Zilveren Kruis t.a.v.: Dhr. Eef Scheltinga & Mw. José Homan Zorginkopers Noord Oost Nederland Burgermeester Roelenweg EV Zwolle

Transcriptie

1 Zilveren Kruis t.a.v.: Dhr. Eef Scheltinga & Mw. José Homan Zorginkopers Noord Oost Nederland Burgermeester Roelenweg EV Zwolle Stichting GGZ Drenthe Gebouw: Hoofdgebouw Postbus RA ASSEN Dennenweg LA ASSEN Telefoon (0592) Doorkiesnummer (0592) Fax (0592) KvK-nr: datum 25 maart 2019 kenmerk zv/zk_wl_19 onderwerp Reactie wachtlijst verbeterplan 2019/2020 Zilveren Kruis Geachte heer Scheltinga en mevrouw Homan, beste Eef en José, Via deze brief geven wij naar aanleiding van uw mail van 3 maart 2019 een reactie op de vraag van Zilveren Kruis om een verbeterplan 2019/2020 aan te leveren voor de aanpak van de wachttijden. In het jaarplan 2019 van GGZ Drenthe hebben we diverse doelen voor toegankelijke en meer doelmatige zorg uitgewerkt. Door het organiseren van samenhangende, meer integrale aanpak in de keten, richten we ons erop de vraag naar (duurdere) zorg te beperken. We werken aan het continu verbeteren van ambulante en klinische behandeling volgens het principe zo kort als het kan, zo intensief als het moet. Behandelaren en management werken actief samen in het wegnemen van blokkades/belemmeringen. Belangrijk onderdeel daarbij zijn de acties rondom personele formatie gebundeld in het jaarplan van onze afdeling Mens & Arbeid. Hierdoor kunnen we binnen de beschikbare capaciteit meer patiënten behandelen. Resultante van de acties uit het jaarplan 2019 zal zijn dat er meer zorg op de juiste plek wordt geleverd en dat dit een positief effect heeft op de wachtlijst. Hierna hebben we de elementen uit ons jaarplan zoveel mogelijk vertaald in de door u gevraagde structuur. Verbeterplan 2019/ Probleemanalyse van het ontstaan van de wachtlijst a. Historisch perspectief van wachttijden per diagnosehoofdgroep: Eind 2017 was er een wachtlijst van 400 patiënten op jaarbasis voor poliklinische ambulante hulp voor de circuits Planbaar en Ouderen. Zilveren Kruis had een marktaandeel van 50%, het betrof dus 200 patiënten van Zilveren Kruis (naast de bestaande populatie 2017). Er is destijds gekozen voor een drie-sporenbeleid in het Plan van Aanpak d.d. 14 december 2019: - Versnelling patiëntenflow (optimalisatie casemix, eerder afsluiten dbc s, reductie MDO tijd, meer ECT capaciteit, e-health en groepsconsulten uitbreiden; - Extra intakes (hogere caseload) per regiebehandelaar in BGGZ en bijlage(n): kopie aan: 1/9

2 SGGZ, proactief sturen op doorverwijzingen i.s.m. huisartsen; - Aantrekken van extra regiebehandelaren en meer functiedifferentiatie (o.a. door inzet van sociaal psychiatrisch verpleegkundigen) ter ontlasting van regiebehandelaren. b. Welke initiatieven zijn ondernomen in 2017/2018, met welk resultaat: c. In bijlage 1 Stand van zaken met betrekking tot wachttijdreductie GGZ Drenthe zijn de ondernomen acties beschreven. Helaas zien we ondanks de maatregelen over deze periode de wachttijden stijgen door grote wisselingen en een tekort aan vooral regiebehandelaren: Vanaf eind 2017 heeft er vooral op locatie Hoogeveen een hoge uitstroom plaatsgevonden in diverse functies. Daarnaast was het op locatie Emmen ook heel lastig om een regiebehandelaar te vinden; het heeft meer dan 1 jaar geduurd om deze vacature in te vullen. Er zijn pensioengerechtigde regiebehandelaren vertrokken. Verder was er sprake van een hoog ziekteverzuim onder oudere regiebehandelaren. - Om de tekorten bij Planbare Zorg op te vangen hebben Jeugd en Ouderenpsychiatrie behandelingen overgenomen. - Planbare Zorg is gestart met het intensiveren van deeltijdbehandelingen binnen diverse onderdelen. - Er heeft in 2017 en 2018 meer functiedifferentiatie plaatsgevonden, namelijk meer inzet van SPV-ers, specialistisch verpleegkundigen GGZ en maatschappelijk werkers om de psychiaters te ontlasten. - Er is in 2017 extra ECT capaciteit bijgekomen, zodat we regionaal deze zorg weer kunnen bieden. Er worden i.s.m. Treant op 3 dagdelen per week ECT behandelingen uitgevoerd. - Er is in 2018 actief gestuurd op het verhogen van de inzet van e-health Karify (in combinatie met het klantportaal) en beeldbellen. - Eind 2018 zijn behandelaren gestart met het verbeteren van behandeltrajecten en het strakker plannen van tussentijdse evaluaties. - Het intakeproces en de MDO tijd bij Jeugd, bij Ouderenzorg en bij Planbare zorg is onder de loep genomen en verbeterd (verbetering efficiency). - Er is intensief overleg geweest met de Drentse huisartsen over de doorverwijzingen en de wachttijden. Situatieschets Actuele wachttijden per 1 maart zijn opgenomen in bijlage 2. Op basis van de data uit Vektis ( peildatum maart 2019 versus maart 2018) heeft GGZ Drenthe op een aantal hoofddiagnosegroepen een overschrijding op de Treeknorm. Zie onderstaande 4 grafieken met wachttijden per maart 2019 en 2018 op hoofddiagnosegroepen: Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 2/9

