Gemeente Asten. Auditplan Jaarrekeningcontrole 2009

Transcriptie

1 Auditplan Jaarrekeningcontrole 2009

2 Aan de gemeenteraad van de gemeente t.a.v. de griffier, de heer ir. C.W.J.B. Verborg Postbus AG ASTEN 31 oktober 2009 drs. L.F.M. van Aubel LvA Auditplan 2009 Geachte heer Verborg, Het doet ons genoegen om u ons auditplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2009 alsmede de controle van specifieke subsidieregelingen zoals vermeld in onze opdrachtbevestiging van de gemeente aan te bieden. Dit plan geeft een overzicht van de Deloitte controleaanpak, de reikwijdte van onze controle, onze communicatie en rapportages richting u. Wij zijn van plan om in november de interim-controle in 2009 uit te voeren ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2009 in het voorjaar van Deze interim-controle voeren wij uit om de werking van uw administratieve organisatie te beoordelen en om u aanwijzingen en adviezen te geven over risico s en aandachtspunten ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening Op basis van de verwachtingen, zoals reeds besproken met u, onze ervaringen van voorgaande jaarrekeningcontroles en de ontwikkelingen in de regelgeving hebben wij een aantal aandachtsgebieden vastgesteld en opgenomen in dit auditplan. Deze aandachtsgebieden hebben betrekking op zowel de interim-controle als de jaareindecontrole.

3 2 31 oktober 2009 LvA Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en stellen het erg op prijs om dit auditplan op ## november 2009 met u te bespreken en uw eventuele vragen te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

4 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Opdracht Opdrachtomschrijving Materialiteit en tolerantie Fraude Onafhankelijkheid 5 3 Actualiteiten en speerpunten in de controle Aandachtsgebieden en wensen gemeente Financiële crisis Rechtmatigheid 6 4 Controleaanpak Inleiding Fase 1: Voorbereiding controle Fase 2: Interim-controle Fase 3: Jaarrekeningcontrole 14 5 Rechtmatigheid Het normen- en toetsingskader Interne organisatie 17 6 Verbijzonderde interne controle 17 7 Communicatie en rapportage 19 8 Overige afspraken 20 9 Evaluatie kwaliteit dienstverlening 21 LvA - 2

5 1 Inleiding De raad van de gemeente heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Met dit controleplan geven wij u inzicht in onze controleaanpak, geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Wij doen u overigens separaat een opdrachtbevestiging toekomen. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteiten van uw gemeente, die door de snelle ontwikkelingen in de omgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Tussentijdse controlebevindingen kunnen aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling zal plaatsvinden. Het controleplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 gaan we in op een korte omschrijving van de opdracht, de materialiteit en de tolerantie, gebaseerd op uw raadsbesluiten. Daarnaast besteden wij in dit hoofdstuk aandacht aan de eisen die aan ons worden gesteld met betrekking tot onze onafhankelijkheid en behandelen wij onze aanpak en verantwoordelijkheid op het gebied van fraude. De met u afgesproken specifieke attentiepunten voor de controle op basis van de pre-audit meeting en de actualiteiten komen in hoofdstuk 3 aan de orde. In hoofdstuk 4 komt vervolgens de controleaanpak aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze controleaanpak vormt de selectie van de bedrijfsprocessen die in de controle worden betrokken. Tevens wordt ingegaan op de beschikbare hulpmiddelen bij de uitvoering van de controle. Een specifiek aandachtspunt bij de controle van gemeenten is rechtmatigheid. In hoofdstuk 5 geven wij onze visie over de inrichting en uitvoering weer. In hoofdstuk 6 gaan wij nader in op de samenwerking en uitgangspunten met betrekking tot de verbijzonderde interne controle. In hoofdstuk 7 besteden we aandacht aan de communicatie en rapportage gedurende de controleopdracht. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op de randvoorwaarden daarbij. Als laatste, maar zeker niet minst belangrijke onderdeel, besteden wij in hoofdstuk 9 aandacht aan de (periodieke) evaluatie. Hierbij stellen wij, samen met de gemeente, na afloop van de controle vast of de in het controleplan (en de jaarlijkse uitwerking hiervan) geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of er aan de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input voor de afspraken van het volgende jaar. 2 Opdracht 2.1 Opdrachtomschrijving U heeft ons opdracht gegeven de jaarrekening 2009 van de gemeente te controleren. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening van uw gemeente en over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. LvA - 3

