CRITERIA EN PROCEDURE VOOR HET INDIENEN VAN AANVRAGEN TER GELDELIJKE ONDERSTEUNING

Transcriptie

1 CRITERIA EN PROCEDURE VOOR HET INDIENEN VAN AANVRAGEN TER GELDELIJKE ONDERSTEUNING 1. Algemeen Gezien wij in GROSA te maken hebben met drie relatief te onderscheiden groepen: internationale ontwikkelingssamenwerking, internationale humanitaire hulp en internationale solidariteit en gezien onze doelstellingen betreffende financiële ondersteuning gericht zijn op twee domeinen: nl. activiteiten in het buitenland en binnenlandse bewustmakings- en vormingsactiviteiten of niet financiële culturele, politieke acties, dienen wij voor deze verscheidenheid de juiste criteria vast te leggen. Daarom zal men een minimum aantal criteria moeten opstellen die voor elk lid aanvaardbaar zijn en aldus de algemene goedkeuring van de vergadering van GROSA wegdragen. Daarom is onderstaand voorstel uitgewerkt. Het biedt gelijkwaardige kansen aan mensen en organisaties die allen op één of andere manier willen werken aan de "ontwikkelingssamenwerking die duurzaam is" voor elke mens en de mensheid in haar geheel. Zowel mensen en organisaties in andere landen die wij willen ondersteunen en promoten, als mensen die hier werken voor anderen in het buitenland (opdat zij de nodige middelen zouden hebben om te leven), als mensen die bewakers en promotoren willen zijn van recht, gerechtigheid en vrede, dragen bij tot het realiseren van ons algemeen project. 2. Opdeling van de middelen volgens de statuten en de criteria De middelen worden verdeeld over drie grote delen: - Werkingskosten van GROSA - Projecten ter bewustmaking van de Aarschotse bevolking en die vallen onder de beschrijving van internationale ontwikkelingssamenwerking, internationale humanitaire hulp of internationale solidariteit. - Projecten in het buitenland die vallen onder de beschrijving van internationale ontwikkelingssamenwerking, internationale humanitaire hulp of internationale solidariteit Werkingskosten van GROSA De werkingskosten van GROSA hebben betrekking op de algemene werking van de feitelijke vereniging en op de activiteiten die GROSA als vereniging op zich neemt. Deze activiteiten dienen steeds goedgekeurd te worden door haar in vergadering verzamelde leden. Deze activiteiten zijn terug te vinden in de doelstellingen van GROSA. Het gaat vooral over het gezamenlijk opzetten van mogelijke informatieve, educatieve, animerende activiteiten; over GROSA-publicaties of informatieverstrekkende middelen naar het brede publiek toe en over het onderhouden van contacten met mensen in het buitenland. Deze activiteiten dienen steeds getoetst te worden aan de doelstellingen van GROSA Criteria voor Projecten ter Bewustmaking van de Aarschotse bevolking en die vallen onder de beschrijving van internationale ontwikkelingssamenwerking, internationale humanitaire hulp of internationale solidariteit (zie bijlage Werkingsgebieden van de GROSA). 1) Het ingediende project dient gericht te zijn naar de Aarschotse bevolking en/of naar een specifieke doelgroep binnen de gemeente Aarschot. 2) Het ingediende project kan niet in aanmerking komen indien het uitsluitend gericht is naar de

