Handboek voor Thuisfrontcommissies

Transcriptie

1 Handboek voor Thuisfrontcommissies Interserve Nederland 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord 4 1. Interserve en de zendende gemeente Interserve bemiddelt en begeleidt Zendende gemeente of thuisgemeente? Een goede samenwerking 6 2. De thuisfrontcommissie en haar hoofdtaken De voornaamste taken van de TC 8 3. Het opzetten van de thuisfrontcommissie Van sollicitatie tot uitzending: de procedure in het kort Oprichting van de TC Samenstelling van de thuisfrontcommissie Uitzendvoorwaarden De thuisfrontcommissie en Interserve Ondersteuning van de TC s Communicatie tussen de TC en Interserve De financiële ondersteuning van de Partner Financiële bronnen De zendende gemeente Individuele gevers uit de bredere vriendenkring Zendings- en ontwikkelingsorganisaties, stichtingen, instellingen, e.d Begroting Activiteiten van de thuisfrontcommissie Voordat de Partner vertrekt Aanleggen van een adressenbestand Adressenbeheer door Interserve Steun van het thuisfront Informatieavond en presentaties Fondsenwerving 18 Interserve Nederland 2

3 6.1.6 Hand- en spandiensten De uitzenddienst Het vertrek Nadat de Partner is vertrokken Contact onderhouden met de Partner Contact onderhouden met het thuisfront Voorbede stimuleren Jaarlijkse verslaggeving TC-vergaderingen Wanneer de Partner definitief terugkeert Praktische hulp Presentaties Een luisterend oor bieden 23 Bijlage 1 TC-overeenkomst 24 Bijlage 2 De uitzenddienst 26 Bijlage 3 Mogelijke agenda voor een TC-vergadering 28 Bijlage 4 De rondzendbrief 29 Bijlage 5 Communicatie en veiligheid 32 Bijlage 6 Fondsenwerving 34 Bijlage 7 Garantieverklaring 38 Bijlage 8 Declaraties vóór uitzending 39 Bijlage 9 Betalingen tijdens de bijbelschoolperiode 40 Bijlage 10 Opheffen van de TC 41 Bijlage 11 De holistische benadering van Interserve 43 Bijlage 12 Publicaties van Interserve 45 Bijlage 13 Aanbevolen literatuur 46 Interserve Nederland, Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Interserve Nederland 3

4 Voorwoord De thuisfrontcommissie (TC) vormt een onmisbare schakel tussen de zendingswerker, de uitzendende gemeente en de zendingsorganisatie. Aan de ene kant draagt de TC een grote verantwoordelijkheid, omdat zij ervoor moet zorgen dat de gemeente in geestelijk én praktisch opzicht meeleeft met de zendingswerker. Aan de andere kant heeft zij het voorrecht om direct betrokken te zijn bij zendingswerk. Uit verhalen van TC's merken we telkens hoezeer zij hierdoor worden bemoedigd. Interserve onderkent het belang van TC's en is daarom actief betrokken bij de oprichting en toerusting ervan. Dit handboek geeft antwoord op een aantal veel gestelde vragen. Het is in eerste instantie bedoeld voor TC's, maar ook zendingscommissies, kerkenraden, oudsten en zendingswerkers zelf kunnen er baat bij hebben. Sommige gedeelten komen misschien wat zakelijk over, maar de ervaring heeft ons geleerd dat we beter duidelijk kunnen zijn over de praktische kant (organisatie en financiering) van een uitzending. We houden ons aanbevolen voor aanvullingen en verbeteringen. Het handboek bestaat uit een basiskatern en een aantal bijlagen. In bijlage 12 vindt u een lijst met andere uitgaven van Interserve, die verband houden met uitzending. Deze kunt u aanvragen op ons kantoor. Binnen Interserve wordt een zendingswerker aangeduid als Partner. De term Partner sluit aan bij de internationale terminologie binnen Interserve. Bovendien werken wij veelal in landen waar geen zending mag worden bedreven in de traditionele betekenis van het woord. Ter wille van de leesbaarheid is de Partner steeds met 'hem' aangeduid, maar uiteraard zijn vrouwen en echtparen ook inbegrepen. Het is ons gebed, dat dit handboek het werk in de wijngaard van onze Heer en Koning zal bevorderen. Veel zegen gewenst bij uw activiteiten aan het thuisfront! Eelkje Bikker & Marjolijn Runhaar Coördinatoren Long Track Interserve Nederland 4

5 Hoofdstuk 1 Interserve en de zendende gemeente De Here Jezus zond zijn volgelingen de wereld in met de opdracht om het evangelie te verkondigen en alle volken tot zijn discipelen te maken (Matteüs 28:19, 20). In de loop der eeuwen hebben velen gehoor gegeven aan deze oproep, maar tot op de dag van vandaag is de zendingsopdracht nog niet volledig vervuld. In Handelingen 13:1-5 lezen we dat Paulus en Barnabas hun eerste zendingsreis ondernamen in antwoord op de leiding van de Heilige Geest en in samenwerking met de gemeente van Antiochië waartoe zij behoorden. Aan deze zendende gemeente brachten zij verslag uit van hun werkzaamheden (Handelingen 14:26-28). Naar aanleiding van dit voorbeeld ziet Interserve een voorname rol weggelegd voor de plaatselijke gemeente. De gemeente evangeliseert, maakt discipelen en voedt de gelovigen op in het Woord van God. Van ieder gemeentelid mag worden verwacht dat hij in zijn eigen omgeving getuigt van zijn Heer en Heiland Jezus Christus. Sommigen ontvangen, zoals Paulus en Barnabas, de speciale roeping om elders in de wereld verantwoording af te leggen van de hoop die in hen is (1 Petrus 3:15). De overigen hebben de taak én het voorrecht om hun thuisfront te vormen. Daarnaast leveren ook zendingsorganisaties een bijdrage. Vanuit hun ervaring en specialismen kunnen zij de gemeente helpen om haar roeping gestalte te geven. Zo vervullen zij samen de Grote Opdracht. 1.1 Interserve bemiddelt en begeleidt Interserve treedt bemiddelend op voor christenen die zich geroepen weten om in de Arabische wereld of Azië mee te werken aan de opbouw van Gods Koninkrijk. Wij zoeken voor hen een geschikte plaats in een van onze werkgebieden, die zoveel mogelijk aansluit bij hun opleiding en ervaring. Daarnaast geven wij praktische en geestelijke ondersteuning aan de Partners, zowel in Nederland als in het gastland. Interserve is een interkerkelijke organisatie. Dit betekent onder andere dat onze Partners vanuit verschillende kerkelijke achtergronden komen. Een tweede consequentie is dat Interserve niet beschikt over eigen middelen om de Partners te ondersteunen. Deze zullen door het thuisfront moeten worden opgebracht (zie hoofdstuk 4). Overigens vraagt Interserve van de gemeente geen garantstelling. Interserve Nederland 5

