Deontologische code voor de busbegeleiders van de VGC Onderwijsinstellingen

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr BIJLAGE Bijlage nr. 3 Deontologische code voor de busbegeleiders van de VGC Onderwijsinstellingen Situering, toepassingsgebied en doelstellingen De deontologische code bevat de algemene principes, de regels en de afspraken die de personeelsleden van de administratie moeten respecteren bij hun werk voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het toepassingsgebied van de deontologische code is hetzelfde als dat van het arbeidsreglement waaraan het als bijlage is toegevoegd. Het gaat om de statutaire en contractuele personeelsleden van de administratie, met uitzondering van de gesubsidieerde en gelijkgestelde personeelsleden op wie het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding van toepassing is, ongeacht de herkomst van hun bezoldiging. De deontologische code wil een houvast bieden om integer te kunnen werken. Met integer bedoelen we volledig betrouwbaar en eerlijk. Duidelijke regels kunnen daarbij helpen, ze zorgen voor meer helderheid en eenduidigheid. Maar de praktijk is vaak complex. Regels kunnen niet op alle situaties en handelingen een antwoord geven. Daarom verwacht het College dat alle personeelsleden hun verantwoordelijkheid nemen om integer te werken. De leidinggevenden hebben daarbij een belangrijke voorbeeldfunctie. De deontologische code heeft een stimulerende functie. De code moedigt alle personeelsleden aan om na te denken over wat het betekent om integer te werken. De code wil ook een open gesprekscultuur stimuleren, waarin personeelsleden en hun leidinggevenden openlijk kunnen praten over integriteit. Dat zorgt voor betere afspraken. Bovendien worden knelpunten en mogelijke risico s sneller ontdekt. Daarnaast heeft de deontologische code ook een controlerende functie, om de integriteit van de VGC te controleren en te volgen. Eventuele inbreuken op de deontologische code kunnen meegenomen worden bij de jaarlijkse functioneringsevaluatie of aanleiding geven tot een tuchtstraf. 1 Loyaal samenwerken Loyaliteit houdt in dat u respect hebt voor de democratische instellingen, zoals de VGC-Raad en het College van de VGC, en voor de bestaande regels. Het betekent ook dat u streeft naar een vlotte samenwerking zodat de VGC de best mogelijke efficiënte dienstverlening kan bieden. 1

2 1.1 Met uw collega's De VGC wil zorgen voor een aangename werkomgeving waarin u uw taken professioneel kunt uitvoeren. Wees loyaal, beleefd en vriendelijk en zet u in om uw collega s te helpen. Bespreek eventuele meningsverschillen met elkaar. Werk altijd resultaatgericht. Communiceer open en in een constructieve sfeer. Toon initiatief, neem verantwoordelijkheid en ga met kennis van zaken te werk. Volg regelmatig vormingen om uw kennis en uw vaardigheden te verbeteren zodat u uw taken goed kunt uitvoeren. U krijgt daarvoor de nodige middelen en kansen van de VGC. Vorming en bijscholing volgen is niet alleen een recht, maar ook een plicht. 1.2 Met uw leidinggevenden Werk ook loyaal, open en constructief samen met uw leidinggevenden. Voer beslissingen efficiënt en plichtsbewust uit. De loyaliteit tegenover uw leidinggevenden is niet onbeperkt, er zijn wel grenzen. Krijgt u opdrachten van uw leidinggevende waardoor u hogere rechtsnormen, bijvoorbeeld federale wetgeving over privacy of overheidsopdrachten, of strafrechtelijke bepalingen, bijvoorbeeld het verbod van valsheid in geschrifte, zou schenden? Voer die dan niet uit en breng uw leidinggevende op de hoogte van de schending. 1.3 Als leidinggevende Wees aanspreekbaar en loyaal tegenover uw medewerkers. Benut de capaciteiten van uw medewerkers optimaal. Communiceer open en duidelijk over wat u van uw medewerkers verwacht. 1.4 Met het College en de kabinetten Werk constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid van het College. Formuleer adviezen, opties en voorstellen altijd op basis van precieze en volledige feiten. Voer de beslissingen van het College efficiënt en plichtsbewust uit. Respecteer daarbij de geldende regels. Het Charter over de politiek-ambtelijke samenwerking in de Vlaamse Gemeenschapscommissie van 27 september 2012 is de basis voor een optimale samenwerking tussen het College, de kabinetten en de administratie. Het Charter is als bijlage bij deze deontologische code toegevoegd. 2 Integer handelen Behandel alle mensen die u contacteren, altijd op dezelfde manier. Blijf steeds objectief en oefen uw functie uit op een neutrale manier. 2

