergadering een adviserende stem. 5. Bij de instelling van een werkgroep bepaalt het presidium of de vergaderingen in het openbaar zullen worden gehouden. Indien het presidium bepaalt dat de vergaderingen in het openbaar zullen worden gehouden, heeft de werkgroep het recht om in bijzondere gevallen, waarin zij dit noodzakelijk acht, in beslotenheid te vergaderen. 6. Het presidium bepaalt de termijn, waarbinnen een werkgroep haar taak moet hebben vervuld. 7. Het verslag, eventueel vergezeld van een voorstel, van een werkgroep wordt uitgebracht aan de commissie alsmede aan de raad. 8. Een werkgroep is, behoudens het in dit artikel gestelde, vrij om haar werkwijze te bepalen. Overzicht werkgroepen Raad van Leiderdorp 2010 Werkgroep Bijeenkomsten Regio 6 20 april 2006 Financiële werkgroep/ Opbouw begroting 1 Nov Bestuurlijke vernieuwing 3 Sept Maatschappij, Sociale Zaken: WWB Subsidiebeleid 2 1 Start Status Doelstelling 09 jan Doorlopend Doorlopend Doorlopend Raad op 24 sept besluit genomen over vernieuwingsvoorstellen. Ad hoc Voorbereiden en bespreken portefeuillehoudersoverleggen en overige regioonderwerpen. Meer inzichtelijk maken voor de raad van de financiële processen en producten. Na het voltooien van de kerntakendiscussie moet de opbouw van de begroting en de vertaling daarvan in programma s opnieuw worden bekeken. Onderzoeken ander vergadersysteem. Rol burger in besluitvormingsproces onderzoeken. Sociale zaken/wwb:informatie richting commissie en raad stroomlijnen. Subsidiebeleid: Evalueren subsidieproces afgelopen jaar en procedures helder in beeld brengen/houden. Sport 1 20 nov. Aangeven verwachtingen sportnotitie.

11 WMO Bloemerd 4 Najaar 2009 Opgeheven raad 13 dec WMO: Informatie richting commissie en raad stroomlijnen. Komen tot een invulling van Sport- en Recreatiepark De Bloemerd die op zoveel mogelijk draagvlak kan rekenen. Nieuwe gemeentehuis FINANCIEEL Nieuwe gemeentehuis projectgroep bestuurs- en vergadercentrum Ad Hoc Bewaken budgetten Ad Hoc Bewaken wensen van de raad. Groenoverleg Doorlopend Representatie van de raad in het groenoverleg. Stuurgroep Kerntaken 3 16 maart 2009 Doorlopend Uitgangspunt van deze discussie moet zijn dat de breedte en de veelheid van taken en projecten die de gemeente thans tot haar werkdomein rekent tegen het licht gehouden worden vanuit de vraag of zij ook daadwerkelijk nog tot haar domein behoren ofwel vragen om een heroverweging naar uitvoering en verantwoordelijkheid.

12 Werkbezoeken & Bijeenkomsten Om te weten wat er in Leiderdorp speelt onderhouden (burger) raadsleden op allerlei manieren contact met inwoners, bedrijven en instellingen. Onder andere door op werkbezoek te gaan en bijeenkomsten bij te wonen. Een aantal (burger) raadsleden bezoekt dan een bedrijf/ instelling om te praten over wensen, problemen en plannen of woont een bijeenkomst bij. Deze bezoeken zijn erg belangrijk. Raadsleden ervaren zo zelf wat er leeft en gebeurt in Leiderdorp Atelier Ringweg Oost Werkbezoek Dierenasiel Leiden DZB werkbezoek Politie Hoorzitting Manifest Regionale brandweer Hollands Midden bijeenkomst Brainstorm kaders SSC Netwerkbijeenkomst LOV Brede School Oude Dorp Munnikenpolder Benen op sessie tafel Verbeteragenda Lijsttrekkersdebat Toelichting Boterhuispolder samen met Teylingen Ontvangst gemeente Beverwijk in het kader van raadsuitje gemeente Beverwijk Wandeling WA-laan Pluspunt Informeel gesprek burgemeester en griffier met nieuwkomers over reilen en zeilen binnen de gemeentelijke politiek. Debattraining 2x en voorzitterstraining Milieudefensie Werkbezoek Doeshaven Informatiebijeenkomst samenwerking in de Oude Rijnzone Bewoners van Alphenplein Expertmeeting Kerntakendiscussie Informatieavond Politie Hollands Midden Seniorenraad Informatiebijeenkomsten Holland Rijnland over verschillende onderwerpen Financiën voor (burger)raadsleden Pluspunt Avond(en) nieuwe inwoners VNG congres