6 In het kader van ons onderzoek naar de getrouwheid van de jaarrekening voeren wij een (interim-)controle uit waarbij wij onder andere de adequate opzet, het bestaan en de effectieve werking van de administratieve organisatie en interne beheersing onderzoeken. Deze werkzaamheden voeren wij uit voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht tot controle van de jaarrekening. Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie. In onze certificerende rol beoordelen wij betrouwbaarheids- en rechtmatigheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze wijze zijn wij in staat relevante knelpunten in een vroegtijdig stadium te signaleren en onder uw aandacht te brengen. De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die in het kader van de certificerende functie worden verricht. Wij streven naar uniformiteit en continuïteit in de aanpak van de controle, aandachtsgebieden en structuur van rapportage en overleg. Een follow-uplijst van de eerder geconstateerde bevindingen maakt daarom altijd deel uit van onze rapportage. 2.2 Materialiteit en tolerantie Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente. De accountantsverklaring geeft geen absolute zekerheid, maar een getrouw beeld van de realisatie. Dat betekent dat de jaarrekening binnen vooraf gestelde marges (= materialiteit) aan de daaraan te stellen eisen voldoet. De materialiteit bepaalt in belangrijke mate dan ook de omvang van onze werkzaamheden. Hoe lager de materialiteit hoe meer werkzaamheden wij moeten verrichten. Deloitte berekent de materialiteit conform het Bapg - rekeninghoudend met de mogelijk aanvullende eisen in het door uw raad vastgestelde controleprotocol - op basis van de totale lasten van de gemeente en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het Bapg een percentage van 3%. Uit voorzichtigheidsoverwegingen verlaagt Deloitte Accountants de aldus berekende materialiteit met minimaal 10%. De inschatting van het exacte percentage is afhankelijk van de uitkomsten uit de interim-controle en de verwachtingen op basis van kennis uit voorgaande jaren ten aanzien van verwachte fouten in de jaarrekening. Dit percentage, ook wel de verwachte fout genoemd, wordt voorafgaand aan de controle op de jaarrekening berekend. Voor de planning van onze werkzaamheden gaan we derhalve uit van de materialiteit minus de verwachte fout. Dit bedrag noemen we de controletolerantie. LvA - 4

7 Deloitte zal erop aandringen dat alle geconstateerde fouten - ook die onder de goedkeuringstolerantie blijven - worden gecorrigeerd. De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het rapport van bevindingen. Bij de rapportering wordt conform het controleprotocol een rapporteringstolerantie in acht genomen. Door uw gemeenteraad is als maatstaf voor de rapporteringstolerantie gesteld voor zowel fouten als onzekerheden. Op basis van de programmabegroting 2009 bedraagt de goedkeuringstolerantie Fraude Op grond van onze beroepsregels en de internationale afspraken moeten wij bij de uitvoering van onze controle aandacht besteden aan signalen met betrekking tot fraude. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven/druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden frauderisicofactoren genoemd. Frauderisicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Belangrijk is dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente verantwoordelijk is voor de beheersing van frauderisico s. Daarom gaan we met uw college en het management in gesprek over de door hen getroffen maatregelen. Wij vragen daarbij onder andere inzicht in de interne frauderisicoanalyse. Frauderisicofactoren kunnen in verschillende fases van onze controleopdracht en uit verschillende bronnen worden gesignaleerd, zoals: Tussentijdse cijfers Initiële uitkomsten van ons onderzoek naar de interne beheersingsmaatregelen Externe informatiebronnen Overleg tussen teamleden en relevante bevindingen gedurende de fases van de controleopdracht Wij zullen u in onze formele rapportages informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden, inclusief eventuele fraude risicofactoren en onze controleaanpak hierop. 2.4 Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn door de beroepsorganisatie van registeraccountants (het NIvRA) opgenomen in de Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant (hierna NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. LvA - 5