3 Als u een vraag om informatie krijgt, bezorg dan alle relevante informatie. Kunt u zelf niet helpen? Verwijs de vraagsteller dan door naar de juiste persoon of dienst. 2.1 Eerlijkheid Als personeelslid bent u soms al op de hoogte van mogelijke toekomstige overheidsbeslissingen. Gebruik die voorkennis niet om uzelf of iemand anders een persoonlijk voordeel te geven. 2.2 Respect Toon respect in al uw contacten. Doe of zeg niets wat iemand anders als een inbreuk op zijn of haar waardigheid kan beschouwen. Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk zijn verboden, zowel door woorden als door handelingen of gedragingen. Deze richtlijn maakt deel uit van het welzijnsbeleid van de VGC. Meer informatie daarover vindt u in het arbeidsreglement en op het intranet. Het gebruik van alcohol en drugs heeft een negatieve invloed op het werk en op werkrelaties. Respecteer het alcohol- en drugbeleid van de VGC. Meer informatie daarover leest u in het arbeidsreglement en op het intranet. 2.3 Persoonlijke voorkeuren en belangenvermenging Werk vanuit een pluralistische ingesteldheid. Met andere woorden: laat u bij uw werk niet beïnvloeden door ideologische overtuigingen, door seksuele geaardheid, geslacht of herkomst. Uw houding mag de kwaliteit en het correct functioneren van de interne werking en de dienstverlening van de VGC niet hinderen. U mag zich als privépersoon inzetten voor het verenigingsleven. Zorg er wel voor dat privébelangen de objectiviteit van uw werk niet beïnvloeden. Hebt u belangen in bedrijven of in organisaties die u voor het werk moet beoordelen bij een administratieve procedure? Breng dan uw leidinggevende op de hoogte. Doe dat ook als u alleen maar onrechtstreeks, via een tussenpersoon, belangen hebt. Uw leidinggevende geeft het dossier door aan een van uw collega s. U mag, buiten uw werk bij de VGC, geen betaald advies verlenen voor dossiers waarbij u zelf professioneel betrokken kunt zijn. Verleent u toch betaald advies buiten uw werk bij de VGC, bijvoorbeeld als zelfstandige consultant? Zorg er dan voor dat uw advies op geen enkele manier verband houdt met de dossiers waarbij u als personeelslid betrokken bent of die onder de bevoegdheid van uw dienst vallen. Zorg ervoor dat de cumulatie van beroepsactiviteiten geen belangenvermenging veroorzaakt en ook niet in strijd is met de andere deontologische regels. 2.4 Objectiviteit Het gelijkheidsbeginsel staat centraal in de opdracht van de VGC. Het betekent dat klanten en leveranciers het recht hebben om in gelijke gevallen op dezelfde manier te worden behandeld. Daarom moeten personeelsleden altijd objectief blijven, en hun functie onbevangen en neutraal uitoefenen. Laat in de omgang met interne en externe klanten uw persoonlijke voorkeuren niet meespelen. Vermijd elke schijn van partijdigheid. 3

