Audit plan GEMEENTE ALBLASSERDAM

Transcriptie

1

2

3 Audit plan GEMEENTE ALBLASSERDAM

4 2/22 Inhoud 1. Inleiding 1 2. Opdracht Opdrachtomschrijving Materialiteit en tolerantie Fraude 3 3. Actualiteiten en speerpunten in de controle Onderwerpen pre-audit meeting Interne beheersing Rechtmatigheid Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Wet ruimtelijke ordening en Grondexploitatiewet 5 4. Controleaanpak Inleiding Fase 1: Voorbereiding controle Fase 2: Interimcontrole Fase 3: Jaarrekeningcontrole Rechtmatigheid Algemeen Interne organisatie Verbijzonderde interne controle Communicatie en rapportage Prijsafspraken Evaluatie kwaliteit dienstverlening 17 Bijlage 1 Actualia 19

5 1/22 1. Inleiding De raad van de gemeente Alblasserdam heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Met dit controleplan geven wij u inzicht in onze controle-aanpak, geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Bij dit plan zijn de volgende bijlagen gevoegd: Een overzicht met relevante en actuele ontwikkelingen Daarnaast doen wij u separaat en op een later tijdstip een opdrachtbevestiging toekomen. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteitenstellingen van uw gemeente, die door de snelle ontwikkelingen in de omgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Tussentijdse controlebevindingen kunnen aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling zal plaatsvinden. Het controleplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 gaan we in op een korte omschrijving van de opdracht, de materialiteit en de tolerantie, waarbij tevens de besluiten van uw raad worden overgenomen en onze aanpak en verantwoordelijkheid op het gebied van fraude. Specifieke attentiepunten voor de controle komen in hoofdstuk 3 aan de orde. In hoofdstuk 4 komt vervolgens de controleaanpak aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze controleaanpak vormt de selectie van de bedrijfsprocessen die in de controle worden betrokken. Tevens wordt ingegaan op de beschikbare hulpmiddelen bij de uitvoering van de controle. Een specifiek aandachtspunt bij de controle van gemeenten is nog steeds rechtmatigheid. In hoofdstuk 5 geven wij onze gedachten over de inrichting en uitvoering weer. In hoofdstuk 6 gaan wij nader in op de samenwerking en uitgangspunten met betrekking tot de verbijzonderde interne controle. In hoofdstuk 7 besteden we aandacht aan de communicatie en rapportage gedurende de controle-opdracht. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op de prijsafspraken en de randvoorwaarden daarbij. Als laatste, maar zeker niet minst belangrijke onderdeel, besteden wij in hoofdstuk 9 aandacht aan de (periodieke) evaluatie. Hierbij stellen wij, samen met de gemeente Alblasserdam, na afloop van de controle vast of de in het controleplan (en de jaarlijkse uitwerking hiervan) geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of er aan de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input voor de afspraken van het volgende jaar.

6 2/22 2. Opdracht 2.1 Opdrachtomschrijving Onze opdracht bestaat uit het controleren van de jaarrekening van de gemeente Alblasserdam. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening van uw gemeente. Daarnaast geven wij ook een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie. In onze certificerende rol beoordelen wij betrouwbaarheids- en rechtmatigheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze wijze zijn wij in staat relevante knelpunten in een vroegtijdig stadium te signaleren en onder uw aandacht te brengen. De te hanteren materialiteit en controletolerantie komt in de volgende paragraaf aan de orde. De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die in het kader van de certificerende functie worden verricht. Wij streven naar uniformiteit en continuïteit in de aanpak van de controle, aandachtsgebieden en structuur van rapportage en overleg. Een follow-up lijst van de eerder geconstateerde bevindingen maakt daarom altijd deel uit van onze rapportage. 2.2 Materialiteit en tolerantie Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Alblasserdam. De accountantsverklaring geeft immers geen absolute zekerheid, maar een getrouw beeld van de realisatie. Dat betekent dat de jaarrekening binnen vooraf gestelde marges (= materialiteit) aan de daaraan te stellen eisen voldoet. De materialiteit bepaalt in belangrijke mate dan ook de omvang van onze werkzaamheden. Hoe lager de materialiteit hoe meer werkzaamheden we moeten verrichten. Deloitte berekent de materialiteit conform het Bapg - rekening houdend met de mogelijk aanvullende eisen in het door uw raad vastgestelde controleprotocol - op basis van de totale lasten van de gemeente en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het Bapg een percentage van 3%. Uit voorzichtigheidsoverwegingen verlaagt Deloitte Accountants de aldus berekende materialiteit met minimaal 10%. De inschatting van het exacte percentage is afhankelijk van de uitkomsten uit de interim-controle en de verwachtingen op basis van kennis uit voorgaande jaren ten aanzien van verwachte fouten in de jaarrekening. Dit percentage, ook wel de verwachte fout genoemd, wordt voorafgaand aan de controle op de jaarrekening berekend. Voor de planning van onze