2 eigen leden van eender welke vereniging of groep. Het ingediende project kan wel in aanmerking komen indien het ten goede komt aan een structurele verbetering van een plaatselijke organisatie. 3) Het ingediende project mag geen activiteit zijn die uitsluitend tot doel heeft geldelijke of materiële middelen te verzamelen voor de eigen vereniging. 4) Het ingediende project moet van informatieve, educatieve, vormende of animerende aard zijn. 5) Het ingediende project moet inhoudelijk gestoffeerd zijn en dient een welomschreven gemotiveerd doel te hebben. Dit doel dient uitdrukkelijke verbanden te leggen met de doelstellingen van GROSA en met de specifieke doelstellingen van de desbetreffende vereniging of groep. 6) Het ingediende project moet een financiële raming bevatten. 7) Indien er meerdere aanvragen tot steun zijn en het totaal van de middelen voorzien voor projecten ter bewustmaking van de Aarschotse bevolking overschreden wordt, wordt voorkeur gegeven aan: - projecten die aangevraagd worden door leden van GROSA - projecten die meerdere organisaties ten goede komen - projecten die aangevraagd worden door meerdere Aarschotse organisaties 8) Activiteiten moeten bijdragen tot een correcte beeldvorming over ontwikkelingslanden 9) Bij het promotiemateriaal voor haar activiteiten vermeldt de vereniging dat ze gesubsidieerd wordt door de GROSA 10) Het project verbindt er zich toe zichzelf voor te stellen op een vergadering van de GROSA 11) Indien achteraf blijkt dat de uitvoering van het project afwijkt van de aanvraag, kan de vergadering van GROSA beslissen het geld terug te vorderen of desgevallend niet uit te betalen Criteria voor projecten in het buitenland die vallen onder de beschrijving van internationale ontwikkelingssamenwerking, internationale humanitaire hulp of internationale solidariteit. 1) Het ingediende project dient gericht te zijn naar bevolkingsgroepen in het buitenland, die lijden onder structurele onderontwikkeling of onrecht. 2) Het ingediende project kan slechts door Aarschottenaren, hetzij gedomicilieerd in Aarschot, hetzij verblijvend en werkzaam in het buitenland, ingediend worden en deze dienen een verband aan te tonen met de bevolkingsgroep in het buitenland. 3) Het ingediende project moet van dien aard zijn dat het een duidelijk omschreven doel heeft en dit van emancipatorische, humanitaire of solidaire aard: - Onder emancipatorisch wordt verstaan alle projecten die de zelfstandigheid van de plaatselijke bevolking op maatschappelijk, sociaal, ecologisch of economisch vlak verhogen. - Onder humanitair verstaan wij die projecten die erop gericht zijn om plaatselijke bevolkingsgroepen van de nodige materiële, medische of technische middelen te voorzien ter voorkoming van armoede, honger en ziektes of ter ondersteuning van hun genezingsproces. De projecten dienen te kaderen in de plaatselijke sociale, culturele of economische ontwikkeling. - Onder solidair verstaan wij die projecten die plaatselijke werkgroepen en/of bevolkingsgroepen die geweldloos werken aan de vrede of die de schendingen van de rechten van de mens aanklagen, willen ondersteunen in hun strijd om hun rechten te verkrijgen. 4) Het ingediende project moet inhoudelijk duidelijk omschreven worden en dient vergezeld te zijn van een volledig gemotiveerd verslag, incluis een financiële raming van de kosten en het

3 aan te vragen financiële bedrag. 5) Het ingediende project moet getoetst worden aan de visie en de doelstellingen van GROSA. GROSA kan geen projecten aanvaarden die een louter ideologisch of godsdienstig doel hebben of die ideologisch of godsdienstig onaanvaardbaar zijn. 6) Indien er meerdere aanvragen tot steun zijn en deze de totale som die beschikbaar is voor steun aan buitenlandse projecten overschrijden, wordt voorkeur gegeven aan: - projecten die aangevraagd worden door leden van GROSA. - projecten die meerdere organisaties ten goede komen. - projecten die aangevraagd worden door meerdere Aarschotse organisaties. - projecten die de zelfstandigheid verhogen. - projecten die de plaatselijke culturele waarden herwaarderen, waardoor zelfstandigheid en eigenheid bevorderd worden. - Projecten in functie van lokale vorming. 7) De aanvrager aanvaardt door het indienen van de aanvraag alle eventuele controles vanuit GROSA. 8) Indien achteraf blijkt dat de uitvoering van het project afwijkt van de aanvraag, kan de vergadering van GROSA beslissen het geld terug te vorderen of desgevallend niet uit te betalen. 9) Het project dient kenbaar gemaakt te worden in de lokale pers en daarbij wordt de steun van GROSA vermeld. 10) Het project verbindt zich ertoe zichzelf voor te stellen op een vergadering van GROSA. 3. Aanvraagprocedure voor ondersteuning Een aanvraag kan maar aanvaard worden als de volgende elementen worden in acht genomen 3.1. De aanvraag moet vermelden: - Naam en adres van de persoon en/of groep die de aanvraag indient. - Doelgroep voor wie de aanvraag werd ingediend of op wie de aanvraag betrekking heeft. (voor punt 2.3. ook naam en adres van de vereniging (èn naam van de contactpersoon) of persoon). - De nodige informatie omtrent de doelstellingen van de organisatie of persoon, incl. historiek. - Omschrijving waarvoor de ondersteuning gevraagd wordt. - Een gemotiveerd verslag waarom een aanvraag werd ingediend. - Een financiële raming en een bedrag voor gevraagde financiële tussenkomst of toelage. - Het rekeningnummer en de identificatie van de rekening waarop dit kan gestort worden De aanvraag moet ondertekend zijn door de aanvrager(s) en voorzien van een datum De aanvraag kan ingediend worden gedurende het hele jaar. De eerste periode ter aanvaarding van de aanvragen loopt van één januari tot 30 juni van het lopende jaar, de tweede periode loopt van 1 juli tot 31 december De aanvraag dient bezorgd te worden aan GROSA, via de dienst welzijn van de stad Aarschot.