3 Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 3/9

4 De Nza heeft een normenkader opgesteld voor de wachttijden (rode horizontale streep in de grafiek); - de Treeknorm voor de gemiddelde aanmeldwachttijd is 4 weken, - de Treeknorm voor de gemiddelde behandelwachttijd is 10 weken. Uit de 1 e grafiek blijkt dat de Treeknorm van 4 weken voor de gemiddelde aanmeldwachttijd voor Delirium dementie (Ouderenzorg) en voor Persoonlijkheid (Planbaar) in maart 2019 door GGZ Drenthe wel worden gehaald. Landelijk wordt er geen enkele Treeknorm gehaald en ook de geïntegreerde instellingen halen deze Treeknormen niet. Uit de 2 e grafiek blijkt dat de Treeknormen van 10 weken voor de gemiddelde behandelwachttijd voor vrijwel alle hoofddiagnosegroepen in maart 2019 worden behaald, behalve voor Verslaving (middelgebonden), Schizofrenie en Eetstoornissen. N.B. Wij behandelen in principe geen patiënten met Eetstoornis of Verslaving als deze stoornissen de hoofdiagnoses vormen. Verbeterplan 2019/2020 (SMART geformuleerd) voor het binnen de Treeknorm brengen van de wachttijden: 1. Referentie naar regionale taskforce of andere externe initiatieven: - GGZ Drenthe participeert niet in de landelijke Taskforce, we werken wel op regionaal niveau nauw samen met Huisartsenzorg Drenthe (HZD). Het overleg met de HZD over de wachttijden vindt in 2019 en 2020 periodiek plaats. De wachttijden zijn voor de huisartsen zichtbaar in Zorgdomein. - De goede voorbeelden die via de landelijke Taskforce op de website weg van de wachtlijst en andere media worden gepubliceerd gebruiken we ter inspiratie voor onze praktijk. Zo onderzoeken we o.a. de inzet van ervaringsdeskundigen. - We streven naar minder opnames door de inzet van de acute keten voor thuisbehandeling bij crisis. - Opvolgingsafspraken voor het gezamenlijk monitoren van de vooruitgang van de wachttijd. In 2019 en 2020 zullen de wachttijden (volgens VEKTIS) elk kwartaal worden gecommuniceerd met Zilveren Kruis. Bij overschrijding van de Treeknormen vindt overleg met Zilveren Kruis (zorgbemiddeling) plaats. 2. Verbeterplan 2019/2020 specifieke maatregelen conform jaarplan 2019: - Wachttijden worden elke maand besproken in het maandgesprek tussen management en directie en in het MT Behandelzaken, acties gericht op wachttijdreductie bij Planbare Zorg worden maandelijks uitgezet en gemonitord; de focus ligt bij Planbare Zorg op wachttijdreductie voor alle diagnoses. Bij Ouderenpsychiatrie zijn geen wachtlijsten. - Extra psychiaters en/of SPV ers zullen in 2019 worden geworven voor Planbare Zorg; bij Ouderenpsychiatrie is dit niet nodig (hier zijn geen vacatures). Er zal in 2019 strategische personeelsplanning Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 4/9