7 3/22 werkzaamheden gaan we derhalve uit van de materialiteit minus de verwachte fout. Dit bedrag noemen we de controletolerantie. Op basis van de primitieve begroting ramen wij jaarlijks de materialiteit voor het lopende boekjaar. Bij de controle van de jaarrekening zullen deze bedragen worden aangepast op basis van de werkelijke jaarrekeningcijfers. De goedkeuringstolerantie wordt op dat moment definitief vastgesteld. Deze materialiteit en tolerantie zijn van belang omdat de hoogte hiervan mede bepalend is voor de omvang van de controlewerkzaamheden. Een lage materialiteit zal resulteren in meer controlewerkzaamheden om de marges voor accepteren van fouten en onzekerheden hiermee kleiner zijn geworden. Deloitte zal erop aandringen dat alle geconstateerde fouten - ook die onder de goedkeuringstolerantie blijven - worden gecorrigeerd. De geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het rapport van bevindingen. Bij de rapportering wordt conform het controleprotocol een rapporteringstolerantie in acht genomen van +/- 0,45 miljoen. 2.3 Fraude Op grond van onze beroepsregels en de internationale afspraken moeten wij bij de uitvoering van onze controle aandacht besteden aan signalen met betrekking tot de fraude. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude risicofactoren genoemd. Fraude risicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Belangrijk is dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alblasserdam verantwoordelijk is voor de beheersing van frauderisico s. Daarom gaan we met uw college en het management in gesprek over de door hen getroffen maatregelen. Wij vragen daarbij onder andere inzicht in de interne frauderisico-analyse. Fraude risicofactoren kunnen in verschillende fases van onze controleopdracht en uit verschillende bronnen worden gesignaleerd, zoals: Tussentijdse cijfers Initiële uitkomsten van ons onderzoek naar de interne beheersingsmaatregelen Externe informatiebronnen Overleg tussen teamleden en relevante bevindingen gedurende de fases van de controleopdracht Wij zullen u in onze formele rapportages informeren over de uitkomsten van onze werkzaamheden, inclusief eventuele fraude risicofactoren en onze controleaanpak hierop.

8 4/22 3. Actualiteiten en speerpunten in de controle 2009 Vooruitlopende op het pre-audit gesprek dat wij met uw gemeentesecretaris en concerncontroller zullen hebben voor aanvang van de interimcontrole 2009 geven wij een aantal speerpunten voor onze controle weer. Daarnaast zijn er een aantal ontwikkelingen in gemeenteland in de afgelopen maanden die voor u relevant kunnen zijn. In deze paragraaf worden die zaken nader uitgewerkt ten behoeve van de uitvoering van de controle. 3.1 Onderwerpen pre-audit meeting Als speerpunten voor de interimcontrole zien wij; Beheersing en ontwikkeling van de grondexploitaties binnen uw gemeente Uitvoering van de verbijzonderde interne controle in het kader van de rechtmatigheidscontrole 3.2 Interne beheersing Naast de beheersing binnen de processen, is er ook sprake van een meer algemeen intern beheersingskader. Wij stellen voor op de volgende gebieden een nadere analyse uit te voeren: 1. Financiële positie 2. Projectcontrol 3. Programmabegroting Ter informatie zullen wij u bij aanvang van de controle alle relevante artikelen overhandigen. 3.3 Rechtmatigheid Met alle uitspraken van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten van voor 15 oktober 2008 van het lopend verantwoordingsjaar moet rekening worden gehouden. Wij gaan na in hoeverre hiermee rekening is gehouden. Tot en met juli 2008 zijn de volgende notities verschenen: 1. Kadernota Verschillen tussen de kadernota 2008 en Notitie knelpunten WMO 4. Aan servicebureaus uitbestede activiteiten 5. Budgetoverheveling Voor de gemeente Alblasserdam zal 2009 heeft eerste jaar worden waarin tot een rechtmatigheidsoordeel wordt gekomen. De rechtmatigheidscontrole zal worden

