Rapport Stichting Ride for the Roses Amsterdam. Inzake de jaarrekening 2013

Transcriptie

1 Rapport Stichting Ride for the Roses Inzake de jaarrekening 2013

2 Inhoudsopgave Pagina 1. Bestuursverslag 1.1 Bestuursverslag 3 2. Jaarrekening 2.1 Balans per 31 december Staat van baten en lasten over Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op de staat van baten en lasten 18 Bijlagen 24 Rapport d.d. 9 juli

3 1. Bestuursverslag

4 1.1 Bestuursverslag Inleiding Het bestuur van de Stichting Ride for the Roses presenteert hierbij het jaarverslag en de jaarrekening over In 2013 is de Ride for the Roses gereden vanuit gastgemeente Ede. De bloemen-, groente- en fruitveiling van Plantion was de start en finish locatie. De Stichting is de gemeente Ede en Plantion veel dank verschuldigd voor hun inspanningen rondom de editie van Vanuit de gemeente en Plantion is een groep vrijwilligers actief geweest in de lokale projectorganisatie in de vorm van diverse werkgroepen. Ook deze vrijwilligers danken wij zeer voor hun omvangrijke inspanningen. Stichting Ride for the Roses Het bestuur van de Stichting Ride for the Roses bestond in 2013 uit de volgende personen: - Fred Doeleman, voorzitter (jaar van aftreden 2016) - Ruud Kamphuis, penningmeester (2014) - Remco Wevers, lid (2018) - Erik Romijn, lid (2018) - Gijs Kok, lid (2016) Het bestuur heeft in 2013 vijf keer vergaderd. Daarnaast zijn de bestuursleden aanwezig geweest bij diverse side-events en lokale bijeenkomsten. De Stichting Ride for the Roses is eigenaar van het evenement Ride for the Roses, een wielerevenement dat sinds 1998 jaarlijks wordt verreden om fondsen te genereren die de stichting doneert aan KWF Kankerbestrijding. Het bestuur heeft, in overleg met KWF Kankerbestrijding, ervoor gekozen de opbrengst van de Ride for the Roses ten goede te laten komen aan de KWO-prijs, een onderzoeksprijs die KWF Kankerbestrijding jaarlijks uitreikt. Op de website van de Ride for the Roses, staat informatie over de KWOprijs. De organisatie van het evenement Ride for the Roses is uitbesteed aan SCIANDRI sportmanagement, organisatiebureau op het terrein van sport- en recreatie-evenementen en met name ook voor goede doelen organisaties. Dit bureau is belast met de dagelijkse operatie en weet zich daarbij ondersteund door de lokale vrijwilligersorganisatie. Het bestuur heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van de organisatie van de Ride for the Roses. Het toezicht op de organisatie wordt enerzijds gehouden in bestuursvergaderingen, anderzijds is er in de dagelijkse praktijk met regelmaat contact tussen de organisatie en bestuursleden waar het strategische of beleidsmatige afwegingen ten aanzien van hun portefeuille betreft. Het bestuur verricht haar werk op vrijwillige basis en ontvangt geen beloning. Wel kunnen ze, indien gewenst, reiskosten declareren tegen 0.19 per km (fiscaal toegestane vergoeding). De stichting heeft geen personeelsleden in dienst. Rapport d.d. 9 juli

