Rapport van bevindingen inzake de verantwoording van. de bestuursdeclaraties van de AFM over Ken merk: HvL

Transcriptie

1 S

2 CC: Bestaur van Stichtlng Autoritelt Financlële Markten Ken merk: HvL Den Haag, Pagina2 de bestuursdeclaraties van de AFM over 2006 Rapport van bevindingen inzake de verantwoording van Stichtlng Autoriteit Financiële Markten Aan de Raad van Toezicht Van

3 de julste toepassing van de dedaratie- en fadliteitenregeling bestuur d.d. 1 januari 2004 (hiema: de ngevoige uw opdracht hebben wij overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht ter toetsing van 1.1. Opdracht Pagiria 3 waarborgen; bet beoordelen van 45 dedaratles ter toetsing van de werking van deze procedures en de juiste toepassing van de declaratleregeling. De beooitteelde toetspunten zijn opgenomen In de bijiage. bet beoordelen van de opzet van de procedures die de naleving van de declaratieregeling Wj hebben de volgende werkzaamheden uitgevoerd: 1.3 Verrichte werkzaamheden opdracht brengt met zich mee dat op bet onderzochte cijfermateriaal geen accountantscontrole Is rapportage geen zekerheid kan worden ontleend met betrekldng tot de getrouwheid van de de opzet en de naleving van de procedures zoals opgenomen in de dedaratieregeling. De aard van de toegepast terww tevens geen beoordelingsopdracht Is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze opdrachten tot bet verrlchten van overeengekomen spedfieke werkzaamheden. De opdracht rlcht zich op verantwoordlng van de onderzochte declaratles. Deze rapportage Is gebaseerd op een kritische deelwaarneming en is dus niet representatlel voor het totaal aan bestuursdeclaraties. Onze werkzaamheden zun verrlcht overeenkomstlg In Nederland algemeen aanvaaitle richtlljnen inzake 1.2 Aard en reikwljdte van de verrichte werkzaamheden de ultkomsten van onze werkzaamheden. een omschrving van deze opciracht verwijzen wij naar onze brief van 9 juni Dit rapport beschrijft declaratleregeling) door bet bestuur van Stichtlng Autorlteit I9nandële Markten (AFM) over Voor 1.. Inleiding

4 gedane declaraties inzichtelijk. ont.breken van bescheiden woftit dlt ook aangegeven. Daarnaast maken de bestuurders het doel van de wordt nagejeefd. Bij de meesta declaraties Is het dedaratleformulier volledig ingevuld en bj het Uit de door ons uitgevoerde deelwaarneniing komt naar voren dat de dedaratieregellng in hd algemeen Pagina 4 handrking geeft voor de beoordeling. Nadere toelichting van deze constatering is opgenomen in paragraaf 3.1 Opzet van de regeling. 1 Onder de beoordeling goed Is tevens een bedrag van in totaal 198,38 opgeriornen waarvoor de dedaratieregellng geen 19 rotaal ,72 100%. Overige fouten 2.548,45 8 %. Uitsluitend door 2385,04 9 % indiening na 3 maanden ,23 83% Goed waamemlngen Beoordeling Bedrag Percentage van totaal bedrag van alle Fout nadere toellchting daarop zljn opgenomen in bljiage 1. declaraties aismede een verdeling naar als goed en fout beoordeelde bedragen. De toetspunten en een geconstateerd. De volgende tabel geeft een overzicht van het totale bedrag van de onderzochte In hoofdstuk 3 gaan wij in detail in op de afwljkingen van de declaratieregeling, die wij hebben 2. Samenvatting

