Evaluatieformulier Bijzondere Kunstactiviteiten

Transcriptie

1 Evaluatieformulier Bijzondere Kunstactiviteiten Toelichting De activiteit waarvoor u van Art-fact een voorlopige financiële bijdrage vanuit de regeling Bijzondere Kunstactiviteiten hebt ontvangen, dient u te evalueren. Wanneer de financiële verantwoording zonder aanwijsbare reden sterk afwijkt van de begroting, kan Art-fact gehele of gedeeltelijke restitutie van de financiële bijdrage verlangen. Na het indienen van de evaluatiestukken wordt officieel vastgesteld voor welk bedrag de financiële bijdrage definitief wordt toegekend. U ontvangt binnen vier tot zes weken van Art-fact een definitieve beschikking. Deze evaluatie bestaat uit 2 delen: Deel 1: Inhoudelijke verantwoording Het indienen van een inhoudelijke verantwoording is verplicht. De inhoudelijke verantwoording dient ondersteund te worden met enkele voorbeelden van communicatie-uitingen over uw activiteit. Deel 2: Financiële verantwoording Het indienen van een financiële verantwoording is verplicht. Het staat u vrij om hiervoor deel 2 van dit formulier te gebruiken of om een financieel overzicht in uw eigen lay-out/format in te dienen. In het tweede geval vragen we u om in uw overzicht per inkomsten-/uitgavenpost duidelijk het begrote en gerealiseerde bedrag aan te geven. De financiële verantwoording dient ondersteund te worden met bewijsstukken waaronder facturen en bonnen voorzien van een nummer dat correspondeert met de posten in uw financiële verantwoording. Deadline Uiterlijk drie maanden na de realisatie van uw activiteit dient u bij Art-fact een evaluatie in. Op basis van de verstrekte gegevens wordt de definitieve financiële bijdrage vastgesteld. U ontvangt binnen vier tot zes weken van Art-fact een definitieve beschikking. Invullen en toesturen 1. Download dit formulier en vul het in. Let op: uw gegevens worden niet automatisch opgeslagen als u het formulier online invult. Heeft u niet voldoende ruimte in het formulier, voeg dan eventueel een bijlage toe met extra informatie. 2. Controleer alle gegevens en ga na of u alle bijlagen hebt bijgevoegd. 3. Verstuur uw evaluatieformulier: Per Verstuur het ingevulde evaluatieformulier naar info@art-fact.nl onder vermelding van Evaluatie Bijzondere Kunstactiviteiten. Stuur alle bijlagen in dezelfde met het evaluatieformulier mee. Papieren bijlagen dienen gescand of gefotografeerd te worden en digitaal bijgevoegd te worden. Documenten die Art-fact niet gelijktijdig in de mail met het evaluatieformulier ontvangt, worden niet in behandeling genomen. Per post: Print het ingevulde evaluatformulier uit en stuur dit samen met alle bijlagen naar Art-fact, Koningsplein 11A, 038 WG Tilburg.

2 Mogelijkheid tot het indienen van een bezwaarschrift Bent u het niet eens met de definitieve beschikking, dan kunt u binnen zes weken na dagtekening van de beschikking schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift indienen tegen het besluit. Het bezwaarschrift dient te worden gericht aan het bestuur van Art-fact, Koningsplein 11A, 038 WG Tilburg. Het bezwaar wordt besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering na ontvangst van de brief, waarop binnen twee weken een schriftelijke reactie volgt. Vragen of meer informatie Heeft u vragen of wilt u meer informatie over de regeling Bijzondere Kunstactiviteiten, neem dan contact op met Patrick van Berkel via patrick.vanberkel@art-fact.nl of bel

3 Evaluatieformulier Bijzondere Kunstactiviteiten CONTACTGEGEVENS EN ONDERTEKENING 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Correspondentieadres: adres postcode plaats adres contactpersoon algemeen adres organisatie telefoonnr. 1 (overdag) telefoonnr. 2 (optioneel) website organisatie. In dit evaluatieformulier wordt gevraagd om, indien mogelijk, een aantal bijlagen mee te sturen. Kunt u aangeven welke bijlagen zijn bijgevoegd?. Ondertekening Door onderstaande hokjes aan te vinken, ondertekent u het evaluatieformulier: Ik verklaar dat ik de Regeling Bijzondere Kunstactiviteiten heb gelezen. Ik verklaar dat ik dit evaluatieformulier volledig en naar waarheid heb ingevuld. Datum en plaats: Naam: Pagina 1