9 5/22 ingestoken vanuit de verbijzonderde interne controle teneinde een effectieve controle mogelijk te maken 3.4 Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Over het verantwoordingsjaar 2009 zijn nog geen vernieuwde uitspraken van de commissie BBV bekend. Alle nieuwe uitspraken zullen in alle gevallen met de medewerkers van uw organisatie worden gecommuniceerd. 3.5 Wet ruimtelijke ordening en Grondexploitatiewet Op 1 juli 2008 is de nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening en de grondexploitatiewet in werking getreden. Wij zullen nagaan in hoeverre de administratieve systemen hierop zijn aangepast. Voor een nadere toelichting op de wijzigingen verwijzen wij u naar bijlage Controleaanpak 4.1 Inleiding De controle van de jaarrekening bestaat uit de voorbereiding van de controle, de interimcontrole en de eindejaarscontrole. Bij de voorbereiding van de controle bekijken wij vanuit uw specifieke situatie en de door u aangedragen suggesties hoe we de controle vorm en inhoud geven. Daarbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met u geselecteerde speerpunten voor 2009 en actuele ontwikkelingen zoals beschreven in hoofdstuk 3. De doelstelling van de interim-controle is de controle van de jaarrekening te dynamiseren, waardoor wij in relatief korte tijd in het voorjaar van 2010 de controle van de jaarrekening 2009 kunnen afronden. Daarnaast vloeien uit de interimcontrole aanbevelingen voort voor mogelijke kwaliteitsverbeteringen rondom de bedrijfsvoering en concrete acties ten behoeve van de jaarrekening. In het volgende figuur hebben wij onze controle-aanpak gevisualiseerd.

10 6/22 Controle-aanpak Kennis van de huishouding & sector, interne risico-analyse Interviews + onderzoek documentatie Testwerkzaamheden (factuurcontroles, dossiercontroles, etc) Uitkomsten interim controle, actuele ontwikkelingen + initiële cijferbeoordeling jaarrekening Risico-analyse Inventarisatie inrichting interne beheersing Ja Toereikend? Controleren werking inrichting interne beheersing Ja Toereikend? Controleplan jaarrekening Controleplan jaarrekening Nee Nee Alternatieve controleaanpak: nader overleg Management-letter Aansluitingen, cijferanalyses & detailcontroles Toets naleving verslaggevingsregels Gedetailleerd werkprogramma per jaarrekeningpost Fouten? Ja Gebeurtenissen na balansdatum, afsluitende cijferbeoordeling, Bevestiging bij de jaarrekening Nee Afsluitende werkzaamheden Aanpassing of Fouten-evaluatie Accountantsverklaring + - rapport Toets aan materialiteit Deloitte 2007 In onderstaande paragrafen geven wij een nadere toelichting op de in het schema geconcretiseerde aanpak. De aanpak bestaat feitelijk uit 3 fasen: 1. Voorbereiding controle 2. Interimcontrole 3. Jaarrekeningcontrole 4.2 Fase 1: Voorbereiding controle De werkzaamheden in de voorbereidende fase richten zich op het verkrijgen van relevante informatie om de risico-analyse uit te kunnen voeren. Doel Rol gemeente Rol accountant Opdrachtbevestiging Bevestigen controle-opdracht Voorbereiden controle-opdracht