6 Interserve draagt de eindverantwoordelijkheid voor de uitzending van de Partner en voor zijn functioneren op het veld. Dat heeft niet alleen betrekking op de praktische en pastorale begeleiding, maar ook op de financiën. 1.2 Zendende gemeente of thuisgemeente? In sommige kerkelijke milieus wordt de benaming 'zendende gemeente' uitsluitend in verband gebracht met het eigen zendingswerk. In dat geval kan ook de term thuisgemeente worden gebruikt. Waar het om gaat, is dat zending geen initiatief is van individuen, maar plaatsvindt in en vanuit een lokale christelijke gemeenschap. Waar mogelijk streeft Interserve ernaar het eigen zendingsorgaan van de gemeente te betrekken bij de uitzending. Op dit moment wordt samengewerkt met o.a. de GZB, ICCO/Kerk in Actie (PKN), Deputaten Zending en Hulpverlening van de Christelijke Gereformeerde Kerken en De Verre Naasten (Gereformeerd Vrijgemaakt). 1.3 Een goede samenwerking Interserve hecht grote waarde aan een goede samenwerking met de zendende gemeente. Dit is gebaseerd op de volgende overtuigingen en principes: a. Wanneer een gemeente bereid is te investeren in zendingswerkers, zal zij hiervan de geestelijke vruchten plukken. Juist vanwege het feit dat zij materieel gezien soms grote inspanningen moet leveren. De gemeente wordt verrijkt wanneer zij ziet wat God doet temidden van volken in andere culturen. b. De nauwe band met een Partner en een zendingsveld draagt ertoe bij dat het zendingsbewustzijn binnen de gemeente groeit en dat de gemeente wordt betrokken bij het verkondigen van het evangelie in 'onbereikte' gebieden. Interserve Nederland 6

7 c. Interserve streeft ernaar de zendende gemeente zoveel mogelijk te betrekken bij de pastorale en financiële ondersteuning van de Partner. De eindverantwoordelijkheid voor de uitzending ligt weliswaar bij Interserve, maar de gemeente draagt medeverantwoordelijkheid. Om de relatie met de zendende gemeente te bevorderen, onderneemt Interserve onder andere de volgende activiteiten: 1. Op verzoek van de gemeente en/of Partner verzorgt Interserve presentaties op gemeenteavonden of tijdens andere bijeenkomsten. Waar mogelijk wil zij de gemeente toerusten tot haar taak op zendingsgebied. 2. Via het informatieblad Dienen informeert Interserve het thuisfront over de Partners, de bevolking, de culturele achtergronden en de kerk in Azië en de Arabische wereld, alsmede over de ontwikkelingen, noden en zorgen van de kerk in haar werkgebied. Dit geldt ook voor de ontwikkelingen op het bredere maatschappelijke vlak, waarbinnen de kerk haar plaats inneemt. 3. Om het gebed voor de Partners te stimuleren, verstuurt Interserve de maandelijkse vertrouwelijke Gebedsinformatie naar honderden voorbidders. 4. Regelmatig organiseert Interserve informatie- en ontmoetingsmomenten voor belangstellenden. Hier wordt informatie verstrekt over actuele onderwerpen en/of de laatste ontwikkelingen in de verschillende landen. Om de contacten met de gemeente én de Partner zo soepel mogelijk te laten verlopen, wordt op initiatief van Interserve een thuisfrontcommissie (TC) opgericht. Interserve Nederland 7

8 Hoofdstuk 2 De thuisfrontcommissie en haar hoofdtaken Om de betrokkenheid van de eigen gemeente te bevorderen en om de Partner te ondersteunen bij voorbereiding en fondsenwerving, richt Interserve in overleg met de Partner een thuisfrontcommissie (TC) op. 2.1 De voornaamste taken van de TC 1. Het bieden van geestelijke en morele steun aan de Partner, bij de voorbereiding en op het veld. 2. Het stimuleren van gebed voor de Partner. 3. Het werven van financiële steun. 4. Het verlenen van logistieke ondersteuning. 5. Het fungeren als aanspreekpunt tussen Interserve en de zendende gemeente. 6. Het thuisfront informeren over de Partner en zijn werk. 7. Het opvangen en begeleiden van de Partner bij (definitieve) terugkeer naar Nederland. 8. Het stimuleren van de zendende gemeente in haar opdracht tot wereldzending. Hieronder volgt een korte toelichting op elk van deze taken. 1. Geestelijke en morele ondersteuning Het is geweldig wanneer een Partner vanuit de gemeente wordt uitgezonden, maar dat is meer dan iemand op het vliegtuig zetten! De Partner moet kunnen rekenen op de morele steun van de gemeente en weten dat hij namens haar zijn dienst verricht. 2. Gebed Geen zendingswerker kan zonder biddende gemeente. De TC kan de voorbede bevorderen door actuele gebedspunten aan te leveren, én door zelf het goede voorbeeld te geven. Interserve Nederland 8

9 3. Financiële steun Interserve Partners worden uitgezonden op basis van financiële ondersteuning door de achterban, ook wel vriendenkring genaamd. Er moeten dus fondsen worden geworven voor financiering van de uitzending. Bij het werven van giften en het onderhouden van relaties met de donateurs vervult de TC een sleutelrol. 4. Logistieke ondersteuning Bij een uitzending moeten allerlei praktische zaken worden geregeld. Soms moet het huis in Nederland worden ontruimd en de spullen worden opgeslagen. Of er moeten juist goederen per container worden verzonden. De TC probeert de Partner zoveel mogelijk van dit soort zaken uit handen te nemen, zodat deze zich optimaal kan voorbereiden op zijn uitzending. 5. Aanspreekpunt Er is regelmatig overleg nodig over de voortgang van de uitzending. Voor Interserve is de TC het aanspreekpunt naar de leiders van de gemeente, de zendingscommissie en de gemeente als geheel. Dit houdt de lijnen kort. 6. Informeren van het thuisfront De gemeente heeft er recht op te weten waar de Partner mee bezig is. Een goede communicatie in twee richtingen is van wezenlijk belang. Zo raakt de gemeente nauw betrokken bij het werk in het gastland. De TC kan ervoor zorgen dat de gemeente op de hoogte blijft. 7. Steun bij terugkeer Voor een deel gaat het hier om taken die hierboven al zijn genoemd. De terugkeer van een zendingswerker in zijn vaderland brengt echter zoveel extra zorg met zich mee, dat deze taak aparte vermelding verdient. Men spreekt zelfs van een omgekeerde cultuurschok. Zie ook paragraaf Zendingsvisie bevorderen De betrokkenheid bij een eigen zendingswerker geeft in veel gemeenten een belangrijke impuls aan het zendingsbewustzijn. Een goed functionerende TC kan hieraan in belangrijke mate bijdragen. Interserve heeft een aantal mogelijkheden om zendingsbewustzijn te bevorderen, o.a. door middel van workshops voor verschillende doelgroepen. Neem hiervoor contact op met het kantoor. Bij het uitvoeren van deze taken mag de TC rekenen op de begeleiding van Interserve. In hoofdstuk 4 wordt dit nader toegelicht. Interserve Nederland 9