5 Structuur jaarrekening 2013 Het bestuur van de Stichting Ride for the Roses heeft besloten de structuur van de jaarrekening aan te passen en wel conform de geldende richtlijn RJ650, die geldt voor goede doelen stichtingen. De belangrijkste gevolgen van deze aanpassingen zijn de wijze waarop de jaarrekening (cijfermatig) is ingericht en de wijze waarop het bestuursverslag in de jaarrekening is opgenomen. Het bestuur streeft er daarbij naar zo transparant als mogelijk is inzicht te geven aan de lezer van het jaarverslag. Daarbij blijft het voor geïnteresseerden altijd mogelijk met het bestuur in contact te treden om nadere informatie in te winnen. Het bestuur is verheugd dat deze verbeteringen zijn doorgevoerd. Het draagt bij aan het inzicht en de reputatie van één van de fondsenwervende sportieve evenementen van het eerste uur. De Ride for the Roses wordt sinds 1998 verreden, heeft 16 edities achter de rug en is een pionier op het gebied van de evenementen die door middel van een sportieve prestatie fondsen werven voor het goede doel. Een laatste aandachtspunt is de becijfering van de opbrengst voorafgaand aan en op de dag van de Ride for the Roses zelf. Het blijkt elk jaar lastig om aan het einde van de dag van uitvoering van de Ride for the Roses precies te kunnen presenteren hoe hoog de opbrengst is, terwijl de presentatie van dit bedrag grote verwachtingen schept. Een verfijning van de totstandkoming van een goede en volledig betrouwbare methode van berekening van deze opbrengst is in 2013 in gang gezet en moet in 2014 worden afgerond. Staat van Baten en Lasten De totale (bruto) opbrengst van de Ride for the Roses editie Ede 2013 was Deze opbrengst komt met name voort uit inschrijfgelden van deelnemers ( ), bedrijfsteams ( ) en de opbrengsten uit landelijke side events ( ). Ook de hoofdsponsors van de Ride for the Roses ( ) en grotendeels uit hun acties voortkomende giften ( ) droegen bij aan de baten. Uiteraard mag niet onvermeld blijven de al sinds jaar en dag fantastische betrokkenheid van de Pre Ride Sierteelt, die als altijd een grote bijdrage aan het totale resultaat leverde ( ). Het bestuur heeft grote waardering voor de mensen achter deze acties, die zich zo enorm hebben ingespannen om tot deze bijdragen te komen. De totale kosten van de editie in Ede bedroegen , waarvan algemene kosten (ongeveer een derde) en kosten inzake de uitvoering van het evenement op de dag van uitvoering (twee derde). Het organisatiebureau neemt enkele cruciale processen (zoals (landelijke) sponsoring, communicatie, administratie, inschrijvingen, website, ondersteuning projectorganisatie) voor haar rekening. De netto opbrengst van de Ride for the Roses 2013 was Op 8 september 2013 werd een opbrengst van gepresenteerd. Dit verschil wordt onder andere verklaard door een lagere opbrengst achteraf uit enkele grote acties ( minder). Daarnaast is besloten om de (oude) voorraad merchandising, ter waarde van en voorzien van het oude logo, volledig af te schrijven. Hoewel er in de afgelopen twee jaar stevig is ingezet om deze oude Rapport d.d. 9 juli

6 merchandise nog aan de man te brengen, blijkt het restant niet verkoopbaar. Wel blijkt de verkoop van de nieuwe merchandise aan te trekken en daarbij heeft het bestuur een methodiek laten ontwikkelen die het risico op niet te verkopen minimaliseert. Ten slotte zijn oninbare vorderingen op debiteuren uit voorgaande jaren moeten afgeschreven tot een bedrag van De ontwikkeling van de nieuwe website (2012) kent een afschrijving over meerdere jaren en (dus) ook in De aanschaf van promotiematerialen (zoals vlaggen, (rol)banners, doeken en dergelijke) is ook in 2013 geactiveerd, omdat deze materialen ook in komende jaren worden gebruikt. Het bestuur van de stichting heeft zich ten doel gesteld een kostenpercentage, gecorrigeerd voor uitgaven voor catering van de bedrijventeams, van maximaal 20% te hebben. Op basis van de bruto cijfers uit de jaarrekening is het percentage 32,4%. In dit bruto percentage zit ook nog het effect van de kosten en verkoop/omzet van de catering van bedrijfsteams ter grootte van ,--. Daarvoor gecorrigeerd is het percentage 25,7% en is daarbij boven het nagestreefde maximum. In de afgelopen jaren is het kostenpercentage altijd onder de 20% geweest, wat met name verband hield met de hogere opbrengsten. Het streven blijft ook in de komende jaren onder de norm van 20% te blijven, wat betekent dat er naar gestreefd wordt de bruto opbrengsten te verhogen en waar mogelijk de kosten te verminderen. Een percentage van kosten van fondsenwerving ten opzichte van de opbrengsten ervan is niet te geven. De fondsenwerving geschiedt geheel door vrijwilligers en is daarmee voor de organisatie kosteloos. Bij enkele posten in de Staat van Baten en Lasten past een gedetailleerde toelichting. Dit betreft: - De post Baten uit eigen fondswerving is meer dan 1 miljoen euro lager dan in Dit is het gevolg van de mindere bekendheid van de Ride for the Roses in de omgeving van Ede ten opzichte van de wijze waarop de Ride in het Westland (2012) wordt gedragen. Ook een deel van de verklaring is dat de Opbrengsten landeijke side events apart in de baten is opgenomen; - De lagere Inschrijfgelden bedrijventeams ten opzichte van 2012 is ook terug te voeren op de mindere bekendheid in de omgeving van Ede; - De kosten voor verkeersmaatregelen zijn in 2013 te laag begroot. Een evenement als de Ride for the Roses kan niet zonder het maken van kosten op dit vlak. De veiligheid van de deelnemers staat hoog in het vaandel en daar wordt geen concessie aan gedaan. Ook de eisen van de autoriteiten nemen jaar op jaar toe. Vanzelfsprekend is de inzet van lokale en landelijke organisatie altijd om zoveel mogelijk op deze kosten te besparen door te zorgen dat te overmatige maatregelen worden voorkomen; - Overige personeelskosten: dit betreft reiskosten voor de vaste vrijwilligers van de Ride Rapport d.d. 9 juli