5 plaatsvinden om het ziekteverzuim terug te dringen en de openstaande vacatures te vervullen. We zetten hierbij in op binden en boeien van psychiaters, psychologen, GGZ verpleegkundigen en SPV ers. - Implementatie van zorgprogrammering; eind 2019 zal er scholing van alle behandelaren hebben plaatsgevonden, vooral op het gebruik van ROM s en PDCA cyclus; - Er zullen meer patiënten SGGZ worden gezien, m.n. bij Planbare Zorg o.a. door groepstherapie te organiseren. - Er zal door de behandelteams pro-actief worden gestuurd op uitstroom BGGZ (naar POH-GGZ) en SGGZ (naar BGGZ); we participeren in het landelijke actieprogramma Weer thuis. - Verhoogde implementatie van e-health Karify in combinatie met het klantportaal (ter versterking van de behandeling) en beeldbellen via Zorgmessenger (ter vermindering van polibezoek). Via MijnGGZ Drenthe kan de patiënt zijn eigen behandelingsplan inzien en zonodig daarover overleggen per met de (regie-) behandelaar. - Voor Verslavingszorg zal intensiever worden samengewerkt met VNN; patiënten met een hoofddiagnose Verslaving zullen worden verwezen naar VNN (binnen de pilots/proeftuin Optimaal Leven). Eind 2019 zal er een evaluatie hebben plaatsgevonden van de pilots met VNN. - Onze intentie is om patiënten met een hoofddiagnose Eetstoornissen te verwijzen naar de Kliniek voor Eetstoornissen van Lentis. - Het Kwaliteitsstatuut en het Professioneel Statuut worden momenteel geactualiseerd (o.a. op het gebied van wachttijden, voldoen aan beroepsgroepnormen en zorgstandaarden). - Er wordt i.s.m. de ketenpartners gezocht naar meer OK capaciteit in de regio ten behoeve van de ECT s. - Voor een aantal circuits zal een administratieve schoning plaatsvinden van de wachtlijsten. 3. Uitkomst leidt niet tot een hogere gemiddelde prijs per patient of tot een overschrijding van het aantal ligdagen. Conform. 4. Verbeterplan is niet in strijd met wet- en regelgeving. Conform. 5. Verbeterplan is in lijn met inkoopbeleid van Zilveren Kruis. Conform. Tot slot Ons jaarplan 2019 wordt binnen onze reguliere Planning & Control cyclus uitgevoerd en gemonitord. Terugdringen van de wachtlijst is hiervan een resultante. We werken integraal aan de verbetering van de zorg op de juiste plek op de juiste tijd, met de juiste professional tegen de juiste kosten. De hiervoor genoemde acties voor de wachttijden zullen we steeds aan deze richting toetsen. Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 5/9

6 Voorgaande geeft ook een toelichting op het niet realiseren van de afspraken over de wachtlijstmiddelen Ondanks forse verbeteringen in het intakeproces zijn we niet in staat geweest de wachtlijst te reduceren. Oorzaak is de wisseling en het tekort aan (regie-) behandelaren. Hierop hebben we een intensief boeien en binden programma, waarbij het werken vanuit de visie wij zien mensen en als collega s wij zien elkaar in 2018 aantoonbaar heeft geleid tot een verbetering in de personele capaciteit, zeker als we de geluiden van vergelijkbare organaties horen. We geloven in onze aanpak vanuit de visie en strategie en hebben er vertrouwen in dat we daarmee de toekomstige ontwikkelingen in de patiëntenstroom zo doelmatig mogelijk op kunnen vangen. We willen ons inzetten om constructief tot eenvoudige en navolgbare (SMART) afspraken te komen om de wachttijden zo veel mogelijk te beperken. Met vriendelijke groet, drs. Hilda van der Hek RC Directeur Bedrijfsvoering GGZ Drenthe Bijlage 1: Stand van zaken met betrekking tot wachttijdreductie GGZ Drenthe Bijlage 2: actuele wachttijden per 1 maart 2019 Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 6/9