10 Hoofdstuk 3 Het opzetten van de thuisfrontcommissie Er zit vaak een flinke periode tussen de eerste keer dat iemand met Interserve in contact komt en zijn daadwerkelijke uitzending (voor een kort overzicht van de procedure, zie het kader hieronder). Interserve raadt de kandidaat aan om in een vroeg stadium na te denken over de opbouw van een thuisfront, ook wanneer de procedure binnen Interserve nog niet is afgerond. Zelfs als hij eerst een zendingsopleiding gaat volgen, is het goed om al te werken aan een thuisfront. Dit geeft de gemeente ruimschoots de tijd om te wennen aan de 'eigen' zendingswerker. Zij kan ook langzamerhand bewust worden gemaakt van de verantwoordelijkheid die de ondersteuning van een gemeentelid op pastoraal en financieel gebied met zich meebrengt. 3.1 Van sollicitatie tot uitzending: de procedure in het kort Invullen sollicitatieformulieren Interviews met de selectiecommissie Gesprek met de Long Track coördinator over de thuisfrontopbouw en oprichting van de TC Oprichtingsvergadering van de TC Voorbereiding voor uitzending, zoals bijbelschool Opstellen van de begroting op basis van internationale gegevens. Informeren van de gemeente, d.m.v een informatieavond en het verzenden van een eerste rondzendbrief met oproep tot ondersteuning Bijeenbrengen van de benodigde fondsen Financieel dekkingsplan, ingediend door penningmeester TC, waaruit blijkt dat de begroting voor 100% gedekt is (uiterlijk één maand voor vertrek) Ondertekenen van de uitzend- en TC-overeenkomst Uitzenddienst en vertrek naar het veld De eerste stap tot het opbouwen van een solide thuisfront is een gesprek met de leiding van de gemeente (bijvoorbeeld de voorganger of zendingsouderling). Deze kan de kandidaat adviseren welke weg hij moet bewandelen om binnen de gemeente een zo breed mogelijk draagvlak te krijgen voor zijn uitzending. Vervolgens gaat hij, in overleg met een van de Long Track coördinatoren van Interserve, op zoek naar geschikte personen voor zijn thuisfrontcommissie (TC). Dit gebeurt doorgaans zodra de kandidaat de eerste ronde van de selectieprocedure heeft doorlopen. Om het thuisfront te informeren is het van groot belang dat de TC zo spoedig mogelijk wordt geformeerd en opgericht. Hoe gaat dit in zijn werk? Interserve Nederland 10

11 3.2 Samenstelling van de thuisfrontcommissie De aard van de zendende gemeente bepaalt gedeeltelijk de samenstelling van de TC. In minder formeel georganiseerde gemeenten heeft men alle vrijheid om een TC op te richten. In een wat meer formeel gestructureerde gemeente zal de kerkenraad of de raad van oudsten wellicht nauw betrokken willen zijn bij de vorming van de TC. Het is in alle gevallen aan te bevelen dat de samenstelling van de TC plaatsvindt in nauw overleg met de kerkenraad, oudstenraad of zendingswerkgroep c.q. commissie. Desgewenst kan de TC functioneren als taakgroep onder de zendingscommissie. Het is van belang dat de TC verantwoording aflegt van haar activiteiten en dat de leiding van de gemeente zich volop betrokken weet bij wat er besloten wordt. Hieruit volgt dat de TC méér is dan een groepje familieleden en vrienden. Allereerst moet gestreefd worden naar een goede vertrouwensbasis binnen de gemeente. Kijk daarom in eerste instantie naar potentiële TCleden vanuit de gemeente. Daarna kan ook worden gekeken in de bredere vriendenkring. TC-leden moeten visie hebben voor zending, en niet alleen bereid zijn een taak op te pakken vanwege hun relatie met de kandidaat. Denk daarbij ook aan de praktische inbreng die de betreffende personen kunnen hebben in het werk van de TC, zoals het beheren van de financiën, het bedanken van donateurs, het verzorgen van de rondzendbrief, de correspondentie en dergelijke. Het is ook nuttig om iemand te hebben met creatieve gaven of iemand die in staat is om het nadenken over zending binnen de gemeente te stimuleren. Als meerdere gemeenten betrokken zijn bij de uitzending, is het verstandig dat elk van hen in de TC vertegenwoordigd is. Tip: Neem ook een jongere uit de gemeente in de TC op, bijvoorbeeld een lid van de jeugdclub. Dit is een goede manier om ook de jeugd actief bij zending te betrekken. Bovendien kunnen zij een aantal hand- en spandiensten verrichten en hebben zij vaak originele ideeën. De optimale grootte van een TC ligt tussen de 4 en 8 leden. Een kleinere TC betekent vaak een te grote belasting voor enkele personen, een grotere zal gauw te log worden. Voor bijzondere activiteiten kunnen extra mensen worden aangetrokken. De ervaring leert dat de taakverdeling in een TC meestal als volgt wordt geregeld: 1. Een voorzitter, die het werk van de TC coördineert. 2. Een secretaris, die als correspondentieadres van de TC fungeert, en alle officiële correspondentie met de Partner, Interserve Nederland, de gemeente en anderen onderhoudt. 3. Een penningmeester, die o.a. de toezeggingen bijhoudt en bedankbrieven stuurt. 4. Een rondzendbriefverzorger, die het adressenbestand beheert en de nieuwsbrieven van de Partner verstuurt. 5. Een PR-medewerker, die zorgt dat er regelmatig inspirerende informatie wordt verstrekt, zowel in als buiten de gemeente. Interserve Nederland 11

12 6. Een gebedscoördinator, die het gebed stimuleert door actuele gebedspunten aan te leveren, aan voorgangers, Bijbelkringen en via bijvoorbeeld een weekbrief. Het is verstandig om ook de overige TC-leden een duidelijke taak te geven, zoals het organiseren van acties of het regelen van praktische zaken omtrent het verlof. Zet de taakverdeling ook op papier; dit werkt verhelderend. Doorgaans heeft de Partner een zogenaamde zaakwaarnemer in Nederland. Een zaakwaarnemer behartigt de belangen van de Partner, zoals het beheren van de persoonlijke bankrekening. Interserve geeft er sterk de voorkeur aan dat de zaakwaarnemer géén lid is van de TC. Hierdoor kan een duidelijke lijn worden getrokken tussen de belangen van de persoon als Interserve-Partner en die als gewoon burger. 3.3 Oprichting van de TC Nadat de kandidaat een aantal mensen bereid heeft gevonden om plaats te nemen in de thuisfrontcommissie, zal de adviseur thuisfrontopbouw van Interserve in overleg met hem een oprichtingsvergadering beleggen voor de TC. Desgewenst kan hierbij een kerkenraadslid of de voorganger aanwezig zijn. In deze vergadering komen de volgende punten ter sprake: 1. Algemene introductie van Interserve. 2. Doel, hoofdtaken en activiteiten van de TC. 3. Begeleiding door Interserve (ook uitleg over servicepakket en financiële regelingen). 4. Toelichten van de thuisfrontcommissie-overeenkomst. 5. Samenstelling van en taakverdeling onder de leden van de TC, indien mogelijk. 6. Beantwoording van vragen. 3.4 Uitzendvoorwaarden Een kandidaat kan als Partner worden uitgezonden als aan de volgende voorwaarden is voldaan: 1. De kandidaat heeft de selectieprocedure met goed gevolg doorlopen en is met een positief advies door de selectiecommissie voorgedragen als kandidaat van Interserve; 2. De kandidaat heeft de vereiste vooropleiding (bv. zendingstraining) met een positief resultaat afgerond. 3. De organisatie in het gastland heeft de kandidaat geaccepteerd en er wordt een visum verleend; 4. Minimaal een maand van te voren is de begroting voor 100% gedekt in de vorm van toegezegde bedragen. Interserve Nederland 12