8 Het vaststellen van onze onafhankelijkheid ten opzichte van u is een onderdeel van de werkzaamheden die uitgevoerd voor de daadwerkelijke start van onze controlewerkzaamheden, en is ook gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden punt van aandacht. Ook voor het boekjaar 2009 zijn wij nagegaan of er bedreigingen ten aanzien van onze onafhankelijkheid bestaan, die uitvoering van onze controlewerkzaamheden in de weg zouden kunnen staan of die om extra waarborgen vragen om onze onafhankelijkheid te kunnen handhaven. Wij hebben hierbij geen bedreigingen voor onze onafhankelijkheid geconstateerd. Mochten er zich na het uitbrengen van dit auditplan veranderingen voordoen, dan zullen wij u daarvan in kennis stellen. 3 Actualiteiten en speerpunten in de controle 2009 Met u hebben wij op ## november 2009 een pre-audit gesprek gehouden. Tijdens de pre-audit meeting hebben wij de accenten voor de tussentijdse controle voor het jaar 2009 besproken. Daarnaast is er een aantal ontwikkelingen in gemeenteland in de afgelopen maanden en de ons bekende verbetermogelijkheden die voor u relevant kunnen zijn. In deze paragraaf en in paragraaf 4 worden die zaken genoemd ten behoeve van de uitvoering van de controle. 3.1 Aandachtsgebieden en wensen gemeente Voor de gemeente bestaat de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen meenemen. Deze speerpunten kunnen naar voren komen als gevolg van interne en externe ontwikkelingen, maar kunnen ook ontstaan uit eigen specifieke wensen en aandachtsgebieden. De volgende speerpunten c.q. wensen zijn benoemd: 3.2 Financiële crisis De kredietcrisis kan gevolgen hebben voor uw gemeente. Wij zullen nagaan of uw organisatie een analyse heeft gemaakt van de mogelijke risico s en of op basis van die analyse adequate maatregelen zijn getroffen. 3.3 Rechtmatigheid Met alle uitspraken van het Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten van voor 15 oktober 2009 van het lopend verantwoordingsjaar moet rekening worden gehouden. Wij zullen tijdens de uitvoering van onze controle nagaan in hoeverre hiermee rekening is gehouden. LvA - 6

9 4 Controleaanpak 4.1 Inleiding De controle van de jaarrekening bestaat uit de voorbereiding van de controle, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Bij de voorbereiding van de controle bekijken wij vanuit uw specifieke situatie en de door u aangedragen suggesties hoe we de controle vorm en inhoud geven. Daarbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met de samen met u geselecteerde speerpunten voor 2009 en de actuele ontwikkelingen zoals beschreven in hoofdstuk 3. De doelstelling van de interim-controle is de controle van de jaarrekening te dynamiseren, waardoor wij in relatief korte tijd in het voorjaar van 2010 de controle van de jaarrekening 2009 kunnen afronden. Daarnaast vloeien uit de interim-controle aanbevelingen voort voor mogelijke kwaliteitsverbeteringen rondom de bedrijfsvoering en concrete acties ten behoeve van de jaarrekening. In het volgende figuur hebben wij onze controle-aanpak gevisualiseerd. Controleaanpak Kennis van de huishouding & sector, interne risicoanalyse Interviews + onderzoek documentatie Testwerkzaamheden (factuurcontroles, dossiercontroles etc.) Risicoanalyse Inventarisatie inrichting interne beheersing Ja Toereikend? Controleren werking inrichting interne beheersing Nee Alternatieve controleaanpak: nader overleg Ja Toereikend? Controleplan jaarrekening Nee Attentiepuntenlijst Uitkomsten interim-controle, actuele ontwikkelingen + initiële cijferbeoordeling jaarrekening Controleplan jaarrekening Aansluitingen, cijferanalyses & detailcontroles Toets naleving verslaggevingsregels Gedetailleerd werkprogramma per jaarrekeningpost Fouten? Ja Gebeurtenissen na balansdatum, afsluitende cijferbeoordeling, Bevestiging bij de jaarrekening Nee Afsluitende werkzaamheden Aanpassing of Fouten-evaluatie Accountantsverklaring + - rapport Toets aan materialiteit Deloitte 2007 LvA - 7