7 Bijlage 1 Stand van zaken met betrekking tot wachttijdreductie GGZ Drenthe Addendum wachttijden A. Inleiding De wachttijden, zowel voor intake als behandeling overschrijden voor een aantal diagnoses de Treek-normen. GGZ Drenthe spant zich in om deze wachttijden tot aanvaardbare normen terug te brengen. In dit addendum worden afspraken om dat resultaat te bereiken vastgelegd. B. Transparantie De wachttijden worden per diagnose en per locatie op de website vermeld. Deze gegevens worden maandelijks geactualiseerd. De wachttijdgegevens worden maandelijks bij Vektis aangeleverd. In afstemming met de huisartsen worden aanpassingen in ZorgDomein doorgevoerd zodat ook daarin de wachttijden per locatie zichtbaar worden. C. Samenwerking Binnen project Optimaal Leven wordt periodiek overleg over de wachttijden voor de EPAdoelgroep in deregio gevoerd. Met de partners binnen de acute keten wordt eveneens periodiek overleg over de wachttijden gevoerd. GGZ Drenthe participeert in het landelijk actieprogramma Weer Thuis. Dit programma is gericht op bevordering van de klinische uitstroom. D. Verantwoordelijkheidsverdeling In het Kwaliteitsstatuut is vastgelegd dat tot de intake de huisarts het aanspreekpunt voor de patiënt is, na intake is de regiebehandelaar het vaste aanspreekpunt. E. Inspanning Formatie behandelaren Het op peil houden en brengen van een kwantitatieve en kwalitatieve personele formatie van regiebehandelaren heeft continue aandacht binnen GGZ Drenthe. We zetten vanaf 2017 zeten we o.a. in op binden en boeien sessies met Psychiaters, Psychologen en Verpleegkundig Specialisten. We vinden het als organisatie van belang met deze doelgroep in nauw contact te staan over hoe zij hun werk beleven en welke rol zij kunnen bekleden in het vervullen van specialistische functies. Uit ervaring hebben we geleerd dat het stellen van enkel vacatures onvoldoende resultaat oogst. We zetten daarom sterk in op onze eigen medewerkers die als ambassadeur vakcollega s kunnen verleiden om bij GGZ Drenthe te gaan werken. Goed werkgeverschap en tevredenheid over de eigen werkgever is hierbij onontbeerlijk. Nieuwe medewerkers verleiden in een krappe arbeidsmarkt in het Noorden is noodzakelijk en bij de collega instellingen kunnen we niet ongegeneerd recruiten. Tevens zetten we sterk in op het behouden van onze specialistische opleidingen. De coördinator werving specialistische functies staat samen met de Opleiders in nauw contact met de opleidingen en gezamenlijk organiseren zij o.a. lunchbijeenkomsten met de directie en lijnmanagement. Alle acties zijn hierbij gericht op het behouden van deze medewerkers en het met hen in contact zijn en blijven over mogelijke loopbaanmogelijkheden binnen onze organisatie. GGZ Drenthe werkt aan het verbeteren van haar website waarbij de pagina werken bij GGZ Drenthe extra aandacht krijgt. Binnen ons Werving en Selectiebeleid staan wij voor verwelkomen en persoonlijk contact. Onze uitdaging is onze arbeidsmarktcommunicatie steeds verder te ontwikkelen en daar waar nodig de samenwerking te zoeken met de noordelijke (GGZ) zorginstellingen. Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 7/9

8 Ehealth De toegang tot en het gebruik van het cliëntenportal worden verbeterd. Doelstelling: 10 % van de ambulante (zvw) cliënten maakt eind 2020 actief gebruik van het cliëntenportaal en/of heeft gegevens ontsloten via een PGO. De inzet van online behandelmodules wordt in 2019 verder verbreed. Eind 2020 maakt minimaal 10% van de (zvw) cliënten aantoonbaar gebruik van een e-health module. Instroom adolescenten Vanaf de zomer 2018 stromen adolescenten op de wachtlijst van het circuit Planbaar in bij Kinder- en Jeugdpsychiatrie. Het aantal over de periode juli t/m september 2018 bedraagt 140. Deze werkwijze wordt in 2019 gecontinueerd. Doelmatigheidsprogramma In november is een programma gestart waarbij kritisch wordt gekeken naar behandelen ligduur van de patiënten. Op basis van een gewenste caseload zijn acties uitgezet gericht op het verkorten van de behandelduur en het vergroten van de uitstroom. Op deze wijze ontstaat meer ruimte voor een hogere instroom en het verkorten van de wachtlijst. Daarnaast wordt nadrukkelijker aandacht besteed aan shared decision making om samen met de patiënt en zijn of haar naaste(n) toe te werken naar einde behandeling of een lichtere behandeling. Substitutie bggz Door het vergroten van kennis binnen de Basis GGZ over specifieke stoornissen (o.a. persoonlijkheid) worden de doorstroommogelijkheden van SGGZ naar BGGZ vergroot. In 2018 heeft dit al tot groei in de BGGZ geleid bij persoonlijkheidstoornissen. Door in te zetten op meer stoornissen is de verwachting dat dit ruimte biedt voor nieuwe instroom SGGZ. F. Monitoring wachttijden De ontwikkeling van de wachttijden binnen GGZ Drenthe wordt geagendeerd voor de periodieke monitoringsgesprekken. De volgende informatie wordt daarbij als basis gebruikt: - maandelijks overzicht wachttijden zoals aan Vektis wordt gezonden - verhouding basis GGZ en gespecialiseerde GGZ zoals die in de UPM wordt weer gegeven. Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 8/9

9 Bijlage 2: actuele wachttijden per 1 maart 2019 Zie bijgevoegd document. Onderwerp: Reactie wachtlijstverbeterplan 2019 Zilveren Kruis 9/9