13 Hoofdstuk 4 De thuisfrontcommissie en Interserve We realiseren ons dat het begeleiden van een zendingswerker voor de meeste TC s aanvankelijk nog onbekend terrein is. Interserve wil hen zo goed mogelijk helpen bij de uitvoering van hun taak. 4.1 Ondersteuning van de TC s Eenmaal per jaar belegt de Evangelische Zendingsalliantie (EZA), een speciale bijeenkomst voor alle TC's. Interserve werkt ook mee aan dit soort dagen. In deze bijeenkomst worden handreikingen gedaan voor het werk van de TC s en kunnen zij onderling informatie en ervaringen uitwisselen. Het is zinvol en leerzaam als minimaal één lid afgevaardigd is om deze bijeenkomst bij te wonen. Maar hoe meer, hoe beter. Zo kun je met elkaar ervaringen uitwisselen. Interserve organiseert met regelmaat workshops over o.a. fondsenwerving, begeleiding bij terugkeer en het stimuleren van zendingsvisie in de gemeente. We nemen zelf het initiatief om TC s hiervoor uit te nodigen. Ook zijn we bereid om op verzoek van een TC over een specifiek thema een workshop te verzorgen. Op verzoek van de TC is de Long Track coördinator graag bereid een vergadering bij te wonen. Ook andere medewerkers van het Interserve-kantoor zijn beschikbaar om hun ervaring door te geven. Interserve beheert het Partnerfonds en verricht alle betalingen ten behoeve van de Partner. De TC wordt hierover geïnformeerd aan de hand van kwartaaloverzichten. Interserve beheert het adressenbestand van de Partner. Voor het versturen van nieuwsbrieven kunnen TC s kunnen adresstickers aanvragen bij Interserve. Interserve geeft bekendheid aan de activiteiten van haar Partners door aanwezigheid op conferenties en landelijke dagen, via de nieuwsbrief Dienen en de website Interserve Nederland 13

14 4.2 Communicatie tussen de TC en Interserve Voor de TC is de Long Track coördinator van Interserve in principe het aanspreekpunt voor de meeste vragen over de uitzending. Voor vragen over financiën en verzekeringen kan de penningmeester van de TC het beste rechtstreeks contact opnemen met de coördinator financiën van Interserve. Alle correspondentie van de TC aan Interserve wordt gericht aan de Long Track coördinator. Verslagen van TC-vergaderingen dienen ook naar Interserve (Long Track coördinator) te worden gestuurd. Dit helpt ons om met de TC mee te leven, mee te denken en te bidden. Correspondentie van Interserve aan de TC wordt gericht aan de secretaris, opnieuw met uitzondering van brieven over financiële kwesties (begroting e.d.), die rechtstreeks naar de penningmeester gaan. Het verdient aanbeveling om een kopie van de correspondentie tussen de Partner en de TC naar Interserve te sturen, voor zover van belang voor een goede begeleiding vanuit Nederland. Dit voorkomt dat er langs elkaar heen wordt gecommuniceerd. Gemiddeld viermaal per jaar verschijnt de informatiebrief Frontaal, met informatie die alle TC s aangaat. Deze wordt digitaal verzonden aan alle TC-leden. TC-leden ontvangen de nieuwsbrief Dienen en de vertrouwelijke gebedsinformatie. De website biedt ook achtergrondinformatie voor TC s. Daarnaast zijn documenten te verkrijgen bij de Long Track coördinatoren. Interserve Nederland 14

15 Hoofdstuk 5 De financiële ondersteuning van de Partner Interserve is van mening dat een zendingswerker zich niet moet bekommeren om zijn levensonderhoud. De Heer van de oogst stelt arbeiders aan in Zijn wijngaard en Hij is degene die uiteindelijk voorziet in hun noden. Interserve beschikt niet over eigen middelen of een toestroom van vaste inkomsten. Het werk is geheel afhankelijk van giften van mensen en gemeenten die de zending een warm hart toedragen. Partners dienen daarom over een thuisfront te beschikken dat in staat is om de financiële consequenties van een uitzending te dragen. 5.1 Financiële bronnen Het geld dat voor de uitzending van een Partner wordt bijeengebracht, komt in het algemeen uit drie bronnen De zendende gemeente Wanneer de gemeente de Partner uitzendt, mogen we verwachten dat zij ook in financieel opzicht naar vermogen bijdraagt in de kosten. Die bijdrage kan een vast bedrag uit de algemene middelen zijn, de opbrengst van een zendings- of diaconiecollecte, of een speciale actie (bijvoorbeeld een rommelmarkt). Het is de bedoeling dat de bijdrage voor de Partner niet ten koste gaat van reeds bestaande afdrachtverplichtingen aan de diaconie en aan kerkelijke zendingsorganen. Wij raden daarom aan om allereerst individuele gemeenteleden te vragen een vast bedrag toe te zeggen per maand, per kwartaal of per jaar. Deze aanpak werkt het beste als de uitzending wordt gesteund en aanbevolen door de kerkenraad of oudsten van de gemeente Individuele gevers uit de bredere vriendenkring Doorgaans kan de gemeente niet alléén alle kosten van een uitzending dragen. In de meeste gevallen heeft de kandidaat ook vrienden en familieleden buiten zijn gemeente. Deze zijn vaak bereid hem voor een bepaald bedrag te steunen. Samen met de steun van gemeenteleden vormen deze bijdragen de belangrijkste bron van inkomsten Zendings- en ontwikkelingsorganisaties, stichtingen, instellingen, e.d. Soms is het mogelijk van andere organisaties of stichtingen een bijdrage te krijgen in de kosten van uitzending. Interserve Nederland 15

16 De TC vervult een sleutelrol bij het mobiliseren van het thuisfront om de begroting sluitend te krijgen. Mocht het niet mogelijk zijn om voldoende fondsen bij elkaar te brengen voor een Partner, dan kan Interserve in bepaalde gevallen bemiddelend optreden, bijvoorbeeld door contact te leggen met de gemeente van een voormalige Partner of door het aanvragen van fondsen zoals genoemd onder Verder werkt Interserve waar mogelijk samen met kerkelijke zendingsorganisaties, om het draagvlak binnen de eigen gezindte van de Partner te verbreden. 5.2 Begroting Om een beeld te krijgen van de benodigde middelen voor een uitzending stelt Interserve een begroting op. Het is goed om deze tijdens presentaties in grote lijnen naar voren te brengen. Mensen horen graag wat er nodig is, om zo hun eigen bijdrage te kunnen vaststellen. Dit hoeft niet al te gedetailleerd te zijn. Het voornaamste is dat er een visie wordt overgedragen. Mensen geven niet voor vliegtickets, maar wel voor de verkondiging van het evangelie en voor hulp aan mensen in nood. Interserve treft voor alle Partners zoveel mogelijk dezelfde voorzieningen en regelingen, onafhankelijk van opleiding, functie of leeftijd. Op grond daarvan is de Financieel Administratieve Regeling (FAR) opgesteld, die zowel aan de Partner als aan de TC wordt verstrekt. Hierin wordt in detail vermeld op welke vergoedingen en voorzieningen de Partner recht heeft, en onder welke voorwaarden de uitzending plaatsvindt. Als de financiën rond zijn, wordt de samenwerking formeel vastgelegd in de thuisfrontcommissieovereenkomst. Deze zal door zowel de TC als Interserve worden ondertekend. Dit gebeurt voordat de Partner wordt uitgezonden. Een voorbeeld van deze overeenkomst vindt u in bijlage 3. Interserve Nederland 16