13 Regioconferentie raden Holland Rijnland Informatiebijeenkomsten Holland Rijnland over verschillende onderwerpen Hoorzitting IVVP Overleg met Rekenkamer door fractievoorzitters Tennispark de Munnik werkbezoek Milieudienst kennismakingsbijeenkomst 28 juni Avond(en) nieuwe inwoners RijnlandRoute informatieavond 30 juni Informatiebijeenkomst JOP werkgroep Zomer (start) bijeenkomst/bbq (bugrer)raadsleden en college Ontmoeting met maatschappelijk middenveld Raadsledenbijeenkomst Holland Rijnland Kijk op de Rijn werkbezoek Gemeente Haarlemmermeer minisymposium Veiligheidsregio Hollands Midden informatieve bijeenkomst Informatiemarkt Waterplan Informatieavonden verkeersveiligheid ROV Zuid Holland

14 Verordening op de Rekenkamer Artikel 2 Rekenkamer Rekenkamer 1. Er is een rekenkamer die onderzoek doet naar de effecten, de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid. Rapporten Rekenkamer In het kader van verder kijken: op weg naar balans tussen denken en doen Onderzoek naar regionale samenwerkingsrelaties Risicomanagement W4 Specifieke bestedingen gemeentehuis Jongerenwerk in Leiderdorp onderzoek gemeente Leiderdorp

15 Ingediende vragen Reglement van Orde Raad Artikel 39 Raadsvragen 1. Op de agenda van de raadsvergadering staat de vragenronde. 2. De vragenronde duurt maximaal een half uur. De voorzitter kan bepalen dat van deze maximale tijd wordt afgeweken. 3. Het lid van de raad dat tijdens de vragenronde vragen wil stellen, meldt dit onder vermelding van het onderwerp ten minste 2 werkdagen voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter. De voorzitter kan na overleg met het raadspresidium weigeren een onderwerp tijdens de vragenronde aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de vergadering op diezelfde dag aan de orde komt. 4. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens de vragenronde aan de orde worden gesteld. 5. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vraagsteller, voor de wethouders, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad. 6. Per onderwerp wordt aan de vraagsteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. 7. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vraagsteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. 8. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de raad het woord verlenen om hetzij aan de vraagsteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. 9. Tijdens de vragenronde kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten Raadsvragen Commissievragen csie BM Commissievragen csie Ruimte Commissievragen Regiocsie - - -

16 Werkgroepen en Verordening regelende de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies Artikel 15 Commissievragen 1. Ieder raads- en burgerraadslid kan aan het college vragen stellen over onderwerpen die niet op een commissieagenda staan vermeld, met de bedoeling de beantwoording te behandelen in een commissievergadering. 2. Deze vragen worden ingediend bij de griffier. 3. De vragen worden in afschrift verstrekt aan alle raads- en burgerraadsleden. 4. De voorzitter van de betreffende commissie plaatst de vragen op de agenda voor de eerstvolgende commissievergadering, mits de vragen ten minste twee werkdagen voor de betreffende commissievergadering bij de griffier zijn ontvangen. 5. De vragen worden tijdens de commissievergadering door of namens het college of het lid van het college aan wie de vragen werden gesteld mondeling beantwoord. Zo mogelijk wordt de beantwoording ook schriftelijk verstrekt. 6. Indien het door omstandigheden niet mogelijk is om de vragen in de commissievergadering te beantwoorden, deelt het college of het betreffende collegelid onder opgave van redenen dit aan de commissie mede.