10 In onderstaande paragrafen geven wij een nadere toelichting op de in het schema geconcretiseerde aanpak. De aanpak bestaat feitelijk uit 3 fasen: 1. Voorbereiding controle 2. Interim-controle 3. Jaarrekeningcontrole 4.2 Fase 1: Voorbereiding controle De werkzaamheden in de voorbereidende fase richten zich op het verkrijgen van relevante informatie om de risicoanalyse uit te kunnen voeren. Doel Rol gemeente Rol accountant Opdrachtbevestiging Bevestigen controle-opdracht. Voorbereiden controle-opdracht. Concretisering uit te voeren werkzaamheden Specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole benoemen. Inzicht geven in de follow-up van de adviezen. Inzicht geven in actuele ontwikkelingen en intern uitgevoerde onderzoeken. Inventarisatie van de (wijzigingen in) organisatie en de omgevingsfactoren. Pre-audit met commissie AZ/C en management; verwachtingen op elkaar afstemmen. Concrete planning van de werkzaamheden. Een adequate voorbereiding zorgt ervoor dat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn, waardoor een effectieve planning mogelijk is en de controle-uitkomsten goed kunnen worden teruggekoppeld. Een goed begin, is immers het halve werk! De controle van de gemeente is gebaseerd op de methode van risicoanalyse. De controle is daarbij enerzijds afgestemd op de sterke en zwakke punten in de beheersorganisatie. Anderzijds wordt rekening gehouden met externe ontwikkelingen (wetgeving, marktontwikkeling), ervaringen uit het verleden en wijzigingen van personele bezetting op sleutelposities. Tenslotte zijn de uitkomsten van de controle van 2008 en de bevindingen daarover (inclusief de bespreking daarvan) input voor de controle Op basis van vorenstaande criteria onderkennen wij de volgende aandachtsgebieden: Verslechterende economische omstandigheden Meerjarenperspectief Planning en control Interne controle Financiële vaste activa (Landsbanki) Grondexploitatie Wet ruimtelijke ordening en de grondexploitatiewet Wijzigingen treasury LvA - 8

11 Invoering participatiebudget Horizontaal toezicht Belastingdienst Verantwoordingsinformatie van derden (o.m. gemeenschappelijke regelingen) 4.3 Fase 2: Interim-controle De interim-controle richt zich op het in beeld brengen en het testen van de kwaliteit van de interne beheersing. Het risicoprofiel uit fase 1 geldt daarbij als uitgangspunt. Het doel van onze controle is te komen tot een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Voor het verkrijgen van die zekerheid maken wij optimaal gebruik van de zekerheden zoals die binnen uw gemeente aanwezig zijn. Wij onderkennen daarbij 3 zekerheidsniveaus: Zekerheidsniveau s: 1 2 Inherente zekerheid In de organisatie aanwezige kennis voor de uitvoering van de taken. Een risico ontstaat bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Organisatiegerichte zekerheid De in de organisatie verankerde maatregelen van interne controle, functiescheidingen en procesbeschrijvingen, gericht op een betrouwbare gegevensverwerking. efficiënt Niet-efficiënt efficiënt Niet-efficiënt 3 Gegevensgerichte zekerheid De werkzaamheden die wij zelf als accountant uitvoeren als finale check op de cijfers in de eindverantwoording. Resultante stap 1 en 2 Deloitte 2007 Deze niveaus zijn bepalend voor de aard en omvang van onze werkzaamheden. De gegevensgerichte zekerheid moet worden verkregen via eigen onderzoek door de accountant. LvA - 9

12 De relatie tussen de inherente zekerheid en de organisatiegerichte zekerheid enerzijds en de gegevensgerichte zekerheid anderzijds, laat zich als volgt vertalen: Zekerheidsniveaus in relatie tot accountantswerkzaamheden: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Variant 1 Variant 2 Variant 3 Variant 4 Gegevensgerichte zekerheid Organisatiegerichte zekerheid Inherente zekerheid Deloitte 2007 In variant 1 wordt geen inherente en organisatiegerichte zekerheid verkregen, waardoor het voor de accountant noodzakelijk is via relatief veel eigen werkzaamheden de nodige zekerheid te verkrijgen. In variant 4 beschikt uw organisatie over een zodanig intern beheersingssysteem dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering van een hoog niveau is en is de betrouwbaarheid van de informatievoorziening geborgd (met andere woorden: uw organisatie is in control ). In die situatie kan de accountant optimaal gebruik maken van die zekerheden zodat de accountantswerkzaamheden het meest efficiënt zijn. De varianten 2 en 3 zijn een mix van de genoemde twee uitersten. LvA - 10