4 DEEL 1: INHOUDELIJKE VERANTWOORDING I. Algemene gegevens 1. Voor welke activiteit heeft u een financiële bijdrage ontvangen? 2. Omschrijf de presentatievorm van uw activiteit (bijv. expositie, voorstelling, concert, productie, festival, competitie, reeks/cyclus activiteiten e.d.) 3. Wanneer vond de activiteit plaats?. Wat was de duur van de activiteit (van start voorbereiding tot uitvoering activiteit)?. a. Waar vond de activiteit plaats? b. Wat was de kwaliteit van de locatie(s)? Zou u een activiteit op deze locatie(s) aanbevelen aan anderen, waarom wel/niet?. Wat was de doelstelling van uw activiteit?. Wat heeft u bereikt met uw activiteit? Pagina 2

5 II. Deelnemers en publieksbereik 1. Deelnemersaantallen a. Verwacht aantal actieve deelnemers (voor aanvang): b. Werkelijk aantal actieve deelnemers: c. Waarvan aantal actieve deelnemers t/m 2 jaar: d. Geef hier een beknopte toelichting op de deelnemers die u heeft bereikt. Indien er een groot verschil is tussen 1.a en 1.b, geef dan hier een toelichting. e. Wat was de deelnemersbijdrage? euro 2. Bezoekersaantallen a. Verwacht aantal bezoekers (voor aanvang): b. Werkelijk aantal bezoekers: c. Waarvan aantal bezoekers t/m 2 jaar: d. Geef hier een beknopte toelichting op de bezoekers die u heeft bereikt. Indien er een groot verschil is tussen 2.a en 2.b, geef dan hier een toelichting. e. Wat was de entreeprijs? euro 3. Licht toe hoe en wanneer u de activiteit onder de aandacht hebt gebracht van deelnemers en bezoekers. Welke publiciteit heeft dit opgeleverd?. Stuur met dit evaluatieformulier enkele voorbeelden van communicatie-uitingen over uw activiteit mee (o.a. geplaatst persbericht, flyer, poster, enz). Geef hier aan welke bijlagen u heeft bijgevoegd. Pagina 3

6 III. Organisatie en samenwerking 1. Zijn de leden/vrijwilligers van uw organisatie betrokken bij de realisatie van de activiteit? Zo ja, welke taken vervulden zij? 2. Met welke organisaties heeft u samengewerkt bij de realisatie van de activiteit? Welke rol/taken hadden deze organisaties? Onder samenwerking verstaat Art-fact een gedeelde verantwoordelijkheid voor het project. Het betreft hier niet het inkopen/-huren van expertise, locatie of materialen e.d. A. Naam organisatie: Rol/taak organisatie: B. Naam organisatie: Rol/taak organisatie: C. Naam organisatie: Rol/taak organisatie: D. Naam organisatie: Rol/taak organisatie: Extra ruimte indien nodig: 3. Wat verliep goed bij de realisatie van uw activiteit?. Welke aandachts-/knelpunten kwam u tegen bij de realisatie van uw activiteit?. Welke mogelijkheden ziet u om tot betere resultaten te komen?. Heeft u de activiteit kunnen realiseren volgens het artistieke plan? Hoe heeft u hierbij de artistieke kwaliteit gewaarborgd?. In het aanvraagformulier (Deel V Kwalificatie bijzonder) heeft u aangegeven wat uw activiteit bijzonder maakt en waar uw activiteit aan bijdraagt. Kunt u hierop kort reflecteren? 8. Staan er in de brief die u heeft ontvangen over de voorlopige beschikking, aandachtspunten met het verzoek van Art-fact om hierop terug te blikken? Geef dan hier een reflectie op deze aandachtspunten. 9. Extra ruimte voor een notitie, opmerking of aanvulling. Pagina