17 Aangenomen amendementen (wijziging van een voorgenomen raadsbesluit) Beslispunten jaarverslag 2007 (080609) Centrum Jeugd en gezin (090608) Kleine Zandput (100215) Beslispunt 4 financiële kadernota Indexatie(080714) Beslispunt 5 fin kadernota OZB verhoging Precario (080714) Krediet Inrichtingsconcept nieuwe gemeentehuis (090713) Plantage (100215) IVVP (090713) Prestatieafspraken (100215) Beslispunt financiële kadernota (080714) Plantage Kleine Zandput (091026) Inburgering bonus (100906) Kaderstelling SSC (080922) Actualisatie Normenkader (091026) Inburgering bonus vrijwilligers (100906) Kinderen doen mee (081107) Milieustraat (091103) Inburgering eigen bijdrage vrijwillige inburgeraars (100609) Gebiedsvisie WA laan (081215) Containers (091103) Aanpassing verordening 212 (101103) Ringweg Oost (081215) Vestigingsvoorkeursrecht (091214) Waterplan (101213) Belastingverordeningen (081215) Voorbereidingsbesluit Bloemerd (091214) Centrum jeugd en gezin (101213)

18 Aangenomen moties (uitspreken gevoelens) Ontwerp huisvestingsverordening Werkgroep gemeentehuis (090713) Oude Rijnzone (100215) Holland Rijnland Begroting zwerfvuil Rekenkameronderzoek (090713) Financiële Kadernota (100628) Plusklas Bloemerd (080713) SharedServiceCentre/Servicepunt 71 (101011) Betoog van vertrouwen in Financiële Kadernota (090713) Dag van de Dialoog (101103) wethouder K Wassenaar Uitbreiding wmo overheveling AWBZ BOR (090914) Reserve Kunst en Cultuur (101103) SSC (090914) Moties 2009 (101103) Klimaattop (091103) Vrijwilligersprijs (101103) Carillon (091103) Raadsplanning en prestatieafspraken (101103) Kosten juridische procedures (091103) Servicepunt Sport en bewegen (101103) Harmonisatie minimabeleid (091103) Sociaal Cultureel Werk (101103) Energiebesparingfonds (091103) Herplant Bomen VTA kap (101103) Burgerparticipatie (091103) Spoedmaatregelen wateroverlast (101103) Willem Alexanderlaan (091214) Jongerencentrum (101103)

19 Conclusie en actiepunten voor Raad en raadscommissies Het aantal vergaderingen is (redelijk) stabiel. Wel zien we nog steeds dat de vergaderrondes voor het zomer- en kerstreces nog lange agenda s hebben. Daar is de gemeente Leiderdorp overigens niet uniek in. De geplande uitloop avonden voor de laatst raadsvergaderingen voor het zomer- en kerstreces hebben we in 2010 niet nodig gehad. Actiepunt: Onderzoek een andere manier van vergaderen, neem daarbij de positieve ervaring van de begrotingsmarkt mee; Onderzoek hoe regionale onderwerpen het beste kunnen worden behandeld. Aanbeveling regiowerkgroep: huidige systeem handhaven, portefeuillehoudersoverleggen voorbereiden in werkgroep, AB-vergaderingen voorbereiden in regiocommissie. De regiowerkgroep onderstreept het belang van het informele karakter van de werkgroep (werkgroep bestuurlijke vernieuwing). 2. Spreekrecht burgers Het valt op dat er in 2010 een stuk minder insprekers zijn bij de commissies. In de commissie Bestuur en Maatschappij net zoveel als in 2008, namelijk drie. De piek van twaalf insprekers in 2009 heeft naar alle waarschijnlijkheid te maken met het soort onderwerpen. Mogelijk heeft de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen ook een rol gespeeld. In de commissie Ruimte zijn de verschillen anders en terug te leiden naar de inhoud van de geagendeerde onderwerpen. Actiepunt: Heroverwegen inspreken in de raad (presidiumvergadering d.d. 8 december 2009) Inspreken alleen tijdens de eerste inspraakmogelijkheid in het besluitvormingstraject. Dit is afhankelijk van het onderwerp én de behandeling. Het is niet mogelijk om in te spreken tijdens de raadsvergadering als het onderwerp (bijvoorbeeld) al is behandeld tijdens een raadscommissievergadering. 3. Presentatieavonden Presentatieavonden zijn sinds 2010 gepland voorafgaan de commissievergaderingen. Voor 2011 is het doel om de presentatieavonden beter onder de aandacht te brengen. Bij het college en het ambtelijk apparaat om tijdig extra informatie te bieden over een bepaald (actueel) onderwerp voor elke commissieweek en voor elke raad. Bij de (burger)raadsleden omdat de opkomst bij deze avonden beter kan, juist ook vanwege het informele karakter en de ruimte voor het stellen van vragen. 4. Fractiespreekuur