4 2.5 Geschenken en uitnodigingen U mag van andere personeelsleden of van derden geen enkele gift of ander voordeel vragen dat met uw werk te maken heeft: niet als wederdienst voor de behandeling van een dossier, niet voor het verstrekken van informatie, niet voor een andere dienstverlening. U mag normaal gezien geen relatiegeschenken aanvaarden en niet meedoen aan activiteiten die door privépersonen worden betaald. Dergelijke activiteiten kunnen zijn: een concert, een optreden of een etentje georganiseerd door een leverancier of een consultant. Dat mag alleen als het past in een normale professionele relatie, als de VGC er belang bij heeft én als het maar een kleine materiële waarde heeft. Weet u niet zeker of u een bepaald geschenk of een uitnodiging mag aanvaarden? Sta even stil bij de volgende vragen, voor u beslist: - Om welke redenen en in welke situatie wordt u iets aangeboden? - Bestaat het risico dat er een tegenprestatie van u wordt verlangd? - Past het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging in een normale professionele relatie? - Krijgt u vaker een geschenk of een uitnodiging van dezelfde persoon of organisatie? - Zijn er andere personeelsleden die regelmatig van dezelfde persoon of organisatie een geschenk of een uitnodiging krijgen? - Spreekt u openlijk over het geschenk of de uitnodiging, of houdt u het liever geheim? Aanvaardt u een relatiegeschenk of gaat u in op een uitnodiging van derden? Breng dan uw leidinggevende daarvan op de hoogte. 2.6 Acties voor een goed doel Wilt u een actie voor een goed doel organiseren op de werkvloer, die niets met het werk te maken heeft? Vraag daarvoor dan eerst toestemming aan uw leidinggevende. 3 Klantgericht handelen Iedereen die een beroep doet op de VGC, verwacht terecht een klantvriendelijke en professionele dienstverlening. Wees altijd hoffelijk in al uw contacten en handel dossiers efficiënt af. Vermeld in al uw s en brieven met externen uw naam, functie, dienst en adresgegevens. Zo kunnen zij u of uw dienst gemakkelijk contacteren. 4 Zorgvuldig omgaan met middelen Beheer de VGC-middelen op een zuinige, efficiënte en effectieve manier. Gebruik de tijd en de middelen van de VGC waarvoor ze bedoeld zijn. Maak dus geen ongeoorloofd gebruik van uitrusting of materiaal van de VGC voor privédoeleinden. Onder VGC-middelen verstaan we: alles wat eigendom is van de VGC of wat betaald wordt door de VGC, zoals uw werktijd, geld, kantoorbenodigdheden, gereedschappen, voertuigen en ICTmiddelen. De ICT-code vormt een onderdeel van het arbeidsreglement en bepaalt hoe u verantwoord gebruik maakt van de ter beschikking gestelde toestellen voor mobiele communicatie, het netwerk, internet, en sociale media. U mag het internet gebruiken tijdens het werk, maar 4

5 doe dat op een redelijke, professionele en zinvolle manier. U mag uw adres van de VGC en het internet ook af en toe gebruiken voor privédoelen. Maar dat kan alleen als het de uitvoering van uw taken en uw productiviteit en die van uw collega s niet hindert. 5 Spreekrecht en spreekplicht Als personeelslid hebt u spreekrecht en in een aantal gevallen ook spreekplicht. Geef feitelijke informatie altijd correct, volledig en objectief weer. U mag persoonlijke standpunten over of kritiek op de VGC formuleren, maar maak wel duidelijk dat u in eigen naam spreekt. 5.1 Als personeelslid in de VGC U hebt het recht om met andere personeelsleden informatie uit te wisselen, om ideeën af te toetsen en om uw standpunt te verdedigen. Meer zelfs, een dergelijke soepele communicatie is ook een plicht, want ze draagt bij tot de goede werking van de organisatie en ze leidt tot evenwichtige beslissingen. Ook bij onregelmatigheden geldt de spreekplicht. Stelt u in uw functie misbruiken of nalatigheden vast? Breng dan uw leidinggevende op de hoogte. Stelt u strafrechtelijke misdrijven vast waar u niet zelf het slachtoffer van bent? Meld ze aan uw leidinggevende. De leidend ambtenaar oordeelt of de politie of de procureur des Konings verwittigd moeten worden. Reageert uw leidinggevende niet? Of bestaat de kans dat hij of zij zelf bij de feiten betrokken is? Verwittig dan rechtstreeks de leidend ambtenaar. Als u zelf het slachtoffer van een misdrijf op het werk bent, kiest u zelf of u de politie of de procureur des Konings verwittigt. 5.2 Als personeelslid tegenover derden In uw professionele contacten met derden vertegenwoordigt u de VGC. Beperk u tot duidelijke, objectieve en neutrale informatie over de feiten. U hebt het recht om derden op eigen initiatief informatie te geven. Als u persoonlijke opinies wilt geven, moet het voor hen wel duidelijk zijn dat u alleen in eigen naam spreekt en niet voor de VGC. Als iemand van de media met u contact opneemt over zaken die met het werk te maken hebben, verwijs hem of haar dan door naar uw leidinggevende. Neem zelf geen initiatief naar de media over kwesties die met het werk te maken hebben. Dat mag alleen als dat tot uw takenpakket behoort of als uw leidinggevende u daarvoor de opdracht heeft gegeven. Geef nooit VGCdocumenten die bedoeld zijn voor interne communicatie, door aan de media. 5.3 Als privépersoon tegenover derden U bent volledig vrij om als privépersoon te communiceren met derden over de domeinen waarin u als personeelslid ervaring hebt opgebouwd: u mag publiceren, voordrachten houden of op een andere manier derden informeren. U hebt als privépersoon het recht om tegenover derden uw politieke overtuiging te uiten en om kritiek te geven op de VGC. 5