7 for the Roses. De reisafstand voor deze vrijwilligers was in 2013 hoger dan in 2012, wat verschil tussen deze twee jaren verklaart. In 2012 werd de catering voor vrijwilligers lokaal gesponsord, in 2013 niet, wat het verschil tussen deze twee jaren ook verklaart; - de afschrijvingen worden gedaan op de website en op materialen die gedurende meerdere jaren bruikbaar zijn; - Automatiseringskosten: dit betreft de kosten voor het beheer en hosting van de website. het Informatie en beleid Het bestuur komt ongeveer zes keer per jaar in vergadering bijeen. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers en is geheel onbezoldigd. Wel vergoedt de stichting reis- en/of onkosten aan haar bestuursleden. Het bestuur benoemt bestuursleden (minimaal drie) voor termijnen van vier jaar. De stichting heeft geen reserves en wenst die ook niet op te bouwen. De gehele (netto) opbrengst van het evenement wordt (elk jaar) afgedragen aan KWF Kankerbestrijding. Dit betekent dat het bestuur geen beleggingsbeleid voert, waarbij overigens wel aangetekend dient te worden dat de opbrengst gedurende de tijd dat deze in het bezit van de stichting is, tegen zo hoog mogelijke rente op een bankrekening (spaarrekening) staat. Voor de Ride for the Roses zijn elk jaar honderden vrijwilligers actief ter ondersteuning van de organisatie, de voorbereidingen en tijdens de uitvoering. Deze vrijwilligers worden daarvoor oprecht en uitvoerig bedankt en (ook in samenspraak met KWF Kankerbestrijding) organiseert het bestuur activiteiten waarvoor vrijwilligers worden uitgenodigd. Dit zijn activiteiten zoals bezoek aan ziekenhuizen en instellingen gespecialiseerd in behandeling en onderzoek naar kanker en bijvoorbeeld rondleidingen in de laboratoria van KWO-prijswinnaars (waaraan de opbrengst van de Ride for the Roses besteed wordt). Uitkering resultaat De netto opbrengst van de editie in Ede was en dit bedrag is in zijn geheel aan KWF Kankerbestrijding overgemaakt. In 2013 is er geen uitkering gedaan aan lokale goede doelen. Toekomst De Stichting Ride for the Roses organiseert in 2014 de Ride for the Roses in en met Goes in de provincie Zeeland. Ook voor de jaren daarna is vastgesteld waar de Ride georganiseerd wordt. In 2015 is de Ride te gast in Aalsmeer en in 2016 in Naaldwijk. De begroting voor de editie van de Ride for the Roses in Zeeland in 2014 is opgenomen in bijlage 1. Rapport d.d. 9 juli

8 2. Jaarrekening

9 2.1 Balans per 31 december 2013 (na voorstel resultaatbestemming) Activa Vaste activa Materiële vaste activa 1 Inventaris Website Vlottende activa Voorraden Vorderingen Debiteuren Overige vorderingen en overlopende 4 activa Liquide middelen Rapport d.d. 9 juli

10 Passiva Stichtingsvermogen 6 Bestemmingsreserves Algemene reserve Kortlopende schulden Kruisposten Schulden aan leveranciers en 9 handelskredieten Overige schulden en overlopende passiva Rapport d.d. 9 juli