11 7/22 Concretisering uit te voeren werkzaamheden Specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole benoemen Inzicht geven in de follow-up van de adviezen Inzicht geven in actuele ontwikkelingen en intern uitgevoerde onderzoeken Inventarisatie van de (wijzigingen in) organisatie en de omgevingsfactoren. Pre-audit met audit committee en management; verwachtingen op elkaar afstemmen. Concrete planning van de werkzaamheden Een adequate voorbereiding zorgt ervoor dat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn, waardoor een effectieve planning mogelijk is en de controle-uitkomsten goed kunnen worden teruggekoppeld. Een goed begin, is immers het halve werk! 4.3 Fase 2: Interimcontrole De interimcontrole richt zich op het in beeld brengen en het testen van de kwaliteit van de interne beheersing. Het doel van onze controle is te komen tot een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening. Voor het verkrijgen van die zekerheid maken wij optimaal gebruik van de zekerheden zoals die binnen uw gemeente aanwezig zijn. Wij onderkennen daarbij 3 zekerheidsniveaus:

12 8/22 Zekerheidsniveau s: 1 2 Inherente zekerheid In de organisatie aanwezige kennis voor de uitvoering van de taken. Een risico ontstaat bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Organisatiegerichte zekerheid De in de organisatie verankerde maatregelen van interne controle, functiescheidingen en procesbeschrijvingen, gericht op een betrouwbare gegevensverwerking. efficiënt niet efficiënt efficiënt niet efficiënt 3 Gegevensgerichte zekerheid De werkzaamheden die wij zelf als accountant uitvoeren als finale check op de cijfers in de eindverantwoording. Resultante stap 1 en 2 Deloitte 2007 Deze niveaus zijn bepalend voor de aard en omvang van onze werkzaamheden. De gegevensgerichte zekerheid moet worden verkregen via eigen onderzoek door de accountant. Tijdens de interimcontrole worden de volgende stappen onderkend: Stappen interimcontrole: stap 1 Inventarisatie interne beheersing stap 2 Effectiviteit van de beheersingsmaatregelen Stap 3 Terugkoppeling en vervolgacties Deloitte 2007 Stap 1: Inventarisatie interne beheersing

13 9/22 Wij stellen idealiter in overleg met u vast in hoeverre uw gemeente in control is. Op basis van een aantal aspecten beoordelen wij de kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem. Op basis van deze inventarisatie wordt de controle nader uitgewerkt. De effectiviteit van het intern beheersingssysteem wordt op de volgende aspecten bezien: Aspecten van interne beheersing Toezicht Proces waarin periodiek wordt geëvalueerd of de interne beheersmaatregelen gegeven de al dan niet gewijzigde omstandigheden nog effectief zijn. Informatie & Communicatie Component die zorgt voor een continu betrouwbare informatievoorziening en deze communiceert binnen een bepaalde tijd en vorm, rekening houdende met de behoefte per echelon. Controle-activiteiten Systematische waarborgen dat de door het management bepaalde doelen en activiteiten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd Risco-inventarisatie Het (continu) proces waarin de leiding zich bezighoudt met het identificeren en analyseren van risico s (zowel in- als externe) Controle-omgeving De sfeer binnen de organisatie waarin medewerkers hun taken uitvoeren - Deloitte 2007 Op verzoek stellen wij u een scan beschikbaar, zodat u op basis hiervan de kwaliteit en de effectiviteit van het intern beheersingssysteem zelf inzichtelijk kunt maken. De uitkomsten hiervan zijn mede bepalend voor de mate waarin wij gebruik kunnen maken van de effectiviteit van de in uw organisatie verankerde organisatorische maatregelen van interne beheersing (ook wel genoemd de maatregelen in het kader van de AO/IB). Stap 2: Effectiviteit beheersingsmaatregelen Op basis van de hiervoor genoemde inventarisatie, stellen we vast in hoeverre de benoemde maatregelen ook feitelijk effectief zijn geweest gedurende de verantwoordingsperiode. Indien een proces aan de daaraan te stellen eisen voldoet, wordt eens in de drie jaar de effectiviteit ervan onderzocht. Wel wordt jaarlijks vastgesteld dat er zich geen majeure wijzigingen hebben voorgedaan. Voor uw gemeente ziet het rotatieplan er als volgt uit: Relevante bedrijfsprocessen Meer dan normale aandacht in het jaar