5 De beoordellng van de opzet van de procedures in de dedaratieregeling leidt tot één opmerking. Hoewel 3.1 Opzet van de regeling Pagina 5 Bevindingen ingediend maar die nog wel binnen de perlode van drie maanden vallen, zijn niet als fout aangemerkt. die deze maximumtermon overschrhjden is 3.728,98. Declaraties die na de pertode van zes weken zjn Bj de uitvoerlng van de kritlsche deelwaarneming is gebleken dat de genoemde indien(ngstermijnen overschrijden, de maximumtermhjn, zijn hierbij als fout aarigemerkt. Het totaal bedrag van declaratles van de onderzochte dedaratles in de juiste maand verwerkt. Declaraties die de perlode van dne maanden eveneens dat in een aantal gevallen de periode van zes weken wordt overschreden. Uitelndelijk z!jn vier werkdagen volgend op de maand waarin de uitgaven gedaan zijn. De indiening van een aantal declaraties overschrijdt ook de periode van drie maanden. Voor de company card uitgaven gddt worden overschreden. Ilet merendeel van de declaratles wordt ingediend na de termgn van vhf indien een plausibele reden voor de late indiening bestaat en dit venneldt is op het dedaratleformulier. niet meer voor uitbetallng in aanmerklng komen. In voorkomende gevanen kan men hiervan afwijken wekeri. Het uitgangspunt is dat declaraties van ultgaven die meer dan drie maanden eerder gedaan zijn ingeleven:i moeten 4jn. Voor de ultgaven die met de company card gedaan zijn, is deze perlode zes volgend op de maand waarin de uitgaven zjn gedaan bij de afdellng Financlën en Administratle (F&A) Norm In de declaratieregeling Is opgenomen dat de declaraties in beginsel uiterlijk op de vijfde werkdag Tijdigheld Indlening dedaratles 3.2 Toepasslng van de regeling verblljf in hotels. Wij adviseren om in deze een bepaling op te nemen in de declaratieregeling. bjkomende kosten. Voorbeelden van bijkomende kosten zljn uitgaven voor media en ontspanning bij bestuursdeclaratles, geeft de declaratieregeling geen handrelkirig voor de beoordeling van dedaraties op de ingerichte procedures In hoofdlljnen voldoende waarborgen bleden voor een juiste afwlkkellng van de 3 Bevindingen

6 contant geld. Volgens de declaratieregeling mag de company creditcard niet worden gebruikt voor het opnemen van Norm Pagina 6 bestuursleden. Men staaft alle posten op het dedaratieformulier met deugdelljke bescheiden Uitgaven die met de company card zjn gedaan worden achteraf verantwoord op het dedaratleformulier Non,, Aanwezlgheld van besckelden deze bevinding ovengens niet als fout aangemerkt. vastlegging daarvan heeft na de bestuursvergadering van 6 maart 2007 alsnog plaatsgehad. Wij hebben Bevindingen mondeling besluit genomen. Dit betrof een rels die plaatsvond in september De schriftelljke In één geval Is er voor de verbhjfskosten van de partner volgens nadere inlichtlngen vooraf een gemaakt als de partner nadrukkeljk is uitgenodlgd en/of wanneer aanwezigheld noodzakelljk is voor een vergt een expliciet bestuursbeslult. kunnen bij deze afweglng worden betrokken. Het toepassen van deze uitzondering in concrete gevallen adequate (re)presentatie van de AFM. Karakter en programma van het bezoek aismede de reprocitelt bestuursleden worden de hierb gemaakte extra kosten niet vergoed. Hierop wordt een uitzondering De declaratieregeling vermeldt hierover het volgende: Indien partners meerelzen bi] dienstreizen door Norm Nalevlng procedure kostenvergoeding meereizen partner Iaatste betreft een bedrag van 4,50. zijn echter geboekt als banklasten en niet verrekend met het salaris. Er is per saldo geen sprake van een zakelljke uitgaven. In één geval is de kasopname volledig gebrulkt voor het doen van privé uitgaven. Deze privé uitgaven zijn correct verrekend met het salaris. De met de privé kasopname gemoeide kosten In twee van deze drie gevallen Is de kasopname gebruikt voor het geheel of gedeeltelijk doen van financiële fout voor contant geldopnames met de company card, uitgezonderd voor de banklasten. Dit Bij drie waarnemingen is gebleken dat er contant geld is opgenomen met de company card. Devindingefl Contaflt geldopnames met de company card