11 2.2 Staat van baten en lasten over 2013 Werkelijk Begroting Werkelijk Baten 11 Baten uit gezamenlijke acties Baten uit eigen fondsenwerving Overige baten Lasten Facilitaire kosten Reis- en verblijfkosten Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa Overige bedrijfskosten Som der bedrijfslasten Exploitatieresultaat Rentelasten en soortgelijke kosten Netto resultaat Resultaatbestemming Bestemmingsreserve KWF Bestemmingsreserve Lokale goede doelen Rapport d.d. 9 juli

12 2.3 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de RJ 650 fondsenwervende instellingen en daar waar mogelijk volgens de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW. Activiteiten Het doel van de Ride for the Roses is het verwerven en bijeenbrengen van gelden en fondsen en het bevorderen van de inzameling hierna exclusief bestemd voor de Nederlandse Kankerbestrijding/Koningin Wilhelmina Fonds (KWF), het organiseren, stimuleren en ondersteunen van activiteiten gericht op het verwerven van fondsen om de doelstellingen van het KWF te kunnen realiseren, alsmede het verlenen van steun in de ruimste zin aan het KWF. Grondslagen voor waardering van activa en passiva Algemeen De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva gewaardeerd volgens het kostprijsmodel. Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden De voorraad merchandise worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of lagere nettoopbrengstwaarde. Deze lagere netto-opbrengstwaarde wordt bepaald door individuele beoordeling van de voorraden. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Indien middelen niet ter vrije beschikking staan, dan wordt hiermee bij de waardering rekening gehouden. Rapport d.d. 9 juli

13 Eigen vermogen Onder het eigen vermogen worden financiële instrumenten gepresenteerd, die op grond van de economische realiteit worden aangemerkt als eigenvermogensinstrument; de juridische vorm speelt hierbij geen rol. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves zijn reserves afgezonderd door het bestuur welke gebruikt worden voor een speciaal doel. Algemene reserve Overige reserves zijn alle reserves, anders dan de wettelijke reserves en de statutaire reserves. Overige reserves zijn vrij uitkeerbaar aan de aandeelhouders. Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten uit gezamenlijke acties De baten uit gezamelijke acties bestaan voornamelijk uit opbrengsten, waaronder inschrijfgelden en verkoop merchandise. Baten uit eigen fondsenwerving Bijdrage van sponsoren waar geen evenredige tegenprestatie voor de geleverde goederen of diensten tegenoverstaat. Overige baten Onder de overige baten zijn de rentebaten van derden verantwoord. Opbrengsten Onder opbrengsten wordt verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en verleende diensten onder aftrek van kortingen en de over de omzet geheven belastingen. Rapport d.d. 9 juli

14 Opbrengsten voortvloeiend uit de verkoop van goederen worden verantwoord op het moment dat alle belangrijke rechten op economische voordelen alsmede alle belangrijke risico's zijn overgegaan op de koper. De kostprijs van deze goederen wordt aan dezelfde periode toegerekend. Opbrengsten van diensten worden opgenomen naar rato van de mate waarin de diensten zijn verricht. De kostprijs van deze diensten wordt aan dezelfde periode toegerekend. Afschrijvingen De afschrijving op andere vaste bedrijfsmiddelen wordt berekend op basis van de verkrijgingsof vervaardigingsprijs. Afschrijvingen vinden plaats volgens de lineaire methode op basis van de geschatte economische levensduur. Boekwinsten en -verliezen bij verkoop van materiële vaste activa zijn begrepen onder de afschrijvingen. Overige bedrijfskosten De kosten worden bepaald op historische basis en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Som der financiële baten en lasten De rentebaten en -lasten betreffen de van derden ontvangen, respectievelijk aan derden betaalde interest. Rapport d.d. 9 juli

15 2.4 Toelichting op de balans Vaste activa 1 Materiële vaste activa Het verloop van de materiële vaste activa kan als volgt worden weergegeven: Inventaris Website Totaal Boekwaarde per 1 januari Mutaties Investeringen Afschrijvingen Saldo mutaties Stand per 31 december 2013 Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december Afschrijvingspercentages 20% 33% Rapport d.d. 9 juli

16 Vlottende activa 2 Voorraden Mechandise Vorderingen 3 Debiteuren Debiteuren Overige vorderingen en overlopende activa Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige vorderingen Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Overige vorderingen Vooruitontvangen facturen Vooruitbetaalde kosten Nog te vorderen bedragen Liquide middelen Rabobank rekening courant landelijke organisatie Rabobank bestuursrekening Rabobank spaarrekening Rabobank spaarrekening Rabobank depositorekening Rabobank rekening courant lokale organisaties Rapport d.d. 9 juli