7 DEEL 2: FINANCIËLE VERANTWOORDING U hoeft niet alle rijen in te vullen; de velden die niet van toepassing zijn, kunt u leeg laten. Als u extra ruimte nodig heeft, voeg dan een bijlage bij en vermeld dit bij vraag op pagina 1. I. Uitgaven 1. a. PRODUCTIEKOSTEN Denk hierbij aan kosten voor auteursrechten, verzekeringen, transport, kleding- en grime, techniek (lichtplan en geluid), de huur van faciliteiten, instrumenten en productiematerialen e.d Totaal productiekosten: Begroting (euro) Realisatie (euro) b. Geef hier een specificatie van de productiekosten: 2. a. VRIJWILLIGERS- EN MEDEWERKERSKOSTEN Geef hier alle posten op die gerelateerd zijn aan vrijwilligers- en medewerkerskosten op het vlak van artistieke begeleiding, techniek, organisatie e.d aantal uren x prijs per uur Begroting (euro) Realisatie (euro) Totaal vrijwilligers- en medewerkerskosten: b. Geef hier een specificatie van de vrijwilligers- en medewerkerskosten: Pagina

8 3. a. ORGANISATIEKOSTEN DIVERSEN Geef hier alle posten op die gerelateerd zijn aan de organisatie van je activiteit waaronder bureaukosten en kosten voor PR en communicatie. Geef hier ook de posten op die hiervoor niet benoemd zijn Totaal organisatiekosten diversen: Begroting (euro) Realisatie (euro) b. Geef hier een specificatie van de organisatiekosten diversen : II. Inkomsten 1. a. EIGEN BIJDRAGEN Begroting (euro) Realisatie (euro) 1 Eigen bijdrage organisatie (vereniging/stichting) 2 Eigen bijdrage samenwerkingspartner(s) 3 Eigen bijdrage deelnemers Totaal eigen bijdragen: b. Geef hier, indien nodig, een specificatie van de eigen bijdragen: Pagina

9 2. a. BIJDRAGEN VAN DERDEN Geef hierbij aan welke bijdragen u van derden ontvangt. Denk hierbij aan subsidies of financiële bijdragen van externe fondsen, het Rijk, de Provincie, bedrijven, inkomsten vanuit crowdfunding en sponsorbijdragen van bedrijven, particuliere organisaties of een donateursgroep e.d Totaal bijdragen van derden: Begroting (euro) Realisatie (euro) b. Geef hier, indien nodig, een specificatie van de bijdragen van derden: 3. a. INKOMSTEN DIVERSEN Geef hierbij alle overige inkomsten op. Denk hierbij aan entreegelden, advertentie-inkomsten, inkomsten vanuit horeca en alle inkomsten die niet hiervoor zijn vermeld onder Eigen bijdragen en Bijdragen van derden Totaal inkomsten diversen: Begroting (euro) Realisatie (euro) b. Geef hier, indien nodig, een specificatie van de inkomsten diversen : Pagina

10 III. Totaaloverzicht financiën I. UITGAVEN Bedrag in euro s 1. PRODUCTIEKOSTEN 2. VRIJWILLIGERS- EN MEDEWERKERSKOSTEN 3. ORGANISATIEKOSTEN DIVERSEN TOTAAL UITGAVEN II. INKOMSTEN 1. EIGEN BIJDRAGEN 2. BIJDRAGEN VAN DERDEN 3. INKOMSTEN DIVERSEN TOTAAL INKOMSTEN SUBSALDO TEKORT/OVERSCHOT* TOEGEZEGDE BIJDRAGE ART-FACT EINDSALDO TEKORT/OVERSCHOT* * een negatief bedrag geeft een tekort aan. Pagina 8

11 EXTRA NOTITIES Hieronder is extra ruimte voor een notitie, opmerking of aanvulling. Indien u verwijst naar een vraag, noteer dan het nummer van deze vraag erbij. TOT SLOT Belangrijk: vergeet niet om alle bijlagen met dit formulier mee te sturen! Pagina 9