14 10/22 Grondexploitatie. Automatisering. In de controle worden de ICTbeheersmaatregelen getoetst voor zover deze de controle van de jaarrekening raken. Hierbij kunnen de volgende onderdelen worden onderkend: In 2009 wordt uitgebreid aandacht besteed aan beheersmaatregelen in het proces van de grondexploitaties. Geen uitgebreide controle op ICT, dit vindt plaats bij het SCD. Algemene inventarisatie. Continuïteit van de gegevensverwerking. Informatiebeveiliging. Implementatie en onderhoud applicaties. Database-implementatie en ondersteuning. Netwerk- en Systeemsoftwareondersteuning. Investeringen 2010 Hierbij kan bijvoorbeeld een afzonderlijk organisatieonderdeel/ project/afdeling worden geselecteerd. Ook kan binnen het proces een specifiek onderdeel als aandachtsgebied worden benoemd, zoals: kredietbewaking, afschrijvingen, aanbestedingstraject, desinvesteren, kwaliteitsbewaking. Treasury Kosten 2010 Belastingen en heffingen (OZB, Riool, Afvalstoffen via SVHW). Uitkeringen (gesubsidieerd) Uitkeringen (niet gesubsidieerd) 2010 Overige opbrengsten 2009 (afgezien van betalingen, deze controle vindt plaats bij het SCD) 2009, voor zover deze niet door het SVHW worden uitgevoerd Via controle SiSa-bijlage

15 11/22 Bouwleges. Secretarieleges. Verhuuropbrengsten. Debiteuren. Overige. Subsidieverstrekking 2009 Personeel Geen uitgebreide controle op Personeel, dit vindt plaats bij het SCD. (Deels) niet effectieve bedrijfsprocessen leiden tot een opmerking in onze rapportage(s) en aanvullende werkzaamheden. De aard en omvang hiervan wordt vooraf met u besproken. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het ontbreken van een adequate projectbeheersing bij investeringen. Met aanvullende controlewerkzaamheden wordt onderzocht of het ontbreken van effectieve maatregelen niet heeft geleid tot feitelijke tekortkomingen. Op basis van internationale controlestandaarden zijn wij verplicht jaarlijks aandacht te besteden aan de processen die aan de opbrengsten ten grondslag liggen. Ook de administratie c.a. is uiteraard jaarlijks object van onderzoek. Stap 3: Terugkoppeling en vervolgacties De bevindingen uit de interimcontrole zullen met uw college worden besproken en gerapporteerd. De volgende items kunt u in de managementletter verwachten: Algemene beschouwing over de ontwikkelingen in relatie tot de interne beheersing en de relatie met de externe controle. In hoeverre de organisatie adequaat inspeelt op in- en externe ontwikkelingen. Een overzicht en nadere analyse van de niet effectieve beheersingsmaatregelen. Een follow-up lijst van eerdere bevindingen. Nadere actiepunten ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Samenvattend: De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven stappen kunnen als volgt worden samengevat: Doel Rol gemeente Rol accountant Inventarisatie AO/IB Inzichtelijk maken van de Vaststellen dat de maatregelen

16 12/22 Effectiviteit AO/IB Terugkoppeling beheersingsmaatregelen Zorgdragen dat de beschreven maatregelen in de dagelijkse praktijk toegepast worden. Zorgdragen voor een adequate follow-up van de bevindingen. Mogelijk aanvullende werkzaamheden uitvoeren voor de jaarrekeningcontrole de risico s afdekken Vaststellen dat de maatregelen gedurende het controlejaar effectief zijn geweest. Terugkoppeling van nieteffectieve maatregelen. Benoemen van verbetervoorstellen voor de toekomst. Benoemen van herstelacties voor de jaarrekeningcontrole. 4.4 Fase 3: Jaarrekeningcontrole De laatste fase in het controleproces is de jaarrekeningcontrole. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen: Stappen jaarrekeningcontrole Stap 1 Stap 2 Gegevensgerichte werkzaamheden verslaggevingsvoorschriften waardering en presentatie aanvullende controles n.a.v. bevindingen interimcontrole Oordeelsvorming recapitulatie fouten en onzekerheden weging fouten en onzekerheden t.o.v. BAPG/protocol Stap 3 Afsluitende werkzaamheden relevante gebeurtenissen na balansdatum bevestiging bij de jaarrekening accountantsverklaring en rapport van bevindingen kwaliteitscontrole Stap 4 Terugkoppeling Bespreking college en ambtelijke top (hoor - wederhoor) Bespreking in Audit Committee Deloitte 2007 De rol van de gemeente en de accountant bij de hiervoor beschreven is als volgt: Doel Rol gemeente Rol accountant Gegevensgerichte werkzaamheden Zorgdragen voor naleving afspraken n.a.v. interimcontrole Vaststellen dat de jaarrekening aan de daaraan te stellen eisen voldoet.