17 Hoofdstuk 6 Activiteiten van de thuisfrontcommissie 6.1 Voordat de Partner vertrekt Aanleggen van een adressenbestand Een van de activiteiten van de TC is het aanleggen van een adressenbestand. Hierover zal de TC moeten overleggen met de Partner zelf. Het adressenbestand bestaat gewoonlijk uit gemeenteleden, familie, vrienden en kennissen, die mogelijk interesse hebben om mee te leven met de Partner. Geef op die lijst aan wie u beslist niet wilt benaderen voor financiële steun Adressenbeheer door Interserve Om het beheer zoveel mogelijk in één hand te houden, houdt Interserve het adressenbestand bij. Omdat het eenmalig invoeren van alle adressen tijd vergt, dient het volledige bestand uiterlijk vier weken voor verzending van de eerste rondzendbrief te worden aangeleverd als Excel-bestand. Op TC-Tools staat een standaardformaat dat het inlezen van de adressen vereenvoudigt. Interserve kan tevens op verzoek adresstickers en/of adreslijsten uitdraaien. Hiervoor geldt een levertijd van twee weken. Vraag ze dus tijdig aan, om teleurstellingen te voorkomen. Adreswijzigingen kunnen worden doorgegeven via het Adressenformulier, dat eveneens gedownload kan worden via TC-Tools. De verzending van de rondzendbrief blijft een taak van de TC. Desgewenst kan Interserve voorbedrukte enveloppen leveren. Dit verhoogt de herkenbaarheid. De kosten hiervan worden in rekening gebracht via het Partnerfonds Steun van het thuisfront Wanneer er duidelijkheid is over het kostenplaatje, het gastland en zo mogelijk het project waar de Partner zal worden ingezet, kan een speciale rondzendbrief of informatiefolder worden gemaakt. Hierin kan de Partner vertellen hoe hij tot zijn besluit is gekomen. Daarnaast bevat deze rondzendbrief informatie over Interserve, het gastland, het project en de mogelijkheid van uitzending en financiële ondersteuning. Dit laatste gedeelte kan het best worden geschreven door de TC. Voor een duidelijker scheiding kan ook een aparte brief worden toegevoegd. Meer informatie over de rondzendbrief vindt u in bijlage 4. Aan de informatiefolder wordt een antwoordkaart toegevoegd. Deze is verkrijgbaar via Interserve. Op deze kaart kunnen mensen aangeven of zij willen meeleven met de Partner en of zij financieel willen bijdragen aan de uitzending. Hiermee machtigen zij Interserve om het aangegeven bedrag van hun rekening af te schrijven, Interserve Nederland 17

18 hetzij eenmalig, maandelijks, per kwartaal of anderszins. Interserve stuurt de TC maandelijks een overzicht van giften en toegezegde bedragen. De TC kan ook zelf een machtigingskaart ontwerpen, waarop dezelfde informatie wordt gegeven en gevraagd als de machtigingskaart van Interserve Informatieavond en presentaties Een rondzendbrief alleen is niet voldoende. Om de gemeente en bredere vriendenkring te informeren en te motiveren, moeten een of meer informatieve bijeenkomsten worden georganiseerd. In elk geval in de uitzendende gemeente, maar mogelijk ook op andere plaatsen waar de Partner zijn contacten heeft. De doelgroep kan variëren van een hele gemeente tot een vrouwenkring of een school. Hierin is een voorname rol weggelegd voor de Partner zelf, maar de TC kan goede diensten verlenen bij de praktische voorbereidingen (afspraken maken, informatietafel verzorgen, catering, enz.). Vergeet ook niet Interserve hierbij in te schakelen, om het kader aan te geven waarbinnen de Partner zijn taak zal uitoefenen. De globale opzet voor een informatieavond kan er als volgt uitzien. Een vertegenwoordiger van Interserve geeft voorlichting over de zendende organisatie. Vervolgens vertelt de kandidaat wat hem motiveert en welke taak hij vermoedelijk zal gaan vervullen in het land waar hij naartoe hoopt te gaan. Ten slotte volgt een oproep van de TC aan het thuisfront om dit werk te dragen door gebed en financiële steun. Meestal wordt aan het eind van de avond een speciale nieuwsbrief uitgereikt waarin de belangrijkste informatie wordt samengevat. Deze kan vergezeld worden door een antwoordkaart van Interserve. Hierop kunnen mensen aangeven hoe en wat zij willen bijdragen aan de uitzending Fondsenwerving Het uitgangspunt van Interserve is, dat de begroting voor de hele uitzendperiode gedekt moet zijn op basis van toezeggingen (zie hoofdstuk 5). Wanneer de kerkenraad, de zendingscommissie of een andere instantie bereid is de benodigde financiën bij te dragen, heeft de TC op het gebied van fondsenwerving niet veel te doen. Dit is echter een uitzondering. Meestal moet er flink aan de weg worden getimmerd. Omdat dit vaak een lastig punt is, hebben we daaraan een aparte bijlage gewijd (bijlage 6). Voor nieuwe TC s organiseert Interserve bovendien een workshop waarin praktische handreikingen worden gedaan voor het verhogen van betrokkenheid onder het thuisfront Hand- en spandiensten Er komt veel op de Partner af, vooral naarmate de uitzending dichterbij komt. Te denken valt aan het ontruimen van de woning, schoonmaken, aanschaf en/of verzending van goederen, en allerlei andere zaken waarbij hij hulp nodig heeft. Goed overleg en fijngevoeligheid zijn hierbij noodzakelijk. Ook is het verstandig dat Interserve Nederland 18

19 de TC niet alle activiteiten zelf uitvoert, maar gemeenteleden, vrienden en familie inschakelt, zolang zij de coordinatie maar in eigen hand houdt De uitzenddienst Ter voorbereiding op de uitzenddienst zendt de TC een uitnodiging aan alle betrokkenen, liefst in samenwerking met of namens de kerkenraad of de oudsten van de gemeente,. De TC kan ook bijdragen aan diverse aspecten van de dienst, zoals de orde van dienst of het uitzendformulier. In bijlage 2 gaan we nader in op de uitzenddienst Het vertrek Sommige Partners zullen het op prijs stellen wanneer gemeente, familie en vrienden hun uitgeleide doen op Schiphol. Anderen nemen liever thuis afscheid om de emoties niet al te hoog te laten oplopen. Vraag aan de Partner waaraan hij de voorkeur geeft. Uit praktisch oogpunt is het fijn als het vervoer geregeld is, zeker als het om een heel gezin gaat. 6.2 Nadat de Partner is vertrokken De uitzenddienst is achter de rug en de Partner is vertrokken. Wat nu? Het duurt gewoonlijk wel twee jaar voordat de Partner weer op zijn thuisbasis terugkeert. Voor veel commissies breekt nu een lastige periode aan. Het is hun taak om het contact met de Partner te onderhouden én ervoor te zorgen dat het meeleven met de zending in het algemeen en de Partner in het bijzonder niet verslapt. Hierboven zijn al heel wat zaken genoemd die een rol spelen bij het opzetten van een TC en de uitzending van de Partner. De onderstaande lijst is hierop een vervolg Contact onderhouden met de Partner a. Rondzendbrieven Het is van groot belang dat de informatiestroom op gang blijft. Als de Partner wordt opgeslokt door zijn taalstudie of zijn werk, kan hij gemakkelijk vergeten zijn thuisfront op de hoogte te houden. De TC moet hem daarop wijzen. Dit geldt des te meer wanneer er bij veel mensen vragen leven waarop de TC geen antwoord kan geven. Geef die vragen aan de Partner door, zodat hij er in een volgende rondzendbrief op in kan gaan. De TC kan en mag de Partner scherp houden: gaat het in de brieven nog over de oorspronkelijke visie? b. Berichten van het thuisfront Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Ook de Partner blijft graag op de hoogte van wat er in Nederland gebeurt. Met moderne communicatiemiddelen als telefoon, en Skype is het in veel gevallen mogelijk om Interserve Nederland 19