7 beschelden en stelt vast of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden z!jn gestaafd. en ondertelcening overgaat. Naderhand controleert F&A de dedaratle (ntegraal op aanwezigheld van alle de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden zijn gestaafd alvorens deze tot goedkeurlng Voorts toetst een collega-bestuurslld de dedaratie op aanwezigheid van alle bescheiden en stelt vast of Pagiria 7 bijeenkomst in bet buitenland. Omdat de company cards op naam gesteld zijn, ligt bet voor de hand dat cards geeft dit naast het functionele aspect, ook transparantie met betrekking tot de gedane bestuursuitgaven. kostenplaats van bet bestuur komen. Door de besdikbaarstelling van de op naam gestelde company In de maanden maart en december zijn uitgaven gedaan met do company card van cen bestuurslid ten dit betaalmedium uitsluitend gebrulkt wordt voor bet doen van uitgaven die ten laste van de behoeve van een personeelshd. Het personeelshd nam samen met het bestuurslid deel aan een Bevindftigen door de AFM ter beschikking gestelde creditcard worden gedaan. De dedaratieregellng Is van toepassing op uitgaven die door bestuursleden met een daarvoor bestemde Norm Gebrulk company card ten behoeve van andere personeelsieden medewerker. De F84A medewerker geeft ook aan dat de bestuurssecretaresses bij bet ontbieken van bescheiden dit op het declaratieformulier vermeiden. Het ontbreken van onderliggende beschelden is in de meeste gevallen gesignaleerd door een F&A een onhne abonnement op de Financial Times 79,99; de betaling van één KLM-vhegticket 431,34; een declaratie voor dinerkosten voor per saldo 201,75 drie dedaraties voor overige kosten voor een bedrag van 45,53. ( 1.293,90 (totaal ontbrekende facturen) - 231,30 (salarisinhouding)); ( 401,75 (totaal ontbrekende factuur) - twee declaraties voor hotelovernachtingen voor een bedrag van per saldo 1.062,60 totaal gaat bet om een bedrag van 2.252,51. De hoogte van dit bedrag betreft: Bij acbt waarnemingen zdn de dedaraties niet volledig gestaafki door aanwezigheid van bescheiden. In 200 (salarislnhouding)); Bevino /ngefl (rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties, etc.). Bij posten waarbij door omstandigheden geen deugdehjk bescheid kan warden overlegd, warden die omstandigheden op bet formulier toegelicht.

8 Uftgaven met bet karakter van regullere inkoop Pagina 8 vertraging ontstaat in de uitelndelljke afwikkellng van de gedane ultgaven met de company card. De afde.¼ig FM heeft mm/dde/s de aanbeveling overgenomen en gelinpiementeeni 2010 maar hier een aparte grootboekrekening te hanteren, buy. nog in te houden op bestuurssalaris. Wij geven in overweging, met het oog op de inzichtelijkheid, om privé uitgaven niet terug te boeken op verrichten. Deze salarisinhouding kan meestal pas bij de volgende salarisrun worden verwerkt waardoor Hierop volgt een gericht aan de personeelsadministratie om een inhouding op het salans te aan 2010 Eenmallge voorschotten (boekstuknummer x) 2010 Eenmallge voorschotten (boekstuknummer y) De privé uitgaven die met de company card z!jn gedaan daarvan wordt geboekt: Adminlstratleve verwerking privé ultgaven vast te leggen op het dedaratieformu//er en eventueel (achteraf) te bespreken In het bestuur. W(i adviseren u er voorzorg te dragen de motiveriig kvor de afwijking van de nonnale Inkoopprccedures vllegticket is reeds opgenomen onder paragraaf Aanwezlgheid van bescheiden. inkoopprocedures behoren te vallen. I-let betreft de aanschaf van een mobiele telefoon en de aankoop BiJ twee waarnemlngen zijn er ultgaven met de company card gedaan die formeel onder de reguliere 8evind!ngen van een KLM vliegticket. De uitgave voor de mobiele telefoon bedraagt 259,99. I-let bedrag voor het van Europees aanbesteden vflegtlckets bil een vaste leverancier worden ingekocht. tetecommunicatieapparatuur (telefoons en faxen) ter beschikking voor het thuis verrichten van werkzaamheden. Deze apparatuur past binnen het beleid dat het auster Informatlsering hanteert ten computerapparatuur, de daarblj behorende randapparatuur (printers en dergelijke) en declaratleregeling vermeldt hierover ondermeer het volgende: De AFM stelt bestuurders Inkopen zonder dedaratlekarakter,allen in principe onder de reguliere inkoopprocedures. De aanzien van de aanschaf en beheer van dergelijke apparatuur. Een ander voorbeeld Is dat In het kader Norm 3.2.1), wet correct afgehandeld zodat er per saldo geen sprake is van een financiële fout. De gedane uitgaven ten behoeve van het personeelsild zljn, afgezien van te late afrekening (paragraaf