6 In de media mag u een persoonlijk standpunt geven. U moet dan wel duidelijk maken dat u in eigen naam spreekt en niet voor de VGC. 5.4 Geheimhoudingsplicht Uw spreekrecht wordt wel beperkt. U hebt de plicht om vertrouwelijke informatie die u te weten komt door uw werk, geheim te houden voor iedereen die niet op de hoogte mag zijn van deze informatie. Deze geheimhoudingsplicht geldt in het bijzonder voor persoonlijke gegevens van collega s of vertrouwelijke gegevens van derden. De geheimhoudingsplicht is wel ondergeschikt aan (grond)wettelijke bepalingen die u verplichten om te spreken. De geheimhoudingsplicht voor vertrouwelijke informatie die u te weten bent gekomen tijdens uw werk bij de VGC blijft altijd gelden, ook als u niet meer voor de VGC werkt. 5.5 Sociale media De hierna volgende richtlijnen over sociale media zijn bedoeld voor u als personeelslid én als privépersoon. Deze richtlijnen willen u bewust maken van de kansen en de risico s van sociale media. Op die manier kan u er op een correcte en succesvolle manier gebruik van maken. Communiceer open. Geef alle informatie die u kunt en mag geven, zeker als die een meerwaarde vormt voor het gesprek. Maak duidelijk waar die informatie vandaan komt door de bron te vermelden. Als u bepaalde informatie niet kunt of mag geven, zeg dat dan en geef ook de reden. Spreek met uw lezers net zoals u met echte personen zou spreken. Vermijd dus ambtelijk taalgebruik. Kies een authentieke toon die past bij uw persoonlijkheid. Stimuleer anderen om aan het gesprek deel te nemen. Probeer eraan bij te dragen dat het gesprek voor iedereen wat oplevert. Verwijs niet alleen naar interessante teksten elders op het internet, maar voeg ook zelf waardevolle informatie toe. Op die manier wordt u een gewaardeerd deelnemer aan sociale media. Komt u vragen voor de VGC tegen, of ziet u kritiek? Beslis eerst of u zelf antwoordt, of dat u het beter overlaat aan anderen. Probeer zo veel mogelijk feitelijke informatie te geven, maar bedenk wel dat uw gesprekspartner dat als een standpunt kan opvatten. Verzeil niet in een oeverloze of verhitte discussie. Maakt u een fout of weet u het niet? Dat kan iedereen overkomen. Geef het gewoon toe en probeer de fout te verhelpen. Wis de tekst waarin de fout staat niet (die kan immers allang gekopieerd zijn en elders op het internet staan) maar voeg de juiste informatie toe. Laat ook weten wat u doet om een fout te corrigeren of om informatie te achterhalen. Dat is vaak beter dan lang zwijgen omdat u dan uw gesprekspartners in onzekerheid laat en er ruimte ontstaat voor speculatie. Wees u er steeds van bewust dat alles wat u op het internet schrijft, daar vaak ook lange tijd (of eeuwig) blijft staan en voor anderen te bekijken is. Kijk dus uit met felle standpunten of verhitte discussies, ook als het niet met het werk te maken heeft. Aarzelt u om iets te schrijven, wacht dan. Contacteer een collega of uw leidinggevende als u twijfelt. 6

7 Wees loyaal tegenover de VGC en uw collega's. Een open en kritische houding is goed, maar wees voorzichtig met directe kritiek op collega's en organisatieonderdelen. U kunt die beter rechtstreeks uiten dan op een open internetforum met een groot publiek. Een goede tip is: zeg in sociale media niets over een persoon wat u hem ook niet direct zou zeggen. Deelname aan sociale media kan u veel kennis en een stevig netwerk opleveren, maar kan ook veel tijd kosten. Wees u bewust van de hoeveelheid tijd die u aan sociale media besteedt en wanneer u dat doet. Vergeet uw taken niet. Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de rechtspositieregeling van de busbegeleiders van de VGC Onderwijsinstellingen nr van De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL 7