20 vrij direct contact met hem te onderhouden. Maak hier ruimschoots maar verstandig gebruik van, en stimuleer de achterban dit ook te doen! Enkele tips: Vraag alle verenigingen, commissies of clubs in de gemeente om bij toerbeurt een brief te schrijven aan de Partner. Stel daarvoor een rooster op. Denk ook aan de kinderen! Bel de Partner op tijdens een zondagse dienst of kringavond, of stuur een met de groeten van alle aanwezigen. Stuur een kleine attentie ter gelegenheid van de verjaardag van de Partner. Via het kerkblad en een opname van een dienst kan de Partner op afstand blijven meeleven met de gemeente. Deze kunnen om veiligheidsredenen meestal niet per post worden verstuurd, maar misschien wel worden meegegeven aan iemand die richting werkveld reist. Tegenwoordig zijn diensten vaak te beluisteren via internet. In bijlage 6 leest u welke veiligheidsvoorschriften in acht moeten worden genomen bij het versturen van brieven en pakjes en het gebruik van internet. Vraag de Partner hoe en waar hij In noodsituaties het beste te bereiken is. c. Veldbezoek Om werkelijk inzicht te krijgen in de woon- en werksituatie van de Partner, is een veldbezoek van grote waarde. Eén bezoek zegt vaak meer dan honderd rondzendbrieven. Toegegeven: niet in alle gevallen zal dit haalbaar blijken, maar het belang ervan kan niet voldoende worden onderstreept. Dit kan natuurlijk niet onbeperkt gebeuren, maar een bezoek namens de TC of de gemeente zal zeer op prijs worden gesteld. Zo n bezoek is uiteraard niet in de eerste plaats bedoeld als vakantie, maar moet gericht zijn op het ondersteunen van en meeleven met de Partner. De bezoeker kan vervolgens tijdens een presentatie aan het thuisfront vertellen hoe het met hem gaat. Moedig ook de leiding van de gemeente aan om een bezoek te brengen. Dit kan soms een doorbraak betekenen in het meeleven van het thuisfront! Opmerkingen: - Deze kosten zijn niet in de begroting opgenomen. - Om de Partner de gelegenheid te geven zich goed aan te passen aan zijn nieuwe omgeving, raden wij een bezoek tijdens het eerste jaar af. - Stel ook Interserve op de hoogte als een TC-lid of familielid op bezoek gaat bij de Partner, zodat wij gevoelige post kunnen meegeven. Interserve Nederland 20

21 6.2.2 Contact onderhouden met het thuisfront a. Contact met ouders en familie In de meeste gevallen zit er geen familielid in de thuisfrontcommissie. Het kan dan wenselijk zijn om af en toe contact op te nemen met naaste familieleden. Soms hebben zij recente informatie over de Partner, maar zij kunnen juist ook met veel vragen zitten. b. Berichten voor het kerkblad of de pers De TC kan af en toe een stukje schrijven voor het kerkblad. Ook een artikel in de lokale krant behoort vaak tot de mogelijkheden. Let er wel op dat u geen 'gevoelige onderwerpen' ter sprake brengt. Lees hiervoor aandachtig bijlage 5. c. Organiseren van informatiebijeenkomsten Naast het versturen van rondzendbrieven, is het organiseren van informatiebijeenkomsten een goede gelegenheid om het hart voor zending kloppend te houden. Dit kan een gemeenteavond zijn, maar ook een stand op een zendingsmarkt, een presentatie op school of op een club. Interserve beschikt over folders, boeken, video's en andere materialen die gratis worden uitgeleend. Bel gerust met ons kantoor voor nadere informatie. Laat, zo mogelijk, ook foto's, posters of artikelen uit het gastland van de Partner zien. Dat trekt gegarandeerd de aandacht. Ook lokale kleding doet het meestal goed. Om het zendingsbewustzijn in de gemeente te stimuleren, heeft Interserve enkele workshops ontwikkeld die wij graag komen verzorgen. Doelgroepen voor deze workshops zijn jongeren, zendingscommissies, maar ook de hele gemeente Voorbede stimuleren Vaak is de TC het beste geïnformeerd omtrent de situatie van de Partner. Zij kan de gemeente op de hoogte stellen van de laatste ontwikkelingen op het veld. Dit geldt zeker voor bijzondere situaties zoals ernstige ziekte of politieke onrust. Concrete, actuele informatie zet aan tot voorbede! In specifieke gevallen is het goed om gebedspunten door te geven aan de voorganger van de gemeente of de gebedskring. Wanneer er nog geen gebedskring is in de gemeente, kan de TC daartoe een aanzet geven Jaarlijkse verslaggeving Mensen willen graag weten hoe het met de Partner gaat, ook in financieel opzicht. Het is daarom raadzaam om elk jaar een jaarrapportage aan te bieden aan degenen die achter het werk staan. Een persoonlijk bedankje (aan het einde van het jaar) aan giftgevers wordt meestal erg op prijs gesteld. Bedank daarnaast de mensen die voor het eerst een gift hebben overgemaakt. Interserve Nederland 21

22 6.2.5 TC-vergaderingen De TC zal de gang van zaken omtrent de Partner graag nauwgezet willen volgen, erover met elkaar van gedachten willen wisselen en voor hem willen bidden. Een TC kan besluiten om als regel één keer per maand te vergaderen en dit aan te passen, wanneer dat nodig mocht zijn. Ook als de financiën goed lopen, blijft er nog genoeg over om te bespreken. Bijvoorbeeld hoe de betrokkenheid van het thuisfront gestalte kan krijgen. Een voorbeeldagenda voor een TC-vergadering staat in bijlage Wanneer de Partner definitief terugkeert Er bestaan grote misverstanden omtrent de (definitieve) terugkeer van de Partner. Soms denken TC s dat hun taak erop zit, zodra de Partner op het vliegveld is aangekomen. We kunnen u verzekeren dat hij uw hulp en medeleven nog hard nodig heeft, misschien nog wel meer dan voorheen. Men spreekt zelfs van een omgekeerde cultuurschok. De Partner komt weliswaar in zijn vaderland terug, maar zowel hijzelf als de situatie in eigen land zijn sterk veranderd sinds zijn vertrek. Dit kan praktisch en emotioneel tot problemen leiden. Daarom moeten we als thuisfront voor hem klaarstaan, totdat hij weer helemaal zijn plaats heeft gevonden. Bewust betrekt Interserve daarom het eindverlof bij de uitzendperiode. Wat komt er kijken bij terugkeer van de Partner? Praktische hulp a. Huisvesting Als de Partner terugkeert, zijn er veel zaken te regelen. Allereerst de kwestie van huisvesting. De Partner heeft een plek nodig waar hij de komende tijd in alle rust kan verblijven, zonder telkens te moeten verhuizen. Het spreekt vanzelf dat het huis redelijk moet zijn ingericht. Verder is het heel attent om ervoor te zorgen dat de koelkast voldoende etenswaren bevat om de eerste dagen mee door te komen. Met de Partner zelf moet worden overlegd waar hij zich bij thuiskomst (voorlopig) wil gaan vestigen. De Evangelische Zendingsalliantie (EZA) heeft een lijst met beschikbare woningen voor verlofgangers ( Tip: zorg ervoor dat de Partner telefonisch bereikbaar is. b. School Voor gezinnen met kinderen is het verstandig om tijdig op zoek te gaan naar een geschikte school, zo mogelijk op korte afstand van de woning. Overleg ook hierover met de Partner. Interserve Nederland 22