4 4. Toekenningsprocedure 4.1. De GROSA zal de aanvragen behandelen De toekenning van de toelage kan gebeuren vanaf één augustus van het lopende jaar Op de eerstvolgende vergadering van de GROSA na 30 juni en op de eerstvolgende vergadering na 31 december zal deze een bedrag vastleggen voor alle aanvaarde aanvragen en dit voorleggen aan de in vergadering aanwezige leden van GROSA. Na algemene consensus of 2/3 meerderheid van de aanwezige leden wordt de toekenning van de bedragen een feit en kan men dit bekend maken Het toegekende bedrag kan nooit hoger liggen dan het gevraagde bedrag Indien het toegekende bedrag lager is dan het gevraagde bedrag en het blijkt dat in de loop van het feitelijke jaar nog gelden ter beschikking zijn, dan kunnen de in vergadering zijnde leden besluiten het verschil tussen reeds toegekend bedrag en gevraagd bedrag toe te kennen aan de desbetreffende aanvrager. Deze toekenning kan slechts gebeuren in de maand december Een aanvaarde aanvraag kan niet meer verworpen worden tenzij blijkt dat de omschrijving van de aanvraag niet strookt met de realiteit waarop de aanvraag betrekking heeft. 5. Betalingsprocedure 5.1. De betaling dient steeds te gebeuren via een bankrekening De betaling kan slechts na positieve beslissing uitgevoerd worden De penningmeester zal de in vergadering zijnde leden van GROSA van deze betalingen op de hoogte brengen en de secretaris zal deze opnemen in de verslagen van de vergadering. 6. Opvolging van de toegekende ondersteuning GROSA en haar leden eigent zich het recht toe om op geregelde tijdstippen navraag te doen omtrent de toegekende middelen. Op die manier tracht zij een goede beheerder te zijn van de gelden door de gemeenschap aan haar toevertrouwd. De aanvragers worden aangespoord om (financieel) verslag uit te brengen over de besteding van de toegekende middelen.