13 Ter illustratie geven wij als voorbeeld voor het proces belastingen vorm en inhoud aan de genoemde zekerheden: Inherente zekerheid Interne controlezekerheid Gegevensgerichte zekerheid Beschikbaarheid van actuele wet- en regelgeving Voldoende deskundig personeel en het actueel houden van die kennis door (bij)scholing Actuele procesbeschrijvingen Aanwezige functiescheidingen In de applicatie ingebouwde zekerheden (autorisaties/ invoercontroles) Adequate opbouw van begroting en tarieven Onafhankelijke taxaties Invoercontroles Inzichtelijk maken van onderlinge verbanden en bestandsanalyses (zoals afstemming met het Kadaster) Analyse van verschillen Vaststellen dat het juiste tarief is gehanteerd Vaststellen dat de juiste grondslag voor de heffing is gebruikt Aansluiten van de subadministraties op de financiële administratie Analyse niet aangeslagen en vrijgestelde objecten Bij onze accountantscontrole kennen wij zoveel mogelijk zekerheden toe aan de hiervoor genoemde aspecten. Indien een gemeente hieraan niet kan voldoen, zullen wij als accountant meer zekerheid moeten verkrijgen uit onze eigen werkzaamheden. Wij zullen dan bijvoorbeeld zelf de bestandsanalyses en verbandscontroles uitvoeren voor het verkrijgen van de vereiste zekerheid ten behoeve van de af te geven accountantsverklaring. Tijdens de interim-controle verrichten we die werkzaamheden die inzicht geven op de hiervoor genoemde zekerheidsniveaus, ten behoeve van de uiteindelijk te verrichten werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Tevens worden de verbetermogelijkheden voor uw interne beheersingsorganisatie inzichtelijk gemaakt. Tijdens de interim-controle worden de volgende stappen onderkend: Stappen interim-controle: stap 1 Inventarisatie interne beheersing stap 2 Effectiviteit van de beheersingsmaatregelen Stap 3 Terugkoppeling en vervolgacties Deloitte 2007 LvA - 11

14 Stap 1: Inventarisatie interne beheersing Wij stellen idealiter in overleg met u vast in hoeverre uw gemeente in control is. Op basis van een aantal aspecten beoordelen wij de kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem. Op basis van deze inventarisatie wordt de controle nader uitgewerkt. De effectiviteit van het intern beheersingssysteem wordt op de volgende aspecten bezien: Aspecten van interne beheersing Toezicht Proces waarin periodiek wordt geëvalueerd of de interne beheersmaatregelen gegeven de - al dan niet gewijzigde - omstandigheden nog effectief zijn. Informatie & Communicatie Component die zorgt voor een continu betrouwbare informatievoorziening en deze communiceert binnen een bepaalde tijd en vorm, rekeninghoudende met de behoefte per echelon. Controle-activiteiten Systematische waarborgen dat de door het management bepaalde doelen en activiteiten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Risco-inventarisatie Het (continu)proces waarin de leiding zich bezighoudt met het identificeren en analyseren van risico s (zowel in- als externe). Controle-omgeving De sfeer binnen de organisatie waarin medewerkers hun taken uitvoeren. - Deloitte 2007 Wij hebben in voorgaande jaren de opzet en bestaan van het planning- en controlsysteem bij de gemeente beoordeeld. De kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem is hiermee inzichtelijk gemaakt. De uitkomsten hiervan zijn mede bepalend voor de mate waarin wij gebruik kunnen maken van de effectiviteit van de in uw organisatie verankerde organisatorische maatregelen van interne beheersing (ook wel genoemd de maatregelen in het kader van de AO/IB). Stap 2: Effectiviteit beheersingsmaatregelen Op basis van de hiervoor genoemde inventarisatie, stellen we vast in hoeverre de benoemde maatregelen ook feitelijk effectief zijn geweest gedurende de verantwoordingsperiode. Indien een proces aan de daaraan te stellen eisen voldoet, wordt eens in de drie jaar de effectiviteit ervan onderzocht. Wel wordt jaarlijks vastgesteld dat er zich geen majeure wijzigingen hebben voorgedaan. LvA - 12