23 c. Vervoermiddel Een vervoermiddel voor de verlofperiode is bijna onmisbaar, vooral als de Partner door het hele land presentaties zal gaan houden. Stichting Hand in Strijen ( zet zich in om zendingswerkers op verlof te helpen aan een vervoermiddel. Hetzelfde doet Autobedrijf P. Stoffels, Pastoor Weijsstraat 4, 8316 DA Marknesse, tel (privé) of (zaak). Informeer ook eens bij een lokaal autobedrijf of binnen de gemeente, of er mogelijkheden zijn om een auto te lenen of goedkoop te huren Presentaties Het houden van presentaties heeft niet alleen waarde voor de gemeente. Voor de Partner is het een uitstekende manier om zijn ervaringen te verwerken. Stel in overleg met hem een uitgebalanceerd programma op met verschillende soorten ontmoetingen (jongeren, ouderen, gemeentekringen, enz.). Houd er rekening mee dat kerkelijke activiteiten vaak lang van tevoren moeten worden vastgelegd. Ook Interserve stelt het op prijs als de Partner een aantal presentaties wil verzorgen. Hiervoor zullen we zelf contact met hem opnemen. Ook behoren artikelen in de (plaatselijke) krant of een radio-interview tot de mogelijkheden Een luisterend oor bieden Een teruggekeerde zendingswerker heeft bovenal behoefte aan een luisterend oor, iemand aan wie hij zijn verhaal kwijt kan. Het is daarom wijs om, behalve het plannen van een of meer ontmoetingen met de TC, ook iemand aan te wijzen die regelmatig contact onderhoudt. Zo kan de TC de Partner helpen om zich weer thuis te voelen in eigen land en zijn buitenlandervaring te gebruiken tot opbouw van de gemeente. Het boek Enkeltje thuis gaat uitvoerig in op de verschillende kanten van het terugkeren naar eigen land. Het bevat een groot aantal verhalen van teruggekeerde zendingswerkers, inclusief praktische tips voor de thuisgemeente. Deze Interserve-uitgave is verkrijgbaar via het kantoor. Zie ook bijlage 11. Het werk van de TC is veelomvattend en in dit handboek kunnen we slechts een aantal zaken kort bespreken. Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met de Long Track coördinator. Hij/zij brengt u ook graag in contact met de TC van andere Interserve-Partners. Interserve Nederland 23

24 Bijlage 1 TC-overeenkomst voor de uitzending van. die werkzaam zal zijn in.. De contractperiode loopt van. t/m.. en omvat tussentijds verlof en eindverlof. Interserve Nederland en de thuisfrontcommissie zijn het volgende overeengekomen: 1. De thuisfrontcommissie onderschrijft de principes die Interserve Nederland hanteert bij de uitzending van Partners, zoals verwoord in het Handboek voor Thuisfrontcommissies dat bij de oprichting van de Thuisfrontcommissie aan de leden ter hand is gesteld. 2. De thuisfrontcommissie erkent de Financieel-Administratieve Regeling van Interserve Nederland als basis voor de kostenbegroting van de uitzending; de thuisfrontcommissie erkent tevens de verplichting van de uitgezonden Partner tot een vaste jaarlijkse bijdrage in de kosten van het kantoor van Interserve Nederland en van het International Office. 3. De thuisfrontcommissie stemt in met de begroting van de uitzendkosten die Interserve Nederland heeft gemaakt. 4. De thuisfrontcommissie zal zich inspannen voor het werven van voldoende fondsen om de begroting te dekken. Interserve Nederland zal de thuisfrontcommissie waar mogelijk bijstaan bij het zoeken van aanvullende fondsen om volledige dekking van de begroting te bereiken. 5. Indien een donateur of sponsor zich garant stelt voor een deel van de begroting, zal de TC toezien op naleving van de gemaakte afspraken. 6. Interserve Nederland houdt in haar financiële administratie een apart fonds bij, het zogenaamde Partnerfonds. Giften voor de Partner worden in het persoonlijke Partnerfonds geboekt. 7. Interserve Nederland betaalt uit het Partnerfonds de toelagen, verzekeringspremies e.d. van de Partner, alsmede de bijdrage in de kosten van het kantoor in Nederland en van het International Office. De thuisfrontcommissie doet geen betalingen aan de Partner. Onkosten van de thuisfrontcommissie voor rondzendbrieven, enveloppen e.d. kunnen bij Interserve Nederland worden gedeclareerd en komen ten laste van het Partnerfonds. 8. Interserve Nederland zal gedurende de contractperiode van de uitzendovereenkomst de thuisfrontcommissie op regelmatige basis informeren over de inkomsten en uitgaven van het Partnerfonds. Interserve Nederland 24

25 9. Bij vertraging in de overmaking van toegezegde bijdragen door institutionele gevers (kerkelijke zendingsinstanties of anderszins) neemt Interserve Nederland contact op met deze gevers indien de toezegging aan haar is gedaan; is de toezegging gedaan aan de thuisfrontcommissie/partner, dan zal deze contact opnemen met de gevers. 10. De Partner ontvangt alleen op verzoek van de thuisfrontcommissie een overzicht van personen die hem financieel steunen, echter zonder vermelding van het bedrag; dit laatste om de persoonlijke verhoudingen niet te beïnvloeden. 11. Als de Partner terugkeert naar Nederland, wordt een eventueel positief saldo van het Partnerfonds drie jaar gereserveerd voor heruitzending via Interserve of een andere organisatie die van giften afhankelijk is. Daarna komt het saldo ten goede aan het Algemeen Partner Fonds. 12. Mocht een Partner niet opnieuw worden uitgezonden en er onverhoopt een tekort zijn in het Partnerfonds, dan zal de thuisfrontcommissie tot 12 maanden na het einde van de uitzendovereenkomst proberen dit tekort weg te werken. Daarna wordt het Partnerfonds opgeheven en komt een eventueel tekort ten laste van het Algemeen Partner Fonds. 13. Het adressenbestand van de Partner wordt beheerd door Interserve Nederland. Interserve zal deze personen ook op de hoogte houden van het bredere werk van de organisatie. De thuisfrontcommissie kan aangeven welke adressen niet mogen worden gebruikt voor fondsenwerving of mailings door Interserve Nederland. 14. Afspraken over verlofdata worden gemaakt in onderling overleg tussen Partner, TC en Interserve Nederland. 15. Bij onvoorziene situaties die kunnen leiden tot onderbreking van het verblijf van de Partner in het gastland neemt Interserve Nederland zo spoedig mogelijk contact op met de thuisfrontcommissie. 16. Zaken die niet zijn vastgelegd in deze overeenkomst worden in onderling overleg tussen Interserve Nederland en de thuisfrontcommissie geregeld. 17. Bijzondere clausules: Op deze overeenkomst zijn van toepassing: Handboek voor thuisfrontcommissies Financieel-Administratieve Regeling voor Interserve-Partners (FAR) De betrokkenen hebben een exemplaar van deze documenten ontvangen. Voor Interserve Nederland Voor de thuisfrontcommissie.. Arco de Leede (directeur) Datum:.. Naam en functie: Datum: Een kopie van deze overeenkomst zal door Interserve naar de Partner worden gestuurd. Interserve Nederland 25