17 13/22 Oordeelsvorming Afsluitende werkzaamheden Terugkoppeling 5. Rechtmatigheid 5.1 Algemeen Zorgdragen voor adequate verslaggeving met onderliggende documentatie. Geconstateerde fouten en onzekerheden corrigeren. Inzicht geven in de gebeurtenissen na balansdatum, die mogelijk effect hebben op de jaarrekening. Duidelijke afgrenzing van de jaarrekening. Duidelijke en concrete planning van de behandeling van de jaarrekening bij de diverse gremia. Vaststellen dat bij de interimcontrole voorgestelde herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd. Wegen van de gevonden fouten en onzekerheden t.b.v. het accountantsoordeel en het rapport van bevindingen. Voorbereiden van de bevestiging bij de jaarrekening. Zorgdragen voor een adequate en tijdige afronding van de controle Terugkoppeling van de belangrijkste bevindingen met het management, het college en het audit committee. Over de voorgaande jaren heeft uw gemeente geen goedkeurende rechtmatigheidsverklaring verkregen. Vanaf het verantwoordingsjaar 2009 is uw gemeente voornemens een rechtmatigheidsoordeel te verkrijgen. Door de verbetering in de interne beheersing is voor dit verantwoordingsjaar een efficiënte rechtmatigheidscontrole mogelijk. Over de inrichting van de rechtmatigheidscontrole treden wij in overleg met uw concerncontroller. 5.2 Interne organisatie Ons uitgangspunt is dat in de interne beheersingsorganisatie de relevante rechtmatigheidsvereisten zijn verankerd. Concreet wil dit zeggen dat duidelijk is welke aspecten getoetst moeten worden op rechtmatigheid, interne controle wordt uitgevoerd op de relevante aspecten en vanuit het primaire proces door de organisatie verantwoording wordt afgelegd over het al dan niet rechtmatig handelen. De verbijzonderde interne controle (zie hoofdstuk 6 hierna) stelt periodiek vast dat de verantwoordingsinformatie vanuit het primaire proces voldoende betrouwbaar is.

18 14/22 6. Verbijzonderde interne controle Een van de mogelijkheden om de vereiste zekerheid te verkrijgen is het steunen op een onafhankelijke interne controle. Het voordeel van een dergelijke onafhankelijke interne controle is, dat u als organisatie in continuïteit de betrouwbaarheid van de informatievoorziening kunt waarborgen. Daarnaast kunnen wij bij onze werkzaamheden gebruik maken van die bevindingen. Het controleproces kan dan nog efficiënter plaatsvinden. De verbijzonderde interne controle moet aan de volgende eisen voldoen: Eisen aan de verbijzonderde interne controle: Onafhankelijk Status in de organisatie Reikwijdte van de functie Competenties Professionele borging Inhoudelijk Controleprogramma s Documentatie Adequate grondslag Consistent Oordeelsvorming Follow-up van bevindingen Deloitte 2007 In de organisatie zijn in deze situatie de volgende waarborgen verankerd: 1. De maatregelen in het primaire proces, zoals functiescheidingen, procedures en formulieren. 2. De mogelijke kwaliteitscontrole ten behoeve van het lijnmanagement. Te denken valt dan aan de in het proces verankerde controle op besluiten. Een dergelijke toets vindt veelal bij uitkeringen en subsidieverstrekkingen plaats. Ook bij andere processen is een dergelijke kwaliteitstoets denkbaar. 3. De verbijzonderde interne controle die vanuit een onafhankelijke status in de organisatie vaststelt dat de beheersingsmaatregelen in het primaire proces als zodanig hebben gefunctioneerd en dat de uiteindelijke output betrouwbaar is. Teneinde optimaal gebruik te maken van alle in de organisatie aanwezige controlemaatregelen en redundantie te voorkomen, is het essentieel dat de diverse controlelagen goed op elkaar aansluiten. Hiertoe is het wenselijk tussen en met de diverse controlelagen nadere afspraken maken over de uit te voeren en vast te leggen werkzaamheden. Zo ontstaat een efficiënt en effectief stelsel aan controlemaatregelen, waarbij ook de accountantscontrole inbegrepen is. Het idee is dat de mate van detaillering