15 (Deels) niet-effectieve bedrijfsprocessen leiden tot een opmerking in onze rapportage(s) en aanvullende werkzaamheden. De aard en omvang hiervan wordt vooraf met u besproken. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het ontbreken van een adequate projectbeheersing bij investeringen. Met aanvullende controlewerkzaamheden wordt onderzocht of het ontbreken van effectieve maatregelen niet heeft geleid tot feitelijke tekortkomingen. Op basis van internationale controlestandaarden zijn wij verplicht jaarlijks aandacht te besteden aan de processen die aan de opbrengsten ten grondslag liggen. Ook de administratie c.a. is uiteraard jaarlijks object van onderzoek. Bij ons onderzoek naar de effectiviteit van de beheersingsmaatregelen in de primaire processen, houden wij tevens rekening met een aantal processen van meer algemene aard. Dit zijn: Automatiseringsomgeving Application controls Servicebureaus Uitbestede taken onder verantwoordelijkheid gemeente Rechtmatigheid Fraude Voor wat betreft de automatiseringsomgeving merken wij op dat deze steeds belangrijker wordt voor uw organisatie. Vooralsnog steunen wij voor onze controle niet op de automatiseringsomgeving en is het nog niet noodzakelijk hiervoor specialisten in te schakelen. Voor de komende jaren zullen wij de ontwikkelingen blijven volgen. Als het belang van de automatisering toeneemt, zullen ook onze werkzaamheden daarop aangepast moeten worden en zullen op (korte) termijn wellicht specialisten op dit gebied ingezet worden. Stap 3: Terugkoppeling en vervolgacties De bevindingen uit de controle zullen met u worden besproken en gerapporteerd. De volgende onderwerpen kunt u in de attentiepuntenlijst verwachten: Algemene beschouwing over de ontwikkelingen in relatie tot de interne beheersing en de relatie met de externe controle. In hoeverre de organisatie adequaat inspeelt op in- en externe ontwikkelingen. Een overzicht en nadere analyse van de niet effectieve beheersingsmaatregelen. Een follow-uplijst van eerdere bevindingen. Nadere actiepunten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. LvA - 13

16 Samenvattend: De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven stappen kunnen als volgt worden samengevat: Doel Rol gemeente Rol accountant Inventarisatie AO/IB Effectiviteit AO/IB Terugkoppeling Inzichtelijk maken van de beheersingsmaatregelen. Zorg dragen dat de beschreven maatregelen in de dagelijkse praktijk toegepast worden. Zorg dragen voor een adequate follow-up van de bevindingen. Mogelijk aanvullende werkzaamheden uitvoeren voor de jaarrekeningcontrole. 4.4 Fase 3: Jaarrekeningcontrole Vaststellen dat de maatregelen de risico s afdekken. Vaststellen dat de maatregelen gedurende het controlejaar effectief zijn geweest. Terugkoppeling van nieteffectieve maatregelen. Benoemen van verbetervoorstellen voor de toekomst. Benoemen van herstelacties voor de jaarrekeningcontrole. De laatste fase in het controleproces is de jaarrekeningcontrole. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen: Stappen jaarrekeningcontrole Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Gegevensgerichte werkzaamheden verslaggevingsvoorschriften waardering en presentatie aanvullende controles n.a.v. bevindingen interim-controle Oordeelsvorming recapitulatie fouten en onzekerheden weging fouten en onzekerheden t.o.v. BAPG/protocol Afsluitende werkzaamheden relevante gebeurtenissen na balansdatum bevestiging bij de jaarrekening accountantsverklaring en rapport van bevindingen kwaliteitscontrole Terugkoppeling Bespreking college en ambtelijke top (hoor - wederhoor) Bespreking in Audit-Comité Deloitte 2007 LvA - 14

17 De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven stappen voor de jaarrekeningcontrole is als volgt: Doel Rol gemeente Rol accountant Gegevensgerichte werkzaamheden Oordeelsvorming Afsluitende werkzaamheden Terugkoppeling 5 Rechtmatigheid Zorg dragen voor naleving afspraken n.a.v. interimcontrole. Zorg dragen voor adequate verslaggeving met onderliggende documentatie. Geconstateerde fouten en onzekerheden corrigeren. Inzicht geven in de gebeurtenissen na balansdatum, die mogelijk effect hebben op de jaarrekening. Duidelijke afgrenzing van de jaarrekening. Duidelijke en concrete planning van de behandeling van de jaarrekening bij de diverse gremia. Vaststellen dat de jaarrekening aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Vaststellen dat bij de interimcontrole voorgestelde herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd. Wegen van de gevonden fouten en onzekerheden t.b.v. het accountantsoordeel en het rapport van bevindingen. Voorbereiden van de bevestiging bij de jaarrekening. Zorg dragen voor een adequate en tijdige afronding van de controle. Terugkoppeling van de belangrijkste bevindingen met het management, het college en de commissie AZ/C. Naast de controle op getrouwheid, maakt de controle op de rechtmatigheid integraal onderdeel uit van onze accountantscontrole. Het uitgangspunt is dat rechtmatigheid integraal in de primaire bedrijfsprocessen is verankerd. Wel merken wij op dat het rechtmatigheidsbegrip continu onderhevig is aan veranderingen. Het is daarom essentieel de ontwikkelingen in dit kader blijvend te volgen. Vanuit onze verantwoordelijkheid zullen wij u de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van de accountantscontrole jaarlijks melden. LvA - 15