9 Voor uitgaven In vreemde valuta zjn alle bedragen juist omgerekend. dedaraties vallend onder de inkoopprocedure. De procedure die daarvoor geldt is toereikend. declaratieformulieren Ingediend. Deze rechtstreekse inkoopfacturen worden behandeld als reguliere Pagina 9 Hoogachtend, rapport verder toe te Ilchten. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd en zkjn graag bereid de inhoud van dit Wj wjzen er nog op dat deze rapportage uitslultend voor u is bestemd en niet geheel of gedeeiteik aan derden mag worden verstrekt, zonder onze ultdrukkelljke toestemming vooraf. a Voor één declaratle heeft, bij afwezigheid van de voorzltter, een ander bestuurslid getekend. Voor één declaratie Is niet vast te stellen door wie de tweede handtekening gezet is. Voor alle declaratles, met uitzondering van de rechtstreekse inkoopfacturen, zijn volledig ingevulde Overige opmerkingen

10 kosten, rechtstreeks door AFM ontvangen facturen ats voor de ultgaven die gedaan zijn met de company 1. Is bet declaratieformulier volledig ingevuld? Dit geldt voor zowel declaratles van de zeif betaalde Pagina 10 correctie door bljvoorbeeld salarisinhouding of verrekening, aisnog als goed becordeeld. - Mochten er privé uitgaven plaatsvlnden met de company card dan worden deze blj een latere betalen van een taxi of andere zakelijke ultgaven, dan worden deze aisnog als goed beoordeeld. - Mochten er kasopnames plaatsvinden met de company card en deze zijn ten behoeve van het overschrujden, de maxlmumtermijn, zijn hierbj als fout aangemerkt. drie maanden vallen zjn als goed aangemerkt. Dedaraties die de perlode van drie maanden - Declaratles diena de perlode van 6 weken zijn ingediend maar die nog wel binnen de periode van mogeijk cm de uitgave op de juiste periode te boeken. gedaan, ontvangen. Door de snelle periode afsluitlng (vijide werkdag nleuwe maand) is bet niet meer - De declaratles worden vaak pas na de vijfde werkdag volgend op de maand waarin de uitgave is sprake Is van de volgende situatle: De beoordeelde declaratie wordt In afwljking van bovenstaande toetspunten als goed aangemerkt als er grootboekrelcenlng, juiste kostenplaats)? 11. Zijn de gedane dedaraties In bet grootboek conform de onderllggende dedaratiefomiulieren (juiste kas ultbetaald worden. 10. Is het verschuldigd bedrag op bet juiste rekenlngnummer uitbetaald? Er mogen geen dedaraties per company card) ultgaven en bedrijfsmlddelen (soorten kosten en normbedragen)? 5. Ztjn de gedeclareerde ultgaven adequaat gestaafd door de aanwezlgheld van alle beschelden? 7. Is de dec)aratle van de overige bestuursleden geautoriseerd door de penningmeester? Is de declaratie 9. Is bet bedrag In de juiste perlode geboekt? medewerker van F&A plaatst bj ontvangst van bet dedaratleformulier. met de company card gedaan zijn, is dit zes weken)? Dit Is vast te steften aan het datumstempel dat de de uitgaven zijn gedaan en maximaal drie maanden na bet doen van de uitgaven. Voor de ultgaven die 4. Is de declaratle tijdlg Ingediend (in principe ulterijk op de vijfde werkdag volgend op de maand waarln 6. ZJn de gedeclareerde ultgaven conform bet normenkader (waaronder de regels voor ultgaven 8. Is de dedaratle getekend door een medewerker van F&A? 2. Is het bedrag rekenkundig juist? 3. Zijn de vreemde valuta juist omgerekend? card. van de pennlngmeester geautoriseerd door de voorzitter van bet bestuur? Onderstaand zijn de door ons gehanteerde toetspunten weergegeven: Bijlage 1: Toetspunteli

11 - zijn Bepaalde uitgaven worden volgens de inkoopprocedure afgehandeld, waarbij de heer... Lekent voor bestuursuitgaven. Gezien de delegatiebevoegdheid goedkeuring facturen heeft bijvoorbeejd de heer goedkeuring voor alle facturen en declaraties, niet zijnde bestuurslasten, naar directeur de heer gedelegeerd. Omdat dit Iechts een formeel aspect van de procedure is en de verwerking van de aankoop van bjvoorbeeld vliegtickets en chauffeurscfiensten wel mater,eel inhoudelijk getoetst worden in de regullere inkoopprocedure leidt dit tot de beoordeling goed In de declaratle- en fadliteitenregeling bestuur van 1 januari 2004 Is niet opgenomen dat een mectewerk(st)er van FM verplicht moet tekenen voor ontvangst, op het declaratleformuj,er Is hier wel ruimte voor vrijgehouden. Pagina 11