19 15/22 van de controlewerkzaamheden verder afneemt, naarmate men hoger in de controlepiramide komt, terwijl de betrouwbaarheid van de einduitkomst verder toeneemt. De controlepiramide ziet er dan als volgt uit externe controle interne controle (t.b.v. het college) kwaliteitscontrole (t.b.v. het lijnmanagement)) procescontroles (t.b.v. het lijnmanagement) Deloitte 2007 Het spreekt voor zich dat de accountantskosten af kunnen nemen naarmate de verbijzonderde interne controle adequaat wordt ingevuld. Bij onze werkzaamheden gaan wij van de meest optimale situatie uit. Dat betekent dat wij ervan uitgaan dat zowel de primaire processen als de verbijzonderde interne controle aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Om de afstemming te bevorderen ondersteunen wij u met de nodige hulpmiddelen in de vorm van checklisten en werkafspraken. 7. Communicatie en rapportage Zoals uit bovenstaande blijkt, hebben wij regelmatig overleg met de vertegenwoordigers uit uw organisatie. Wij vatten de communicatiemomenten voor u samen in onderstaande tabel.

20 16/22 Communicatiematrix en tijdspad Activiteit Tijdspad Contact Product Pre-auditmeeting September 2009 College & management Opdrachtbevestiging Uitvoering van de interimcontrole September/oktober 2009 Operationeel management Bespreking bevindingen en concept managementletter Oktober/november 2009 College & management Managementletter Behandeling van de managementletter in het Audit Committee November 2009 Audit Committee Uitvoering van de jaarrekeningcontrole April 2010 Operationeel management Bespreking bevindingen concept accountantsrapport Behandeling van het accountantsrapport in het Audit Committee Mei 2010 Mei/juni 2010 College & management Audit Committee Accountantsverklaring + accountantsrapport Deloitte Prijsafspraken Wij kunnen onze controle (inclusief rechtmatigheidscontrole) uitvoeren voor een bedrag van Vooralsnog wordt op deze auditfee een korting verkregen van 1.900, doordat de financiële beheershandelingen, verricht worden door het Service Centrum Drechtsteden, aldaar worden gecontroleerd. Momenteel wordt bekeken of met een nieuwe controleaanpak het efficiente voordeel vergroot kan worden. Wij zullen u hierover berichten. Naast hetgeen wij in dit auditplan hebben verwoord, gaan wij er daarbij vanuit dat: De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen voor ons toetsbaar en verifieerbaar zijn. Er een effectieve verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden. Wij onze controlewerkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Dat betekent onder andere dat uw medewerkers tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen. Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van subadministraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening.

21 17/22 Het rechtmatigheidsbegrip nader is uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader. Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken. Bij de jaarrekening een kwaliteitstoets heeft plaatsgevonden op de naleving van de wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie. Hiertoe ontvangt u van ons te zijner tijd de checklist jaarverslaggeving en de checklist op te leveren stukken bij de jaarrekening. Controle specifieke verantwoordingen Door het ontbreken van een duidelijk overzicht welke regelingen in 2009 voor Alblasserdam in de SiSa-regeling vallen kan nog geen definitieve inschatting worden gemaakt. Gezien het verleden moet rekening worden gehouden van circa Zodra bekend wordt welke regelingen van toepassing zijn zullen we hierover nadere afspraken maken met uw management. 9. Evaluatie kwaliteit dienstverlening Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de gemeente Alblasserdam is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk gericht op: het optimaal houden van de communicatie tussen de gemeente Alblasserdam en Deloitte Accountants; het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst; het handhaven van de betrokkenheid bij de gemeente Alblasserdam en de te leveren kwaliteit. Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met het management van de gemeente Alblasserdam en overige betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de bestaande verwachtingen. Wij geven hieraan op de volgende wijze invulling: Via cliëntservicegesprekken met medewerkers die onafhankelijk zijn van het controleteam. Via periodiek overleg met het audit committee en het management, waarbij naast controlespecifieke punten ook jaarlijks de opdracht wordt geëvalueerd.