26 Bijlage 2 De uitzenddienst Na een vaak lange periode van voorbereiding is de uitzenddienst met recht een hoogtepunt. Door de Partner uit te zenden verklaart de gemeente achter hem te staan en hem naar vermogen te zullen steunen. En, belangrijker nog, hiermee erkent de gemeente dat de Partner door God is geroepen in zijn dienst en wordt zijn zegen gevraagd. Hieronder volgen in het kort een aantal zaken die aandacht verdienen bij een uitzenddienst. Uitnodigingen Wie worden er uitgenodigd, door wie en op welke manier? Soms is de uitnodiging een deel van de rondzendbrief van de Partner; in andere gevallen besluit de gemeente om voor deze gelegenheid kaarten te laten drukken en zelf voor verzending ervan te zorgen. Voor bezoekers van buiten de gemeente is het raadzaam om een plattegrond toe te voegen. De dienst De vorm van de dienst zal per gemeente verschillen. Hieronder volgt een aantal aandachtspunten: Betrek de Partner bij het vaststellen van de liturgie.* Heeft de gemeente een uitzendformulier met vragen waarop de Partner kan antwoorden?* Is er een mogelijkheid, dat de gemeente ook haar instemming betuigt met de uitzending en verklaart achter het werk van de zending in het algemeen en de Partner in het bijzonder te willen staan? Creëer ruimte voor korte toespraakjes, bijv. van de zendingscommissie, de TC, de predikant, de Partner zelf, Interserve en/of eventueel een mede-uitzendende organisatie. Afscheid nemen Na afloop is er gelegenheid om afscheid te nemen van de Partner, eventueel met een broodmaaltijd voor mensen die van ver komen. *) Interserve heeft een voorbeeldexemplaar beschikbaar. Interserve Nederland 26

27 Informatiefolder Wanneer er in de gemeente veel mensen zijn, die de Partner niet of nauwelijks kennen, dan is het aan te bevelen om voor de uitzenddienst een informatiefolder te maken, die aan de aanwezigen kan worden uitgedeeld. Doe er ook een antwoordkaart bij. Zorg tevens voor voldoende informatiemateriaal over Interserve. Tip: maak een gebedskaartje of bladwijzer met een foto van de Partner erop, om de mensen eraan te herinneren voor hem te blijven bidden. Interserve Nederland 27

28 Bijlage 3 Agenda voor een TC-vergadering De TC kan besluiten om elke maand of elke twee maanden te vergaderen en vaker wanneer dat nodig mocht zijn. Maak notulen van de vergadering, zodat u later gemakkelijk kunt zien wat er is besproken. Stuur een kopie hiervan naar de Long Track Coördinator van Interserve, en indien gewenst ook naar de zendingscommissie. Een agenda voor de TC-vergadering zou er als volgt kunnen uitzien: 1. Opening (bijvoorbeeld met meditatie en gebed, door de voorzitter of op toerbeurt) 2. Vaststellen van de agenda 3. Verslag vorige vergadering plus actielijst 4. Ingekomen post (deze kan ook nader worden besproken onder één van de volgende punten). 5. Nieuws van de Partner 6. Voorbede 7. Contacten met de zendingscommissie/de gemeente 8. Contacten met Interserve 9. Financiën 10. Terugblik op de activiteiten van de TC in de achterliggende periode 11. Activiteiten in de komende periode 12. Rondvraag 13. Sluiting Aandachtspunten Houd een actielijst bij, zodat iedereen duidelijk weet wie wat moet doen. Dit voorkomt misverstanden. Wanneer er weinig praktische zaken zijn te bespreken, houd dan eens een bezinning, bijvoorbeeld naar aanleiding van een goed boek over gemeente en zending, of over gebed. Laat het gebed niet een sluitpost zijn. Neem er de tijd voor. Wat het zwaarst is, moet het zwaarst wegen. Interserve Nederland 28

29

30 Schrijf de brief zoveel mogelijk in de actieve vorm. Dus niet: Er werd een avond georganiseerd, maar: We hebben een avond georganiseerd. Kort de rondzendbrief zo nodig in. Voor veel lezers is één of hooguit twee kantjes A4 genoeg. De TC heeft het recht (zo niet de plicht) om dit naar de Partner aan te geven. Beter een korte brief die goed wordt gelezen dan een uitvoerige brief die ongelezen terzijde wordt gelegd. Bij bijzondere gelegenheden (bijvoorbeeld bij de uitzending) kan het leuk zijn om juist wel een lange brief te maken en die dan in de vorm van een boekje te gieten. Er is dan voldoende ruimte voor illustraties, verslaggeving van de achterliggende periode, of juist om een blik te werpen op de toekomst. Een bijdrage namens de TC mag niet ontbreken. Voeg ook informatie toe over de veiligheidsvoorschriften die er gelden. In veel landen waar Interserve werkt, is het namelijk niet mogelijk om openlijk te schrijven over thema's als evangelisatie of politiek. Het thuisfront dient hiervan op de hoogte te zijn. Zie voor verdere informatie bijlage 5. Vormgeving: Vrolijk de lay-out op met foto s of cartoons. Denk aan een herkenbare vormgeving voor de rondzendbrief. Het is aan te raden om deze niet te veranderen tijdens de lopende uitzendperiode. Dit kan beter gebeuren tijdens het verlof. Voeg ook het logo van Interserve toe. Dit is in verschillende kleuren en formaten te vinden op onze website. Met name ter wille van de oudere lezers verdient het aanbeveling om een duidelijk leesbaar lettertype te kiezen in een redelijk formaat. Maak korte zinnen en zorg voor een goede verdeling in alinea's, eventueel met aparte tussenkopjes, zodat er voldoende witruimte in de brief zit. Een bladzijde met alleen maar tekst nodigt niet uit tot lezen! Frequentie en timing: Verstuur minimaal vier rondzendbrieven per jaar. De 'timing' van de rondzendbrief is ook van belang: een rondzendbrief die wordt ontvangen in juli of augustus of eind december zal minder gelezen worden, dan een die in een andere tijd van het jaar in de bus glijdt. Laat de Partner schrijven net voor belangrijke gebeurtenissen, zoals de uitzenddienst, een rommelmarkt, terugkeer naar Nederland, enz. Interserve Nederland 30