12 specificatieoverzicht dat door de afdeling F&A wordt bgehouden de volgende tabe! opgesteld: opzichte van het totaal aan ingediende bestuurscleclaraties (In s) is op basis van het Pagina , ,72 15% Privé uitgaven Vakliteratuur en 2.039,28 178,99 9% tijdschriften Salarisinhoudingen I 3.785, ,86 56% ontbjjten relefoonkosten 1.392,69 337,33 24% Vhegtickets , ,59 29% Taxikosten, foolen 2.294,16 318,31 14% taxichauffeurs Hotelovernachtingen, , ,39 31% Seminars en congressen 3.766,70 0,00 0% Lunches en diners , ,83 21% Openbaar vervoer 1.686,37 25,53 2% Chauffeu,sdiensten , ,89 2%.ieelwaarneming (in C s) (In Cs) kostensoort betrokken in kostensoort deelwaarneming (In C s) dedaraties per Soorten kosten TotaaI per Betrokken In krltlsche Percentage totals Om inzicht te geven in de omvang van de onderzochte declaratles in de kritische deelwaarneming ten Bijlage 2: Cijfermaterlaal declaratles

13 . onderliggende. plaatsgevonden. geweest. kan dus voorkomen dat één declaratie b meerdere toetspunten terugkomt. beoordellng Is ulteraard de declaratie qua finandeel belang slechts éénmaal als fout meegenomen. Het zun beoordeeld. Sommige dedaraties zijn op meerdere toetspunten als fout aarigemerkt. In de totaal Pagina 13 regeling. handrelking geeft voor de beoordeling. Nadere toelichting Vafl deze Constatering Is opgenornen In paragraaf Opzet van de Onder de beoordellng goed is tevens een bedrag van in totaal 198,38 opgenomen waarvoor de dedaraueregellng geen 19 ABN-AIVIRO company card ( 86,20) en de Er Is een verschil tussen de afboeklng op de 00k niet op het declaratleformullérzelf: Tuynhuys 107,65). Aanname dat deze 10 verschll fool is, maar dit is nergens vernield. ovemachtinq ivm Wholesalesday CESR Parijs. rekening van het restaurant Het ABN-AMRO company card ( 117,65) en de 25,53 13 Geen bon aanwezlg van een treinticket ivm 4,50 15 Dit zun opnamekosten tbv privé ultgaven. Voor Er is een verschil tussen de atboeklng op de niet op het salaris ingéhouden. betrekklng op ultgaven voor een taxi. (>3 maanden). Het heeft meeting Londen. terwjl de transactie heeft de gedane kasopname is een salarisinhouding J Geen bon aanwezlg van een Hotel De dedaratle Is pas op ontvangen De banklasten van 4,50 zijn ectiter Bedrag Waamemhg Bestuurder Omschrijving Toelictiting blj het bedrag Fout : rotaal ,72 100%. Overige fouten 2.548,45 8 % indiening na 3 maanden. Uitsluitend door 2.785,04 9 % Fout ,23 83% Goed waarnemlngen Beoordeling Bedrag Peicentage van totaal bedrag van alle 2. Samenvattlng In deze bjiage Is per hoofdstuk of per paragraaf een toelichtlng gegeven blj de dedaraties die als fout Bijlage 3: Toelichtlng beoordeling

14 ivm.fsc Meeting Barcelona 693,90. De F&A r bon aanwezig van hotel Rey Juan Carios -i op het deciaratiefomul1er is. t te stellen van wle de tweede ok niet op het dedaratleformuller.zelf. Met verschil fool Is, maar dit Is nergens vermeld. Tuynhuys ( 76,20). Aanname dat deze 10 onderliggenderekenlng van bet restaurant Het Pagina 14 een verzoek tot salarislnhoudiñg aan 1200 Euro voor elgen rekening. boven het aanvaardbare llgt neem Calla s met. Omdat bet bedrag bon aanwezlg van diner In Restaurant , en is op is , de declarátle is mement. De Randolph Oxfo,tI, Hotel Mn O,... JAnatytica. (>3 maanden). Geen vooraf genomen 2006 en isop ontvangen bij FM De transactie heeft plaatgevonden op Mn heeft geteknd in plaats van :heur, 1 _recteur en HAL._ Ontvapgen op 9 november blj F&A (> 231,30 = 462,60. Ultgaven gedaan op 10- elgen rekening was. Per saldo fout : 693,90 - sabris In te houden omdat één nacht voor de personeelsadministratie om 231,30 op bet medewerkster heeft een gestuurd naar