22 18/22 Door mogelijk noodzakelijk uit te voeren extra werkzaamheden vooraf met u te communiceren en hierover nadere afspraken te maken.

23 19/22 Bijlage 1 Actualia 1. Wet ruimtelijke ordening Op 1 juli 2008 is de nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening (Wro) in werking getreden. De nieuwe Wro vervangt de oude Wet op de Ruimtelijke ordening (WRO). De nieuwe wet maakt procedures korter, overzichtelijker en eenvoudiger en legt duidelijker vast waar de rijksoverheid, de provincies en de gemeenten verantwoordelijk voor zijn. Voor de gemeente waren onder de oude WRO de belangrijkste planningsinstrumenten het structuurplan en het bestemmingsplan. Daarnaast werd vaak gebruik gemaakt van de zogenaamde artikel 19 WRO procedure (vrijstelling van geldende bestemmingsplanbepalingen). Deze wet is grondig herzien om de overzichtelijkheid te vergroten. Via één of meerdere structuurvisies worden de ruimtelijke beleidsdoelen aangegeven. Via bestemmingsplannen wordt hieraan nadere invulling gegeven. De bestemmingsplannen mogen niet ouder zijn dan 10 jaar en de mogelijkheden voor buitenplanse vrijstellingen (art. 19 Wro) wordt beperkt. Voorts moeten de plannen gedigitaliseerd worden. De belangrijkste gevolgen voor u als gemeente zijn: Het actueel houden van bestemmingsplannen is essentieel omdat er anders geen grondslag meer is voor het heffen van bouw- en andere leges. Verordeningen (leges- en beheersverordening) moeten worden geactualiseerd. De termijnen worden verkort; de beheersorganisatie moet hierop worden aangepast. Er moet voldaan worden aan de digitaliseringseisen. 2. Grondexploitatiewet De Grondexploitatiewet (grexwet) maakt onderdeel uit van de per 1 juli 2008 in werking getreden Wet ruimtelijke ordering. Doelstelling van de grexwet is een goede regeling voor kostenverhaal, binnenplanse verevening en locatie-eisen bij particuliere grondexploitatie. De wet biedt meer transparantie en rechtszekerheid, waardoor het voor de zogenaamde free-riders niet meer mogelijk is het kostenverhaal te ontwijken. De wetgever wenst bij de ontwikkeling van bouwlocaties vooraf meer duidelijkheid over de kosten die gemeenten in rekening kunnen brengen bij projectontwikkelaars. Het gaat hierbij om de kostensoorten, de hoogte van die kosten en de verdeling van die kosten tussen de verschillende actoren. Ook worden instrumenten aangedragen die de regierol van de gemeente vergroten. Het nieuwe instrumentarium maakt kostenverhaal mogelijk via een privaatrechtelijke overeenkomst (eerste keus) of via een publiekrechtelijk instrument (bouwvergunning) en locatieeisen via bestemmingsplan en exploitatieplan.

24 20/22 Door de nieuwe wet kunnen gemeenten het bestaande grondbeleid heroverwegen variërend van actief tot faciliterend grondbeleid. Het geactualiseerde grondbeleid dient te worden vertaald in een herziene Nota Grondbeleid en de paragraaf grondbeleid in de begroting en programmaverantwoording. De belangrijkste gevolgen voor u als gemeente zijn: Adequaat invulling geven aan de kostentoerekening en de financiële onderbouwing van de exploitatieplannen. Verdere invulling geven aan het fenomeen risicomanagement en het denken in scenario s. In het verlengde hiervan is het aan te bevelen de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen te bezien. Het inrichten van een adequate financiële- en projectadministratie.