18 Uit bijgaand overzicht blijkt dat de aanpak van rechtmatigheid uit 2 pijlers bestaat: 2 pijlers rechtmatigheid Rechtmatigheid Normen- en toetsingskader Interne organisatie Welke regels Wat toetsen Kwaliteit eigen regels AO/IC Soft controls Het normen- en toetsingskader Via het controle- en rapportageprotocol en een normen- en toetsingskader wordt hieraan invulling gegeven. Het normen- en toetsingskader bepaalt WAT er getoetst moet worden. Het Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten (PRPG) heeft aangegeven hoe het normen- en toetsingskader inzichtelijk moet worden gemaakt. In onderstaand schema is dat nader uitgewerkt. Begrippen samengevat Onderwerp Instrument Verplicht Optioneel Inrichting rechtmatigheidsbeheer Verordening Ex. Artikel 212 Verplicht Domein Gemeenteraad Inrichting accountantscontrole Verordening Ex. Artikel 213 Verplicht Gemeenteraad Opdrachtverstrekking accountant Inventarisatie wet- en regelgeving Operationaliseren rechtmatigheidsbeheer Raadsbesluit (Bijvoorbeeld via een controleprotocol) Verplicht Gemeenteraad Normenkader Verplicht 1. College 2. Gemeenteraad (minimaal ter kennisneming) Toetsingskader Vrijwillig College Beheersmaatregelen (o.a. controleplan en werkprogramma s) Verplicht College LvA - 16

19 5.2 Interne organisatie Ons uitgangspunt is dat in de interne beheersingsorganisatie de relevante rechtmatigheidsvereisten zijn verankerd. Concreet wil dit zeggen dat duidelijk is welke aspecten getoetst moeten worden op rechtmatigheid, interne controle wordt uitgevoerd op de relevante aspecten en vanuit het primaire proces door de organisatie verantwoording wordt afgelegd over het al dan niet rechtmatig handelen. De verbijzonderde interne controle (zie hoofdstuk 6 hierna) stelt periodiek vast dat de verantwoordingsinformatie vanuit het primaire proces voldoende betrouwbaar is. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Pijler 2: interne organisatie Betreft: Kwaliteit eigen regelgeving Adequate Interne organisatie AO/IC: - procedures - functiescheiding - vastleggingen - procesbewaking - (tussen)rapportages Softcontrols: -Opleiding -Cultuur -Gedrag (leiding) Verbijzondere interne controle 10 6 Verbijzonderde interne controle Een van de mogelijkheden om de vereiste zekerheid te verkrijgen is het steunen op een onafhankelijke interne controle. Het voordeel van een dergelijke onafhankelijke interne controle is, dat u als organisatie in continuïteit de betrouwbaarheid van de informatievoorziening kunt waarborgen. Daarnaast kunnen wij bij onze werkzaamheden gebruik maken van die bevindingen. Het controleproces kan dan nog efficiënter plaatsvinden. LvA - 17