15 . afwikkehngen. declaratie. op. ontvangen (> 3 maanden).. transactiedatum, 2006, , , de declaratie Is op 22 februari blj F&A aanwezig. De transactiedatum Is 12 november non Audit Services London. Geen bon - KIM-ticket Pagina 15 gedaan op Ontvangen fout : 693,90-231,30 op het salaris in te houden omdat 23 1,30 = 462,60. één nacht voor egen rekenlng was. Per saldo gestuurd naar de personeelsadministratie om De F&A rnedewerkster heeft een Carlos him FSC Meeting Barcelona 693, , Geen bon aanwezlg van hotel Rey Juan heeft betrekidng op ultgaven voor een tad.. heeft plaatsgevonden (>3 maanden). Het., Uitgaven. non AUdit Services London. Geen bon 431,34 45 KIM-tIcket ten behoeve van Chairs meeting ivm terugbetallng ultgaven Verlenging HB Review Abonnement. De. ontvangen(> 3 maanden). De uiteindeljke en is pas op door F&A laat ingedlend. De ultgave Is gedaan op 04- transactie heeft plaatsgevonden op is , de declaratie transactiedatum is en de (>3maanden). en Isop ontvangen bij 1&A. De transactie heeft plaatsgevonden op ontvangen Ni F&A. (> 3 maanden). 328,25 34 The grand, diner bestuur. De declaratie is te 99,50 36 CESR Parijs, Diner met De 1.366,25 37 Randolph Oxford, Hotel ivm Oxford Analytica. 910,04 42 Kosten excursie De 2007 is getekend op , en is op november bij F&A (> 3 maanden). en de declaratle is pas op De declaratle is pas op Bedrag Waarnemlng Bestuurder Omschrljvlng Het totaal bedrag van declaraties die deze maximumtermijn overschrijden is 3.728,98. ontvangen terwiji de transactie ontvangen (> 3 maanden). ontvangen bij F&A. (> 3 maanden). Isop bij F&A door personeelsild heeft plaatsgevonden op TIjdigheid indlening dedaratles ten behoeve van Chairs meetinj 431, beschikbaar stelt.

16 Contant geldopnames met de company card (3.728,98 februari bij F&A ontvangen (> 3 maanden). Pagina 16 dedaratleformuller zeif. Niet vast te stellen deze 10 verschil fool is, maar dit is nergens vermeld. Ook niet op het deze 10 verschil fool Is, maar dit is nergens vermeld. Ook nlet op het declaratieformufter zelf. Het Tuynhuys ( 76,20). Aannanie dat onderliggende rekening van bet restaurant ABN-AMRO company card ( 86,20) en de 25,53 13 Geen bon aanwezlg van een treinticket ivm Er Is een verschil tussen de afboeklng op de Het Tuynhuys ( 107,65). Aanname dat ovemachting Lvm Wholesalesday CESR meeting in Londen. onderliggende rekening van bet restaurant ABN-AMRO company card ( 117,65) en de Er is een verschil tussen de afboeklng op de Pajs Geen bon aanwezlg van een Hotel Bedrag Waarneming Bestuurder Omschrijv.ng totaal gaat bet om een bedrag van 2.252,51. B acht waamemlngen zijn de declaratles niet volledig gestaafd door aanwezlgheld van bescheiden. In Aanwezigheid van bescheiden Oft betreft een formele bevinding. Er Is geen sprake van een financiële fout Natevlng procedure kostenvergoeding meereizen partner 4,50 ingehouden. salarisinhouding geweest. De banklasten van Voor de gedane kasopname is een 4,50 15 L Dit zjn opnamekosten tbv privé uitgaven. 4,50 zijn echter niet op het salaris Bedrag Waarneming Bestuurder Omschrljvlng november 2006, de declaratie Is op 22 aanwezig. De transactiedatum Is 12