17 Passiva 6 Stichtingsvermogen In onderstaand overzicht is het verloop van het eigen vermogen weergegeven: Bestemmingsreserves Algemene reserve Totaal Stand per 1 januari 2013 Mutatie uit resultaatverdeling Besteding aan doel in boekjaar Stand per 31 december Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve KWF Bestemmingsreserve Lokale goede doelen Bestemmingsreserve KWF Stand per 1 januari Resultaatverdeling Onttrekking ten gunste van kosten Stand per 31 december Bestemmingsreserve Lokale goede doelen Stand per 1 januari Besteding aan doel in boekjaar Stand per 31 december - Rapport d.d. 9 juli

18 Kortlopende schulden 8 Kruisposten Overlopende kruisposten Schulden aan leveranciers en handelskredieten Crediteuren Overige schulden en overlopende passiva Vooruitontvangen inschrijfgelden/donaties Nog te betalen kosten Rapport d.d. 9 juli

19 2.5 Toelichting op de staat van baten en lasten 11 Baten Werkelijk Begroting Werkelijk Baten uit gezamenlijke acties Baten uit eigen fondsenwerving Overige baten Baten uit gezamenlijke acties Adverteerders Inschrijfgelden deelnemers individueel Inschrijfgelden bedrijventeams Opbrengsten landelijke side events Baten uit eigen fondsenwerving Hoofdsponsoren Pre Ride Sierteelt Lokale hoofdsponsoren Giften Opbrengsten merchandise Overige baten Rente baten Rapport d.d. 9 juli

20 15 Facilitaire kosten Werkelijk Begroting Werkelijk Facilitaire kosten Facilitaire kosten Verkeersmaatregelen Materiaalkosten Begeleiding/brandstof Vergunningen/leges Reis- en verblijfkosten Overige Reis- en verblijfkosten Overige Reis- en verblijfkosten Catering vrijwilligers Vergoeding reis- en verblijfkosten Overige kosten Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa Afschrijvingen materiële vaste activa Afschrijvingen materiële vaste activa Website Inventaris Overige bedrijfskosten Accomodatiekosten Promotiekosten Algemene kosten Deelnemerskosten Entertainment Overige kosten Rapport d.d. 9 juli

21 Accomodatiekosten Werkelijk Begroting Werkelijk Huur inventaris Huur Accomodatie Promotiekosten Kosten druk special Drukwerk Reclame- en advertentiekosten Representatiekosten Kosten sponsoring Ontwerp- en opmaakkosten Advertentiekosten Algemene kosten Organisatiekosten Automatiseringskosten Ondersteuning landelijke side events Comunicatie budget Assurantiepremie Accountantskosten Abonnementen en contributies Bankkosten Portokosten Advieskosten Ontwikkelingskosten Overige algemene kosten Rapport d.d. 9 juli

22 Deelnemerskosten Werkelijk Begroting Werkelijk Catering bedrijventeams/prominenten Deelnemersbescheiden Kosten deelnemersmailing Kosten voorrijders Kosten prominenten Overige facilitaire kosten Entertainment Kosten Artiesten Overige kosten Nagekomen kosten editie 2011/ Voorraad mutatie Onvoorzien Lokale kosten commite Rapport d.d. 9 juli

23 Analyse verschil uitkomst met budget Werkelijk 2013 Begroting 2013 Verschil % % % Baten , , , , , ,1 Facilitaire kosten , , ,5 Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa , , ,5 Overige bedrijfskosten , , ,0 Som der bedrijfslasten , , ,6 Exploitatieresultaat , , ,7 Financiële baten en lasten , Netto resultaat , , ,1, 9 juli 2014 R. M. Kamphuis R. Wevers E. Romijn Bestuurder Bestuurder Bestuurder G.T.S. Kok Bestuurder F.C. Doeleman Bestuurder Rapport d.d. 9 juli

24 Bijlagen

25 Bijlage I Begroting Ride for the Roses editie 2014 Zeeland Baten Baten uit gezamenlijke acties Baten uit gezamenlijke fondsenwerving Overige baten Lasten Deelnemerskosten Overheidskosten Promotiekosten Accommodatiekosten Lokaal comité Reis- en verblijfkosten Facilitaire kosten Entertainment Algemene kosten Overige kosten Exploitatieresultaat Rapport d.d. 9 juli