20 De ervaringen met het fractiespreekuur zijn positief. In overleg met de agendacommissie en/of presidium gaat de griffie praktisch om met meerdere aanmeldingen voor een avond. Bij onderwerpen waar meerdere aanmeldingen worden verwacht proberen we van te voren te anticiperen door een extra avond in te plannen (voorbeeld is het onderwerp Ringweg Oost in 2010). 5. Toezeggingen Sinds 1 januari 2011 treft u bij de stukken van commissie- en raadsvergaderingen een document aan waarin alle toezeggingen zijn opgenomen. Hiermee voorkomen we dat een toezegging op verschillende plaatsen staat waardoor mogelijk onduidelijkheid ontstaat. Met het oog op de verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis bekijkt de griffie of er wijzigingen te verwachten zijn op het gebied van digitalisering en automatisering rondom de raad. 6. Werkgroepen Een aantal werkgroepen komt met (geplande) voorstellen: o o Bestuurlijke vernieuwing: advies over een ander vergadersysteem en over de rol van de burger; Stuurgroep Kerntaken: verwachting is dat de raad de kerntakendiscussie in het voorjaar afrondt. 7. Werkbezoeken en bijeenkomsten In 2010 waren er meer bijeenkomsten veelal gericht op kennismaking tussen organisaties en de nieuwe gemeenteraden. De opkomst van het Leiderdorpse maatschappelijk middenveld tijdens de ontmoeting met de nieuwe raad was goed, net als de reacties. De werkgroep Bestuurlijke vernieuwing neemt de reacties mee in haar plannen en adviezen. 8. Raadsinformatiesysteem/Webmail Samen met het bedrijf Gemeenteoplossingen zoeken we voortdurend naar manieren om het raadsinformatiesysteem verder te verfijnen en aan te passen aan ontwikkelingen en wensen van de gebruikers. De zoekfunctie is verbeterd, de agenda van de raad (kalender) is opgenomen in het raadsinformatiesysteem en ook de webmail maakt sinds de nieuwe raadsperiode onderdeel uit van het raadsinformatiesysteem. Na de introductiefase van de webmail waarin nog een aantal aanpassingen zijn gedaan (o.a. doorzendfunctie, afwezigheidassistent, omvang van bijlage) hebben we drie meldingen van storingen/problemen ontvangen. Deze zijn allen binnen twee werkdagen verholpen. Actiepunt: Koppeling raadinformatiesysteem en postregistratiesysteem geplande datum van invoering is 1 maart Deze koppeling is een intern proces, gebruikers van het raadsinformatiesysteem merken hier niets van. Doel van de koppeling is het proces van agendaopmaak, het inzamelen en bewerken van documenten voor de raad te vereenvoudigen en tegelijkertijd nog beter te structureren.

21