17 gestuurd naar de personeelsadministratie omdat één nacht voor elgen rekening was. De F&A medewerkster heeft een Carios Ivm FSC Meeting Barcelona 693, , Geen bon aanwezlg van hotel Rey Juan om 231,30 op het salaris In te houden Pagina 17 ( 25, = 45,53) een dedaratie voor dinerkosten voor per saldo 201,75 drie dedaratles voor overige kosten voor een bedrag van 45,53. totaal gaat het om een bedrag van 2.252,51. De hoogte van dit bedrag betreft: twee declaraties voor hotelovernachtlngen voor een bedrag van per saldo 1.062,60 de betaling van één KLM-vllegticket 431,34; een online abonnement op de Financial Times 79,99; Bij acht waarnemingen zljn de declaraues niet volledig gestaafd door aanwezigheld van bescheiden. In ( 1.293,90 (totaal ontbrekende facturen) - 231,30 (salarisinhoudlng)); ( 401,75 (totaal ontbrekende factuur) (salarisinhouding)); ( ,90 231,30 = 1.062,60). Dewndingen 2.252,51 431,34 45 KIM-tIcket ten behoeve van Chairs meeting personeelsadministratie doorgegeven. rekening. Hiervoor een verzoek tot salaiislnhouding aan de non Audit Services London. Geen bon aanwezig. De transactiedatum is 12 Calla s met Omdat 401,75 43 Geen bon aanwezlg van diner in Restaurant abonnement op de Financial Times. 79,99 32 Geen bon aanwezlg van afgesloten online maanden). bedrag boven het aanvaardbare llgt neemt Ontvangen op9 november bij F&A (> 3 462,60. Uitgaven gedaan op Euro voor eigen november 2006, de dedaratle Is op 22 februarl b F&A ontvangen (> 3 maanden). Per saldo fout : 693,90-231,30 = het handtekenlng op het declaratieformuller is. van wie de tweede

18 3.2.1), wet correct afgehandeld zodat er per saldo geen sprake is van een flnanciële tout. De gedane uitgaven ten behoeve van het personeelsild zjn, afgezlen van te late afrekening (paragraaf Pagina 18 L ABN-AMRO company card ( 86,20) en do j Erlseenverschiltussendeafboekingopde Bedrag Waamemlng Bestuurder Omschrijvlng Voor alle declaratles, met uitzondering van de rechtstreekse inkoopfacturen, zijn volledig ingevulde dedaratieformuheren Ingediend. Deze rechtstreekse inkoopfacturen worden behandeld als reguliere Voor één declaratle heeft, bij afwezigheld van de voorzitter, een ander bestuurslid getekend. Voor éèn dedaratie is niet vast te stellen door wie de tweede handtekening gezet is. o Voor uitgaven in vreemde valuta zijn alle bedragen juist omgerekend. dedaraties vaflend onder de Inkoopprocedure. De procedure die daarvoor geldt is toereikend Overige opmerkingen eerdere paragraaf Privé uitgaven met de company card ulteengezet zljn. BU deze paragraaf zijn geen fouten met een flnancleel belang van toepassing, omdat deze at blj een Admlnistratleve verwerking privé ultgaven 691,33 november 2006, de declaratle Is op 22 februarl bj F&A ontvangen (> 3 maandenj 431,34 45 KLM-ticket ten behoeve van Chairs meeting beschikbaar stelt. non Audit Services London. Geen bon aanwezig. De transactiedatum Is 12 de bestuurders telecommunicatieapparatuur declaratieregeling staat vermeld dat de AFM 259,99 44 Kosten voor aanschaf mobiele telefoon. In de Bedrag Waamemlng Bestuurder Omschrljvlng Uitgaven met het karakter van reguliere inkoop Gebrulk company card ten behoeve van andere personeelsieden

19 C 222,75 fwezigheki. DItivm heeft getekend in plaats van 212,75 35 Diner Le pecheur, Diner dlrecteur en HAG s.. handtekening op het declaratieformuer is. zeif. Met vast te stellen van wie de tweede vermeid. Ook niet op het declaratleformulier 10 verschll fool is, maar dit is nergens Pagina 19 Het Tuynhuys ( 76,20). Aanname dat deze onderliggende rekening van het restaurant

20