20 De verbijzonderde interne controle moet aan de volgende eisen voldoen: Eisen aan de verbijzonderde interne controle: Onafhankelijk Status in de organisatie Reikwijdte van de functie Competenties Professionele borging Inhoudelijk Controleprogramma s Documentatie Adequate grondslag Consistent Oordeelsvorming Follow-up van bevindingen Deloitte 2007 In de organisatie zijn in deze situatie de volgende waarborgen verankerd: 1. De maatregelen in het primaire proces, zoals functiescheidingen, procedures en formulieren. 2. De mogelijke kwaliteitscontrole ten behoeve van het lijnmanagement. Te denken valt dan aan de in het proces verankerde controle op besluiten. Een dergelijke toets vindt veelal bij uitkeringen en subsidieverstrekkingen plaats. Ook bij andere processen is een dergelijke kwaliteitstoets denkbaar. 3. De verbijzonderde interne controle die vanuit een onafhankelijke status in de organisatie vaststelt dat de beheersingsmaatregelen in het primaire proces als zodanig hebben gefunctioneerd en dat de uiteindelijke output betrouwbaar is. Teneinde optimaal gebruik te maken van alle in de organisatie aanwezige controlemaatregelen en redundantie te voorkomen, is het essentieel dat de diverse controlelagen goed op elkaar aansluiten. Hiertoe is het wenselijk tussen en met de diverse controlelagen nadere afspraken te maken over de uit te voeren en vast te leggen werkzaamheden. Zo ontstaat een efficiënt en effectief stelsel aan controlemaatregelen, waarbij ook de accountantscontrole inbegrepen is. Het idee is dat de mate van detaillering van de controlewerkzaamheden verder afneemt, naarmate men hoger in de controlepiramide komt, terwijl de betrouwbaarheid van de einduitkomst verder toeneemt. LvA - 18

21 De controlepiramide ziet er dan als volgt uit: externe controle interne controle (t.b.v. het college) kwaliteitscontrole (t.b.v. het lijnmanagement) procescontroles (t.b.v. het lijnmanagement) Deloitte 2007 Bij onze werkzaamheden gaan wij ervan uit dat zowel de primaire processen als de verbijzonderde interne controle aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Bij de jaarrekeningcontrole 2008 hebben wij nog vast moeten stellen dat de interne controle ontoereikend is om een oordeel te kunnen geven over de rechtmatige uitvoering van beheershandelingen. Voor 2009 is het doel gesteld om een verklaring omtrent rechtmatigheid te kunnen verkrijgen. Dit betekent dat de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zijn. Afwijkingen van deze vooronderstelling hebben gevolgen voor de aard en omvang van onze werkzaamheden en daarmee het controlebudget en zullen wij tijdig met u bespreken. Om de afstemming te bevorderen ondersteunen wij u met de nodige hulpmiddelen in de vorm van checklisten en werkafspraken. 7 Communicatie en rapportage Zoals uit bovenstaande blijkt, hebben wij regelmatig overleg met de vertegenwoordigers uit uw organisatie. Wij vatten de communicatiemomenten voor u samen in de tabel op de volgende pagina. LvA - 19

22 Communicatiematrix en tijdspad Activiteit Tijdspad Contact Product Pre-auditmeeting Datum in 2009 Commissie AZC Uitvoering van de interimcontrole November 2009 Operationeel management Bespreking bevindingen en concept attentiepuntenlijst Januari 2010 College & management Plan van aanpak audit 2009 attentiepuntenlijst Uitvoering van de jaarrekeningcontrole April 2010 Operationeel management Bespreking bevindingen concept accountantsrapport Behandeling van het accountantsrapport in hetaudit Comité Datum in 2010 Datum in 2010 College & management Audit Comité Accountantsverklaring + accountantsrapport Deloitte Overige afspraken Naast hetgeen wij in dit auditplan hebben verwoord, gaan wij er daarbij vanuit dat: De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen voor ons toetsbaar en verifieerbaar zijn. Er een effectieve verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden. Wij onze controlewerkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Dat betekent onder andere dat uw medewerkers tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen. Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van subadministraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening. Het rechtmatigheidsbegrip nader is uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader. Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken. Bij de jaarrekening een kwaliteitstoets heeft plaatsgevonden op de naleving van de wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie. Hiertoe ontvangt u van ons te zijner tijd de checklist jaarverslaggeving en de checklist op te leveren stukken bij de jaarrekening. LvA - 20

23 9 Evaluatie kwaliteit dienstverlening Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de gemeente is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk gericht op: het optimaal houden van de communicatie tussen de gemeente en Deloitte Accountants; het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst; het handhaven van de betrokkenheid bij de gemeente en de te leveren kwaliteit. Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van de gemeente en overige betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Wij geven hieraan op de volgende wijze invulling: Via cliëntservicegesprekken met medewerkers die onafhankelijk zijn van het controleteam. Via periodiek overleg met de commissie AZ/C en het management, waarbij naast controlespecifieke punten ook jaarlijks de opdracht wordt geëvalueerd. Door mogelijk noodzakelijk uit te voeren extra werkzaamheden vooraf met u te communiceren en hierover nadere afspraken te maken. Hoogachtend, Deloitte accountants B.V. LvA - 21