5 Bijlage 1 Werkingsgebieden van GROSA 1. Ontwikkelingssamenwerking: Hiermee worden die organisaties en personen bedoeld die in een samenwerkingsverband werken, waarbij een relatie duidelijk zichtbaar is tussen mensen hier en mensen in het buitenland, die duidelijk omschreven projecten op het vlak van sociale, culturele en economische promotie van mensen en volkeren op het oog hebben. Deze projecten hebben steeds betrekking op plaatselijke en regionale situaties in het buitenland. De meeste NGO's vallen onder deze definitie (vb.: , Broederlijk Delen, Wereldwinkel, Vredeseilanden, Bolivië- Comité, Kerk en Wereld-Missio, Missionarissen, vrijwilligers en ontwikkelingswerkers die zulke projecten opzetten of in zulke projecten mee draaien, maar ook andere organisaties die voldoen aan de bovenvermelde omschrijving). 2. Internationale Humanitaire Hulp: hiermee worden die organisaties en personen bedoeld die hetzij éénmalige hetzij permanente hulp verlenen aan het buitenland en dit door activiteiten op te zetten tot inzameling van geldelijke en materiële middelen die ten goede komen aan bevolkingsgroepen in het buitenland of die beroep doen op vrijwillige of betaalde beroepskrachten die in het buitenland medische en andere hulp verstrekken. Deze activiteiten zijn gericht ter ondersteuning en ter voorziening van de menselijke en maatschappelijke basisbehoeften van de buitenlandse mensen of bevolkingsgroepen. Deze activiteiten hoeven niet noodzakelijk beperkt te blijven binnen de grenzen van het betroffen land. Wel is noodzakelijk dat het gaat om een welomschreven bevolkingsgroep en een welomschreven humanitair doel (vb. Rode Kruis, Artsen Zonder Grenzen, Roemeniëcomité, Aarschotse Vakantie voor kinderen, Aarschotse vrienden voor Polen, Poolse Vriendenkring, Bouworde, Caritas-Catholica... en andere groepen die voldoen aan bovenstaande beschrijvingen). 3. Internationale Solidariteit: Hiermee worden die organisaties en personen bedoeld die hetzij éénmalig hetzij permanent bezig zijn met vrede, rechtvaardigheid en solidariteit in het buitenland. Zij zijn meestal gelinkt met eigen buitenlandse comités of gelinkt met andere organisaties in het buitenland. Hun streefdoelen zijn verspreid over verschillende domeinen van het maatschappelijke veld. De acties zijn ofwel gericht naar regeringen, leiders of bevolkingsgroepen die de rechten van de mens met voeten treden ofwel gericht op structurele vrede en structurele promotie van bevolkingsgroepen en mensen (vb. Amnesty International, Pax Christi, religieuzen voor rechtvaardigheid en vrede, Justitia et Pax, internationale verbanden van vakverenigingen, boerenverenigingen, mutualiteiten of sociaal culturele bewegingen, A.F.F.-Blokbusters... en andere organisaties die voldoen aan bovenstaande omschrijving). 4. In acht genomen dat deze omschrijvingen hun beperkingen hebben, schept dit wel duidelijkheid in de verscheidenheid van aanpak en van acties die thuis horen in GROSA. Als er sprake is van activiteiten dan slaat dit niet op financiële activiteiten of steunacties die hier in Aarschot of elders in de wereld plaatsvinden.

6 Bijlage 2 Te volgen procedure 1) De aanvragen komen aan op de dienst Welzijn, Bekaflaan 31a, 3200 Aarschot, vóór 30 juni of vóór 31 december. 2) De dienst Welzijn maakt de nodige copies en bezorgt ze aan ieder lid van de GROSA. Aanvragen die digitaal aankomen, kunnen ook digitaal worden doorgestuurd. 3) De GROSA gaat na of de aanvragen ontvankelijk zijn, d.w.z. administratief in orde en volledig. Zo ja: worden ze verder behandeld Zo neen: wordt aanvulling gevraagd (de aanvraag wordt in beraad gehouden) 4) De GROSA beraadslaagt en beslist over de aanvraag aan de hand van de criteria: d.w.z. komt het project in aanmerking voor betoelaging? Zo ja: beslissing wordt meegedeeld aan de aanvrager onder voorbehoud van het bedrag. Zo neen: beslissing wordt meegedeeld met de motivatie waarom de aanvraag niet is aanvaard. 5) Op de eerstvolgende vergadering na 30 juni en op de eerstvolgende vergadering na 31 december zal GROSA een bedrag vastleggen voor alle aanvaarde aanvragen en dit voorleggen aan de in vergadering aanwezige leden van GROSA. 6) De GROSA beslist aangaande de verdeling over de individuele aanvragen. 7) Beslissingen worden meegedeeld met het bedrag en de eventuele voorwaarden. 8) Betalingen worden uitgevoerd na ontvangst van de toelage van het gemeentebestuur. De vergadering wordt ervan op de hoogte gebracht. 9) Eventuele opvolging gebeurt respectievelijk vanaf 1 juli en 1 januari.